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TALLER UNIDAD UNO

JUDITH ALEJANDRA CUELLAR QUIROGA

TUTORA LUZ MARINA ARIAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA GESTIÓN DOCUMENTAL I G1 BOGOTÁ 2012


1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. Gestión documental: Es un conjunto de actividades y normas técnicas en archivística, con el fin de mantener organizada, ordenada y conservada la documentación generada y recibida por las empresas, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. 2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. Documento: También conocido como (RECORDS) es aquel testimonio que contiene una información, para uso de su actividad diaria o aspectos legales. El cual fue creado o recibido por personas naturales o jurídicas; elaborado en cualquier tipo de soporte como lo es: Piezas textuales (manuscritos, libros, periódicos, etc.), Piezas no textuales (dibujos, grabados, mapas), Piezas audiovisuales (películas, discos, cintas y fotografías, entre otros). Documento de archivo: Es un testimonio que contiene una información la cual puede ser administrativa, fiscal o legal, científica, económica, histórica o cultural, se genera de acuerdo a sus funciones y actividades. No importa cuál sea su soporte y es generada por una persona natural o jurídica, entidades públicas o privadas. 3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? LEY 594 DE 2000 (julio 14): por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. 4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos” 5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.


OBJETIVO GENERAL Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

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Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.

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Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución.

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Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas, impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.

6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental. Los aspectos que se deben considerar son: •

Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración.

Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original.

7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden.


Es importante adoptar las Tablas de Retención Documental porque son un elemento necesario en la Gestión documental y son un instrumento archivístico, el cual permite la racionalización de la producción documental y determinar el ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de cada entidad. Comprende de cinco etapas: 1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. -

Compilación de la información institucional teniendo en cuenta: estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

-

Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada, comprende:

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Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

-

Identificación de los valores primarios de la documentación: administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

-

Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

-

Establecimiento de los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase del archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.

-

Valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.


-

Determinación del destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación: Incluye los siguientes pasos:

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El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de introducción y anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración.

-

El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta avalando la propuesta.

-

Las Secretarías Generales de las entidades oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

4. Aplicación.

-

Una vez sean aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad.

-

La unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad para la aplicación de la TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.


-

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

-

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.

-

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se destruirán y se dejará constancia en acta, suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y de la dependencia respectiva.

5. Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental.

-

La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento, en el corto plazo, para atender las modificaciones

suscitadas

por

cambios

en

los

procedimientos,

reformas

organizacionales y funciones.

-

Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

Al aplicar la Tabla de Retención Documental con cada una de sus etapas de una forma correcta se estará garantizando una organización correcta en los archivos, donde se podrá obtener una búsqueda rápida y sus documentos siempre estarán conservados. 8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. Un programa de Gestión documental es importante para una empresa porque, permite un manejo ordenado y eficiente en el flujo de la información, tanto la que ingresa, como la que se genera en ella misma. Donde sí se tiene el proceso correspondiente que es:


producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos, de igual forma el uso de las TRD; se tendrá un ahorro de dinero, se evitara tener problemas legales y el acceso a la información será de una forma rápida, con la seguridad que los documentos siempre estarán conservados y custodiados. Ventajas: -

Evita tener documentos innecesarios o que no ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.

-

Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.

-

Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura e historia de un país o una entidad.

-

Reducción del tiempo de consulta.

-

Mejora de atención a los clientes.

-

Previene demandas legales.

-

Reducción de espacio y conservación de los documentos.

-

Seguridad en los documentos.

9. Revise

el

documento

“conceptualización

de

un

programa

de

Gestión

Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. Norma

Explicación

Artículo 74. Todas las personas tienen De acuerdo a este artículo 74, es necesario derecho a acceder a los documentos que todas las empresas públicas manejen públicos salvo los casos que establezca la un Programa de Gestión Documental,


ley.

utilizándolo de forma adecuada cada uno de sus pasos. Pues en cualquier momento algún ciudadano puede requerirlo. Es necesario que se sepa dónde está y se encuentre en buen estado.

Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología,

Este artículo es de gran ayuda, pues

medios técnicos, electrónicos, informáticos diariamente en cada una de las empresas y telemáticos en la administración de se generan y reciben gran cantidad de justicia. Los documentos emitidos por los documentos; por ejemplo: al tenerse la citados medios, cualquiera que sea su oportunidad de usar la tecnología como es soporte, gozarán de la validez y eficacia de

la

digitalización

aplicando

todos

los

un documento original siempre que quede

parámetros legales. Se reducirán espacios,

garantizada su autenticidad, integridad y el sus búsquedas se podrán realizar de una cumplimiento de los requisitos exigidos por forma más rápida, se podrá transmitir la las Leyes procesales.

información a más de una persona, con la debida autorización.

Artículo 8. “Es obligación del Estado y de En los archivos se encuentra un pasado y las personas de proteger las riquezas un presente, tanto de cada persona como culturales y naturales de la Nación”.

de una nación; por lo tanto si se maneja un Programa

de

Gestión

adecuado,

se

garantizara

documento

estará

bien

Documental que

cada

conservado

y

ubicado de acuerdo a su clase, lo cual permitirá proteger la cultura de la nación . Artículo 15. “Todas las personas tienen Cuando

se maneja

un

Programa de

derecho a su intimidad personal y familiar y Gestión Documental y se sigue cada paso a su buen nombre, y el Estado debe se podrá obtener una base de datos, de tal respetarlos y hacerlos respetar.

forma se tendrá el conocimiento que clases de documentos se encuentran y que personas tienen derecho acceder a estos. Es donde se podrá tener derecho a la intimidad de su información. Y no permitir que cualquier persona la mire, sino que se


empiezan a tener unos parámetros para su consulta. Artículo 27. “El Estado garantiza las

Los archivos son un excelente lugar para la

libertades de enseñanza, aprendizaje,

enseñanza e investigación, pues en ellos

investigación y cátedra”.

se encuentra información valiosa. Por ejemplo: toda la historia de cómo ha evoluciona

Bogotá,

donde

no

se

encuentran solo escritos; sino también videos y fotografías. Es donde nace la necesidad de conservar y tener bien organizados las unidades de información.

10. Investigue

los derechos de los ciudadanos

sobre la privacidad de los

documentos. -

En el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia dice: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. -

En la Declaración Universal de derechos humanos en el Artículo 12 dice “Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su


correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques” Aunque la ley es clara sobre los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos; en muchas ocasiones no se cumplen por el avance de la tecnología como lo es el internet y los medios de comunicación como lo son los periódicos, noticieros entre otros. Es donde se tiene la necesidad de mantener la seguridad de los documentos y la integridad de las personas especializadas en el manejo de los archivos.


WEBGRAFIA

Archivo General de la Nación. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1264 (Consultado: mayo 03 de 2012).

Declaración Universal de Derechos Humanos. Disponible en: http://www.un.org/es/documents/udhr/index.shtml(Consultado: mayo 05 de 2012).

Constitución Política de Colombia. Disponible en: http://www.banrep.gov.co/regimen/resoluciones/cp91.pdf(Consultado: mayo 06 de 2012).

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN. Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental. Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia. 2006. p. 22 -28


Programa de Gestion Documental