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Ante la necesidad de competir en un mercado académico cada vez más preparado y globalizado, las instituciones universitarias tanto públicas como privadas buscan los certificados de acreditación institucional y/o por programas expedidos por los correspondientes organismos de certificación nacional.


Los profesionales en ciencias de la información no desconocen las tendencias que existen sobre los métodos o procesos generales de evaluación por indicadores, que incluso han generado un gran número de artículos tanto sobre sus aspectos conceptuales como metodológicos y de operatividad, los cuales pueden ser consultados en la bibliografía que acompaña este texto.


El objeto de esta presentaci贸n es la de socializar el trabajo realizado por las bibliotecas universitarias del Distrito Capital, en torno a los indicadores de gesti贸n de mayor uso en el desarrollo de sus colecciones, partiendo de que cada biblioteca universitaria es 煤nica y que, por consiguiente cada una tiene que establecer sus propios criterios de rendimiento y evaluaci贸n.


OBJETIVO

Servir de gu铆a sobre las formas de evaluaci贸n y medici贸n de la calidad de los procesos que se ejecutan en las bibliotecas en general.


DE EFICACIA

DE IMPACTO

DE RENDIMIENTO

DE CALIDAD

DE EFICIENCIA


CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES

•CONTENIDO INFORMATIVO •FIABILIDAD •VALIDEZ •FACILIDAD DE APLICACIÓN


Disponibilidad de bibliotecólogos por alumno: 1 profesional bibliotecólogo por cada 1000 alumnos.

Disponibilidad de auxiliares por alumno: 1 auxiliar de biblioteca por cada 500 alumnos.

Disponibilidad de bibliotecólogos por biblioteca especializada o satélite: 1 profesional bibliotecólogo por cada biblioteca especializada o satélite.

Disponibilidad de bibliotecólogos por área de la biblioteca: 1 profesional bibliotecólogo responsable de cada área: adquisiciones, procesos técnicos y servicios.


Disponibilidad de bibliotecólogos por alumno 

Objetivo: Determinar el cubrimiento de bibliotecólogos frente al número total de usuarios, de forma que se proyecten servicios especializados a los usuarios. = (Total bibliotecólogos de la biblioteca / No. total de usuarios)* 100%

Disponibilidad de auxiliares por alumno 

Objetivo: Determinar el cubrimiento de los auxiliares frente al número total de usuarios. = (Total de auxiliares de la biblioteca / No. total de usuarios)* 100%


Disponibilidad de bibliotecólogos por biblioteca especializada o satélite  Objetivo: Determinar el cubrimiento de bibliotecólogos frente al número de bibliotecas especializadas o satélites. = (Número de bibliotecólogos encargados de las bibliotecas especializadas ó satélites/ No. total de las bibliotecas especializadas ó satélites)* 100%

Disponibilidad de bibliotecólogos por área de la biblioteca  Objetivo: Determinar el cubrimiento de bibliotecólogos frente a las áreas de la biblioteca = (Número de bibliotecólogos encargados de las áreas / No. total de las áreas de la biblioteca)* 100%


Capacidad en puestos de lectura: 1 puesto de lectura por cada 15 usuario máximo

Disponibilidad del espacio para los usuarios: 1 Mts2 por usuario

Disponibilidad del espacio para las colecciones de publicaciones periódicas y seriadas: 1 mt lineal por cada título suscrito


Capacidad en puestos de lectura:  Objetivo: Determinar el número de puestos de lectura usuario. = No. de puestos de lectura / No. total de usuarios.

Disponibilidad de espacio para los usuarios:  Objetivo: Determinar el espacio en Mt2 disponible en la biblioteca para los usuarios = Total de Mt2 / No. total de usuarios

Disponibilidad del espacio para las colecciones:  Objetivo: Determinar el espacio en Mt2 disponible para albergar las colecciones de la biblioteca = Total de Mt2 / No. total de volúmenes pertenecientes a la determinada colección


Capacidad de recurso tecnológico por usuario  Objetivo: Conocer la capacidad de recursos tecnológicos en el sitio por puestos de lectura. = No. PCs para consulta de usuarios / No. De puestos de lectura

Disponibilidad de los computadores para la consulta del catálogo  Objetivo: Conocer la accesibilidades a la consulta del catálogo. = No. PCs para consulta de catálogo/ No de usuarios


  

Gasto en planta de personal: 50 % del presupuesto de la biblioteca se debe destinar a salarios de personal. Gasto o Inversión en material bibliográfico: 35 % a adquisición y actualización de material bibliográfico. Gastos operacionales: 15 % a otros gastos de operación.

Consideraciones cualitativas: 

 

El presupuesto de la biblioteca debe ser asignado de acuerdo con el monto total de los ingresos de la institución así: Menos de 3.240 salarios mínimos legales vigentes, el 7%. De 3.240 salarios mínimos legales vigentes a 16.180 salarios mínimos legales vigentes, el 6%. Más de 16.180 salarios mínimos legales vigentes, el 5%.


Gasto en planta de personal  Objetivo: Conocer el porcentaje destinado a pago de salarios de personal. = (Gastos en salarios del personal / Gasto total de la biblioteca) * 100%

Gasto o Inversión en material bibliográfico  Objetivo: Conocer el porcentaje que se invierte en material bibliográfico. = (Gastos en material bibliográfico / Gasto total de la biblioteca)* 100%


Gastos operacionales  Objetivo: Conocer el porcentaje destinado a gastos operacionales de la biblioteca. (Gastos operacionales / Gasto total de la biblioteca)* 100%

Gasto de material bibliográfico por usuarios  Objetivo: Conocer el monto invertido por usuario en las colecciones = Gasto en material bibliográfico / No. usuarios


Proporción de volúmenes por alumno: 15 volúmenes por alumno, considerando la colección total

Índice de crecimiento en el número de documentos adquiridos: 0,5 volúmenes ingresados por alumno por año.

Disponibilidad de bibliografía obligatoria: 1 ejemplar de bibliografía obligatoria básica (libros de texto) por cada 20 alumnos.

Colección impresa: Por lo menos el 50% de la colección deberá estar en formato impreso.


Disponibilidad de títulos de publicaciones periódicas y seriadas por carrera: 8 títulos de publicaciones periódicas y seriadas internacionales vigentes por carrera o programa. Disponibilidad de títulos de publicaciones periódicas y seriadas por maestría: 12 títulos de publicaciones periódicas y seriadas internacionales vigentes por maestría. Disponibilidad de títulos de publicaciones periódicas y seriadas por doctorado: 16 títulos de publicaciones periódicas y seriadas internacionales vigentes por doctorado. Disponibilidad de bases de datos: 1 base de datos por área del conocimiento en la cual se imparte docencia y 1 base de datos de cubrimiento temático general


Proporción de los volúmenes por alumno  Objetivo: Determinar la proporción que existe entre el número de volúmenes disponibles y el número de usuarios = No. De volúmenes disponibles /No. Total de usuarios.

Índice de crecimiento en el número de documentos adquiridos.  Objetivo: Conocer la proporción de crecimiento de volúmenes en 1 año respecto al número de alumnos. =No. De documentos adquiridos en el año / No. Total de usuarios

Disponibilidad de bibliografía obligatoria  Objetivo: Conocer la disponibilidad de la bibliografía obligatoria para los usuarios =No. Volúmenes de bibliografía obligatoria / No. Total de usuarios


Colección impresa  Objetivo: Mantener el porcentaje fijo de la colección impresa =No. Volúmenes impresos / No. Total de volúmenes

Disponibilidad de títulos de publicaciones periódicas por carrera  Objetivo: Disponer de un número adecuado de publicaciones periódicas por carrera o programa. =No. De publicaciones periódicas suscritas / No. de programas o carreras

Disponibilidad de títulos de publicaciones periódicas por maestría  Objetivo: Disponer de un número adecuado de publicaciones periódicas para maestrías =No. De publicaciones periódicas especializadas en el área de maestría / No. de maestrías


Consideraciones cualitativas 

Establecer políticas para inventario, reposición, conservación y preservación del material bibliográfico en cualquier soporte físico. Establecer controles contra robo, pérdida y mutilación

Pérdida del material bibliográfico: El nivel anual de pérdida aceptable es de 3 % de la colección de estantería abierta, 1 % de la colección estantería cerrada


Pérdida del material bibliográfico  Objetivo: Conocer el porcentaje de pérdida anual de la colección. = (No. de material bibliográfico perdido anualmente/ No. total de material bibliográfico) X 100%


Consideraciones cualitativas 

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Adopción de un formato internacional para registros bibliográficos e intercambio de información y uso de protocolos de comunicación. Uso de reglas internacionales para la catalogación. Uso de un sistema de clasificación internacionalmente conocido, de acuerdo con las necesidades de la colección. Control de autoridades de autor y materia.

Análisis de documentos: 20 libros procesados por día por un profesional.


Análisis de documentos 

Objetivo: Conocer el rendimiento diario del procesamiento y análisis del material bibliográfico. = (No. de documentos analizados/No. De profesionales dedicados a procesamiento del material) X 100%


Porcentaje de alumnos nuevos capacitados: El 100% de los nuevos estudiantes deben recibir inducción.

Oportunidad en la inducción: El 50% de los nuevos estudiantes deben recibir inducción en las 3 primeras semanas del periodo.

Capacitación formal sobre búsqueda y recuperación de información: El 100% de los profesores e investigadores deben recibir el curso de capacitación especializada.


Cubrimiento  Objetivo: Establecer el grado de cubrimiento del programa de inducción. = Total de usuarios nuevos que reciben inducción / Total usuarios nuevos * 100

Oportunidad de Inducción  Objetivo: Establecer la oportunidad con la que se realizan los procesos de inducción. = Total de usuarios nuevos que reciben inducción durante las tres primeras semanas del periodo / Total usuarios nuevos capacitados * 100


Capacitación formal sobre búsqueda y recuperación de información  Objetivo: Determinar el nivel en el cual profesores e investigadores se han especializado en el uso de los sistemas de información y la recuperación de esta como soporte a sus programas académicos de investigaciones y extensión realizadas. = Total de profesores capacitados / Total profesores * 100 = Total de investigadores capacitados / Total investigadores de investigadores * 100


Consideraciones cualitativas La biblioteca debe mantener, como mínimo, un horario de atención diaria en jornada continua, de lunes a viernes, de 12 horas, sábados cuatro horas. 

Nivel de asistencia a la biblioteca: El 70% de la población debe asistir a la biblioteca por lo menos una vez en el periodo.

Nivel de consultas por tipo de material bibliográfico en el periodo: El 50% de la colección debe ser consultada por lo menos una vez en el periodo.


Nivel de asistencia a la biblioteca  Objetivo: Determinar el grado de afluencia de usuarios a la biblioteca, independientemente del tipo de uso que hagan de ella. = Total de personas que asisten por periodo / Total población * 100

Nivel de consulta por tipo de material bibliográfico en el periodo  Objetivo: Determinar por tipo de material de la biblioteca los niveles de uso (Libros, audiovisuales, tesis, bases de datos, entre otros). Para el caso de las publicaciones periódicas y seriadas el análisis de la consulta, se mide por el número de consultas por cada título y no por las consultas realizadas a cada fascículo de una publicación. = Total de consultas por tipo de material bibliográfico en el periodo / Total colección *100%


Préstamo externos per-capita: proporción 1 préstamo a 1 usuario dentro de cada periodo académico.

Nivel de respuesta de otras instituciones: 80% de los documentos requeridos a otras instituciones deben ser préstamos exitosos.


Préstamo externo per capita  Objetivo: Indica la proporción en la cual la población hace uso del servicio de préstamos externo durante un periodo determinado. = Total prestamos externos en el periodo / Total población

Nivel de respuesta a otras instituciones  Objetivo: Determinar el número de libros otorgados en préstamo a otras bibliotecas. = (Total de prestamos otorgados / Total solicitudes recibidas) * 100


Algunas preguntas que debemos responder tienen que ver específicamente Por qué y Para qué evaluar colecciones utilizando indicadores? Y la respuesta seria que tenemos que medir el impacto y el rendimiento de los programas desarrollados por la biblioteca, para satisfacer las necesidades de información de nuestros usuarios, detectar puntos fuertes y débiles y tomar acciones correctivas para establecer que porcentaje de la colección no esta siendo utilizada. Como evaluar? La biblioteca debe interpretar también a la institución de la que es parte, deben dialogar con los miembros de la comunidad académica para reconocer sus fines, su misión. Sus obstáculos, sus deseos, sus metas y porque no, sus sueños.


la biblioteca contextualizada, es aquella que ha aprendido a conocer a sus usuarios, que se anticipa a sus necesidades y que les sirve no ya desde la impersonal figura del auxiliar sino a través de la figura de los usuarios de por vida. Y esto es lo que precisamente, no aparece en ningún catálogo de evaluación. Esto es lo que supera los índices de eficiencia.


MARÍA CONSUELO MONCADA UNIVERSIDAD JORGE TADEO LOZANO maria.moncada@utadeo.edu.co

Reflexiones en torno a la gestión de bibliotecas universitarias a través de indicadores  

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