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7. INSTRUCTIVO 001: ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES ARCHIVO DE GESTIÓN Este instructivo ofrece algunas recomendaciones sobre la forma como se deben organizar los documentos en las Unidades documentales, tiene dos finalidades: respetar el principio de procedencia y orden original del documento y controlar la cantidad de folios en una Unidad de conservación (carpeta). Apertura y mantenimiento de la Unidad Documental La apertura de un expediente (carpeta), refleja las unidades documentales de la dependencia que les dio origen. Esta actividad se debe realizar en una carpeta de dos tapas con gancho legajador plástico y máximo 200 folios por carpeta. Si hay más de 200 folios por expediente, la foliación del segundo será continuación del primero. Ejemplo: Contrato de obra de 400 folios, conforman dos expedientes. Expediente 1: Contrato de Obra 1 de 2, finalizó numeración en el folio 200. Expediente 2: Contrato de Obra 2 de 2, inicia numeración en el folio 201 y termina en el folio 400. Las A-Z y los empastes, no son recomendables como unidad de almacenamiento documental, el metal en el primero y el pegante en el segundo, causa deterioro en los documentos y ocupa espacios físicos en el momento del almacenamiento, el cual se traduce en costos para la Universidad. Los AZ para la consulta de los documentos, causan deterioro y pérdida de la información. 1. Ubicación de los Documentos Los documentos en la carpeta se ordenan cronológicamente, de manera que el primer

documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que registre la fecha más reciente, (en forma de libro). Para la organización de los documentos en la carpeta se debe tener en cuenta los siguientes pasos:  En la tapa anterior se coloca el gancho hacia abajo.  Archive los documentos cronológicamente.  Cierre el expediente colocando la tapa posterior de la carpeta y asegure el gancho.

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Para la organización de los documentos de archivo, en las carpetas utilicé gancho legajador plástico este material conserva los documentos y evita accidentes laborales.

TAPA ANTERIOR

TAPA POSTERIOR

2. Ordenación Los responsables de la documentación en las oficinas, deben mantener unos adecuados sistemas de ordenación documental, que garanticen la consulta rápida y efectiva. Ej. Alfabética, Cronológica, numérica, por asuntos. 3. Marcación de Unidades de Conservación En la tapa posterior de la carpeta, parte inferior se encuentran los campos de identificación:

TAPA POSTERIOR TAPA FRONTAL

ZONA DE IDENTIFICACIÓN

DEPENDENCIA: SERIE: SUBSERIE:

CÓDIGO: No. Carpeta: No. Folios:

No es conveniente abrir unidades documentales con el nombre de CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y CORRESPONDENCIA ENVIADA, ya que todo documento que genera una dependencia se archiva en la serie, o asunto que dio origen, y se conserva junto con los demás tipos documentales conformando el mismo expediente.

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4. Conservación La documentación se conservará en los Archivos de Gestión, por el tiempo que se estime necesario y posteriormente el que establezca las Tablas de Retención Documental de la Universidad. 5. Consulta Para facilitar la consulta y protección de los documentos en el Archivo de Gestión, las dependencias serán las responsables del préstamo a nivel Institucional y llevarán un registro que pruebe el hecho. Formato 005: Préstamo de Documentos.

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Prueba  

politica, norma,

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