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PRESUPUESTO DEFINICION DE PRESUPUESTO: Se le llama presupuesto al cálculo y negociación anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual.1 Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. CONCEPTO DE PRESUPUESTO: Es una herramienta que permite hacer un estudio anticipado de las distintas áreas de una organización para planear su crecimiento o de una familia para cumplir sus metas.

USUARIOS INTERNOS

El enfoque contemporáneo de sistemas se concentra en la interdependencia de las partes de una organización y la interdependencia de la organización con el medio ambiente.

La información interna es suministrada por las diferentes áreas funcionales:

Ventas: Se encarga de suministrar la información referente a los ingresos previstos para el período que abarca el presupuesto,


comprende los ingresos ventas a crédito y contado.

por

Producción: Los costos y gastos incurridos en la producción de bienes o servicios a producir durante el período presupuestario. Mano de Obra Directa, Mano de Obra Indirecta, Materiales Directos e Indirectos, Costos de Mantenimiento de los equipos y otros.

Compras: Las inversiones en equipos, materia prima, materiales y otros requeridos para llevar a cabo la producción prevista.

Finanzas: Suministra la información relacionada con los bienes de capital a invertir durante

el período que se está presupuestando e intereses pagados por capitales obtenidos en préstamos.

Investigación y Desarrollo: Erogaciones a efectuar durante el período correspondiente para la investigación y desarrollo de nuevos productos y/o nuevos mercados con el fin de contribuir con el crecimiento de la empresa.

La información externa la toma la empresa de las variables macroeconómicas imperantes en el país, tales como: la tasa de inflación, las fluctuaciones en los intereses bancarios, el valor del dólar, las fortalezas y debilidades de la competencia y otras.


BALANCE HISTORICO

AYER

BALANCE HISTORICO

H O Y

Hechos históricos reales que fueron o sucedieron

PLANES: CONDICIONES ECONOMICAS FUTURAS

MAÑANA

Hechos deseados que queremos que sucedan

Atua la contabilidad como sistema de acumulación e información de hechos económicos

Aparece el presupuesto empresarial ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS Sintetizamos aquellos hechos que deseamos que sean en unos estados financieros proyectados

La información real se resume en estados históricos financieros

Lo que esperamos suceda puede modificarse

Lo que paso es irreversible o modificable

HISTORIA

BALANCE PROYECTADO

PRESENTE

FUTURO


PRESUPUESTO VS AREAS FUNCIONALES:

· Ventas mercadotecnia

y

· Operaciones, compras y tecnología · Organización personal

y

· Informática, contabilidad y finanzas

Además, existe una quinta función coordinadora de las otras, la función de la dirección general que realiza la administración estratégica de la organización. Estas funciones pueden ser vistas como parte de un proceso de varios pasos: Esta función implica: - Obtener información sobre el mercado. - Segmentarlo en grupos de clientes homogéneos y decidir cuáles son los mercados o segmentos objetivos que la organización busca atraer. Crear una mezcla de mercadotecnia: la combinación de variables que la empresa establecerá para satisfacer a su

mercado meta (la mezcla de mercadotecnia consiste de cuatro elementos fundamentales, llamados las cuatro “pes” (P) de la mercadotecnia: el producto o servicio que se va a vender a los clientes, el precio al que se venderá este producto, la promoción y publicidad que se realizará, la distribución (place en inglés) que indica dónde se venderá el producto. La mezcla de mercadotecnia busca posicionar el producto en la mente de los consumidores en términos de sus características y otras variables que le son importantes en comparación con los productos y servicios de la competencia.


PRESUPUESTO VS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS:

El control presupuestario es la manera de mantener el plan de operaciones dentro de los límites preestablecidos. Al comparar resultados reales con los presupuestados, determina variaciones y suministra a la administración elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas.

cada una de sus etapas o funciones. Prácticamente no podrá realizarse ninguna labor en la empresa, si antes no se define cómo, por Qué o para qué se efectúo y si no se cuenta con los recursos suficientes para ejecutarla.

La figura anterior nos muestra que las etapas de planeación y control, como funciones de la gestión administrativa, se concretan en el proceso de elaboración de un presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la dirección, permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos. Por lo regular el proceso administrativo y gerencial no es estático; es activo, dinámico, siempre cambiante, cíclico y acorde con las circunstancias del entorno. El presupuesto actúa en

Ventajas del presupuesto: 1-Presiona a alta gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos la empresa.

que

la

de

2-Es un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de

una organización para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la empresa. 3-Facilita la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía


4-Ayuda a mayor eficiencia en operaciones

lograr las

5-Obliga a realizar un autoanálisis periódico

Limitaciones de los presupuestos: 1-Están basados en estimaciones. 2- Debe ser adaptado a los cambios de importancia que surjan. 3- Su ejecución no es automática. 4- No debe tomar el lugar de la administración. 5- Toma tiempo prepararlos.

y

costo

6- No se deben esperar resultados inmediatos.


Objetivos del presupuesto: 1-Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes. 2-Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. 3-Coordinar y relacionar las actividades de la organización. 4-Lograr los las operaciones

la

de

Propósitos del presupuesto:

ganancias

Unos de los elementos más útiles del control presupuestario es la oportunidad que ofrece para poder realizar una evaluación o síntesis critica del funcionamiento y rentabilidad de cada área funcional de la empresa. Las presiones diarias a las que se ve sometido el gerente de una empresa no le permite realizar un seguimiento coherente de la marcha del presupuesto. Por esta razón hay que potenciar la participación de todos los responsables de la gestión para un correcto seguimiento y supervisión de la política presupuestaria de la empresa.

De todo ello podemos deducir que el control presupuestario tiene cuatro propósitos específicos:

El principio de delegar la responsabilidad para el control de los costes, permite a la dirección un mayor conocimiento de la forma en la cual se utilizan los recursos disponibles. Si cada director de departamento es consciente de su participación y responsabilidad en los presupuestos, será el mejor sistema para conocer el equilibrio de la política de inversiones y de

de

resultados

empresa.

1) Es una herramienta de planificación para los directores de empresa. 2) Determina que recursos son necesarios disponer y en que invertirlos para lograr los mejores resultados. 3) Es un método que integra los esfuerzos de los componentes de cada centro presupuestario de costes. 4) Los directores de empresa pueden adaptar sus planes respecto a los resultados y las alternativas a introducir como factor correctivo para su obtención. Estos presupuestos están preparados de forma que sirven para ejercitar el control sobre los gastos financieros y de forma desglosada, deben incluir los puntos de gastos en los cuales los gerentes puedan ejercitar su control dentro de un periodo de tiempo determinado. El proceso de


planificación presupuestario tiene cinco fases bien definidas: 1) Preparar los presupuestos de venta basados en los estudios de mercado y utilizando las previsiones de venta del equipo comercial y cualquier otro dato o conjeturas de la Dirección Comercial. 2) Calcular las tarifas de precios de los productos en función de las ventas esperadas y los costes de distribución que deberemos asumir. 3) El departamento de producción informará si los equipos y la mano de obra, disponibles y/u obtenibles pueden respaldar los niveles de venta programadas. 4) Evaluar las inversiones económicas necesarias en función de la política de inversiones y de ganancias de la empresa. 5) Someter estas propuestas a la Dirección General para su aprobación definitiva o la introducción de algunos criterios discrepantes o diferentes en su apreciación. Es necesario comenzar el proceso evolutivo de la empresa con objetivos bien definidos y planificados correctamente y como

COMO SE CLASIFICAN

COBERTURA

retornará a la empresa el capital invertido o cual serían las ventas mínimas a alcanzar a partir de la cual la empresa empieza a ganar dinero o una combinación de dichas medidas. Deberemos dejar claro que los presupuestos son el conjunto de las opiniones de los responsables involucrados en esos presupuestos. Sin embargo, sigue siendo un requisito previo para cualquier proceso de planificación, ofrecer un modelo de cálculo y control permanente que garantice plenamente el cumplimiento de los objetivos que persigue el control presupuestario.


La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la Empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber presupuestos: A corto plazo, Son los presupuestos que se planifican para cubrir un ciclo de operación y estos suelen abarcar un año o menos. A largo plazo, En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. En el caso de los gobiernos los planes presupuéstales están bajo las normas constitucionales de cada país. Los lineamientos generales suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha

SEGÚN EN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN Públicos

contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, etc. Las grandes empresas adoptan este presupuesto cuando emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica, ampliación de la capacidad instalada, integración de intereses accionarios y expansión de los mercados. También ocurre cuando se utiliza el método uno + cuatro es decir se planifica el primer año y se les va sumando los restantes. Ambos tipos de presupuestos son útiles; es importante para los directivos tener de antemano una perspectiva de los planes del negocio para una período suficientemente largo, y no se concibe ésta sin la formulación de presupuestos para períodos cortos, con programas detallados para el periodo inmediato siguiente.

Son aquellos que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etc., para


controlar las finanzas de sus diferentes dependencias. En estos se cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales.

instrumento de su administración.

Privados Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como

Clasificación de los Presupuestos Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de

vista a saber: 1) Según la flexibilidad, 2) Según el periodo de tiempo que cubren, 3) Según el


campo de aplicabilidad de la empresa, 4) Según el sector en el cual se utilicen.

Según la flexibilidad:

Rígidos, estáticos, fijos o asignados Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público. Flexibles o variables: Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.

SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por

Presupuesto de Compras

meses, áreas y productos.

geográficas

Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales. Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán


durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.

Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.

Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos

METODOLOGIA PRESUPUESTACION

DE

LA

Labor de Concientización Organización del trabajo

presupuestal Etapas de la preparación del presupuesto Evaluación del entorno Existen dos tipos de variables que afectan de manera significativa el desempeño de la empresa Determinación de Características Empresariales


Áreas del conocimiento empleadas

de progreso y establecer si las

para presupuestar Metodología para la elaboración del presupuesto Áreas críticas del presupuesto Niveles Nivel Operativo Recae la ejecución de los planes de la dirección en materia fabril Nivel Administrativo Definen el horizonte comercial y financiero de la empresa Objetivos

estrategias competitivas se sustentaran en el crecimiento de las operaciones o en la simple supervivencia Ya que van muy ligados a los procedimientos logísticos, estos tienen mucha influencia en los costos y por ende en la fijación de los precios La influencia por el desarrollo

cuantificables, claros y alcanzables La planeación de los presupuestos no debe ser inflexible Proponer un conjunto de alternativas, estudiarlas y seleccionar las más favorables Labor de concientización Pautas para la concientización Situación Financiera Eficiencia y productividad Políticas Gerenciales

tecnológico industrial sobre los costos, la intensidad del reproceso y la calidad de los productos afecta los presupuestos comerciales La política de inventarios se refleja en los presupuestos de compras y producción y las políticas de salarios y de crédito se expresaran presupuestalmente en los valores de la nómina, la comercialización y

Actualización Tecnológica Permite determinar las posibilidades reales

los flujos monetarios controlables Objetivos

PRINCIPIOS DEL PRESUPUESTO Independientemente del tipo de presupuesto que se prepare, se aplican ciertos principios generales. En primer lugar, el apoyo de la gerencia es vital para el éxito del programa presupuestado. A pesar de que ésta podría no darse cuenta del papel tan importante que juega en la presupuestario, su posición respecto a la misma trasciende pronto al resto de la empresa. Si

consideran que el presupuesto es un proceso mecánico que se debe realizar lo más rápidamente posible, es probable que los empleados presten menos atención a la preparación del presupuesto.

Variables

3. El proceso de presupuestario fracasará también si la gerencia considera los presupuestos como algo para echar la culpa de todo. Por el contrario, si se considera que el presupuesto es un medio


excelente de planificación y desempeña un papel activo en la ejecución de los mismos, es más probable que la empresa obtenga todos los beneficios que ofrece este proceso. 4. PRINCIPIOS DEL PRESUPUESTO 1) Programación: Se desprende de la propia naturaleza del presupuesto y sostiene que éste (el presupuesto) debe tener el contenido y la forma de la programación. a. Contenido: Establece que deben estar todos los elementos que permitan la definición y la adopción de los objetivos prioritarios. b. Forma: En cuanto a la forma, con él deben explicitarse todos los elementos de la programación. 5.  Respecto de la forma mediante este principio se sostiene que deben contemplarse todos los elementos que integran el concepto de programación; Es decir que deben expresarse claramente los objetivos concretos adoptados:  El conjunto de acciones necesarias para alcanzar dichos objetivos. Los recursos humanos. Materiales y otros servicios que demanden dichas acciones y para cuya movilización se requieren determinados recursos monetarios. 6. 2) Integralidad: En la actualidad, la característica esencial del método de presupuesto por programas, está dado por la integralidad en su concepción y en

su aplicación en los hechos. El presupuesto debe ser: Un instrumento del sistema de planificación; El reflejo de una política presupuestaria única; Un proceso debidamente vertebrado; Un instrumento en el que debe aparecer todos los elementos de la programación. 7. 3) Universalidad: Dentro de este postulado se sustenta la necesidad de que aquello que constituye materia del presupuesto debe ser incorporado en él. En la concepción tradicional se consideraba que este principio podía exponerse cabalmente bajo la de la existencia de fondos extrapresupuestarios. 8. 4) Exclusividad: En cierto modo este principio complementa y precisa el postulado de la universalidad, exigiendo que no se incluyan en la ley anual de presupuesto asuntos que no sean inherentes a esta materia. Ambos principios tratan de precisar los límites y preservar la claridad del presupuesto, así como de otros instrumentos jurídicos respetando el ámbito de otras ciencias o técnicas. 9. 5) Unidad: Este principio se refiere a la obligatoriedad de que los presupuesto de todas las instituciones del sector público sean: Elaborados. Aprobados. Ejecutados. Y evaluados con plena sujeción a la política presupuestaria única definida y adoptada por la autoridad


competente, de acuerdo con la ley, basándose en un solo método y expresándose uniformemente. 10. 6) Acuciosidad: para el cumplimiento de esta norma es imprescindible la presencia de las siguientes condiciones básicas en las diversas etapas del proceso presupuestario: Profundidad, sistema y organicidad en la labor técnica, en la toma de decisiones, en la realización de acciones y en la formación y presentación del juicio sobre unas y otras, y Sinceridad, honestidad y precisión en la adopción de los objetivos y fijación de los correspondientes medios; en el proceso de su concreción o utilización; y en la evaluación de nivel del cumplimiento de los fines, del grado de racionalidad en la aplicación de los medios y de las causas de posibles desviaciones. 11. 7) Claridad: Este principio tiene importancia para la eficiencia del presupuesto como instrumento de gobierno, administración y ejecución de los planes de desarrollo socio-económicos. Es esencialmente de carácter formal; si los documentos presupuestarios se expresan de manera ordenada y clara, todas las etapas del proceso pueden ser llevadas a cabo con mayor eficacia.

12. 8) Especificación: Este principio se refiere, básicamente, al aspecto financiero del presupuesto

y significa que, en materia de ingresos debe señalarse con precisión las fuentes que los originan, y en el caso de las erogaciones, las características de los bienes y servicios que deben adquirirse. La especificación significa no sólo la distinción del objetivo del gasto o la fuente del ingreso, sino además la ubicación de aquellos y a veces de éstos, dentro de las instituciones, a nivel global de las distintas categorías presupuestarias, y, en no contados casos, según una distribución espacial. 13. 9) Periodicidad: Este principio tiene su fundamento, por un lado, en la característica dinámica de la acción estatal y de la realidad global del país, y, por otra parte, en la misma naturaleza del presupuesto. A través de este principio se procura la armonización de dos posiciones extremas, adoptando un período presupuestario que no sea tan amplio que imposibilite la previsión con cierto grado de minuciosidad, ni tan breve que impida la realización de las correspondientes tareas. 14. 10) Continuidad: Esta norma postula que todas las etapas década ejercicio presupuestario deben apoyarse en los resultados de ejercicios anteriores y tomar, en cuenta las expectativas de ejercicios futuros. 15. 11) Flexibilidad: A través de este principio se sustenta que el


presupuesto no adolezca de rigideces que le impidan constituirse en un eficaz instrumento de: Administración, Gobierno y Planificación. Para lograr la flexibilidad en la ejecución del presupuesto, es necesario remover los factores que obstaculizan una fluida realización de esta etapa presupuestaria, dotando a los niveles administrativos, del poder suficiente para modificar los medios en provecho de los fines prioritarios del Estado. 16. 12) Equilibrio: Este principio se refiere esencialmente al aspecto

financiero del presupuesto aun cuando éste depende en último término de los objetivos que se adopten; De la técnica que se utilice en la combinación de factores para la producción de los bienes y servicios de origen estatal; De las políticas de salarios y de precios y en consecuencia, también del grado de estabilidad de la economía. 17. Es cuando necesitamos “información para tomar una decisión, que nos damos cuenta de la calidad de la información que producimos.”

proceso general llamado ciclo presupuestario que consta de cuatro fases principales: preparación y petición, aprobación legislativa, aplicación y ejecución, control y análisis.

Las cuatro fases del ciclo presupuestario El ciclo presupuestario consiste en un proceso mediante el cual las empresas, en su mayoría gubernamentales, asignan recursos para un determinado período anual. Los gobiernos, desde el federal hasta los municipales, siguen el mismo

Preparación y solicitud La primera fase del ciclo presupuestario consiste en preparar y solicitar un presupuesto. Normalmente, un comité de personas presenta la propuesta. Este comité puede ser nombrado por el Poder Ejecutivo o puede ser un subconjunto que proveniente de la rama legislativa. Una vez que el comité haya evaluado los presupuestos anteriores, considerará los gastos previstos, confirmará los recursos


disponibles, elaborará una propuesta de presupuesto y la presentará a la legislatura para su aprobación. Aprobación legislativa Por lo general, la legislatura tiene la facultad de aprobar o rechazar un presupuesto. Una vez que el proyecto lo ha recibido el poder legislativo, es tarea de los legisladores revisarlo y votarlo. Si el presupuesto es aprobado, pasa a la fase de ejecución. Si es rechazado, se enviará al comité de presupuestos para que se revise y vuelva a enviarse.

Aplicación y ejecución Una vez que el presupuesto haya sido aprobado, corresponde al Poder Ejecutivo implementar y ejecutar el presupuesto. Esto consiste, primordialmente, en distribuir los recursos presupuestarios a los destinatarios que se encuentran dentro del gobierno.

Auditoría y revisión Por último, un presupuesto se audita y revisa según criterios preestablecidos. Se evalúa la eficacia del presupuesto y su uso eficiente para orientar las futuras decisiones presupuestarias.


AREAS FUNCIONALES CONTABILID FINANZ AD Y AS COSTOS Detecta el inventario o balance de la empresa en un periodo.

Balances.

RECURSOS HUMANOS

Esta área presupu esta para el control de la liquidez y rentabili dad Análisis Requisitos financier del cargo. o: solvenci a, índices y razones de liquidez.

.

COMERCIALIZ ACION Y VENTAS

Administració n de materia prima para la producción.

Detectar, captar asegurar, mantener y acrecentar el mercado Distribución eficiente y al precio más conveniente.

Control inventarios.

Inducciones Lote económico de compra.

Previsión seguridad bienestar social.

Transforma ción de materia prima e insumos en producto terminado.

Detecta el Estudios de presupuesto Presupuest mercado. que se o para requiere para diseño. el proceso hasta que el material es incorporado al producto.

Estados de Selección resultados. Presupu esto de caja. Estados Análisis contables. económi co presupu esto operacio nal. Costos Análisis artículos a de punto pedido. de equilibrio .

COMPRAS Y PRODUCCI SUMINISTR ON OS

y

Selección de maquinaria y equipo.

Producto

Estudio de Precio métodos de cantidad trabajo. demandad

Distribución de planta.

y

Producción de ventas: publicidad y ventas


Rentabilidad en productos.

Evalua Remuneracio ci贸n y nes. proyecto s.

Capacitacion es. Ascensos

Equilibrio de Canales de l铆nea. distribuci贸n de ventas: venta directa, distribuidor mayorista, minoristas, locales comerciales Control de calidad. Mantenimie nto de maquinaria y equipo.

Comunicacio nes. AREAS ADMINISTRATIVAS


Presupuesto