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INTRODUCCIÓN ¡Bienvenido a DoctorSender! Si has descargado nuestra guía rápida significa estás preparado para empezar a realizar tus campañas de email marketing con nosotros. Este manual de DoctorSender es una introducción a la plataforma. Encontrarás los siguientes procesos: 1- Subir lista de contactos 2- Realizar particiones 3- Realizar segmentaciones 4- Crear y programar tus campañas de Email Marketing 5- Realizar A/B testing 6- Crear formularios 7- Interpretar los resultados de las campañas Cuando acceda a la plataforma en la parte superior de la página de inicio encontrará cinco gráficos de barras. Dichos gráficos te indican los resultados de las últimas campañas enviadas. Las barras azules te indican la apertura (opens), las barras amarillas el click y las barras grises el porcentaje de rebotados (bounced). De esta manera puedes comprobar de forma gráfica el resultado de tus campañas.

Justo debajo de la gráfica, se encuentra una tabla con la información básica de las últimas campañas (nombre, fecha de envío, lista y número de emails) y los resultados de las aperturas totales y los clicks totales.


A la derecha de cada campaña se encuentran 3 botones: Report (estadísticas completas de la campaña), View preview in full size (visualizar la campaña) y Duplicate Campaign (duplicar la misma campaña).


1. SUBE TU LISTA DE CONTACTOS Antes de empezar a realizar tus campañas de email marketing, deberás importar tu base de datos a la plataforma. Primero, inicia sesión en DoctorSender. Luego en el menú que aparece en la izquierda, selecciona List/ New List. Te aparecen 2 campos: List Name (poner nombre a la lista, sin espacios ni caracteres especiales), y List Type (elegir entre Send List/ List for Test). Seleccionarás Send List cuando vayas a crear una nueva lista de clientes. Seleccionarás List for Test cuando se cree una lista para enviar pruebas. Para subir una lista de envío (Send List) existen 4 posibilidades para crear la nueva lista.

• Import Database File: Importar la base de datos en formato (.csv). • Connect With Your Database: Importar la base de datos a DoctorSender a través de su plataforma donde tenga alojada la base de datos. • Create Query: Importación virtual de la base de datos. La base de datos no pertenecerá a DoctorSender. • Create Database Structure: Para crear una base de datos desde 0. Suele utilizarse para la creación de formularios. Desde la opción Import Database File, tan sólo deberá de importar la base de datos en formato CSV. Hay que tener en cuenta que en la cabecera del archivo debe de ir el título de los campos de la base de datos. Tan sólo deberá subir el archivo.


*IMPORTANTE: el campo email, debe de nombrarse obligatoriamente email. Si hay algún cliente al que le falte un campo, deberá de ponerse un espacio en su lugar. Observa el siguiente ejemplo:

Como puede comprobar, en la primera fila aparece el nombre de los campos (nombre, apellidos, email, teléfono y localidad). En el resto de filas irán los datos de los usuarios, cada fila corresponderá a un usuario. Pueden haber usuarios que no tenga todos los campos, como el caso de la última fila, el campo teléfono está vacío, se desconoce el teléfono de ese usuario, por lo tanto habrá que dejar un espacio libre. Cada usuario debe de tener el mismo número de campos que la cabecera. Desde la opción Connect with your database es una importación puntual de la base de datos a DoctorSender, es decir, si después de la importación se consiguen nuevos usuarios en la base de datos, estos no estarán en DoctorSender, se deberá de volver a realizar la importación. Esa base de datos se encuentra físicamente en la plataforma.


Rellene los campos necesarios para que DoctorSender pueda conectarse a su base de datos. Con la opción de Create Query se crea una lista virtual, DoctorSender no tiene la lista físicamente. La lista se encuentra sincronizada con la plataforma SQL en la que se encuentre la base de datos propia. Si se obtienen nuevos usuario, estos también estarán en DoctorSender, por lo que no habrá necesidad de volver a subir la lista.


La opción de Create Database Structure se utiliza para crear una base de datos desde cero. Suele utilizarse para hacer una nueva lista a partir de un formulario. Como campo obligatorio aparece el email, el tipo de campo es VARCHAR. Puedes añadir tantos campos necesites para crear tu base de datos. Para añadir un nuevo campo debes pulsar el botón verde y se añadirá automáticamente un campo nuevo. Introduce el nombre del campo y selecciona el tipo (VARCHAR, INTEGER, DATE, DATETIME, TIME y BOOLEAN). • • • • • •

VARCHAR: es un campo normal INTEGER: para números enteros DATE: fechas DATETIME: fecha y hora TIME: hora BOOLEAN: verdadero o falso, 1 y 0 (se suele utilizar para el Double opt in, 1 si ha realizado el Double opt in, 0 si no ha realizado el double opt in).

Si lo que quiere es crear una lista para enviar las pruebas deberá seleccionar en el tipo de lista (List Type) la opción de List for Test (Lista de prueba). Hay dos opciones: Import database file y Create databas estructure. • Import database file: deberá de subir un archivo en formato CSV. Hay que tener en cuenta que en la cabecera del archivo debe de ir el título de los campos de la base de datos. (IMPORTANTE: tener en cuenta la creación del archivo de CSV descrita anteriormente). • Create databas estructure: crea tu lista de prueba a mano. Selecciona los campos necesarios para crear la lista.


Introduce los campos de cada usuario de la lista. En este caso el email, nombre y apellidos de cada uno. Para guardar y añadir otro usuario pulse Save and Add, para guardar y finalizar pulse Save. Si por lo contrario quiere modificar los campos de la lista pulse en el botón Edit List Structure y volverá al paso anterior.

Si quieres modificar, eliminar o comprobar las listas. Diríjase al menú de la izquierda Lists/ Show Lists. Le aparecerá una pantalla primero con las listas de envíos (Send List) y más abajo las listas de prueba (Test List). En esta opción podrá comprobar el total de usuarios en la lista, puede eliminar la lista, descargarla en formato CSV y/o editarla.


*Todas las listas que vuelque en la plataforma son de su propiedad y, tal y como se establece en el contrato, s贸lo tenemos acceso a ellos para realizar labores de mantenimiento. Una vez finalice la relaci贸n, bloquearemos la cuenta y las listas con los datos personales de sus clientes a los que se le realiza el email marketing ser谩n destruidas.


2. PARTICIONES DoctorSender permite dividir en partes una lista de contactos. Puede ser útil para grandes listas. Para realizar las particiones debe ir al menú de la izquierda y seleccionar Partitions. Escoge la lista y la segmentación (si la hubiese) que desea realizar las particiones. Debajo aparecen las particiones existentes (Existing Partitions) de dicha lista y de dicho segmento (si procede). En la parte inferior se encuentra la opción de crear nuevas particiones (New Partitions), en la que deberá de poner un nombre a dicha partición y seleccionar el número de particiones en las que quiere partir su lista (como máximo 15 particiones).


3. SEGMENTACIÓN Segmentar consiste en formar grupos homogéneos en base a las características de los contacto de una lista. Enviar campañas adaptadas a cada segmento va a mejorar sus estadísticas, y por tanto, estará más cerca de alcanzar los objetivos establecidos. Se estima que las campañas enviadas por segmentos obtienen casi un 30% más de apertura y un 50% más de clicks que las campañas generalistas. Para segmentar una lista con DoctorSender deberá ir a la barra de menú de la izquierda y entrar en Segmentation/ New Segmentation. Primero deberá seleccionar la lista que desea segmentar y poner nombre a esa segmentación. El siguiente paso es el de realizar el filtro en aquellos campos que considere necesario. Aparecen 3 columnas diferentes. La primera con el nombre de los campos (field name), la segunda con la operación que necesitamos para segmentar (operator) y la tercera con el valor (value) que queremos filtrar. En la columna Operator aparece un desplegable con diferentes opciones: • = (EQUALS): para filtrar por aquellos valores que coincidan con el campo. • > (GREATER THAN): para valores numéricos. • < (LESS THAN): se utiliza para valores numéricos. • NOT IN: se utiliza para filtrar todos aquellos usuarios que no contengan el valor que indique. Tienen que ser valores exactos. • IN: se utiliza para que filtre el valor exacto. • LIKE: para filtrar por el contenido que contenga. Se utiliza el símbolo % como comodín. Si el porcentaje va detrás del valor (X%), se filtrará aquellos valores que empiecen por el valor indicado. Si el porcentaje va delante (%X), se filtrará aquellos que acaben con el valor indicado. Si el porcentaje se encuentra delante y detrás del valor (%X%), si filtrará todo aquello que contenga el valor indicado.

Cuando haya terminado, pulse Create Segmentation.


Las segmentaciones que realice las encontrarรก en Segmentation/ Show Segmentations. En esta secciรณn podrรก modificar las segmentaciones realizadas, eliminarlas o ver la cantidad de usuarios de dicho segmento.


4. CREAR Y PROGRAMAR CAMPAÑAS Para crear una campaña vaya al menú de la izquierda, Campaigns/ NewCampaign. En tres sencillos pasos podrá lanzar la campaña a sus usuarios. El primer paso es configurar la campaña (1. Configuration. Configure Campaign).

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Name: adjudique un nombre a la campaña Subject: el asunto que desea poner para la campaña. Sender: el remitente del email. From Email: se debe de indicar el email de origen. Puede seleccionar que se genere uno automáticamente. Reply to: email para responder. Añada el email seleccionando Add New Replay del desplegable. En la barra que le aparecerá al lado añada el email. Dicho email se quedará guardado. Link Unsubscribe: enlace para darse de baja del servicio. Category: selecciona la categoría a la que pertenece tu campaña, hay 26 categorías, elige la que más se adapte a tu campaña. Use Dr Sender Database: selecciona esta opción si va a emplear la base de datos propia de DoctorSender. DrSender Footer: encabezado y pie de página con “Para desinscribrirte de esta lista de suscripción, siga este enlace”. El enlace, es el link de baja.


• DrSender Mirror: es para añadir en el encabezado “¿No visualizas bien las imágenes? Abre el contenido en tu navegador”. Haciendo click en el enlace se abrirá el email en el navegador predeterminado por el usuario. • Language: selecciona el idioma en el que quiere que aparezca el Footer y el Mirror. Los idiomas disponibles son: inglés, español, portugués, francés, italiano, polaco y árabe. • Use Google Analytics: si quieres que tus campañas se etiqueten automáticamente con el UTM Campaign de Google Analytics, selecciona esta opción. El Name corresponde al UTM Campaign (por defecto aparecerá el nombre de la campaña), el Term a UTM Term, y Content a UTM Content. Una vez rellenados los campos pulse Create. Pasa al siguiente paso, 2. Template. Design HTML Email Template. En esta sección es cuando se diseña la campaña.

Este paso se divide en 3 secciones diferentes: Create or Paste your HTML code here, Email Alternative Text y Select Files or Drag&Drop Files.


Create or Paste Your HTML Code Here diseñará o pegará su código HTML. En la parte superior encontrará un panel con las herramientas necesarias para crearlas desde cero. No obstante, puede pegar un HTML ya diseñado. Para ello pulse Source, en la parte superior izquierda de la barra de herramientas, y pegue su código de HTML. *IMPORTANTE: cuando introduzca en el HTML debe de poner el nombre exacto del nombre de la imagen junto con su formato. Por ejemplo: 1.jpg. No se olvide de poner el texto alternativo (alternative text) de la imagen. En la sección de Email Alternative Text deberá introducir una versión de la campaña en texto, el contenido debe de coincidir, de lo contrario saltarán los filtros antispam y su campaña llegará a la bandeja de Spam. La sección Select Files or Drag&Drop Files se utiliza para subir imágenes. Si no sube las imágenes no se visualizarán en la campaña. Para subir las imágenes pulse el botón de Add Files (el de la izquierda), y seleccione las imágenes que desea subir. Aparecerá las imágenes que van a ser subidas, para subirlas todas a la vez, pulse el botón del centro Upload All Files. Por último, si desea visualizar el HTML antes de pasar al siguiente paso pulse en Upload Html. Si todo es correcto, pulse la flecha de Siguiente. 3. Lauch. Lauch your Campaign. Es el último paso para poder lanzar la campaña.

En el primer apartado (Send a Test) podrá comprobar el nivel de Spam que tiene su campaña, en la derecha de la pantalla le aparecerá una puntuación, cuanto menor sea la puntuación mejor, si hay alguna incidencia se la indicarán debajo de la puntuación. Intente corregirla y que se aproxime lo máximo que pueda a cero.


Puede realizar un envío de prueba para comprobar que todo funcione correctamente, puede hacerlo de dos maneras: -

Introducir el email al que quieras mandar la prueba en el campo Emails. Puede poner más de un email, para ello deberá de separarlos con una coma. Seleccione una lista de test (List to Test) que haya creado anteriormente (apartado 1).

Una vez que haya comprobado que todo funciona correctamente, puede realizar el envío o programarlo. Para ello deberá de ir al apartado Configure Sending Parameters.

Primero deberá de seleccionar la lista a la que va a realizar el envío (List to Send). Una vez la tenga seleccionada, seleccione la segmentación de esa lista (Segmentation), si la tiene, y la partición (Partititons) de la misma. También puede seleccionar un volumen de envío de la campaña (Volume). Por último, seleccione la velocidad de envío (Speed), esta dependerá de la cantidad de usuarios que dispongas. Si desea mandarla en ese mismo momento tan solo tiene que pulsar el botón Send! que aparece en la parte inferior derecha. Para ver el seguimiento de la campaña mientras se está enviando deberá de ir a Campaigns/ Campaigns in Progress. Si lo que quieres es programar la fecha y la hora de envío de la campaña, deberá de ir a Send Date y seleccionar la fecha y hora a la que quiere realizar el envío, la hora está configurada en la zona horaria de Europa Central, por lo que si va a realizar el envío a usuarios de otros países deberá de tener en cuenta la diferencia horaria. Para acabar de programarla pulse el botón Program! que encontrará en la parte inferior derecha de la pantalla. Las campañas programadas podrá encontrarlas en Campaigns/ Campaigns in Progress. Mientras las campañas se encuentren programadas o enviándose las encontrará en el menú de la izquierda, Campaigns/ Campaigns in Progress. En esa sección podrá pausarlas o ver los resultados. Si pausa la campaña le aparecerá la opción de editar la campaña, para la campaña, o visualizar la campaña.


Una vez se acabe el envío, encontrará la campaña en el menú de la izquierda en Dashboard (si está entre las 5 últimas campañas finalizadas) o en Campaigns/ Finished Campaigns. Una vez la campaña se encuentre finalizada no se puede editar.


5. A/B TESTING El A/B testing es una herramienta imprescindible para los profesionales del Marketing Online dada su gran utilidad. Permite crear dos versiones (A y B) de una misma campaña cuya diferencia entre una y otra se encuentra en el asunto, en el remitente o en el HTML. Deberá elegir las variables que quiere comparar. Los campos a rellenar son los mismos que cuando se crea una nueva campaña, tan sólo deberá de identificar el nombre de la campaña A y la campaña B. Si desea comparar dos asuntos (Subject) en el paso 2.Configure A/B Testing parameters. Set parameters to compare le aparecerá: - Subject (A) - Subject (B) Ponga los asuntos diferentes, el HTML y la creatividad correspondiente y avance al siguiente paso. Si lo que quiere es comparar dos creatividades de HTML le aparecerán dos secciones, una con la campaña A y otra con la campaña B, en el que deberá de introducir el HTML correspondiente a cada campaña, con el texto alternativo de esa creatividad. Si va a comparar el Sender, en la sección 2.Configure A/B Testing parameters le aparecerá la opción igual que cuando se compara el asunto. El tercer paso, 3. Switch Users. Configure percentages deberá de seleccionar la lista (Select List) a la que va a realizar el envío de la campaña, y su segmentación (Segmentation) si le corresponde.

Por defecto le aparecerá que se le mandará la prueba a un 25% de su base de datos, puede modificarlo con la barra que le aparece en la parte de abajo. De ese 25% seleccionado, a la mitad de esos usuarios se les mandará el Test A y la otra mitad al Test B. Al 75% de la base, se le mandará la campaña ganadora.


En el último paso (4. Launch. Launch A/B Testing Campaign) podrá realizar el Check Spam a la campaña A y a la campaña B. Tiene la opción de enviar emails de prueba, insertando el email en el campo Insert Emails. En la bandeja de entrada recibirá la prueba del Test A y el Test B. Elija la velocidad de envío (Speed) y si desea, puede programarla (Send Date) eligiendo la fecha y hora de envío. Después de 24 horas del envío del A/B Testing, ya disponemos de datos suficientes para conocer el ganador. Podrá ver los resultados en el menú de la izquierda A/B Testing/ Check A/B Testing. (GRAFICO EVA) El gráfico te muestra los resultados de las 24 primeras horas del test A/B para que sea más visible. Justo debajo encontrará los resultados del porcentaje de apertura (% Open), porcentaje de click (% Click), el ratio de conversión (Conversion Rate), la probabilidad de ganas (Chance to Win), el total de clicks de cada campaña (Clicks), y la probabilidad de mejora de la campaña (Improvement). La variable Winner/Looser indica el ganador para DoctorSender, puede modificar el ganador poniendo la estrella en el Test que quiera. Para lanzar la campaña ganadora deberá de confirmar el ganador pulsando sobre el botón Confirm Winner! La plataforma te preguntará si estás seguro que deseas mandar el Test que has seleccionado (Do you want to select the “nombre de la campaña” as the winner?). Si está seguro de mandar la campaña pulse Send, sino pulse Cancel. La campaña pasará a Campaigns/ Campaigns in Progress, ahí podrá comprobar cómo van yendo los resultados mientras se acaba de lanzar la campaña. Una vez finalizada la campaña, la encontrará en Campaigns/ Finished Campaigns.


6. DUPLICAR CAMPAÑAS Duplicamos la campaña cuando queramos repetir una misma campaña con la misma creatividad. En DoctorSender es muy sencillo. Tan solo debe de ir al menú de la izquierda, Campaigns/ Finished Campaigns.

Para duplicar la campaña que quiera deberá de pulsar el botón de la derecha (Duplicate campaigns) de la sección de acciones (Actions). Automáticamente se le dirigirá a Editing Campaign donde le aparecerá una copia de dicha campaña. En esta sección puede modificar lo que desee como el asunto, sender, HTML, categoría, lista de envío o texto alternativo se recomienda cambiar el nombre de campaña para no confundirla con la original. Los pasos restantes son los mismos que cuando crea una nueva campaña.


7. CREAR FORMULARIOS DoctorSender dispone de la opción de crear formularios de suscripción para que pueda colocarlo en su sitio web. Esto le ayudará a enriquecer su lista de contactos. Los datos de los usuarios que se den de alta en dicho formulario se importarán directamente a la lista que usted haya seleccionado previamente. Son muy útiles para captar nuevos contactos. Para crear un formulario deberemos ir al menú de la izquierda de la plataforma, Forms. Primero deberá de seleccionar la lista a la que quiere asociar el formulario (Select List for this Form). A continuación se le añadirán unos campos Provide your Landig URL, donde deberá indicar la URL del espacio web donde va a añadir el formulario, y Double OPT- IN Registration, si quiere mandar un correo automáticamente a los usuarios que se inscriban en su formulario, como un email de bienvenida, para confirmar registro, una oferta,… Si no marca la casilla de Double OPT-IN Registration, solo tiene que pulsar el botón Modify Form. A la derecha le aparecerá un HTML (This is the form HTML code), ese HTML deberá agregarlo en el código fuente de su página web. Puede eliminar los campos que quiera excepto el email, no podrá añadir ningún campo nuevo sin que no esté en la lista asociada, ni modificar el nombre de los campos. Cada vez que alguien ser registre se añadirá automáticamente a la lista seleccionada en el primer paso. Si selecciona la casilla de Double OPT- IN Registration, en la parte inferior le aparecerá la configuración de su Double OPT- IN Campaign. Para configurar su Double OPT-IN deberá seguir los mismos pasos que cuando crea una nueva campaña. El HTML que le aparezca en la parte superior derecha deberá introducirlo en el código fuente del sitio web donde se va a insertar el formulario. Los resultados del Double OPT- IN le aparecerán en campañas finalizadas (Finished Campaigns).


8. INTERPRETAR RESULTADOS Llegamos al punto más importante del email marketing, los resultados de las campañas. Los resultados están compuestos por estadísticas a tiempo real generadas por los usuarios cuando que reciben los emails. Llevar un seguimiento de esta información te dará la información necesaria para optimizar tus campañas y aumentar el interés y la interacción. Para ver los resultados debes de tener una campaña enviada y finalizada. Una vez lo hayas realizado, podrás acceder de dos maneras, desde el menú de la izquierda en Dashboard o desde Campaigns/ Finished Campaigns. Desde las dos opciones la forma de acceder a estos resultados es la misma, en ambos casos nos aparecen siete columnas: Name (nombre de la campaña), Send Date (Fecha y hora de envío), List (Lista y segmentación utilizada), Amount (cantidad de emails enviados), %Opens (Porcentaje de apertura de la campaña), %Clicks (Porcentaje de clicks de la campaña) y Actions (son tres botones, por orden de izquierda a derecha, Report, View Preview y Duplicate Campaign). Para ver los resultados de la campaña, puede acceder pulsando el botón Report que aparece en la columna de acciones. La primera gráfica que nos aparee nos indica primero, el número total de aperturas (Total Opens) y su porcentaje respecto al número total de emails enviados (Amount), seguido del las aperturas únicas (Unique Opens) con el porcentaje correspondiente, el número total de clicks (Total Clicks) con el porcentaje respecto al número de emails abiertos, los clicks únicos (Unique Clicks) con el porcentaje que le corresponde y por último el número de bajas (Unsubscribers) realizadas a través de esa campaña. Los gráficos te muestran los mismos datos que los anteriores, añadiendo el dato de los rebotados (Bounced). Debajo de las gráficas se pueden observar dos diferentes tipos de botones, uno para duplicar la campaña (Duplicate with…) y otro para descargar la lista que quieras (Download…). Si pulsa sobre el botón de duplicar campaña de No Clickers (Personas que han abierto el email pero que no han hecho click), se le mandará la misma campaña sólo a esos usuarios. Si pulsa el botón de Dowload Bounced, se descargará una lista con los emails rebotados de esa campaña.


La gráfica siguiente (Opens/ Clicks per Day) muestra las aperturas y los clicks por día para que pueda ver la evolución de los resultados de esa campaña. Justo debajo (Summary per day) aparece de forma numérica, con la fecha (Date), aperturas totales (Opens) y clicks de ese día.

Con esta información puedes conocer los gustos de tus suscriptores y poder mandar campañas que se adapten a sus preferencias.


9. CONTACTA CON NOSOTROS Agradecemos sus opiniones y sus comentarios, nos encantaría saber vuestras necesidades para poder mejorar. Por favor, póngase en contacto con nosotros a través de: - Página web: http://www.doctorsender.com/ - Email: info@doctorsender.com - Teléfono: 965.524.819



Manual de Uso DoctorSender 1.0