Issuu on Google+

Verklagsreglur trúnaðarmanns í samkeppnum á vegum Arkitektafélags Íslands Hlutverk trúnaðarmanns Trúnaðarmaður er eini tengiliður milli keppenda og dómnefndar. Hann skal gæta þess að jafnræði sé með keppendum og eins og nafnið bendir til, tryggja að trúnaðar sé gætt í samskiptum keppenda og dómnefndar. Algert grundvallaratriði er að keppendum sé veitt sú trygging, að allir taki þátt í samkeppninni á jafnréttisgrundvelli s.s. að öllum þátttakendum séu veittar sömu upplýsingar og að fullvissa sé um að dómnefnd viti ekki hverjir standa að baki tillögum. Verklagsreglur trúnaðarmanns 1.

Stjórn Arkitektafélags Íslands skipar trúnaðarmann samkvæmt tilnefningu samkeppnisnefndar A.Í. að höfðu samráði við útbjóðanda.

2.

Trúnaðarmaður hefur samband við formann dómnefndar og fær upplýsingar um hver verði tengiliður hans við dómnefnd (formaður dómnefndar eða ritari dómnefndar). Trúnaðarmaður fer yfir verklagsreglur og samkeppnisreglur AÍ með dómnefnd í upphafi verks og fer yfir önnur atriði er varða samkeppnir og störf trúnaðarmanns.

3.

Trúnaðarmaður skal mæta á fund dómnefndar áður en samkeppnislýsing hefur verið afgreidd til birtingar. Á þeim fundi skal hann gera útbjóðanda ljóst að með samkeppnislýsingu sé verkefnið ákveðið með þeim takmörkunum, sem þar eru settar fram sem ófávíkjanleg skilyrði og að við þau skilyrði verði dómnefndarmenn að standa svo tryggt sé að allir keppendur vinni út frá sömu forsendum.

4.

Trúnaðarmaður skal lesa drög að útboðslýsingu, gera við hana breytingartillögur ef ástæða er til. Þannig fær trúnaðarmaður tækifæri til þess að líta sérstaklega á atriði, sem að honum sjálfum snúa s.s. persónulegar upplýsingar varðandi heimilisfang, síma, tölvufang, en einnig atriði eins og fyrirspurnarfrest, skilatíma tillagna, hvar skilað er o.fl. Trúnaðarmaður getur auk þess bent á ýmis önnur atriði sem tryggja keppendum jafnan samkeppnisgrundvöll t.d. hvernig tryggja skuli heppilegar aðstæður fyrir keppendur búsetta annars staðar en þar, sem móttaka tillagna er.

5.

Trúnaðarmaður skal taka á móti fyrirspurnum keppenda og koma öllum fyrirspurnum, sem borist hafa fyrir tiltekinn skilafrest til dómnefndar ekki síðar en daginn eftir.

6.

Trúnaðarmaður skal senda þeim, sem sótt hafa samkeppnisgögn, allar fyrirspurnir óbreyttar og svör dómnefndar við þeim. Hann hefur leyfi til þess að láta þýða erlendar fyrirspurnir.

7.

Trúnaðarmaður skal veita viðtöku tillögum, sem sendar eru fyrir tilgreindan frest, á þeim stað og tíma, sem uppgefinn er í samkeppnislýsingu og skal leysa út aðsendar tillögur, sem látið var vita um með tilskyldum hætti.


8.

Trúnaðarmaður skal hengja upp tillögur, sem skilað er inn með tilskyldum hætti eða afhenda þær dómnefnd með þeim hætti að hvergi komi fram aðrar upplýsingar um keppendur en auðkennisnúmer tillögunnar. Áður en dómstörf hefjast skal trúnaðarmaður sjá til þess að öllum tillögum sé gert jafn hátt undir höfði. Trúnaðarmaður skal halda eftir umslögum með upplýsingum um nöfn höfunda tillagnanna. Hann skal sjá til þess að nafnleynd sé ekki rofin fyrr en niðurstöður dómnefndar hafa verið færðar í gerðarbók dómnefndar og hún samþykkt og undirrituð.

9.

Trúnaðarmaður skal vera dómnefnd innan handar að samkeppni lokinni um undirbúning verðlaunaafhendingar, útgáfumál, sýningar, birtingar í fjölmiðlum sem og yfirferð dómnefndar á samkeppnistillögum með keppendum.

10. Trúnaðarmaður skal halda greinargerð um aðkomu sína að samkeppninni og afhenda eftir verðlaunaafhendingu eintak af henni til útbjóðanda og annað til samkeppnisnefndar A.Í. Í greinargerðinni skulu nöfn þátttakenda ekki koma fram heldur t.d. bókstafir valdir af handahófi í stað sérnafna. 11. Trúnaðarmaður skal tilkynna keppendum tafarlaust ef dómnefndarmeðlimur lætur af störfum, sbr. gr. 5 í fylgiskjali 1 ( „Verklagsreglur dómnefnda......“ ), eða ef dómnefnd leitar til annarra sérfræðinga en þeirra sem getið er í keppnislýsingu, sbr. gr. 4 í samkeppnisreglum. 12. Trúnaðarmaður skal fylgja því eftir að útbjóðandi komi fréttum af samkeppnum á framfæri við fjölmiðla.

Fylgiskjal 2 með samkeppnisreglum Arkitektafélags Íslands Fyrst samþykkt á aðalfundi AÍ, 22. nóvember 2003 Síðast endurskoðað og samþykkt á aðalfundi AÍ, 15. nóvember 2006


http://www.ai.is/media/keppnisreglur/Verklagsreglur_trunadarmanns_06