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20192024 Plan stratĂŠgique Association des

des

Kootenays

francophones

Ouest


AFKO en images

Tout droit réservé. © 2019 Ce document ne peut être reproduit en tout ou en partie, par quelque moyen que ce soit, sans l’autorisation écrite de la direction générale ou de la présidence de l'Association des francophones des Kootenays Ouest..

2 - Plan stratégique 2019-2024


Mot du comité administratif Chers membres, bénévoles, partenaires et employés, il me fait plaisir, au nom du conseil d’administration de vous présenter le Plan stratégique de développement de l’Association des francophones des Kootenays Ouest (AFKO) 2019-2024. Réalisé par le comité de planification stratégique et guidé par les membres de l’AFKO, ce plan orientera nos actions pour les cinq prochaines années. Le monde d'aujourd'hui est dans un état de changements rapides et nous devons nous y adapter. Ces changements sont de diverses natures. La question environnementale se transforme rapidement comme étant la cause de justice sociale importante de notre ère. Elle est sans frontière. Tout en gardant notre mandat d’assurer l’épanouissement des cultures Francophones, l’AFKO a décidé d’ajuster ses actions en fonction de cette conscience écologique. La Francophonie est elle aussi sans frontière. Elle est également non singulière et en constant mouvement. Ceci est particulièrement vrai dans notre territoire des Kootenays Ouest où les francophones et francophiles sont issus de diverses milieux culturels, habitent différentes communautés éloignées et sont de tous les âges. Nous souhaitons pour les prochaines années de voir grandir une communauté diverse mais unie. La quête identitaire a aussi été discutée lors de cette réunion. C’est une bien grande question et nécessitera une longue réflexion. Elle est toutefois essentielle afin d’assurer l’épanouissement et la pérennité des cultures francophones en milieux minoritaires. Sans équivoque, cette réflexion devra passer par la jeunesse. Plusieurs d’entre nous sont venus ici avec leur propre bagage culturel mais pour ces jeunes qui grandissent ici, dans ce milieu minoritaire, nous nous devons de les écouter et de les guider pour qu’ils puissent bâtir une identité qui leur appartiendra. Les défis sont de tailles, mais les opportunités le sont encore plus. Nous tenons à remercier tous les gens qui ont participé à ce processus. Merci aux gens qui ont pris le temps de répondre au questionnaire. Merci aux membres du comité de planification stratégique: Marie-Paule, Valérie, Marie, Amélie, Vincent, Alex, Nghia, Marie-Christine, Jocelyne, Laura, Madeleine, Stéphane, Caroline et Lyne. Nghia Tran, Vice-Président 3- Plan stratégique 2019-2024


Introduction En avril 2019, un groupe de bénévoles s’est affairé avec les employées de l’AKFO afin de réaliser cette nouvelle planification stratégique couvrant les années 2019 à 2024. Suite aux étapes préliminaires qui comprennent la création et diffusion d’un sondage auprès des membres, partenaires et bailleurs de fonds, un groupe de bénévoles s’est réuni afin de colliger l’information reçue et faire une réflexion stratégique dans le but de définir ce à quoi ils aimeraient que l’AFKO ressemble dans cinq ans et les étapes à franchir pour y parvenir. Vous trouverez donc dans ce document le fruit de cette réflexion qui a permis d'identifier les enjeux auxquels fait face l'AFKO et de bien définir la clientèle pour laquelle les grandes orientations stratégiques doivent être développées afin de bien répondre aux besoins des membres et des villes qui composent l’association.

Portrait et historique de l'AFKO En 1985, à Rossland, un petit groupe de francophones se rencontrent dans le contexte d’un club francophone. Peu à peu, le groupe s’élargit et des gens d’autres régions des Kootenays s’y ajoutent. En 1986, l’Association des francophones des Kootenays Ouest (AFKO) est fondée et est incorporée en société sans but lucratif. En 1998, l’AFKO ouvre son premier bureau à Nelson, avec une bibliothèque et un centre de ressources; les francophones ont pignon sur rue et un lieu physique de rencontre. En 2018, l'AFKO trouve pignon sur la rue Baker dans une magnifique maison ancestrale. En 2019, l'AFKO restructure son équipe de travail et entame un processus de réflexion pour assurer un avenir riche et solide. AFKO représente les francophones ou francopohiles de tout âge et tout horizon qui souhaitent s’exprimer en français. Aujourd'hui, l’AFKO compte près de 400 membres répartis sur l’ensemble du territoire de la région des Kootenays Ouest. Elle offre une programmation annuelle très actives et diversifiée et est présente au sein de plusieurs villes du territoire desservi dont Nelson, Castlegar, Rossland, Kaslo, Crawford-Bay et la vallée de Slocan.

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Fonctionnement À titre d'organisme à but non lucratif pouvant émettre des reçus de charité pour donations reçues, l'AFKO, qui est régie par la Loi des sociétés de Colombie-Britannique (BC Societies Act) et l’Agence de revenu du Canada, célébrera son 33ième anniversaire en octobre 2019. En Colombie-Britannique, l'AFKO est membre de la Fédération des Francophones de la C.-B., du Conseil culturel et artistique francophone de la C.-B., de l'Assemblée francophone des aînés et retraités de la C.-B. et de Canadian Parents for French.

Gérée par un conseil d'administration (CA) régional composé d’au minimum cinq (5) et d’au maximum sept (7) membres, l'AFKO compte un nombre croissant de personnes intéressées par la francophonie britanocolombienne. En renforçant ses liens avec les partenariats et membres actifs dans les communautés plus éloignées du siège social, l’AFKO compte mettre en place des moyens pour améliorer sa présence sur l’ensemble du territoire desservi.

7% parlent français Selon les données du recensement de 2016 de Statistique Canada, l’AFKO couvre les Divisions de recensement 5903 – Central Kootenays et 5939 – Columbia-Shuswap. Ces deux régions ont une population totale de 67 064 personnes dont 4 710 parlent le français et l’anglais, ce qui représente 7 %. À ce nombre s’ajoute plusieurs francophones de passage, dont il est difficile d’évaluer le nombre et la durée du séjour, qui viennent occuper des emplois temporaires selon les activités saisonnières. Leur premier point de rencontre se trouve très souvent à l’association francophone, ou auprès de ses représentants dans diverses communautés du territoire, leur permettant autant de faire un premier contact dans une langue familière mais également d’identifier les services et activités en français qui leur sont accessibles.

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Financement Le budget annuel de l'AFKO lors du dernier exercice financier (2018-2019), était d’environ 133 000 $ provenant à 70 % de sources gouvernementales, 10 % de revenu provincial et 20 % de revenus propres. Avec la vision mise en place et la diversification des sources de revenus effectuée au cours des années, nous estimons que ce montant devrait être maintenu voire même dépassé au cours des cinq prochaines années. La stabilité du financement permet de maintenir l’équivalent de deux personnes à temps partiel à l’année en plus d’embaucher quelques personnes temporaires ou contractuelles pour l’accomplissement de tâches dans divers projets. Des bénévoles viennent également supporter régulièrement le bon déroulement de diverses tâches, activités et projets. Malgré un financement modeste, AFKO offre une programmation pouvant répondre aux besoins diversifiés dans sa région. Son siège social est à Nelson.

Clientèle-cible Le marché cible d’une organisation telle que l’AFKO constitue l’ensemble des personnes physiques ou morales qu’elle choisit de servir parmi le bassin qu’elle dessert. La sélection de son marché cible permet à l’organisation de se concentrer sur les occasions qui présentent les meilleures chances de succès. C’est sur cette prémisse que l’AFKO identifie son marché-cible comme étant : « Les francophones et francophiles de tout horizon. »

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Mission Un énoncé de mission consiste en un court énoncé écrit, visant à décrire l’objectif global de l’organisme, à savoir ses activités, sa clientèle et ses motivations.

« Faire rayonner la langue française et les cultures francophones dans la région des Kootenays Ouest. Réunir et représenter les francophones et francophiles par le biais d’activités socio-culturelles, communautaires et éducatives. »

Vision La vision d’une organisation traduit le monde dans lequel elle veut évoluer. Elle a pour but d'inspirer les membres et d'encourager la loyauté vis-à-vis les actions entreprises par celle-ci au nom des membres et pour le mieux-être de la communauté.

« D’ici 2024, l’AFKO aura contribué à l’épanouissement et à l’unité de la diversité francophone. »

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Valeurs Les valeurs sont les attitudes personnelles que possèdent l’ensemble de ses membres et qui peuvent leur être utiles dans l’interaction avec l’ensemble des personnes physiques ou morales qui interviennent auprès de l’organisation. Les valeurs de l'AFKO sont: Respect des relations et de la Terre Intégrité Honnêteté Engagement Écoresponsabilité Inclusion Solidarité

Principes Les principes constituent la somme de l’expertise, aptitudes et connaissances disponibles au sein de l’équipe de gestion d’une organisation, incluant les personnes employées et les bénévoles au sein du CA. Esprit de collaboration Partenariat Transparence Démocratie Reconnaissance du travail bénévole Éthique Implication

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Forces La réflexion stratégique a permis aux participants d’évaluer la progression de l’AFKO au cours des dernières années et d’en dégager les forces et les faiblesses. Les forces de l'AFKO sont: Énergie des employé(e)s Capacité à supporter les artistes locaux et d’offrir de la visibilité Cohérence des actions en lien avec les valeurs Longévité de l’association Rayonnement dans le réseau provincial Implication des bénévoles

Faiblesses Instabilité des membres sur le CA Précarité des conditions d’emploi Gestion des risques Recrutement et engagement des bénévoles Fréquentation aux activités hors Nelson Financement pour les activités hors Nelson Atteinte et soutien des régions

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Cadre de référence

Bien qu'ayant beaucoup évolué et cheminé au cours des cinq (5) dernières années, les buts et la mission de l’AFKO demeurent somme toute peu connus de la population et des membres à l’extérieur de la région immédiate du siège social. Ce constat interpelle les membres du conseil d’administration qui souhaitent donner plus de visibilité à l’organisme sur l’ensemble du territoire desservi afin d’assumer pleinement sa mission régionale.

Enjeux 1- Recrutement et mobilisation à long terme des bénévoles

5- Diversité de la francophonie et identité franco-colombien

2- Précarité des fonds pour développer l'offre culturel et artistique

6- Mobilité et durée de résidence de la population

3- Amélioration de la communication (principalement numérique)

7- Pertinence et fréquence des activités

4- Identification des moyens pour mieux desservir les régions

5- Diversité de la francophonie et 8- Saine gestion des ressources identité franco-colombienne humaines

Objectifs Augmenter le nombre de bénévoles et combler les postes au CA Voir les meilleures pratiques S'assurer que l'on atteint l'ensemble des cultures francophones Mieux supporter les artistes et la culture Ne pas s’essouffler dans la quantité d'activités. Planifier la qualité Prendre soin des ressources humaine en place Assurer la reconnaissance autant des RH que des bénévoles 10- Plan stratégique 2019-2024


Présentation des enjeux Recrutement et mobilisation à long terme des bénévoles La diversité des activités offertes et les distances à parcourir pour rejoindre les membres fait en sorte que les bénévoles s’essoufflent avec le temps. Il a également été noté qu’au cours des dernières années, il fut passablement plus difficile de combler les postes au sein du conseil d’administration. Jumelé à l’étalement des communautés sur l’ensemble du territoire desservi, il est important de considérer que les bénévoles sont rarement prêts à se déplacer dans des communautés éloignées de leur lieu de résidence pour participer ou aider à organiser les activités principales ou participer aux rencontres du CA. Afin de répondre à cet aspect particulier de l’étalement des membres sur un vaste territoire, un nouveau modèle de communication et de diffusion devra être pensé afin de bien refléter la réalité autant financière que des ressources humaines de l’AFKO. La mise en place d’un système de communication par vidéoconférence serait souhaitable autant pour la tenue de réunion que pour la diffusion de certaines activités permettant ainsi à des personnes vivant dans des endroits plus éloignées de participer sur une base plus régulière.

Diversité de la francophonie et identité franco-colombienne Le comité de réflexion a réfléchi à savoir comment bien identifier les besoins des différents groupes qui composent toute la diversité culturelle francophone en milieu minoritaire de la Colombie-Britannique, et plus particulièrement sur le territoire de l’AFKO. Avec l’immigration qui s’accentue et les mouvements interprovinciaux à l’intérieur du Canada, force est de constater que la langue ne suffit pas à regrouper les différentes identités culturelles : de chaque province du pays, française, africaine, etc. Des idées seront partagées au cours des prochaines années afin de voir comment développer une identité franco-colombienne propre aux personnes parlant en français et vivant autant dans la région des Kootenays mais également ailleurs en province.

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Présentation (suite) Précarité des fonds pour développer l'offre culturel et artistique La grande majorité des fonds reçus provenant du gouvernement fédéral par le biais de Patrimoine canadien et ses différents programmes, l'AFKO doit demeurer à la recherche de nouvelles sources de financement, soit par de nouveaux programmes ou des instances gouvernementales différentes.

Mobilité et durée de résidence de la population Un élément important soulevé par les personnes participant à la journée de réflexion est la durée de résidence dans la région. L’éloignement des grands centres urbains fait en sorte que plusieurs personnes choisissent plus souvent de résider pour une courte période que de s’établir dans la région des Kootenays pour une longue période. À l’instar du point précédent, les membres de l’AFKO aimeraient développer un modèle d’appartenance à la région assez fort qui permettrait d’assurer la résidence des francophones dans la région pour une plus longue période et ainsi permettre de stabiliser la présence et l’implication des bénévoles au sein de l’AFKO autant pour l’aide aux activités que pour une participation plus active au sein du conseil d’administration.

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Réflexion sur les enjeux À ce stade de la réflexion, le comité s’entend pour regrouper les enjeux en quatre grandes catégories déterminantes sur lesquelles ils considèrent important de travailler au cours des cinq prochaines années.

1- Recrutement des bénévoles

Englobant les aspects de l’éloignement et de l’essoufflement des bénévoles, cet objectif vise à mieux encadrer l’implication des bénévoles autant au sein des bureaux de l’AFKO que partout sur le territoire. Cet aspect primordiale dans la vie d’une association telle que l’AFKO se décline en trois volets : 1) Développement de nouveaux partenariats au sein des diverses communautés du territoire afin d’aider à diffuser l’information auprès de la clientèle-cible sans créer des obligations de déplacement pour chaque événement. 2) Création d’un guide des bénévoles afin de bien identifier les besoins et les attentes des deux parties. Ce guide pourra comprendre, sans être exhaustif, les éléments suivants : a. Une fiche d’inscription indiquant les champs d’intérêt des bénévoles et leur disponibilité ; b. Une description des attentes de l’AFKO envers ses bénévoles ; c. Une liste des tâches disponibles au sein de l’AFKO; 3) Création d’un modèle de bénévoles ambassadeurs afin de faciliter la communication bidirectionnelle entre le siège social et le reste du territoire. Ces bénévoles ambassadeurs seraient en mesure de bien identifier les besoins et attentes de la clientèle-cible et aider à développer des services et activités pouvant y répondre directement dans leurs communautés respectives.

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2- Identifier comment mieux desservir les régions À l’instar de l’enjeu précédent, le comité se questionne sur les moyens à adopter afin d’être plus présent au sein de l’ensemble des communautés qui composent son territoire sans devoir investir autant de ressources humaines, financières et de temps. Les solutions proposées se déclinent en deux volets : 1) S’assurer de la pertinence et de la fréquence des activités en entamant une analyse en profondeur de la participation des membres et de la population aux activités et à l’utilisation des services qui leur sont offerts. Cette analyse devra démontrer objectivement si les activités et services valent la peine d’être maintenus et, le cas échéant, à quelle fréquence. Il ne faudra pas avoir peur de renouveler l’offre de l’AFKO pour mieux refléter les besoins et attentes de sa clientèlecible. 2) Développer des partenariats sur l’ensemble du territoire en invitant les individus, les membres, les commerces autant francophones qu’anglophones, les centres communautaires, et toutes autres instances à publiciser et promouvoir les activités et services de l’AFKO par différents moyens. Sans être exhaustive, voici une liste de moyens qui pourraient être utilisés : affichage dans des vitrines commerciales, babillards électroniques gratuits, petites annonces gratuites en ligne, panneau d’affichage dans des centres communautaires, transmission par liste d’envoi de partenaires, journaux communautaires, et bien d’autres.

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3- Adaptation à la diversité de la clientèle francophone Le visage de la diversité culturelle francophone du Canada a bien changé au cours des dernières décennies et la Colombie-Britannique n’y échappe pas avec l’immigration croissante de francophones en provenance de plusieurs pays ayant le français comme langue officielle. La région des Kootenays fait évidemment partie de cette tendance bien qu’à une échelle moindre que d’autres grandes villes canadiennes. Il n’en demeure pas moins que le portrait de la clientèle a changé au cours des dernières années et qu’à l’instar des autres associations de la province, l’AFKO se questionne à savoir comment bien desservir l’ensemble de cette nouvelle clientèle d’origine et de cultures différentes. La langue française n’étant plus le seul facteur rassembleur, il faut développer de nouvelles stratégies pour s’assurer de répondre à l’ensemble de la francophonie, plus spécialement en milieu minoritaire. C’est dans cet optique que le comité a réfléchi à trois stratégies qui pourraient être développées au cours de cette planification stratégique. 1) Faire un portrait des francophones à l’extérieur de Nelson à l’aide de différents partenaires ou de sondages auprès des personnes participants aux différentes activités ou utilisant les services. Bien qu’ils soient conscients que cela prendra du temps, l’ensemble des membres du comité de réflexion s’accorde pour dire que c’est une étape essentielle pour mieux desservir la clientèle. 2) Prévoir des activités qui font la promotion des francophones de toutes origines en invitant les différents groupes culturels à découvrir ses pairs. 3) Réflexion sur l’identité franco-colombienne. Cet objectif vise à définir une identité propre aux francophones de toutes origines et cultures qui vivent en Colombie-Britannique depuis plusieurs années. C’est bien connu qu’une personne francophone vivant dans un milieu minoritaire ne pense pas de la même manière que celles vivant en milieu majoritaire. Ce phénomène est vrai dans toutes les provinces et territoires du Canada et la différence est souvent marquée entre les provinces. En ce sens, l’AFKO aimerait donc entamer un processus de réflexion menant à définir une identité franco-colombienne qui pourrait, le cas échéant, servir à l’ensemble des intervenants de la province. 15- Plan stratégique 2019-2024


4- L'offre et le développement culturel et artistique Dans un effort de soutenir l’offre active et la diversité des activités culturelles sur son territoire, l’AFKO se donne comme mandat de se doter des ressources nécessaires afin de soutenir les initiatives par divers moyens. Cet enjeu se décline en deux éléments principaux qui sont : 1) Offre active de nouvelles activités culturelles à l’aide de partenariats avec divers intervenants et en restant à l’affût de ce qui se fait de nouveau et qui pourrait être diffusé sur son territoire. 2) Élargir les partenariats pour augmenter la visibilité et la promotion des artistes francophones locaux. En lien avec certains enjeux expliqués précédemment, l’AFKO pourra faciliter la promotion des talents régionaux autant à l’intérieur qu’à l’extérieur de son territoire.

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Possibilités et risques À cette étape de l'exercice, avec l’expérience acquise et l'analyse de la situation actuelle de l’AFKO, les membres du comité de réflexion se permettent d'identifier les risques et les possibilités qui pourraient avoir une influence sur l'avenir de l'association.

Précarité du financement et des locaux Prolongation du bail auprès du propriétaire ; Activités de levée de fonds en faisant la promotion des reçus de charité disponibles ; Diversification des sources de revenus ;

Gestion des ressources humaines et des bénévoles Création d’un code de procédure pour faciliter l’organisation d’activités en cas d’absence des employé(e)s régulièr(e)s ; Création d’un guide des bénévoles pour mieux définir les besoins d’implication (activités, CA, administration, etc.) ; Création d’un poste de « Bénévole ambassadeur » au sein des communautés plus éloignées du siège social ;

Programmation surchargée Réfléchir à la pertinence des services et activités offerts présentement ; Miser sur la qualité des activités plutôt que la quantité ;

Francophones nouveaux arrivants qui souhaitent vivre en anglais Inviter les nouveaux arrivants francophones à s’impliquer dans les groupes francophones même s’ils travaillent en anglais.

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Cadre stratégique Éléments du cadre stratégique

Dans le but de guider les équipes de gestion successives, des éléments essentiels ont été mis en place afin d’assurer une continuité dans la prise de décision au fil des ans. Vous trouverez ci-après la définition de certains éléments considérés primordiaux au bon fonctionnement de l’association. Objectifs stratégiques Les objectifs stratégiques sont des buts fixés par l’organisation en fonction de sa finalité, de ses ressources et de l’environnement. Les objectifs stratégiques sont des buts à atteindre sur une échéance supérieure à 2 ans et peuvent être quantitatif ou qualitatif. La Société a pour objectif de promouvoir le fait français dans les Kootenays, de regrouper et représenter les francophones et les francophiles par des activités culturelles, sociales et éducatives. Activités éducatives : Prêt de matériel éducatif par l’entremise de la bibliothèque itinérante Spectacles Support des activités en français dans les écoles locales

Activités culturelles :

Activités sociales :

Spectacles Fêtes culturelles telles que la St-Jean, etc.

Pique-nique, « pot-luck », etc.

Ces buts sont essentiels au bon fonctionnement de l’association alors qu’ils sont enchâssés dans les Statuts et règlements et font également partie intégrale de la Constitution de la Société auprès du registraire des entreprises de la C.-B..

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Les axes stratégiques 2019-2024 Les axes stratégiques sont issus de la démarche de la communauté francophone en Colombie-Britannique et se retrouvent dans le Plan de développement global provincial. Fondés sur l'hypothèse qu'une communauté vivante et dynamique dépend d'un accès accru et d'une plus grande utilisation de services de qualité en français et ce, au sein d'infrastructures francophones. Les axes stratégiques de l’AFKO sont directement reliés aux objectifs énoncés précédemment et qui sont : Les axes stratégiques 2019-2024 Recrutement des bénévoles ; Identification de moyens pour mieux desservir les régions ; Adaptation à la diversité de la clientèle francophone ; Développement culturel et artistique.

Les résultats stratégiques 2019-2024 Les résultats d'impact et d'effets stratégiques se retrouvent dans la représentation graphique du cadre stratégique en annexe. Ils découlent de l'analyse effectuée par le comité de réflexion et des enjeux qui ont été identifiés. Ils traduisent les changements et transformations que doit mettre en œuvre l’AFKO afin de réaliser sa mission et sa vision au cours des années 2019 à 2024.

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Aide Cette planification stratégique a été rédigée par Stéphane Lapierre M. Sc., consultant principal à Consultation Stélap, à l’aide des informations colligées par les membres du conseil d'administration, des employés et des bénévoles de l’AFKO suite à une journée de réflexion faite dans les locaux de l’association. Autant les membres de l'AFKO que les membres de la communauté ou les partenaires sont invités à faire parvenir toutes questions qu'ils pourraient avoir en lien avec cette planification stratégique par l'un des moyens suivants : Par courrier ou en personne: 807, rue Baker Nelson, C.-B. V1L 4J8

Sur le web: www.afko.ca Facebook : afko franco et Club 50+ Kootenays Instagram: afko franco Youtube: afko franco

Téléphone : 250.352.3516 Courriel : direction_afko@telus.net

Remerciements Cette planification a été rendue possible grâce à la participation de toute une équipe de travail et de bénévoles. Nous pensons notamment aux membres du CA, employé(e)s et bénévoles assidus qui croient en l'AFKO et la supportent. Nous aimerions également remercier nos bailleurs de fonds et partenaires pour leur soutien financier au cours des dernières et des prochaines années, sans qui notre ancrage au sein la communauté francophone de la région ne serait pas possible.

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