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Vivre les cultures du monde

Guide de collecte de fonds 2012


Table des matières Mission d’AFS Interculture Canada•

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Nos valeurs fondamentales •

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Pourquoi utiliser les collectes de fonds pour financer nos programmes?

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Pourquoi faire un don à AFS?

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Comment les dons sont-ils utilisés?

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Comment ça marche? 4 Questions au sujet des dons

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Renseignements généraux importants

5

Toi, le collecteur de fonds•

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Fais des listes 5 Rencontrer les donateurs

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Reconnaître la contribution des donateurs

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La tenue de registres et les formulaires

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Les donateurs potentiels•

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Les activités de collecte de fonds•

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La planification des activités et quelques idées

8

Organiser une activité 8 Les questions légales et les assurances

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Ressources comprises dans ce guide

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Tu iras bientôt dans un pays étranger dans le cadre d’un programme AFS. Ce programme est important pour toi et il nécessite que tu y consacres de l’attention et des efforts pour qu’il se concrétise. AFS Interculture Canada encourage le plus de Canadiens possible à profiter de ses programmes, c’est pourquoi l’organisme a mis du pied un programme de collecte de fonds et de bourses. Ce manuel t’aidera à planifier, organiser et réussir tes activités de financement et de collecte de fonds. Il te donnera des idées, des exemples de donateurs et d’activités, des conseils, des formulaires et plus encore. Une campagne de financement bien préparée est la clé du succès. Commençons donc ton expérience AFS!

leur communauté, relations qui leur seront profitables dans leur vie future. Faire une collecte de fonds demande de la préparation, un sens de l’organisation et de l’entrepreneuriat. AFS Interculture Canada encourage les engagements personnels qui contribuent à la collectivité par le biais d’activités bénévoles qui poursuivent la mission d’AFS. Les collectes de fonds des participants permettent au plus grand nombre de Canadiens possible de profiter des programmes d’échange, et ce, quelle que soit leur situation financière. Les collectes de fonds sont obligatoires. Elles font partie intégrante du programme d’apprentissage, de préparation et d’engagement d’AFS.

Mission d’AFS Interculture Canada

Pourquoi faire un don à AFS?

AFS est un organisme international, non gouvernemental et à but non lucratif qui offre des chances d’apprentissage interculturel grâce à des programmes d’échanges internationaux qui ont pour but de créer un monde plus équitable et plus pacifique.

Chaque année, les Canadiennes et Canadiens donnent généreusement des milliards de dollars à diverses œuvres de charité. Les gens qui font des dons à AFS ont plusieurs raisons de le faire. Certains le font pour encourager un jeune qu’ils connaissent en témoignage de leur soutien et de leur affection. D’autres sont motivés par leur désir d’encourager le développement de la jeunesse et de former les leaders de demain. La promotion de l’apprentissage multiculturel et d’un monde paisible et plus équitable plaît aussi à d’autres donateurs. Il y a aussi des gens qui font des dons à AFS parce qu’ils connaissent l’organisation ou qu’ils sont d’anciens participants. Par ailleurs, les déductions fiscales, bien qu’elles ne soient pas la motivation principale des donateurs, constituent un incitatif supplémentaire fort apprécié.

Nos valeurs fondamentales Les programmes AFS permettent aux participants d’en savoir plus sur le monde et de découvrir les différences culturelles et les intérêts communs des habitants de notre planète. Les activités d’AFS Interculture Canada sont basées sur des valeurs de dignité, de respect des différences, de paix, de tolérance et de sensibilité. Comme plusieurs autres institutions qui prodiguent de l’éducation, par exemple les collèges, les universités et les centres de recherche, AFS Interculture Canada dépend du soutient de la communauté. Les contributions personnelles ou qui proviennent de fondations, d’entreprises et de sociétés commerciales permettent à AFS d’offrir ses programmes de grande qualité qui changent la vie de ses participants. Les collectes de fonds sont faites en organisant des activités ou en demandant des dons au nom d’AFS Interculture Canada.

Pourquoi utiliser les collectes de fonds pour financer nos programmes? Les activités de financement sont bénéfiques pour nos participants. Elles encouragent le développement de connaissances et de compétences qui les aideront dans leur pays d’accueil ainsi que dans la vie en général. L’ingéniosité, l’esprit d’initiative, et le réseautage sont des exemples de compétences qui sont développées par les activités de financement. Nous croyons que les participants doivent s’engager à fond dans leur projet. En faisant une collecte de fonds, ils créent des liens et établissent des relations dans

Comment les dons sont-ils utilisés? Le but d’AFS Interculture Canada est d’amasser des dons provenant de gens, d’entreprises et d’associations qui désirent soutenir la jeunesse et l’apprentissage interculturel. La communauté tire profite de ces dons de plusieurs façons : Des bourses sont remises à plusieurs participants dont les ressources financières sont limitées afin qu’ils puissent accéder aux programmes d’AFS; • Les formations interculturelles dans les écoles et dans d’autres institutions sont constamment améliorées et mises à jour; • Les bénévoles d’AFS reçoivent des formations interculturelles pour soutenir les participants; • La publication de manuels; • Un programme de certification de formation interculturelle est offert; • Des mentors en éducation interculturelle sont recrutés et formés pour soutenir les participants; • Un ensemble de survie de l’étudiant est distribué gratuitement à tous les participants AFS canadiens.


Comment ça marche? AFS Interculture Canada est un organisme de bienfaisance enregistré (numéro 100071927RR0001). À ce titre, il est autorisé à collecter des dons des gens du public, des entreprises et des fondations et d’émettre des reçus de dons de charité à ces donateurs. Ceux-ci bénéficient donc de réductions de taxes. AFS sollicite des donateurs et des donatrices potentiels en plus de mettre en œuvre des programmes qui permettent aux participants d’atteindre leur objectif de collecte de fonds. Par ailleurs, les participants doivent s’assurer qu’ils respectent leur engagement. Lorsque les participants sont reconnus en tant que collecteurs de fonds, ils recevront une lettre qui les autorise à collecter des fonds au nom d’AFS. De plus, on leur demande de préparer leur plan de collecte de fonds dès que possible et de remettre les dons à AFS lorsqu’ils les reçoivent. Les donateurs peuvent aussi envoyer de l’argent directement à AFS Interculture Canada en prenant soin de bien indiquer le nom du participant ou du collecteur de fonds. AFS Interculture Canada émet des reçus aux personnes, aux entreprises et aux fondations qui font des dons de 20 $ et plus. Les chèques doivent être faits au nom d’AFS Interculture Canada et doivent être envoyés au bureau national. Les reçus sont remis pendant le mois qui suit la réception du don et ils sont envoyés directement aux donateurs, il est donc très important de t’assurer que l’adresse et le nom complet du donateur sont écrits sur le chèque ou sur la lettre d’accompagnement. Lorsque tu reçois de l’argent comptant, tu dois remettre un reçu qui confirme le montant du don. Tu dois aussi écrire le nom du donateur ou de la donatrice ainsi que ses coordonnées sur une copie du reçu et joindre cette copie au tableau « Rapport et sommaire des dons » que tu trouveras à la fin de ce guide. En plus de collecter des dons, tu dois prévoir d’autres activités de financement dans ta champagne, comme la vente de produits ou des activités qui aident les gens à contribuer à ton projet. (Tu pourrais par exemple organiser un marathon, un rallye à bicyclette, une soirée dansante ou un souper spaghetti, etc.) Prends note qu’AFS ne peut pas remettre de reçu si les gens reçoivent un bien ou un service en échange de leur don. C’est le cas par exemple si tu vends des barres de chocolat ou si tu organises un lave-auto. Cependant, tes donateurs recevront des reçus s’ils te commanditent parce que tu fais un marathon ou s’ils te paient pour participer à une soirée dansante que tu as organisée. Réfère-toi à la section « Activités de financement » si tu veux plus d’idées d’activités.

Questions au sujet des dons • Qui peut faire un don? Toutes les personnes, ainsi que toutes les entreprises et les fondations canadiennes, à l’exception du participant. •

Y a-t-il une limite au mutant des dons? Il n’y a aucune limite au montant des dons, à l’exception des dons faits par le père et la mère du participant, qui ne peuvent pas faire un don de plus de 3 000 $ chacun.

Les dons sont-ils remboursables? En vertu des taxes canadiennes et des exigences du gouvernement, les dons ne sont pas remboursables, et ce, même si le participant se retire du programme. Les dons n’appartiennent pas au participant ou au collecteur de fonds, mais bien à AFS Interculture Canada.

Qu’arrive-t-il si je collecte plus de dons que le montant requis? Nous te recommandons fortement de collecter plus que le minimum requis par AFS parce ces fonds seront utilisés par AFS pour offrir des formations, des bourses et divers services à la collectivité. Les dons supplémentaires demeureront dans les fonds d’AFS Interculture Canada. Ils ne peuvent pas servir à diminuer le montant de la facture du participant ou couvrir d’autres frais que le participant doit assumer.

Qu’est-ce qu’un don et qui n’est pas admissible à recevoir un reçu aux fins d’impôt? Un don est un montant d’argent ou des biens donnés librement par un donateur sans qu’ils reçoivent de compensation. L’argent reçu de la vente d’un bien ou d’un service n’est pas un don. Bien que ces activités de financement ne puissent pas être utilisées pour avoir des déductions d’impôt, elles constituent quand même une part importante des activités de financement.


Renseignements généraux importants

Avant de demander de l’argent à quiconque, que ce soit une personne ou un groupe, tu dois comprendre et être convaincu de la raison pour laquelle ils devraient soutenir AFS Interculture Canada. Les mots devraient te venir naturellement quand tu leur parles d’AFS Interculture Canada. Prépare-toi à devoir répondre à ces questions :

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Qu’est-ce qu’AFS Interculture Canada? Quels sont les buts, objectifs et composantes du programme? Quels sont les avantages d’une expérience AFS? Y a-t-il quelqu’un d’autre dans ta collectivité qui a participé à ce programme? Comment expliquerais-tu le programme de façon claire et concise? Combien de temps le programme dure-t-il? Où le programme se déroulera-t-il? Pourquoi veux-tu participer, que vas-tu en retirer et que vas-tu apprendre? Qui d’autre dans la collectivité a soutenu le programme?

Ces renseignements peuvent influencer les donateurs potentiels.

Toi, le collecteur de fonds Tes meilleurs atouts pour ta collecte de fonds sont ton ENTHOUSIASME et ta PRÉPARATION. Montre ton enthousiasme aux donateurs potentiels! Comme dans toutes les branches de l’activité humaine, le succès dépendra largement de ton attitude et de ton niveau préparation. Lorsque tu aborderas un donateur potentiel, il est important que tu sois à l’aise et tu le seras si tu crois vraiment en ton projet. Voici quelques conseils qui vont t’aider à être à l’aise avec cette tâche. Crois en toi. Tu as été choisi pour participer à ce programme à cause de ta personnalité, de tes champs d’intérêt et de tes talents. Seulement un petit nombre de personnes peut voyager dans un pays étranger et vivre autant de nouvelles expériences différentes. Renseigne-toi bien sur le programme. Lis la documentation sur AFS Interculture Canada afin d’en savoir plus sur les objectifs et les composantes du programme. Si tu ne connais pas la réponse à une question qu’on te pose, ne sois pas embarrassé! Tu n’as pas à être un expert, mais tu peux trouver la réponse et communiquer avec la personne qui t’a posé la question une fois que tu pourras lui répondre.

Sois toi-même et agis en « professionnel ». Démontre de l’enthousiasme et habille-toi de façon appropriée. Fixe-toi des buts réalistes en te basant sur le montant que tu dois collecter. Par exemple, si tu disposes de 40 semaines pour collecter 4 000 $, tu devras récolter en moyenne 100 $ par semaine. Fixe-toi un horaire (réfère-toi aux outils à la fin de ce guide) en te basant sur tes objectifs. Cela te permettra de suivre ta progression et de prendre les mesures nécessaires pour atteindre tes objectifs.

Quiconque ayant un but à atteindre doit prendre le temps d’élaborer une stratégie et un plan d’action. Ne compte pas sur la chance ou la bonne fortune! Quand il est question de collecter des fonds, ton moral peut être ton meilleur allié, mais aussi ton pire ennemi. Des gens croient que collecter des fonds et quêter sont la même chose, et que de demander de l’argent est embarrassant. Souviens-toi : chaque année, les Canadiens donnent à différentes oeuvres caritatives des milliards de dollars. Ils croient que c’est important, parce qu’ils désirent soutenir des gens dans leur projet ou être généreux envers la collectivité ou l’humanité. Souviens-toi qu’un don à AFS aidera des cultures à se rapprocher et fera la promotion d’un monde plus équitable et plus paisible. Souviens-toi que tu apprends, grâce à AFS, à devenir une personne plus compétente, une personne qui en sait plus sur les enjeux mondiaux et qui est plus ouverte aux différentes cultures.

Fais des listes Fais des listes de gens qui peuvent t’aider, pas seulement des gens qui te verseront des dons. Commence par faire une liste des gens que tes parents et toi connaissez. Est-ce que certains d’entre eux travaillent pour une entreprise qui pourrait faire un don? Connaissent-ils quelqu’un qui pourrait faire un don? À côté de chaque nom sur ta liste, écris deux objectifs que tu peux atteindre. Le premier objectif peut être un montant d’argent que tu demanderas à la personne de te donner, alors que le deuxième objectif peut être en lien avec la façon dont cette personne peut t’aider dans ta collecte de fonds. Voudraitil te présenter un de ses collègues ou amis qui pourrait faire une contribution à tes activités de financement? Fais des listes d’activités que tu aimerais organiser. Tu pourrais vendre des produits ou offrir des services. Pense aux choses que tu fais et aimes déjà. Si tu joues du piano, pourquoi ne pas donner quelques spectacles? Si tu aimes cuisiner, tu pourrais faire des confitures ou des gâteaux et les vendre? Demande à tes amis de t’aider et prends en note leurs habiletés. As-tu des amis musiciens ou acteurs?


Rencontrer les donateurs Détermine quelles sont les personnes les plus susceptibles de t’aider dans une entreprise (par exemple les gens aux ressources humaines ou le directeur des relations publiques) et envoie-lui une lettre, puis fais un suivi téléphonique pour obtenir un rendez-vous. Renseigne-toi au sujet de cette personne : lis sur l’entreprise pour laquelle elle travaille et, plus particulièrement, vérifie comment les objectifs de cette entreprise rejoignent ceux d’AFS. Choisis des arguments convaincants et détermine comment tu vas les énumérer. Demande à connaître le temps dont tu disposes et le type de réunion à laquelle tu assisteras. Ces renseignements te permettront de préparer ta présentation en conséquence. À ce rendez-vous, utilise la documentation et les dépliants publiés par AFS Canada afin de donner de la crédibilité à ta demande. Si tu dois faire une présentation devant un groupe, tu peux utiliser plusieurs outils, par exemple un chevalet, des diapositives, une présentation PowerPoint, des affiches, des cartes, etc. Un support visuel facilite le fait de parler en public et donnera de la structure à ta présentation (tu peux aussi pratiquer devant tes amis). Demande à d’anciens participants de te donner des photos de leur séjour à l’étranger. Tu peux aussi utiliser les renseignements et les photos qui se trouvent sur le site Internet d’AFS. Habille-toi proprement. Arrive à l’heure! Si tu rencontres un groupe de personnes, arrive à l’avance. Cela te permettra de rencontrer les gens et d’établir une relation avec eux. • Prévois du temps pour répondre aux questions, tu dois faire que ton auditoire se sent concerné et te préparer à répondre à leurs questions. • Souviens-toi de faire mention d’événements spéciaux que tu as planifiés. Ces gens pourraient t’aider avec d’autres activités de financement. • Remercie tous les gens que tu rencontres, même ceux qui ne font pas de dons. • Qu’ils fassent un don ou pas, c’est une bonne idée de leur demander s’ils connaissent d’autres personnes qui pourraient t’aider. Demande-leur la permission de les citer en référence aux gens qu’ils te recommandent. • Envoie un mot de remerciement à tous les gens que tu rencontres, qu’ils t’aient remis un don ou pas. • Une fois que tu seras à l’étranger, envoie une carte postale à tous les donateurs.

Quoi faire lorsque tu reçois un don pour AFS Interculture Canada Souviens-toi d’envoyer une lettre de remerciement au donateur. Demande un chèque ou un mandat-poste au nom d’AFS Interculture Canada avec la mention « DON » écrite sur le recto. Le donateur peut aussi faire un don de façon sécuritaire sur Internet. AFS fait partie de CanaDon, un site qui permet aux dons d’être traités et aux reçus aux fins d’impôts d’être donnés au donateur. Dites à vos donateurs d’écrire votre nom en tant que solliciteur du don pour qu’il puisse être associé à vous. Le site d’AFS possède un lien vers le site Internet de CanaDon : www.afscanada.org/donate Le donateur peut aussi faire un don par carte de crédit en appelant AFS. Un employé s’occupera de la transaction et s’occupera de prendre en note les renseignements pertinents. Assure-toi de connaître le nom complet et l’adresse du donateur afin qu’on puisse lui faire parvenir un reçu aux fins d’impôt. Si certains des dons que tu as collectés ont été faits par Internet ou par carte de crédit, écris-les aussi sur la liste. (Nous te recommandons d’utiliser le formulaire « Registre des dons et sommaire ».) Envoie tes dons à AFS Interculture Canada dès que tu les reçois, n’attend pas de recevoir tous tes dons. Assure-toi de bien associer chaque don à un donateur et fournis une liste des coordonnées des donateurs dûment complétées.

Reconnaître la contribution des donateurs Lorsque les gens t’aident à atteindre un but, ils aiment que leur geste soit reconnu. En reconnaissant les contributions de tes donateurs : • Tu informes la collectivité que des gens soutiennent tes efforts; • Tu fais preuve de gratitude envers les gens qui te soutiennent; • Tu rends tes donateurs fiers de leur action; et • Tu aides les prochains participants d’AFS Interculture Canada à obtenir une aide financière de la part des mêmes donateurs.

La tenue de registres et les formulaires Tenir tes livres à jour est important pour rester au courant de tes progrès et faire les suivis appropriés. Conserve tous les originaux pour pouvoir faire des copies si tu as besoin de formulaires supplémentaires.


Les donateurs potentiels • Réseau personnel : Les membres de ta famille, amis, amis de ta famille, voisins. • Entreprises : Les entreprises et les organisations qui sont actives dans ton domaine d’étude et dans ta région sont les meilleures cibles pour ta campagne de financement. Ne sois pas gêné, communique avec le vice-président ou le directeur des ressources humaines. Fais des recherches sur Internet, dans les pages jaunes de l’annuaire téléphonique, le journal de ton quartier, etc. Plusieurs entreprises dans ta région auront un budget pour soutenir des activités de la collectivité. Avant de faire une demande à l’une de ces entreprises, utilise ton réseau de contacts : connaistu quelqu’un qui travaille pour ces entreprises? Si oui, comment est-ce que cette personne pourrait t’aider? Sinon, connais-tu quelqu’un qui connaît quelqu’un qui travaille pour ces entreprises? •Éducation : Si tu fréquentes encore l’école, communique avec tes professeurs, ton association étudiante ou d’autres groupes universitaires. Assuretoi de communiquer avec l’association des anciens élèves puisqu’elle peut être une bonne source de financement. Ces différents groupes peuvent aussi t’aider à organiser un événement ou te remettre un pourcentage des profits de leur prochain événement. D’autres groupes qui pourraient t’aider sont les associations de professeurs, les associations étudiantes, les universités, les groupes universitaires et les comités de parents.

• Les organisations religieuses : Les organisations religieuses acceptent souvent de faire des dons en argent. Les Églises regorgent de ressources si tu veux organiser un événement. Communique avec les mosquées et les temples. N’oublie aucune communauté religieuse, même celles qui sont plus spirituelles que religieuses (les groupes de méditation ou de yoga, etc.). D’autres exemples comprennent : les églises unies, anglicanes et catholiques, les mennonites, les bouddhistes, les hindous, etc. • Les clubs sociaux : Les clubs sociaux disposent de fonds pour soutenir des projets comme le tien. Au fil des ans, plusieurs d’entre eux ont offert un soutien très généreux aux participants d’AFS Interculture Canada. Ces clubs se rencontrent régulièrement et ils invitent souvent des conférenciers. Il s’agit d’une chance unique pour que tu te perfectionnes dans l’art de parler en public. Les membres du club voudront sûrement que tu leur parles avant d’accepter de te remettre un don ou en l’échange de don. Prends note que plusieurs de ces groupes ne se réunissent pas l’été et qu’il vaudrait mieux de communiquer avec eux avant la fin du mois de juin. Voici des idées de groupes : Kiwanis Internatinal, le club Optimiste, les Lions, les Chevaliers de Colomb, etc. • Développement : Les filiales des organisations nationales et internationales qui font la promotion de la paix, de l’environnement et d’autres causes existent dans toutes les régions. Si tu participes à leurs événements, ils pourraient accepter de faire une contribution à ta campagne si tu fais une présentation devant leurs membres à ton retour au pays. Exemples : les organisations ethniques et multiculturelles.

• Les groupes politiques : Un grand nombre de débutés pourraient faire des dons personnels même s’ils ne peuvent pas utiliser les fonds publics pour soutenir ta campagne. Dans le passé, plusieurs députés sont devenus des alliés précieux des participants, même s’ils sont des gens très occupés. Ils peuvent te permettre d’utiliser leur photocopieur, leur télécopieur ou d’autres outils. En plus, tu peux généralement compter sur eux pour obtenir des épinglettes du Canada ou des provinces et municipalités. Tu pourrais les remettre en cadeau à ta famille d’accueil ou à tes nouveaux amis. Les membres de la chambre législative de ta province doivent peut-être allouer une partie de leur budget pour soutenir des bénévoles. Renseigne-toi au sujet de ces subventions dès que possible. Exemples : le maire de ta ville et les membres de la chambre législative de ta province. • Autres : Les entreprises locales et les institutions financières font souvent des dons ou elles ont parfois des fonds spéciaux dont tu pourrais profiter. Grand nombre d’entreprises seront favorables à ta demande si elles croient pouvoir obtenir quelque chose en retour. Dans le monde des campagnes de financement, cela s’appelle : « Qu’estce que ça me rapporte? » Tu dois donc réfléchir à une façon de remercier tes donateurs. Exemples : syndicats, médias locaux, bibliothèques de quartier, caisses populaires, banques, compagnies d’assurance, casernes de pompiers.


Les activités de collecte de fonds Les activités de financement permettent aux participants d’amasser de l’argent pour leur campagne de financement. Il y a plusieurs activités qui peuvent être organisées, tu dois donc mettre à profit ton imagination et tes habiletés. Si tu joues de la musique, pourquoi ne pas donner un concert? Si tu préfères les arts visuels, pourquoi ne pas faire une exposition? D’autres idées d’activités de financement sont énumérées plus loin dans ce guide.

La planification des activités et quelques idées Avant de t’engager à organiser une activité, prends le temps d’évaluer les tâches qui seront nécessaires afin de bien effectuer le travail. Devras-tu investir beaucoup de temps? Auras-tu besoin de l’aide de tes amis et de tes parents? Quels autres événements auront lieu au même moment dans ta région? Quel est le montant d’argent maximal que pourra te rapporter cette activité? Finalement, est-ce vraiment la meilleure activité à laquelle tu puisses concentrer ton temps et tes énergies?

Organiser une activité Suis ces étapes pour t’assurer que ton activité de financement est un succès. Choisis l’activité que tu veux organiser. Demande à ta famille et à tes amis de te proposer des idées. En voici quelques-unes : Lave-auto : Demande à tes amis de t’aider. Demande au propriétaire d’une station-service ou d’une épicerie avoisinante si tu peux utiliser une section de leur stationnement ainsi que leur approvisionnement en eau. Votre quincaillerie de quartier voudra peut-être vous offrir le savon et les éponges, il suffit de leur demander! Prépare des affiches, porte des vêtements voyants et sois prêt à frotter! Si assez de gens t’aident, si ton emplacement est stratégique et si la température est de ton côté, tu récolteras quelques centaines de dollars. Cette activité demande un effort physique modéré. Collecter des bouteilles : Assure-toi d’obtenir la permission de ta municipalité. Tu auras besoin d’une voiture et de plusieurs personnes. Il te faudra cogner aux portes et expliquer ton projet. Amène toujours avec toi des dépliants et des articles de journaux. Ventes-débarras : Communique d’abord avec ta municipalité pour te renseigner au sujet des lois qui régissent cette activité, car plusieurs d’entre elles exigent un permis. Demande à tes amis et aux membres de ta famille de te donner des objets dont ils n’ont plus besoin. Publie une

annonce dans le journal local et pose des affiches à travers la ville. Souviens-toi que certaines villes organisent des ventesdébarras à des dates précises, il est donc une bonne idée de tenir la tienne en même temps. Informe tes clients potentiels que l’argent récolté ira à un organisme à but non lucratif. Tu peux aussi profiter de cette occasion pour vendre des gâteaux ou des biscuits maison, de la liqueur, des billets de tombola, etc. Ventes de produit : Vendre des produits est une activité de financement très populaire. Il est important que tu fasses une étude de marché avant de commencer à vendre. Demande à ta famille quels produits ils achèteraient avant de commander quoi que ce soit. Compare aussi les prix afin de t’assurer que tu seras compétitif. Soit réaliste. Il vaut mieux commander plusieurs fois des produits que de commander trop de produits et de ne pas être capable de les vendre! Le réel défi est de faire du profit avec cette activité. * Il est à noter qu’AFS n’est pas responsable des ententes que tu prends avec des fournisseurs. Consulte le site Internet d’Équita à l’adresse suivante : www.equita.ca. Sois conscient de l’importance des ventes dans ta stratégie globale de financement. Tu ne voudrais pas vendre deux barres de chocolat de 3,00 $ à quelqu’un qui voudrait te faire un don de 25,00 $. N’oublie jamais qu’un don substantiel vaut plus qu’un mince profit sur la vente d’un produit. Les gens ont tendance à acheter des produits pour ce qu’ils sont et non pour ce que le produit représente (une façon de soutenir un programme ou une bonne cause). Saute sur l’occasion d’informer les acheteurs au sujet d’AFS Interculture Canada. Les soupers thématiques ou les présentations vidéo ou de diapositives : Invite quelques amis, des membres de la collectivité ou un groupe en particulier. Si tu préférais que ce soit exclusivement devant tes amis, invite leurs parents et demande-leur de faire un don de quelques dollars. Si tu es membre d’un groupe ou que tu connais quelqu’un qui l’est, tu peux organiser la projection d’un film ou d’une vidéo. Aucun reçu aux fins d’impôts : Prends note qu’AFS ne remet pas de reçus aux fins d’impôts pour ce genre d’événement puisque Revenu Canada ne permet pas aux organismes de remettre ces reçus si la personne qui fait le don reçoit un service ou un produit en échange. Par contre si le coût d’un lavage d’auto est de 5 $ et qu’une personne te remet 40 $, il a droit à un reçu aux fins d’impôt de 35 $.


Activités d’endurance : • Marathons; • Marathons sociaux ou aérobiques; • Yoga; • Rock à thons dans un centre d’achat; • Marche Othon; • Skate-Othon (patin à glace ou à roues alignées) Ce genre d’événement aura du succès si tu fais de la publicité dans ta région et que tes amis et tes parents y participent. Prépare un formulaire d’engagement que tu donneras à tout le monde qui participe. Afin de maximiser tes revenus, chaque personne qui participera à l’événement devrait faire une campagne de fonds pour AFS Interculture Canada. Renseigne-les sur le travail d’AFS et donne-leur une liste d’engagement et dis-leur que tous leurs donateurs recevront un reçu aux fins d’impôts s’ils font des dons de 20,00 $ ou plus. C’est une bonne idée de récolter tous les dons promis avant le jour de l’événement afin de t’éviter des inquiétudes.

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D’autres idées?

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Barbecue au supermarché; Défi d’effort physique; Course de baignoire Ventes de gâteaux à l’école Récolter les feuilles à l’automne ou pelleter la neige après une tempête Un kiosque à ton école Un concours de cuisine Emballage de cadeaux de Noël au centre d’achats Collecter des pièces de 1 $ lors d’un événement sportif Une fête karaoké Un thé d’après-midi dans un centre pour personnes âgées Des activités de commandite comme des compétitions de « Celui qui mange le plus de… » Des activités musicales ou culturelles comme un concert ou la projection d’un film Des expositions d’oeuvres d’art ou de photographies. Une journée chapeau ou denim au travail ou à l’école.

1. Forme une équipe : Demande à tes amis et aux membres de ta famille de t’aider. Assigne un rôle à chaque membre de l’équipe. Si tu donnes une tâche à chacun, tu ne seras pas débordé de travail. 2. Prépare un budget : Il est important que tu saches combien te coûtera ton activité. 3. Prépare un échéancier : Tu devras planifier ton activité: réserver une salle, acheter des cadeaux, organiser les divertissements, commander de la

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nourriture, communiquer avec les médias (les journaux, la télévision, la radio et le Web), imprimer des billets et des affiches et monter un kiosque d’information sur AFS Interculture Canada Le jour de l’événement, tu devras monter la salle, coordonner les activités, nettoyer et envoyer des mots de remerciement. Choisis une date : Tu peux organiser tes activités de financement en même temps que des jours fériés qui ont lieu à différents moments pendant l’année. Pense par exemple à ta fête, la fête nationale, Noël, la fête du travail, l’Action de grâce, la fête des Mères, la fête des Pères, Pâques, Hanukkah, Divali, Idul Fitri, et les solstices d’hiver et d’été. Souviens-toi de choisir une date qui te laisse le temps de te préparer et assure-toi que ton événement ne soit pas en compétition avec un autre événement populaire au sein de ta collectivité. Réserve l’emplacement : Assure-toi de trouver un emplacement favorable pour pouvoir avoir un maximum d’impact auprès des gens. Assure-toi aussi d’être près des services dont tu auras besoin. Trouve des commanditaires : Tu pourrais être en mesure de trouver des commanditaires pour ton activité. N’oublie surtout pas de les remercier par la suite. Envoie des invitations : Une fois que tu as accompli les étapes ci-dessus, envoie des invitations aux gens que tu connais, à la mairie, au journal local et aux entreprises de ta région. Assure-toi que tes invitations sont claires! Écris la date de cette façon : le jeudi 6 septembre 2012. N’oublie pas d’indiquer l’adresse! Pour les idées qui se déroulent à l’extérieur, prévois un Plan b au cas où il pleut et mentionne-le sur le carton d’invitation. Communique avec des médias : Le but de ton activité de sensibilisation est de susciter de l’intérêt envers ton projet dans la collectivité et de faciliter ta campagne de financement. Vous pouvez appeler les journaux locaux, les stations de radio et de télévision et les représentants élus de ta région. La réussite de ta campagne de relations publiques dépend de ta connaissance d’AFS Interculture Canada ainsi que de tes attentes envers le programme.

Tout est possible, il suffit de l’imaginer pour que cela se concrétise. Si tu ne vas pas à la rencontre des gens pour leur demander de t’aider, ils ne pourront pas le faire. Si les gens de ta collectivité te voient comme quelqu’un de motivé et comme un modèle, il ne fait aucun doute qu’ils voudront te soutenir. Prépare-toi à travailleur fort et à te faire connaître! Surtout, ne te contente pas d’une seule activité de financement!


Les questions légales et les assurances Malheureusement, les participants et toi N’ÊTES PAS couverts par les assurances d’AFS Interculture Canada pendant vos activités de financement. Bien qu’il ne soit pas toujours nécessaire d’avoir des assurances, tu devrais aborder la question avec ta famille et avec tes amis. Par défaut, tu es responsable de ta campagne de financement lorsque tu travailles en tant que collecteur de fonds. Si tu organises un événement public et que tu crois que des assurances seront nécessaires, assure-toi d’en obtenir d’un agent autorisé. En général, les coûts sont minimes en comparaison des risques. Aussi, prends note que tu ne peux pas utiliser le no d’enregistrement d’un organisme de bienfaisance d’AFS Interculture Canada pour quelques activités que ce soit sans obtenir notre autorisation écrite au préalable. Par ailleurs, tu dois faire preuve de jugement, démontrer ton sens des responsabilités et prendre les mesures de sécurité nécessaires tout au long de ta campagne.

Ressources comprises dans ce guide Registre des dons : Ce formulaire est très pratique pour rester au courant de la progression de ta campagne. Utilise-le pour toujours connaître le montant total que tu as collecté jusqu’à maintenant. Tu peux aussi l’utiliser comme carnet d’adresses pour envoyer des cartes postales à tes donateurs. Calendrier de planification Liste de contacts : C’est un outil génial pour préparer ta liste de donateurs potentiels. Lettre confirmant ta participation au programme AFS. Fais des photocopies que tu pourras utiliser pendant ta campagne. Si tu as besoin de copies supplémentaires, tu n’as qu’à communiquer avec nous. Lettre modèle pour les entreprises, les clubs sociaux, etc. Disponibles sur demande : Affiches et dépliants AFS.


Lettre de sollicitation Date Nom de la personne ressource et de l’entreprise Adresse Ville (Province) code postal Madame, Monsieur C’est avec plaisir que je vous annonce que je vais participer à un programme d’échange d’AFS Interculture Canada. AFS est une organisation de bénévoles à but non lucratif qui organise des programmes d’échanges pour offrir des chances d’apprentissage interculturel. J’irai au/en (nom de pays) pour vivre une expérience enrichissante et unique. Les programmes d’AFS permettent aux participants de mieux comprendre le monde et d’apprécier les différences culturelles et les intérêts communs de personnes différentes aux quatre coins du monde. Ils donnent aux jeunes Canadiens la chance de développer leurs capacités interculturelles en même temps qu’ils explorent leurs habiletés à entretenir des relations avec les autres. Le programme offre aux participants de comprendre les aspects culturels, sociaux et économiques d’un pays qui influencent la façon dont les gens se perçoivent et perçoivent les autres. AFS est reconnu comme étant d’intérêt public par l’UNESCO. Grâce à ce programme, je voyagerai au/en (nom du Pays) où je logerai dans une famille d’accueil et fréquenterai l’école. J’apprendrai ainsi une nouvelle langue et je m’intégrerai dans la culture et la société qui m’accueillent. Comme d’autres institutions qui fournissent de l’éducation, au même titre que les collèges et les universités, AFS Interculture Canada dépend du soutien de la collectivité. Les contributions faites par des personnes, par des entreprises et par des organisations aident AFS à offrir des programmes de grande qualité. Par ailleurs, je me suis engagé/e auprès d’AFS de collecter des fonds ce qui sera, en soi, une autre chance d’apprendre. C’est pour cette raison que je vous demande de l’aide avec ce projet. AFS Interculture Canada est un organisme de bienfaisance reconnu et remet des reçus aux fins d’impôts pour tous les dons de 20,00 $ ou plus. Je communiquerai avec vous sous peu afin de fixer un rendez-vous où nous pourrons discuter de ceci en détail. Ton nom Adresse Téléphone Lettre de suivi pour un donateur potentiel


A. Si on t’a promis du soutien : Date Madame, Monsieur, J’aimerais vous remercier d’avoir accepté de me rencontrer hier après-midi. Je suis reconnaissant/e que vous m’ayez accordé du temps ainsi que pour la chance que vous me donner de parler du projet d’échange à l’étranger auquel je participerai bientôt grâce à AFS. Je suis particulièrement touché par votre généreux don de (00,00 $). Votre chèque a déjà été envoyé à AFS Canada et vous recevrez bientôt un reçu aux fins d’impôt. En mon nom et au nom d’AFS Interculture Canada, je vous remercie à nouveau de votre attention et de votre générosité. Cordialement Ton nom Adresse Téléphone

B. Si on ne t’a pas promis de soutien Date Madame, Monsieur J’aimerais vous remercier d’avoir accepté de me rencontrer hier après-midi. Je suis reconnaissant/e que vous m’ayez accordé du temps ainsi que pour la chance que vous me donner de parler du projet d’échange à l’étranger auquel je participerai bientôt grâce à AFS Je comprends que vous recevez un grand nombre de demandes et que puisque vos ressources sont limitées, vous ne pouvez pas contribuer à toutes les demandes. Comme vous me l’avez suggéré, je communiquerai avec vous à une date ultérieure pour savoir si vous êtes en mesure de faire un don à ce moment. L’enthousiasme que vous m’avez témoigné par rapport à l’expérience que j’acquerrai pendant mon séjour m’encourage beaucoup. J’espère avoir la chance de venir vous en parler dès mon retour. Cordialement, Ton nom Adresse Téléphone


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Name of participant:

Amount received

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Donation record and summary (keep one copy for your files and one for the AFS office) Donation date Donor name and full address

Date sent to AFS


Weekly objective

Planned activity calendar and results

Week starting:

Planned activities

Activity results Amount collected this week

Total amount collected


Guide de collecte de fonds 2012