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Principios Archivísticos

DEFINICIONES Y SIGNIFICADOS Jorge Yépez


IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS • • • • •

Personas y familias; Para la administración y gestión institucional; El Estado y el desarrollo socioeconómico; La comunidad; El fomento de la cultura y la identidad nacional;

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LA ADMINISTRACION Y GESTION INSTITUCIONAL • Expresa el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. • Memoria institucional. • Toda empresa recurre a los documentos como: antecedentes; verificar cumplimiento de procesos y trámites; proyectos cumplidos o pendientes; llevar a cabo investigaciones; tomar decisiones; demandas de orden legal, administrativo, fiscal o ciudadano, es decir contribuye a la eficiencia administrativa.

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ESTADO Y DESARROLLO SOCIOECONOMICO

• Los archivos son fundamentales para la administración pública y social de los gobiernos; • Favorecen la participación ciudadana, la transparencia, la rendición de cuentas, la lucha contra la corrupción, mayor eficacia y menor vulnerabilidad del Estado; • Constituyen centros de información que fortalecen la implementación de estrategias de los planes nacionales de desarrollo;

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ESTADO Y DESARROLLO SOCIOECONOMICO

• Facilitan el conocimiento y los antecedentes sobre políticas, planes, programas e inversiones de desarrollo nacional;

• Posibilitan la toma de decisiones acertadas, con bases sólidas, sobre población, sectores productivos: industria, comercio, agricultura, bienestar, asistencia social, salud, educación, etc.; • Registro de relaciones, acuerdos, convenios y tratados internacionales.

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LA COMUNIDAD

• Archivos organizados documentan los derechos y los deberes de las personas y las organizaciones; • Las personas desde su nacimiento y en el transcurso de su vida generan documentos con mayor valor e importancia; • En las entidades, su creación, existencia, transacciones, desempeño y desaparición son demostrables por medio de documentos.

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LA CULTURA Y LA IDENTIDAD NACIONAL • Los archivos documentan la vida de las comunidades y de las naciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras comunidades, pueblos y naciones. • Son parte esencial del patrimonio cultural de la Nación, sustentan su identidad, permiten conocer las raíces, registran la experiencia colectiva de la comunidad. • Conservan los registros de las expresiones creativas y artísticas.

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ARCHIVO •

Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas y privadas, al servicio de la gestión administrativa, la investigación y la cultura; La institución donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la investigación, la información y la cultura; El local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

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DOCUMENTO • Es el testimonio de la actividad del hombre, registrado de forma perdurable en cualquier tipo de soporte físico. • La combinación de un soporte físico y la información registrada en él; • Desde el punto de vista archivístico, el documento nace como producto natural de la actividad administrativa de una entidad, se constituye en pieza única que sirve como testimonio e información que puede ser utilizado como prueba o fuente de investigación.

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CLASES DE DOCUMENTOS

• Soporte físico; • Por la forma como se grabó la información; • Por el contenido o atributo administrativo.

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SOPORTE FISICO

• Objeto o material sobre el cual o en el cual se encuentran fijados los datos (piedra, madera, arcilla, pergamino, papiro, papel, vinilo, cintas y discos magnéticos, películas fotográficas, CD’s, etc.)

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FORMA DE GRABAR LA INFORMACIÓN

• Por la forma de grabar la información sobre el soporte escogido: – Manuscritos; – Tipografiados; – Legibles por máquina (computadora).

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CONTENIDO O ATRIBUTO ADMINISTRATIVO

• Documentos dispositivos o sustantivos; • Documentos testimoniales; • Documentos facilitativos.

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DOCUMENTOS DISPOSITIVOS

• Aquellos apegados a misión, visión y objetivos institucionales. • En ellos las autoridades expresan una voluntad que debe ser cumplida , tales como leyes, decretos, sentencias, ordenanzas, acuerdos, resoluciones, normativas, reglamentos, etc. • Producto de la especialidad misma de cada entidad, es decir son productos específicos de dicha institución.

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DOCUMENTOS TESTIMONIALES

• Los que se aceptan legalmente como prueba de un hecho, tales como escrituras, actas, nombramientos, certificados, contratos, convenios, expedientes administrativos, expedientes judiciales.

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DOCUMENTOS FACILITATIVOS

• Son aquellos de carácter administrativo comunes a cualquier institución y que cumplen funciones de apoyo, tales como permisos, autorizaciones, contables, tesorería, formularios, etc.

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EXPEDIENTE: PIEDRA ANGULAR ACTUACION ADMINISTRATIVA

• Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados, orgánica y funcionalmente, por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. • Se forma mediante la agregación sucesiva de cuantos oficios, memorandos, pruebas, informes, extractos, resoluciones, acuerdos, notificaciones y demás documentos simples deban integrarlos.

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SERIE DOCUMENTAL

โ€ข Conjunto de expedientes orgรกnica y funcionalmente relacionados, establecido conforme al principio de procedencia, con especial atenciรณn a las funciones, organizaciรณn administrativa y estructura de la oficina o instituciรณn implicada.

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FONDO DOCUMENTAL

โ€ข Conjunto de documentos de toda naturaleza acumulados por una instituciรณn, en el ejercicio de sus actividades y funciones.

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DOCTO

DOCTO

DOCTO

DOCTO

EXPEDIENTE

SERIE

FONDO

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SISTEMA DE ARCHIVOS • Conjunto de normas y medios que participan en la gestión, seguimiento, coordinación y auditoría de los programas para la organización, tratamiento, conservación y difusión de la documentación oficial de una institución.

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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

โ€ข Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen hasta que se decide su eliminaciรณn o conservaciรณn permanente.

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VALOR DEL DOCUMENTO

• Valor primario; – – – – –

Valor administrativo; Valor fiscal; Valor financiero; Valor legal; Valor informativo;

• Valor secundario – Valor histórico;

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VALOR PRIMARIO

โ€ข Aquel que va unido a la finalidad inmediata para la cual el documento ha sido creado, es decir para la instituciรณn o administraciรณn que lo creรณ y sus administrados o clientes.

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VALOR ADMINISTRATIVO

โ€ข Aquel que posee un documento para la administraciรณn de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades.

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VALOR FISCAL

• Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.

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VALOR FINANCIERO

• Aquel que sirve de prueba de transacciones financieras, presupuesto, tesorería y contables. • Aquel que poseen algunos documentos con valor monetario, bienes valores.

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VALOR LEGAL

• Aquel que tienen los documentos como testimonio ante la ley.

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VALOR INFORMATIVO

• Aquel que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la organización y que también puede ser testimonio de la memoria colectiva (Ej: registro oficial, códigos, leyes, etc.)

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VALOR SECUNDARIO

โ€ข Aquel que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histรณrico e informativo.

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VALOR HISTORICO

โ€ข Aquel que posee el documento como fuente primaria para la investigaciรณn, la historia, la cultura y la identidad nacional.

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Mayor información

Hugo Carrión G. IMAGINAR -Centro de Investigación para la Sociedad de la Información, el Conocimiento y la Innovación. Quito-Ecuador Teléfono: +593-2-2400937 Fax: +593-2-3262733 Móvil: +593-9-9845135 Skype: hcarrion Website: www.imaginar.org Email: hcarrion@imaginar.org

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