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Código de

ÉTICA Y CONDUCTA Estándares de comportamiento para continuar cosechando éxitos... JUNTOS.


El presente “Código de Ética y Conducta”, constituye el instrumento que contiene las normas de conducta que deberán regir internamente y que son de la autoría y propiedad del Grupo SIMKA, por tanto, queda prohibida su reproducción total o parcial.


BIENVENIDOS Estimados colaboradores: El Grupo SIMKA se dedica a ofrecer productos, servicios y soluciones para una gran cantidad de personas en varios países del continente americano, y eso es posible gracias a la entusiasta participación de cada uno de ustedes, hombres y mujeres que dando lo mejor de sí, hacen posible nuestro éxito. Cada equipo de trabajo en cada empresa del Grupo tiene propósitos compartidos, nuestra Visión, Misión y Valores nos inspiran a exceder las expectativas de nuestros clientes en cada momento. Como parte de nuestro profundo compromiso de servicio en cada país, es importante que regularmente recordemos el Código de Ética y Conducta, que nos compromete a mantener los más altos estándares de comportamiento en el trabajo. Gracias por tomar el tiempo y el interés en leer este Código de Ética y Conducta e incorporar sus principios en cada una de sus acciones en el día a día.

JUNTA DIRECTIVA


NUESTROS PROPÓSITOS COMUNES FORJANDO UNA CULTURA DE INTEGRIDAD VALORANDO A NUESTROS COMPAÑEROS Y A NUESTRO TRABAJO EVITANDO CONFLICTOS DE INTERÉS ADOPTANDO PRÁCTICAS COMERCIALES ADECUADAS ADOPTANDO PRACTICAS DE GESTIÓN RESPONSABLE PROTEGIENDO NUESTROS ACTIVOS ADMINISTRACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA GLOSARIO

5 7 12 16 19 27 31 36 31


NUESTROS PROPร“SITOS COMUNES

N

uestras declaraciones de Visiรณn, de Misiรณn y de Valores expresan nuestros propรณsitos compartidos y aseguran que, siendo varias empresas y muchos colaboradores, podamos ser conocidos como un solo Grupo Empresarial.

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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

Las normas y contenidos en este documento aplican a todos y cada uno de los colaboradores de las empresas del Grupo SIMKA. Se hará participe de este Código de Ética y Conducta a todas las personas y empresas que se relacionen con el Grupo. 6

Todos los colaboradores tienen la obligación de conocer y cumplir no solo las normas e instrucciones contenidas en este Código, sino también los valores y principios en que está basado.

VISIÓN

¿A que aspiramos? Ser un Grupo Empresarial reconocido y admirado por su excelencia.

MISIÓN

¿A que nos dedicamos? Ofrecer nuestros productos y servicios en el Continente Americano, con ventajas competitivas, adaptándonos constantemente a los cambios sobre una base sólida y sostenible, teniendo como marco nuestros valores de

costumbres, a los principios morales y a la dignidad de las personas y sus posesiones. Transparencia: Creamos un ambiente de confianza, con acceso información veraz y demostrando la sana administración de los recursos financieros. Integridad: Nuestro pensar y actuar son congruentes y veraces, promoviendo condiciones de justicia y el cumplimiento de las leyes que nos rigen. Lealtad: Actuamos con respeto, fidelidad, rectitud y sentido de pertenencia,

honestidad y transparencia.

velando por los intereses del Grupo

VALORES

estando dispuestos aun a hacer sacrificios

¿Como nos comportamos?

clientes.

Excelencia: La pasión por el trabajo

Adaptación

bien hecho nos reta constantemente

la generación de ideas, proyectos y

a mejorar, para alcanzar los estándares

cambios, para ofrecer constantemente

más elevados y exceder las expectativas

nuevos

de los clientes internos y externos.

vanguardia en beneficio de nuestros

SIMKA, sus propietarios y su personal; por el bienestar de las empresas y sus

clientes. Honestidad: Nos comportamos con honradez y con respeto a las buenas

al

cambio:

productos

y

Propiciamos

servicios

de


GRUPO SIMKA

Trabajo

en

Equipo:

Compartimos

Responsabilidad Social: Contribuimos de

conocimientos, experiencias y esfuerzo,

manera activa, sistemática y voluntaria

aportando lo mejor de cada uno, con

con

liderazgo y compromiso compartido

sociedad y el medio ambiente.

el

mejoramiento

de

nuestra

para alcanzar nuestros objetivos.

FORJANDO UNA CULTURA DE INTEGRIDAD

L

a cultura del Grupo SIMKA es parte del legado de su fundador, el exitoso empresario Simón S. Kafie. Por más de 70 años sus principios han guiado el comportamiento personal y profesional de quienes han trabajado y se han relacionado con las empresas del Grupo.

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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

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El compromiso de convivir de acuerdo a este Código nos permite un crecimiento sólido, sin perder la esencia de nuestra identidad; ganando la confianza de nuestros clientes, proveedores, inversionistas y de las comunidades a las cuales servimos. Los principios del Código de Ética y Conducta rigen a todos los colaboradores, filiales y subsidiarias en todos los países que se encuentren y en todos los niveles de gobernanza; incluyendo las Juntas de Accionistas, las Gerencias, y los Colaboradores. Es una guía que, junto con otros lineamientos (leyes, reglamentos, políticas) fijan las normas que garantizan que todos cumplamos con la responsabilidad de mantener el prestigio del Grupo y sus empresas. Esperamos también que estos principios sean compartidos por subcontratistas, clientes, consultores, proveedores, franquiciados y aliados estratégicos con los que nos relacionamos.

Expectativas de los colaboradores

Como parte del personal del Grupo SIMKA, las expectativas son: •

Mantener el más alto estándar de conducta en cada acción realizada en nombre del Grupo SIMKA.

Ser consistentes, honestos y leales en todas sus acciones.

Entender las reglas, leyes y políticas que regulan su trabajo, y cumplir con ellas.

Preguntar y buscar instrucciones cuando no está seguro de alguna decisión o acción.

Reportar de inmediato asuntos o inquietudes al momento en que se den.


GRUPO SIMKA

Además de las expectativas que aplican a todos los colaboradores, quienes asuman posiciones de liderazgo tienen responsabilidades adicionales bajo este Código. •

Demostrar los más altos estándares de integridad – dar el mejor ejemplo para que otros puedan imitarlo.

Crear una cultura de cumplimiento y asegurarse de que todos los colaboradores entienden que los resultados del negocio nunca son más importantes que actuar con moralidad, con legalidad y éticamente.

Discutir los temas de moral y ética con su personal y asegurarse de que todos los colaboradores

reciban

instrucción

sobre

cumplimiento. •

Crear un ambiente en que los colaboradores se sientan libres de reportar violaciones al Código o de alguna ley aplicable.

Asegurarse de que los reportes de posibles violaciones al Código sean presentados de inmediato al Comité de Ética y Conducta.

Proteger de cualquier tipo de represalia a los colaboradores que reporten posibles violaciones y salvaguardar la confidencialidad de las investigaciones.

Las situaciones no contempladas en este Código de Ética y Conducta se resolverán aplicando los principios universales de ética.

Expectativas adicionales del liderazgo

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El compromiso del Grupo SIMKA

Las empresas del Grupo SIMKA buscan propiciar un ambiente de trabajo saludable y productivo, que canalice el potencial y la creatividad de cada uno de sus colaboradores, al tiempo que fomente la colaboración y el trabajo en equipo, respetando los derechos humanos, y los derechos fundamentales

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en el trabajo. Por esta razón, para garantizar que todos respetemos los valores y obligaciones establecidos en nuestro Código de Ética y Conducta, el Grupo SIMKA se compromete a: •

Crear y promover una cultura empresarial de integridad.

Concientizar adecuadamente al personal sobre nuestro Código.

Establecer medidas para prevenir, detectar y responder a comportamientos poco morales y éticos.

Brindar apoyo, información, asesoría y recursos a fin de asistir al personal en la aplicación del Código.

Mejorar constantemente nuestros estándares de gobernanza corporativa.

Las empresas del Grupo SIMKA operan en varios países del continente americano y nos sometemos a las leyes y los reglamentos de cada país en que operamos. Está prohibida toda conducta reñida con la ley, si en los países en que operamos las leyes permiten conductas no conformes a nuestro Código de Ética y Conducta, lo establecido en este Código prevalece. Asimismo, es obligación de las Juntas Directivas, los gerentes, conocer los lineamientos y códigos de conductas requeridos por clientes y proveedores, y traspasar la información a todos los empleados que tengan relación con los mismos.

Cumplimiento con la ley


GRUPO SIMKA

La importancia de cumplir con nuestro Código de Ética y Conducta

El cumplimiento de lo establecido en este Código nos permitirá convivir en un ambiente agradable y crear una cultura de integridad. El incumplimiento del Código, sus políticas y procedimientos puede dar lugar a medidas disciplinarias que incluyen el despido, la rescisión o no renovación de un contrato. Si se infringe este Código, la falta deberá comunicarse al Comité de Ética. Grupo SIMKA podría llegar a usar procedimientos judiciales contra personas que hayan participado o se hayan beneficiado de actos contrarios a este Código de Ética y Conducta, para recuperar daños o perjuicios.

Este Código nos permite un crecimiento sólido, sin perder la esencia de nuestra identidad

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VALORANDO A NUESTROS COMPAÑEROS Y A NUESTRO TRABAJO

N

uestros colaboradores hacen la diferencia. Quienes forman parte del Grupo SIMKA están comprometidos con sus valores, con el servicio a sus clientes y con el éxito de cada una de sus empresas. En esto nos enfocamos, respetando la dignidad personal y prohibiendo todo comportamiento que dé lugar a la discriminación, el acoso o la violencia.


La discriminación no se tolera Nuestro compromiso es respetar a todos sin distingo de origen étnico, cultura, creencias religiosas, convicción política, edad, diversidad de género, y características personales.

El acoso e intimidación no se toleran Nuestro compromiso es abstenernos de cualquier tipo de violencia laboral y comportamiento que sea desagradable u ofensivo hacia otra persona, que afecte su dignidad, su bienestar psicológico o físico y que genere un ambiente de trabajo negativo. El acoso u hostigamiento laboral es una acción prohibida dentro de las empresas del Grupo SIMKA y consiste en comportamientos abusivos, acciones o conductas violentas ejercidas por una o varias personas en el lugar de trabajo, destinadas a dañar la integridad física y psicológica de una o más personas a tal grado de desequilibrar sus fuerzas, con el propósito de destruir su reputación y perturbar el ejercicio de sus funciones o con cualquier otro propósito, causando finalmente el abandono del trabajo por las personas afectadas. Es inaceptable cualquier acción de acoso sexual, psicológico o actos inmorales, incluyendo insinuaciones sexuales verbales o físicas indeseadas en persona o por cualquier medio de comunicación, bromas con contenido sexual, acciones o gestos repetidos, coacción o amenaza para obtener favores sexuales, peticiones de favores sexuales o cualquier otra conducta física y/o verbal cuyo efecto sea la creación de un ambiente hostil, ofensivo e intimidante.

Es responsabilidad de las personas víctimas de acoso sexual o actos inmorales de cualquier índole, reportar dicha conducta de inmediato a Recursos Humanos, sin perjuicio de su derecho para interponer la denuncia ante las autoridades correspondientes.

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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

La violencia no se tolera Nuestro compromiso es proteger la integridad física de nuestros compañeros y por lo tanto el uso de fuerza que pudiese causar lesiones está terminantemente prohibido. 14

Si en nuestro lugar de trabajo llegasen a darse agresiones físicas, amenazas, extorsión y otros incidentes relacionados con la violencia, es nuestra responsabilidad ejecutar las acciones que indican las normas laborales internas y/o informar de inmediato a las autoridades competentes.

La información se protege Nuestro compromiso es proteger los datos a los que tenemos acceso como parte de nuestro trabajo, sean estos de las empresas del Grupo SIMKA o de sus colaboradores. Antes de divulgar cualquier información de las empresas, debemos asegurarnos de contar previamente con el consentimiento por escrito del jefe inmediato superior. La información recopilada en el marco de las actividades comerciales se utilizará únicamente y exclusivamente para los fines para los cuales se obtuvo. Nos comprometemos a no compartir con terceros ningún documento relacionado con el trabajo y/o que sea propiedad de la empresa o dato personal de nuestros compañeros, a menos que contemos con su autorización directa y por escrito.

La salud y la seguridad no se negocian El Grupo SIMKA se compromete a ofrecer entornos de trabajo seguros y saludables en todas las oficinas e instalaciones. Las leyes vigentes relativas a la salud y seguridad en el lugar de trabajo se consideran un estándar mínimo en todas las áreas en que las empresas del Grupo operan. Estamos comprometidos con la protección de la salud, seguridad y bienestar de los colaboradores; identificando situaciones inseguras, evaluando riesgos y eliminando peligros. Las empresas del Grupo no participarán en ninguna actividad comercial que presente un riesgo para la seguridad de los colaboradores y que no pueda ser manejado o atenuado adecuadamente.


GRUPO SIMKA

Es responsabilidad de todos el seguir las instrucciones de higiene y seguridad, además de acatar las medidas preventivas, reglamentos y utilizar los equipos de protección personal necesarios. Es también responsabilidad de todo colaborador el comunicar de inmediato cualquier amenaza potencial a la seguridad y atender a los planes, protocolos y procedimientos de higiene y seguridad industrial aplicables.

Las drogas ilícitas y el alcohol no van con el trabajo La capacidad de trabajar se ve afectada por el uso de las drogas ilícitas y el alcohol, además de afectar el entorno de trabajo, la seguridad propia y la de otros. Los colaboradores no deben verse afectados por el uso y efectos de drogas ilícitas y alcohol mientras desempeñan sus funciones. Además, es prohibido proporcionar, vender, consumir, compartir o poseer

o estupefacientes u otras

sustancias análogas ilegales en el trabajo.

Vestimenta Para las actividades cotidianas se usará una vestimenta de trabajo casual elegante, de acuerdo a las buenas costumbres utilizando el sentido común y el buen gusto. Para otras actividades programadas fuera del entorno laboral, como, por ejemplo, celebraciones, se deberá consultar con la oficina de Recursos Humanos. Igualmente se espera que todos los colaboradores mantengan una imagen profesional, y cumplan con el standard definido de vestimenta para su área, y con la utilización correcta de uniforme en los casos que aplique.

Respetamos la dignidad personal

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EVITANDO CONFLICTOS DE INTERÉS

D

ebemos asegurarnos de actuar siempre por los intereses del Grupo SIMKA y evitar todo conflicto de intereses reales, potenciales o aparentes.


Un conflicto de intereses real se da cuando el juicio, la objetividad o la independencia de una persona se afecta por una confrontación de intereses personales y deberes profesionales. Un conflicto potencial se presenta cuando existe la posibilidad razonable de que en el futuro se genere un conflicto real. El conflicto aparente se da cuando un tercero podría concluir que existe un conflicto de interés, aún y cuando este no sea real.

Es menester que todo conflicto de interés real, potencial o aparente, se reporte al jefe inmediato superior al momento de presentarse. De estimarse que, si existe un conflicto de interés, se detallaran las medidas a tomar para subsanar la situación.

Empleos secundarios y actividades incompatibles

Toda relación laboral secundaria actual o futura con otra empresa o cualquier cargo directivo en otra organización, debe ser informado al jefe inmediato superior y a Recursos Humanos. Se debe evitar llevar a cabo toda actividad que sea compatible con la finalidad comercial y el trabajo realizado para el Grupo SIMKA. Algunos ejemplos de situaciones de conflicto de interés relacionadas con empleo secundario y actividades incompatibles son: •

Participar de un empleo secundario que afecte la capacidad de cumplir con las responsabilidades de su función con el Grupo.

Conseguir privilegios especiales y beneficiarse directamente o para otros, aprovechando su posición.

Tener interés financiero, comercial o de cualquier otra índole o naturaleza en una empresa externa que mantiene o busca establecer relación comercial con empresas del Grupo.

Participar en un negocio externo o actividad financiera o de cualquier otra índole o naturaleza que compita de forma real o potencial con empresas del Grupo.

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El Grupo SIMKA permite el empleo de personas de la misma familia como de personas que mantienen 18

una relación personal con otro colaborador o colaboradora, siempre y cuando no exista un

Relaciones personales en el lugar de trabajo

conflicto de interés real, potencial o aparente por encontrarse en la misma área de trabajo o relacionada, bajo la subordinación u otros aspectos relevantes que comprometan sus actividades en el trabajo.

En caso de dudar si nuestra relación con otra persona

Una relación personal se define como dos personas

que trabaja en el Grupo

que tienen una cercanía evidente y fuera del

pudiera considerarse como

ambiente laboral como ser parentesco, y/o relación

un conflicto de interés

de pareja.

real, potencial o aparente,

Algunos ejemplos de conflicto de interés en cuanto

se debe someter dicha

a relaciones personales son:

consulta al conocimiento

Estar bajo la supervisión directa de un miembro de la misma familia o alguien con quien se mantenga una relación personal.

de Recursos Humanos o del Comité de Ética y Conducta para su resolución.

Usar el puesto para ejercer influencia sobre un miembro de la misma familia o alguien con quien se tenemos una relación personal.

Es obligación informar voluntariamente las relaciones personales que podrían generar conflicto de interés al departamento de Recursos Humanos.


ADOPTANDO PRÁCTICAS COMERCIALES ADECUADAS

T

odas nuestras actividades comerciales en todos los países en que operamos deben llevarse a cabo conforme a las leyes y reglamentos en vigor.

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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

Las conductas ilegales son totalmente prohibidas y en caso de no estar seguros sobre la interpretación de una ley o reglamento, debemos consultar con el Departamento Legal o con el Comité de Ética y Conducta. 20

Nos comprometemos a llevar a cabo prácticas comerciales competitivas y justas de conformidad con las leyes aplicables en materia de antimonopolio

Normas antimonopolio

en todos los países en que operamos. Los comportamientos que quedan prohibidos son los siguientes: •

Acuerdos con competidores para fijar precios, plazos o condiciones.

Colusión para restringir la competencia o las relaciones con los proveedores y clientes.

Dividir o distribuir clientes, mercados o territorios con otros competidores.

Acuerdos para influir en los precios de reventa establecidos por nuestros compradores.

No debemos involucrarnos en ninguna actividad que pueda percibirse abusiva o injusta. No debemos intentar obtener información sobre la competencia por medio de prácticas ilegales como

No presentar una licitación, retirar una

el espionaje industrial,

oferta de licitación o presentar una oferta de

sobornos, o robo. Debemos

licitación ficticia para dirigir la adjudicación a

evitar también realizar

otro licitador por intereses personales.

declaraciones falsas o

Cualquier actividad que sea en contra de las

engañosas sobre nuestros

leyes antimonopolio y que ponga en riesgo a

competidores o sus

la empresa.

servicios.

Normas anti soborno y anti corrupción Nos comprometemos a realizar actividades comerciales con integridad y se prohíben rigurosamente la corrupción y los sobornos en todas sus formas. No debemos, de manera directa o indirecta, aceptar, solicitar, ofrecer, prometer, otorgar, insinuar o autorizar la entrega de un soborno, comisión indebida, pago o cualquier otro elemento que pueda interpretarse como tal (regalos, obsequios,


GRUPO SIMKA

entretenimiento, empleo, viajes, contratos o beneficios de todo tipo) a un tercero a fin de influir en sus actos o decisiones, o de evitar que actúe, con la intención de obtener contratos o una ventaja indebida, u obtener una influencia excesiva sobre sus acciones. Está terminantemente prohibido realizar pagos por facilitación de servicios, por considerarse no oficiales. Sin embargo, en el caso de que por coacción no se tenga otra alternativa más que realizar un pago para protección contra un peligro inminente y grave a la seguridad o integridad, el pago solicitado no se considerará un pago por

Todos somos responsables de informarnos sobre cómo reconocer las actividades de corrupción y asegurar que no nos veamos involucrados en ese tipo de situaciones, ya sea en forma directa o indirecta.

facilitación, sino más bien un pago por extorsión, el cual podrá ser denunciado ante los órganos policiales competentes. Todo pago de tal índole realizado en circunstancias excepcionales deberá informarse de inmediato al jefe inmediato superior y al Comité de Ética y Conducta, para asegurar que la información se registre de forma precisa y que se comunique a las autoridades pertinentes.

Todo pago o transacción con clientes o proveedores, o cualquier parte interesada deberá contar con registros precisos y transparentes.

Normas de regalos y hospitalidad

No está prohibido ofrecer o aceptar regalos, viajes, comidas o entretenimiento ocasionales que no hayan sido solicitados, que sean de un valor razonable y cumplan con la ley, nuestro Código y sus políticas, así como con los procedimientos operativos estándar. Sin embargo, no debemos ofrecer, aceptar o

Queda totalmente

intercambiar atenciones como regalos, comidas o

prohibido ofrecer cualquier

entretenimiento cuando:

tipo de atenciones y/o regalos a funcionarios

un equivalente, tales como tarjetas de regalo,

gubernamentales, ya

certificados,

que éstos están sujetos a

cupones,

vales,

préstamos,

acciones, opciones de compra de acciones,

normas, reglamentaciones y leyes más estrictas.

Se ofrecen en forma de dinero en efectivo o

etc. •

Son lujosas o extravagantes.

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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

Son ofensivas, de mal gusto o violan de cualquier otra forma el compromiso con el respeto mutuo.

• 22

Infringen

alguna

ley,

reglamentación

o

regla, o violan alguna norma o política de la organización de la persona que lo recibe. •

Pueden interpretarse como una manera de influir en un proceso activo de abastecimiento o afectar una decisión comercial pendiente.

Pueden interpretarse como un soborno o una comisión indebida.

Forman parte de un acuerdo, ya sea formal o implícito, para realizar o recibir algo a cambio.

Pueden interpretarse en forma razonable como tratamiento preferencial, ya sea real o aparente, o como que generan una obligación por parte de la persona que lo recibe.

Pueden influir en la persona que lo recibe o en la empresa donde trabaja dicha persona en cualquier negociación comercial; u ocurren en forma frecuente.

Normas en relaciones con terceros Entendemos por terceros aquellas personas con las que interactuamos al hacer negocios: Clientes actuales o potenciales, competidores, proveedores actuales o potenciales, funcionarios de gobierno y socios comerciales. Debemos tratar a cada persona con la que interactuamos en forma transparente y exacta. Deseamos trabajar con otras empresas o individuos que compartan nuestros valores y altos principios de integridad, con el cumplimiento y respeto hacia las leyes. Por lo tanto, esperamos que dichos terceros adopten e implementen prácticas comerciales coherentes con nuestro Código de Ética y Conducta y cumplan con todas las leyes y reglamentos aplicables.


GRUPO SIMKA

Esperamos que toda persona con la que hagamos negocios se abstenga de incurrir en sobornos, comisiones indebidas y otras formas de corrupción. Tampoco se deben involucrar en actividades de lavado de dinero, tráfico de drogas y/o financiamiento de actividades terroristas. Debemos suspender toda relación con un tercero que actúe de cualquier manera que no sea coherente con nuestros valores y prácticas y reportar de inmediato a nuestros jefes superiores cualquier sospecha.

Normas en relaciones con nuestros socios comerciales Definimos a un “socio comercial” como todo tercero que lleve a cabo una tarea específica bajo convenio o contrato y que podrá actuar en nombre del Grupo SIMKA solamente por aprobación escrita y expresa. Ante la ley, somos responsables por los actos de nuestros socios comerciales, si hemos autorizado sus acciones en documento escrito. Por lo tanto, necesitamos asegurarnos que los individuos y organizaciones que actúen en representación de la empresa se comporten y conduzcan bajo los mismos parámetros de comportamiento y ética que rigen al Grupo

Durante la relación comercial, debemos supervisar constantemente y en forma adecuada a nuestros socios comerciales para evitar conductas indebidas.

SIMKA. Nuestra obligación comienza con el deber de seleccionar cuidadosamente a nuestros socios comerciales y asegurarnos de que compartan los mismos valores y principios comerciales.

Un “funcionario de gobierno” es un agente o empleado, o toda persona que represente o actúe en nombre de cualquier nivel del gobierno (nacional, departamental, municipal u otro), también partidos políticos, representantes de partidos políticos y candidatos a una instancia oficial. Representantes de entidades controladas o de propiedad del Estado; organismos públicos internacionales o intergubernamentales; o una persona que ocupa un cargo legislativo, administrativo, judicial o militar.

Normas en relaciones con funcionarios de gobierno

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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

Al entrar en contacto con funcionarios de gobierno somos responsables de conocer y respetar estrictamente las leyes, reglamentos o normas que se aplican al interactuar con dichos funcionarios de 24

gobierno o entidades contratistas del gobierno. En cualquier caso, debemos: •

Tratar

de

manera

honesta,

precisa

y

transparente con funcionarios de gobierno. •

Nunca ofrecer algo que sea o que parezca un beneficio personal a un funcionario de gobierno.

Nunca aceptar algo que parezca un beneficio personal de un funcionario de gobierno.

Abstenernos de dar u ofrecer algo de valor a todo tercero si tenemos motivos para creer que le será entregado a un funcionario de gobierno.

Nunca

involucrarnos

en

oportunidades

potenciales de empleo con un funcionario gubernamental actual o anterior o con alguno de sus familiares inmediatos, sin consultar previamente con el departamento de Recursos Humanos y el Comité de Ética.

Normas en cuanto a contribuciones políticas En nuestra calidad de ciudadanos, podemos participar en actividades políticas a título personal, siempre y cuando no se use el nombre, el tiempo, los fondos o los recursos del Grupo SIMKA, y sean actividades lícitas y legales. Queda prohibido solicitar contribuciones políticas de ninguna persona en su calidad de colaborador del Grupo SIMKA.

Normas para evitar involucramiento en lavado de dinero El lavado de dinero es un problema mundial con consecuencias económicas y sociales devastadoras. Todos debemos cumplir con las leyes y reglamentos anti lavado de dinero. Debemos actuar acuciosamente para evitar vernos envueltos o relacionados en actividades de lavado de dinero u otras actividades delictivas. En consecuencia,


GRUPO SIMKA

debemos aplicar el nivel apropiado de debida diligencia antes de iniciar una relación comercial con un cliente u otro tercero. Asimismo, debemos intentar reconocer y supervisar las señales de alerta potenciales que podrían ayudarnos a detectar actividades atípicas y sospechosas. Es nuestra obligación informar prontamente a nuestro jefe inmediato superior o al Comité de Ética de toda actividad sospechosa que pueda estar relacionada con lavado de dinero u otros actos delictivos.

Normas para el manejo de información privilegiada La información privilegiada puede incluir información financiera privada, cifras de ventas y ganancias, planes de pago de dividendos o nuevos financiamientos, adquisiciones, nuevos contratos importantes u otros asuntos financieros, reclamos, litigios, etc. Participar en transacciones de acciones u otros valores relacionados con el Grupo o con cualquiera de nuestros clientes, proveedores o socios en empresa conjunta —o asesorar a terceros para que lo hagan— mientras tengamos en nuestra posesión información privilegiada relacionada con dicha

Todos debemos asegurar que la información privilegiada no sea divulgada a terceros, incluidos clientes, proveedores, consultores, familiares, amigos, analistas financieros y periodistas.

empresa en particular no solo está prohibido por nuestro Código de Ética y Conducta, sino que es ilegal y puede constituir un delito penal con serias consecuencias. Además, no podemos adquirir activos (como bienes raíces) o valores de una empresa si sabemos que son objeto potencial de adquisición por parte del Grupo SIMKA.

La información es un patrimonio importante del Grupo SIMKA, y la misma debe ser manejada con la máxima responsabilidad. •

Los colaboradores deben guardar

La información clasificada e

reserva y confidencialidad de la

identificada como confidencial

información del Grupo SIMKA a la

deberá ser manejada como tal,

cual hayan tenido acceso de forma

estando prohibida de manera

directa e indirectamente. Cualquier

absoluta su divulgación.

asunto interno debe tratarse y/o resolverse dentro de las empresas del Grupo SIMKA, en las instancias correspondientes.

Cuando se utilice la información confidencial en gestiones ejecutivas de cualquier índole, esta no puede ser proporcionada a otros para ser utilizada como herramienta de negociación, ni

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para otro fin que resulte perjudicial 26

Toda información discutida en

al Grupo SIMKA. La violación de

reuniones de Junta Directiva,

este enunciado puede dar lugar a

Gerencias y niveles Corporativos

una acción judicial.

será completamente confidencial.

Cualquier dictamen o decisión que

No está permitido el uso del logo

emerja de una instancia ejecutiva,

del Grupo SIMKA, ni de ninguna

de una comunicación y órgano de

de sus empresas, en documentos,

consulta deberá ser mantenida

etiquetas, tarjetas de presentación

en secreto hasta que no se haya

u otro tipo de documento cuando

canalizado a los receptores

estos sean hechos con fines ajenos

correspondientes por los medios

al Grupo SIMKA o a las labores

oficiales.

propias del cargo que desempeñe el colaborador.

Nuestras actividades comerciales las ejecutamos de acuerdo a ley.


ADOPTANDO PRACTICAS DE GESTIร“N RESPONSABLE

N

uestra visiรณn de ser reconocidos como un Grupo Empresarial confiable a lo largo del Continente Americano, se basa en las practicas responsables que exigimos de nuestra gestiรณn y nuestro compromiso con los derechos humanos, con las comunidades en que operamos y con el medio ambiente.

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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

Responsabilidad en la gestión contable y de registros Los registros exactos, completos y confiables son esenciales, ya que facilitan la toma de decisiones, la planificación estratégica y la transparencia del Grupo SIMKA. 28

Los registros son la base de nuestros informes financieros y son necesarios para brindar información completa y veraz a nuestros accionistas y organismos regulatorios. En consecuencia, todos nuestros registros deben estar completos, ser exactos y confiables, y prepararse conforme a las leyes y reglamentos aplicables, así como a las políticas contables y de informes financieros. Todos debemos comprometernos a lo siguiente con respecto a nuestros libros y registros, independientemente de la finalidad de la información: •

Preparar oportunamente, con de la empresa, informes de ventas,

diferencia importante en los

gastos, facturas, comprobantes,

estados financieros y contables.

y otros informes.

posibles para resolver los problemas y preocupaciones que

nivel de autoridad requerido por

surjan en los informes de auditoría

nuestras políticas y procedimientos

internos y externos.

las leyes, normas y reglamentos

Ética, sobre todos los fondos o

Respaldar todas las transacciones

activos, transacciones o gastos no

con la documentación adecuada.

registrados y asientos contables sospechosos, falsos o ficticios en

Registrar las transacciones con base

nuestros libros y registros.

en un criterio sólido y fundamentos contables. •

Informar inmediatamente a Auditoría Interna o al Comité de

aplicables.

Realizar todos los esfuerzos

Realizar todas las transacciones al

operativos, y de conformidad con

Reportar de forma inmediata a los jefes superiores, cualquier

nóminas, registros de colaboradores

cuidado y honestidad los registros

No ocultar ninguna transacción, activo, pasivo, reclamo de presunto pasivo, reclamo potencial, litigación u otra información financiera de la administración, del departamento legal, o de los auditores internos y externos.

Asegurarse de que, a nuestro leal saber y entender, todos los documentos emitidos y firmados por nosotros sean exactos y verdaderos.


GRUPO SIMKA

No establecer ni mantener fondos en

Restringir el acceso a información

efectivo secretos o no registrados, u

delicada o confidencial para

otros activos para ningún propósito.

garantizar que no se divulgue, modifique, se utilice mal o destruya, ya sea de forma accidental o intencional.

Se prohíbe estrictamente el uso de fondos u otros activos para todo fin ilícito o indebido, al igual que los asientos falsos o engañosos y las cuentas bancarias no registradas creadas para cualquier fin, ya sea en relación con ventas, compras u otra actividad, y los acuerdos financieros indebidos o inusuales con un tercero, como por ejemplo la sobrefacturación y la subfacturación.

Los gerentes y directivos, así como los responsables de las funciones de mantenimiento de registros contables, deben permanecer atentos no solo para garantizar la aplicación de esta prohibición, sino también para supervisar la utilización correcta de los activos del Grupo.

Responsabilidad social empresarial Estamos comprometidos con la protección y preservación de los derechos humanos y derechos humanos fundamentales en el trabajo en cada una de nuestras empresas y en cada país en que operamos, cuidando de no ser cómplices de ningún acto de abuso a estos derechos. Como un vecino más en las comunidades en donde operamos y como parte de nuestra responsabilidad social, participamos directamente o a través de organizaciones reconocidas, en programas y actividades que promueven la integración, el desarrollo y la mejoría en la calidad de vida de las comunidades. Nuestra conducta en la comunidad refleja los valores mismos que promovemos en el Grupo SIMKA. Apoyamos la participación del personal en actividades y/o eventos que contribuyen al desarrollo de la comunidad o en asociaciones que lo promueven, siempre y cuando estas actividades no interfieran con el cumplimiento y/o desempeño de sus funciones ni el cumplimiento de este Código de Ética.

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La participación de las empresas del Grupo SIMKA puede significar presencia, asesoría, gestoría, patrocinios y donaciones otorgadas a organizaciones seleccionadas cuidadosamente en áreas en las cuales podemos marcar una diferencia. 30

Entendemos por donación una contribución financiera o en especie, con el fin de beneficiar a la sociedad o a una comunidad. Un patrocinio es un acuerdo comercial mediante el cual se realiza una contribución a cambio de derechos negociados por el Grupo para promover

Toda donación deberá estar sustentada con recibos y facturas originales.

sus actividades.

Responsabilidad con la protección del medio ambiente Nos comprometemos a proteger el medio ambiente y a realizar nuestras actividades de forma responsable. Lo lograremos todos juntos, respetando y cumpliendo las leyes, normas y prácticas de sostenibilidad; apoyando acciones de cuidado y restauración del ambiente natural. El Grupo SIMKA se compromete con el desarrollo sostenible, desarrollando todas sus actividades con un enfoque preventivo que favorezca el medio ambiente y la protección de los recursos naturales.

Adoptamos tecnologías amigables al medio ambiente para el manejo adecuado de desechos sólidos y líquidos, energía y el adecuado uso del agua.


PROTEGIENDO NUESTROS ACTIVOS

T

odos tenemos la responsabilidad, personal y legal, de proteger todos los activos de las empresas del Grupo SIMKA y asegurarnos de que no se daĂąen, roben, malgasten o que se utilicen de manera indebida o para fines ilĂ­citos.

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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

Los “activos” incluyen propiedad física e intelectual, tiempo, información y datos exclusivos y personales, oportunidades y recursos empresariales.

32

Está prohibido utilizar los activos con fines ilegales, poco éticos o indebidos, o con la intención de obtener ventajas o ganancias personales o para terceros. Siempre debemos cumplir con las leyes, requisitos internos, políticas y procedimientos operativos estándar aplicables en relación con el uso de los activos.

Recursos físicos Las instalaciones, el mobiliario, los vehículos, los equipos y demás activos de las empresas del Grupo se deben usar solo para propósitos laborales. Los ejecutivos, gerentes y todo el personal de las empresas del Grupo deben cuidar los activos de la empresa, usándolos apropiadamente y en forma eficiente. El robo, descuido, imprudencia, daño o desperdicio de los recursos de las empresas del Grupo en los casos que aplique debe ser denunciado de inmediato, al igual que cualquier sospecha de situación de robo o fraude para su investigación. Se proveen las herramientas razonablemente necesarias y adecuadas para realizar las tareas de manera eficaz, confortable y segura, por lo que es aún más importante evitar desperdicios innecesarios y el uso incorrecto de los recursos.

Recursos electrónicos Los recursos electrónicos incluyen entre otros, correo electrónico, sistemas de información y equipos electrónicos, software, internet y acceso a la red. Todas las comunicaciones electrónicas relacionadas con la actividad laboral se deben realizar a través de la dirección de correo electrónico corporativa y/o de cada empresa. Se prohíbe estrictamente el uso de direcciones de correo electrónico no corporativas para enviar y recibir comunicaciones relacionadas con la actividad laboral.

Si bien el uso personal de los recursos electrónicos se permite, siempre y cuando sea moderado y no interfiera con las obligaciones laborales del empleado, el abuso de este privilegio se considera una conducta indebida.


GRUPO SIMKA

Los recursos electrónicos brindados, son propiedad exclusiva de las empresas del Grupo SIMKA y deben usarse de manera responsable, apropiada y ética.

Los empleados deben hacer un uso responsable y productivo de los sistemas de comunicación propiedad del Grupo, como son el correo electrónico, los dispositivos móviles, el teléfono y el acceso a Internet.

33

No debemos utilizar nunca los recursos electrónicos para el intercambio, almacenamiento o procesamiento de contenido que esté prohibido por la ley (como la descarga ilegal de material protegido por las leyes de

propiedad intelectual); promueva o incite al acoso; pudiera percibirse como racista, difamatorio, discriminatorio, insultante, violento, nefasto, sexista o pornográfico; o pudiera manchar la reputación del Grupo. El Grupo SIMKA podría ejercer sus derechos de supervisión en relación con el uso de sus recursos electrónicos y se reserva el derecho de controlar y revisar el contenido que se envía, almacena y procesa en los recursos electrónicos de la empresa, tal como lo dispone la ley. Debemos mantener y fomentar la imagen adecuada del Grupo SIMKA hacia el exterior, utilizando los sistemas de comunicación de forma responsable (educación en el lenguaje, atención correcta de las llamadas entrantes, utilización de un lenguaje adecuado en los correos electrónicos, etc.).

Confidencialidad de la información Uno de los mayores activos de Grupo SIMKA es su información, por lo que tiene que ser manejada apropiadamente. El uso o distribución de información confidencial o privilegiada sin autorización, viola este Código e incluso puede ser considerado ilegal. La información confidencial perteneciente al Grupo SIMKA puede incluir, sin carácter exclusivo o limitativo: • Detalles relacionados con nuestra

empresa, clientes, precios, mercados, equipo, ventas, ganancias, cifras de informes internos, informes legales u otros asuntos en relación con nuestra empresa

Información relacionada con investigación y desarrollo.

Información técnica relacionada con nuestros productos, servicios y procesos.


CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

Información relacionada con

nuestras estrategias de marketing y servicios. 34

colaboradores y recursos humanos. •

Detalles relacionados con actuales o posibles fusiones.

Información sobre proyectos en cartera o en ejecución.

Nuevos mercados o expansiones potenciales.

Información relacionada con

Información confidencial de clientes y proveedores.

Información de cualquier índole del Departamento Legal.

Nuestra obligación de proteger la confidencialidad de la información se aplica durante el transcurso de nuestras funciones y actividades comerciales y una vez terminadas las mismas. Aun después del cese de nuestra relación laboral, las obligaciones contraídas y relacionadas a la divulgación de

Debemos prevenir la divulgación o el acceso indebido o no autorizado a dicha información confidencial perteneciente al Grupo o a terceros con los que nos relacionamos.

Información Confidencial continuarán existiendo hasta el momento en que la Información Confidencial transmitida dejare de ser Confidencial. La violación de estas obligaciones causará graves daños y perjuicios al Grupo SIMKA por lo que, en caso de incumplimiento, Grupo SIMKA se reserva el derecho de tomar las acciones legales necesarias para impedir daños y perjuicios.

Cuando por razón justificada se revele o comunique información confidencial o privilegiada a personal del Grupo SIMKA, siempre debe advertirse sobre la naturaleza de “confidencialidad”. En el caso en que se trate de terceros, debe obtenerse de ellos una Carta Compromiso de Confidencialidad.

Propiedad intelectual Los derechos de autor, marcas registradas, patentes, diseños, nombres, logotipos, invenciones, mejoras, fotos, videos, descubrimientos y cualquier otra forma de propiedad intelectual (como protocolos, procedimientos, procesos técnicos, métodos de investigación, propuestas, etc.) creados o modificados durante el transcurso de nuestras funciones o actividades comerciales son propiedad exclusiva del Grupo SIMKA. Tenemos el deber de proteger la propiedad intelectual del Grupo SIMKA. Copiar, apropiarse o destruir toda propiedad intelectual una vez finalizada la relación laboral con la empresa es ilegal. Toda la información confidencial y propiedad intelectual


GRUPO SIMKA

gestionada o manejada por el colaborador, tanto en físico como en digital, deberá de ser entregada al momento de cesar la relación comercial o laboral con el Grupo SIMKA. A pesar de que podamos considerar que durante el desempeño de nuestras funciones en la empresa contribuimos a la creación de dicho trabajo, este trabajo es propiedad exclusiva del Grupo SIMKA y no debemos usarlo para otros fines o para el beneficio de otro empleador.

Asimismo, se prohíbe estrictamente el uso no autorizado, robo o apropiación ilícita de propiedad intelectual perteneciente a terceros, incluida la información que descargamos de Internet.

Comunicación externa La comunicación externa sirve para promover la imagen y acciones del Grupo SIMKA y sus empresas. Las opiniones o información solicitadas con respecto al Grupo SIMKA y sus empresas por parte de grupos externos u organizaciones, deben canalizarse a través de la gerencia general de cada empresa. Toda solicitud recibida por parte de los medios de comunicación, incluso si se pide a modo de opinión

Los Gerentes Generales de las empresas del Grupo SIMKA son el contacto oficial para cualquier miembro de los medios que busca una entrevista, opinión o cualquier comentario.

personal, debe transferirse a la Gerencia General.

Cualquier participación de un empleado como orador en una conferencia, panel o todo otro medio de comunicación, ya sea televisión, radio, en línea, red social, medio impreso u otro que represente al Grupo SIMKA, debe ser aprobada por escrito por la Gerencia General de la empresa en la cual labore, caso contrario dichas declaraciones se tendrán por no autorizadas quedando expuesto el empleado a las acciones legales que en derecho correspondan. En el caso de que dicha participación ocurra sin haberla planificado de antemano, debe informarse a la gerencia inmediatamente es decir dentro de las 24 horas de sucedido el hecho. El Grupo SIMKA nos insta a ser embajadores de la empresa en las redes sociales; sin embargo, cuando utilicemos las redes sociales u otros medios de comunicación, no debemos divulgar información confidencial que se nos haya revelado y debemos recordar siempre nuestro Código de Ética y Conducta. Toda publicación en las redes sociales debe ser autorizada por escrito previamente por la Gerencia General.

35


36

ADMINISTRACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

E

l Código de Ética y Conducta como instrumento que regula las normas internas de comportamiento en el trabajo es aprobado por la Junta Directiva del Grupo SIMKA, quien delega su administración al Comité de Ética.


El Comité de Ética es un órgano de consulta que reporta directamente a la Junta Directiva, estará presidido por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos e integrado por un representante de cada una de las empresas del Grupo SIMKA. Es responsabilidad de las empresas del Grupo SIMKA y en

El Comité de Ética y Conducta tiene la obligación de recibir de los colaboradores toda denuncia o consulta por escrito, debidamente firmada.

particular del Comité de Ética, el mantenimiento de los estándares éticos de los colaboradores y la resolución temprana de conflictos de interés y otros asuntos que puedan violentar lo establecido en el Código de Ética y Conducta. Cuando el Comité considere que existe una situación contraria a la ética o un comportamiento impropio, la denuncia será canalizada de acuerdo a lo establecido en

el ordenamiento laboral aplicable o normas de trabajo con carácter legal que apliquen, en forma expedita y con la debida reserva del caso.

Notificando faltas al Código de Ética y Conducta Todos tenemos el deber y la responsabilidad de informar de buena fe y por escrito toda violación real o aparente a nuestro Código, así como toda infracción a las leyes, normas o reglamentos aplicables, o toda situación de conducta inadecuada o presión que comprometa los estándares éticos de la empresa. Sujeto a las leyes locales, el hecho de no informar algún asunto puede suscitar

Corresponde a cada uno de nosotros asegurar que todos respetemos los valores y el Código de Ética y Conducta del Grupo SIMKA.

medidas disciplinarias, incluido el despido. Si nos vemos implicados en una situación o nos enteramos de algún hecho que constituye o podría constituir una violación a nuestro Código o a sus políticas implícitas, debemos informarlo inmediatamente a través de cualquiera de los recursos a continuación: nuestro jefe inmediato superior; el departamento de Recursos Humanos; representante del Comité de Ética.

Si prefiere puede usar el buzón para reportar eventualidades y escribir a etica@gruposimka.com

37


38

El Comité de Ética nombrado por la Junta Directiva del Grupo SIMKA, a la fecha de emisión de este Código de Ética y Conducta, está conformado por: • Recursos Humanos Corporativo (un miembro) • El encargado de Recursos Humanos de la Empresa según el caso • Analista Financiero Corporativo (un miembro) • Auditor Corporativo Los miembros del Comité estarán en sus cargos por un

Los representantes del Comité deberán ser personas honorables e íntegras.

periodo de dos años. Es potestad de la Junta Directiva nombrar o remover a los miembros del comité cuando lo considere oportuno. En caso de renuncia o separación del vínculo laboral de uno de los miembros, la Junta Directiva nombrará a su reemplazo.

El Comité de Ética analizará los casos por Empresa y en caso de ser necesario RH Corporativo elevará los mismos a nivel de los Miembros de la Junta Directiva. Cada 3 meses se programarán reuniones ordinarias entre los miembros Corporativos de Recursos Humanos del Grupo y los Encargados de Recursos Humanos de cada Empresa y cada 6 meses con los Gerentes Generales de las Empresas. Cualquier inquietud que surja o informe que se presente será tratado con la más estricta confidencialidad, y la persona que informó el asunto de buena fe y de manera fidedigna será protegida contra toda forma de represalia, discriminación o sanción.

Se prohíbe estrictamente la toma de represalias contra todo individuo que, de buena fe, informe una violación —real o aparente— a nuestro Código, así como toda violación a las leyes, normas o reglamentos aplicables. Si consideramos que hemos sido objeto de una represalia, debemos denunciarla de la misma manera que denunciaríamos cualquier otra violación. En caso de tener una inquietud sobre nuestra obligación de denunciar o sobre represalias, comuníquese con el Comité de Ética.


Investigación de violaciones al Código de Ética y Conducta El Comité de Ética se encargará exclusivamente de

El Grupo SIMKA toma con mucha seriedad toda conducta indebida y asume que todas las inquietudes e informes presentados se harán de buena fe y son legítimos.

llevar a cabo las investigaciones cuando se realicen acusaciones de conductas potencialmente ilegales o poco éticas y utilizará técnicas de investigación reconocidas en virtud de los protocolos y procedimientos

internos

autorizados

por

la

autoridad laboral competente. Esto garantiza la calidad y la integridad del proceso de investigación. Las investigaciones se llevarán a cabo con absoluto respeto, discreción y privacidad, y serán

confidenciales en la medida en que lo permita la ley y conforme a la necesidad de investigar plenamente el asunto. El Comité de Ética guardará toda la documentación de respaldo y su manejo se hará con la debida reserva, la misma no podrá ser divulgada por las personas involucradas en la dirección del proceso y la misma será considerada como información confidencial. Nosotros, como colaboradores de Grupo SIMKA, también debemos mantener confidenciales nuestras conversaciones con el Comité de Ética. Si el Comité de Ética descubre actividades delictivas u otro tipo de actividad inadecuada, es posible que el Grupo esté obligada a denunciarlas al gobierno o a las autoridades correspondientes encargadas de la aplicación de la ley. Todos debemos colaborar plenamente, de manera veraz y honesta con el Comité de Ética, y con Recursos Humanos, y proporcionarles todos los documentos e información que nos soliciten. No debemos dificultar, obstaculizar o demorar ninguna investigación interna. El hecho de no colaborar se considerará obstrucción a la investigación los cual puede suscitar medidas disciplinarias, incluido el despido.

Cualquier persona que sea sujeto de acusaciones se debe considerar inocente a menos que los hechos descubiertos durante la investigación indiquen lo contrario.

39


El Comité de Ética recomendará con prontitud acciones y emitirá una resolución para Junta Directiva quien determinará si procede o no continuar con el procedimiento disciplinario establecido. La Junta Directiva notificará al Comité de Ética su decisión. En caso de proceder, el Comité de Ética enviará la resolución a la oficina de Recursos 40

Humanos de la empresa relacionada con el caso específico para la aplicación o resolución del caso,

Cumplimiento y medidas disciplinarias Las normas y disposiciones del presente Código de Ética y Conducta son de cumplimiento obligatorio para todo el personal. Para la aplicación justa de medidas disciplinarias se considerará cada caso específico en apego estricto al ordenamiento laboral y las normas internacionales del trabajo aplicables. Las oficinas de Recursos Humanos podrán consultar con el Departamento Legal, sobre la aplicación del ordenamiento laboral aplicable para cada caso que le haya sido remitido por el Comité de Ética para su manejo en tiempo y forma. Las normas y disposiciones contempladas en el presente Código de Ética y Conducta pueden ser modificadas o actualizadas por el Grupo SIMKA cuando sea requerido.

Este Código tendrá vigencia a partir de la fecha de su publicación por medios impresos y/o electrónicos, y deberá ser revisado al menos cada tres años.


41

GLOSARIO

P

ara ganar la mayor claridad y practica de este Código, a continuación, se presentan explicaciones de algunos de los términos utilizados en el documento.


Activos

organización, a la que podemos concebir como

Conjunto de bienes, recursos, propiedad intelectual o derechos de los que disponen las 42

integrada por una red interna de proveedores y clientes.

empresas para su funcionamiento.

Conflicto de interés

Auditoría Corporativa

Una situación en la que se podría cuestionar

Es la función de velar por el mejoramiento de los sistemas de todas las empresas del Grupo. Se involucra activamente en la evolución, implementación y revisión de los métodos internos, los métodos de reducción de costos, los controles financieros internos, las políticas, y la promoción efectiva de la gobernabilidad corporativa. La Gestión de Auditoría comparte información y mejores prácticas entre las empresas y las unidades, ayudando al Grupo a mantenerse actualizado con el rápido cambio de escenario en los negocios y su continuo crecimiento.

una relación cercana a usted reciba beneficios incluidos

en

en razón de una influencia inadmisible, sea ésta potencial, percibida o real, y de carácter personal, financiero o de otra naturaleza. Comité de Ética Un comité de ética es el órgano institucional que las empresas constituyen para impulsar de modo sistemático una cultura organizacional favorable con la ética y la moral. Las funciones de un comité de ética pueden clasificarse en proactivas y reactivas.

son:

Cualquier acción en que usted o alguien con no

en el cumplimiento de sus responsabilidades

Las funciones proactivas de un comité de ética

Beneficios personales impropios

personales

la imparcialidad de un miembro del personal

el

Grupo, el compromiso de la alta dirección

acuerdo

con el cumplimiento de altos estándares

contractual, aprovechando en secreto los

éticos.

activos, recursos o información del Grupo y sus empresas.

contenido de los Principios Básicos de la

Persona natural o jurídica que realiza la que al hacerlo sostiene las operaciones de las

empresa. •

colaboradores.

las utilidades de los accionistas.

Es aquel miembro de la organización, que recibe el resultado de un proceso anterior en su flujo de trabajo, llevado a cabo en la misma

Diseñar las estrategias y campañas de formación y capacitación ética para los

empresas, genera los ingresos del personal y

Cliente interno

Diseñar las estrategias y campañas de comunicación o divulgación sobre el

Cliente

transacción comercial denominada compra; y

Hacer explícito de acorde a la cultura del

Dar reconocimiento, del modo oportuno, a las buenas prácticas de colaboradores.

Las funciones reactivas de un comité de ética son:


Diseñar el sistema de recepción de

‘maneras de hacer las cosas’, creencias,

reportes de malas prácticas.

valores, políticas, normas e instituciones

Gestionar

los

reportes

de

malas

prácticas de tal manera que se sancione lo sancionable con el objetivo de que los

colaboradores

perciban

apoyo

institucional ante sus quejas. •

que afectan la manera en que una empresa persigue los objetivos hacia los que sus fundadores y dueños quieren dirigirla. Refleja la manera en que, buscando la armonía entre la propiedad y la dirección, esa corporación define el tipo de relaciones de poder que quiere

Dirigir las investigaciones que sean

establecer con sus stakeholders (públicos o

necesarias en casos de alto impacto

grupos vinculados). Es también un espejo de

mediático y/o legal.

la manera como se visualizan, se planifican, se

De la enumeración anterior se pueden intuir

dirigen, se ejecutan, se controlan, se mejoran

dos cosas: que los Principios Básicos por sí

los procesos de la compañía en la búsqueda del

mismo no logran nada en la empresa si no

éxito empresarial.

existe un órgano como el Comité de Ética; y

Leyes antimonopolio

que el Comité de Ética tiene un papel crucial en el fortalecimiento del clima y de la cultura organizacional.

Son el cuerpo de ley que prohíbe el comportamiento anti-competitivo (también conocidas como monopolios u oligopolios)

Corrupción

y prácticas de negocio que son injustas.

La corrupción empresarial se refiere a delitos y

Estas leyes fueron creadas para fomentar la

faltas cometidas por una empresa o personas

competencia del mercado.

que están ligadas a una empresa y que se

Medios de comunicación electrónica

amparan en su relación con ella.

Medios electrónicos que se utilizan en la

Departamento legal

empresa para lograr comunicación externa

La finalidad del Departamento Legal es atender

e interna. Entre los medios más utilizados

los asuntos legales que surjan respecto a las

actualmente se encuentran las computadoras,

actividades de las empresas del Grupo, a sus

las tabletas electrónicas y los teléfonos

normas internas, y a su relación con otras

inteligentes. Todos ellos sobre la plataforma del

entidades. El Departamento Legal cumple sus

internet y utilizando numerosas aplicaciones

objetivos proveyendo servicios de asesoría

de escritura, audio y video.

legal, consultas u opiniones en materia laboral,

Mercados

de representación en litigios y en negociaciones, y en la elaboración de documentos legales y actualización de los mismos.

Los mercados están formados por todos los clientes potenciales que comparten una necesidad o deseo especifico y que podrían

Gobernanza corporativa

estar dispuestos a tener la capacidad para

Es el conjunto de fines, procesos, costumbres,

realizar un intercambio para satisfacer esa

43


necesidad o deseo. Los mercados, desde el punto de vista del mercadeo pueden ser delimitados geográficamente, por perfil, por poder adquisitivo o por otras variables. 44

No represalias

Son

todos

aquellos

elementos

que

se

requieren para que una empresa pueda lograr sus objetivos, entre ellos se cuentan los recursos humanos, los recursos financieros, los

Compromiso del patrono de no despedir, amenazar o discriminar contra un miembro del personal por ofrecer o intentar ofrecer, verbalmente

Recursos

o

por

escrito,

cualquier

testimonio, expresión o información sobre el incumplimiento de los Principios Básicos del Grupo. Siempre y cuando se haga por los canales apropiados y sin ánimos difamatorios o conflictivos. Patentes Derecho exclusivo que concede el Estado para la protección de una invención. La patente da a su titular el derecho exclusivo a impedir que terceras personas exploten comercialmente la invención protegida durante un período limitado de tiempo, a cambio de revelar la invención al público. Procesos empresariales

recursos materiales y los recursos técnicos o tecnológicos. Redes sociales Son sitios de internet que permiten a las personas conectarse de manera virtual, y compartir

contenidos,

comunidades

sobre

interactuar, intereses

crear

similares:

trabajo, lecturas, juegos, amistad, relaciones comerciales, etc. Resolución Es un acto administrativo emitido por el Comité de Ética sobre asuntos sometidos a su conocimiento, ya sea por vía de denuncia o consulta. Estas resoluciones serán exclusivamente del conocimiento de las Jefaturas de Recursos Humanos de las empresas quienes podrán someterlas a su consideración.

Los procesos de gestión empresarial son formas de hacer negocios o mejor dicho son métodos para hacer negocios. Se trata de un

Soborno

flujo de trabajo que consiste en un conjunto de

Acto de corrupción por el cual una persona

actividades y tareas que están relacionadas y

entrega dádivas a un funcionario, servidor

que producen un resultado deseado.

público o privado para que, fuera de los cauces

Propiedad intelectual

legales, ejecute prestaciones en su beneficio. En su forma más simple, un soborno es una

Un bien económico generalmente inmaterial,

transacción ilegal en la que alguien abusa de su

aunque pueda estar asociados a productos

posición para obtener un beneficio personal.

físicos, recogido en la mayor parte de legislaciones de los países y sujeto a explotación económica por parte de los poseedores legales de dicha propiedad.


Agradecemoos a nuestros colaboradores el acompañarnos en el proceso continuo de la implementación de nuestro Código de Ética y Conducta.


Código de Ética y Conducta | GRUPO SIMKA  

Publicado el 15 de mayo.

Código de Ética y Conducta | GRUPO SIMKA  

Publicado el 15 de mayo.

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