Page 1

Volunteer Coordinator/AmeriCorps  VIP Member Position Description    About Career Services at California State University, Fresno  Career Services enhances student career success through increased self‐knowledge, career literacy, job‐ search preparation and expanded opportunities to connect with employing organizations.  Our primary constituent is currently enrolled college students, although we provide programming and  services for employers, alumni, campus faculty/staff and the community. Our activities strive to increase  student and alumni career preparedness and access to opportunities that enhance their ability to  achieve their professional goals, including a variety of online resources available through our website  ( and oversight of three service scholarship programs.  Position Overview  The Volunteer Coordinator/AmeriCorps VIP Member will build capacity necessary to maintain and  improve our volunteer Career Ambassador Team (peer educator) program within Career Services. Focus  on improving involvement with underrepresented or first‐generation students through targeted  outreach efforts is an area of emphasis this year. In consultation with the Director of Career Services and  other professional staff in Career Services, this position develops, updates, implements and coordinates  any established Volunteer Recruitment plans as needed to fulfill the volunteer needs of the office. This  position reports to the Director of Career Services.  Key Outcomes and Responsibilities:  CAREER AMBASSADOR TEAM staff (CATs) program  Plan the volunteer program/service     

Develop and implement goals and objectives for the volunteer program which reflect the  mission of Career Services  Assess the need for volunteers to enhance program/service delivery  Develop a budget for  volunteer program activities  Conduct ongoing evaluation of the programs and services delivered by volunteers and  implement improvements as necessary 

Organize the volunteer program/service    

Develop, administer, and review policies and procedures which guide the volunteer programs  and services, and reflect the overall values of Career Services  Develop and administer forms and records to document volunteer activities  Identify volunteer assignments that provide meaningful work for volunteers and write the  volunteer position descriptions in consultation with staff as appropriate  VC/AmeriCorps Description, page 1 of 3 (v 07/19/2012) 

Engage volunteers    

Promote the volunteer program to gain campus support of the volunteer program and Career  Services  Develop and implement effective strategies to recruit the right volunteers with the right skills  Develop and implement an intake and interview protocol for potential volunteers to ensure the  best match between the skills, qualification, and interests of the volunteers and the needs of  Career Services  Implement a screening process for potential volunteers according to accepted screening  standards and practices 

Lead the volunteer program/service         

Train staff to work effectively and cooperatively with volunteers  Orient volunteers to increase their understanding of the organization, its clients, its services and  the role and responsibilities of volunteers  Ensure that volunteers are given appropriate training to be successful in their positions  Ensure that volunteer check‐in procedures are followed and records of volunteer hours are  maintained according to established procedures  Ensure that volunteers receive the appropriate level of supervision   Assist with conflict resolution among clients, staff and volunteers according to established  procedures  Establish and implement a process for evaluating the contribution of individual volunteers  Plan and implement formal and informal volunteer recognition activities to recognize the  contribution of volunteers to the organization 

Control the volunteer program/service     

Evaluate the risks associated with each volunteer position and take appropriate action to control  the risks associated with the program or service  Evaluate the contribution of each volunteer on an annual basis  Prepare an annual report on the contribution of the volunteer program to Career Services   Administer and monitor expenditures for the volunteer program against an approved budget 

Key Qualifications:    

Bachelor’s degree from an accredited college or university (preferably in human/social  services/behavioral sciences or related field).  Strong organizational, program development and communication skills, creative  thinking/reasoning abilities and demonstrated competency to oversee multiple tasks with  attention to detail.  Must possess effective management and training abilities as well as marketing and public  relation skills 

VC/AmeriCorps Description, page 2 of 3 (v 07/19/2012) 

       

Proficiency with windows environment including word processing; knowledge of data base  programs; knowledge to effectively utilize internet resources and the ability to keep current  with new and changing technology used in Career Services.  Ability to source, track and retain detailed information which changes on a regular basis.  Highly motivated, high energy individual committed to cultural diversity.  Ability to supervise volunteers on a project basis.   Ability to work independently and meet deadlines.  Prior experience working with students in a college/university academic setting and/or training  volunteers in formal setting highly desirable.  Background in volunteer management, recruitment, and staff utilization and/or employee  relations preferred.   Experience working with students in a college‐ or university‐level academic setting preferred.   Bilingual, English/Spanish,  a plus. 

VC/AmeriCorps Description, page 3 of 3 (v 07/19/2012)