Page 1

   

PASĀKUMU PLĀNOŠANAS UN IZSTRĀDES ELEMENTU  ANALĪZE  IKT PASĀKUMU ORGANIZĀCIJĀ – 4. MODULIS

Moduļa saturs  1. nodaļa. Vadības programmatūru priekšrocības un trūkumi 2. nodaļa. Projekta vadības programmatūras veidi 3. nodaļa. Specializētā pasākuma vadības programmatūra 4. nodaļa. Pasākumu vadības programmatūras plānošanas, uzraudzības un organizēšanas funkcijas 

Mācību ilgums:  

10 stundas 

Kopējais darba apjoms stundās:  

25 stundas 

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


Moduļa mērķi  Uzdevumi/rezultāti  Izmantot konkrētas IKT vadības programmatūras pasākuma īstenošanai   Zināšanas 

Prasmes

Kompetences Patstāvīgi izmanto pasākuma  vadībai izvēlēto  programmatūru 

Prot noteikt konkrētā pasākuma  vajadzībām atbilstošāko vadības  programmatūru, kā arī nosaukt tās  Vada IKT komandu saskaņā ar  Padziļinātas zināšanas par  priekšrocības un trūkumus  īstenojamā pasākuma  galvenajiem projektu vadības  Prot salīdzināt pasākuma plānotos  vajadzībām  programmatūru principiem  uzdevumus un darbības ar tiem,  un veidiem  kas ir faktiski īstenoti, izmantojot  Sniedz palīdzību pasākuma  vadītājām īstenojamā  konkrētu programmatūru  Pamata zināšanas par IKT  pasākuma vajadzību  risinājumiem, ko var  noteikšanā  izmantot pasākuma vadībā   Prot sadalīt budžeta resursus  katram  pasākumam/uzdevumam/darbībai,  Izmanto IKT un atsauksmes  Pamata zināšanas par  pasākuma kvalitātes kontrolei  pamatojoties uz pasākuma  efektīvu IKT izmantošanu  vadītāja norādījumiem un  pasākumu plānošanā,  Nosaka risinājumus jebkurai  organizēšanā un uzraudzībā   izmantojot konkrētu  problēmai, kas var rasties  programmatūru  pasākuma īstenošanas laikā,    pamatojoties uz datiem, kas  Prot uzraudzīt progresu,  izgūti no izmantotās IKT  izmantojot pasākuma vadībai  sistēmas, un ierosina tos  izvēlēto programmatūru  pasākuma vadītājam 

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


KOPSAVILKUMS Šis  mācību  modulis  iepazīstina  izglītojamos  ar  projektu  vadības  programmatūrām  un  to  versijām,  kas  ir  īpaši  pielāgotas  pasākumu  vadībai.    Pirmajā  nodaļā  ir  uzskaitītas  vadības  programmatūras ieviešanas priekšrocības un trūkumi.      Otrajā nodaļā ir aprakstīti dažādi projektu vadības programmatūras veidi. Pēc tam trešajā  nodaļā  tiek  apskatīti  tie  programmatūras  risinājumi,  kas  ir  piemēroti  pasākumu  vadībai.  Visbeidzot  pēdējā  nodaļā  tiek  sīkāk  aprakstītas  tādas  pasākumu  vadības  programmatūras  funkcijas, kas ir saistītas ar plānošanas, uzraudzības un organizēšanas darbībām.      ATSLĒGAS VĀRDI  projektu vadības programmatūra, pasākumu vadības programmatūra, IKT         

         

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


1. NODAĻA. VADĪBAS PROGRAMMATŪRU PRIEKŠROCĪBAS UN TRŪKUMI  VADĪBAS PROGRAMMATŪRAS IEVIEŠANAS PRIEKŠROCĪBAS  Projektu  vadītājiem  ir  nepieciešami  īpaši  rīki,  lai  varētu  vadīt  un  laicīgi  īstenot  projektus.  Standarta  projektu  vadības  programmatūra  vadītājiem  palīdz  īstenot  dažādas  funkcijas,  tostarp,  pārvaldīt  projekta  mērogu,  izmaksas  un  resursus.  Modernās  sadarbības  programmatūras  piedāvā  vēl  vairāk  rīku.  Šie  rīki  palīdz  samazināt  nelietderīgi  patērēto  laiku,  piemēram,  laiku,  kas  tiek  pavadīts,  meklējot  failus  vai  datus,  manuāli  atjauninot  plānus  un  grafikus.  Lai  veiksmīgi  īstenotu  projektu  ir  nepieciešami  rīki  informācijas  koplietošanai, reāllaika komunikācijai un tam, lai nodrošinātu, ka visi komandas dalībnieki  vienlīdz labi izprot aktuālos uzdevumus un situāciju. Daži rīki palīdz samazināt dublēšanu –  tie  konsolidē  sistēmas  tā,  lai  informācija  atrastos  tikai  vienā  vietā.  Tāpat  tie  novērš  failu  dublēšanos, kas var izraisīt tā saukto „murgu ar failu versijām” (MavenLink, 2017). Neskaitot  dažādu  vienlaicīgi  pastāvošo  failu  versiju  samazināšanu,  projektu  vadības  programmatūra  arī palīdz nodrošināt, ka komandas izmanto vienu metodi laika, uzdevumu, izdevumu, citu  budžeta  posteņu,  piemēram,  rēķinu,  un  citu  aspektu  kontrolei.  Vienota  sistēma  ļauj  komandām radoši strādāt konkrēti definētā ietvarā.    Vērā  ņemamas  ir  arī  šādu  risinājumu  piedāvātās  laika  uzskaites  priekšrocības.  Projektiem  bieži  vien  ir  dažādi  īstenošanas  posmi,  bet  posmiem  –  termiņi,  līdz  kuriem  tiem  jābūt  īstenotiem.  Piemēram,  analizēšanas  posmā  projekta  vadītājs  var  lūgt  vairākiem  cilvēkiem  veikt  dažādus  uzdevumus.  Izmantojot  projektu  vadības  programmas  piedāvāto  Ganta  diagrammas  funkciju,  vadītājs  var  sekot  līdzi  diagrammai,  kas  atspoguļo  ikviena  iesaistītā  cilvēka darbu izpildes sniegumu attiecīgajā fāzē. Programmatūra var brīdināt vadītāju, ja tā  konstatē, ka komanda var neiekļauties noteiktajā termiņā.    Projektu vadības programmatūras radītie progresa ziņojumi palīdz komandas dalībniekiem  nenovērst  uzmanību  un  strādāt  mērķtiecīgā  veidā.  Tāpat  programmatūra  ļauj  vadītājiem  ātri  pārdalīt  un  mainīt  darba  uzdevumus.  Piemēram,  ja  divi  komandas  dalībnieki  darbus  izpilda  ātrāk,  vadītājs  var  izmantot  programmatūru,  lai  ātri  piešķirtu  viņiem  citu  darbu.  Dažas projektu vadības programmas ļauj vadītājiem izveidot darba uzdevumus e‐pastā un  pārvērst tos Ganta diagrammā.    Saziņa e‐pastā ir pieņemama, taču komandas bieži vien var strādāt daudz ražīgāk, ja viņas  var  pierakstīties  datoros  un  reāllaikā  koplietot  projekta  informāciju,  izmantojot  projektu 

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


vadības programmatūru. Meklējiet tādu programmatūru, kas nodrošina šāda veida saziņas  iespēju,  ja  visi  komandas  biedri  nestrādā  vienā  un  tajā  pašā  vietā.  Palīdz  arī  tas,  ka  komandas  biedri  var  iegūt  pilnīgu  pārskatu  pār  projekta  statusu,  kā  arī  viņiem  ir  pieejami  detalizēti termiņi. Projektu vadības programmatūra to nodrošina, atceroties pilnīgi visu, kas  notika  attiecīgajā  projekta  posmā,  un  darot  to  pieejamu  visām  iesaistītajām  personām.  Projektu  vadības  programmatūra  rada  atsevišķu  telpu  komunikācijai  par  uzdevumiem  un  projektiem gan iekšēji komandā, gan ārēji ar klientiem un citām iesaistītajām pusēm.   

  Turklāt, pateicoties mākonī izvietotajām projektu vadības programmatūrām, organizācijām  vairs nav jāstrādā kādā konkrētā vietā. Komanda var lieliski strādāt arī tad, ja tās dalībnieki  atrodas  dažādās  valstīs,  jo  viņiem  ir  pieejama  visi  tā  pati  informācija,  atjauninājumi  un  sadarbības  iespējas.  Programmatūras  kā  pakalpojuma  projektu  vadības  risinājumi  veicina  komandas  darbu  un  tādējādi  arī  nodrošina  projektu  īstenošanu,  klientu  apmierinātību  un  darbību atkārtojamību. Ja jūsu projekts ir izvietots mākonī, komanda nepieciešamajai darba  informācijai var piekļūt jebkurā laikā un no jebkuras vietas. Neatkarīgi no tā, vai atrodaties  sanāksmē  ar  klientu,  tīklošanās  pasākumā  vai  mājās  uz  dīvāna,  mākņprogrammatūra  nodrošina,  ka  informācija  vienmēr  ir  tūlītēji  pieejama,  nevis  ievietota  kādā  mapē  jūsu  kolēģa  datorā.  Tāpat  nav  būtiski  kādu  operētājsistēmu  izmanto  katrs  jūsu  komandas  dalībnieks, jo mākoņprogrammatūrai ir nepieciešams tikai interneta pieslēgums un tīmekļa  pārlūkprogramma.  (TeamWork,  2017)  Darbi  tiek  paveikti  ātrāk,  ja  katrs  komandas  dalībnieks  var  strādāt  sev  visērtākajā  vidē.  Laba  mākonī  izvietota  projektu  vadības 

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


programmatūra nodrošina augstākās pakāpes drošību, izmantojot ļoti drošus datu centrus  un serverus ar iebūvētu sistēmu tā atkopšanai avārijas gadījumā. Ja nejauši uzlejat kafiju uz  sava  klēpjdatora,  lejupielādējat  vīrusu  vai  jūsu  birojs  tiek  nopostīts  viesuļvētrā,  jūs  mierīgi  varat  turpināt  darbu  izpildi,  jo  visa  būtiskā  informācija  glabājas  mākonī.  Tāpat,  ja  pazaudējat  datoru  vai  tas  tiek  nozagtas,  jums  tikai  jāpierakstās  savā  tiešsaistes  kontā  un  jānomaina parole, lai aizsargātu sensitīvos datus.     Izmantojot  mākonī  izvietotu  projektu  vadības  sistēmu,  jūsu  IT  un  tīkla  administratori  tiek  atbrīvoti  no  programmatūras  uzturēšanas  pienākuma.  Mākonī  izvietotās  projektu  vadības  programmas  nodrošinātāji  rūpējas  par  versijas  atjaunināšanu,  datu  dublēšanu  un  citām  darbībām, kas nodrošina programmas pieejamību 99,9 % no laika. Tas ir vēl viens iemesls,  kādēļ  uzņēmēji  dod  priekšroku  mākonī  izvietotiem  risinājumiem.  Mākonī  izvietota  programmatūra likvidē pārmērīgo slogu uz IT atbalsta komandām un atkarību no tām.    Visbeidzot,  programmatūra  automatizē  jūsu  procesus  un  nodrošina  centrālo  mezglu  resursu,  darba  uzdevumu,  grafiku,  projektu  un  komunikācijas  pārvaldībai.  Tā  kā  visa  informācija  atrodas  vienā  sistēmā,  jūs  varat  sagatavot  progresa  ziņojumus  –  par  dienu,  nedēļu,  mēnesi  vai  ceturksni.  Mūsdienu  modernās  sistēmas  var  nodrošināt  reāllaika  progresa  ziņojumus,  lai  jūs  varētu  vienkārši  vizualizēt  un  kopīgot  ar  projekta  dzīvotspēju  saistīto  informāciju.  Tādējādi  jūs  varat  iegūt  informāciju  ne  tikai  par  jomām,  kurās  vajag  koriģēt resursu sadalījumu, lai varētu pieņemt inteliģentākus lēmumus attiecībā uz projekta  īstenošanu,  bet  arī  ļauj  jums  sniegt  detalizētas  un  pārskatāmas  atbildes  uz  iesaistīto  pušu  jautājumiem.  Projektu  vadības  programmatūra  palīdz  pieņemt  pareizos  lēmumus,  visu  nepieciešamo  informāciju  darot  pieejamu  vienā  konkrētā  vietā.  Līdz  ar  lēmumu  pieņemšanas process kļūst labāks un precīzāks.    PROJEKTU VADĪBAS PROGRAMMATŪRAS IEVIEŠANAS TRŪKUMI  Projektu  vadības  programmatūrām  ir  arī  savi  mīnusi.  Sistēmas  iegādei  ir  nepieciešami  līdzekļi,  tādēļ  jums  ir  rūpīgi  jāizvērtē  un  jāapsver,  kura  sistēma  ir  visatbilstošākā  konkrētajām  darba  plūsmām.  Jūsu  izvēlētajai  programmatūrai  jābūt  pielāgojamai.  Tāpat  jums jāņem vērā darbinieku apmācībai nepieciešamie līdzekļi un laiks. Dažas programmas  var  būt  ļoti  dārgas.    Lai  gan  projektu  vadības  programmatūra  var  piedāvāt  ļoti  daudz  risinājumu, bieži šie risinājumi ir individuāli jāpielāgo. Turklāt bieži vien visas problēmas nav 

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


iespējams atrisināt,  iegādājoties  tikai  vienu  programmatūras  programmu.    Tas  var  sadārdzināt izmaksas un apgrūtināt ieviešanu.  Attiecībā  uz  piekļuves  kontroli,  jaunākās  tiešsaistes  projektu  vadības  risinājumu  versijas  nodrošina  piekļuvi  vairākiem  lietotājiem.  Tas  ievērojami  atvieglo  datu  kopīgošanu.  Taču,  neskatoties uz to, ka vairāku lietotāju pieeja sniedz priekšrocības sadarbības jomā, tā rada  nepieciešamību novērst neatļautu sensitīvo datu skatīšanas iespēju un uzraudzīt piekļuvi. Ja  nejauši  aizmirstat  nomainīt  iestatījumus  piekļuves  kontroles  sadaļā,  privāta  uzņēmuma  informācija var pēkšņi kļūt pieejama daudziem cilvēkiem.    Tāpat  kā  daudzām  citām  programmām,  ir  nepieciešams  kāds  laiks,  lai  apgūtu  projektu  vadības  programmu  lietošanu,  kas  ir  atkarīgs  no  programmas  sarežģītības.  Parasti  kvalitatīvas  programmatūras  vai  tiešsaistes  vadības  programmu  lietošana  ir  par  maksu.  Projektu vadītājiem ir jāiemācās izmantot programmas galvenās funkcijas un jānodrošina,  ka  komandas  biedri  apgūst  to  komponentu  lietošanu,  kas  tiem  ir  nepieciešami  darba  uzdevumu  veikšanai.  Lietotājam  ir  jābūt  izpratnei  par  projektu  vadības  metodēm  un  izmantotajiem  terminiem.  Lielākā  daļa  projektu  vadības  programmatūru  paļaujas  uz  šo  priekšnosacījumu. Ja vien lietotājs neievēro pamata plānošanas un uzdevumu noteikšanas  procesus, programmatūra nebūs noderīga un var pat apgrūtināt projekta īstenošanu.    

 

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


Projekta izplānošanai, starpposma mērķu noteikšanai, informācijas ievadīšanai sistēmā un  darbu  sadalei  starp  komandas  dalībniekiem  ir  nepieciešams  laiks.  Tāpat  projektu  vadības  programma  var  likt  nepieredzējušiem  projektu  vadītājiem  padarīt  projektu  daudz  sarežģītāku,  nekā  tam  patiesībā  jābūt.  Projektu  vadības  programmatūra  var  sarežģīt  vienkāršus  projektus.    Lai  gan  projektu  vadības  programmatūras  izmantošana  ir  ļoti  populāra,  dažām  organizācijām  vai  vienkāršākiem  projektiem  tā  var  nebūt  nepieciešama.   Ja  projektu  vadības  programmatūra  tiek  neatbilstoši  izmantota,  tā  var  visu  nevajadzīgi  sarežģīta.  Darbiniekiem  noteikti  ir  jāapgūst  izvēlēto  tehnoloģiju  lietošana,  lai  nodrošinātu  lielāko ieguvumu no ieguldījumiem projektu vadības programmatūrā, kā arī novērstu to, ka  darbinieki izvēlas nelietot sistēmu, jo nesaprot tās vidi un piedāvātās funkcijas.    Projektu  vadības  programmatūrai  ir  jāpaātrina  procesi,  nevis  jārada  papildu  sarežģījumi  jūsu komandai. Mūsdienās projektu vadītāji ir tik ļoti aizrāvušies ar veidu, kādā projekts tiek  īstenots,  ka  viņi  aizmirst  par  galveno  projektu  vadības  uzdevumu  –  īstenot  projektu.  Tas  apgrūtina  projekta  īstenošanu  un  rada  neizmantotas  iespējas,  jo  projektu  vadītāji  tik  ļoti  pierod pie noteiktām metodēm un tik ļoti tās aizstāv, ka atsakās izmēģināt citas metodes,  kas var nodrošināt ātrāku un labāku projekta izpildi.                                   

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


2. NODAĻA.  PROJEKTU VADĪBAS PROGRAMMATŪRAS VEIDI  Projektu  vadības  programmatūras  pakalpojumi  ir  pieejami  dažādos  veidos,  mērogos  un  cenās.  Lai  izvēlētos  savām  vajadzībām  atbilstošāko  programmatūru,  jums,  vispirms,  jāsaprot,  kādas  projektu  vadības  programmatūras  pastāv.  Šajā  nodaļā  tiks  apskatīti  būtiskākie veidi un parādīts, kuras programmatūras ir piemērotākas konkrētiem uzņēmumu  un  uzdevumu  veidiem.  Cerams,  kad  būsiet  iepazinušies  ar  savām  iespējām,  varēsiet  izvēlēties  tādu  risinājumu,  kas  ļaus  jums  optimizēt  projekta  vadību  savā  uzņēmumā  (Finance, 2017).    Daži  programmatūras  risinājumi  ir  piemēroti  konkrētam  veidam,  savukārt  citi  produkti  apvieno  dažādus  veidus.  Izvēloties  piemērotāko  projektu  vadības  programmatūru,  iegādājieties  tikai  tās  funkcijas,  kas  jums  patiešām  ir  nepieciešamas.  Tomēr  neaizmirstiet  arī  par  citām  funkcijām,  jo  tās  var  jums  noderēt  vēlāk,  kad  jūsu  uzņēmums  būs  attīstījies.  Tāpat  izvēlieties  tādu  programmatūras  nodrošinātāju,  kas  piedāvā  bezmaksas  vai  demonstrācijas  programmatūras  versiju,  lai  varat  labāk  izvērtēt  tās  funkcijas.  Pirms  projektu  vadības  programmatūru  salīdzinājuma  atgādinām  jums  par  trīs  aspektiem,  pēc  kuriem tās var klasificēt:    • izvietošana – kādā veidā programmatūra tiek instalēta un kādā tai var piekļūt;  • raksturīgās īpašības – kā programmatūru paredzēts izmantot lietotājam;  • specializācija – programmatūras specializācija.    Programmatūra  var  būt  labākā  savā  klasē,  taču  tas  uzreiz  nenozīmē,  ka  tā  ir  piemērotākā  jūsu uzņēmumam. Atcerieties, ka programmatūra ir tikai rīks – svarīgākais ir tas, kā jūs to  pielietojat  savā  projektā.  Tagad  aplūkosim  projektu  vadības  programmatūras  veidus  atbilstoši trim iepriekš minētajiem aspektiem.    Izvietojums  Veids, kādā vēlaties programmatūru instalēt vai kādā vēlaties tai piekļūt, ietekmēs iegādes  lēmumu.  Uz  vietas  (darbvirsmas)  –  projektu  vadības  programmatūra  ir  instalēta  jūsu  datorā  vai  serverī. Parasti šādā gadījumā vienreiz (vai katru gadu) jāiegādājas licence programmatūras  lietošanai.   

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


Plusi • Faili paliek pie jums  • Lielāka kontrole pār programmatūru  • Parasti par licenci jāmaksā tikai vienreiz    Mīnusi  •  Jums  jānorīko  IT  speciālists,  kas  pārvaldīs  programmatūru  vai  novērsīs  tās  darbības  traucējumus, tostarp būs atbildīgs par drošību un tehniskajām problēmām  • Jāizdod līdzekļi par datoru un serveru iegādi, uzturēšanu un atjaunināšanu, kā arī jāalgo IT  speciālists  • Programmatūrai var piekļūt tikai no attiecīgā servera vai datora, mobilitāte ir ierobežota   

  Izvietošana  mākonī  –  projektu  vadības  programmatūra  tiek  instalēta  pakalpojumu  nodrošinātāja  serverī  un  ir  pieejama  internetā.  Parasti  par  programmatūras  izmantošanu  jāmaksā ikmēneša maksa.    Plusi  • Neprasa daudz līdzekļu, bieži vien jāmaksā tikai ikmēneša maksā, kas var būt tik maza kā  $ 20  •  Nav  jāalgo  IT  speciālists  programmatūras  pārvaldībai,  jo  pakalpojuma  nodrošinātājs  parūpējas par drošību un problēmu risināšanu 

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


• Programmatūrai varat piekļūt ikvienā vietā, kur ir pieejams interneta pieslēgums, līdz ar to  varat brīvi pārvietoties    Mīnusi  • Faili atrodas mākonī un ir kopīgoti ar pakalpojumu nodrošinātāju  • Ikmēneša maksājumi, kas ar laiku var radīt lielākas izmaksas nekā programmatūras iegāde  • Jūs nekontrolējat programmatūru (kas notiek, ja pakalpojuma nodrošinātājs bankrotē?)    Pēc raksturīgajām īpašībām  Veids,  kādā  plānojat  programmatūru  izmantot,  arī  noteiks  to,  kāda  projektu  vadības  programmatūra jums ir vispiemērotākā.    Personālā vai viena lietotāja programma – projektu vadības programmatūra, kas paredzēta  lietošanai  mājas  apstākļos  vai  personīgajiem  projektiem.  Tā  nosaka,  ka  projekta  plānu  vienlaicīgi var rediģēt tikai viens lietotājs. Šāda veida programmatūra parasti tiek izmantota  maziem projektiem ar lejupvērstu vadības organizāciju, kuriem ir skaidri izšķirams sākuma,  vidus un beigu posms. Piemēram, personīgs mēbeles izgatavošanas projekts.    Sadarbības  programma  –  projektu  vadības  programmatūra,  kas  paredzēta  vairākiem  lietotājiem,  kuri  var  vienlaicīgi  lasīt,  rediģēt  un  papildināt  projekta  plānu.  Turklāt  šādi  papildinājumi  vai  izmaiņas  tiek  integrētas  kopīgajā  sistēmā,  līdz  ar  to  projekta  plāns  tiek  nekavējoties  atjaunināts.  Sadarbība  var  tikt  īstenota  dažādos  līmeņos,  vieniem  cilvēkiem  piešķirot  pilnvaras  rediģēt  projekta  plānu,  citiem  ļaujot  sniegt  komentārus  vai  tikai  lasīt  pieejamo  informāciju.  Šāda  programmatūra  tiek  izmantota  specializētos  vai  sarežģītos  projektos,  kur  komandas  dalībnieki  vai  cilvēki  strādā  pie  savstarpēji  saistītiem  apakšprojektiem  (TeamGantt,  2017).  Sadarbības  projektu  vadības  programmatūra  palīdz  projekta vadītājam un iesaistītajām pusēm izvērtēt un uzraudzīt darbības, kas tiek īstenotas  gan secīgi, gan paralēli dažādos projekta posmos un dažādās komandās. Tāpat šāda veida  programmatūra  vislabāk  darbojas  kā  tīmeklī  izvietots  risinājums,  kas  ļauj  dalībniekiem  piekļūt projekta plānam un reāllaikā ievadīt projekta datus no vairākām vietām.    Integrētā  programma  –  projektu  vadības  programmatūra,  kuru  iespējams  integrēt  citos  uzņēmējdarbības  aspektos,  piemēram,  klientu  attiecību  vadības  sistēmās  vai  sadarbības  rīkos.  Šādas  programmas  tiek  izmantotas  projektos,  kas  pārklājas  ar  citām  uzņēmuma 

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


darbībām, bieži  vien,  klientu  attiecību  vadības  procesiem.  Piemēram,  izmantojot  šo  projekta  vadības  programmas  veidu,  var  ieviest  jaunu  programmatūras  versiju,  lai  pārvaldītu projektu visās tā attīstības stadijās, savukārt klientu attiecību vadības moduli var  integrēt,  lai  pieprasītu  atsauksmes  par  kļūdām  vai  kolektīvi  meklētu  idejas  jaunai  versijai.  Šāda  veida  programmas  parasti  daudzos  programmatūras  produktos  tiek  ietvertas  kā  moduļi.  Tomēr  dažiem  projektiem  konkrētas  funkcijas  ir  nepieciešamas  vairāk  nekā  citas  funkcijas,  tādēļ  specializēta  projekta  gadījumā  jums  nepieciešams  iegūt  tādu  projektu  vadības risinājumu, kas ir speciāli piemērots kādam no šiem aspektiem:    laika  grafiku  veidošana  –  risinājumā  ir  laika  uzskaites  funkcija,  iespējams,  Ganta  diagramma,  kas  ļauj  izsekot  projekta  uzdevumu  īstenošanai  laikā.  Grafiku  veidošanai  paredzēta projektu vadības programmatūra ir visvairāk piemērota publiskiem pasākumiem  vai  uz  konkrētu  darbību  orientētiem  projektiem,  piemēram,  koncertiem,  produktu  prezentācijām vai lielākiem pasākumiem. Grafiks ir fiksēts (izmaiņas tajā radīs sabiedrības  neapmierinātību), tādēļ ir cieši jāseko līdzi kalendāram.    Problēmu  uzraudzība  –  šāds  risinājums  izceļ  vajadzību  rūpīgi  uzraudzīt  traucējumus  vai  nepilnības  projekta  īstenošanas  gaitā,  lai  nodrošinātu  atbilstošu  to  novēršanu.  Tas  ir  vispiemērotākais  projektiem,  kuros  ir  daudz  tehnisko  specifikāciju  un  kur  tādēļ  viena  problēma  vai  izmaiņa  plānā  var  radīt  daudz  citas  problēmas,  kas  apdraud  visa  projekta  īstenošanu.  Šāds  projektu  vadības  risinājums  ir  nepieciešams  programmatūras  izstrādātājiem,  lai  nepārtraukti  konstatētu  darbības  traucējumus  un  novērstu  tos,  lai  nodrošinātu atbilstošu sistēmas darbību.    Projektu  portfeļa  pārvaldības  programmas  –  tām  ir  sarežģītas  funkcijas,  kas  ļauj  organizācijām  vienlaicīgi  pārvaldīt  vairākus  projektus.  Šādam  risinājumam  ir  izcils  pārvaldības  panelis,  kas  sniedz  vispārīgu  pārskatu,  lai  vienlaicīgi  iegūtu  informāciju  par  vairākiem  projektiem.  Organizācijām,  kas  vienlaicīgi  īsteno  vairākus  projektus,  vajadzētu  izmantot  šādu  projektu  vadības  programmatūru.  Tā  kā  šādiem  risinājumiem  ir  augstāka  līmeņa  rediģēšanas,  uzskaites  un  citas  funkcijas,  tiem  ir  nepieciešama  moderna  infrastruktūra,  kā  arī  šādi  risinājumi  ir  dārgāki.  Visbiežāk  projektu  portfeļa  pārvaldības  programmatūras  izvēlas  lietot  celtniecības  uzņēmumi,  īpašumu  attīstītāji  un  inženieru  uzņēmumi.   

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


Lai saglabātu  konkurētspēju  mūsdienu  darījumu  vidē,  kas  pieprasa  precīzu  un  laicīgu  rezultātu  sasniegšanu,  jums  ir  nepieciešama  projektu  vadības  programmatūra.  Šādi  risinājumi ir pieejami dažādās formās. Iegūstot vispārīgu izpratni par šo risinājumu veidiem,  jūs  palielināt  iespēju  iegūt  savam  uzņēmumam  visizdevīgāko  projektu  vadības  programmatūru.                   

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


3. NODAĻA. SPECIALIZĒTĀ PASĀKUMA VADĪBAS PROGRAMMATŪRA  Pasākumu vadības programmatūra ir vispārīgs termins, kas raksturo plašu programmatūras  produktu  klāstu,  kas  tiek  izmantots  speciālistu  un  akadēmiķu  konferenču,  tirdzniecības  izstāžu,  konferenču  un  mazāku  pasākumu,  piemēram,  tālākās  profesionālās  attīstības  organizācijas sanāksmju, pārvaldīšanai. (Wikipedia, 2017)    Eventbrite,  iespējams,  ir  vispopulārākā  pasākumu  plānošanas  programmatūra.  Tā  ir  mākonī  izvietota  platforma,  kas  ļauj  pasākumu  organizatoriem  plānot  un  popularizēt  pasākumus,  pārdot  biļetes  un  publicēt  informāciju  par  tiem  Facebook,  Twitter  un  citos  sociālo  tīklu rīkos tieši no vietnes interfeisa. (EventBrite, 2017)    Cvent  ir  vadošā  pasākumu  vadības,  tiešsaistes  pasākumu  reģistrācijas,  telpu  meklēšanas  un  mobilā  pasākumu  lietojumprogrammas  tehnoloģija,  kurai  ir  vairāk  nekā  183 000  aktīvo  lietotāju.  Cvent  modernizē  tradicionālos  ar  pasākumu  vadību  saistītos  procesus.  Tas  integrētā  platforma  palīdz  pasākumu  plānotājiem  atrast  telpas,  plānot  pasākumus,  iesaistīt  apmeklētājus,  izmērīt pasākumu ietekmi un veikt vēl citas darbības. (Cvent, 2017)    Eventzilla nodrošina visizdevīgāko pasākumu vadības un  reģistrācijas 

risinājumu

ikvienam

pasākumu

organizatoram. Ja  rīkojat  bezmaksas  pasākumu,  Eventzilla  varat  izmantot  pilnībā  bez  maksas.  Maksas  pasākuma gadījumā, viņu piemērotā fiksētā maksa 1 $ par ameklētāju ir zemākā šajā nozarē.  Neatkarīgi no tā, vai organizējat dzimšanas dienas ballīti vai mūzikas festivālu, šī programma  jums  palīdzēs,  nodrošinot  nozarē  vadošās  funkcijas,  kuras  sagaidāt  no  šādas  programmas,  un vēl daudzas citas. (Capterra, 2017)    Pilna  apmērā  mākonī  izvietota  biļešu  pārvaldības 

platforma

iepriekšpārdošanai

biļešu tiešsaistē, 

mārketinga aktivitātēm,  biļešu  un  aproču  drukāšanai,  sociālajiem  medijiem,  kā  arī  virkne  aprīkojuma  iespēju  biļešu  pārdošanai  pie  ieejas  un  to  noskenēšanai.  Neatkarīgi  no  tā,  vai 

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


pārvaldāt aktiermākslas  centru,  organizējat  masveida  festivālus,  rīkojat  mazus  pasākumus  vai  arī  līdzekļu  vākšanas  pasākumus,  Purplepass  jums  nodrošinās  visu  nepieciešamo  vienkāršai un veiksmīgai pasākuma organizēšanai. (Nasdaq, 2017)    Regpack  ir  vadošā  un  straujāk  augošā  pasākumu  vadības  programmatūra, ko izmanto vairāk nekā 5000 organizāciju  visā  pasaulē,  tostarp  NFL  un  Goodwill.  Regpack  ļauj  jums  kontrolēt visu pasākuma dzīves ciklu, tostarp apmeklētāju  reģistrāciju,  maksāšanu  un  ziņojumu  veidošanu,  turklāt  neliekot  veikt  lielus  ieguldījumus.  (G2Crowd, 2017)    Trello  ir  tīmeklī  balstīta  projektu  vadības  lietojumprogramma, 

ko

2011. gadā 

izstrādāja uzņēmums  „Fog  Creek  Software”.  2014. gadā  uz  šīs  lietojumprogrammas  pamata  tikai  izveidots  atsevišķš  uzņēmums,  kas  vēlāk, 2017. gada janvārī, tika pārdots uzņēmumam „Atlassian”. Tā galvenais birojs atrodas  Ņujorkā. (Trello, 2017)    Primavera ir uzņēmumu projektu portfeļa pārvaldības programmatūra. Tā ietver  projektu 

vadības,

produktu

vadības, sadarbības  un  kontroles  iespējas,  kā  arī  to  ir  iespējams  savietot  ar  citām  uzņēmumu  programmatūrām,  piemēram,  Oracle un uzņēmumu resursu plānošanas sistēmām. Programmatūru Primavera 1983. gadā  tirgū laida uzņēmums „Primavera Systems Inc.”, ko 2008. gadā iegādājās uzņēmums „Oracle  Corporation”. (Mongolia, 2017)    Asana  ir  tīmekļa  un  mobilā  lietojumprogramma,  kas  sniedz palīdzību komandām darba gaitas izsekošanā.  To  2008. gadā  radīja  Facebook  līdzdibinātājs  Dastins  Moskovitzs  (Dustin  Moskovitz)  un  agrākais  inženieris  Džastins  Rozenšteins  (Justin  Rosenstein),  kuri  abi  strādāja  pie  tā,  lai  uzlabotu Facebook darbinieku ražīgumu. (Asana, 2017)    Pasākumu vadībā var izmantot arī tādas programmas kā Word un Excel. Ļoti noderīga ir tieši  pasta  sapludināšanas  funkcija  programmā  Word,  izmantojot  Excel  izklājlapu.  To  var 

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


izmantot, lai  vienlaicīgi  radītu  vairākus  dokumentus. 

(Office,

2017)

Šiem

dokumentiem ir  identisks  lapas  izkārtojums,  formatējums,  teksts  un  grafiskie  elementi.  Atšķiras  un  individuāli  pielāgotas  ir  tikai  atsevišķas  katra  dokumenta  daļas.  Pasta  sapludināšanas  funkcija  ļauj  Word  izveidot  tādus  dokumentus kā lielapjoma etiķetes, vēstules, aploksnes, biļetes un e‐pasta ziņojumus. Pasta  sapludināšanas procesā ir iesaistīti trīs dokumeni – galvenais darba dokuments, datu avota  dokuments un sapludinātais dokuments. Pasta sapludināšana tiek izmantota, lai vienlaicīgi  izveidotu  vairākus  dokumentus.  Šiem  dokumentiem  būs  identisks  lapas  izkārtojums,  formatējums,  teksts  un  grafiskie  elementi.  Izmantojot  šo  funkciju,  tikai  atsevišķas  katra  dokumenta daļas atšķirsies un būs individuāli pielāgotas. Pasta sapludināšanas funkcija ļauj  Word  izveidot  tādus  dokumentus  kā  lielapjoma  etiķetes,  vēstules,  aploksnes  un  e‐pasta  ziņojumus. Pasta sapludināšanas procesā ir ietverti trīs dokumenti:  1) galvenais dokuments;   2) datu avots;   3) sapludinātais dokuments.         

    VSIS  ConfTool,  ConfTool  atvērtā  koda  sistēma  ir  pieejama  nekomerciāliem  pasākumiem,  pamatojoties  uz  bezmaksas  licenci.  Tā  ir  paredzēta akadēmiķiem un neprofesionāliem pasākumu plānotājiem. 

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


Tā piedāvā  pielāgojumu  reģistrācijas  veidlapu,  kuru  varat  izplatīt  maks.  150 dalībniekiem,  failu  augšupielādi,  informācijas  iesniegšanu  tiešsaistē  un  tiešsaistes  atsauksmju  veidlapas.  Konferencēs to var izmantot, lai reģistrētu apmeklētājus. (Medium, 2017)  Lai  apstrādātu  maksājumus,  kas  netiek  veikti  skaidrā  naudā,  ar  čeku  vai  bankas  pārskaitījumu,  jums  būs  nepieciešama  profesionālā  versija.  Funkcijas:  Tiešsaistes  reģistrācija, zīmola pielāgošana, datu pārvaldība.    Odoo  atvērtā  avota  pasākumu  lietojumprogramma  piedāvā  funkciju  kompleksu,  kas  būs  noderīgs  ikvienā  pasākumu  plānošanas  procesa  posmā.  Izmantojot  lietotājam  draudzīgo  redaktoru,  varat  izveidot  pasākuma  lapas  un  darba  kārtību.  Pārdodiet  dažādu  kategoriju  biļetes  tiešsaistē,  popularizējiet 

pasākumu,

izmantojot

automātiskos

e‐pastus

un

iespējas

lietojumprogrammas integrācijai  sociālajos  medijos,  kā  arī  sekojiet  līdzi  mājaslapas  rādītājiem ar Google Analytics. (Diazgranados, 2017)  Odoo  arī  piedāvā  SEO  rīkus  un  mērķlapas,  kā  arī  to  var  pilnībā  savienot  ar  citām  Odoo  komplekta lietojumprogrammām.    Funkcijas:  Biļešu pārvaldība  Pasākumu grafiku izveide un pārvaldība  Savienošana ar sociālajiem medijiem  E‐pasta mārketings  Savienošana ar Google Analytics  Atbalstītāju pārvaldība   

OpenConferenceWare ir  atvērtā  avota  tīmekļa  lietojumprogramma  pasākumiem  un  konferencēm.  Tās  pielāgojamā  platforma  nodrošina  piedāvājumus,  sesijas,  grafikus,  virzienus un daudz citu aspektu.  Tie,  kuriem  ir  īpaši  labas  attiecības  ar  tehnoloģijām,  OpenConferenceWare  var  izmantot  kopā ar Rails lietojumprogrammu. 

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


Tā ir pielāgojama platforma, kurā ikviens var norādīts sesijas kādam pasākumam, izveidot un  atjaunināt piedāvājumus, abonēt plūsmu un izveidot profilu.  Administratori var izveidot  un  izmainīt pasākumus, noteikt piedāvājumiem termiņus, kā arī pārvaldīt istabas un sesijas.  Funkcijas:  pasākuma norises grafiku izveide;  telpu bloku pārvaldība;  sesiju pārvaldība;  pasākuma apmeklētāju aptaujāšana.       

    4. NODAĻA. PASĀKUMU VADĪBAS PROGRAMMATŪRAS PLĀNOŠANAS, UZRAUDZĪBAS UN  ORGANIZĒŠANAS FUNKCIJAS 

Lai  izprastu  pasākumu  vadības  programmatūras  būtību,  svarīgi  ir  noskaidrot,  kādas  ir  tās  funkcijas.  Atkarībā  no  nodrošinātā  funkciju  kompleksa,  šie  rīki  ir  paredzēti  plānošanas,  pasākumu īstenošanas vai pēc pasākuma darbībām. Identificēsim šīs galvenās funkcijas.    PLĀNOŠANAS FUNKCIJAS    Pasākuma mārketinga rīki 

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


Savā tīmekļa vietnē jums ir jāintegrē vietņu analītikas rīks, lai sekotu līdzi apmeklētāju rīcībai  savā vietnē, kā arī noteiktu vājās vietas un uzlabotu darbības mārketinga jomā.  Programmatūrai  būtu  jānodrošina  iespēja  tiešsaistē  straumēt  pasākumus  Youtube  vai  citā  video koplietošanas vietnē, lai varētu uzrunāt pēc iespējas vairāk cilvēku.  Jābūt  vienam  galvenajam  vadības  rīkam,  kas  ļautu  pasākuma  atbalstītājiem  sasniegt  un  pārvaldīt potenciālos klientus pasākumu laikā.    Tām ir visas pasākumu vadības programmatūras funkcijas, kas ļauj popularizēt pasākumu, lai  sasniegtu  pēc  iespējas  plašāku  tiešsaistes  publiku  un  uzrunātu  potenciālos  klientus.  Mārketinga  kanāli  ietver  sociālos  medijus,  e‐pasta  mārketingu,  plašsaziņas  līdzekļus  un  emuārus.  Rīki  var  atšķirties,  bet  risinājumi  ietver  pamata  pasākuma  tīmekļa  vietnes  veidotāju, integrētu pasta piegādātāju un pasākuma kalendāru.  Izmantojot  pasākuma  tīmekļa  vietnes  veidotāju,  jūs  varat  izveidot  vietni  pasākuma  prezentēšanai un tiešsaistes reģistrācijai. Lielākā daļa risinājumu ir aprīkoti ar plug‐and‐play  veidotājiem,  kuros  darbības  ir  veicamas  vilkšanas  un  nomešanas  sistēmā  un  kas  ļauj  ikvienam ātri un vienkārši izveidot tīmekļa vietni. Šādi risinājumi var nodrošināt arī mobilās  versijas izstrādi, kas nav mazsvarīgi, ņemot vērā, ka daudzi apmeklētāji pasākuma vietni var  apmeklēt no saviem viedtālruņiem.  Savukārt pastu piegādātājs ievāc informāciju no tiešsaistes reģistrācijas anketām un izmanto  to  mārketinga  kampaņu  īstenošanai.  E‐pasta  ziņojumus  ir  iespējams  nosūtīt  dažādos  pasākuma  posmos  un  par  dažādām  tēmām,  piemēram,  ar  mērķi  uzrunāt  potenciālos  klientus, veicināt atsauksmju sniegšanu, nosūtīt atgādinājumus vai aicināt iegādāties biļetes  par  īpašām  cenām.  Pasta  sūtītāja  ziņojumus  ir  iespējams  individuāli  pielāgot,  lai  padarītu  ziņas vēl efektīvākas. Pasta sūtītājs var arī sekot līdzi reāllaika datiem (atvēršanai, klikšķiem  u.c.)  un  atspoguļot  sponsoru  informāciju,  jo  šī  platforma,  visticamāk,  ir  daļa  no  priekšrocībām, ko piedāvājāt saviem atbalstītājiem.  Pasākumu  kalendārs,  kas  vai  nu  ir  iebūvēts  vai  integrēts,  var  informēt  apmeklētājus  par  pasākuma  norises  laikā  pieejamajām  programmām.  Daži  risinājumi  ļauj  dalībniekiem  noklikšķināt uz konkrēta datuma vai programmas kalendārā un rezervēt attiecīgo laiku.    Budžeta pārvaldība  Šādi  risinājumi  arī  ļauj  jums  uzraudzīt  līdzekļus,  pārskatīt  izdevumus  un  aprēķināt  ietaupījumus. Sistēma reģistrē visus pasākuma laikā veiktos darījumus un nodrošina precīzu  finanšu  informācijas  atspoguļojumu,  sākot  no  augsta  līmeņa  aprēķiniem  un  beidzot  ar 

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


atsevišķiem posteņiem, kā rezultātā jūs iegūstat precīzu ieguldījumu atdeves rādītāju. Šāda  funkcija var arī sekot līdzi darījumiem, dienu piedāvājumiem un faktiskajiem maksājumiem,  kā arī izvērtēt vidējās izmaksas par katru dalībnieku, lai jūs varētu noteikt aplēses. Veidojiet  pasākumu  budžetus,  sekojiet  līdzi  līdzekļiem  dažādos  pasākumos,  aprēķiniet  mainīgās  izmaksas un novērtējiet sanāksmes izmaksas.   

Reģistrācija 

Maksājumu apstrāde 

Budžeta vadība 

Iespējas norises vietā 

Ziņojumi

Reģistrēšanās no tālruņa 

UZRAUDZĪBAS FUNKCIJAS  Uzraugiet  savu  popularizēšanas  pasākumu  radītos  pārdošanas  rezultātus  dažādos  laika  posmos.  Uzraugiet  biļešu  pārdošanu,  vietu  pieejamību  un  apmeklējumu  –  turklāt  to  visu  dariet  vienā  vietā.  Ziņošana  un  analītika  –  iegūstiet  informāciju  par  pasākuma  kopējiem  ieņēmumiem,  pārdotajām  biļetēm,  tīmekļa  vietnes  apmeklējumiem  un  izmaksātajām  naudas  summām.  Iegūstiet  pārskatu  pār  pārdošanas  rādītājiem  un  tiešsaistē,  personīgi  vai  biļešu kasē iegādātajām biļetēm.  Pasākuma ziņojumi  Izveidojiet  vizuālu  apskatu  par  katra  dalībnieka  pieredzi  pasākumā,  īpašu  uzmanību  veltot  interesēm, apmeklētajām sesijām un dalībai grupu uzdevumos.  Pasākuma  pārvaldības  programmatūras  aizmugursistēmas  informācijas  panelim  ir  jābūt  pieejamam  gan  no  datora,  gan  rokas  ierīcēm.  Pasākuma  vadītājam  vienmēr  ir  jābūt  pieejamai  informācijai  par  kopējo  runātāju  skaitu,  kopējo  nopirkto  biļešu  skaitu,  kopējiem  ieņēmumiem un aptauju rezultātiem.    Ziņošana par pasākumu  Pasākuma vadības programmatūra ļauj jums analizēt datus pirms pasākuma, tā laikā vai pēc  tam, ļaujot pieņemt informētus lēmumus. Daži risinājumi nodrošina reāllaika ziņošanu, kas  ļauj novērtēt apmeklētību, izdevumus un citus galvenos rādītājus un, ja nepieciešams, veikt 

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


atbilstošas izmaiņas.  Ziņojumi  var  tikt  sniegti  kopsavilkuma  vai  izvērstā  formā,  ko  var  koplietot  ar  organizatoru  komandām,  partneriem,  atbalstītājiem  un  citām  iesaistītajām  pusēm.  Šādi  risinājumi  var  piedāvāt  arī  tendenču  izsekošanas  sistēmas,  kas  palīdzēs  identificēt labākās prakses turpmākai izmantošanai. Tāpat jūs varat pielāgot  ziņojumus, lai  tie atspoguļotu tos rādītājus, kas ir būtiski turpmākajiem pasākumiem.    ORGANIZATORISKĀS FUNKCIJAS  Apmeklētāju pārvaldība  Jums jāspēj izveidot pielāgotas reģistrācijas lapas un noteikt vairākas biļešu cenu grupas.  Tā  ļauj  runātājiem,  kas  piedalās  jūsu  pasākumā,  reģistrēties  iepriekš  un  saņemt  savu  identifikācijas caurlaidi pie reģistrācijas viesnīcā, kurā viņi apmetīsies pasākuma laikā.  Jums  nepieciešama  svītrkodu  nolasīšanas  sistēma,  lai  varētu  tos  nolasīt  no  biļetēm  un  vienkārši  noteikt,  kas  katram  apmeklētājam  jāsaņem.  Kad  apmeklētājam  ir  izsniegts  viss  nepieciešamais,  datubāzei  šī  apmeklētāja  vārds  būtu  jāatzīmē  ar  ķeksīti.  Tādējādi  varat  nodrošināt, ka katrs apmeklētājs saņem nepieciešamās lietas.  Obligāti  jāpastāv  iespējai  izveidot  tiešsaistes  kopienu.  Runātāji  un  mākslinieki,  kā  arī  pasākuma  apmeklētāji  var  tajās  norādīt  savus  vārdus.  Šāds  tiešsaistes  forums  palīdzēs  noskaidrot, kas apmeklētājiem patīk un nepatīk, un, tā kā tiešsaisties kopienas pastāv ilgāk  par  pašu  pasākumu,  cilvēki  varēs  komunicēt  viens  ar  otru  arī  pēc  konkrētās  sanāksmes  vai  konferences. Tāpat viņi varēs informēt par citiem pasākumiem.  Vēl  viena  ļoti  būtiska  funkcija  ir  sesiju  apmeklētības  uzraudzības  sistēma.  Ja  pasākums  norisinās, piemēram, trīs dienas un tajā tiek piedāvātas vairākas sesijas, jūs varat noskenēt  apmeklētāju caurlaides, lai noteiktu, kuras sesijas bija visvairāk apmeklētas un kuras sesijas  nespēja piesaistīt apmeklētāju uzmanību. 

Kontaktu pārvaldība 

Kalendāri

Mobilās tīmekļa vietnes 

Izmitināšanas un ceļošanas 

Reģistrēto dalībnieku 

Darbplūsmas pārvaldība 

pārvaldība

pārvaldība

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


Taču droši vien pati galvenā pasākumu vadības programmatūras funkcija ir datu aizsardzība.  Gan  runātāji,  gan  apmeklētāji  jums  tīmekļa  vietnē  darīs  pieejamus  savus  personas  datus.  Tieši tādēļ pārliecinieties, ka jūsu izvēlētā programmatūra ir aprīkota ar vismodernāko datu  aizsardzības sistēmu.    Reģistrācija tiešsaistē  Viena  no  labākajām  funkcijām,  ko  nodrošina  pasākumu  vadības  programmatūra,  ir  iespēja  ievadīt  pasākuma  organizatoru  un  apmeklētāju  reģistrācijas  informāciju.  To  nodrošina  tiešsaistes  reģistrācija,  kuras  laikā  cilvēki  ievada  informāciju  tieši  pasākuma  datubāzē.  Jaunākie  risinājumi  nodrošina  arī  vairāku  jomu  un  sesiju  reģistrāciju,  ļaujot  apmeklētājiem  izvēlēties  konkrētas  pasākuma  programmas  vai  praktiskos  seminārus,  ko  apmeklēt.  Lai  aizsargātu  datu  integritāti  pret  mēstulēm  un  troļļiem,  šajās  sistēmās  var  ietvert  ierobežojumus, piemēram, reģistrācijas kodu vai katram apmeklētājam unikāla ID sistēmu.  Vienu  un  to  pašu  datubāzi  var  izmantot  gan  pasākuma  popularizēšanas  laikā,  gan  datu  apstrādei pasākuma laikā.    Datubāžu pārvaldība  Ikvienas  pasākuma  vadības  programmatūras  pamatā  ir  kāda  datubāze.  Tajā  tiek  apkopoti  tiešsaistes reģistrācijas pieteikumi, apmeklētāju saraksti, adresātu saraksti un analītikas dati.  Parasti  datu  bāzēm  ir  pieejamas  tādas  iespējas  kā  datu  importēšana/eksportēšana,  sakārtošanai,  lai  izgūtu  dažādus  rādītājus  un  integrētu  datus  klientu  attiecību  vadības  sistēmās, darbplūsmas pārvaldība un mākoņsaziņa.           

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


PAPILDLITERATŪRA UN BIBLIOGRĀFIJA 

Asana, 2017. Asana. [Tiešsaistes resurss]   Pieejams: https://en.wikipedia.org/wiki/Asana_(software)  [Skatīts 01.12.2017].  Capterra, 2017. Capterra. [Tiešsaistes resurss]   Pieejams: https://www.capterra.com/p/117828/Eventzilla/  [Skatīts 01.12.2017].  Cvent, 2017. Cvent. [Tiešsaistes resurss]   Pieejams: http://m.cvent.com/event‐overview.shtml  [Skatīts 01.12.2017].  Diazgranados, J. R. A., 2017. Software4uco. [Tiešsaistes resurss]   Pieejams: http://software4uco.blogspot.com.tr/2016/03/  [Skatīts 01.12.2017].  EventBrite, 2017. EventBrite. [Tiešsaistes resurss]   Pieejams: https://www.eventbrite.com/organizer/overview/  [Skatīts 01.12.2017].  Finance, W., 2017. Warsaw Finance. [Tiešsaistes resurss]   Pieejams: https://project‐management‐software.financesonline.com/types‐ project‐management‐software/  [Skatīts 01.12.2017].  G2Crowd, 2017. G2Crowd. [Tiešsaistes resurss]   Pieejams: https://www.g2crowd.com/products/regpack/details  [Skatīts 01.12.2017].  MavenLink, 2017. MavenLink. [Tiešsaistes resurss]   Pieejams: https://www.mavenlink.com/resources/what‐is‐project‐management‐ software  [Skatīts 01.12.2017].  Medium, 2017. Medium. [Tiešsaistes resurss]   Pieejams: https://medium.com/@CapterraEvent/the‐top‐12‐free‐and‐open‐ source‐event‐management‐software‐2afe2fd6ebd1  [Skatīts 01.12.2017].  Mongolia, P., 2017. PMI Mongolia. [Tiešsaistes resurss]   Pieejams: http://en.pmimongolia.mn/blog‐item/primavera‐software‐brief‐ introduction  [Skatīts 01.12.2017].  Nasdaq, 2017. Nasdaq. [Tiešsaistes resurss]   Pieejams: https://software.nasdaq.com/festival‐management‐software/  [Skatīts 01.12.2017].  Office, M., 2017. MS Office. [Tiešsaistes resurss]   Pieejams: https://support.office.com/en‐us/article/Mail‐merge‐using‐an‐Excel‐ spreadsheet‐858c7d7f‐5cc0‐4ba1‐9a7b‐0a948fa3d7d3  [Skatīts 01.12.2017].  TeamGantt, 2017. TeamGantt. [Tiešsaistes resurss]   Pieejams: https://www.teamgantt.com/  [Skatīts 01.12.2017].  TeamWork, 2017. TeamWork. [Tiešsaistes resurss]   Pieejams: https://www.teamwork.com/project‐management‐software  [Skatīts 01.12.2017]. 

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 


Trello, 2017. Trello. [Tiešsaistes resurss]   Pieejams: https://en.wikipedia.org/wiki/Trello  [Skatīts 01.12.2017].  Wikipedia, 2017. Wikipedia. [Tiešsaistes resurss]   Pieejams: https://en.wikipedia.org/wiki/Event_management_software  [Skatīts 01.12.2017].         

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt  atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu. 

LAT - Learning Unit 4 - AR  
LAT - Learning Unit 4 - AR  
Advertisement