Issuu on Google+

Kvikguide Brandsoft Kalender Agedrup Kirke

19. juni 2012 - version 1


Brug af Kalender Intruduktion Fleksibilitet: Man kan frit kombinere personer og ressourcer i grupper som kan vælges direkte ind på en aftale. Hvis de samme personer er knyttet til de samme ressourcer kan de med fordel oprettes i en gruppe. Overskuelighed: Det er enkelt at vælge ud hvilke personer/ressourcer man ønsker at overvåge aftaler for. Der kan også til/fravælges at få vist aftaler oprettet på bestemte aftaletyper. Mouse over funktion: Denne funktion giver mulighed for at skabe overblik over en enkelt persons aktiviteter, uanset om samtlige aftaler i kalenderen er vist. Dette gøres ved at bevæge musen hen over den valgte person. Personlig påmindelse: Kalenderen kan afsende personlige påmindelser som kalenderbesked, på E-mail eller SMS. Dynamiske aftaletyper: Administratoren bestemmer selv hvilke aftaletyper der skal være tilgængelige. Integration med hjemmeside: Det er som administrator muligt at gøre aftaletyper offentlige. Aftaler oprettet med offentlige aftaletyper kan vises på en hjemmeside, som er købt hos Skovbo Data. Der kan også tilbydes integration med andre hjemmesider. Kontakt Skovbo Data for yderligere info. Kirkelige højtider/mærkedage: Der er integreret visning af kirkelige højtider og mærkedage i kalenderen. Personlig arbejdskalender: Det er muligt at styre personlige aftaler i kalenderen da der gives mulighed for at gøre aftaler private. Dvs. andre brugere kan se at den pågældende bruger er optaget i et bestemt tidsrum men vil ikke kunne se aftalens indhold. Hjælp til tilbagevendende aftaler: Der er indbygget hjælpefunktion til at oprette tilbagevendende aftaler. Hjælp til at finde ledige tider: Det er muligt at få beregnet hvornår alle aftaledeltagere og ressourcer på en aftale er ledige næste gang af den varighed aftalen er sat til. Der kan indstilles fra hvilken dato og i hvilket tidsrum der skal findes ledige tider. Microsoft Silverlight Plugin: Første gang der logges på kalenderen skal der installeres et program der hedder Microsoft Silver light. Dette er et program der er nødvendigt for at kunne anvende kalenderen. Programmet er gratis og sikkert at installere. www.kalender.brandsoft.dk/mobil Kan benyttes til at logge på kalenderen og læse aftaler. Der kan ikke oprettes aftaler fra en mobiltelefon på nuværende tidspunkt.


Brug af Kalender Detalje for aftale

Aftaleoversigt: Klik ind på en aftale der er oprettet for at se detaljer for aftalen. I højre side af en aftale er der en menu hvor der kan hentes detaljeret information om aftalen. Deltagere: Klik for at se deltagere på aftalen. Grøn markering betyder at brugeren har accepteret aftalen. Rød markering betyder afvist. Sort betyder der ikke er taget stilling. Ressourcer: Klik for at få et overblik over ressourcer der er tilknyttet aftalen. Dokumenter: Klik for at hente eventuelle dokumenter der er vedhæftet aftalen. Yderligere informationer: Klik for detaljer for aftalen. Hvem der har oprettet aftalen, hvem der er aftaleejer, hvornår aftalen sidst er ændret og af hvem. Påmindelse: Vælg at få en påmindelse på en hvilken som helst aftale i kalenderen. En påmindelse gælder kun den bruger der er logget på og er således personlig. Udskriv aftale: Klik for at få mulighed for at udskrive den enkelte aftale. Klik derefter på udskriv for at åbne et nyt vindue hvor den enkelte aftale kan skrives ud fra. Fortrolige oplysninger kan ikke printes ud.


Brug af Kalender Opret aftale For at oprette en ny aftale klikkes ind på den dag og eventuelt det tidspunkt aftalen skal starte. Der kan også klikkes på det grønne plustegn. For at oprette nye aftaler når der er valgt kassevisning, er det nødvendigt at klikke på plustegnet.

Aftale: Start med at vælge dato og tidspunkt for aftalens forløb. Udfyld herefter felterne omkring aftaletype, overskrift, sted, beskrivelse m.m. Aftaletype og overskrift skal være udfyldt. I listen med aftaletyper kan visse aftaletyper være ”offentlige” det betyder at aftalen vil blive vist på en eventuelt tilknyttet hjemmeside, hvis denne service er aktiveret. Offentlige aftaletyper fremgår med rødt og ud for aftaletypen står der også at den er offentlig. Deltagere/Ressourcer: På fanen med deltagere/ressourcer markeres de personer med blåt som aftalen skal gælde for. Det er også muligt at tilføje en gruppe til en aftale. Som standard står personen der opretter aftalen angivet som aftaleejer. Hvis der oprettes en aftale for en anden bruger flyttes den sorte prik over på den pågældende person ved at klikke i feltet under kolonnen ”aftaleejer” ud for brugeren. Så vil teksten ”[Aftaleejer]” flyttes over på den person som prikken står ud for. Der opereres med aftaleejer 1 og 2. Hvis der oprettes en aftale for en anden person, vil vedkommende være aftaleejer 2. Den der opretter aftalen er aftaleejer 1 og vil altid fremover kunne redigere den oprettede aftale.


Private aftaler: Hvis aftalen gøres privat af aftale ejer 2 vil den der oprettede aftalen, stadig kunne læse aftalen. Andre brugere end aftale ejer 1 og 2 vil ikke kunne læse aftalen. Ønskes en aftale gjort aldeles privat, skal den oprettes af brugeren selv. En aftale gøres privat ved at sætte flueben i feltet ”privat” der er placeret ved siden af aftaletypen når aftalen oprettes. I aftaleoversigten vil aftalen for andre brugere vises med teksten ”optaget”. Forsøger andre at klikke på en privat aftale, vil de få besked om at de ikke har rettigheder til at se detaljer for aftalen. Find ledige tider: Skulle det vise sig at der er personer/ressourcer der er optaget i det tidsrum der vælges under ”Aftale”, kan der klikkes tilbage på aftalefanen og klikkes på det blå ikon ved begyndelsestidspunktet. Dette vindue hjælper med at finde de 20 næste ledige tider, hvor alle valgte personer og ressourcer er ledige, på samme tid, i den periode aftalen løber over. Angiv startdato, tidsrum samt om lørdag/søndag kan anvendes. Herefter opdateres listen med ledige tider. Der søges et vist antal dage frem i tiden beregnet ud fra 250 timer divideret med det tidsrum der er valgt at søge ledige tider indenfor. Søges f.eks. mellem 8-10 vil der blive undersøgt ledige tider 250/2 timer = 125 dage frem i tiden. Dokumenter: Der kan tilknyttes et dokument til en aftale. Klik på ”upload nyt dokument” find filen der skal sendes og klik på åben. Filen bliver nu sendt til kalenderen og vil kunne åbnes af andre brugere. Alle filer under 2 Mb kan sendes til kalenderen.

Tilbagevendende aftale: Fanen ”Tilbagevendende aftale” bruges til at oprette aftaler med et fast interval i fremtiden. Den kan også bruges til at oprette aftaler med samme indhold som falder på forskellige datoer og tidspunkter. Metode 1: Klik på datoen i den lille kalender. For hver gang der klikkes på en dato bliver den lagt ind under oversigten ”Aftaledatoer” Datoen bliver samtidig markeret med blåt i den lille kalender. Når der herefter klikkes på ”ok”, oprettes aftaler for samtlige aftaler i listen. Metode 2: Sæt flueben ud for ugedagen. Sæt prik ud for intervallet. Angiv start og slutdato for aftale perioden. Gør nu en af 2 ting. 2A: Klik på ”Beregn datoer (nulstil liste) knappen for at fjerne de aftaler der allerede måtte fremgå af listen ”Aftaledatoer” og oprette aftaler ud fra de kriterier der er angivet. 2B: Klik ”Beregn datoer (tilføj)” for at ligge en tilbagevendende aftale sammen med de aftaler der allerede er blevet peget ud manuelt. For at rydde oversigten over aftaledatoer og starte forfra med at udvælge datoer kan der klikkes på ”Slet alle aftaledatoer” Slette tilbagevendende aftale: For at slette en tilbagevendende aftale, er det nødvendigt at klikke på en aftale der er blevet oprettet som en tilbagevendende aftale i kalenderoversigten. Vælg herefter om det er den enkelte aftale der ønskes slettet, eller om det er alle de aftaler der blev oprettet under fanen ”Tilbagevendende aftale”. Der kan ikke redigeres i en tilbagevendende aftale så rettelsen slår igennem på alle aftaler. Der kan kun rettes i den enkelte aftale som er en del af en tilbagevendende aftale. Personlig påmindelse: Der kan sendes en påmindelse, en given tid før en aftale starter. Klik på fanen hvor der står ”ingen påmindelse” for at vælge hvor lang tid før aftalestart påmindelsen skal afsendes. Sæt herefter flueben i Besked, E-mail eller SMS. En påmindelse er personlig og skal sættes op pr. aftale af den enkelte bruger. SMS påmindelse afsendes kun hvis servicen er slået til på kontoen.


Fortrolige oplysninger: Der er mulighed for at indtaste fortrolige oplysninger til en aftale som kun kan læses af brugere der har adgang til at taste og læse fortrolige oplysninger. Muligheden for at taste og læse i fortrolige oplysninger tildeles den enkelte bruger i administrationsdelen af programmet. Det er derfor brugere med administrator rettigheder til kalenderen der suverænt kan bestemme hvem der kan taste og læse fortrolige oplysninger. Feltet bliver synligt som et ekstra felt under ”beskrivelse” og er ikke vist i ”Oversigt over oprettelse af ny aftale” på side 7.


Brug af Kalender Administration

Opret: Kun brugere med administrator adgang kan oprette nye personer, ressourcer, grupper og aftaletyper. Administrationen er simpelt opbygget. Klik ind på den fane hvor der skal oprettes noget nyt. Klik på opret og udfyld felterne med de informationer der er mulighed for. Vær opmærksom på at der kan tildeles farver til en ressource, samt at ressourcen kan tilknyttes en gruppe. For at slette oprettede personer/ressourcer/grupper/aftaletyper klikkes på det oprettede og herunder klikkes på slet. OBS: Du skal logge af kalenderen og logge på igen før du kan se nyoprettede brugere / ressourcer / grupper / aftaletyper i oversigten på forsiden. Brugere: Påkrævede udfyldte felter for brugere er navn, initialer, brugernavn og kodeord. Navnet vises i kalenderen når man er logget ind. Initialer vises øverst på aftaler brugeren er knyttet til. Hvis der sættes flueben i feltet ”Administrator” får brugeren rettighed til at ændre i alle indstillinger på kontoen. Hvis der sættes flueben i feltet ”Bruger må kun læse i kalender” kan brugeren se aftaler i kalenderen man kan ikke oprette aftaler. Brugeren kan heller ikke deltage i aftaler. Hvis der sættes flueben i ”Bruger må se fortrolige oplysninger” vises dette felt i de aftaler hvor der er tastet fortrolige oplysninger medmindre aftalen er gjort privat. Ligeledes er det kun brugere


med flueben i dette felt der kan indtaste fortrolige oplysninger når brugeren opretter en aftale. Ressource: Angiv et navn til ressourcen og vælg evt. en farve for ressourcen. En ressource kan være lokaler, maskiner, redskaber m.m. Grupper: Skriv et gruppenavn. Marker de personer og ressourcer med blåt som gruppen skal gælde for. Aftaletyper: Opret de aftaletyper som det skal være muligt at tilknytte en aftale til. Der er ingen begrænsning på aftaletyper. Det kan f.eks. være vielser, gudstjeneste, konfirmandundervisning m.m. En aftaletype der er anvendt i aftaler kan ikke umiddelbart slettes. Aftaletypen kan omdøbes. Den kan også ændres fra offentlig til ikke offentlig og omvendt. Hvis aftaletypen skal ophøre med at blive anvendt, og den er brugt på aftaler, er man nød til at omdøbe den til eksempelvis *bruges ikke* eller lignende. Offentlig aftale: Når der oprettes aftaletyper er det vigtigt at tage stilling til om det skal være en ”offentlig” aftaletype. Dette er en ny mulighed som gør at kalenderen kan ligge aftaler direkte ud på en hjemmeside, som er lavet hos Brandsoft. Det er også muligt at integrere aftalerne på en hvilken som helst anden hjemmeside. Kontakt Brandsoft for at høre nærmere. OBS: Hvis en aftaletype er vist med rødt i oversigten, betyder det at alle aftaler der oprettes på denne aftaletype bliver vist på en evt. hjemmeside. Det er vigtigt at informere brugere af kalenderen om dette, hvis der er lavet integration mellem kalenderen og en hjemmeside. Det fremgår tydeligt at en aftaletype er offentlig når den vælges i forbindelse med oprettelse af aftaler. SMS: Der er indbygget mulighed for SMS-service. Hvis der sættes flueben i feltet SMS i administrationen vil brugere der er oprettet med et gyldigt mobil telefonnummer i brugeroplysningerne modtage en sms når der oprettes en ny aftale for vedkommende. Hvis den enkelte bruger under indstillinger fravælger at modtage sms vil der ikke blive takseret for fremsendelse af sms. Hvis brugeren ikke modtager en sms kan det skyldes at der er indtastet et ugyldigt mobilnummer. Gyldig format er +4512345678 eller 12345678 ingen specialtegn eller mellemrum må anvendes i mobilnummer feltet. Vær opmærksom på at SMS service er forbrugsafregnet efter den oplyste takst på fanebladet SMS i administrationsdelen. Her kan også ses en oversigt over forbrug.


Brug af Kalender Kalenderindstillinger

Notifikation: På denne fane angives hvilke notifikationer der ønskes når der bliver oprettet nye aftaler, eller aftaler bliver redigeret for brugeren af andre personer. Valg af notifikationer kan angives ved at sætte/fjerne flueben ud for ”Aftale oprettet”, ”Aftale opdateret”, ”Aftale slettet”, ”Aftalestatus opdateres” Notifikation vedr. ”Aftalestatus opdateres” betyder i praksis at der sendes besked ud til aftale ejeren når en bruger accepterer/afviser at deltage i aftalen. I de tilfælde hvor man opretter aftaler på vegne af andre og gør dem til aftaleejer 2 er det aftaleejer 2 der får besked når deltagere accepterer/afviser aftalen. Kalenderbesked: Der sendes en besked der kan læses i beskedcenteret under ”system”. E-mail: Der afsendes en e-mail til brugerens e-mail konto. I denne mail kan man afvise/acceptere en aftale direkte. SMS: Der afsendes en besked til brugerens mobiltelefon. Der kan ikke accepteres/afvises aftaler via SMS. Afsendelse af SMS sker kun hvis servicen er aktiveret på kontoen.


Notifikation – aftaletyper: På denne fane kan det angives generelt hvilke aftaletyper der skal sendes notifikationer på. De aftaletyper der er markeret med blåt, er de aftaletyper der sendes notifikationer om. Rettigheder: På denne fane kan der tildeles rettigheder til andre brugere af kalenderen i forhold til om de må rette i ens aftaler. Private aftaler kan ikke ses af brugere der har ret til at ændre i ens aftaler. Adgangskode: På denne fane kan der skiftes adgangskode. Adgangskoden er ikke synlig for administratoren. Man skal dog være opmærksom på at administratoren på ethvert tidspunkt kan ændre ens kode. Administratoren kan derfor kontaktes hvis adgangskoden glemmes. Brugere kan ikke få oplyst deres adgangskode ved at ringe til Brandsoft. Administratorer kan – hvis de har glemt koden – få genereret en ny kode ved at ringe til Brandsoft.


Brug af Kalender Beskedcenter

Beskedcenteret anvendes til at skrive beskeder til andre brugere af kalenderen. Beskedcenteret åbnes ved at klikke på ikonet for Beskedcenter (konvolutten) i kalenderoversigten. Når der er nye beskeder, vil der blive vist et rødt tal til venstre for ikonet for Beskedcenter, på forsiden af kalenderen. Ligeledes vil der fremkomme en ”konvolut” ud for den bruger der har afsendt beskeden til en. Man kan læse beskeden enten ved først at åbne beskedcenteret og klikke på den bruger ud for hvilken der står angivet at der er nye beskeder. Eller der kan klikkes direkte på den lille konvolut ud for den bruger der har sendt beskeden i kalenderoversigten. Hvis der er tale om en systembesked, hvilket vil sige at systemet sender en kalenderbesked om en aftale der er oprettet, opdateret, slettet eller har ændret aftalestatus, er det nødvendigt at åbne beskedcenteret og klikke på ”[SYSTEM]” for at læse denne.

For at sende en besked til en bruger af kalenderen, markeres brugeren med blåt i oversigten til venstre i Beskedcenteret.

Herefter skrives en tekst i tekst feltet. Vær opmærksom på at brug af Enter tasten sender beskeden. Hvis der ønskes linjeskift i teksten anvendes genvejen Ctrl + Enter.


Marker eventuelt om beskeden også skal sendes som SMS og som e-mail. Der er begrænsning på længden af en besked så snart det vælges at sende beskeden som SMS. Denne længde er 127 tegn. Hvis SMS er valgt, fremkommer der en rød tekst med en forklaring, hvis antallet af tegn er oversteget og der gøres opmærksom på, at beskeden kortes ned automatisk. En besked der ikke skal sendes som SMS kan maksimum indeholde 500 tegn. Overstiges 500 tegn er det ikke muligt at taste flere tegn i feltet. Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at føre en dialog i beskedcenteret med flere brugere af kalenderen på en gang.


Brug af Kalender Grafiske udskrifter Grafiske udskrifter giver mulighed for at udskrive kalenderoversigten som den er vist på skærmen. Det er muligt at udskrive kalenderoversigten for 1 dag, 1 uge, eller 1 måned. Kalenderoversigten kan udskrives med timevisning eller kassevisning som det ønskes. Dog giver timevisning mest mening ved udskrift af 1 dags aftaler. Kassevisning kan anbefales til udskrifter af ugeoversigter og månedsoversigter. Først udvælges kriterier i afgrænsningsmenuen så det der vises i kalenderoversigten er det der ønskes skrevet ud på papir. Det kan f.eks. være aftalerne for en bestemt person, en bestemt ressource eller alle aftaler der er oprettet. Der er ingen begrænsninger. Det der kan ses i oversigten på skærmen er præcist det der skrives ud. For at udskrive den grafiske kalenderoversigt klikkes først på udskriv ikonet på forsiden af kalenderen og derefter vælges ”Grafisk” fanen øverst i vinduet. Herefter vælges hvor mange sider udskriften må brede sig over. Udskriften kan brede sig over flere sider i højderetningen, men også i bredde retningen. Oftest er det kun nødvendigt at tage stilling til antal sidder i bredden hvis man vil gennemtvinge en bredere udskrift for overblikkets skyld. Dette angives i ”Antal sider vandret:” Hvis det ønskes kan programmet beregne hvor mange sider udskriften fylder, for at give det mest optimale overblik. Dette gøres ved at klikke på ”Udskriv” Herefter vælges hvilken printer der ønskes skrevet ud på, samt indstillinger for printeren – eksempelvis om det er A3 eller A4 format der skal skrives ud i, samt hvilken papirbakke m.m. Vælg printer og klik herefter på ”Udskriv” Programmet vil nu spørge om den skal beregne det påkrævede antal sider. Klik enten på ”OK” for at lave beregningen og skrive ud. Eller klik på ”Annuller” for at vende tilbage til indstillingerne for udskriften og tilpasse udskriften. Ved klik på ”Annuller” slettes udskriftjobbet og der fremkommer en boks med teksten ”Der blev IKKE udskrevet nogen sider!” Klik ”OK”. I højre side af en aftale er der en menu hvor der kan hentes detaljeret information om aftalen.


Tilpas til én side: Denne funktion giver mulighed for at ”presse” udskriften ned på én side. Før denne funktion anvendes, skal det forsøges vurderet, om det er realistisk at komprimere oversigten ned. Alt skrift vil blive formindsket uden grænse for komprimeringen. Komprimer til én side kan f.eks. bruges ved udskrift af en ugeoversigt i liggende på A4. Denne vil som oftest være læsbar. Derimod giver det oftest ingen mening at forsøge at komprimere en hel måned ned på en A4 side. I sådan et tilfælde kan forsøges med A3 i stående. Vær også opmærksom på at funktionen ”skjul aftaler før dags dato” i kalenderoversigten vil efterlade mere plads til relevante aftaler i udskriften.


ROLLER Kristin - Fravær (ferie, feriefri, afspadsering, friweekender, kurser, sygdom, anden frihed) - Rådighed

Annie - Fravær (ferie, feriefri, afspadsering, friweekender, kurser, sygdom, anden frihed) - Rådighed

Jon -

Fravær (ferie, feriefri, afspadsering, friweekender, kurser, sygdom, anden frihed)

-

Fravær (ferie, feriefri, afspadsering, friweekender, kurser, sygdom, anden frihed)

-

Aktiviteter i Sognegården (udlejning, møder mm) Aktiviteter i kirken (gudstjenester, bryllup, begravelser mm)

Ida

Lene Bischoff-Mikkelsen - Fravær (ferie, feriefri, afspadsering, friweekender, kurser, sygdom, anden frihed) -

Administrator

Hans Ove Nielsen - Administrator

Menighedsråd - Møder i Sognegården


Kvikguide til webkalender