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Por Lic. Gabriel Leandro, MBA


Administración: Definición, naturaleza y propósito de la administración

  

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo Funciones de los administradores

Planeación: Tipos de planes

  

Pasos y objetivos de la planeación Estrategias, políticas y proceso de la planeación estratégica

Toma de decisiones:

  

Importancia y limitaciones del proceso de toma de decisiones Evaluación de alternativas de decisión

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Definici贸n, naturaleza y prop贸sito de la administraci贸n


 Es

el proceso de:

 planear,  organizar,  dirigir y  controlar  los

esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas

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ď‚ž El

proceso administrativo consiste bĂĄsicamente en una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales

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El proceso administrativo tiene cuatro elementos básicos: 1. 2. 3.

4.

Alcance de objetivos Por medio de personas Mediante técnicas En una organización

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Planeaci贸n

Organizaci贸n Integraci贸n de personal Direcci贸n Control www.auladeeconomia.com


 Planeación:  Implica

determinar misiones y objetivos  Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos  Requiere la toma de decisiones

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 Organización:  Supone el

establecimiento de una estructura de los papeles que cada persona debe desempeñar  Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas para el cumplimiento de los objetivos y metas

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 Integración

de personal:  Implica identificar los requerimientos de los puestos de trabajo  Reclutar y seleccionar las personas idóneas  Evaluar, compensar y capacitar al personal

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 Dirección:  Se

refiere a ejercer influencia sobre los individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales  Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicación

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 Control:  Consiste en

medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado  Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa  Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc.

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Nivel intermedio Mandos inferiores

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Control

Alto nivel


Nivel intermedio Mandos inferiores

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Habilidades tĂŠcnicas

Alto nivel

Habilidades de conceptualizaciĂłn y diseĂąo

Habilidades humanas


 Habilidad

técnica  Habilidad humana  Habilidad de conceptualización  Habilidad de diseño

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 Taylor:

padre de la administración científica  Aplica el método científico para mejorar los métodos de producción  Se basaba en el concepto del hombre económico

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 Fayol:

padre de la teoría administrativa moderna  Determina funciones administrativas: técnicas, financieras, comerciales, etc.  Propone 14 principios de la administración: división del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina, unidad de mando, orden, equidad, etc.

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 McGregor:

teoría X y teoría Y  Teoría X: al empleado ordinario le desagrada el trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y debe ser dirigido, obligado o amenazado con castigos para que dé un buen rendimiento  Teoría Y: la persona puede disfrutar del trabajo, adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la responsabilidad

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Teoría X Las personas no gustan del trabajo y lo evitan Las personas deben ser controladas y amenazadas El ser humano trata de evitar las responsabilidades

Teoría Y El trabajo puede ser fuente de satisfacción Las personas pueden ejercer autocontrol y autodirección Las personas aceptan y asumen responsabilidades.

El ser humano medio tiene El ser humano tiene imaginación, creatividad e poca ambición. ingenio Las personas se preocupan Se puede conseguir una principalmente de su propia mayor utilización del seguridad. potencial humano www.auladeeconomia.com


 Likert:

Sistemas de dirección  Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La cima de la organización centraliza la toma de decisiones  Sistema 2: Sistema autoritario benévolo: Existe más de confianza y comunicación, pero aun la interacción humana es poca y las decisiones centralizadas

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 Likert:

Sistemas de dirección  Sistema 3: Sistema participativo consultivo: mayor interacción a nivel personal y mayor apertura en la toma de decisiones,  Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza completa, las personas sienten responsabilidades en todos los niveles de la organizaciones

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 Un

sistema es:

 un conjunto de elementos

dinámicamente relacionados  que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo  operando sobre insumos tomados del medio externo

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 La

empresa se ve como un sistema:  Un sistema abierto  Un sistema complejo (implica subsistemas)  Un sistema dinámico

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 Implica

determinar misiones y objetivos  Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos  Requiere la toma de decisiones  Tiende el puente entre el punto donde se está y el punto hacia donde se desea ir  Planeación y control son inseparables

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Planeaci贸n

Implementaci贸n de los planes

Acciones correctivas

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Control

Desviaci贸n con respecto a lo planeado


Misi贸n Objetivos y metas

Estrategia Pol铆ticas Procedimientos y reglas Programas

Presupuestos www.auladeeconomia.com


 En

la misión se identifica la función o tarea básica de una empresa o una parte de ella  En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea esencial que la sociedad les asigna

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 Algunas

veces la misión se sustenta en valores corporativos  Los valores constituyen la forma en que la empresa se percibe a sí misma y a quienes la integran y rodean  Los valores dan forma a su filosofía

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 Los

objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra actividad  Representan el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control  Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo.

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 Se

relacionan con la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento  Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión  Es el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo

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 Consisten en

enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones  Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas  Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta  Permiten delegar autoridad sin perder control

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 Permiten establecer un

método para el manejo de

actividades futuras  Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas  Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debe realizarse algo

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 Exponen acciones

u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas  Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción  La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la discrecionalidad

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 Son

un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de acción dado  Generalmente se apoyan en presupuestos

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 Es

una formulación de resultados expresados en términos numéricos  Puede expresarse en términos monetarios o de unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.)  Es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresas

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Metas

Planes estratĂŠgicos

Para actividades no recurrentes

Planes operacionales

Planes de un solo uso

Programas y Proyectos

Presupuestos

Para actividades recurrentes

Planes permanentes PolĂ­ticas Procedimientos

Reglas www.auladeeconomia.com


 1.

Análisis situacional:

 Ambiente interno:

Fortalezas  Debilidades  Ambiente externo:  Oportunidades  Amenazas 

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 2.

Establecimiento de objetivos y metas:

 Responder a preguntas como:

Dónde se quiere estar?  Qué se desea hacer y cuándo?  Etc. 

 Jerarquizar objetivos:

plantear objetivos clave  Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc.

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 3.

Desarrollo de premisas:  Pronosticar condiciones internas y externas en que se operará:  Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.

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 4.

Identificación de cursos de acción alternativos:  Es necesario identificar las mejores alternativas de acción  Examinar sus ventajas y desventajas

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 5.

Evaluación de las alternativas:  Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)

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 6.

Selección de un curso de acción:  Se toma una decisión  Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de acción

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 7.

Formulación de planes de apoyo:  Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico  Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitación, etc.

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 8.

Presupuestación:  Los planes se trasladan a cifras a través de los presupuestos:  Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros

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 Es

un sistema administrativo integral  Se combinan en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas  Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales

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 Hace

énfasis en la evaluación del desempeño  Da mucha importancia a los objetivos individuales, la motivación, los incentivos, la participación y la autonomía  Se concentra mucho en el corto plazo

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 Las

estrategias se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción  Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión  Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del tiempo

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 Horizonte

temporal amplio  Impacto final relevante  Concentración del esfuerzo en un número reducido de fines  Patrón de decisiones uniforme  Engloban a toda la organización: desde la asignación de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organización

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 Cuanto

más claras sean la comprensión de las estrategias y políticas y su implementación en la práctica,  Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la empresa

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 Es

el proceso formal de planeación a largo plazo  Se utiliza para definir y alcanzar las metas de la organización  Facilita mejoras en el funcionamiento de la empresa  Sensibiliza a la empresa ante un ambiente cambiante

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 1.

Se ocupa de cuestiones fundamentales:  Responde a preguntas como:  ¿En qué negocio estamos?  ¿En qué negocio deberíamos estar?  ¿Quiénes son nuestros clientes?

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 2.

Ofrece un marco de referencia para una planeación más detallada y para las decisiones ordinarias:  ¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de acuerdo con nuestra estrategia?

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 3.

Supone un marco temporal más largo que otros tipos de planeación:  Se diferencia de la planeación operativa porque se enfoca en el largo plazo

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 4.

Ayuda a orientar las energías y recursos de la organización hacia las actividades de alta prioridad:  Consigue mayor eficiencia al concentrarse en un número reducido de fines clave

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 5.

Es una actividad de alto nivel:  La alta gerencia debe participar activamente  Sólo la alta gerencia tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización

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 Aunque no

existe un proceso universal de planeación estratégica, si pueden plantearse una serie de pasos básicos en los que el proceso puede fundamentarse

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Orientación ejecutiva Valores Visión

Insumos: Personas Capital Habilidades etc. Metas de grupos interesados: Empleados Clientes Proveedores Accionistas etc.

Análisis de la industria

Perfil empresarial

Propósito Objetivos Intención estratégica

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Amenazas y Oportunidades

Desarrollo de estrategias alternativas

Debilidades y fortalezas

Evaluación y decisión estratégica

Implementación

Dirección y control


Factores internos

Factores externos

Fortalezas

Debilidades

Oportunidades

Estrategias FO: usar F para aprovechar O

Estrategias DO: superar D para aprovechar O

Amenazas

Estrategias FA: usar F para enfrentar A

Estrategias DA: minimizar D y A

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 Tres estrategias genéricas:

 Liderazgo de costos  Diferenciación  Enfoque  Se

pueden combinar  Se relacionan con ventajas competitivas

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 1.

Comunicar las estrategias a todos los responsables de tomar decisiones  2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación  3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo de los objetivos

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 4.

Revisar regularmente las estrategias  5. Desarrollar estrategias y programas de contingencia  6. Adecuar la estructura organizacional a las necesidades de planeación  7. Insistir permanentemente en la planeación y la instrumentación de estrategias  8. Crear un clima que induzca a la planeación

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La toma de decisiones es la parte más importante del proceso de planeación El proceso dirigido a la toma de una decisión puede concebirse como: 1. 2. 3. 4.

Establecimiento de premisas Identificación de alternativas Evaluación de las alternativas Elección de una alternativa

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 Alto

grado de incertidumbre sobre las condiciones futuras  No se pueden considerar todas las posibles alternativas ni sus efectos  Es necesario aplicar una racionalidad “limitada” por la información, el tiempo y la incertidumbre

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 Es

necesario considerar factores cuantitativos y cualitativos  Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.  Cualitativos: relaciones laborales, cambio tecnológico, condiciones políticas y sociales, etc.

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 Análisis marginal  Análisis costo

– beneficio  Análisis de riesgo  Árboles de decisión  Otras técnicas de investigación de operaciones

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Experimentación

Experiencia

¿Cuál alternativa seleccionar?

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Decisión tomada


 Certeza:

Cuando se conocen los efectos que generará cierta acción  Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo en términos de probabilidades  Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes

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