MANUAL MBI PRAKTIKAT ME PJESËMARRJE NË QEVERISJEN VENDORE by Aida Ciro

MANUAL MBI PRAKTIKAT ME PJESËMARRJE NË QEVERISJEN VENDORE Një Udhëzues për të Mbështetur Pjesëmarrjen e Publikut në Vendimmarrjen Lokale

Me mbështetjen e Bankës Botërore, ky manual është dizenjuar në funksion të Bashkisë Elbasan dhe stafit, në mënyrë që të nxiten ose forcohen praktikat me pjesëmmarrje dhe angazhimi i komunitetit në vendimmarrjen lokale.

Co-PLAN, Instituti për Zhvillimin e Habitatit Bashkia Elbasan

Shënim Ky manuali është produkt i punës së përbashkët të Bashkisë Elbasan dhe Co-PLAN, Instituti për Zhvillimin e Habitatit. Gjetjet, interpretimet dhe përfundimet e shprehura në këtë material, nuk reflektojnë domosdoshmërisht pikëpamjet apo opinionin e Bankës Botërore.

Falenderime Përgatitja e këtij manuali nuk do të kishte qenë e mundur pa mbështetjen aktive të një numri të madh njerëzish dhe stafit të Bashkisë Elbasan, organizatave dhe individëve, ekspertëve, të cilët kontribuan me kohën e tyre dhe ekspertizën dhe njohuritë mbi praktikat e pjesëmarrjes në vendimmarrjen lokale. Falenderojmë: Diamanta Vito, Kristina Tavanxhi, Elior Vila, Robert Gajda, Ardiana Kasa, Aida Uruçi, Ardita Shehaj, Panelin Këshillimor Qytetar të Elbasanit, Universitetin Aleksandër Xhuvani, etj. Co-PLAN gjithashtu shpreh mirënjohje për mbështetjen financiare të Bankës Botërorë Austri dhe ekipit të projektit. Grupi i Punës: Dritan Shutina, Diamanta Vito, Aida Ciro, Ingrid Xhafa

Shkurtime BE- Bashkimi Europian K.D.I- Koordinatori për të Drejtën e Informimit KKQV- Komisioni Këshillimor Qytetar Vendor NJQV- Njësi të Qeverisjes Vendore SSCE- Qëndrueshmëria Sociale dhe Angazhimit Qytetar TAR- Reforma Administrative Territoriale TIK- Teknologjia e Informacionit dhe Komunikimt UPP- Programi i Partneritetit Urban Z1N-Zyra me Një Ndalesë

Përmbajtja Hyrje ............................................................................................................................................. 6 Kuadri institucional dhe konteksti vendor ............................................................................... 7 Vështirësitë dhe Sfidat e Qeverisjes Vendore në Elbasan .................................................... 9 Praktikat me pjesëmarrje ......................................................................................................... 11 1. Publikimi i Informacionit .................................................................................................. 11 1.1 Çfarë është? .................................................................................................................. 11 1.2 Si realizohet shpërndarja e informacionit?..................................................................... 11 1.3 Këshilla praktike se si informacioni mund të publikohet më lehtësisht .......................... 17 2. Konsultimi, takimi dhe dëgjesat publike ........................................................................ 18 2.1 Çfarë janë? .................................................................................................................... 18 2.2 Organizmi i një takimi publik .......................................................................................... 19 2.3 Detyrimi për njoftim dhe konsultim publik ...................................................................... 20 2.4 Mënyrat e njoftimit dhe marrja e komenteve dhe rekomandimeve ................................ 21 2.5 Rast studimor: Buxhetimi me pjesëmarrje ..................................................................... 21 3. Faqja e Internetit dhe qeverisja elektronike ................................................................... 22 3.1 Çfarë është? .................................................................................................................. 22 3.2 Si organizohet? .............................................................................................................. 23 3.3 Këshilla për një faqe të mirë interneti. ........................................................................... 23 4. Zyra me një ndalesë (Z1N) ................................................................................................... 24 4.1 Çfarë është? .................................................................................................................. 24 4.2 Organizmi dhe koordinimi i brendshëm ......................................................................... 25 4.3 Stafi i Z1N dhe qytetarët ................................................................................................ 27 4.4 Këshilla të përgjithshme se si Z1N mund të funksionojnë më lehtë .............................. 28 5. Komisioni Këshillimor Qytetar Vendore (KKQV) ............................................................... 29 5.1 Çfarë është? .................................................................................................................. 29 5.2 Planifikimi i Komisionit Këshillimor Qytetar .................................................................... 30 5.3 Këshilla të përgjithshme për mirëfunksionimin e KKQ-së.............................................. 31 6. Marrëdheniet me Publikun/ Media ...................................................................................... 32 4

6.1 Çfarë është? .................................................................................................................. 32 6.2 Çfarë duhet pasur parasysh për komunikimin me publikun? ......................................... 32 6.3 Këshilla praktike mbi funksionimin e kanaleve ekzistuese të komunikimit me publikun 33

Hyrje Ky manual hartohet nën kuadrin e programit “Partneriteti Urban II”, i cili është një iniciativë e Qeverisë austriake në partneritet me Bankën Botërore, me qëllim përforcimin e kapaciteteve për zhvillimin urban në Europën Jug-Lindore. Qëllimi kryesor zhvillimor i Programit të Partneritetit Urban (UPP) është pajisja e zyrtarëve të zgjedhur vendorë, administratorëve të qytetit dhe stafit teknik me kapacitete dhe aftësi për të menaxhuar në mënyrë efektive zhvillimin urban për rritje ekonomike gjithëpërfshirëse dhe të qëndrueshme, në përputhje me zhvillimin e reformave progresive urbane. Qëllimi i projektit është që Programi të mundësojë shkëmbimin e njohurive, trajnimin, dhe praktika e reforma të përmirësuara, në kushtet e ndryshimeve të shumta territoriale në vendet ku po zbatohet. Edhe pse me përmasa globale, ky program është vënë në zbatim në Evropës Juglindore, përfshirë Shqipërinë, Bosnje-Hercegovinën, Kroacinë, Kosovën, Maqedoninë, Malin e Zi dhe Serbinë. Faza e parë e Programit (2011-2014) u karakterizua nga kërkesat e bashkive dhe shoqatave të qeverisjes vendore, dhe u përqendrua në dimensionet kyçe të qeverisjes vendore, përfshi financave bashkiake, planifikimin urban dhe menaxhimin e tokës, qeverisjen urbane / antikorrupsionin, dhe përgjegjshmërinë sociale. Faza e dytë e UPP-së (20152018) ka për qëllim të përshkallëzojë përdorimin e këtyre mjeteve diagnostikuese dhe synon që ti ankorojë ato si pjesë e praktikës qeverisëse të bashkive. Co-PLAN, Instituti për Zhvillimin e Habitatit, në bashkëpunim me Institutin për Zhvillim Ndërkombëtar Urban (I2UD), janë duke zbatuar projektin e Qëndrueshmërisë Sociale dhe Angazhimit Qytetar (SSCE), nën Programin e Partneritetit Urban (UPP II). Faza e dytë e këtij projekti bazohet në mësimet dhe praktikat më të mira që dolën gjatë fazës së parë të zbatimit të tij (2012-2013), duke përfshirë dhe zgjeruar më tepër fokusin mbi angazhimin qytetar. Qëllimi i projektit për fazën e II-të është të zgjerohej duke përfshirë 9 qytete në shtatë vendet e Ballkanit Perëndimor, përkatësisht: Elbasanin (Shqipëri), Tuzlën (Bosnje Hercegovinë), Karlovac (Kroaci), Kumanovë (Maqedoni), Ulcinj dhe Kolasin (Mali i Zi), Gjilan (Kosovë) dhe Pancevo dhe Sabac (Serbi). Aktivitetet në kuadër të këtij projekti do të zbatohen në sinergji me komponentët e tjerë të UPP II, respektivish me Iniciativën e Ndërtimit të Integritetit, Vetëvlerësimit financiar Bashkiak dhe Auditit Urban. Zgjerimi i projektit të Auditimit të Qëndrueshmërisë Sociale në 9 qytete në rajonin e Ballkanit Perëndimor bëhet për të rritur njohuritë dhe ndërgjegjësimin mbi llogaridhënien sociale të aktorëve vendorë, ku përfshihet shoqëria civile, zyrtarët qeveritarë, banorët dhe grupet e margjinalizuara urbane; dhe për të forcuar integritetin në ofrimin e shërbimeve publike, duke rritur kërkesën për qeverisje të mirë, llogaridhënie sociale dhe rritje të angazhimit qytetar, në një perspektivë rajonale. Sfidave të shumta kontekstuale si rritja e konsiderueshme e territorit dhe e popullsisë; densiteti i vogël i vendbanimeve në njësitë administrative; rritja e rrezeve të shërbimit, shoqëruar kjo edhe me një kuadër tërrësisht të ri ligjor (apo të ndryshuar), Bashkia Elbasan i përgjigjet duke ndërmarrë disa nisma dhe politika, që shkojnë minimalisht me përmbushjen e kërkesave ligjore dhe maksimalisht me ankorimin e praktikave më të mira të administrimit vendor. Kështu, e asistuar nga Co-PLAN dhe Banka Botërore, nën Programin e Partneritetit Urban, Bashkia Elbasan kaloi një proces diagnostikimi dhe vlerësimi të llogaridhënies dhe përgjegjshmërisë 6

administrative dhe nivelin e pjesëmarrjes qytetare në hartimin e politikave lokale dhe vendimmarrjes. Projekti (18 mujor) me titull “Qëndrueshmëria Sociale dhe Angazhimit Qytetar”, u bazua në 3 komponentë kryesor të shtrirë përgjatë kohës. Kështu faza e parë, përkon me ndërmarrjen e një studimi vlerësimi mbi nivelet ekzistuese të llogaridhënies në Bashkinë Elbasan dhe angazhimit qytetar. Nëpërmjet një studimi të ndërmarrë nga ekipi lokal, u vlerësua se si Bashkia Elbasan qendron përballë zbatimit të kërkesave ligjore për informimin dhe konsultimin publik, si dhe rritjen e pjesëmarrjes së qytetarëve në vendimmarje. Faza e dytë përkon me validimin e këtyre gjetjeve me grupet e interesit dhe qytetarëve të bashkisë. Për këtë arsye, dhe për të njohur më praktikisht nevojat dhe këndvështrimet e qytetarëve në Elbasan u zhvilluan diskutime të fokusuara në grup dhe intervista të thelluara me një sërë aktorësh, si organizata të shoqerisë civile, studentë, grupe interesi, administratë publike, anëtar të grupeve më vulnerabël, etj. Faza e tretë lidhet me takimin e të gjithë aktorëve pjesëmarrës në proces për të identifikuar disa skenarë tentative (të mundshëm), që adresonin çështjet e ndryshme të ngritura gjatë procesit, duke patur një kuptimin të përbashkët për zgjedhjes së një modeli, i cili do të përkthehej në një plan veprimi, në mënyrë që bashkia të adresonte problemet e ngritura. Ajo çfarë u kuptua ishte nevojë e qartë për një dokument të brendshëm (një manual) në nivel bashkie, për të planifikuar dhe për të siguruar konsolidimin e mëtejshëm të të gjithë kanaleve ekzistues të komunikimit dhe praktikave me pjesëmarrje. Me mbështetjen e Bankës Botërore, ky manual është dizenjuar në funksion të Bashkisë Elbasan, dhe stafit, ne mënyrë që të nxiten ose forcohen praktikat me pjesëmmarrje dhe angazhimi i komunitetit në vendimmarrjen lokale. Manuali është menduar si një dokument për përdorim të brendshëm, ku fillon me një sqarim të shkurtër të kuadrit ligjor në të cilin operon sot Bashkia Elbasan, që njëkohësisht nënkupton edhe detyrimet e shumta ligjore që ka në këtë drejtim, duke vazhuar më pas me përshkrimin e disa prej sfidave kryesore për tu adresuar. Më pas, manuali shpjegon praktikat me pjesëmarrje ekzistuese në bashki, duke u nisur nga përcaktimi i termave sipas kuadrit ligjor. Manuali vijon me një guidë se si këto funksione duhet të ushtrohen në përputhje me detyrimet ligjore, por dhe me praktikat më të mira në botë. Në fund të çdo seksioni jepet nje përmbledhje këshillash praktike, se si mund të përmirësohen më tej kanalet e komunikimit, mënyra e angazhimit të qytetarëve dhe kapacitetet e qeverisë vendore.

Kuadri institucional dhe konteksti vendor Zbatimi i reformës së re territoriale dhe administrative, strategjia e decentralizimi dhe një mori ligjesh, aktesh nën ligjore të reja e të ndryshuara përbëjnë shtyllat kryesore të kornizës së re legjislative për organizimin dhe funksionimin e qeverisjes vendore në Republikën e Shqipërisë, me qëllim përafrimin e standardeve të Bashkimit Evropian (BE-së). Në përgjithësi, vizioni i Qeverisë Shqiptare në qeverisjen lokale ndjek parimet dhe standardet e Kartës Evropiane për Vetëqeverisje Lokale si dhe ato të Hapësirës Administrative Evropiane për qeverisjen vendore. Me tregues krahasimisht të ulët të decentralizimit fiskal në rajon (me vetëm 2.2% të PPB-së ), dhe efiçiencë, cilësi dhe standarde të dobëta në ofrim shërbimesh, kjo strategji e decentralizimit, e parë në mënyrë holistike bashkë me reformën administrative territoriale dhe ligjin e ri organik për organizimin dhe funksionimin e qeverisë vendore, shihet si një hap përpara për qeverisjen vendore. Në fakt, korniza e re ligjore dhe institucionale në Shqipëri ka çuar në një farë përparimi 7

në lidhje me vetëqeverisjen lokale dhe decentralizimin, sipas raport-progresit të fundit të Komisionit Evropian. Në janar të vitit 2014, qeveria shqiptare themeloi Agjencinë Kombëtar për Zbatimin e Reformës Territoriale dhe Administrative (TAR) me një fond tranzitor prej 13.2 milionë euro për zbatimin e reformës, në zëvendësimin e 373 njësive të qeverisjes vendore (NJQV) me 61. Pas miratimit të Ligjit nr. 115/2014, datë 31.07.2014 “Mbi ndarjen administrative-territoriale të njësive të qeverisjes vendore në Republikën e Shqipërisë”, qeverisja vendore në Shqipëri është organizuar në dy nivele, ku bashkia, njësia bazë, përbën nivelin e parë të qeverisë, ndërsa qarku përbën nivelin e dytë. Në ndryshim nga 373 bashkitë e komunat përpara ndarjes territoriale, aktualisht ka 61 bashki, të cilat përbëhen nga njësi administrative, të organizuara në qytete dhe fshate. Ndarja në qarqe (12) mbetet në fuqi, ku çdo qark ka mesatarisht 5 bashki. Organizimi i ri territorial synon të fuqizojë bashkitë duke rritur aftësinë e tyre për ofrimin e shërbimeve në kohë dhe me cilësi të lartë për qytetarët dhe rritjen e efikasitetit të menaxhimit të burimeve vendore. Pas themelimit të njësive të reja të qeverisjes vendore, si rezultat i reformës (TAR), parlamenti i Shqipërisë miratoi, në maj të vitit 2015, Ligji nr. 30/2015 “Për ndryshimin dhe plotësimin e Ligjit nr. 8652, datë 31.7.2000 "Për organizimin dhe funksionimin e qeverisjes vendore në Republikën e Shqipërisë". Në dhjetor të vitit 2015, u miratua ligji përfundimtar organik për qeverisjen vendore, Ligji nr139/215 “Për vetëqeverisjen vendore”. Për më tepër, Strategjia Kombëtare Ndërsektoriale për Decentralizimin dhe Qeverisjen Vendore 2015-2020 paraqet një qasje gjithëpërfshirëse për decentralizimin dhe forcimin e qeverisjes lokale nën kuadrin e përgjithshëm të Strategjisë Kombëtare për Zhvillim dhe Integrim e Shqipërisë. Për tu plotësuar korniza ligjore, u miratua gjithashtu Ligj nr. 107/2014 “Për planifikimin dhe zhvillimin e territorit”, në bazë të së cilit, qeveritë qendrore dhe lokale të Shqipërisë tashmë kanë filluar procesin e hartimit të planeve të përgjithshme territoriale në nivel lokal, rajonal, sektorial dhe kombëtar. Ky ligj përcakton parimet bazë, përgjegjësitë dhe rregullat e Planifikimit dhe Zhvillimi në territorin e Republikës së Shqipërisë. Sipas këtij kuadri ligjor, Bashkia e Elbasanit përfundoi përgatitjen e Strategjisë së Zhvillimit të Territorit 2015-2030, dhe miratoi në Këshillin Bashkiak, Planin e Përgjithsëm Vendor në Dhjetor të vitit 2016. Për më tepër, Bashkia Elbasan vepron mbi bazën e dy ligjeve të rëndësishme: Ligji nr 146/2014 "Për informimin publik dhe Konsultimin" dhe Ligji nr 119/2014 "Për të drejtën e informimit". Ligji i parë rregullon procesin e informimit të publikut dhe konsultimit të drafteve (projektligjeve kombëtare dhe lokale) dhe dokumenteve apo politikat e interesit të lartë. Ligji përcakton rregullat procedurale të nevojshme për të siguruar transparencë dhe pjesëmarrjen e publikut në proceset e hartimit të politikave dhe vendimmarrjes. Ligji i dytë rregullon të drejtën për tu njohur me informacione të prodhuar ose të mbajtura nga autoritetet publike. Të dy ligjet kanë për qëllim të promovojnë transparencën, përgjegjshmërinë dhe integritetin e autoriteteve publike. Megjithatë, kuadri ligjor nuk është plotësuar plotësisht, pasi ka ende nevojë për një ligj të ri, i cili sqaron funksionet dhe përgjegjësitë e njësive të qeverisjes vendore dhe rrit kapacitetet financiare dhe administrative të bashkisë. Është draftuar nga Qeveria Shqiptare projektligji i ri për Financat Publike, por miratimi i tij nuk është bërë ende. Për sa i përket decentralizimit fiskal, reformat mbeten një sfidë për qeverisjen qendrore dhe lokale. Në dhjetor të vitit 2014 është miratuar Strategjia për Menaxhimin e Financave Publike. Megjithatë nevojiten më shumë përpjekje për zbatimin e saj dhe sigurimin e decentralizimit fiscal, si pjesë e programit buxhetor afatmesëm (2016-2018). Në përgjithësi, "njësitë e qeverisjes vendore në thelb duhet të rritin kapacitetet për 8

të ofruar shërbime për publikun, duke përfshirë Z1N për të gjitha shërbimet publike. Janë gjithashtu të nevojshme shumë përpjekje për zhvillimin e kapaciteteve për hartimin dhe zbatimin e planeve të zhvillimit lokal, administrimit të financave, ofrimit të shërbimeve, ëtj. Në përgjithësi, nevojiten përpjekje të konsiderueshme nga njësitë e qeverisjes qendrore dhe vendore për të zhvilluar dhe zbatuar një plan gjithëpërfshirës të trajnimit për stafin e njësive të reja të qeverisjes vendore.

Vështirësitë dhe Sfidat e Qeverisjes Vendore në Elbasan Sfidat me të cilat përballen sot 61 bashkitë e krijuara nga ndarja e re administrative-territoriale janë njëherësh të trashëguara, por dhe të lidhura ngushtësisht me reformën territoriale, (konsolidim nga 373 në 61 NjQV). Bashkia e Elbasanit, e shtrirë në qendër të vendit, ka pësuar një rritje prej 3900%, me një territor prej 872.03 km2 në krahasim me shtrirjen 22.18 km2 përpara reformës. Nisur nga burimet në dispozicion, dhe konteksti, disa nga vështirësitë më të mëdha të Bashkisë Elbasan mund të përmblidhen si më poshtë: -Territore të reja më të mëdha për planifikim, manaxhim dhe për administrim shërbimesh. Me zgjerimin e territorit (e renditur e shtata në vend për nga madhësia), bashkisë së Elbasanit do t’i duhet të ofrojë shërbime për një popullsi rreth 1.8 herë më të madhe se më parë, (144,382 banorë në 12 njësi administrative, krahas qytetit të Elbasanit). Në këto kushte, bashkia përballet me nevojën për planifikim urban e rural, shtimin e kërkesës për ofrim shërbimesh, rritjen e rrezes së ofrimit të tyre, si dhe diversifikimin e llojit të shërbimeve të ofruara për shkak të karakterit urban dhe rural dhe zgjerimit të kompetencave (pyjet, kullotat, rrjeti dytësor i kullimit e vaditjes, etj.). - Ndryshim, ose diversifikim i prioriteteve të zhvillimit. Në kushtet e një territori të ri, me disa qendërsi urbane dhe karakter të theksuar malor, rishikimi i prioriteteve të zhvillimit ekonomik lokal është një hap urgjent për t`u ndërmarrë. Do të duhet që vizioni, objektivat, programet, projektet prioritare dhe të gjitha dokumentet e lidhura me zhvillimin (përdorimi i tokës, planit të infrastrukturës, rregulloret, etj.) të formulohen dhe të reflektojnë qartësisht karakteristikat e territorit të ri të bashkisë Elbasan. - Mungesë kapacitetesh institucionale, përfshirë këtu administratën vendore, për të garantuar kryerjen e proceseve në mënyrë efektive dhe efiçiente. Cilësia dhe aftësimi i burimeve njerëzore të bashkisë mbetet sfidë, sidomos në kushtet ku stafi, veçanërisht ai teknik, do të duhet të kryejë procese të një natyre të diversifikuar dhe shkallë më të gjerë. Me një territor më të madh për të administruar, stafi duhet të aftësohet për të koordinuar veprimet për 13 njësitë përbërëse të bashkisë, përkatësisht: Elbasan, Bradashesh, Labinot Mal, Labinot Fushë, Funarë, Gjergjan, Gjinar, Gracen, Papër, Shirgjan, Shushicë, Tregan dhe Zavalinë. Mbështetja teknike dhe ngritja e kapaciteteve e deritanishme shpesh ka rezultuar me humbje për shkak të ndryshimit të stafit sipas ndryshimit politik në bashki. Funksionet dhe përgjegjësitë (ekzistuese e të reja) që i kalojnë bashkive në kuadër të strategjisë së decentralizimit dhe ligjit organik, parashtrojnë nevojën për ngritje të kapaciteteve institucionale me fokus në: administrimin e shërbimit përkatës, manaxhim të financave publike, statistikë, planifikim strategjik, shkrim dhe manaxhim projekti, qeverisje territoriale, etj. Adresimi i kësaj sfide shihet si veçanërisht e lidhur me arritjen e përmirësimit të efiçiencës së përgjithshme të strukturës së bashkisë Elbasan. 9

- Autonomia fiskale: Zgjerimi i portofolit të kompetencave dhe përgjegjësive të bashkisë shoqërohet me sfidën e burimeve të pamjaftueshme. Mes transfertave të pakushtëzuara, të rezultuara si të ulëta, të paqëndrueshme dhe vazhdimisht në rënie me 3,366 lekë/frymë në Bashkinë Elbasan për vitin 2014 (përpara reformës), dhe të ardhurave të veta të bashkisë, do të duhet të përmbushen funksionet e veta dhe ato të përbashkëta. Kjo sfidë nënvizon dhe nevojën për të përmirësuar aftësinë për mbledhur të ardhurat veçanërisht nga taksat dhe tarifat, si psh. taksa e pronës, taksa e pastrim-gjelbërimit, etj. - Sfida Mjedisore: Mungesa e një inventari të hollësishëm të territoreve dhe pikave burimore (brenda territorit të saj) me rrezik ndotjeje për tokën bujqësore, ajrin, akuiferet, etj., dhe për pasojë dhe mungesa e projekteve parandaluese dhe rehabilituese. Përtej hartimit të një inventari të plotë dhe projekteve parandaluese apo rehabilituese, do të duhet që njëkohësisht, Bashkia të bashkëpunojë me bashkitë e tjera dhe me institucionet qendrore të mjedisit dhe të burimeve natyrore për mbrojtjen e tyre nga ndotja e shkaktuar përtej kufijve të saj. Vështirësi të tjera të bashkisë Elbasan përfshijnë: paqartësi për sa i takon funksioneve dhe kompetencave të përbashkëta, pamundësi për t’u përfaqësuar nga një shoqatë bashkish e legjitimuar dhe pranuar nga të gjitha forcat politike në procese konsultimi dhe dialogu në nivel qeverisje vendore, dhe sigurimi i përfaqësimit të popullsisë në procese të planifikimit dhe buxhetimit me pjesëmarrje (por jo vetëm).

Praktikat me pjesëmarrje Praktikat me pjesëmarrje të përshkruara në këtë manual mbulojnë disa nga instrumentat më themelore të pjesëmarrjes së publikut. Disa nga instrumentat janë më të përshtatshëm, kur bashkia është e interesuar vetëm në shpërndarjen e informacionit për anëtarët e publikut. Instrumentat e tjerë vendosin theksin më shumë mbi kontributin publik dhe pjesëmarrjen qytetare.

1. Publikimi i Informacionit Çdo person gëzon të drejtën e njohjes me informacionin publik, pa u detyruar të shpjegojë motivet! Me përditësimin e bazës ligjore shqiptare mbi informacionin publik dhe të drejtën e çdo qytetari për tu konsultuar dhe njoftuar, ndërtimi i marrëdhënieve të transparencës dhe të drejtës për pjesëmarrje të qytetarëve në vendimmarrjen e organeve vendore ka hyrë në një fazë të re. Një nen i veçantë (neni 20) i dedikohet transparencës dhe të drejtave të qytetarëve. Ligji i ri nr. 139/2015 “Për vetëqeverisjen Vendore”, sanksionon detyrimin e njësive të qeverisjes vendore për të qenë transparente, konsultative dhe të garantojnë pjesëmarrjen publike në proceset e vendimmarrjes. Në këtë kuadër, ligji njeh po ashtu “të drejtën e iniciativës qytetare” për të propozuar projektakte të caktuara për vendimmarrje nga këshillat bashkiak. Propozimet e ardhura në këshill si iniciativë qytetare, kur kanë ndikim financiar në buxhetin e njësisë së vetëqeverisjes vendore, shqyrtohen në këshill dhe nuk mund të miratohen pa marrë më parë mendimin e kryetarit të njësisë së vetëqeverisjes vendore.

1.1 Çfarë është? Pjesëmarrja e suksesshme publike është e bazuar mbi reagimin e informuar të publikut. Informimi publik realizohet kur informacioni që ndahet është i një formati të lexueshëm dhe të kuptueshëm, i lehtë për tu aksesuar dhe përthithur, që ka për qellim të përmirësojë vetëdijen dhe të kuptuarit të publikut mbi një veprim ose projekt të propozuar. Me "informacion publik" do të kuptohet çdo e dhënë e regjistruar në çfarëdo lloj forme dhe formati, gjatë ushtrimit të funksionit publik, pavarësisht nëse është përpiluar ose jo nga autoriteti publik.

1.2 Si realizohet shpërndarja e informacionit? Dy janë format më tipike të shpërndarjes së informacionit: 1.2.1 Nëprmjet vënies në dispozicion pa kërkesë të sa më shumë informacioneve, 1.2.2 Nëpërmjet përgjigjes së kërkesave individuale për informacion. 11

1.2.1 Praktika e ndjekur për informacionin që vendoset në dispozicion pa kërkesë Përgjithësisht, njësia operacionale (zyra, sektori apo drejtoria) përgjegjëse për prodhimin e informacionit në Bashki e dërgon në formë të përfunduar në drejtorinë e informacionit (sipas organigramës së bashkisë Elbasan), më përjshtim të rasteve kur drejtoria e informimit është vetë përgjegjëse për prodhimin e tij. Kjo e fundit kontrollon nëse informacioni është në formatin e duhur në bazë të ligjit përkatës dhe në rast se jo, e kthen mbrapsht për redaktim, me komentet e duhura. Mbasi informacioni rishikohet, ai riktheht sërisht në drejtorinë e informacionit dhe pas verifikimeve të fundit, kur është në formën përfundimtare të publikueshmë, i dërgohet Sektorit të IT, në Drejtorinë e Zhvillimit. I gjithë ky proces nuk duhet të ndodhë më vonë se 48 orë, nga hartimi i dokumentit përgjegjës. Më specifikisht: Lloji i aktivitetit për tu publikuar

Përshkrim i strukturës organizative, funksioneve dhe detyrave të autoritetit publik, përfshirë të dhëna për arsimin, kualifikimet dhe pagat e funksionarëve, të cilët kanë detyrimin për deklarimin e pasurisë, sipas ligjit; strukturat e pagave për nëpunësit e tjerë, si dhe një përshkrim të procedurave të zgjedhjes, kompetencave dhe detyrave të funksionarëve të lartë të autoritetit publik dhe procedurën që ata ndjekin për të marrë vendime; Tekstet e plota: i) të konventave që janë ratifikuar nga Republika e Shqipërisë; ii) të ligjeve; iii) të akteve nënligjore; iv) të kodeve të sjelljes; v) të çdo dokumenti politikash; vi) të manualit ose ndonjë dokument tjetër që ka lidhje me ushtrimin e funksioneve të autoritetit publik dhe që prek publikun e gjerë; Informacion për procedurat që

Njësia përgjegjëse për prodhimin e materialit për tu publikuar Drejtoria e Administratës dhe Burimeve Njerëzore -Sektori i procedurave të punonjësve

Periudha kohore

Vendi i Publikimit

Sapo bëhet miratimi i strukturës së re organizative nga Kryetari i Bashkisë

Në faqen zyrtare të internetit të bashkisë; Në mjediset e pritjes së publikut në zyrat e autoritetit publik, që përfshinë zyrat me një ndalesë dhe zyrat e njësive administrative

Drejtoria Juridike Sapo Në faqen zyrtare miratohen në të internetit të -Sektori i Fletoren e bashkisë; asistencës ligjore Botimeve Zyrtare dhe që kanë lidhje të drejtpërdrejtë me qeverisjen vendore Koordinatori për 6 12

muaj

pasi Në faqen zyrtare

duhen ndjekur për të bërë një të drejtën kërkesë për informim, adresën informimit postare dhe elektronike për depozitimin e kërkesave për informim, si dhe procedurat e ankimit të vendimit përkatës;

e hartimit ligjit njoftimin publik

të të internetit për bashkisë

Çdo mekanizëm dhe procedurë për bërjen e kërkesave dhe ankesave, në lidhje me veprimet ose mosveprimet e autoritetit publik; Çdo mekanizëm apo procedurë, përmes së cilës personat e interesuar mund të paraqesin mendimet e tyre apo të ndikojnë në çfarëdo mënyre tjetër në hartimin e ligjeve, të politikave publike apo ushtrimin e funksioneve të autoritetit publik Të dhëna për vendndodhjen e zyrave Koordinatori për Sapo ndodhin të autoritetit publik, orarin e punës, të drejtën e ndryshime të emrin dhe kontaktet e koordinatorit informimit ambienteve për të drejtën e informimit (k.d.i) ekzistuese dhe k.d.i

Vënia në zbatim e një programi Koordinatori për Jo më vonë se institucional të transparencës, ku të drejtën e 6 muaj nga përcaktohen kategoritë e informimit hyrja në fuqi e informacionit që bëhet publik pa ligjit përkatës. kërkesë dhe mënyra e bërjes publike Përditësohen të këtij informacioni. në varësi të programit, por asnjëherë më pak se 5 vjet. Mekanizmat monitorues dhe të Në momentin kontrollit që veprojnë mbi Drejtoria e që raportet e autoritetin publik, përfshirë planet Auditit monitorimit i strategjike të punës, raportet e bëhen të auditimit nga Kontrolli i Lartë i njohura Shtetit ose subjekte të tjera, si dhe Bashkisë dokumentet që përmbajnë tregues të performancës së autoritetit Të dhëna për buxhetin dhe planin e Drejtoria e Sapo shpenzimeve për vitin financiar në Përgjithsme miratohen në vijim dhe vitet e kaluara, si dhe çdo Tatim-Taksa, këshillin raport vjetor për zbatimin e buxhetit; Buxhet e Financë bashkiak, në duke përfshirë edhe dokumentet që fund të tregojnë gjendjen e shlyerjes së dhjetor-it të 13

të

Në mjediset e pritjes së publikut në zyrat e autoritetit publik, që përfshinë zyrat me një ndalesë dhe zyrat e njësive administrative Media e shkruar dhe vizive

Publikohet në faqen e internetit të autoritetit publik, si dhe në mjediset e pritjes së publikut në zyrat e autoritetit publik Publikohet në faqen e internetit të autoritetit publik, si dhe në mjediset e pritjes së publikut në zyrat e autoritetit publik Në faqen zyrtare të internetit të bashkisë

Në faqen zyrtare të internetit të bashkisë Media e shkruar dhe vizive

detyrimeve licencuara

nga

subjektet

çdo viti. (publikimi bëhet në mënyrë të plotë, i gjithë materialit, jo vetëm pasqyrës kryesore) Informacion për procedurat e Drejtoria e Që nga Në faqen zyrtare prokurimit apo procedurat Prokurorimeve momenti që të internetit të konkurruese të koncesionit Publike shpallen bashkisë /partneritetit publik privat procedurat për -i) listën e kontratave të lidhura; prokurim, deri ii) shumën e kontraktuar; në momentin iii) palët kontraktuese dhe që bëhet përshkrimin e shërbimeve apo mnitorimi dhe mallrave të kontraktuara; zbatimi i iv) informacionin për zbatimin dhe kontratës. monitorimin e kontratave, si dhe udhëzues e politika të ndryshme; Informacion për shërbimet që Drejtoria e Përditësim i Publikohet në autoriteti publik i jep publikut, Përgjithsme e informacionit faqen e internetit përfshirë standardet për cilësinë e Shërbimeve çdo fund të autoritetit shërbimit; Infrastrukturore vit/fillim vit publik, si dhe në ndarë sipas secilit dhe sa herë ka mjediset e pritjes sektor ndryshime në së publikut në shërbimesh ofrimin e zyrat e autoritetit shërbimit publik -Drejtoria e Shërbimeve të Territorit Urban (të gjithë sektorët) Një përshkrim të thjeshtë të sistemit Drejtoria Sapo ngrihet Në faqen zyrtare që përdor autoriteti publik për Zhvillimit faqja zyrtare e të internetit të mbajtjen e dokumentacionit, të -Sektori IT internetit të bashkisë llojeve, formave të dokumenteve, si bashkisë dhe të kategorive të informacionit që bëhet publik pa kërkesë; Regjistri i kërkesave dhe Koordinatori për Kërkesat për Publikohet në përgjigjeve, të drejtën e informim për faqen e internetit (Komisioneri për të Drejtën e informimit informacione të autoritetit Informimit dhe Mbrojtjen e të të regjistruara publik, si dhe në Dhënave Personale vendos në Regjistrin e mjediset e pritjes standarde për formatin dhe Kërkesave dhe së publikut në përmbajtjen e regjistrit) Përgjigjeve zyrat e autoritetit plotësohen jo publik më vonë se 3 ditë pune nga 14

Një përshkrim të kategorive dhe formave të ndihmës shoqërore, subvencioneve të dhëna nga autoriteti publik dhe të procedurave për t'i përfituar ato

Informacione dhe dokumente që kërkohen shpesh dhe çdo informacion tjetër që gjykohet i dobishëm nga autoriteti publik. Aktet që përmbajnë rregulla, norma apo kufizime të të drejtave dhe lirive themelore të individit, si dhe me efekt të drejtpërdrejtë për ta.

momenti i paraqitjes së kërkesës. Drejtoria e 48 orë mbas Publikohet në Përgjithshme e marrjes së faqen e internetit Zhvillimit vendimit të autoritetit Ekonomik e publik, si dhe në Strategjik mjediset e pritjes së publikut në zyrat e autoritetit publik Koordinatori për Përditësim çdo Bëhen publike me të drejtën e 3 muaj anë të afishimit informimit apo postimit në faqen zyrtare të internetit Drejtoria Juridike Brenda 48 Bëhen publike me Sektori i orëve prej anë të afishimit Asistencës miratimit të apo postimit në Ligjore aktit nga faqen zyrtare të autoritetet internetit publike

1.2.2 Ka ardhur një kërkesë për informacion: Si veprohet? Me qëllim bashkërendimin e punës për garantimin e së drejtës së informimit, autoriteti publik cakton një prej nëpunësve si koordinator për të drejtën e informimit. Personi përgjegjës për pritjen dhe përgjimin e kërkesës është Koordinatori i të drejtës për informim. Kërkesat për informim regjistrohen sipas radhës së paraqitjes dhe trajtohen pa dallime mes tyre!

HAPAT 1. Koordinatori për të drejtën e informimit regjistron kërkesat për informacion dhe cakton një numër rendor për secilën prej tyre. Kërkesat për informim regjistrohen sipas radhës së paraqitjes dhe trajtohen pa dallime mes tyre. 2. Në fillim, koordinatori për të drejtën e informimit kontrollon nëse kërkesa për informim përmban: a) Emrin dhe mbiemrin e kërkuesit; b) Adresën postare ose elektronike ku kërkohet të dërgohet informacioni; c) Përshkrimin e informacionit që kërkohet; 15

ç) Formatin në të cilin preferohet informacioni; d) Çdo të dhënë që kërkuesi gjykon se mund të ndihmojë në identifikimin e informacionit të kërkuar. Pas shfletimit/vlerësimit të kërkesës, gjasat janë që Koordinatori i të Drejtës për Informim përballet me një nga skenaret e mëposhtëm: - Format i paqartë: Në qoftë se kërkesa për informim nuk e përcakton formatin në të cilin kërkohet informacioni, ai jepet në mënyrën më të efektshme dhe me koston më të ulët për autoritetin publik. - Përmbajtje e paqartë: Nëse koordinatori është i paqartë në lidhje me përmbajtjen dhe natyrën e kërkesës, ai kontakton menjëherë, por gjithnjë jo më vonë se 48 orë nga data e paraqitjes së kërkesës, me kërkuesin për të bërë sqarimet e nevojshme. Në çdo rast, autoriteti publik ndihmon kërkuesin në saktësimin e kërkesës. - Informacion i padisponueshëm – riadresim i kërkesës: Në qoftë se pas shqyrtimit të kërkesës autoriteti publik konstaton se nuk e zotëron informacionin e kërkuar, ai, jo më vonë se 10 ditë kalendarike nga data e dorëzimit të kërkesës, ia dërgon atë autoritetit kompetent, duke e vënë në dijeni edhe kërkuesin. Arsyeja e vetme që justifikon dërgimin e kërkesës një autoriteti tjetër është mungesa e informacionit të kërkuar. Autoriteti publik, të cilit i është drejtuar kërkesa për informim, njofton kërkuesin se kërkesa e tij i është dërguar një autoriteti tjetër, si dhe e informon atë për kontaktet e autoritetit ku është dërguar kërkesa. Kur autoriteti publik që merr kërkesën për informim ia dërgon atë një autoriteti tjetër, ai kthen përgjigje jo më vonë se 15 ditë pune nga dita e mbërritjes së kërkesës në autoritetin e parë. -Kërkesat (të cilat përmbushin kriteret): trajtohen duke vënë në dispozicion të kërkuesit për sa më poshtë: a) një kopje të plotë, në format të njëjtë me atë të përdorur nga autoriteti publik, përveç rasteve të veçanta; b) një kopje të plotë të informacionit nëpërmjet postës elektronike, kur informacioni gjendet në një formë të tillë ose mund të konvertohet. Informacioni dorëzohet jo më vonë se 10 ditë pune nga dita e dorëzimit të kërkesës, përveç rasteve kur ligji i posaçëm parashikon ndryshe. Afati mund të zgjatet me 5 ditë pune në rastet kur ka: - nevoja për të kërkuar dhe shqyrtuar dokumente të shumta e voluminoze; - nevoja për t'i shtrirë kërkimet në zyra dhe mjedise që janë fizikisht të ndara nga zyra qendrore e autoritetit; - nevoja për t'u konsultuar me autoritete të tjera publike përpara marrjes së një vendimi për plotësimin ose jo të kërkesës. Vendimi për zgjatjen e afatit i njoftohet menjëherë kërkuesit! - Kërkesa bie ndesh me një tjetër parashikim ligjor: kërkesa refuzohet. Në çdo rast, vendimi i refuzimit për formën e kërkuar jepet me shkrim dhe i arsyetuar, në bazë të nenit 17, të ligjit Nr. 119/2014 “Për të drejtën e informimit” dhe gjithmonë nëse nuk vërtetohet se ekziston një interes publik më i lartë për dhënien e informacionit të kërkuar. E drejta e informimit mund të kufizohet në rast se është e domosdoshme, proporcionale dhe nëse dhënia e informacionit dëmton interesat e mëposhtëm: 16

të drejtën për një jetë private; sekretin tregtar; të drejtën e autorit; ç) patentat.

Kufizimi i së drejtës së informimit, për shkak të interesave të parashikuar më sipër nuk zbatohet kur titullari i këtyre të drejtave ka dhënë vetë pëlqimin për dhënien e informacionit përkatës ose kur në momentin e dhënies së informacionit ai është konsideruar autoritet publik në bazë të parashikimeve të këtij ligji. Pavarësisht nga sa parashikohet, informacioni i kërkuar nuk refuzohet në rast se ekziston një interes publik më i lartë për dhënien e tij. Gjithashtu, e drejta e informimit kufizohet në rast se është e domosdoshme, proporcionale dhe nëse dhënia e informacionit shkakton një dëm të qartë dhe të rëndë ndaj interesave të mëposhtëm: - sigurinë kombëtare, sipas përkufizimit të bërë nga legjislacioni për informacionin e klasifikuar; - parandalimin, hetimin dhe ndjekjen e veprave penale; - mbarëvajtjen e hetimit administrativ në kuadër të një procedimi disiplinor; - mbarëvajtjen e procedurave të inspektimit dhe auditimit të autoriteteve publike; - formulimin e politikave monetare dhe fiskale të shtetit; - barazinë e palëve në një proces gjyqësor dhe mbarëvajtjen e procesit gjyqësor; - këshillimin dhe diskutimin paraprak brenda ose midis autoriteteve publike për zhvillimin e politikave publike; - mbarëvajtjen e marrëdhënieve ndërko-mbëtare ose ndërqeveritare. E drejta e informimit kufizohet, nëse është e domosdoshme, proporcionale dhe në qoftë se përhapja e informacionit do të shkelte sekretin profesional të garantuar nga ligji. Ajo kufizohet edhe kur, pavarësisht nga ndihma e dhënë nga autoriteti publik, kërkesa mbetet e paqartë dhe bëhet i pamundur identifikimi i informacionit të kërkuar. E drejta e informimit nuk refuzohet automatikisht kur informacioni i kërkuar gjendet në dokumente të klasifikuara "sekret shtetëror". Në këtë rast, autoriteti publik, të cilit i është dërguar kërkesa për informim, fillon menjëherë procedurën e rishikimit të klasifikimit pranë autoritetit publik që ka urdhëruar klasifikimin, sipas ligjit nr. 8457, datë 11.2.1999, "Për informacionin e klasifikuar "sekret shtetëror"", të ndryshuar. Autoriteti publik njofton menjëherë kërkuesin për fillimin e procedurës për rishikimin e klasifikimit, sipas ligjit, dhe vendos shtyrjen e afatit për dhënien e informacionit brenda 30 ditëve pune. Në çdo rast, vendimi për trajtimin ose jo të kërkesës për informim merret dhe arsyetohet në bazë të kritereve të këtij neni. Nëse kufizimi prek vetëm një pjesë të informacionit të kërkuar, pjesa tjetër nuk i refuzohet kërkuesit. Autoriteti publik tregon qartë pjesët e dokumentacionit përkatës që janë refuzuar, si dhe në bazë të cilës pikë të këtij neni është bërë ky refuzim.

1.3 Këshilla praktike se si informacioni mund të publikohet më lehtësisht Parapërgatitja e Informacionit për Publikim: Shumë nga bashkitë më të sukseshme në botë (rasti i Bashkive në Kanada) shpërndajnë informacion mbi projektet dhe proceset me pjesëmarrje disa muaj më parë se ato të nisin. Autoriteti publik duhet të hartojë një kalendar të posaçëm të atyre 17

ngjarjeve periodike që kanë nevojë të publikohen për publikun, dhe kalendari duhet të jetë i aksesueshëm publiksht në faqen e internetit të bashkisë, si dhe i afishuar në mjediset e pritjes së publikut në zyrat e autoritetit publik. Zgjedhja e mënyrës dhe kanalit të duhur për të ndarë informacionin: Mënyra si përcillet një mesazh/informacion, p.sh. në takim, përmes letrave, e-mail, telefonat, broshura, fletë-palosje etj është shumë e rëndësishme dhe varet kryesisht nga natyra e informacionit të publikuar dhe nga audienca e synuar. Kështu, faqja zyrtare e internetit e bashkisë, së bashku me rrjetet sociale (facebook, tëitter, instagram, etj) duhet të përmbajë shumicën e informacionit që publikohet gjithashtu nëpërmjet burimeve të tjera. Megjithatë, keto kanale adresojnë më së shumti moshën e re dhe personat të cilët kanë akses në internet. Por kjo nuk ndodh në të gjitha rastet dhe jo të gjithë qytetarët kanë akses të ngjashëm me teknologjinë e informacionit dhe komunikimit (TIK). Bashkia, duhet të afishojë informacion me rëndësi të lartë publike, si njoftime për takime publike, konsulta, takime të këshillit bashkiak apo aktivitete të kësaj natyre në mjedise publike. Kurdo që është e mundur, me vendim të organit publik, takimet publike/mbledhjet e këshillit bashkiak, takimet e rëndësishme të kryetarit me qytetarët mund transmetohen në median audiovizive publike lokale për të mundësuar ndjekjen e tyre nga publiku i gjerë. Lloji i informacionit për publikim: Në fillim, duhet siguruar që informacioni të jetë i rëndësishëm për publikun, gjuha e përdorur të jetë e thjeshtë dhe e qartë. 10 fjalët e para të njoftimit publik janë më të rëndësishmet, dhe duhet sigurar që ato përmbajnë thelbin e njoftimit. Të dhëna shtesë: Jepni gjithmonë informacion ku mund të drejtohen banorët për sqarime të mëtejshme, si adresën zyrtare të e-mailit të bashkisë, një numër telefoni, adresën e institucionit publik, etj.

2. Konsultimi, takimi dhe dëgjesat publike 2.1 Çfarë janë? "Konsultim publik" është tërheqja e mendimeve dhe sugjerimeve të palëve të interesuara për përmbajtjen dhe përmirësimin e projektaktit, nga momenti i publikimit të projektaktit deri në miratimin përfundimtar të tij, specifikuar sipas ligjit nr. 146/2014 “Për njoftimin dhe konsultimin publik”. Takimet dhe dëgjesat publike janë një mjet i përdorur shpesh për shkëmbimin e dyanshëm të informacionit. Në takimet publike përfaqësohet shoqëria e gjërë nëpërmjet grupeve të interesit dhe qytetarëve aktiv. Takimi publik është çdo takim i hapur me palët e interesuara për diskutimin e projekt-akteve që i nënshtrohen procesit të njoftimit dhe konsultimit publik, me qëllim sqarimin dhe informimin e opinionit publik në lidhje me këto projektakte, si dhe marrjen e komenteve e të rekomandimeve përkatëse për përmirësimin e tyre. Dëgjesat publike janë një version i kërkuar ligjërisht i takimit publik, në të cilat një nismë apo një projekt i propozuar i paraqitet me një zgjidhje të mundshme, dhe merren reagimet nga komuniteti. Ngjashëm me takimet publike, edhe dëgjesat përdoren për të shkëmbyer informacion me publikun, por në ndryshim nga takimi, dëgjesat përdoret zakonisht për të përmbushur një kërkese rregullatore të ligjit, si prsh. për hartimin e strategjive të ndryshme të zhvillimit vendor, apo marrjes së nismës së hartimit të planit vendor të territorit, etj. Zakonisht bashkitë, ndajnë informacion me publikun nëpërmjet një prezantimi formal, mbas të cilit zhvillohet një seancë pyetje-përgjigje. Formaliteti i 18

ngjarjes kërkon që pjesëmarrësit të kenë lexuar paraprakisht mbi çështjen në diskutim dhe shumë herë pritet të këtë deklarata të përgatitura, si dhe komente me shkrim. Edhe në rast se komentet nuk paraqiten me shkrim, bashkia është përgjegjëse për protokollimin dhe publikimin e takimeve në regjistrin elektronik, sipas ligjit nr.146/2014 “Për njoftimin dhe konsultimin publik”.

2.2 Organizmi i një takimi publik Identifikimi i audiencës • Takimi/dëgjesa publike mund të përdoret për thirrur të gjithë qytetarët e bashkisë, edhe pse shpesh mund të adresohen vetëm banorë të prekur nga një projekt i veçantë. • Në rast se planifikohen takime publike në një zonë specifike të bashkisë, me një audiencë specifike, duhet sigurar që njihen nevojat e veçanta të burrave dhe grave në atë zonë, si dhe traditat dhe mundësitë për të marrë pjesë, si prsh aksesibiliteti, orari i përshtatshmë, kujdesi për fëmijët, etj. Në këtë mënyrë nuk rrezikohet mospjesëmarrja e tyre të paktën nga pamundësia. • Në varësi të subjektit të konsultimit dhe llojit të nevojshëm të kontributit, takimet publike mund të organizohen në bashkëpunim me shoqatat e grave, apo agjenisve e shërbimit, dhe organizatave të komuniteteve të margjinalizuara. Përzgjedhja e datës, kohës dhe vendit • Takimet publike mbahen zakonisht në mbrëmje, zakonisht duke filluar rreth orës 6 ose 7 dhe vazhdojnë për rreth 2-3 orë, në mënyrë që mos të pengojnë aktivitetet e përditshme të punës. • Është mirë nëse vendi është një vend i njohur, publik si për shembull, një shkollë, bibliotekë, apo qendra të komunitetit dhe në afërsi me vendin e projektit të propozuar. Kjo do të tërheqë më lehtësisht publikun e përfshirë në projekt apo çështjen e propozuar. • Duhet të sigurohet që vendi është lehtësisht i arritshëm nëpërmjet transportit publik si për gratë dhe burrat nevojave të ndryshme. Njoftimi i publikut • Një pjesë e gjerë e popullsisë mund të arrihet nga lajmërimet në pjesë të ndryshme të qytetit, në faqen zyrtare të internetit, në median sociale, në gazetat lokale, radio dhe televizion. Njoftimet postohen përgjithësisht dhjetë deri në katërmbëdhjetë ditë pune paraprakisht mbajtjes së takimit publik. • Duhet të konsiderohen gjithashtu komunitetet e veçanta të zonës, grupet e marxhinalizuara, njerëzit me aftësi të veçanta dhe duhet siguruar që njoftimi të shkojë deri në vendbanimin e tyre. • Pjesëmarrja është zakonisht më e lartë, ku në mënyrë të qartë në njoftim tregohet data, koha dhe vendi i mbajtjes së takimit; propozimi ose çështja që do trajtohet në takim, dhe një numër telefoni për më shumë informacion. • Në dëgjesat publike është e detyrueshme që njoftimi të bëhet në mënyrë të qartë, ku tregohet data, koha dhe vendi; propozimi ose çështja që do trajtohet në takim, dhe një numër telefoni për më shumë informacion. Sipas despozitave specifike të ligjeve të veçanta, njoftimi bëhet edhe në regjistrin elektronik.

Përzgjedhja dhe trajnimi i stafit • Dy deri në tre persona mund të mundësojnë një Takim Publik. Megjithatë, duhet të sigurohet që ata janë të trajnuar në aftësitë e manaxhimit të dinamikave të ndryshme të grupit. Një person duhet të jetë përgjegjës për mbajtjen e minutave të takimit dhe të protokollimit të tij. • Një mënyrë që stafi i bashkisë të jetë i përgatitur për një takim publik është mirë që paraprakisht të zhvillohet një listë me pyetje të mundshme nga publiku. Përgatitja e informacionit për publikun • Informacioni që do të prezantohet gjatë takimit zakonisht përmban qëllimin e propozimit, çështjet kryesore që ndikojnë gratë dhe burrat në komunitet, rolin e publikut, dhe opsionet alternative. • Kur është e mundur, të sigurohet informacioni i modeluar specifikist sipas gjinisë, moshës, nivelit të edukimit, të ardhurave të ndryshme, etj. Është mirë që informacioni të tregojë se si situata prek gratë dhe burrat, personat vulnerabël dhe gjithë kategorive të tjera në bazë të realiteteve të tyre specifike. • Ndihmat vizuale, të tilla si slidet, janë më të efektshme kur shkrimi aty është i madh dhe i qartë mjaftueshëm për madhësinë e dhomës.

2.3 Detyrimi për njoftim dhe konsultim publik Koordinatori i njoftimit dhe konsultimit publik, është një person i stafit të bashkisë, i cili është përgjegjës për bashkërendimin dhe administrimin e përgjithshëm të punës për garantimin e së drejtës së njoftimit e të konsultimit publik, të parashikuar nga ligji nr.146/2014 “Për njoftimin dhe konsultimin publik”. Koordinatori i njoftimit dhe konsultimit publik është përgjegjës për publikimin në regjistrin elektronik të projektaktit, të njoftimit për konsultim dhe të dhënave të lidhura me konsultimin e projektakteve. Autoriteti ka detyrim dhënien e informacionit në lidhje me procesin e njoftimit dhe të konsultimit publik në të gjitha fazat, duke filluar nga publikimi i projektaktit, marrja e komenteve dhe rekomandimeve për përmirësimin e tij, organizimi i debateve publike e deri te miratimi i aktit përfundimtar. Organi publik, pas publikimit të njoftimit në regjistrin elektronik, mund të organizojë konsultime të drejtpërdrejta dhe takime publike me palët e interesuara.Konsultimet e drejtpërdrejta dhe takimet publike me palët e interesuara dokumentohen me procesverbal. Procesverbali i takimeve publike është dokument zyrtar. Për konsultime veçanërisht të rëndësishme, si dhe kurdo që është e mundur, me vendim të organit publik, takimet publike transmetohen në median audiovizive publike për të mundësuar ndjekjen e tyre nga publiku i gjerë.

2.4 Mënyrat e njoftimit dhe marrja e komenteve dhe rekomandimeve Njoftimi për projektaktet që do t'i nënshtrohen procedurës së konsultimit publik bëhet nëpërmjet regjistrit elektronik. Në rastet kur organi publik e konsideron të nevojshme, ose kur kërkohet specifikisht me ligj, njoftimi kryhet edhe në një apo disa nga format e mëposhtme: - me postë elektronike; - me lajmërim publik, i cili afishohet në ambientet e organit publik inicues; - me një lajmërim në mediat audiovizive kombëtare, rajonale ose lokale; - me botimin në gazeta lokale ose në dy gazetat më të lexuara në nivel kombëtar. Marrja e komenteve dhe rekomandimeve në procesin e konsultimit publik kryhet në një nga format e përmendura më sipër, si dhe në raste të caktuara në formë verbale dhe/ose me shkrim e të regjistruara në procesverbalin e takimeve publike.

2.5 Rast studimor: Buxhetimi me pjesëmarrje Buxhetimi me pjesëmarrje, është një konsultim publik/takim publik jo i detyrueshëm ligjërisht, që Bashkia Elbasan e ndërmerr prej vitit 2005, në gjashtë rajone në qytetin e Elbasanit dhe në 12 njësi të tjera administrative. Konsultimi i buxhetit me qytetarët e Elbasanit, është një praktikë e buxhetimit me pjesëmarrje që ka qenë pjesë e praktikës bashkiake që nga viti 2005 në ishBashkinë e Elbasanit (para zbatimit të TAR). Për herë të parë, praktika e buxhetimit me pjesëmarrje u zhvillua në 12 njësi administrative të saposhtuara (ish komunat para reformës) të Bashkisë Elbasan për konsultime të buxhetit për vitin 2016. Për më tepër, që nga viti 2009, buxheti është hartuar me konsiderata specifike gjinore, duke reflektuar nevojat specifike dhe njohuritë e burrave dhe grave në Bashkinë e Elbasanit. Buxhetimi me pjesëmarrje synon të arrijë një menaxhim më të mirë të fondeve publike, rritjen e transparencës dhe identifikimin e nevojave më të ngutshme dhe ka për qëllim për të ndërtuar kanale komunikimi mes qeverisë lokale dhe komunitetit. Gjatë konsultimeve të buxhetit stafi i bashkisë njihet me problemet e çdo njësie administrative.

2.5.1 Këshilla praktike se si buxhetimi me pjesëmarrje të jetë më efektiv • Datat e zhvillimit të buxhetimit me pjesëmmarje duhet të jenë pjesë e kalendarit vjetor të Bashkisë Elbasan, i cili duhet të jetë i publikuar në faqen zyrtare të internetit, si dhe i afishuar në ambientet e pritjes së publikut dhe në zyrat me një ndalesë. • Njoftimi publik për mbarëvajtjen e takimeve publike është mirë të bëhet të paktën dhjetëkatërmbëdhjetë ditë para dhe të përsëritet me frekuencë deri në ditën e mbarëvajtjes së takimit. Njoftimi publik duhet të përmbajë orarin dhe datën, vendin e takimit dhe një numër telefoni të stafit të bashkisë, për më shumë informacion. Është e rëndësishme që njoftimi të publikohet në faqen zyrtare të internetit të bashkisë, në median sociale dhe atë konvencionale (që përfshin gazeta lokale, televizione lokale, radio, etj.), të afishohet në ambiente publike, për ata anëtarë të komunitetit që nuk kanë akses në mjetet e teknologjisë dhe informacionit. 21

• Është e rëndësishme që takimi të zhvillohet në orët e pasditës, në mënyrë që qytetarët mos të kenë pengesa të lidhura me orarin zyrtar të punës. • Duhet të konsiderohen gjithashtu komunitetet e veçanta të zonës, grupet e marxhinalizuara, njerëzit me aftësi të veçanta dhe duhet siguruar që realitete të veçanta socio-ekonomike nuk cënojnë pjesëmarrjen e tyre në takim. Kështu prsh. vendi duhet të jetë lehtësisht i aksesueshëm në këmbë ose me transport publik; mundësisht publik si bibliotekë, apo shkollë, në mënyrë që qytetarët mos të kenë pengesa pjesëmarrje; etj. • Minutat e takimit duhen të mbahen nga stafi i bashkisë dhe duhet përgatitur një raport për kryestarin e bashkisë dhe këshillin bashkiak. Ky raport duhet publikuar gjithashtu në faqen zyrtare në internet dhe të tregojë se si janë përfshirë komentet, sygjerimet e publikut në lidhje me procesin e buxhetimit.

3. Faqja e Internetit dhe qeverisja elektronike Platformat digjitale përmirësojnë shpejtësinë dhe efiçencën e proceseve që ofron Bashkia, megjithatë duhet patur parasysh se jo të gjitha shërbimet mund të ofrohen nëpërmjet faqes së internetit të bashkisë, pasi jo të gjithë antarët e komunitetit dhe të biznesit mund të përdorin internetit. Në rastin e Bashkisë Elbasan, njësitë administrative më të skajshme nuk kanë lidhje të qendrueshme të internetit, dhe kanë numër shumë të vogël përdoruesish të TIK. Kjo situatë dikton nevojën për shërbime elektronike të thjeshta në fillim e të përshkallëzuara me kohën, të cilat mund të përdoren gjërësisht nga komuniteti dhe të interesuarit e tjerë, për të modifikuara sipas nevojave të komunitetit dhe objektivave të qeverisë vendore. Roli kryesor i NJQV-ve, në lidhje me qeverisjen elektoktronike lidhet me: - Përcaktimin e politikave dhe strukturave rregulluese për qeverisje eletronike; - Zbatimin e programeve dhe ofrimin e shërbimet e produkteve elektronike ndaj qytetarëve; - Përdorimin e infrastrukturavë të informacionit për të përmirësuar së brendshmi praktikat administrative; - Ndërveprimin me qytetarët në proçeset demokratike të qeverisjes; - Edukimin e qytetarëve me qeverisjen elektronike vendore;

3.1 Çfarë është? Qeverisja elektronike vendore ka të bëjë me përdorimin e teknologjisë së informacionit dhe komunikimit (TIK), për ushtrimin e funksioneve qeverisëse nga Njësitë e Qeverisjes Vendore. Ajo është një mundësi për qeverisje të mire, duke rritur transparencën dhe efikasitetin e ofrimit të shërbimeve për qytetarin dhe bizneset. Pranohet gjerësisht që TIK e ndihmon si administratën vendore të përmirësojnë ofrimin e shërbimeve për qytetarët, për biznesin, por dhe në proceset e funksionimit brenda vetë administratës. Gjithashtu, nëpërmjet mjeteve TIK, është më i lehtë monitorimi i aktivitetit të NJQV dhe pjesëmarrja e komunitetit.

3.2 Si organizohet? Zhvillimi i qeverisjes elektronike kalon në disa faza duke filluar nga krijimi i prezencës në rrjet, pra pasja e një faqeje zyrtare në internet, në ofrimin e informacionit në rrugë elektronike përmes kësaj faqeje zyrtare interneti, në dhënien e mundësisë për shkarkimin e formularëve dhe printimin e tyre, plotësimin e një kërkese në rrugë elektronike dhe më pas kryerjen e transaksioneve po në rrugë elektronike; ose marrjen e shërbimit në rrugë elektoronike. Megjithatë, shumica e faqeve zyrtare të internetit shërbejnë kryesisht për të dhënë informacione të përgjitshme për NjQV, shërbimet dhe aktivitete e saj, dhe jo për të ofruar shërbime e produkte elektronike. E-pjesëmmarja është një komponent që mundëson komunikime dhe reagime elektronike të publikut ndaj vendimmarrjes dhe performances së NjQV, ku individët mund të japing vlerësimin e tyre për një sërë shërbimesh të ofruara nga bashkia. Faqja e Internetit të NjQV-së dhe ndërveprimi elektronik nëpërmjet saj me qytetarin përbën thelbin e qeverisjes elektronike. Vetë faqja zyrtare e internetit konsiderohet si sporteli i parë pritës elektronik i NjQV-së me qytetarin. Faqja e internetit është i burimi më i shpejtë për t’u njohur me vendimmarrjen dhe politikë-bërjen e NjQV. Ndërtimi i faqes së Internetit ka si qëllim kryesor informimin dhe është faze paraprake për lehtësim të marrjes së produkteve apo shërbimeve në mënyrë elektronike nga NjQV. Në të gjenden informacione që u drejtohen publikut, me tekst dhe statistika, me instrumente komunkimi që kanë si qëllim të informojnë pubikun rreth organizimit dhe fuksionimit të NjQV- së shërbimeve e produkteve të saj, aktivitetet dhe ngjarjet në komunitet, njoftime dhe lajmërime publike, skedarë vlerësues për matjen e performancës, etj. Faqja e internetit i shërben komunitetit për t’u informuar për të drejtat e tyre, përgjegjsitë dhe sistemin e taksave dhe tarifave. NJQV-të kanë për detyrë të paraqesin një valë të gjatë informacioni të pa kërkuar specifikisht nga komuniteti si specifiku

3.3 Këshilla për një faqe të mirë interneti. Faqja e internetit e qeverisë lokale duhet të përcjellë imazh të hapur dhe transparent të pushtetit lokal, dhe të sigurojë që qytetarët të kenë akses në informacionin publik. Faqa zyrtare e internetit e bashkisë duhet të përmbajë një rrjet të gjerë të informacionit, minimalisht si më poshtë: • Të dhëna biografike të zyrtarëve të zgjedhur dhe të emëruar; organigramën e bashkisë dhe përshkrim të pozicionit të punës. • Projektet, shërbimet dhe programet e zbatuara nga qeveria lokale të detajuara; • Dekrete të kryetarit të bashkisë dhe të këshillit; • Ngjarjet që lidhen me komunitetin; Shpalljet e prokurorimeve publike, paketës fiskale dhe buxhetet ndër vite; • Faqja duhet të jetë dinamike, dhe duhet të ketë karakteristika interaktive, të tilla si sondazhet online dhe forume. • Përditësimi i faqes së internetit të qeverisë duhet bërë rregullisht, nga personi përgjegjës për IT, në përputhje me zyrat përgjegjëse të bashkisë për prodhimin e materialit. Është gjithashtu e dobishme që reagimet publike lidhur me publikimin e informacionit përmblidhen në një raport ose tabelë. Kjo përfshin gjithashtu reagime nga anketat dhe pyetësorët që përfshihen në mbledhjen e opinionit qytetar. 23

4. Zyra me një ndalesë (Z1N) 4.1 Çfarë është? Zyrat me një ndalesë (Z1N) janë zyra publike, pranë autoritetit publik vendor, në të cilat qytetari merr informacioninin dhe shërbimin e kërkuar, idealisht me një vizitë të vetme. Përfitimet kryesore të të paturit Z1N lidhen me sigurimin e shërbimeve dhe produkteve cilësore në kohë dhe me kosto të ulët; ofrim informacionesh e shërbimesh elektronikisht kudo në botë; forcim institucional dhe organizativ të NjQV; etj. Z1N mund të jenë elektronike, domethënë të aksesueshme nëpërmjet internetit ose fizike. Në fillim Z1N fizike u pilotuan në qytetin e Elbasanit dhe njësinë administrative Bradashesh, në kuadër të projektit STAR (Mbështetje për Reformën Administrative Territoriale). Momentalisht, operojne Z1N në gjithë territorin e Bashkisë dhe në secilën njësi administrative. Momentalisht, çdo banori i ofrohet në mënyrë elektronike, vetëm duke paraqitur kartën e identitetit apo kur është e nevojshme NIPT-in e biznesit, nëntë shërbime të ndryshme si: - kërkesë për informacion; - ankesa; - regjistrimi i një biznesi për taksa vendore; - vlerësim i detyrimeve për taksat vendore; - vërtetim për shlyerjen e taksave vendore; - leje për zënie të hapësirës publike; - saktësim adrese banimi; - banesë sociale me qera; - banesë sociale me kosto të ulet. Disa nga këto shërbime ofrohen në mënyrë të menjëhershme në zyrën me një ndalesë të njësisë administrative. Ndërsa shërbime të tjera më komplekse dhe që kërkojnë miratimin e disa zyrave, administrohen nga disa zyra apo drejtori në mënyrë efiçente gjatë të gjitha fazave nëpërmjet sistemit elektronik, duke i lejuar qytetarit që nëpërmjet internetit të informohet mbi statusin e kërkesës së tij. Këto zyra funksionojnë me anë të një sistemi të bazuar në platformën “open source” (me kod burimor të hapur) e cila nuk ka kosto liçence apo mirëmbajtje si dhe mund të kontrollohet, përdoret apo përmirësohet nga vetë punonjësit e bashkisë apo njësisë administrative. Në të ardhmen është menduar se modeli do të integrohet me sistemet dhe bazën e të dhënave të Drejtorisë së Përgjithshme të Gjendjes Civile, Qendrës Kombëtare të regjistrimeve dhe sistemit digjital të Protokollit dhe Arkivave. Instalimi i Z1N dhe i gjithë sistemit që lidhet funksionalisht me të, lidhet në mënyrë të pandarë me një infrastrukturë dixhitale dhe elektronike. Aktualisht, edhe pse është instaluar në njësitë administrative të Bashkisë Elbasan, funksionimi i saj kërkon instalimin e programit të përshtatshëm elektorik, skedave operacionale dhe një kulture pune të administratës, për të eleminuar barrierat e komunikimit dhe të informacionit brënda institucionit fillimisht. Ndërkohë që ka disa disa modele të operimit të Zyrave me një ndalesë, më poshtë do të jepen procedurat 24

kryesore që NjQV-ja duhet të ndjekë, në mënyrë që funksionimi i saj të jetë efikas, i shpejtë dhe i dobishëm për qytetarin.

4.2 Organizmi dhe koordinimi i brendshëm Zhvillimi i një infrastrukture efektive dhe efikase dixhitale për ofrimin e shërbimeve elektronike nga qeveritë vendore kërkon shumë kohë, burime, përpjekje dhe angazhim, kërkon ndryshime të mëdha organizative dhe transformime në kulturën dhe administrimin e punëve në organizatë. Në fazën parapërgatitore dhe gjatë punës, është e domosdoshme që kryetari i NJQV-së të përfshijë në diskutim me këshilltarët vendor, stafin dhe qytetarët nevojat, mundësitë dhe përfitimet e Z1N dhe të kërkojë mbështetje politike dhe financiare për projektin. Duhen organizuar takime të brendshme me stafin për t’i prezantuar konceptin, përfitimet, funksionet dhe veprimin e Z1N, dhe t’i shpjegojë domosdoshmërinë e rolit dhe mbështetjes së stafit për funksionimin e Z1N. Për të menaxhuar me efikasitet programin, është e domosdoshme të emërohet një grup pune, përgjegjës për funksionimin e Z1N, me një drejtues të zotë dhe përgjegjës për menaxhimin e grupit. Ky person do të jetë gjithashtu përgjegjës për mbajtjen e marrëdhënieve me palët e treta (donator, asistencë teknike, etj) në lidhje me operimin e Z1N. Në fillim, përpara operimit, është e domosdoshme të zhvilohet dhe standardizohet informacioni, si dhe të gjendet në formë të dixhitalizuar një bazë të dhënash, përpunuar nga secila prej njësive përgjegjëse brenda bashkisë në varësi të funksionit. NJQV-të duhet të kenë plotësisht të inventarizuar shërbimet, produktet dhe proceset perkatese dhe të ketë një bazë të dhënash unike të mirë zhvilluar dhe me qasje të menjëhershme nga publiku dhe stafi administrativ. Nëse qytetari kërkon informacion dhe këtë e kërkon pranë Z1N, nepërmjet telefonit apo postës elektronike, qendrës së pyetjeve, në kioskat apo kompjuterat me vetëshërbim, faqes së internet, ai duhet ta marrë të njëjtin informacion pavarësisht nga kanali i komunikimit që përdor. Është e domosdoshme të përpilohen përshkrimet e punëve të stafit mbi shpërndarjen e funksioneve, përgjegjësive e detyrave brenda administrates së NjQV dhe ngarkesën e punëve për çdo njësi organizative (zyrë, sektor, drejtori) në lidhje me natyrën e shërbimit që ofrohet në Z1N, si dhe të sanksinohen dhe dokumentohen komunikimet e Z1N me zyrat e tjera prodhuese në bashki. Në këtë fazë, përcaktohet dhe kanali i komunikimit nëpërmjet të cilit, njësitë organizative dërgojnë informacionin në Z1N, i cili mund të jetë nëpërjet, intranetit, internetit apo në formë fizike (në varësi të llojit të informacionit të kërkuar dhe gjendjes së tij në bashki). Të gjitha marrëdhëniet dhe komnunikimet brenda sporteleve të Z1N dhe ndërmjet Z1N dhe Zyrave Prodhuese duhet të saknsionohet në rregulloren e brendshme të NjQV-së. Disa nga informacionet që kërkohen në Z1N zakonisht ndodhen në faqen e internetit të NJQV-së, kurse disa lloje të tjera kanë nevojë të përpunohen nga zyra brenda bashkisë. Secila njësi organizative e NJQV-së është përgjegjëse dhe realizon hedhjen, në mënyrë të pavarur, të të dhënave dhe informacioneve në modulin përkatës, të dakortësuar paraprakisht për secilin shërbim apo dhënie informacioni. Më pas informacioni elektronik i përfituar përdoret nga sporteli pritës dhe stafi i Z1N gjatë komunikimit me qytetarin. Kjo punë kërkon mjaft përgjegjshmëri nga stafi i njësive operacionale në bashki, pasi kërkohet saktësi në identifikimin, formulimin dhe hedhjen e të dhënave dhe informacioneve sipas kërkesave të ligjit dhe vendimeve dhe rregulloreve të NjQVve. 25

Lloji i Shërbimit Informacion

Zyra e Gjendjes Civile

Taksat dhe Tarifat Vendore

Arka

Shërbimet me natyrë teknike dhe ligjore

Përgjegjës për prodhimin e informacionit/shë rbimit Z1N

Sektori i Shërbimit të Gjendjes Civile

Drejtoria e Përgjithshme Tatim-Taksa, Buxhet e Financë Drejtoria e Financës Drejtoria e Përgjithshme e Shërbimeve Infrastruktrurore, sipas ndarjes specifike në varësi të tematikës; Drejtoria e Përgjithshme e Shërbimeve operacionale dhe organizative; Drejtoria e Zhvillimit ekonomik dhe Strategjike

Natyra e shërbimit

Kohëzgjatja për qytetarin

Informacion çfarëdollojshëm mbi natyrën e funksioneve të NJQV-së.

Një ndalesë

Kërkesat dhe aplikimet elektronike të publikut Informacion i përgjithshëm mbi bazën ligjore

Një ndalesë

Dhënia e çertifikatave

Një ndalesë

Marrje e kërkesës për shërbime të zyrës (regjistrim, celebrim, etj.) Informacion mbi faturat e taksave dhe tarifave

Në varësi të kohës së parashikuar në ligj për secilin shërbim specifik. Një ndalesë

Informacion mbi debitorët

Një ndalesë

Printim i faturave Pagesa për shërbimet administrative Pagesa taksash, tarifash, gjobash Natyra e shërbimit varet specifikisht nga lloji specific i informacionit/shërbimit që kërkohet prej secilit sektor në bashki; që nga palikimet për banesa sociale prsh; deri ato për licencë për transport publik; etj.

Një ndalesë Një ndalesë

Një ndalesë Në varësi të kohës së parashikuar në ligjet përkatëse për secilin shërbim specifik, por gjithësesi jo më shumë se 2 ndalesa. Pas aplikimit me dokumentacionin përkatës, për marrjen e shërbimit, Z1N cakton një takim të dytë për marrjen e shërbimit pas shqyrtimit të kërkesës dhe dokumentacionit përkatës.

Modeli FLAG, 2011

4.3 Stafi i Z1N dhe qytetarët Sporteli Pritës i Z1N është ndalesa e pare, për njerëzit që vijnë në hollin pritës të NJQV-ve. Ky zakonisht është dhe modeli më i përdorur në Shqipëri. Zakonisht, anëtarë të komunitetit kërkojnë informacion paraprak për shërbimin apo produktin dhe më pas orientohen nga stafi i sportelit drejt njësive, që janë përgjegjëse për ofrimin e shërbimit ose produktit. Kjo është mënyra e operimit në rast se stafi i sportelit ka vetëm funksion pritës dhe ka informacion të kufizuar mbi procesin e punës, procedurave apo dokumentacionit përkatës. Stafi i sportelit, njeh shumë pak aspekte të sqarimit dhe këshillimit të vizitorëve. Megjithatë është e rëndësishme që ata të jenë të sjellshëm, të duruar dhe ndihmues, pasi është kontakti i parë që ka qytetari me institucionin publik. Njohuritë më të thella i ka stafi drejtues dhe organizues në proces. Kështu, një model tjetër i funksionimit të Z1N është, kur integrohet stafi i prodhimit të informacionit (zyra, sektorë, drejtoria përgegjëse në bashki) me atë të pritjes, që është edhe modeli i zbatuar në Bashkinë Elbasan. Kështu bëhet një integrim funksional i çdo njësie në bashki (zyrë, sektor, drejtori), e cila punon në intranet e me sisteme pune të hapura dhe standarde të përbashkëta, ku i përgjigjet kërkesës së çdo qytetari, e ardhur nëpërmjet Z1N. Në këtë model, ndalesa në Z1N i mundëson marrje informacioni paraprak në sportelin pritës, si për dokumentet, procedura dhe afatet kohore për marrje shërbimi apo produkti, dorëzim dhe regjistrim elektronik të aplikimit dhe marrje të një seri produktesh e shërbimesh të NjQV në një zyrë. Ndalesa në Z1N është fizike, kur klientët vijnë në Z1N apo sjellin me postë aplikimin, kërkesën/ankesën dhe virtuale kur klientët kanë qasje në informacionet e NjQV dhe porosisin shërbime apo produkte nëpërmjet intranetit apo internetit. Sporteli Pritës është kontakti i parë i klientit me NjQV-në. Ai ofron informacion, të drejtuar apo të vetëshërbyer (nga kioska apo kompjuteri vetëshërbyes), për marrjen e produkteve, shërbimeve dhe përgjigjeve nga NjQV-ja, apo i orienton klientët drejt institucioneve e agjecive të tjera qeveritare. Vendosja e një numri telefoni zyrtar dhe e një adresë emaili zyrtare në çdo Z1N për secilën prej Njësive Administrative në të gjithë bashkinë është detyrim institucional. Mundësisht, në secilën prej Z1N, duhen vendosur kompjutera të pajisura me internet, me perdorim dhe printim falas për të gjithë qytetarët, si vetëshërbim. Modelimi i sporteleve në banakun e Z1N, si nga ana funksionale e përmbajtësore ashtu edhe nga ana fizike, varet shumë nga numri i shërbimeve dhe produkteve që do të ofrohen nëpërmjet sporteleve të Z1N dhe internetit. Elementë të tillë, si prsh. numri i stafit në dispozicion, buxheti, rrjetëzimi elektronik për secilin proces luajnë një rol të rëndësishëm në përcaktimin e shtrirjes së sporteleve. Shumë NJQV në vend, vendosin edhe për të patur shërbime për komunitetin brenda Z1N, si prsh sportele të Postës Shqiptare, QKR, zyrën e punës, shoqata biznesi, etj. Ky lloj modeli, mund të rëndojë mjedisin e punës në qytetin e Elbasanit, por mund të funksionojë më mirë në njësitë e tjera administrative. Në rast se ka hapësira të caktuara fizike, zyra të tjera mund të kenë një sportel brënda Z1N dhe kështu i mundësojnë një sërë shërbimesh të ndryshme në një vend banorëve të zonës. 27

Sporteli ka për detyrë të ndihmojë klientët me shpjegime për plotësimin e formularëve, u ofron fletë palosje e dokumente të tjera informative të disponueshme në Z1N, si dhe u jep përgjigje klientëve për pyetjet e marra nga telefonatat, email-et dhe faqja e internetit, për çështje të kompetencës së Z1N. Sporteli duhet të bëjë regjistrimin dhe dokumentimin elektronik të të gjitha kërkesave/ aplikimeve dhe ankesave, si dhe të dorëzojë tek qytetari produktet e përgatitura nga zyrat e ndryshme në NJQV (kjo e fundit ku ato nuk ofrohen nga sportelet e tjera).Disa nga llojet e dokumentacionit që duhen të gjehen në Z1N përfshin, por nuk reduktohet në: -

Formularë për aplikim për marrje produktesh; Fletëpalosjet informative për shërbimet dhe produktet; Udhëzues për procedurat dhe standardet e shërbimeve; Shpjegues për legjislacionin vendor; Kopje të vendimeve të Këshillit dhe të Kryetarit; Artikuj dhe informacione në gazetën e NjQV-së; Njoftime dhe informacion në postera dhe stendat e infomacionit; Planet strategjike, ato sektoriale dhe planet e veprimit; Dokumenti i buxhetit vjetor dhe afatmesëm dhe raporti i zbatimit të buxhetit; Plani i investimeve publike dhe raporti i realizimit të investimeve publike; Paketa fiskale dhe raporti i realizimit vjetor të të ardhurave; Vjetari statistikor i NjQV-së; Anketimet për cilësinë e qeverisjes, shërbimeve dhe produkteve; Kalendari i aktiviteteve kulturore, artistike dhe sportive;

Kërkesa/ankesa mbi informacion apo shërbim nga ana e qytetarit i dorëzohet Z1N, i cili duhet ta konfirmojë dorëzimin duke i dhënë qytetarit një dokument ku specifikohet data e dorëzimit, lloji i dokumentave të dorëzuara, emrin e njësisë organizative (zyrë/sektorë/drejtori) që do ta shqyrtojë në NJQV dhe datën e marrjes së përgjigjes.Transferimi i praktikës elektronike nga Z1N tek zyrat e tjera të NJQV-së, identifikohet menjëhërë në ekranin e kompjuterit të zyrës përgjegjëse, e cila konfirmon elektronikisht marrjen në dorëzim të praktikës, me datën e marrjes dhe datën e dhënjes së përgjigjes dhe nga ky memoment fillon afti i shqyrtimit nga zyra përkatëse. Ky komunikim dhe lëvizja e praktikave bëhet pjesë e dokumentimit dhe arkivimit elektronik të trajtimit të aplikimit apo kërkesës/ ankesës nga NjQV. Zyrat prodhuese në çdo rast mund të refuzojnë marrjen në shqyrtim të praktikës të ardhur nga klienti nepërmjet Z1N, duke dhënë arsyetimin dhe shpjegimet në mënyrë elektronike. Përgjigjet e dhëna dhe të konfirmuara, sipas rregullores së brendëshme të NjQV, nga zyra prodhuese në formë shërbimi apo produkti, protokollohet në mënyrë automatike nga sistemi dhe gjenerohet e gatshme për printim nga Z1N, për t’iu dhënë më pas qytetarit.

4.4 Këshilla të përgjithshme se si Z1N mund të funksionojnë më lehtë • Qytetari duhet trajtuar si “klient”. Kjo është një qasje e gjendur në praktikat më të mira të dhënies së shërbimit eficent qytetarit. Qytetari si taksapagues ka të drejtë të kërkojë të gjithë 28

informacionin publik, në lidhje me aktivitetin dhe veprmitarine e qeverisë lokale, përveç rasteve të specifikuara në ligjet përkatëse. • Mjedis komod dhe sistem i organizuar pritjeje. Është e rëndësishme që mjedisi i pritjes për qytetarët të jetë i organizuar, mjedis me ngjyra të lehta dhe kushte optimale (temperature e përshtatshme, i pastër, me vende për tu ulur, etj). • Drejtuesi i Z1N duhet të ketë cilësi komunikimi shumë të mira, pasi është pika e parë e kontaktit me qytetarin; duhet të jetë i përkushtuar dhe duhet të njohë funksionimin e NjQV. Për çdo punonjës në Z1N është e domosdoshme të kryhet një trajnim mbi funksionimin e Z1N dhe mbi komunikimin dhe etikën. • Mbajtja e një historiku të përgjigjeve të dhëna nga NjQV ndaj kërkesave/ ankesave apo aplikimeve të bëra nga publiku; Përveç se është detyrim ligjor, lehtëson punën dhe mbarëvajtjen e administratës vendore. • Është e domosdoshme të krijohet sinergji mes drejtorive/sektorëve që ofrojnë shërbime dhe produkte dhe kërkesave që vijnë nga Z1N. Të gjitha palët duhet të respektojnë procedurat me përpikmëri, në mënyrë që mos të ketë vonesa dhe ti përmbahet afateve të vendosura. • Ofrimi i asistencës teknike nga një organizatë e specializuar, sidomos në fazën e parë të implementimit të proceseve të Z1N është një domosdoshmëri. Duke qënë se këto praktika janë relativisht të reja në administratën shqiptare (vendore/qendrore) është e domosdoshme asistenca teknike, sidomos në fazat fillestare të projektit, e shoqeruar edhe me trajnime përkatëse.

5. Komisioni Këshillimor Qytetar Vendore (KKQV) 5.1 Çfarë është? Komisioni Këshillimor Qytetar është një mekanizëm i pjesëmarrjes publike. Këto grupe këshillimi zakonisht përbëhen nga një numër i vogël vullnetarësh të komunitetit (gratë dhe burrat, të rinjtë dhe të moshuarit, etj) të cilët përfaqësojnë interesat e ndryshme, kanë pikëpamje dhe fusha të ndryshme të ekspertizës brenda komunitetit. Grupet mund të shërbejë në një gamë të gjerë të roleve dhe shpesh përfshijnë publikun në procesin e vendimmarrjes. Disa nga rolet më të zakonshme përfshijnë: -

Pjesëmarrje afatgjatë e publikut në vendimmarrje përtej procesit të votimit; Mbështetje publike për një projekt të planifikuar, përpara miratimit të tij; Këshillim i pavarur teknik; Shqyrtim të politikave ose procedurave ekzistuese dhe rekomandim ndryshimesh; Marrjen e vendimeve, nëse komisioni është ngarkuar me menaxhimin apo zhvillimin e një politike ose veprimi të caktuara; Mbikqyrje, për të siguruar që NJQV-ja është duke përmbushur angazhimet e saj.

Krahas përfaqësimit përmes aktiviteteve të OSHC-ve, pjesëmarrja dhe përfaqësimi i qytetarëve në bashkinë Elbasan sigurohet përmes mekanizmave të mbështetur në kuadër të projekteve nga agjenci donatore, si rasti i Komisioneve Këshillimore Qytetarë Vendore (KKQV) nga Programi për Planifikim dhe Qeverisje Vendore në Shqipëri, financuar nga USAID. KKQV ekziston në 29

Elbasan që prej vitit 2012 dhe aktualisht po reformohet për shkak të ndryshimit territorial. Po ashtu, KKQV (grupim i pavarur dhe që përçon zërin e qytetarëve në procese të ndryshme të qeverisjes vendore në Elbasan) përbën “zemrën” e forumit këshillimor qytetar që Bashkia ka mundësuar të krijohet për të ndjekur dhe konsultuar procesin e hartimit të Planit të Përgjithshëm Vendor të territorit të saj (forumi këshillimor është detyrim ligjor sipas rregullores së planifikimit të territorit, miratuar në vitin 2015 me VKM nr. 671). Edhe para vitit 2012, Elbasani ka pasur organizime të tilla qytetare, që datojnë së paku në vitin 2002, të rifreskuara me komisionin qytetar për strategjinë e qytetit në vitin 2004-2005, etj.

5.2 Planifikimi i Komisionit Këshillimor Qytetar Përcaktimi i qëllimit dhe fushës së veprimit. Ndërsa vetë Grupi do të jetë përgjegjës për përcaktimin e termave të sakta të referencës, bashkia mund të përshkruajë termat e gjera të referencës, duke përfshirë pritshmëritë e saj dhe çështjet qe kanë nevojë të trajtohen nga Grupi. Përzgjedhja e anëtarëve të Grupit. Janë tre metodat e përdorura zakonisht për zgjedhjen e anëtarëve: -

Anëtarët mund të zgjidhen drejtpërdrejt nga bashkia ose një palë e tretë neutrale, të tilla si nga një organ i zgjedhur vendor ose nga një komision i bashkisë dhe grupet e pavarura të interesit. Kjo metodë ofron mjete të thjeshta dhe efikase për balancimin e interesavë të ndryshme të përfaqësuara në komunitet.

Nga ana tjetër, anëtarët e grupit mund të zgjidhen nga anëtarët e publikut në një takim publik të organizuar posaçërisht për këtë qëllim. Ndërsa kjo zgjidhje ofron mundësi më të mëdha për përfshirjen e qytetarëve në procesin përzgjedhës, kjo metodë konsumon kohë dhe ekziston rreziku që të ketë një mbi-përfaqësim të grupeve të caktuara të interesit.

Së fundi, bashkia mund të përcaktojë kriteret e përzgjedhjes dhe të përdorë mediat lokale për të ftuar banorët për të nominuar persona të caktuar.

Pavarësisht se cila metodë bashkia zgjedh të miratojë, duhet të sigurohet që grupi këshillimor të ketë përfaqësim të barabartë të grave dhe burrave, si dhe të përfaqësojë grupe të ndryshme interesi dhe vulnerabël të komunitetit. Konfirmimi i anëtarëve të zgjedhur. Kandidatët e përzgjedhur mund të njoftohet zyrtarisht me shkrim të paktën dy javë para mbledhjes së parë të KKQ-së. Kufizimi i KKq-së në një maksimum prej 15 anëtarësh do të parandalonte vcështirësitë në orhganizm dhe arritjen e konsensusit. Përzgjedhja dhe trajnimi i stafit. Një sesion orientimi është i përshtatshme, ku një nga stafi i bashkisë zgjidhet për të shërbyer si kryetar ose anëtar grupi. Kur Grupi është i përbërë tërësisht nga qytetarët, stafi do të luajë vetëm një rol mbështetës. Disa orientime bazike në lidhje me rolin e komisionit do të kontribuonte në patjen e marrëdhënieve më pozitive mes grupit dhe anëtarëve të stafit. 30

Përgatitja e informacionit për KKQ-në. Stafi i bashkisë në përgjithësi duhet të përgatitë broshura informuese, ku përshkruan çështjet që duhet të adresohen nga këshilli sidomos në takimin e parë. Megjithatë, paketa e informacionit duhet të ketë gjithashtu informacion të nevojshëm për të gjitha takimet e mëvonshme. Qartësimi i rolit dhe procedurat e KKQ-së -

Takimi i parë i grupit mund të përdoret për të sqaruar disa aspekte të qëllimit dhe procedurat e saj. Një Kryesues mund të zgjidhet nga radhët e anëtarëve të grupit, në vend që të jetë i emëruar nga bashkia. Kryesuesi zakonisht mund të nxisi diskutim në grup dhe të punojë drejt një konsensusi. Komisioni mund të zgjidhi çështjet e diskutuara nëpërmjet konsensusit se sat ë shkojë për votim, por kjo është zgjedhje e vetë komisionit. Komiisoni gjithashtu mund të bjerë dakord për çështje të tilla si konfidencialiteti i çdo materiali, pasi ka të ngjarë që materialet të pësojnë ndryshime të konsiderueshme para se të bëhen publike.

Frekuenca e takimeve. Është mirë që të vendoset që në fillim, nëse takimet do të jenë të planifikuara në data fikse apo vetëm kur është e nevojshme.Në varësi të çështjes së trajtuar, këshilli mund të takohet në mënyrë periodike javore, ose edhe më rradhë si një herë ose dy herë në vit. Roli i stafit të bashkisë -

Roli i stafit bashkisë më së shumti shërben për të siguruar mbështetje të Këshillit, si dhe për t’ju përgjigjur pyetjeve që lindin për tematika të caktuara. Stafi gjithashtu mund të marrë përsipër detyrën e mbajtjes së minutave të mbledhjeve të këshillit, ose të kërkojë një kopjo nga vetë KKQ-ja.

Hapat për tu ndjekur pas mbledhjes së KKQ-së. -

Procesverbalet e mbledhjeve të KKQ-së mund të përdoren për të përgatitur një raport për stafin e bashkisë ose Këshillin Bashkiak.

Informimi i publikut të të gjitha rezultateve, sidomos për arritjet e KKq-së. Këto informata do ta mbajnë publikun të përditësuar mbi veprimtarinë e përgjithsme të komisionit këshillimor vendor. Kjo do të sigurojë që grupi pasqyron qendrimet e komunitetit dhe se vullneti publik reflektohet në vendimmarrje.

5.3 Këshilla të përgjithshme për mirëfunksionimin e KKQ-së. • Bashkia të sigurohet që, kudo që të jetë e mundur, informacioni është i ndara sipas gjinisë, racës, moshës, të ardhurave, përkatësisë etnike, dhe faktorë të tjerë përkatës socio-ekonomike. • Bashkia të sigurohet që informacioni është dhënë në formë të thjeshtë dhe të qartë. 31

• Bashkia duhet të promovojë praktika dhe strategji proaktive dhe për të përfshirë gratë, burrat dhe të gjithë grupet e margjinalizuara. • Takimet duhet të planifikohen në kohë të ndryshme të ditës dhe jo vetëm në mbrëmje. • Bashkia duhet të sigurohet, që sa herë ka procese konsultimi, takimi të realizohet ne mjedise neutral, ku ka një qasje të lehtë nëpërmjet transportit publik.

6. Marrëdheniet me Publikun/ Media Manaxhimin efektiv dhe efikas i qeverisjes vendore varet direkt nga sa mirë administrata lokale e saj manaxhon komunikimi me qytetarët. Një marrëdhënie e zbatuar si duhet me publikun mund të çojë në: - Angazhim dhe kuptim më të madh qytetar mbi proceset e qeverisjes vendore. - Mbështetje më të gjerë publike. - Burim shtesë të ideve dhe kapacitete të ekspertëve. - Mjedisi me shumë opinione në vendimmarrje. - Rritja e besimit dhe mbështetjes për pushtetin lokal.

6.1 Çfarë është? Marrëdhëniet me Publikun kanë kuptime të ndryshme. Për arsye praktike në këtë manual, ato do të trajtohen praktikisht si menaxhimi i rrjedhës së informacionit midis NJQV-së dhe publikut të gjërë. Aktivitetet e qeverisë vendore në këtë drejtim synojnë krijimin e marrëdhënieve të mira dhe një atmosfere të besimit të ndërsjelltë mes qeverisë dhe audiencës së synuar. Aktivitetet më të zakonshme janë pjesëmarrja aktive në konferenca për shtyp, puna me shtypin, publikime, etj. Në aspektin teknik, Marrëdhëniet me Publikun janë funksionet menaxhuese, mbikëqyrëse dhe teknike, që forcojnë aftësinë e institucionit për të dëgjuar, vlerësuar dhe përgjigjur atyre subjekteve, marrëdhëniet me të cilat ndihmojnë në arritjen e misionit dhe objektivave të institucionit.

6.2 Çfarë duhet pasur parasysh për komunikimin me publikun? Zyrtarët lokalë duhet të: - Ngrejnë një department për marrëdhëniet me publikun, apo të caktojë përgjegjësi drejt një individi të caktuar në njësitë më të vogla lokale, për të vendosur marrëdhënie të mira me qytetarët. - Krijojnë një atmosferë partneritetit ndërmjet pushtetit lokal, zgjedhësve të saj dhe grupeve të interesit, ku përfshihet edhe Media. - Punojnë në mënyrë transparente. - Të identifikohen grupet e synuara - Të zgjidhen teknikat dhe media për përçimin e informacionit 32

Të planifikohet buxheti Një departament efektiv i Marrëdhënieve me Publikun duhet të: - Sigurojë për qytetarët informacion në lidhje me qeverinë lokale aktivitetet, programet, dhe ngjarjet. - Përgatisë broshura dhe materiale të tjera informuese. - Krijojë dhe mbajë kontakteve me Median kombëtare, rajonale dhe lokale. - Organizojë konferenca shtypi dhe ngjarje të ngjashme, të lidhura me Median. - Organizojë daljet televizive të kryetarit dhe stafit të NJQV-së. - Përgatisë dhe të kryejë fushata PR për televizion, shtyp, dhe radio. - Kryejë e sondazhevet e kënaqshmërisë së qytetarëve dhe të raportojë rezultatet në këshillin bashkiak she te kryetari i bashkisë. - Shqyrtojë komentet, ankesat dhe sygjerimet e qytetarëve dhe të raportojë për gjetjet.

6.3 Këshilla praktike mbi funksionimin e kanaleve ekzistuese të komunikimit me publikun Almanaku- Buletini zyrtar informativ, i përmuajshëm i Bashkisë Elbasan • Publikim periodik. Përcakto një datë fikse (në fillim ose në fund të muajit) për publikimin e gazetës dhe ndiqe datëen e publikimit me përpikmëri • Të përfshihet sa më shumë informacion rreth aktiviteteve të bashkisë, që janë të rëndësishme për qytetarin • Të publikohet kalendari i aktiviteteve mujore për muajin pasardhës • Të publikohet adresa e institucionit, numri i telefonit, emaili dhe faqja zyrtare në internet, si dhe të gjitha mënyrat ku qytetarët mund të lejnë përshtypje mbi botimin, ose aktivitete të tjera të bashkisë • Të rritet numri gradual i tirazhit, duke u siguruar që botimi merret në të gjitha njësitë administrative të bashkisë- planifiko fonde për këtë • Të publikohet botimi në faqen zyrtare të bashkisë, ku secili e akseson pa pagesë dhe dokumento numrin e përgjithshëm të lexuesve • Të lejohet një hapsirë në faqen zyrtare në internet, ku persona të interesuar mund të abonohen me botimin dhe ta marrin automatikisht në email-in e tyre. • Të hartohet një listë me komunitetet më të përjashtuara dhe dërgo kopjo në mjediset ku mund ta aksesojnë më lehtë (si prsh. Qendra Balashë, shtëpia e të moshuarëve, biblioteka e qytetit, lulishte, etj).