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RELACIONES. Es común que informaciones de una tabla estén asociadas con informaciones de otras tablas. En este caso podemos establecer una relación entre las dos tablas. Es a través de la relación que el Access. Relaciones uno a uno. La relación uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla X posee como máximo un registro asociado en la tabla X y un registro de la tabla Y posee como máximo un registro asociado en la tabla Y. Relaciones uno a varios. La relación uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla X puede tener más de un registro asociado en la tabla Y, mientras un registro de la tabla Y posee como máximo un registro asociado en la tabla X. Relaciones varios a varios. La relación varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla X puede tener más de un registro asociado en la tabla Y, y un registro en la tabla Y puede tener más de un registro asociado en la tabla X Relaciones de este tipo varios a varios no pueden ser especificadas directamente en Access. Es necesaria la creación de una tabla intermediaria. Creación de relaciones. En Access podemos crear relaciones localizadas, utilizadas en una consulta específica, o relaciones globales que posiblemente tendrán un uso más general. Las Relaciones de uso general son útiles porque pueden ser usadas automáticamente en nuevas consultas, facilitan la generación de subformularios y sus informes y permiten un cierto grado de protección en operaciones de actualización al imponerse la integridad referencial para las relaciones como será visto más adelante.

CONSULTAS Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla.Asi:   

De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla De acción: altera el contenido de registros en una única operación

Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el


sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automáticamente reflejarán esas alteraciones. Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:       

Elegir campos específicos de tablas específicas; Seleccionar informaciones vía criterios; Mostrar las informaciones en varios órdenes; Obtener datos de varias tablas simultáneamente; Calcular totales; Crear formularios e informes; Crear otras consultas y gráficos.

Generar una nueva consulta. La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando Consultas y picando en la opción Nuevo. En respuesta aparecerá un cuadro de diálogo que le permite a Ud. elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser construida. O Ud. mismo monta la consulta a través del modo Vista Diseño o Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc. Al elegir el modo Vista Diseño, aparecerá la ventana Consulta de Selección sobrepuesta con la ventana de diálogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botón Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar DEL para borrarla del área de tablas. Adicionar campos a la consulta. Inicialmente se debe seleccionar los campos en la tabla. Se Puede seleccionar varios campos picando y apretando simultáneamente SHISFT o CTRL. Enseguida, apuntar para alguno de los campos seleccionados y arrastrarlo para la línea Campo: en el área inferior. También es posible adicionar un campo seleccionándolo desde el Campo en el área inferior. Basta abrir el cuadro de combinaciones que aparece cuando el punto de inserción está posicionado en el área del Campo y elegir entre los campos listados. Para adicionar todos los campos de la tabla a la planilla QBE es necesario inicialmente seleccionar todos los campos. Para insertar un campo entre otros ya existentes en la planilla QBE basta arrastrar un campo seleccionado, en la parte superior, para el campo que quedará a la derecha del campo insertado. Para reordenar campos en la planilla QBE basta seleccionar y arrastrar para otra posición. El texto que identifica columnas, en la hoja de datos, es el nombre del campo. Muchas veces ese nombre es largo y se desea substituirlo por otro. Para ello basta preceder al nombre del campo en la planilla QBE con el nombre deseado seguido de dos puntos.


Eventualmente si es necesario utilizar un campo en una consulta sin que haya necesidad de mostrarlo en la hoja de datos, por ejemplo, cuando ese campo participa de la llave de clasificación. En este caso basta desactivar la marca de Mostrar R correspondiente en la planilla QBE. Clasificación de los datos presentados. Basta especificar el orden de clasificación (creciente o Decreciente) de los campos que hacen parte de la llave de clasificación. Observar que el orden de los campos pasa a ser importante y, eventualmente, es necesario reordenar las columnas en relación a su orden en la tabla original. Nada impide que un campo de la tabla concurra dos o mas veces como campo en la planilla QBE. Eventualmente esa puede ser una solución interesante para poder usar el campo en la llave de clasificación (donde su posición es fija) desactivando su presentación en la línea.

Relaciones y Consultas  

Aqui encontraras una guia para las relaciones y consultas en access.

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