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Código: F-CIG-1300-238,87-012 INFORME DE EVALUACION Versión: 01 Página 1 de 4

Fecha: Febrero 12 de 2010

Ciudad:

Bucaramanga

Líder del Proceso de Evaluación: INES SIERRA RUIZ

Dependencia: SECRETARIA DE EDUCACION. EVALUACION DEL NIVEL DE IMPLEMENTACION DE LOS SISTEMAS MECI Y GESTION DE LA CALIDAD NTCGP 1000:2004 Funcionario Entrevistado: LUIS EDUARDO ROYA Clase :

Equipo Auditor :

Evaluación

CLAUDIA STELLA DIAZ GARCIA

X

La Oficina de Control Interno realizó la Evaluación del nivel de implementación de los Sistemas MECI-CALIDAD en la Secretaria de Educación, correspondiente a la vigencia de 2009, para esta evaluación se tomo como referencia la aplicación de una Encuesta que muestra el grado de implementación, basada en los siguientes criterios de calificación: ESTADO 1 2 3 4

GRADO DE IMPLEMENTACION En proceso de elaboración En proceso de difusión y socialización Aplicándose con regularidad En mejoramiento continuó

PONDERACION 25% 50% 75% 100%

Esta calificación se aplico mediante la observación directa a los procesos y procedimientos que se realizan, a lo largo de este informe se detallan las debilidades encontradas entendidas como opciones de mejoramiento, con el fin de ser acogidas por la Administración en aras del fortalecimiento de la gestión. 1. EVALUACION Y SEGUIMIENTO AL AVANCE DE LA IMPLEMENTACION DE MECI-CALIDAD SUBSISTEMA

ELEMENTOS ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS

CONTROL ESTRATEGICO

DESARROLLO DE TALENTO HUMANO ESTILO DE DIRECCIÓN POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO POLITICAS DE OPERACIÓN PROCEDIMIENTOS CONTROLES INDICADORES MANUAL DE OPERACIONES

CONTROL DE GESTION

NFORMACIÓN PRIMARIA INFORMACIÓN SEGUNDARIA SISTEMA DE INFORMACIÓN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL COMUNICACIÓN INFORMATIVA MEDIOS DE COMUNICACIÓN AUTO EVALUACIÓN DEL CONTROL

AUTO EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN GUIA PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL POR PROCESOS INDIVIDUAL TOTAL CALIFICACION PROMEDIO CONTROL DE EVALUACION

AVANCE (%)

50 61 75 50 50 50 50 50 50 69 69 75 50 88 88 50 50 75 61


C贸digo: F-CIG-1300-238,87-012 INFORME DE EVALUACION Versi贸n: 01 P谩gina 2 de 4


Código: F-CIG-1300-238,87-012 INFORME DE EVALUACION Versión: 01 Página 3 de 4 ELEMENTOS

ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS

PRODUCTO

Educacion

 Código de ética

50

 Código de Buen Gobierno

50

 Actos Administrativos que adopta el documento con los principios y valores de la entidad.  Socialización de los principios y valores de la organización de todos los servidores

% AVANCE

50 50 50

 Manual de funciones y Competencias laborales(ajustarlo)

75

 Plan y Manual de Capacitación

50

 Programa y Manual de inducción y re inducción.

50

 Plan y Manual de Bienestar social

50

 Plan de estímulos o incentivos

50

 Plan de Calidad de vida laboral(salud ocupacional)

50

 Sistema de Evaluación del Desempeño

100

 Acuerdos de gestión (Ley 909/2004)

100

 Políticas de Estilo de Dirección

50

 Mapa de riesgo institucional

50

 Políticas de manejo de riesgos por la alta dirección

50

 Divulgación del mapa de riesgos

50

 Políticas de Operación por procesos

50

 Divulgación de las Políticas de Operación

50

 Procedimientos a través de los cuales se desarrollan los procesos

50

 Divulgación de los Procedimientos

50

 Controles correctivos y preventivos definidos para cada proceso o actividad

50

50

INDICADORES

 Indicadores definidos por procesos (eficiencia, eficacia, y efectividad del avance y cumplimiento en la ejecución de los planes y programas)

50

50

MANUAL DE OPERACIONES

 Manual de Operaciones adoptado y divulgado

50

50

 Mecanismos para la recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos, por parte de la ciudadanía.

75

 Identificación de las fuentes de información primaria

75

 Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés para obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio

75

 Mecanismos para la obtención de información requerida para la gestión de la entidad

50

 Mecanismos para recibir sugerencias o recomendaciones por parte de los servidores

75

 Tabla de retención documental(Ley 594/2000

50

 Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos) sistematizadas y de fácil acceso

75

DESARROLLO DE TALENTO HUMANO

75

ESTILO DE DIRECCIÓN

POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DELRIESGO POLITICAS DE OPERACIÓN

PROCEDIMIENTOS

CONTROLES

NFORMACIÓN PRIMARIA

INFORMACIÓN SEGUNDARIA

SISTEMA DE INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

61

50

50

50

69

69

 Canales de comunicación interno

75

 Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia

75

 Manejo organizado o sistematizado de recursos físicos, financieros y tecnológicos

75

 Medios tecnológicos o electrónicos disponibles (Ley 962 de 2005) para la atención (peticiones, quejas, reclamaciones o recursos).

75

Sistema documental Institucional Información sistematizada y actualizada referente a recursos físicos, tecnológicos, humanos y financieros

75

 Política de comunicaciones institucional definida (proceso de comunicación entre la dirección de la entidad y los demás servidores y entre los responsables de los procesos

50

75

50


Código: F-CIG-1300-238,87-012 INFORME DE EVALUACION Versión: 01 Página 4 de 4

COMUNICACIÓN INFORMATIVA

 Política de comunicación institucional definida (proceso de comunicación entre la entidad y los ciudadanos, grupos de interés

50

 Informes de resultados de gestión de la entidad

75

 Información sobre programas, proyectos, obras, contratos y administración de los recursos

75

 Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía  Publicación de los trámites y formularios oficiales a través de medios tecnológicos o electrónicos (Ley 962/2005)

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

AUTO EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

GUIA PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL POR PROCESOS E INDIVIDUAL

100 100

 Mecanismo de divulgación de gestión y resultados

100

 Sistema de participación ciudadana

100

 Participación de las partes interesadas en el control social

100

 Medios de comunicación entre la entidad, cliente, grupos de interés y organismo de control

75

 Área de atención al usuario que facilite el acceso a la información sobre los servicios que ofrece la entidad  Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad  Publicación a través de medios electrónicos (pag.web)leyes, decretos, actos administrativos o documentos de interés público (Ley 962/2005)

AUTO EVALUACIÓN DEL CONTROL

88

 Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de Autoevaluación  Herramientas de autoevaluación de control definidos (Guías)

75 100

88

100

50 50 50

 Herramientas de autoevaluación de gestión definidos(Guías)

50

 Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación

50

 Herramientas de evaluación definidas para la elaboración

75

75

66

61

CALIFICACION PROMEDIO SECRETARIA DE EDUCACION

50


secretaria_educacion_MECI