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Juan Miguel del Real, subdirector de Cooperativas Agro-alimentarias Castilla-La Mancha

consejos

¿Cómo redacto el acta de la Asamblea? Si importante es gestionar adecuadamente el desarrollo de una Asamblea General para intentar conseguir los resultados deseados, más importante aún resulta dejar debida constancia de cuál ha sido el resultado de la misma a través de las actas que se levanten tras la finalización de cada una de la citas asamblearias. El acta debe ser una fotografía de la Asamblea General, para lo cual el secretario debe ser un mero fedatario de lo acaecido en la misma, sin interpretar, opinar e intentando sacar la mayor nitidez a su reportaje asambleario. A continuación, daremos algunos consejos de cómo se debe redactar el acta de una asamblea:

¿Quién debe redactar el acta? Aunque es habitual que sea un administrativo o gerente el que toma apuntes para luego elaborar el acta, no se debe olvidar que la responsabilidad última sobre del contenido de la misma (tanto de lo que diga o no diga la misma y de cómo lo diga) es del Secretario del Consejo Rector. Si éste no estuviese presente en la Asamblea, será la propia Asamblea la que elija un secretario para esa sola sesión de entre los socios asistentes. Cabe la posibilidad de que a instancia del propio Consejo Rector o a solicitud del 10% de los socios (en cooperativas con más de 15 socios) sea el Notario quien levante el acta de la asamblea.

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¿Qué debe contener el acta de la Asamblea? El Acta debe ser breve, clara y concisa. Para ello, la Ley se encarga de decirnos el contenido mínimo que debe tener el acta: • Debe expresar los datos de la convocatoria, esto es, el lugar, fecha y hora de la reunión y el orden del día que se trató en la misma. • Se debe dejar constancia expresa de si se celebra en primera o segunda convocatoria. • Se debe expresar la existencia de quórum suficiente para

su válida constitución, es decir, se debe indicar cuántos socios presentes y representados están en la asamblea y si éstos superan más de la mitad de los votos sociales en primera convocatoria o al menos un 10% o 25 votos sociales (el límite que antes se alcance) si es en segunda convocatoria. • Un resumen de las deliberaciones sobre las propuestas contenidas en el orden del día. Incidimos en el término “resumen”, dado que no se trata de que transcribamos íntegramente todo lo que dice cada uno de los que ha-


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blan en la Asamblea, se trata de resumir las principales posiciones o argumentos esgrimidos en cada uno de los puntos tratados. La utilización de una grabadora puede ser un instrumento de apoyo del secretario para no tener que estar tomando notas apresuradamente en el mismo acto de la asamblea, pero no se debe caer en el error de intentar hacer luego una trascripción literal de todo lo que se dice o comenta en una asamblea. • Sí que será obligatorio transcribir o recoger con la mayor concisión posible

aquellas intervenciones de socios que hayan pedido expresamente que consten en acta. • Y lo más importante, se deben reflejar con la mayor concreción posible los acuerdos tomados así como la forma en que se han adoptado, esto es, cuál ha sido la pregunta que se ha formulado a los socios, cómo se ha realizado la votación (si se ha realizado a mano alzada o en votación secreta) y cuál ha sido el resultado de la misma (votos a favor, en contra, en blanco y abstenciones).

¿Cómo se aprueba el acta? El acta nunca se aprueba en la siguiente Asamblea que se celebre. Por tanto, debe abandonarse la práctica de poner en la siguiente Asamblea que se celebre ese punto del orden del día que decía “lectura y aprobación, si procede, del acta de la sesión anterior”. Solo existen dos formas de aprobar el acta de la Asamblea: una, como último punto del orden del día, esto es, que al finalizar la Asamblea el secretario redacte el acta sobre la marcha, se lea los asistentes y se proceda a su aprobación (evidentemente esto será posible en asambleas con pocos asistentes y con pocos asuntos tratados, pues en caso contrario será muy difícil que el secretario sea capaz de redactar el acta en ese mismo instante); y otra, designándose por la Asamblea a dos socios que no ostenten cargos ni tengan intere-

ses en ninguno de los acuerdos adoptados, para que la aprueben y firmen junto a presidente y secretario en el plazo máximo de los 15 días siguientes a la celebración de la Asamblea.

¿Qué otros requisitos se deben cumplir en el acta? Como anexo al Acta es obligatorio acompañar una lista con todos los socios asistentes a la Asamblea, tanto los presentes como los representados. Para ellos os recomendamos que realicéis un control de acceso al local en que se vaya a celebrar la Asamblea a fin de saber qué socios en concreto entran por la puerta y así puedas luego redactar el anexo con el listado de asistentes. Este anexo debe ir también firmado por presidente, secretario y los socios designados, y al mismo deberás adjuntar los documentos (o copia de los mismos) que acrediten las representaciones. El acta se debe incorporar al Libro de Actas de la Asamblea General. Te recomendamos que utilices un libro de actas con folios en blanco encuadernados en anillas. Ello te facilitará mucho el trabajo, pues podrás redactar las actas en el ordenador, corregirlas y, posteriormente, imprimirlas en las hojas del libro de actas, quedando así éstas más limpias y legibles. Con el paso de los años, las Actas mantendrán viva la historia de la cooperativa. No escatimes esfuerzos en hacer que esa historia sea lo más clara posible.

Agosto 2013 | Nº 83

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