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RESERVE NA SUA AGENDA

Associação Portuguesa de Profissionais de Secretariado e Assessoria XXXIII ENCONTRO NACIONAL 10º CONGRESSO INTERNACIONAL @spdigital nº 6 Direção de Maria da Graça Gomes Maria Isabel de Abreu Zita Ramos

ALGARVE, VILAMOURA, 09 e 10 de novembro de 2013 Uma nova era para o secretariado - o poder do valor profissional

Confirmaram já presença no n/Encontro Nacional/Congresso Internacional os seguintes oradores:

3º trimestre 2013

Sede Rua D. Manuel II, 136-2º Dto. 4050-343 PORTO

João Catalão (Co-fundador do Grupo BusinessUp)

Miguel Luís (CEGOC)

Pedro Caramez (Consultor de Marketing Digital e formador nas áreas de networking online e offline)

João Antunes (SIBS Cartões)

Daniel Pereira (Facebook)

Ana Bordalo (Page Personnel)

Delegação Rua dos Remolares, 14 1200-371 LISBOA

www.asp-secretarias.pt asp@asp-secretarias.pt www.facebook/asp www.linkedin/asp

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Ìndice MISSÃO E VISÃO Missão Contribuir para a valorização profissional dos nossos associados, para a dignificação da função do secretariado e a defesa dos seus interesses. Visão Tornar a ASP num interlocutor privilegiado junto de entidades oficiais e privadas e num elemento interveniente cuja ação seja decisiva na prática do Secretariado/Assessoria Profissional.

Editorial…………………………………………………………...

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Sócios coletivos...................................................

4

Formação e atividades …………............................

5

XXXIII Encontro Nacional e

VALORES

10º Congresso Internacional...............................

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O cumprimento da missão proposta, através das grandes linhas definidas como visão, assenta no seguinte conjunto de valores e padrões de comportamento:

Seminário Formação em Secretariado Executivo……………………………….……

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Respeito Respeito pela pessoa humana com a inerente dignidade, quer em relação a si próprio, quer em relação dos outros.

Representações..................................................

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Prémio ASP………………………………………………….…..

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Justiça Atuação com justiça, exigindo para si próprio e concedendo aos outros o que é devido. Relacionamento com amizade, componente inseparável da justiça nas relações humanas.

Protocolos e parcerias........................................

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Informação.........................................................

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Veracidade e Lealdade Procedimento com veracidade e com lealdade nas relações profissionais. Responsabilidade Exercício das funções com alegria, com liberdade e correspondente responsabilidade e com fortaleza de ânimo.

Artigo………………………………………………………….…… 16 Bolsa de Emprego.............................................

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Porquê ser da ASP..............................................

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Leituras com interesse ……………………………………

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Solidariedade Vivência do sentido de solidariedade social a todos os níveis e em todos os campos. Competência e Brio Profissional Sentido da obrigação de competência e brio profissional.

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O terceiro trimestre do ano é caracterizado pela ideia das férias, de finalmente se poder descansar do trabalho ao longo do ano, se poderem fazer coisas diferentes.

E

D

I

T

O

R

I

Este ano tivemos a ilusão de uma lufada de ar fresco e de otimismo que bafejava Portugal. Ouvimos dizer que a taxa de desemprego era de 16,5% e que, segundo o Eurostat, tem vindo em queda nos últimos meses, antecipa-se uma recuperação lenta e uma melhoria nos indicadores de confiança, na produção industrial e no mercado de trabalho. Acreditamos que as empresas vivem do lucro e não da redução de custos. Para isso, os profissionais precisam de demonstrar capacidade de adaptação às mudanças do mercado e de atualização das ferramentas tecnológicas e sociais, têm de estar abertos e atuantes face às novas formas de estar no mercado. A reciclagem do conhecimento é muito importante, pois o mundo evoluiu e a formação realizada há anos já não é suficiente. A ASP não esteve de férias e a prova é o conteúdo desta @spdigital. Mas novas iniciativas estão já programadas. Estão já abertas as inscrições para o grande evento do ano: o XXXIII Encontro Nacional e o 10º Congresso Internacional, que se realizará nos dias 9 e 10 de novembro, em Vilamoura. Prestigiados oradores com vivências internacionais que abordam temas de relevante interesse para o Secretariado de Alta Direção que reconhece que a qualificação profissional é vital para saber ultrapassar os acontecimentos. Também nos dias 4 a 8 de novembro, irá realizar-se o Seminário Formação em Secretariado Executivo, em Lisboa. Porque conhecimento traz valor acrescentado para a entidade patronal, vamos assimilar estratégias para pensar de forma diferente e gerar novas soluções para o saber e o fazer. Trabalhamos para a dignificação da função de secretariado e assessoria e para a valorização do profissional.

A

L

Conte com a ASP!

A direção

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S Ó

Empresa

REGISTAMOS A ENTRADA DO MAIS RECENTE SÓCIO COLETIVO

C I O S

C O L E

 

 

Catálogo Sala de Professores Espaço Criança Produtos Promocionais

T I V O S

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F O

No dia 7 de setembro, realizou-se com sucesso no rio Douro um passeio em barco rabelo, seguido de visita e prova de vinhos nas caves do Vinho do Porto Burmester, que registou uma grande adesão.

R M A Ç Ã O

E

A T I V

No dia 13 de setembro, realizou-se na delegação em Lisboa, dando continuidade ao ciclo “Reflexões ao entardecer na ASP“,uma palestra proferida pela

I Dra Vera Farial Leal

D A

intitulada

D

"AUTOCONHECIMENTO E TRANSFORMAÇÃO,

E

chaves para nos reinventarmos nestes tempos de transição"

S que assim foi vista pela associada Ana Paula Frazão:

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A “rentrée” das reflexões ao entardecer na ASP teve o expoente máximo de “savoir faire” mais uma vez. 6ª feira 13 – superstição, para uns; tempos de “transformação e reinvenção”, para outros.

Assim nos transmitiu Vera Leal, licenciada em Relações Internacionais, escritora, astróloga, investigadora de arquétipos e fundadora do movimento espiritual internacional “juntos pela Humanidade” – uma visionária nata, portanto. Foi-nos solicitado pela Drª Vera a possibilidade de darmos nós o “pontapé de saída” no tema, e ninguém melhor que a Presidente para o fazer. Foi então que a Maria da Graça solicitou uma abordagem sobre estes tempos de crise e o que se está a passar na sociedade, a transformação que estamos a sofrer que, segundo a Graça, o Ser Humano ainda não está muito ciente do que se está a passar. Iniciou-se a explicação com o mote muito em voga da ciência da ecopsicologia. Ao contrário de outras abordagens da Psicologia que trabalham as relações do Ser Humano consigo mesmo e com outros seres humanos, a Ecopsicologia trabalha as relações do Ser Humano com o Planeta e com os ecossistemas dos quais faz parte. Corpo e alma num só. Foi-nos dada uma explicação muito profunda do valor maior que é o valor da vida e com preponderância no principio máximo do Feminino como o respeito total de e para toda a Vida. O Feminino é o princípio da autocriação. O Feminino tem o poder de absolver, de reprimir energias, sempre na procura de uma compensação. Temos de pensar de uma forma holística, temos de pensar como uma aldeia Global. “Honrar o meu Feminino é render-me à Vida”: são sinais de mudança. Segundo estudos astrológicos, desenvolvidos pela Drª Vera, o ciclo das relações internacionais observadas desde que Plutão entrou em Capricórnio, verificou, com esse fenómeno, que muitas forças se perderam e com isso muitas mudanças na sociedade aconteceram. No entanto está estudado que o ciclo “negro” se fechará em Dezembro de 2015 e que o mundo, visto como deve ser visto, como uma aldeia global, sofrerá ainda muitas mudanças até lá. Esta análise visionária de um futuro promissor e melhor, fechou o tema da reflexão, que nos deixou uma réstia de esperança, para o futuro. Para além de ter sido 6ª feira 13, como disse acima, o mundo pauta-se pela esperança e pelo “saber fazer” de todos nós, mote este já bem enraizado na nossa ASP, interiorizando que devemos desenvolver o poder do nosso Feminino, como disse e repito, como um “principio de autocriação” . Só assim poderemos perspectivar um futuro melhor. Espero que tenha conseguido transmitir-vos o que retive desta reflexão, que foi muito importante para mim. No fim-de-semana não pensei noutra coisa.

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Além disso, e como nos recomendou a Drª Vera, vejam o DVD de desenvolvimento pessoal: O Segredo para além do Segredo (de sua autoria). Ana Paula Frazão

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E N C O N T R O

N A

XXXIII ENCONTRO NACIONAL 10º CONGRESSO INTERNACIONAL ALGARVE, VILAMOURA, 09 e 10 de novembro de 2013

C I O N A L / C O N G

Uma nova era para o secretariado - o poder do valor profissional -

No âmbito das atividades de Formação e Integração Cultural, vem a direção da ASP formular o tradicional convite para participar no XXXIII Encontro Nacional/10º Congresso Internacional, que terá lugar em Vilamoura nos dias 09 e 10 de novembro de 2013. Este ano a ASP vai debater o tema “Uma nova era para o secretariado - o poder do valor profissional”, contando com prestigiados oradores de reconhecido mérito, conforme programa provisório que juntamos.

R E S S O

I N T E

A direção da ASP entendeu, sem prejuízo de privilegiar o seu espaço de formação e reflexão com a qualidade da formação de sempre, não sobrepor a realização deste evento a dias úteis, proporcionando uma estadia numa unidade hoteleira de prestígio, bem como as melhores condições de participação num evento de alta qualidade, convidando todos os profissionais a inscrever-se no mais curto prazo de tempo de modo a beneficiar dos melhores preços, devolvendo para o efeito o boletim de inscrição que estamos a enviar. A ficha de reserva, também em anexo, deverá ser enviada diretamente para o Hotel Tivoli Marina Vilamoura, conforme indicado na mesma.

R N A C I O N

Convidamos, assim, os associados, todos os profissionais de secretariado e assessoria, instituições de ensino e docentes, empresas e formadores a participar no maior encontro em Portugal de Profissionais de Secretariado e Assessoria, momento alto de cultura e enriquecimento pessoal e profissional para o Secretariado de Alta Direção que reconhece que a qualificação profissional é vital para saber ultrapassar os acontecimentos.

A L

Consulte o programa em www.asp-secretarias.pt Informações: Isabel Branco – 916 375 884 – isabel.branco@sibs-international.com

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Os primeiros apoiantes do XXXIII Encontro Nacional/ 10ยบ Congresso Internacional

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FORMAÇÃO EM SECRETARIADO EXECUTIVO LISBOA 04-05-06-07- NOVEMBRO 2013 HOTEL AÇORES LISBOA

S E M I

Objetivos da Formação

N

Á

R I O

• • •

Dotar as participantes das competências essenciais a uma prática exemplar de Secretariado Executivo Desenvolvimento de capacidades e competências que favorecem o processo de desenvolvimento pessoal e profissional, permitindo alcançar as metas com mais satisfação e eficácia Adotar um comportamento assertivo no desempenho das suas responsabilidades Gerir eficazmente as prioridades, os conflitos e a inteligência emocional Identificar como planear e adaptar a comunicação para o desenvolvimento das relações interpessoais na organização

Métodos Pedagógicos

Metodologia Ativa, com recurso a: – Vídeos pedagógicos – Trabalhos de grupo – Estudo de casos práticos – Simulações Pedagógicas – Metodologia Expositiva INFORMAÇÕES E INSCRIÇÕES: asp@asp-secretarias.pt

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No dia 8 de julho, a vogal da direção Alexandra Bessa integrou o Júri de Avaliação das Provas de Aptidão Final do Curso de Técnicos de Secretariado em Castelo de Paiva.

R E P R E S E N T A Ç Õ E S

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Regulamento prémio asp Para melhores alunos das licenciaturas De secretariado e assessoria 1. Objetivo O prémio asp instituído pela ASP – Associação Portuguesa de Profissionais de Secretariado e Assessoria destina-se a galardoar, anualmente, os melhores alunos das licenciaturas em secretariado e/ou assessoria de administração.

P R É M I O

2. Candidatos admitidos a) São admitidos alunos nacionais ou estrangeiros a estudar em Portugal. b) Os candidatos deverão ter as licenciaturas concluídas até final de setembro do ano das candidaturas. c) Cada universidade ou instituto superior apenas poderá apresentar um candidato. A indicação do mesmo deverá ser enviada à ASP, até 20 de outubro do ano em curso, para asp@asp-secretarias.pt.

3. Prémio a) O Prémio a atribuir consiste na inscrição gratuita no Encontro Nacional da ASP que, em princípio, se realiza anualmente em novembro.

A S P

b) O Prémio não poderá ser partilhado por mais do que um candidato de cada universidade e/ou instituto superior.

4. Alterações ao Regulamento

A direção da ASP reserva-se o direito de proceder a alterações ao presente Regulamento, se assim o entender.

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P R O T

COOPERATION AGREEMENT BETWEEN EUMA AND ASP ASSOCIATION

O

Agreement between the following parties: EUMA Represented by Ms Maria Lazarou, European Chairman of EUMA and ASP Association–(Associação Portuguesa de Profissionais de Secretariado e Assessoria) Represented by Ms Maria da Graça Gomes, President of ASP

C O L O

Object of agreement This document describes the agreement between EUMA and ASP Association for a cooperation as Affiliate Associations for a period of 1 year, i.e. 2013-2014.

S • •

E

• •

P

A

• •

R

Commitment for both Associations – EUMA and ASP Association Become Affiliate Associations at no cost – no membership fee to each other Upload the website link of EUMA to ASP Association’s website and vice versa Exchange information and announcements regarding international events via both Associations’ websites Members from both Associations can attend a EUMA or ASP Association’s event at membership rates Present EUMA to ASP Association members’ and vice versa through a presentation or through the websites of both Associations Electronic exchange of magazines and newsletters through the Chairpersons Exchange articles and interviews in magazines/newsletters of both Associations

E

Term and conditions The duration of the agreement: the agreement is valid from October 2013 to October 2014. An evaluation from both Associations prior to the renewal of the cooperation should take place.

R

EUMA , 20th September 2013

C

I A

Maria Lazarou ASP Association, 20th September 2013

S Maria da Graça Gomes

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A ASP assinou, também, parcerias com: 

UNIVERSIDADE EUROPEIA

Veja mais em www.asp-secretarias.pt

CEGOC-TEA, LDA. Abaixo apresentamos as condições financeiras da proposta que, por ser bastante extensa, solicitamos a consultem no nosso sítio na internet, em www.asp-secretarias.pt.

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I N F O R M A

O Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto (ISCAP) do Instituto Politécnico do Porto (IPP) está a dinamizar a sua relação com os Antigos Alunos do ISCAP/ex-ICP (Instituto Comercial do Porto). A rede dos Antigos Alunos poderá ser contactada através do email alumni@iscap.ipp-pt ou pelo telefone 229 050 058.

Ç Ã O

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A

Aqui está um artigo interessante no que diz respeito a acolhimento de novos colaboradores. Cabe-nos a nós como Secretárias acolhermos bem os novos colaboradores, fazendo toda a diferença na sua integração.

R TOP 10 HIRING MISTAKES, #8: BLOWING THE FIRST 90 DAYS

T I G O

A successful hire doesn’t end with a job offer and a handshake. “Welcome aboard” is just the beginning. Even overachievers need support, direction and encouragement in their first 90 days, and HR training sessions and employee manuals won’t cut it. It’s up to you to help your new team member feel comfortable with her role and colleagues, or you might lose her. And that’s a hiring mistake you don’t want to make. When I hire someone, I start by making the new employee’s success an explicit personal goal. This might sound something like: By the end of 90 days:   

I want the team to wonder how they got along before Mary joined. I want Mary to say, “I never thought I’d enjoy a job so much.” I want to be excited about Mary’s contribution to the organization’s future.

The particulars of these goals can vary, of course. The point is to imagine what a “win” might be for Mary – and for you. Like any goal, you have to make it a reality by doing what it takes to get there, not just talking about it. If you want to do “onboarding” right, I recommend the following approaches: 1) Everyone pitches in: Your team may need to be reminded to make an extra effort to be welcoming. Just as the human body can reject a transplanted organ, existing teams can be hostile to new members without the right groundwork. Getting your team involved in the hiring process is a good start; but don’t stop there. Ask the team 16


for thoughts about how to make the new person feel welcome, perhaps something that helped them in their early days on the job. Just reminding the team about firstday anxiety will communicate a level of care that can pay dividends. 2) Cut ‘em some slack: A new hire can put herself under a tremendous amount of pressure to get results right away, the better to show the team what she’s made of. Ask her not to go all out right away. Her first few months should be spent listening, observing, getting to know her teammates, and building trust. Tell her you know she’ll do well – that’s why you hired her. But for now, “job one” is to build trust and to learn from her new colleagues. 3) Get the feedback going: Ask your newcomer for permission to provide frank, realtime feedback (which doesn’t mean you’ll be breathing down her neck – it means you’ll be there to offer help and suggestions.) Likewise, tell her that you’ll want to hear her unvarnished perspective on the way you work – so the feedback goes both ways. In order to make the process more effective, bear in mind that the best feedback happens in real time. If you can catch someone in the moment, while the teaching opportunity is still fresh, it’s better than calling her into your office for a performance summit days or weeks later. Just after a meeting, call or conversation, it should be no big deal to say, “I noticed a bit of tension when… I wonder if we might explore what you were thinking when… Or, tell me if I’m helping when I…” 4) Be clear: There should be no doubt about the new hire’s roles, her reporting relationships, and, once acclimated, what she’ll be expected to deliver. But remember that over the long haul, successful hires do far more than just “get work done”. They do their jobs in a way that empowers others, builds the organization, reduces conflict and creates harmony. Remember, people are hired for what they can do, but get fired for how they go about it. Remind your new hires that the “how” can be more important than the what – and give them the coaching they need to understand what that means. 5) Values – show, don’t tell: It’s easy to rattle off a list of virtues when you’re describing what your organization is all about. Companies love to talk about the importance of integrity, cooperation and social responsibility. But you’re fooling yourself if you think you can teach your employees virtues by reading them from the handbook. Your organization’s values come from where it spends its time, money, and energy. And perhaps more than that, how its people act, and the choices they make. The Next Mistake: Focusing Too Much on Money

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B BO OLLSSA AD DEE EEM MPPR REEG GO O B O L S A

D E

A ASP continua a ser contactada quer diretamente por empresas que necessitam de colocar secretárias, quer por empresas de recrutamento, para colocação de Secretárias Executivas. Temos a grata alegria de informar que a ASP já colocou alguns associados no mercado de trabalho, estando a decorrer alguns processos de admissão de Secretárias em empresas de grande prestígio que contactaram diretamente a ASP para esse efeito. Tal vem provar que as empresas reconhecem o estatuto profissional da nossa Associação. Também alguns associados se têm dirigido à ASP enviando o seu C.V. para uma futura colocação. Para melhor responder às diversas solicitações, indicamos os requisitos indispensáveis para os associados poderem aceder à Bolsa de Emprego:

E

 enviar curriculum atualizado para a ASP;

M

 indicar contactos telefónicos disponíveis;

P

 comunicar, por escrito, à ASP qualquer mudança de dados pessoais e profissionais;

R

 manter a Direção informada dos resultados das entrevistas e da eventual integração no mundo laboral;

E G

 na eventualidade de pretender dar baixa na Bolsa de Trabalho, informar a ASP, por escrito.

O

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P O R Q U Ê

A tomada de uma verdadeira consciência profissional que, indiscutivelmente, tem vindo a registar-se nas últimas décadas, ditou o crescente aparecimento das associações profissionais. A nasceu precisamente dessa tomada de consciência e muitas vezes nos têm interrogado sobre o que é e o que faz uma associação de profissionais de secretariado.

O QUE É A ASP?

S E R

É uma associação constituída por profissionais de secretariado, alunos recémformados e docentes ligados a esta área. A totalidade dos membros efetivos, estagiários e aderentes ascende a cerca de 400, estando representados praticamente todos os distritos do continente e ilhas.

QUAIS OS OBJETIVOS DA ASP?

D A

Contribuir para melhorar o estatuto do profissional de secretariado e assessoria através da valorização profissional dos seus associados e consequente dignificação da função.

A S P

COMO ALCANÇAR ESTES OBJETIVOS?   

Fomentando a formação e o desenvolvimento pessoal e profissional dos seus membros; Mantendo os associados informados sobre diversas matérias do interesse coletivo; Estabelecendo com as associações congéneres estrangeiras um contacto permanente que nos permita uma visão global de toda a problemática que envolve o secretariado a vários níveis. 19


PORQUÊ SER MEMBRO DA ASP?       

Para poder participar em reuniões e conferências periódicas onde é privilegiado o intercâmbio de ideias, experiências e conhecimentos; Para poder aceder a uma rede de contactos pessoais e profissionais tanto a nível nacional como internacional; Para ter a possibilidade de participar ativamente em projetos relacionados com a sua profissão; Para estar informado sobre o que se passa no vasto mundo do secretariado internacional; Para usufruir de um plano de atividades que engloba ações de caráter formativo, cultural e social; Ter o privilégio de aceder a uma Bolsa de Emprego com características especiais; E, por último, para beneficiar das condições especiais que a ASP anualmente negoceia com diversas instituições de várias áreas de atividade. São razões mais do que suficientes para um Profissional de Secretariado e Assessoria se tornar membro da ASP.

     

Logo, se dá importância à sua valorização enquanto pessoa e profissional; se não receia os desafios mas prefere estar prevenido para os enfrentar na altura própria; se gosta de debater as suas ideias e ouvir o que os outros têm para dizer; se tem objetivos definidos quanto ao seu percurso profissional; se prefere ser você mesmo a decidir sobre o “quando” e o “como” das diferentes etapas desse mesmo percurso, então o seu lugar é na ASP.

Se os seus interesses coincidem com os nossos, em conjunto teremos muito mais possibilidades de ser bem sucedidos. Este é o principal objetivo de qualquer associação: unir esforços para o bem um bem comum.

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L E I

LEITURAS COM INTERESSE

T U R A S

C O M

I N T E R E S S E

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Asp digital nr 6 3trimestre2013