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RAPPORTS D’ELUS 2012/2013

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Rapports : Présidente : Julie BERNARD

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Trésorière : Maryse NADEAU POISSANT

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Vice-présidente aux communications : Geneviève JULIEN-BÉLAND

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Vice-président à la recherche : GOPINATH JEYABALARATNAM

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Vice-président aux affaires internationales : Jean-Sébastien MARCHAND

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Vice-président aux affaires académiques, volet analyste : Paul-Émile MIGNEAULT

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Vice-président aux affaires académiques, volet gestionnaire : Cristian PENCA

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Vice-président aux affaires internes : Nicolas KORONKIEWICZ

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Coordonnateur du campus de Montréal: Denitsa HRISTOVA

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Montréal, le 15 avril 2013 Association étudiante de l’École nationale d’administration publique (AEENAP) École nationale d’administration publique 4750 avenue Henri-Julien, 4ème étage, bureau 4117 Montréal, Québec H2T 3e5 Objet : Rapport de fin de mandat 2012-2013 Par : Julie Bernard Présidente 2012-2013 Chers membres de l’AEENAP, Chers membres du Conseil d’administration de l’AEENAP, Mon mandat à l’association des étudiants de l’ENAP, débuté en tant que secrétaire et terminé en tant que présidente, a débuté en mai 2012 et prendra fin le 20 avril 2013 conformément à l’article 26C de la Charte des statuts et règlements de l’AEENAP. Ce rapport de fin de mandat, que vous trouverez ci-joint, a pour but de permettre aux membres de l’AEENAP de rendre compte des activités qui furent réalisées par la présidence. Il ne s’agit cependant pas d’une liste exhaustive de toutes les activités qui ont pris place cette année. Je profite de cette occasion pour remercier tous les gens qui ont siégé avec moi sur le Conseil d’administration cette année. Je trouve que vous avez tous et chacun fait un travail extraordinaire. Je remercie aussi tous les membres de l’AEENAP pour votre confiance. Sans votre confiance, le Conseil d’administration n’aurait aucune valeur, n’apporterait aucun gain. Il ne faut jamais que vous oubliiez que la vie étudiante à l’ÉNAP, c’est vous qui la faite. Julie Bernard Présidente 2012-2013

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Rapport de fin de mandat Julie Bernard, secrétaire de l’AEENAP de mai 2012 à août 2012 et présidente de l’AEENAP d’août 2012 à mai 2012 Au cours de ce mandat, j’ai été la porte-parole de l’AEENAP auprès de l’ENAP et de toutes les autres instances, en conformité avec le paragraphe I de l’article 38 de la Charte des statuts et des règlements de l’AEENAP, reproduit ci-bas. De plus, j’ai assumé le rôle de secrétaire selon les besoins de l’association lors du début de mon mandat, en plus d’avoir rempli d’autres tâches qui m’ont été déléguées par le conseil d’administration. Le tableau qui suit présente tous les dossiers sur lesquels j’ai travaillé au cours de mon mandat, de même que les résultats constatés. Il indique également, le cas échéant, mes recommandations pour le prochain exécutif. Le président est le porte-parole de l’Association auprès de l’ENAP et de toutes autres instances. En tant que leader et coordonnateur de l’Association, il veille à l’exécution des décisions du Conseil d’administration. Il est responsable du respect de la bonne gouvernance et du respect de la Charte et des politiques qui s’appliquent au Conseil d’administration ou à l’Association. Il remplit également toutes les autres fonctions qui lui sont assignées par la Charte et qui pourront lui être attribuées par le Conseil d’administration ou l’Assemblée générale. À cette fin, il : . (1) Représente officiellement les membres sur tous les campus et préside le Conseil d’administration; . (2) Représente, avec le vice-président externe, l’Association sur les instances externes auxquelles l’Association adhère ou participe; . (3) Est responsable de l’exécution des décisions prises par le Conseil d’administration et des objectifs fixés par les différentes instances; . (4) Est responsable des relations avec la direction générale de l’université; . (5) Est responsable ultime de tous les dossiers de représentation de l’Association; . (6) Siège au Conseil d’administration de l’ENAP et à la Commission des études; . (7) Siège à titre de membre observateur sur le Conseil d’administration de la Fondation universitaire de l’Université du Québec; . (8) Est cosignataire, avec le Secrétaire et le Trésorier, du compte bancaire. Résumé du mandat accompli : .

Coordonner le conseil d’administration de l’AEENAP :

La gestion des disponibilités des membres ainsi que l’explication récurrente de ce que représente l’engagement de siéger sur conseil d’administration est une activité quotidienne qui demande énormément de temps et surtout d’énergie. Il faut également veiller à la cohésion de l’équipe, à la qualité des prestations offertes et à l’image véhiculée. Il est important de mentionner que cette activité est cruciale au bon fonctionnement de l’association étudiante.

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Représenter l’AEENAP :

Cette responsabilité signifie siéger sur plusieurs comités et conseils divers à l’ENAP et à la FEUQ. Cela représente beaucoup de temps et demande des disponibilités importantes qui ont malheureusement manqué dans ce mandat. Le contexte politique québécois ainsi que le roulement de membre qui siège sur le conseil d’administration ont fait en sorte que la présidence fût appelé à faire beaucoup plus de représentations à la FEUQ. Le système de partage des représentations est intéressant, mais nécessite plus de préparation et de transmission des informations. Par ailleurs, cette tâche est difficile compte tenu de la diversité des étudiants de l’ENAP. Il s’agit souvent d’actions très politique et délicate. L’AEENAP s’est dotée, pour la première fois, d’un cahier de position. À mon humble avis, il n’est malheureusement pas complet et un vrai débat devrait prendre place d’ici septembre 2013 afin de le compléter. La création d’un comité de liaison AEENAP-ENAP fait en sorte que les rencontres avec la direction de l’ENAP se sont multipliées. Malgré la préparation énorme que demandent ces rencontres, elles sont fort utiles pour les étudiants membres de l’association étudiante. .

Comités de l’AEENAP :

Les différents comités sont des lieux de communication et de participation des étudiants. Ils ont été peu exploités et doivent l’être davantage, mais ils représentent des défis logistiques et de disponibilité de tous. Ils ont été un peu mis de côté au courant de la dernière session, mais ils ont été fort utiles en temps de mobilisation étudiante et peuvent l’être très certainement pour le prochain mandat pour divers dossiers. .

Encadrer les employés

Bien que cette tâche soit attitrée au vice-président aux affaires internes, le président est celui qui donne le plus de mandats. Le recrutement, la formation et l’évaluation des employés sont donc une tâche importante. Cette tâche très exigeante dans un contexte d’offre d’emploi relativement précaire est à répéter malheureusement trop souvent. Ce mandat a connu le départ de 2 et l’embauche de 3 employés. II. Secrétaire Le secrétaire a la responsabilité des affaires administratives du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale. À cette fin, il : . (1) Convoque les réunions du Conseil d’administration et les assemblées générales ordinaires et extraordinaires; . . (2) Rédige et émet les ordres du jour des réunions du Conseil d’administration et des Assemblées générales; . (3) Rédige, lorsqu’il est jugé opportun, des comptes-rendus de réunions ou des rencontres qui doivent être rapportées autres membres du Conseil d’administration; . (4) Est responsable de l’exactitude des procès-verbaux des réunions du Conseil

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d’administration; . (5) Assure le suivi des décisions du Conseil d’administration ; . (6) Garde la liste des membres et de tous les registres corporatifs; . (7) Assure la tenue des archives et la conception du rapport annuel des membres du Conseil d’administration; . (8) Assure l’intérim en cas de vacance de la présidence; . (9) Veille à l’application et au respect de la Charte; . (10) Est cosignataire, avec le Président et le Trésorier, du compte bancaire. Résumé du mandat Le mandat de secrétaire est avant tout de convoquer les rencontres, de faire les procès verbaux, de faire des suivis et de veiller au respect des règles. Dans le mandat précédent, il y a eu un partage de tâches important avec la présidente qui a permis la mise en place d’une participation aux décisions et aux rencontres stratégiques.

Mandat de la charte

Indicateurs : dont temps consacré/ nombre d’action Tous les CA et 1 Lac à l’Épaule (rencontre de planification)

Commentaires

Représente, avec le vice-président externe, l’Association sur les instances externes auxquelles l’Association adhère ou participe; Est responsable de l’exécution des décisions prises par le Conseil d’administration et des objectifs fixés par les différentes instances;

Participation à 4 congrès (2 à Montréal, 1 à Rimouski et 1 à Rouyn-Noranda)

Amélioration, mais nécessite encore beaucoup de travail

Déploiement du plan d’action

Est responsable des relations avec la direction générale de l’université;

Participation CODIREL

Aurait du consacrer plus de temps au rappel et au respect des objectifs de chacun (manque de disponibilité et priorisation de d’autres enjeux) Mettre plus de temps au dialogue avec la direction afin de pouvoir pousser encore plus certains dossiers qui perdurent depuis plusieurs années au sein de la communauté étudiante.

Représente officiellement les membres sur tous les campus et préside le Conseil d’administration;

Rencontres thématiques Suivis lettre de doléance

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Est responsable de tous les dossiers de représentation de l’Association;

Alimentation et révision position AEENAP Préparation congrès Activités grèves (inclus campagne électorale, plus précisément faire sortir le vote, préparation au sommet sur l’enseignement supérieur, ainsi que le sommet lui-même)

Siège au Conseil d’administration de l’ENAP et à la Commission des études;

Activités sociales (ceci englobe les activités à l’ÉNAP mais aussi celles à l’extérieur telles que les conférences telles que Maitres Chez Vous, Symposium international « Regards croisés sur les transformations de la gestion et des organisations publiques » ainsi que les nombreuses activités du GERIQ) Siégé à tous les CA sauf celui du 12 avril 2013 (cause : extérieur du pays) (même en tant que secrétaire)

Demande beaucoup de disponibilité non seulement au président, mais à tout le CA. Augmenter la présence de l’ÉNAP à diverses activités sociopolitiques.

Demande beaucoup de temps et de déplacement pour la présidence. La présence en commission des études est principalement assurée par le 4 autres membres du CA qui y siègent.

Est cosignataire, avec le Secrétaire et le Trésorier, du compte bancaire. Total heures Tâches réalisées en plus Encadrement employés

Nombreux chèques et suivis

Coordination CA Total heures

300h 1620 h

1200 h environ 120h

Recrutement et tâches accomplies pendant un remplacement

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RECOMMANDATIONS

Recommandation 1 : Alléger la tâche du président notamment en limitant le nombre de comités sur lesquels il doit siéger et en limitant les déplacements (voir avec l’ENAP pour les CA et autres rencontres officielles par tel ou vidéoconférence ou voir comment se faire rembourser les déplacements comme forme d’indemnisation pour la participation) Recommandation 2 : Poursuivre le partage de certaines décisions en comité de décision Présidence, secrétaire et trésorerie, ce qui accentue la collégialité et la qualité des décisions. Recommandation 3 : Déléguer certaines représentations et tâches de suivis au secrétaire. Cela signifie que les tâches du secrétaire doivent être réduites aussi. Certaines de ces tâches peuvent être transférées aux employés. Recommandation 4: Faire de la participation au comité de liaison et à ses sous-comités une tâche importante de tous les membres. Recommandation 5: Maintenir l’attention sur la possibilité de recourir au protecteur universitaire pour les problèmes de cotisation, de liste et d’assurance. Recommandation 6: Poursuivre le travail de communication et le développement des moyens de participation des étudiants dans leurs diversités. De même il est important de poursuivre les habitudes de consultation par sondages et comités des étudiants sur les principaux enjeux. Il est aussi important d’utiliser les réseaux sociaux dans le but de promouvoir les activités organisées par l’AÉÉNAP mais aussi pour souligner les accomplissements de nos membres. Recommandation 7: Poursuivre une présence professionnelle au sein de l’ENAP en tant qu’acteur essentiel au sein de la communauté universitaire. Recommandation 8: Étudier le cas des postdoctorants et leur adhésion comme membres de l’Association. Recommandation 9: Continuer et améliorer la participation de l’AÉÉNAP à la FEUQ ainsi que dans tous les organismes externes. Recommandation 10: Favoriser les relations avec les anciens diplômés, que ce soit par l’organisation d’activités de réseautage ou autres. Recommandation 11: Veiller au rayonnement de l’ÉNAP autant par la participation des étudiants dans les évènements académiques que la participation des étudiants aux activités nationales et internationales telles que la simulation du parlement européen (SPECQUE), les forums jeunesses ou autres activités universitaires. Recommandation 12: Envisager la possibilité de transformer le cours de Gestion Participative et Défense des Droits (ENP8007) en une école d’été.

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Rapport de fin de mandat Maryse Nadeau-Poissant, trésorière de l’AEENAP 2012-2013 Au cours de ce mandat, j’ai assumé la responsabilité générale des finances de l’association, en conformité du paragraphe III de l’article 38 de la Charte des statuts et des règlements de l’AEENAP, reproduit ci-bas. De plus, j’ai assumé de manière informelle le rôle de secrétaire lorsque les besoins de l’association l’ont justifié, en plus d’avoir rempli d’autres tâches qui m’ont été déléguées par le conseil d’administration. Le tableau qui suit présente tous les dossiers sur lesquels j’ai travaillés au cours de mon mandat, de même que les résultats constatés. Il indique également, le cas échéant, mes recommandations pour le prochain exécutif.

Responsabilités statutaires du trésorier (1) Est responsable des prévisions budgétaires annuelles de l’Association au Conseil d’administration et il doit veiller au respect du budget; (2) Est responsable du dépôt des derniers et autres valeurs de l’Association, au nom de l’Association, auprès de la ou des institutions financières désignées par le Conseil d’administration; (3) Rend compte, mensuellement au Conseil d’administration et annuellement à l’Assemblée générale, de la situation financière de l’Association; (4) Tient un registre de toutes les transactions qui sont faites au nom de l’Association ; (5) Prépare et soumet, aussitôt que possible après la clôture de l’exercice financier, un rapport sur l’exercice écoulé. Ce rapport devra également être soumis à un vérificateur externe, soit un comptable agréé; (6) Est responsable de la garde de tous les fonds de l’Association de même que les livres de compte que l’Association doit tenir conformément aux lois qui la régissent; (7) Est cosignataire, avec le Président et le Secrétaire, du compte bancaire.

DOSSIERS TRAITÉS BUDGET ANNUEL Objectif Établir des prévisions budgétaires annuelles réalistes, établir un budget équilibré qui permette à l’association de remplir sa mission et veiller à ce qu’il soit respecté tout au long de

INFORMATION Tâches effectuées - Établissement des prévisions budgétaires sur la base des 3 dernières années financières; - Proposition de budget au conseil d’administration et révision du budget au besoin; - Suivi budgétaire mensuel (voir dossier suivant pour plus de détails) Résultats - Le budget annuel a été respecté et est demeuré équilibré tout au long de l’année financière.

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DOSSIERS TRAITÉS

INFORMATION

l’année. Recommandations - Porter une attention particulière au régime d’assurances collectives, qui menace l’équilibre des finances de l’association étudiante. SUIVI DE LA SITUATION FINANCIÈRE DE L’AEENAP

Objectif Rendre compte de la situation financière de l’AEENAP, assurer l’équilibre continu de ses finances et suivre la production des états financiers vérifiés, en collaboration avec le vérificateur externe.

Tâches effectuées - Supervision de l’employé dans la compilation mensuelle des dépenses et des revenus de l’AEENAP; - Suivi et reddition de compte mensuel de la situation financière de l’AEENAP et de l’avancement du budget; - Collaboration avec le vérificateur externe pour la production des états financiers annuels Résultats - Le conseil d’administration a été informé en tout temps de la situation financière de l’AEENAP et a été en mesure de réagir aux moments opportuns pour conserver des finances équilibrées; - Les états financiers 2011-2012 ont été présentés et adoptés à l’unanimité par le conseil d’administration. Recommandations - Acquérir un logiciel comptable et assumer la tenue de livres comptables de l’association, de manière à réduire les honoraires comptables annuels et à assurer la fiabilité du suivi budgétaire.

ÉVALUATION ET GESTION DU RÉGIME D’ASSURANCES COLLECTIVES

Objectif Évaluer le régime d’assurances collectives et le gérer de manière à limiter ses coûts, pour l’association étudiante et à répondre adéquatement aux besoins des étudiants.

Tâches effectuées - Recouvrement des mauvais payeurs de l’année 20112012; - Suivi auprès de l’ÉNAP pour obtenir les informations nécessaires à la gestion du régime; - Supervision des désinscriptions demandées via BREL à l’automne 2012; - Supervision des désinscriptions demandées via BREL à l’hiver 2012; - Analyse du modèle de gestion actuel du régime; - Analyse des moyens actuels de communications à l’égard du régime; - Séance d’information lors de l’assemblée générale extraordinaire du 1er février 2013; - Proposition d’une nouvelle formule pour informer et responsabiliser l’étudiant à l’égard de son inscription au régime d’assurances collectives; - Négociation du renouvellement de l’entente ÉNAPAEENAP relativement à la facturation des assurances

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DOSSIERS TRAITÉS

INFORMATION collectives. Résultats - Malgré les efforts, peu de mauvaises créances de l’année passée ont pu être recouvrées; - Les désinscriptions manuelles effectuées par l’AEENAP à l’automne 2012 et à l’hiver 2013 ont occasionné quelques problèmes, dus principalement : o Au nombre important d’opérations manuelles à effectuer, eu égard aux ressources humaines et informatiques de l’AEENAP; o Aux courts délais dans lequel ces opérations doivent être effectuées, en raison des nombreux échanges d’informations entre l’ÉNAP et l’ASEQ au cours de la période de désinscription, qui modifient la nature des opérations à effectuer. - Il a donc été proposé que l’AEENAP, plutôt que de désinscrire elle-même les étudiants, travaille davantage sur sa communication avec les étudiants à l’égard des assurances; - Un nouveau texte dans BREL a été proposé et adopté par le conseil d’administration. L’AEENAP ne procèdera plus aux désinscriptions manuelles, mais informera mieux les étudiants de leur responsabilité à cet égard; - Un plan de communication a été entamé; - Les négociations à l’égard du renouvellement de l’entent ÉNAP-AEENAP ont commencée sur le sous-comité finances du comité de liaison ÉNAP-AEENAP. Recommandations - Poursuivre, compléter et mettre en œuvre le plan de communications à l’égard des assurances; - Tenir compte de l’impossibilité pour l’ÉNAP de fournir en temps utile les adresses courriel de tous les nouveaux étudiants et envisager d’autres moyens de communication; - Prévoir, dans les deux premières semaines de chaque session, par le biais d’assemblée générale extraordinaire ou autrement, des séances d’information à l’égard du régime d’assurances collectives; - Évaluer le déficit du régime pour l’année 2012-2013 et établir des prévisions réalistes pour les années à venir; - Prévoir dans la prochaine entente ENAP-AEENAP la facturation d’un montant supplémentaire minime, mais suffisant pour éliminer le déficit du régime.

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DOSSIERS TRAITÉS

RÉVISION DE LA POLITIQUE INCITATIVE À L’IMPLICATION DES ÉLUS

Objectif Revoir la politique visant à favoriser l’implication des élus au sein de l’AEENAP de manière à lier toute allocation, compensation ou rétribution financière à l’implication réelle des élus

RÉVISION DE LA POLITIQUE D’EMBAUCHE ET DE LA POLITIQUE SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Objectif Revoir les actuelles politiques de gestion de ressources humaines et d’embauche, de manière à mieux refléter la réalité de l’AEENAP et à ne pas alourdir inutilement la gestion de l’AEENAP.

INFORMATION

Tâches effectuées - Exploration de ce qui était en vigueur dans les autres associations étudiantes; - Rédaction d’une nouvelle politique qui s’inscrit dans la réalité de l’AEENAP et qui permette de reconnaître l’implication réelle des élus et de ne pas récompenser ceux dont l’implication n’apparaît pas suffisante. Résultats - La nouvelle politique a été proposée puis adoptée par le CA; - Elle a pu être appliquée pour l’année 2012-2013; - L’ancienne politique, qui ne liait pas le versement des sommes à l’implication réelle des élus, a été abrogée; - La nouvelle politique a permis une prévision budgétaire stable.

Tâches effectuées - Rédaction d’un modèle de contrat de travail pour les employés de l’AEENAP; - En collaboration avec la présidente et la secrétaire, rédaction d’un descriptif des tâches illustrant leur répartition parmi les employés de l’AEENAP; - Supervision et rédaction d’une nouvelle politique regroupant à la fois le processus d’embauche et la gestion des ressources humaines de l’AEENAP. Résultats - La nouvelle politique a été proposée et adoptée par le CA; - Les deux anciennes politiques ont été abrogées; - La nouvelle politique explique plus clairement comment fonctionne le processus d’embauche et offre des outils pour faciliter le travail des prochains administrateurs; - La nouvelle politique a allégé la procédure d’embauche, afin de faciliter le travail des prochain administrateurs, tout en améliorant la qualité du processus; - La nouvelle politique a simplifié l’énoncé des conditions travail et respecte davantage la réalité de l’AEENAP; - La nouvelle politique offre un modèle de contrat de travail pour les employés de l’AEENAP et s’inscrit donc dans une optique de gestion rigoureuse; - La nouvelle politique comprend une description des tâches généralement confiées aux employés de l’AEENAP, ainsi que des administrateurs responsable de leur supervision immédiate, ce qui facilitera le travail des futurs administrateurs.

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DOSSIERS TRAITÉS

INFORMATION Recommandations - Faire signer un contrat de travail à tous les employés de l’AEENAP; - Mettre régulièrement à jour la description de tâches, le cas échéant.

LIAISON AVEC L’ÉNAP Objectifs Maintenir des relations régulières avec l’ENAP et obtenir leur collaboration dans les dossiers des finances et des assurances collectives

Tâches effectuées - Participation au comité de direction de l’ENAP du 17 septembre 2012 : présentation aux directeurs de l’ENAP des doléances de l’AEENAP à l’égard des dossiers des assurances et celui des finances; - Participation au comité de liaison ENAP-AEENAP du 6 décembre 2012, du 11 février 2013 et du 28 mars 2013 Résultats - La négociation du renouvellement de l’entente ENAPAEENAP sur la gestion du régime d’assurances collectives a débuté avec l’ENAP; - La possibilité d’élargir cette entente à tous les dossiers financiers qui existent entre l’ENAP et l’AEENAP a été envisagée; - L’ENAP a assuré sa collaboration à l’élaboration de l’éventuel plan de communication à l’égard du régime d’assurances; - La coordination des modifications au régime d’assurances collectives a pu se faire efficacement; - Le dossier visant à clore le dossier de la possible dette de l’AEENAP envers la FEUQ a été entamé. Recommandations - Poursuivre la négociation du renouvellement de l’entente ENAP-AEENAP sur les assurances collectives; - Étendre cette entente à toutes les affaires financières liant l’ENAP et l’AEENAP; - Faire un suivi régulier quant aux demandes de l’AEENAP pour son dossier de possible dette envers la FEUQ;

INTÉRIM DU SECRÉTARIAT Objectif Assurer la bonne administration de l’AEENAP

Tâches effectuées - Révision des procès-verbaux du conseil d’administration; - Mise-à-jour du plan de classification; - Supervision de l’archivage et de la réorganisation des dossiers électroniques de l’AEENAP. Recommandations - Poursuivre le travail d’Archivage entamé, ainsi que la réorganisation des dossiers électroniques de l’AEENAP.

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Rapport de fin de mandat Geneviève Julien-Béland, vice-présidente aux communications de l’AEENAP 2012-2013 Au cours de ce mandat, j’ai assumé la responsabilité générale des communications de l’association, en conformité du paragraphe III de l’article 38 de la Charte des statuts et des règlements de l’AEENAP, reproduit ci-bas. De plus, j’ai assumé, lors de sa première formation, le rôle de membre du comité des ressources humaines lors de l’embauche et du congédiement d’un employé, en plus d’avoir rempli d’autres tâches qui m’ont été déléguées par le conseil d’administration. Le tableau qui suit présente tous les dossiers sur lesquels j’ai travaillés au cours de mon mandat, de même que les résultats constatés. Il indique également, le cas échéant, mes recommandations pour le prochain exécutif.

Responsabilités statutaires du vice-président aux communications (8) Diffuse les avis du Conseil d’administration aux membres; (9) Est responsable des communications, communiqués de presse et des relations avec les médias; (10) Développe et maintien les moyens de communication de l’Association avec ses membres (site web, bulletin de nouvelles, etc.); (11)

Informe les membres sur les enjeux pertinents et les activités de l’Association.

OBJECTIFS DÉVELOPPER ET MAINTENIR LES COMITÉS DE BÉNÉVOLES

Dossier : Comité des communications

INFORMATION Tâches effectuées - Une seule rencontre tenue Résultats - Aucun; un manque de temps m’a empêché d’assumer ce dossier. Recommandations - L’idée d’un comité des communications est pertinente, mais il serait plus efficace de le limiter à 5 membres maximum, préférablement des gens qui s’y connaissent en communications.

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OBJECTIFS

INFORMATION

AUGMENTER LA VISIBILITÉ DE L’AEENAP AUPRÈS DES MEMBRES ET DE L’ENAP Dossiers : Établir une procédure des communications en provenance du CA

Tâches effectuées - Rédaction d’un document de travail

Résultats - Ébauche élaborée Recommandations Relecture de l’ébauche et proposition au CA

Développer les médias sociaux/Assurer une présence sur les médias sociaux

Tâches effectuées - Utilisation de Facebook pour l’ensemble des événements et de messages thématiques aux membres Résultats - 80 nouveaux adeptes de la page Recommandations  Les publications les plus populaires sont celles directement en lien avec l’AEENAP et la vie étudiante à l’ENAP, particulièrement les événements. Bref, multiplier ce type de publications. 

Dynamiser/rafraichir notre logo

Développer l’utilisation de LinkedIn

Tâches effectuées - Audit informel Résultats - Dossier annulé Recommandations Puisque le logo est connu de plusieurs, le changer pour donner une nouvelle image à l’association irait à l’encontre de l’objectif d’augmenter la visibilité de l’association.

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OBJECTIFS

Réviser le contenu du site internet

INFORMATION

Tâches effectuées - Révision du contenu - Nouvelle plateforme web Résultats - Résultats statistiques à venir suite au lancement du nouveau site web - Lancement du site internet lors de l’AGA Recommandations Faire un lancement officiel du nouveau site web; promotion sur Facebook, dans l’infolettre, sur LinkedIn Faire un envoi courriel à l’ensemble des membres et à l’administration de l’ENAP. Joindre un visuel invitant et représentatif du nouveau site

Avoir du matériel promotionnel Tâches effectuées - Nouvelle commande de T-shirt et de molleton en début d’année - Ébauche d’un dépliant Résultats - Ralentissement des ventes Recommandations Promouvoir la vente des vêtements ENAP DÉVELOPPER LE LIEN DE CONFIANCE Dossier : Développer un plan de communication tenant compte des différents plans d’actions (campagne de marketing social)

Tâches effectuées - Rédaction d’un document de travail Résultats - Ébauche effectuée

Autres dossiers qui ont nécessité une implication de la vice-présidente aux communications DOSSIERS Infolettres

INFORMATION Nombre de numéros rédigés : 8  Révision du gabarit et des catégories de contenu de l’infolettre  Implantation d’un calendrier de

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Événements Communiqués de presse Documents Comité des ressources humaines

production Nombre d’affiches créées : 19 Rédaction et révision de 5 communiqués de presse Révision de multiples autres documents : mémoires, lettres, courriels, etc. Participation au premier comité des ressources humaines  Élaboration d’une grille d’entrevue  Congédiement d’un employé

Recommandations générales

Développer l’implication du vice-président aux communications au sein du conseil d’administration; démontrer l’importance du rôle du vice-président aux communications et son implication. Sensibiliser les membres du conseil d’administration aux risques de l’absence du VP aux communications dans les dossiers.

Sensibiliser la permanence de l’AEENAP à l’impact de toute communication de leur part sur l’image de l’AEENAP.

Fournir le logiciel Antidote aux deux employés.

Dossiers qui ont été discutés en fin de mandat

Plagiat : après la conférence concernant le plagiat, créer un dépliant d’information à l’intention des étudiants (voir pv20130225, point 3.Comité de discipline)

Assurances : établir un plan de communication

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RAPPORT DE FIN DE MANDAT Gopinath Jeyabalaratnam VP recherche de l’AEENAP Novembre 2012 à Mars 2013 Au cours de ce mandat, j’ai assumé les responsabilités relatives à la vice-présidence recherche en conformité du paragraphe V de l’article 38 de la Charte des statuts et des règlements de l’AEENAP, reproduit ci-bas. Responsabilités statutaires du trésorier 1. Veille à l’accueil, à l’intégration et à la représentation des étudiants chercheurs en s’assurant que ceux-ci reçoivent des services adaptés pour faciliter leur intégration et compléter leurs études dans les meilleures conditions possible; 2. Siège à la commission des études; 3. Représente les étudiants chercheurs dans les dossiers relatifs aux thèses, aux mémoires et aux séminaires d’intégration; 4. Est responsable du maintien et du développement des relations de l’Association avec les chaires et les groupes de recherche de l’ENAP; 5. Est responsable de l’organisation d’activités pour le réseautage entre les étudiants chercheurs et les différents professionnels de l’enseignement; 6. Est responsable de la gestion des demandes de bourses pour étudiants chercheurs et de l’adéquation de l’offre des bourses avec les besoins des étudiants. DOSSIERS TRAITÉS JOURNÉE RECHERCHE POUR DOCTORANTS Objectif Organiser une journée d’information pour les doctorants qui souhaitent avec des informations pratiques au sujet de l’examen synthèse et des attentes du jury d’évaluation.

INFORMATION Tâches effectuées - Organisation de la journée recherche avec Karine Prévost-Privat - Élaboration d’un calendrier d’ateliers pour les étudiants chercheurs Résultats - La journée recherche s’est tenu le 21 mars 2013 avec la présence de plusieurs doctorants Recommandations - L’ENAP cherche à valoriser la recherche et les étudiants chercheurs de 2e et 3e cycle. Je suis donc convaincu qu’elle accepterait avec enthousiasme de nouvelles initiatives de la part de l’AEENAP pour réaliser son mandat.

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Montréal, 10 avril 2012

Association étudiante de l’École nationale d'administration publique (AEENAP) École nationale d'administration publique 4750, avenue Henri-Julien, 4e étage, Bureau 4117 Montréal (Québec) H2T 3E5

Rapport de fin de mandat 2012-2013

Par Jean-Sébastien Marchand Vice-président aux affaires internationales 2012-2013

Chers membres de l’AEENAP, Chers membres du Conseil d’administration de l’AEENAP,

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Mon mandat à la Vice-présidence aux affaires internationales, qui a débuté le 21 avril 2012, prendra fin le 20 avril 2013, conformément à l’article 26(c) de la Charte des statuts et règlements de l’AEENAP. C’est à la lumière de cette expérience, mais aussi de mon engagement à l’Association étudiante depuis l’automne 2010, que j’écris le présent Rapport de fin de mandat. Ce rapport poursuit le double objectif de permettre aux membres de l’AEENAP de rendre compte des activités que j’ai réalisées et de permettre au prochain Conseil d’administration de tirer des enseignements sur ce que j’ai appris pendant cette période. Il n’est pas une liste exhaustive de mes réalisations enapienne, ni un agrégat apologique de mes triomphes associatifs, mais une exégèse, somme toute assez subjective, de l’agréable fabliau que fut mon dernier mandat à l’AEENAP.

Tout d’abord, je suis le premier à avoir été élu au poste Vice-président aux affaires internationales à l’Association étudiante. Tout le travail était à réaliser, et il apparaissait nécessaire de donner le ton à un tel poste, sans pour autant s’éparpiller dans une myriade de dossiers. De plus, le poste de Coordonnateur du campus de Québec ayant été vacant pour toute la période 2012-2013, et ayant auparavant été représentant du campus de Québec en 2011-2012, j’ai naturellement pourvu le poste pour 2012-2013. Enfin, le statut d’administrateur de l’AEENAP apporte aussi son lot de mandats ponctuels et de tâches connexes. J’ai donc choisi d’exercer mon mandat sous ces trois axes. Aussi mon rapport d’élu est-il divisé sous ceux-ci, avec une partie finale sur la continuité de l’Association et mes recommandations. Le rapport se termine par une annexe comportant le bilan de mon plan d’action et une annexe comportant un extrait du rapport que j’ai fait en tant que Président du comité de révision de la Charte 2011-2012. 1. 2. 3. 4. 5.

Affaires internationales; Coordination intérimaire du campus du Québec; Mandats ponctuels et tâches connexes; Continuité et recommandations générales; Annexes.

1. Affaires internationales

Le Conseil d’administration s’est réuni au lac à l’épaule en début de mandat pour l’exercice de planification stratégique et de construction de l’équipe exécutive. Cette activité a été structurante 20


pour l’Association et a permis de déboucher sur un plan stratégique cohérent et mobilisateur. Le plan stratégique des affaires internationales comportait trois éléments : A. Offrir aux étudiants internationaux une possibilité accrue de s’intégrer; B. Améliorer les possibilités pour nos membres d’œuvrer à l’étranger; C. Situer l’AEENAP dans les dossiers liés au volet international de l’ENAP. Sur ces trois éléments étaient répartis 11 objectifs. Ils ont tous été atteints pendant l’été 2012 et l’automne 2012. Le plan et les résultats pour les affaires internationales sont présentés en Annexe 1 à la fin du présent rapport. Avant de passer aux recommandations, je glisse tout de même un mot sur deux thèmes qui méritent d’être abordés plus en profondeur : le Comité des affaires internationales et l’accueil des étudiants étrangers. Comité des affaires internationales J’ai créé, à mon entrée en fonction, un Comité des affaires internationales (« CAI ») chargé de conseiller l’Association en matière d’affaires internationales. J’ai réuni le comité par trois fois : deux fois à l’été et une fois à l’automne. Composé d’une vingtaine de membres (dont l’assiduité était parfois valétudinaire), il s’est avéré fort utile pour déterminer les enjeux importants en matière d’affaires internationales à l’AEENAP, mobiliser les étudiants pour l’accueil des étudiants internationaux à l’automne 2012 et mobiliser les étudiants pour les activités à caractères internationales, comme le Colloque sur les relations internationales du Québec (« CRIQ »), le 1er novembre 2012, et la Journée « Carrières internationales », le 9 novembre 2012. Il s’est aussi avéré fort utile pour réseauter, entre eux, des étudiants ayant des intérêts semblables. Les bénévoles représentent une richesse immense à l’Association; leur parole est précieuse et leur participation est inestimable : il faut les consulter et les écouter.

Accueil des étudiants étrangers C’est ma conviction qu’un étudiant bien intégré à son milieu académique augmente ses chances de poursuivre sa scolarité avec succès. C’est aussi ma conviction que les études sont plus agréables et plus faciles lorsque l’on est bien entouré. Il apparait donc nécessaire de briser l’isolement qui pourrait être naturellement causé, chez les étudiants étrangers, par la fatigue due à l’adaptation à un nouveau pays et la tâche académique, à la barrière de la langue ou de la culture, à la peur, à l’hiver, etc. Le programme de parrainage d’étudiant, mis en place par le service à la vie étudiante, fonctionne bien. J’ai fourni, cette année, une liste de personnes intéressées (principalement des personnes du CAI) à faire du parrainage. Les commentaires ont été positifs de la part des bénévoles, des étudiants étrangers, des parrains (et marraines) et de l’administration. Une autre bonne façon de réseauter les étudiants est d’inciter ces étudiants à participer à un ou deux événements à caractère social par session. C’est pour eux l’occasion de rencontrer des collègues de classe, mais aussi de se lier d’amitié avec d’autres personnes. Les événements doivent être ouverts et inclusifs et se produire dans un climat agréable. Idéalement, 21


ce type d’événement devrait avoir lieu peu après l’arrivée des étudiants internationaux, à chaque début de session. Ces événements devraient réunir l’ensemble de la communauté d’étudiants étrangers du campus et un maximum d’étudiants « locaux ». Il me semble encore aujourd’hui important de rappeler la richesse que représentent ces étudiants étrangers pour la communauté universitaire. Ils apportent une expérience et une connaissance académique nouvelle et insoupçonnée. Ils contribuent, par leur diversité et leurs origines, à ouvrir nos horizons, à augmenter notre prise de conscience et à créer un changement de perspective, dont l’utilité dépasse largement les domaines académiques et professionnels. C’est en créant ces liens interculturels que l’on contribue à briser les frontières de l’inconnu. C’est en créant des amitiés avec des personnes de différentes origines que l’on se rappellera, plus tard, du respect que l’on se doit entre professionnels de différents gouvernements et entre citoyens de différentes nations, et que l’importance de ces liens justifiera l’importance de la paix.

Recommandations

Les affaires internationales comptent parmi les dossiers les plus stimulants de l’Association. L’impact que l’on peut avoir sur les étudiants étrangers et les étudiants internationaux est parfois très grand. Il faut être attentif à leur besoin, et y répondre avec un souci d’empathie et d’équité. Ces projets sont à continuer :

Le CAI. Il est une source essentielle de conseils et de bénévoles pour l’Association en matière d’affaires internationales.

L’accueil des étudiants étrangers. En partenariat avec l’ENAP, il m’apparait essentiel d’offrir aux étudiants étrangers un accueil qui leur permet de s’intégrer à la communauté étudiante et trouver parmi leurs collègues étudiants soutien et amitié. L’activité de parrainage, les présentations de l’AEENAP lors des journées d’accueil et les 5@7 de la rentrée fonctionnent bien et contribuent à réaliser cet objectif.

La liste de stages internationaux. Disponible sur le site web, cette liste permet aux étudiants souhaitant faire un stage à l’étranger de faciliter leur recherche. Elle est issue d’un partenariat avec l’ENAP, qui doit bien sûr valider la pertinence du stage trouvé par l’étudiant. Cette liste 22


semble trouver preneur parmi les étudiants inscrits au programme d’administration internationale, profil stage. Elle devrait être actualisée dans un processus continu.

Sensibiliser les acteurs enapiens à la réalité des étudiants internationaux. Si une telle réalité que celle des étudiants internationaux existe, il semble nécessaire de constamment la rappeler dans l’ensemble des actes d’un Vice-président aux affaires internationales. Il a, au cœur de son mandat, le devoir d’être le porte-étendard de cette communauté.

2. Coordination intérimaire du campus du Québec

Étant basé à Montréal, je n’aurais pu faire la moitié du travail que j’ai fait à Québec en 20122013 sans l’aide précieuse de l’attaché au Conseil d’administration du campus de Québec, M. Nicolas Hamel-Côté. C’est un privilège d’avoir eu un collègue de la qualité de Nicolas et je lui dois une grande part des réalisations du campus de Québec. Il convient de nommer deux grands événements incontournables au campus de Québec : le 5@7 de la rentrée et le Vins et fromages traditionnel. -

-

Le 7 septembre 2012 a eu lieu le 5@7 de la rentrée. Il a réuni une vingtaine de personnes, principalement des étudiants internationaux qui se côtoyaient pour la première fois. Cet événement est important pour permettre aux étudiants de se réseauter dès le début de la session. Le 7 décembre 2012 a eu lieu le traditionnel « Vins et fromages » de fin de session du campus de Québec. Cet événement, que j’organise depuis l’automne 2010, a rassemblé une cinquantaine de personnes. La meilleure façon d’organiser cette activité est de créer un comité d’organisation, qui peut alors décider du thème de la soirée et du menu, ainsi que prêter main-forte pour les achats, la préparation de la salle et des plateaux de nourriture, la décoration et le service des consommations. Un prochain Vins et fromages aura lieu le 25 avril 2013.

Recommandations

J’ai occupé en 2011-2012 le poste de Représentant du campus de Québec, maintenant devenu le poste de Coordonnateur du campus de Québec. Ce fut une expérience enrichissante, qui concrétisait mon implication dans la vie étudiante depuis l’automne 2010. Malheureusement, le poste de Coordonnateur du campus de Québec est toujours vacant et il serait souhaitable de le 23


combler. Toutefois, si tel ne pouvait être le cas, il faudrait tout de même que le prochain Conseil d’administration tienne compte de la réalité de ce campus et de son importance parmi la communauté étudiante de l’ENAP. Aussi je cite ici une partie des recommandations du rapport 2011-2012 sur la représentation du campus de Québec que j’ai déposé en février 2012. Elles sont toujours valides aujourd’hui, et elles représentent encore les recommandations que je stipule pour 2012-2013.

Sur le Vins et fromages traditionnel de fin de session. « […] je souhaite que cette activité [le Vins et fromages de fin de session], que j’organise depuis l’automne 2010, devienne une tradition semestrielle pour les étudiants du campus. Elle devrait être le dernier rendez-vous de la session pour tous les étudiants – analystes, gestionnaires, stagiaires, étrangers ou autres – le corps professoral et le personnel administratif invité. »

Sur les liens avec les associations étudiantes de Québec. « […] je crois que la CADEUL de l’Université Laval, et le campus de Québec de l’INRS sont devenus nos plus grands alliés. Ils sont des partenaires importants, puisque, par leur proximité physique et idéologique, ils offrent opportunité et soutien sans égal pour les événements qui touchent l’ensemble de la communauté étudiante. Par exemple, la CADEUL a été d’une aide précieuse pour le transport des étudiants du campus de Québec lors des manifestations du 10 novembre 2011 et du 22 mars 2012 à Montréal, tandis que le campus de Québec de l’INRS a fait preuve d’une collaboration quasi familiale lors de l’activité du Panel sur la gouvernance universitaire organisée au campus de Québec de l’ENAP le 20 janvier 2012. »

Sur les relations entre le campus de Québec et le campus de Montréal. « […] je ne peux que souhaiter que le lien actuel entre l’AEENAP, forcément largement montréalaise, et le campus de Québec conserve sa solidité. Si, malgré la distance qui les sépare, les doux regards de ces campus se croisent actuellement sans mal au travers des vitres présentement bien entretenues de leurs bureaux administratifs respectifs, il n’en demeure pas moins que la poussière charriée par le vent laurentien a tôt fait de déposer un voile opaque qui tristement atténue cette transparence essentielle à leur passion. Le remplacement, dans la Charte, du poste de Représentant par le poste de Coordonnateur pelte abondamment dans ce sens, car il permet une grande latitude sur les activités entreprises sur le campus, mais réduit 24


aussi l’écart qui était créé par une indépendance envers le Conseil un peu injustifiée. Il va sans dire que ce mouvement naturel de « montréalisation » ne peut être contrebalancé efficacement qu’au moyen d’un leadership légèrement échevelé, s’appuyant prudemment sur les avantages comparatifs incontournables du nombre et du type d’étudiants qui fréquentent le campus de Québec. C’est donc par la connaissance du campus que le prochain Coordonnateur de Québec pourra sensibiliser l’Association à la culture somme toute singulière de l’endroit, et par les réunions en vidéoconférence qu’il défendra seul devant la caméra les intérêts particuliers qu’il aura ainsi accueillis. »

Salon étudiant. Nous avons mis en branle, à l’hiver 2013, un plan de renouvellement du salon étudiant du campus de Québec. Ce plan de 600,00 $ comporte, notamment, un changement de certains meubles et de leur emplacement, un renouveau de la décoration et des ajouts de services. Le salon étudiant du campus de Québec possède un potentiel absolument sous-exploité pour stimuler la vie étudiante de l’ENAP de la vieille capitale. Aussi faut-il augmenter les efforts pour le valoriser et le populariser. Il pourrait devenir une plaque tournante de la vie étudiante et augmenter le sentiment d’appartenance à la communauté étudiante enapienne de ses occupants.

3. Mandats récurrents et mandats ponctuels

Plusieurs mandats, non liés à ma tâche de Vice-président aux affaires internationales, m’ont été confiés par le Conseil d’administration. Parmi ceux-ci, il convient de nommer le Comité de discipline, le Comité d’évaluation du doctorat, le Comité d’embauche et ma participation plutôt parcimonieuse aux activités de la FEUQ. Parmi les mandats ponctuels, il convient de nommer, entre autres, les nombreuses rencontres avec des membres du personnel administratif de l’École, le dossier de l’AIESEC et la formation du personnel de l’AEENAP. Tout au long de mon mandat, j’ai aussi été appelé à réviser plusieurs politiques de l’Association étudiante. Il faut nommer, entre autres, la Politique électorale, la Politique d’incitation aux élus, la Politique du comité restreint et la Politique de la Bourse pour situation urgente et exceptionnelle. Ces politiques, auparavant absentes ou obsolètes, sont maintenant suffisantes et conformes à la Charte des statuts et règlements de l’AEENAP du 13 février 2012.

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Recommandations Plagiat. Certaines personnes pensent que l’on devrait agir pour prévenir les cas de plagiat parmi les étudiants de l’ENAP. Étant membre étudiant de longue date du Comité de discipline, je suis à la fois sensible à la question et au premières loges pour constater que les cas de plagiat avérés sont peu fréquents. La question est donc de trouver une méthode pour rejoindre les étudiants à risque. Je me suis penché sur cette question dans la dernière année, et je n’ai toujours pas de réponse satisfaisante. L’administration, très ouverte aux suggestions relatives à ce sujet, a déjà mis en place plusieurs mesures en place depuis mes débuts sur le dossier. Une chose m’apparait toutefois absolument essentielle : réviser la Politique relative à l’honnêteté intellectuelle dans le cadre de l’évaluation des apprentissages, 401/008-09, dont la dernière version du 19 septembre 2008 semble déjà d’une autre époque, et réviser la Procédure relative aux manquements à l’honnêteté intellectuelle, 402/009-02, du 20 février 2009. Les révisions de l’AEENAP devraient aboutir à des recommandations à l’ENAP, qui s’est souvent réitérée très ouverte à nos opinions sur la question.

L’Association des élèves du Conservatoire de musique de Montréal. L’AECMM, dont j’ai eu le privilège de présider quelques assemblées générales et de côtoyer quelques exécutants, représente un allié important pour l’AEENAP. Le potentiel d’une collaboration plus intime entre les deux associations, qui siège sous un même toit, est évident. Leurs compétences sont complémentaires, et leurs intérêts convergent souvent.

4. Continuité et recommandations générales

Recommandations générales Lac à l’épaule et planification stratégique. Cette activité, telle que mentionnée plus haut, est structurante pour l’Association et permet de canaliser les efforts individuels vers un but collectif cohérent. Elle est souhaitable à maintenir et devrait être érigée en tradition à l’AEENAP.

Élections. La politique électorale actuellement en vigueur se veut cohérente avec les valeurs de l’Association étudiante et de l’institution. Elles sont, à mon avis, importantes à maintenir : démocratie étudiante, simplicité du processus, respect entre les étudiants et sobriété de la campagne électorale. 26


Continuité. Les deux dernières années à l’Association ont permis de jeter les bases d’une association solide et cohérente, qui permet maintenant de réaliser les plus grands projets pour les années à venir. Les précédents Conseils d’administration, en plus de réaliser plusieurs projets, ont révisé les politiques, mis en place une Charte solide, redressé les finances et donner un cadre administratif rigoureux. Le temps est maintenant venu de se tourner vers l’avant et de se mobiliser autour de nos ambitions étudiantes. Collaboration à la recherche, développement international, services aux étudiants et université d’été sont des thèmes de corridors enapiens qui peuvent désormais être transformés en véritables projets pour l’Association. Elle possède, plus que jamais, les moyens de transformer ses rêves en réalité.

Mandats que je souhaite conserver

Comité évaluation du programme de doctorat. Ce comité d’évaluation, où je représente les étudiants du doctorat depuis l’automne 2012, se terminera cet été.

Comité de discipline. Je représente les étudiants au Comité de discipline depuis 2011. Ce rôle, délicat et difficile, doit être exercé avec la plus grande rigueur et la plus grande intégrité. Je terminerai mon mandat au Comité de discipline et je souhaite renouveler mon mandat, avec l’accord du Conseil d’administration entrant, pour la prochaine année.

Mandats où j’offre ma collaboration

Campus de Québec. En cas de vacance au poste de Coordonnateur du campus de Québec, j’offre mes services au prochain Conseil d’administration, notamment pour organiser la rentrée ou le Vins et fromages.

Procédure de transition et projet « Livre de l’AEENAP ». Dans l’optique de simplifier la procédure de transition des Conseils d’administration, conserver la mémoire organisationnelle et permettre la continuité des projets récurrents de l’AEENAP (ex. Journées « Carrières », Collation des grades, dossier des assurances, etc.), je propose de faire un « Livre de l’AEENAP », qui contiendrait en un même document, simple et compréhensible, l’ensemble des essentialités de 27


l’Association, actuellement éparpillées : Charte, politiques, procédures, activités récurrentes (coûts, habitudes, méthodes, meilleures pratiques, etc.). Il pourrait être amélioré rapidement et simplement chaque année. Connaissant depuis trop longtemps les affaires de l’AEENAP, j’offre naturellement mes services pour un tel projet.

Révision des politiques et procédures relatives au plagiat. Réviser la Politique relative à l’honnêteté intellectuelle dans le cadre de l’évaluation des apprentissages, 401/008-09, dont la dernière version du 19 septembre 2008 semble déjà d’une autre époque, et réviser la Procédure relative aux manquements à l’honnêteté intellectuelle, 402/009-02, du 20 février 2009. Les révisions de l’AEENAP devraient aboutir à des recommandations à l’ENAP, qui s’est souvent réitérée très ouverte à nos opinions sur la question.

Mot d’au revoir

Mes années à l’Association m’ont permis de travailler avec des collègues de grande qualité dont je garderai pour toujours un souvenir nostalgique. Cette implication m’a aussi permis de faire des rencontres exceptionnelles avec des personnes que mon cœur espère retrouver pour de longues années encore ou, pour ceux dont nos chemins se sont déjà séparés, croiser à nouveau un jour. J’espère que les personnes qui me succèderont auront la même chance que j’ai eue, et je leur souhaite d’accomplir leur tâche avec le même plaisir que j’y ai trouvé et la même importance que je lui ai toujours accordée.

Finalement, je remercie les membres de l’AEENAP pour m’avoir donné leur confiance, et je remercie de Conseil d’administration pour l’appui qu’il m’a toujours offert. Plus particulièrement, je remercie quelques collaborateurs, membres de l’AEENAP, membres du Conseil d’administration et autres à qui ma mémoire ne pourra rendre les honneurs qu’ils méritent, qui m’ont été chers pendant ces trois dernières années d’implication dans la vie étudiante et sans qui je n’aurais jamais trouvé les ressources, le courage et le plaisir de mener mes mandats à terme : Jessica Amiot, Iseut Beauregard-Guérin, Julie Bernard, Romuald Dakpo, Maria Dame, Julie Darveau, Aurore Deligne, Vanyka Drapeau, Bernard Dussault, Gopinath Jeyabalaratnam, Geneviève Julien-Béland, Nicolas Koronkiewicz, Nicolas Hamel-Côté, Denitsa Hristova, Mathieu Laplante-Goulet, Mohamed Ly, Paul-Émile Migneault, Rodrigo Narango, Nancy Ngakosso, Djibril Ngom, Julie Maude Normandin, Catherine Périllat-Turbide, Alexis

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Raynault, Mathieu Renaud St-Amand, Stéphanie Roberge, Pier Tremblay, Anaïs Valiquette L’Heureux et, bien sûr, Maryse Nadeau-Poissant.

Sincèrement,

Jean-Sébastien Marchand Vice-président aux affaires internationales 2012-2013 Représentant du campus de Québec 2011-2012 Président du Comité de révision de la Charte 2011-2012

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ANNEXE 1 : Plan d’action et résultats des affaires internationales de l’AEENAP 2012-2013

Présentation

Mission Dans le cadre du mandat 2012-2013, la mission du Vice-président aux affaires internationales se définit comme suit : D. Offrir aux étudiants internationaux une possibilité accrue de s’intégrer; E. Améliorer les possibilités pour nos membres d’oeuvrer à l’étranger; F. Situer l’AEENAP dans les dossiers liés au volet international de l’ENAP. Extrait de la Charte des statuts et règlements de l’AEENAP, art. 38(VI) : « VI. Vice-président aux affaires internationales : Il est le responsable des dossiers liés volet international de l’Association. Il est aussi le représentant des intérêts des étudiants internationaux et des membres œuvrant à l’étranger. À cette fin, il : (1) Définit la plate-forme internationale de l’Association; (2) Voit à l’accueil des étudiants étrangers sur les campus ou points de services situés au Québec, et s’assure que ceux-ci reçoivent des services adaptés pour faciliter leur intégration et compléter leurs études dans les meilleures conditions possible; (3) S’occupe des liens avec les groupes à vocation internationale et des points de services de l’ENAP à l’international; (4) Assiste les étudiants à la recherche de stages internationaux. »

Contexte

Le domaine des affaires internationales mérite une approche bien calibrée. Influencé par la grande diversité de cultures nationales qui y gravitent, il est rarement possible de prendre une voie bien définie et, par conséquent, il est souvent plus approprié d’opter 30


pour une démarche prudente qui exploite le « cas par cas ». En quelques mots, ce n’est jamais tout blanc, jamais tout noir. Ainsi, la mission ci-haut définie doit se lire de manière flexible, et le contexte ici mentionné mérite d’être revu régulièrement. Il est par nature injuste et changeant, photo momentanée d’un paysage saisonnier. Traçons tout de même l’esquisse. Il existe une problématique autour de trois sujets liés de près à l’Association :

(1) Les étudiants étrangers étudiants au Québec; (2) Les membres à l’étranger; (3) La connaissance des aspects internationaux de l’ENAP. Axes de développement Directement inspirés du contexte des affaires internationales de l’ENAP, les axes de développement sont les suivants : (1) Les étudiants étrangers; (2) Les membres à l’étranger; (3) L’AEENAP. Directement inspirés de la mission du Vice-président aux affaires internationales, les objectifs généraux pour chacun de ces axes de développement sont les suivants : (1) Offrir aux étudiants internationaux une possibilité accrue de s’intégrer; (2) Améliorer les possibilités pour nos membres d’œuvrer à l’étranger; (3) Situer l’AEENAP dans les dossiers liés au volet international de l’ENAP.

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Axe de développement : Affaires internationales : les étudiants étrangers.

Objectif général : Offrir aux étudiants étrangers une possibilité accrue de s’intégrer.

Objectifs spécifiques

Actions

Résultats visés Indice de mesure des résultats

Échéancier

Résultats

Améliorer l’accueil des étudiants étrangers.

Planifier un accueil des étudiants étrangers.

Créer un comité de volontaires;

15 juin 2012

Atteint

Création du comité (5-6 personnes);

Comité des affaires internationales (« CAI »). Composé d’une vingtaine de membres +/- assidus sur les trois principaux campus. Réuni le 27 juin 2012, 26 juillet 2012 et 17 octobre 2012. Mandat du comité élargi à toutes les aff. int.

Atteint

Création d’une marche à suivre pour l’accueil de la session A2012 et H2013.

Décider des mesures à prendre pour mieux accueillir ces étudiants

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15 juil. 2012

Le CAI a créé une marche à suivre lors des deux premières réunions. Parrainage (19 étudiants), 5@7 d’accueil et journées d’accueil.


Offrir aux étudiants étrangers services adaptés a leurs besoins.

Veiller à ce que les politiques et les activités adoptées par l’AEENAP soient conformes et adaptées aux besoins des étudiants étrangers.

Réviser les différentes politiques et services de l’AEENAP.

Fournir une liste de commentaires au CA sur les différentes politiques et services de l’AEENAP.

31 déc. 2012

Offrir une possibilité d’intégration à la vie étudiante.

Veiller au développement et au maintien d’une communauté solidaire d’étudiants étrangers et non étrangers.

Développer et maintenir la participation des étudiants étrangers aux activités de l’AEENAP et de l’ENAP.

Nombre d’étudiants étrangers participants au Vins et fromages de fin de session de Québec supérieur à 30.

Vins et fromages de la session A2012

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Atteint Toutes les politiques ont été révisées pour le CA du 7 décembre 2012. Peu de modifs. Ont été nécessaires.

Atteint Entre 25 et 35 étudiants étrangers ont participé au V&F de Québec de A2012.


Axe de développement : Affaires internationales : les membres à l’étranger.

Objectif général : Améliorer les possibilités pour nos membres d’œuvrer à l’étranger.

Objectifs spécifiques

Actions

Résultats visés

Indice de mesure des résultats

Échéancier

Résultats 2013

Veiller à augmenter les opportunités de stage à l’étranger

Augmenter le nombre de stages à l’étranger offerts aux étudiants de l’ENAP.

Créer une liste de stage à l’étranger;

Création de la liste;

15 sept. 2012

Atteint La liste a été créée notamment avec l’aide du CAI.

S’assurer de la diffusion de la liste aux étudiants en recherche de stage;

Création d’une entente avec le département des stages;

Atteint 15 sept. 2012 Suite à une rencontre avec l’administration le 21 sept. 2012, la liste a été publiée sur le site web de l’AEENAP et Facebook.

Atteint Trouver des stages possibles à l’étranger dans les différents domaines d’études de l’ENAP.

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Tripler l’offre du département des stages de l’ENAP.

15 sept. 2012

La liste, souvent mise à jour, mène à plus de 500 stages possibles à l’étranger.


S’assurer du soutien des membres à l’étranger

Faire le suivi des conditions de stage et d’étude à l’étranger

S’assurer de l’adéquation de la demande des membres à l’étranger (stagiaires et étudiants) et la politique de bourse.

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Fournir une liste de commentaires au CA sur la politique de bourse qui s’applique aux membres à l’étranger.

31 déc. 2012

Atteint Le 7 décembre 2012. Aucun changement important ne s’est révélé nécessaire. J’ai tout de même profité de l’occasion pour réviser plusieurs autres politiques sous divers angles.


Axe de développement : Affaires internationales : l’AEENAP

Objectif général : Situer l’AEENAP dans les dossiers liés au volet international de l’ENAP.

Objectifs spécifiques

Actions

Résultats visés

Indice de mesure des résultats

Échéancier

Résultats 2013

Démystifier les activités de l’ENAP à l’international.

Faire connaitre au CA et aux membres les activités internationales de l’ENAP.

Faire une revue des activités de l’ENAP à l’étranger et analyser les principaux enjeux.

Avoir un VP aff. Internationale capable de répondre aux questions du CA et des membres concernant les affaires internationales de l’ENAP.

15 juil. 2012

Atteint Processus continu et soutenu à chaque CA! A nécessité un certain temps à l’été 2012.

Avoir un CA et des employés au courant des grandes lignes sur les aff. Internationales de l’ENAP.

Atteint 15 nov. 2012

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Aussi un processus continu et soutenu à chaque CA. Modéré par le roulement important d’administrateurs en 2012.


Positionner l’AEENAP sur les activités internationales de l’ENAP.

Amener l’AEENAP à prendre position sur les dossiers internationaux de l’ENAP.

Prise de position (active ou passive) de l’AEENAP dans certains dossiers.

Avoir fait 2 votes de prise de position au CA sur des affaires internationales.

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er

1 fév. 2012

Atteint Plusieurs votes ont été pris au CA, notamment en liens avec les aff. int. du campus d’Haïti et de la FEUQ.


ANNEXE 2 – Un mot sur la Charte

Un mot sur la Charte des statuts et règlements de l’AEENAP, adoptée le 13 février 2012. Extrait du rapport du Président du comité de révision de la Charte 2011-2012.

« Le Comité de réforme de la Charte, lors de son mandat, a notamment étudié et comparé les Règlements généraux alors en vigueur de plusieurs associations étudiantes au Québec, afin de créer un document qui correspond à la réalité de l’Association, mais aussi aux coutumes de la communauté étudiante québécoise. S’il est nécessaire de le rappeler, la Charte se veut assez robuste pour prévenir les abus, mais également assez flexible pour permettre aux personnes de bonne foi de réaliser le plein potentiel de l’Association.

Plus spécifiquement, le Comité de réforme de la Charte a étudié sérieusement la possibilité d’ajouter un comité exécutif à la structure de l’Association. Cette possibilité a finalement été écartée avec le souci de mieux correspondre aux particularités de l’ENAP et de l’Association, pour lesquelles il faut nommer, entre autres, la culture, la tradition et la participation étudiante.

Enfin, le Comité de réforme a scrupuleusement évité, pour utiliser l’expression bien connue du milieu, de jeter à la rivière les clés de la Charte, c’est-à-dire d’instaurer un processus laborieux de modification du document. Les administrateurs des années à venir auront donc la possibilité d’adapter les statuts et règlements à la réalité changeante de l’Association et de l’Université, adaptation que je me permets toutefois de souhaiter prudente, comme la prudence avec laquelle on maniait jadis la barre d’un navire un peu capricieux. »

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Rapport de fin de mandat Paul-Émile Migneault, Vice-Président aux affaires académiques (analyste), AEENAP 2012-2013 Au cours de ce mandat, j’ai responsable des dossiers touchant de près ou de loin à la vie académique des étudiants inscrits à la maîtrise pour analystes et les étudiants inscrits au 3e cycle de l’ENAP, en conformité du paragraphe VII de l’article 38 de la Charte des statuts et des règlements de l’AEENAP, reproduit ci-bas. En plus d’avoir rempli d’autres tâches qui m’ont été déléguées par le conseil d’administration, j’ai été évaluateur auprès de la Fondation de l’ASEQ à titre de représentant de l’AEENAP et j’ai conseillé les étudiants qui en ont fait la demande. Le tableau qui suit présente tous les dossiers sur lesquels j’ai travaillé au cours de mon mandat, de même que les résultats constatés. Il indique également, le cas échéant, mes recommandations pour le prochain exécutif.

Responsabilités statutaires du Vice-président aux affaires académiques, volet analyste

(1) Analyse la qualité des programmes, des cours et de la pédagogie par des moyens appropriés, notamment la consultation des membres, pour définir la plate-forme de l’Association et la faire valoir auprès de la direction de l’ENAP; (2) Analyse l’offre de cours sur tous les campus pour la maîtrise pour analystes, de même que les programmes de 3e cycle, afin de suivre l’offre de cours de ces programmes; (3) Siège à la Commission des études de l’ENAP ; (4) Siège au Comité de discipline de l’ENAP ; (5) Siège et représente l’Association au sein des Commissions des affaires académiques sur les instances externes auxquelles l’Association adhère ou participe; (6) Conseille et informe les membres concernant les divers programmes qu’offre l’ENAP; (7) Codirige, avec le Vice-président aux affaires académiques, volet gestionnaire, le bureau d’information et des plaintes (BIP).

DOSSIERS TRAITÉS COMMISSION DES ÉTUDES Objectif Avec l’aide des autres délégués de l’association étudiante, offrir une voix aux étudiants au sein d’une instance décisionnelle de l’ENAP.

INFORMATION Tâches effectuées - Énoncer les préoccupations étudiantes en ce qui concerne la planification des études; - Proposer des modifications à des politiques et des procédures de l’ENAP; - Analyse des dossiers relevant de la commission. Résultat - La voix des étudiants a été portée à toutes les

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DOSSIERS TRAITÉS

INFORMATION séances de la Commission des études comme en font foi ses procès-verbaux depuis un an. La situation des stages s’est améliorée. Recommandations - Rappeler lors de chaque intervention de ne pas tirer sur le messager et que la présence de membres de l’association étudiante n’annule pas le besoin de consulter les étudiants sur les enjeux centraux. - Le prétraitement des dossiers doit se faire en équipe.

COMITÉ DE DISCIPLINE Objectif Faire en sorte qu’un étudiant devant se défendre devant le comité soit jugé par ses pairs.

Tâches effectuées - Présence à toutes les séances du comité de discipline lors de mon mandat. - Analyse de dossiers présentés - Jugement des étudiants en fonctions des éléments de preuves Résultats - Les étudiants ont obtenu une défense d’envergure et fort remarquée des autres membres du jury. - Les étudiants ont été jugés par leurs pairs. Recommandations - La jurisprudence n’est pas une course à la sévérité. Les étudiants doivent strictement être punis pour ce qu’ils ont fait et non pour des principes institutionnels qui les dépassent.

LIEN AVEC LES GROUPES EXTERNES Objectif Représenter les étudiants auprès des groupes externes pour le volet analyste.

Tâches effectuées - Siéger à différents rassemblements de la FEUQ Résultat - En ce qui concerne les dossiers dont j’ai eu la charge, la position de l’AEENAP a été prise en compte au sein de la FEUQ Recommandations - Toute communication orale devrait être préparée par l’écrit à l’avance pour ne pas laisser place à l’improvisation.

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DOSSIERS TRAITÉS

INFORMATION

ACCOMPAGNEMENT DES ÉTUDIANTS AU SEIN DE L’ADMINISTRATION DE L’ENAP

Tâches effectuées - Recevoir les étudiants à mon bureau et répondre à leurs courriels

Objectif Informer et conseiller les étudiants sur les différents processus qui s’offrent à eux à l’ENAP

Résultats - Les étudiants ont bénéficié d’informations et de conseils Recommandations - Traiter rapidement les demandes d’aide - S’assurer que les étudiants comprennent bien les conséquences du processus de plainte - Être clair sur les chances de réussite d’une procédure exceptionnelle auprès de l’administration de l’université.

INFORMATION ET ADMINISTRATION DES ASSURANCES

Objectif S’assurer que les étudiants aient de l’information sur les assurances étudiantes et régler les problèmes d’inscriptions soumis

Tâches effectuées - Répondre aux courriels et communiquer avec l’ASEQ le cas échéant Résultats - Les étudiants ont bénéficié d’informations et de conseils - Les étudiants ayant des problèmes avec l’inscription ont été appuyés Recommandations - Le dossier a progressivement été transféré à la trésorière, mais il faudrait définir clairement quelle fonction doit s’occuper de ce dossier - La communication avec l’ASEQ devrait toujours être pensée en termes de jours et non être vue comme instantanée. - Il importe de rappeler aux étudiants les responsabilités qu’ils acquièrent lorsqu’ils contractent une assurance.

LES STAGES Objectif Aider les étudiants à trouver un stage et que l’ENAP le reconnaisse

Tâches effectuées - Recherche de banques de stage - Demande à l’administration pour bonifier l’offre de stage - Demande de reconnaissance dans le cas de certains étudiants Résultats - Le nombre d’étudiants se cherchant un stage a diminué - L’administration a engagé du nouveau personnel dédié aux stages

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DOSSIERS TRAITÉS

INFORMATION -

Les étudiants qui ont fait des demandes d’information ont été promptement servis.

Recommandations - Travailler constamment à l’amélioration de l’offre de stage - Inciter les étudiants à partager les informations sur leurs stages pour les futurs étudiants COMMUNICATION AVEC LA REGISTRAIRE

Objectif Acquérir de l’information sur les programmes et les cours et faire des recommandations

Tâches effectuées - Rencontre de la registraire à son bureau et échange de courriels Résultat - L’avis des étudiants a pu être transmis à la registraire Recommandations - Continuer à partager l’information avec les membres du C.A. de l’AEENAP et s’assurer que les dossiers évoluent en suivant les orientations des C.A. des années précédentes.

CONSEIL EN MATIÈRE INFORMATION

Objectif Offrir de l’information en matière informatique

Tâche effectuée - Offrir de l’information au C.A. de l’AEENAP en matière informatique Résultat - Le développement de nouveaux outils informatique est en cours Recommandations - Refaire le système de vote électronique de l’association étudiante. - Numériser les dossiers papier des années antérieures

AIDE À LA VIE ÉTUDIANTE Objectif Stimuler la participation aux activités étudiantes

Tâches effectuées - Participer aux activités étudiantes et garantir une présence d’un membre de l’association étudiante les jours de semaine Résultat - Les étudiants désirant rencontrer un de leurs représentants pouvaient le faire tous les jours de la semaine Recommandation

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DOSSIERS TRAITÉS

INFORMATION -

RÉDACTION DE RAPPORTS ET D’AVIS Objectif Démontrer la qualité de la recherche faite par les étudiants-chercheur de l’ENAP

Travailler dans un bureau à l’ENAP permet d’être disponible en tout temps.

Tâches effectuées - Rédactions de document de recherche et analyse Résultat - L’AEENAP est reconnue pour son expertise en matière de recherche et les étudiants acquièrent une certaine notoriété Recommandation - Planifier la recherche en équipe

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Rapport de fin de mandat Cristian Penca Vice-président aux affaires académiques-volet gestionnaire de l’AEENAP Période couverte : 2012-2013 Au cours de ce mandat, j’ai assumé la responsabilité des dossiers touchant de près ou de loin à la vie académique des étudiants inscrits à la maîtrise pour gestionnaires de l’ENAP, en conformité du paragraphe III de l’article 38 de la Charte des statuts et des règlements de l’AEENAP, reproduit icibas. Le tableau qui suit présente tous les dossiers sur lesquels j’ai travaillés au cours de mon mandat, de même que les résultats constatés. Il indique également, le cas échéant, mes recommandations pour le prochain exécutif.

Responsabilités statutaires du vice-président aux affaires académiques-volet gestionnaire 1) Analyse la qualité des programmes, des cours et de la pédagogie par des moyens appropriés, notamment la consultation des membres, pour définir la plate-forme de l’Association et la faire valoir auprès de la direction de l’ENAP; 2) Analyse l’offre des cours sur tous les campus pour la maîtrise pour gestionnaire, afin de suivre l’offre des cours de ces programmes; 3) Siège à la Commission des études de l’ENAP ; 4) Siège au Comité de discipline de l’ENAP; 5) Siège et représente l’Association au sein des Commissions des affaires académiques sur les instances externes auxquelles l’Association adhère ou participe; 6) Codirige, avec le Vice-président aux affaires académiques, volet analyste, le bureau d’information et des plaintes (BIP).

Bilan des réalisations DOSSIERS TRAITÉS Conseil d’administration de l’AEENAP Objectif : Contribuer aux prises de décisions du CA afin de représenter au mieux les intérêts des étudiants Commission des études Objectif : Contribuer aux prises de décisions de la Commission des études afin de représenter au mieux les intérêts des étudiants

INFORMATION Tâches effectuées : - Participation active à différents CA Résultats : - Décisions prises par consensus et/ou selon la majorité Informations complémentaires : - Rencontres réalisées par vidéoconférences Tâches effectuées : - Lire attentivement les documents distribués et faire modifier tous documents imprécis ou contraire aux intérêts des étudiants ou de l’AEENAP - comprendre les dossiers de la commission et construire la position de l’AEENA - s’assurer que la Commission écoute et agisse sur les propositions faites par l’AÉÉNAP

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DOSSIERS TRAITÉS

INFORMATION Résultats : - Préciser les critères pour l’évaluation du programme de maîtrise pour gestionnaires, participer aux discussions, apporter des éclaircissements. Informations complémentaires : - Séances par vidéoconférence : 15 juin 2012, 20 juin 2012, 7 septembre 2012, 9 novembre 2012, 15 mars 2012.

Comité de discipline Objectif : Protéger les droits des étudiants

Services aux étudiants Objectif : Permettre aux étudiants de l’ENAP d’accéder et effectuer des stages à temps plein dans une organisation publique

Services aux organisations Objectif : Offrir de l’aide et conseils au niveau promotionnel et réseautage à la direction du campus de Gatineau afin d’augmenter les

Tâches effectuées : - Représenter l’étudiant en faute et s’assurer que la sanction est équitable à la faute commise Résultats : - L’AEENAP a réussi à mettre de l’avant le point de vue de l’étudiant afin que la sanction soit équitable à la faute commise et aux antécédents Informations complémentaires : - Séance par vidéoconférence : 21 juin 2012 Tâches effectuées : - Sensibiliser la Ville de Gatineau aux problématiques d’insertion professionnelle des stagiaires de l’ENAP, surtout ceux issues de communautés culturelles - Rencontrer et échanger avec la directrice et la coordonnatrice de RH de la Ville de Gatineau - Entremetteur entre la coordinatrice des stages et de la mobilité internationale de l’ENAP et la Ville de Gatineau Résultats : - des mesures d’intégration et collaboration on été mise en place par la Ville de Gatineau et l’ENAP - des stages ont été offerts aux étudiants de l’ENAP Informations complémentaires : - la création d’un bassin des candidatures selon les compétences (ressources humaines, en évaluation de programmes, en analyse et développement des organisations ou en administration internationale) est en cours Tâches effectuées : - Présentation des activités de l’ENAP (campus Gatineau) lors de Sessions Vie et Emploi en région à la BANQ Résultats : - Augmentation des demandes d’informations

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DOSSIERS TRAITÉS

INFORMATION

inscriptions

sur les activités de l’ENAP Informations : - 5 séances en 2012 et 2 en 2013.

Demande de bourse

Tâches effectuées : - Traitement des demandes en CA Résultats : - Allocation de bourses selon la teneur du dossier présenté Informations complémentaires : - En accord avec la politique de notre charte

Objectif : Suivi de diverses demandes de bourses

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Rapport de fin de mandat Nicolas Koronkiewicz, Vice-Président aux affaires internes, AEENAP 2012-2013 Remerciements J’aimerais remercier tous les membres du conseil d’administration et les employés de l’AEENAP pour l’année exceptionnelle que j’ai vécu à vos côtés comme vice-président et comme étudiant impliqué dans le mouvement. Merci Jean-Sébastien, Denitsa, Maryse, Julie Maude, Geneviève, Paul-Émile, Mathieu, Kévin, Nicolas, Cristian et Gopinath. Je souhaite souligner l’accueil chaleureux que j’ai reçu de la part de Jessica Amiot ainsi que le travail acharné d’Anais Valiquette-L’Heureux qui m’a précédé aux affaires externes. Je ne pourrai jamais exprimer toute la gratitude que j’ai envers Julie Bernard pour son amitié et pour son engagement admirable. Enfin, je souhaite saluer tous les étudiantes et étudiants que j’ai eu le privilège de rencontrer dans les classes, dans les corridors et dans les activités de l’AEENAP. Responsabilités statutaires du Vice-président aux affaires internes Responsable des liens avec les groupes étudiants sur les différents campus de l’ENAP. Il est Responsable du suivi des coordonnateurs de campus ainsi que de la supervision et du suivi du travail des employés de l’Association. À cette fin, il : (1) Est responsable de promouvoir et de coordonner, à l’intérieur des campus, les actions de l’Association concernant la vie étudiante; (2) Assure l’amélioration de la qualité de vie des étudiants sur le campus; (3) Veille à maintenir de bons contacts avec tous les groupes étudiants présents sur les campus de l’ENAP; (4) Supervise et organise, avec les représentants de campus et les employés, les diverses activités touchant la vie étudiante à l’interne; (5) Est responsable du recrutement et de la gestion des contrats des employés ou des contractuels ; (6) Supervise les employés ou les contractuels de l’Association, par le biais d’au moins une évaluation annuelle; (7) Encadre les services offerts par l’Association, notamment les assurances collectives offertes aux membres; (8) Est responsable de la logistique de l’Association.

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Objectifs 1. Amélioration de la qualité de vie étudiante

Taches effectuées - Organisation des activités 2012-2013 incluant cocktail de rentrée à Québec, collation des grades, vin et fromages de Québec et Montréal, 5 à 7, etc. - Présence aux colloques et activités étudiantes : Comité de sélection de la SPECQUE, colloques du CIRRICQ et du GERIQ, etc.

Résultats - Les étudiants sont mieux informés qu’auparavant et ont la possibilité faire part de leur préoccupation et de poser leurs questions immédiatement. - L’association étudiante a une meilleure visibilité.

- Assumer une partie des responsabilités du coordonnateur de Québec

- Rencontre AÉÉNAPENAP - Rencontre avec comptable - Supervision des employés de Québec et de Montréal. - Sélection des employés au sein d'un comité.

-Travailler étroitement avec le coordonnateur de campus pour l’organisation des évènements et assurer la présence de l’AEENAP - Faire des tournées de classes au début et milieu de chaque session afin d’informer les étudiants des événements à venir et répondre à leurs questions, s’il y a lieu.

- Tournées de classe automne 2012 et hiver 2013 à Montréal et Québec

2. Supervision et recrutement des employés Encadrement des services Logistique

Recommandations - Effectuer des tournées de classe plus fréquemment qu’une fois par session pour communiquer les activités.

- Embauche et formation de deux nouveaux employés pour l’automne 2012 - Communication aux étudiants des services offerts par l’Association - Connaissance des dossiers d’assurance et de liaison avec la direction

- Trouver des moyens supplémentaires pour encourager les étudiants de participer aux activités sociales de l’AEENAP et surtout aux AGE. - Meilleur service offert par l’association et accroissement du nombre de demandes de bourses ou soutien financier

- Présence de 30-40 heures par semaines sur 48


le campus. 3. Intérim de la Viceprésidence aux affaires externes

- Membre du CA de la - Présence accrue de FEUQ l’AEENAP au niveau - Participation aux national Congrès d’août 2012, novembre 2012 et février 2013 - Participation aux rencontres du CGS avant et pendant le Sommet - Présence aux CAS portant sur l’entente référendaire avec la FEUS - Représentation à Force Jeunesse, à l’INM et au brunch Digniterre

- Continuer la participation des membres de l’AEENAP au sein des instances nationales

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RAPPORT D’ÉLUE Denitsa Hristova Coordonnatrice du Campus de Montréal AEENAP 2012-2013

Durant le mandat 2012-2013, j'ai eu l’honneur et le grand plaisir d’assumer les fonctions de coordonnatrice de campus de Montréal conformément à l'article XII de la Charte des statuts et des règlements de l'AEENAP, reproduit ci- bas. Durant ce court mandat, ma motivation première était de prendre en compte les intérêts des membres du campus. Suite à leurs demandes, j’ai entrepris la réalisation de plusieurs objectifs que vous retrouverez dans le plan d’action de l’AEENAP 2012-2013. Vous trouverez la description détaillée de mes objectifs, les taches effectuées, les résultats obtenus et quelques recommandations dans le tableau à la page suivante.

Description du poste : Article XII : Responsabilités statutaires du Coordonnateur du campus de Montréal Le coordonnateur tient compte des intérêts des membres de son campus. Il est le lien entre le Conseil d’administration et les membres de son campus. Il s’occupe de répondre aux demandes des étudiants et d’assurer la participation étudiante. À cette fin, il : (1) Transmet la prévision des activités de son campus au Conseil d’administration ; (2) Reçoit les demandes des membres et participe au processus de mobilisation de leur campus ; (3) Informe, sur demande, les membres de son campus des décisions du Conseil d’administration ; (4) Assume, avec les Vice-présidents aux affaires académiques, une veille de l’offre de cours de son campus ; (5) Organise les activités relatives aux activités sociales et à la vie étudiante sur son campus.

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Objectifs 1. Favoriser l’adaptation et la vie académique et sociale des étudiants de l’ÉNAP.

Taches effectuées Vie académique - Aider les étudiants à s’adapter en leur proposant des exemples et des outils de méthodologie de rédaction de travaux écrits.

Résultats Le service est déjà offert par l’ÉNAP : - La grande majorité des professeurs de l’ÉNAP mettent en fin de leur syllabus le lien web du guide méthodologique conforme aux exigences de l’ÉNAP. - Les étudiants stagiaires retrouvent sur le site web de l’ENAP tous les exigences sur le processus de rédaction d’offre de services et de rapport de stage.

Recommandations - Porter une attention particulière aux cas de plagiat. Organiser des activités (probablement en collaboration avec le Service de la vie étudiante de l’ÉNAP) de sensibilisation et d’information sur le plagiat.

- Faire des tournées de classes afin de faire connaître les services que l’AEENAP propose (vente de feuilles, livres usagées, etc) et répondre aux questions des étudiants.

- Les étudiants sont mieux informés qu’auparavant et ont la possibilité faire part de leur préoccupation et de poser leurs questions immédiatement. - L’association étudiante a une meilleure visibilité.

- Effectuer des tournées de classe plus fréquemment qu’une fois par session (début de session).

Vie sociale - Aider au développement d’une meilleure visibilité des activités et services que l’AEENAP propose aux étudiants.

- Toutes les activités étudiantes organisées par l’AEENAP se retrouvent sur la page Facebook de l’association, ainsi que sur l’info lettre envoyée mensuellement à tous les membres du campus. - Des affiches sont affiches partout sur le campus.

- Porter une attention particulière aux retards de l’envoi de l’info lettre et à l’affichage des activités au moins une semaine avant la date de l’événement. - Avant de publier et afficher un événement, s’assurer que le texte ne contient aucune faute d’orthographe et que la date, le lieu et les particularités de l’événement y sont présents.


2. Organiser des activités sociales qui favoriseront les contacts et le réseautage entre les étudiants.

- Organiser des activités vins et formages et/ou 5 à 7 au moins 2 fois par mois. - Lors des activités sur le campus (AGE, AGA) des beignes et du café étaient offerts aux participants. - Pour encourager la participation aux 5@7, des coupons de consommation gratuite étaient distribués aux premiers arrivants.

-Des activités de vin 5@7 et vins et formage ont lieu au début, milieu et fin de chaque session. - La participation aux activités sociales de l’AEENAP a considérablement augmenté depuis le début de mon mandat.

3. Améliorer la condition physique des étudiants de l’ÉNAP et élargir leur réseautage.

- Vérifier si l’ENAP dispose d’un local qui pourrait devenir une salle d’entrainement. - Vérifier si l’AEENAP a une entente corporative avec un Gym ou centre sportif.

- L’ÉNAP ne dispose pas de salle de bain supplémentaire nécessaire pour la création d’une salle d’entrainement sur le campus. - L’AEENAP dispose d’une entente corporative avec Énergie-Cardio qui donne 15% de rabais aux membres du campus.

- Continuer d’offrir des consommations gratuites lors des 5@7, lorsque le budget le permet. - Faire des tournées de classes au début et milieu de chaque session afin d’informer les étudiants des événements à venir et répondre à leurs questions, s’il y a lieu. - Trouver des moyens supplémentaires pour encourager les étudiants de participer aux activités sociales de l’AEENAP et surtout aux AGE. - Négocier une entente avec le centre sportif de l’UQAM étant donné que l’ENAP fait partie du réseau UQ.


Rapport Elus 2012-2013