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CAPITULO I EL PROBLEMA

Descripción del Área de Investigación. El Área de Investigación es la División de Desarrollo de Sistemas, adscrita a la Dirección de Informática y Sistema de la Secretaria General de Gobierno de la Gobernación del estado Bolívar.

Ubicación de la Empresa La Gobernación del estado Bolívar se encuentra ubicada en la Calle constitución con Amor Patrio, Palacio de Gobierno, Municipio Heres, Ciudad Bolívar, edo. Bolívar.

Figura N° 1. Ubicación Geográfica de la Gobernación del edo. Bolívar

Gobernación del edo. Bolívar

Fuente: Gobernación del estado Bolívar, Año 2011

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Misión La Gobernación del estado Bolívar es una institución que promueve el desarrollo económico y bienestar social a través de una gestión eficiente y eficaz, orientada a la óptima prestación de los servicios a la comunidad, permitiendo así elevar su calidad de vida, lo cual garantiza el desarrollo integral del estado.

Visión Ser la institución vanguardista en la promoción del desarrollo integral del estado, contrayéndolo, como el polo de desarrollo del país basándose en sus potenciales comerciales, turísticas, agropecuarias, forestales y en su gente; a los fines de con de contribuir con la diversificación y bienestar de la nación.

Reseña Histórica Entre los años 1582 y 1597, se adquiere plena conciencia de Guayana como una Provincia integrada por los grandes ríos, desde Paulo y Papamene, hasta el río Orinoco y de allí hasta el Amazonas. Con la fundación de San José de Oruña y Santo Tomé, se consolida la Gobernación de Guayana, como unidad política territorial para la época de la conquista y colonización, Gobernación que recibió Antonio de Berríos, como herencia de su tío Don Gonzalo Jiménez de Quezada.

También la Gobernación estuvo a cargo de Sancho de Alquiza, que sólo estuvo unos años en Guayana. La sucesión de Gobernadores de Guayana corresponde a la Gobernación de Trinidad y Guayana. Guayana constituyó una sola Gobernación, desde la toma de posesión hasta el nombramiento de Don Carlos de Sucre, como gobernante en 1724. Sucre toma posesión en Agosto de 1733, cuando fue creada la Comandancia de Guayana.

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Para el año de 1786 incorporada a la creada Provincia de Venezuela. Provincia y Gobernación tenían el mismo significado y contaban con una Contaduría General para la Real Hacienda y una Tesorería General para recibir y pagar, al frente de la cual se encargaba a un tesorero. En 1810 fue electo Alcalde Primero y Segundo de Ciudad Guayana Don José Fernández de Heres y Don Juan Crisóstomo de Roscio. El 15 de Junio de 1817, la Provincia pasó a estar dirigida por el Jefe Supremo de la República, Capitán General de los Ejércitos de Venezuela y de la Nueva Granada. La turbulencia histórica política y social que vive la República desde su establecimiento con la constitución de 1830, pasando por guerras civiles y dictaduras que culminan en 1958, constituyó un factor de atraso que impidió la modernización de las estructuras organizativas de las Gobernaciones, unas veces bajo el mando de un Presidente de Estado y luego dirigidas por Gobernadores nombrados por el Presidente de la República con una autonomía muy limitada, supedita al poder central.

Antes de 1864 fue construida la casa que fue sede de la Gobernación, se construye por órdenes del Gobernador Juan Bautista Dalla Costa. Antes de su construcción, en tiempos de la colonia, funcionó en este lugar la Contaduría de la Real Hacienda. Esta construcción fue utilizada desde ese mismo año como Palacio de Gobierno. El edificio contaba con una sola planta, sin embargo, durante la gestión de gobierno del General Cipriano Castro, a principios del siglo XX, le fue construido un piso superior que servía de asiento al Despacho del Gobernador.

En la década de los cincuenta, es objeto de reformas, con una ampliación hacía la calle Boyacá. Su fachada tiene un marcado estilo neoclásico. El acceso central está limitado por columnas que soportan un frontón triangular. A los lados exteriores de las columnas, en el segundo nivel de la edificación, se ubican dos balcones con barandas de hierro forjado con motivos geométricos.

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Principales Funciones La Gobernación del estado Bolívar es una institución pública, que se encarga de promover el desarrollo tanto económico como social, cultural, turística a través de una gestión eficiente, la cual está centrada a satisfacer las necesidades básicas de la población del estado Bolívar mejorando así la calidad de vida de sus habitantes y garantizando el desarrollo integral del estado teniendo como principios la mejora de los sistemas: educativos, infraestructura, salud y seguridad.

Esta institución aplica un modelo de desarrollo armónico y sustentable, acoplado al Plan de Gobierno Nacional, pero además en forma novedosa rompe paradigmas en la administración pública. Cuando el gobierno nacional crea las Misiones sociales rompe con un rígido esquema que fracasó en los últimos años, debilitando a las Instituciones. Sin embargo, en corto tiempo las misiones cumplen su objetivo en salud, educación, empleo, etc. Sin la rigidez burocrática de una institución pública. Este modelo armónico se presenta esquematizado de la siguiente manera:

Figura N° 2. Modelo Desarrollo Armónico de la Gobernación del estado Bolívar

Fuente: Dirección de Informática y Sistemas, Año 2011

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1er Nivel - Elementos Estabilizadores: 

Seguridad: Incorporación del mayor número posible de ingresos de Agentes Policiales,

debidamente

capacitados

con

la

finalidad

de

disminuir

significativamente el índice delictivo en el estado. 

Salud: Construcción y dotación de Ambulatorios y Módulos Asistenciales en las zonas mineras y comunidades indígenas, así como continuar con la recuperación y dotación de hospitales.

Infraestructura: Continuar impulsando el programa de viviendas a nivel de todo el estado, para brindar soluciones dignas a las familias guayanesas.

Educación: Continuar con el desarrollo del Plan Rescate de las Escuelas Públicas, así como seguir implementado el plan de distribución gratuita de libros y útiles escolares en las Escuelas Nacionales y Estadales.

2do. Nivel - Elemento Atractor Comprende el fortalecimiento tecnológico y adecuación de la infraestructura, espacios de trabajo y demás servicios de apoyo como transporte, comunicación y servicios asociados; a través de la implementación de los procesos de Adecuación, Normalización y Certificación bajo el enfoque de las Normas COVENIN ISO 9001:2000, a fin de generar un ambiente de trabajo adecuado que permita mejorar el desempeño de la Gobernación del estado Bolívar. 3er Nivel – Elementos Dinamizadores 

Agua: Su objetivo es contribuir a la consolidación de HIDROBOLÍVAR, en su esfuerzo por hacer llegar este vital recurso a todos los rincones del estado.

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Agroindustria: Comprende la consolidación y fortalecimiento del Instituto regional e Desarrollo Agrícola del estado Bolívar IRTAB, para impulsar la investigación agrícola y atender las necesidades técnicas requeridas en la agroindustria.

Turismo: Dadas las condiciones insuperables con respecto al inmenso potencial turístico que presenta el estado, se hace necesario continuar dirigiendo acciones hacia el fomento del sector turismo, para la generación de empleo y la activación de empresas de servicios del sector.

Minería: Se fomenta e incentiva el establecimiento de proyectos de explotación e industrialización de minerales no metálicos, aprovechando la potencialidad de esta región.

4to Nivel – Entorno Dinámico La Gobernación una vez fortalecida y modernizada puede identificar las variables para diseñar y ejecutar políticas con resultados positivos en corto tiempo, lo que se traduce en la mejora de la calidad de vida de los bolivarenses, la Gobernación debe garantizar la salud, seguridad, educación e infraestructura, definidos dentro del modelo como elementos estabilizador.

Actualmente, la Gobernación del estado Bolívar está comprendida por 12 secretarias que permiten a la institución funcionar como un elemento conoce las necesidades y potencialidades de la región, adecuándose rápidamente para solucionar problemas creando oportunidades de desarrollo: 

Secretaría General de Gobierno.

Secretaría del Despacho.

Secretaria de Administración y Finanzas.

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Secretaria de Seguridad Ciudadana.

Secretaría de Cultura.

Secretaria de Planificación y Desarrollo.

Secretaría de Política y Participación Popular.

Secretaria de Empresas Socialistas Regionales.

Secretaria de Educación.

Secretaría de Turismo y Ambiente.

Secretaria de Mantenimiento y Servicios Generales.

Secretaria de Recursos Humanos.

La Secretaría General de Gobierno, esta se encarga de conducir los asuntos internos relativos a las políticas, programas, planes y acciones, de manera coordinada con las demás Dependencias e Institutos de la Administración Pública del Estado, dentro del ámbito de su competencia y a través del recto ejercicio de la autoridad, así como coadyuvar con el Gobernador del estado para que los principios de equidad, justicia, seguridad, defensa, respeto y protección de los ciudadanos y ciudadanas y del bien colectivo se hagan realidad, garantizando y preservando la gobernabilidad, la estabilidad y el desarrollo del Estado.

Dentro de las Direcciones que forman la Secretaria General de Gobierno se encuentra la Dirección de Informática y Sistema, quien tiene como función principal proveer asistencia técnica especializada en materia de Sistemas de Información y Comunicaciones, a fin de garantizar la optimización, simplificación y coherencia de los procesos administrativos y técnicos que apoyan el funcionamiento de la Gobernación del estado Bolívar, asegurar el establecimiento y mantenimiento de la

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tecnología informática requerida por las dependencias centralizadas de dicha institución, y permitiendo la generación de información oportuna en apoyo a la gestión gubernamental.

La Dirección de Informática y Sistemas contempla dentro de su estructura organizativa a la División de Desarrollo de Sistemas, la cual está encargada asegurar el establecimiento, implementación y mantenimiento de los sistemas de información utilizados por las distintas dependencias del Ejecutivo Regional, mediante la elaboración de planes de trabajo de análisis, diseño e implantación de sistema, y la identificación de necesidades y requerimientos de automatización de procesos administrativos, en las diferentes unidades de la Gobernación del estado a través múltiples perspectivas.

Estructura Organizativa A continuación se presenta el organigrama de la estructura organizativa general de la Gobernación del estado Bolívar, así como también la estructura organizativa de la Dirección de Informática y Sistemas:

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GRAFICA Nº 1: ORGANIGRAMA DE LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO BOLÍVAR

Fuente: Dirección de Informática y Sistemas, Año 2011

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GRAFICA Nº 2: ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS

Fuente: Dirección de Informática y Sistemas, Año 2011

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Análisis Situacional. TABLA N° 1: ANÁLISIS SITUACIONAL (MATRIZ FODA). FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

- Existencia de sistemas de información - Técnicos y analistas especializados en gerencial designados a otras el desarrollo de sistemas web. organizaciones, que servirán como base y guía. - Analistas especializados en la información gerencial manejada por la - Buen equipamiento informático para el Dirección de Informática de Sistemas. desarrollo del Sistema Web. - Necesidad por parte de la Dirección de Informática de Sistemas de contar con un Sistema Web de Información el Gerencial.

- Configuración de red adecuada para el funcionamiento del Sistema Web. - Conocimientos apropiados desarrollo del Sistema Web.

para

- Interés por parte de la Dirección de Informática y Sistemas en la implementación del Sistema Web. - Constante mantenimiento computadoras. DEBILIDADES

de

las AMENAZAS

- Falta de documentación de sistemas e - Destitución del personal encargado de información manejada por la Dirección brindar la información necesaria para de Informática y Sistemas. el desarrollo del Sistema Web. Fuente: El Autor, Año 2011

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GRAFICO N° 3: ÁRBOL DEL PROBLEMA Toma de decisiones poco acertadas y bajo grados de incertidumbres cada vez mayores

Falta de disponibilidad inmediata de información gerencial

Tardanza en la toma de decisiones

Uso considerable de recursos humanos para elaborar estadísticas

Desviación de los objetivos planificados

Información informal y discusiones no oficiales para tomar decisiones

Información relevante tiende a pasar por desapercibo

Carencia de Sistema de Información Gerencial que permita integrar la información manejada por la dirección de informática y sistemas de la Gobernación del estado Bolívar con el fin de agilizar la Toma de Decisiones

Poca organización de la información manejada por la dirección a nivel gerencial

Fuente: El Autor, Año 2011

Falta de personal capacitado para el desarrollo del sistema

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Postergación de aplicación de estrategias para agilizar los procesos gerenciales de la toma de decisiones


GRAFICO N° 4: ÁRBOL DE OBJETIVOS

Mejorar el Proceso de Toma de Decisiones llevado a cabo por la Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del Estado Bolívar

Implementar un Sistema de Información Gerencial que permita integrar la información manejada por la Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del Estado Bolívar Determinar los procesos que se llevan a cabo en la Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del Estado Bolívar para definir los requerimientos del desarrollo de la aplicación web.

Identificar los requerimientos de los usuarios para el desarrollo y la implementación la aplicación web.

Diseñar las interfaces y base de datos de la aplicación web de acuerdo al análisis previo y los estándares de la institución.

Capacitar al personal designado para el manejo de la nueva aplicación web.

Aplicar los Instrumentos de Recolección de Datos.

Elaborar Instrumentos de Recolección de Datos.

Analizar la Información Recolectada Estudiar las Herramientas para el desarrollo de la aplicación

Elaborar Manual de Usuario

Diseñar las Interfaces y Base de Datos

Fuente: El Autor, Año 2011

Dictar Talleres en cuanto al Manejo del Sistema

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Elaborar Documento de Requerimientos del Sistema


Planteamiento del Problema. Toda empresa o institución tiene como uno de los recursos más significativos la información, buscando que la información sea confiable y oportuna para facilitar una toma de decisiones precisa. Todo sistema cuenta con datos, pero de nada sirven estos si no tienen un sentido lógico, al procesarlo se consigue información. Los usuarios deben indicarle al sistema como serán procesados los datos para poder obtener información de utilidad.

Cada día, los sistemas de información forman progresivamente parte de las empresas o instituciones, donde actualmente se tiene una dependencia y sin estos no se puede entrar en el mercado competitivo. El papel principal de estos sistemas es el de apoyar a las distintas unidades o dependencias para la lograr el objetivo de organización.

En la Gobernación del estado Bolívar, se implementó en el 2009, la ISO 9001, estandarizando algunos procesos de la institución, entre los cuales la dirección de informática y sistemas, como unidad de apoyo a las distintas dependencias centralizadas y descentralizadas, donde cada una debe rendir periódicamente los indicadores de calidad para definir los planes de acción para realizar una mejora continua.

La dirección de informática y sistemas de la Gobernación del estado Bolívar, actualmente no cuenta con un sistema de información gerencial, que lleve de forma confiable y automatizada los indicadores de la calidad, recopilación de incidencias y que facilite de manera oportuna información para la toma de decisiones.

En este sentido, actualmente el sistema implementado para hacerle seguimiento a los procesos internos no está plenamente definido y se basa, principalmente, en la utilización de formularios impresos para recopilar la 14


información llenada por los supervisores de las divisiones de la dirección. Los formularios van formando parte de expedientes, los cuales son entregados a la Dirección de Informática y Sistemas cuando esta es solicitada y no de manera oportuna.

Esta situación trae como consecuencia un incremento en los tiempos de horas hombres invertidos para recopilar, cuantificar, resumir y graficar información concerniente a cada uno de los procesos, con el objeto de integrarla y presentarla de manera oportuna, para la evaluación de resultados en las mesas de trabajo, resultando muchas veces tardía, inexacta o desactualizada. Nuevamente se desmejora la toma de decisiones, al no contar con una herramienta de sistema de información gerencial, que permita la optimización del control y seguimiento de todos los procesos que forman parte de la dirección.

Es en este punto donde se plantean las siguientes interrogantes: 

¿Será pertinente implementar una aplicación web para agilizar la toma de decisiones en la Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del estado Bolívar?

¿Será oportuno identificar los requerimientos de los usuarios?

¿Sera necesario determinar los procesos que se llevan a cabo para generar los indicadores de gestión?

¿Sera favorable diseñar las interfaces y base de datos de la aplicación web de acuerdo al análisis previo y los estándares de la institución?

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¿Será beneficioso capacitar al personal para el manejo de la nueva aplicación web?

Objetivo General. Implementar un sistema web de información gerencial que permita integrar la información manejada por la Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del estado Bolívar con el fin de agilizar la toma de decisiones.

Objetivos Específicos. 

Determinar los procesos que se llevan a cabo en la Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del estado Bolívar para definir los requerimientos del desarrollo de la aplicación web.

Identificar los requerimientos de los usuarios para el desarrollo y la implementación la aplicación web.

Diseñar las interfaces y base de datos de la aplicación web de acuerdo al análisis previo y los estándares de la institución.

Capacitar al personal designado para el manejo de la nueva aplicación web.

Justificación. El administrar la información de manera eficaz es una gran herramienta para la toma de decisiones, ya que se obtienen datos de forma oportuna. Cuando la información que fluye en los subsistemas que la conforman una organización no es gestionada de forma correcta, con frecuencia se pierde, se distorsionan o se retrasan, y los subsistemas no se sirven de ella adecuadamente. La Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del estado Bolívar no dispone de un Sistema de

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Información que le permita generar, procesar, almacenar y recuperar la información necesaria para su eficiente funcionamiento gerencial.

A tal efecto, el desarrollo de un Sistema de Información Gerencial la Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del estado Bolívar permitirá a esta que todas sus divisiones y departamentos se entrelacen a través de la información que se genere en cada uno y además, se podrá ofrecer información rápida, menos costosa y más completa para la toma de decisiones gerenciales; adicionalmente permitirá el aprovechamiento de dos elementos claves: la información oportuna, veraz, y la eficiencia de la toma de decisiones del personal que en ella labora.

Alcance. El desarrollo del proyecto se enfoca hacia la planificación y la toma de decisiones llevada a cabo en la Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del estado Bolívar, por lo que este va a generar un Sistema Web de Información Gerencial.

Entre los alcances que pretende obtener este proyecto se contemplan los siguientes: 

Analizar la información manejada por las divisiones y departamentos de la Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del estado Bolívar.

Suministrar información que puedan ayudar a mejorar las funciones realizadas en la administración de información de la Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del estado Bolívar.

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Agilizar la toma de decisiones de la Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del estado Bolívar.

Delimitación. El proyecto será ejecutado en la Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del estado Bolívar, y se enfocara en desarrollo e la implementación de un Sistema Web de Información Gerencial que permita generar una toma de decisiones de forma eficaz y oportuna.

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Capitulo I  

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