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„Datenschutz ist und bleibt Chefsache.“

März.2018

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März.2018

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ist und bleibt Chefsache. Die neue

auf die eigenen Gegebenheiten herun-

nen ist ratsam. Zielführend ist: Sich

DS-GVO stellt klar: Der Daten-

terzubrechen und für Maßnahmen

der Sache anzunehmen, sie ernst

schutzbeauftragte

Aufgaben

angemessen auszulegen. Um in den

nehmen und sich das Positive im

der Beratung, Unterstützung und

Unternehmen ein wirksames Umfeld

Datenschutz vergegenwärtigen. Es

Kontrolle. Er ist aber nicht derje-

für den Datenschutz zu schaffen, ist

geht um den Schutz von uns Bürge-

nige, der zum Beispiel die interne

eine interne Weiterbildung wichtig.

rinnen und Bürgern in der informa-

Organisation erstellt, die daten-

Dabei muss kein Mitarbeiter Artikel

tionellen Selbstbestimmung.

schutzrechtlichen Verfahren pflegt

und Paragrafen der Gesetzgebung

pien Privacy-by-design und

und

Datenschutz-Folgenab-

herunterbeten. Es muss aber ankom-

Privacy-by-default.

schätzung macht – um nur einige

men, dass eine Bringpflicht besteht

Beispiele zu nennen. Das ist ein

und der Datenschutzbeauftragte sich

weit verbreiteter Irrtum.

die

Daher ist die Klärung der internen

nicht selbst im Unternehmen zusam-

Organisation,

mensuchen muss.

•Einführung der Prinzi-

Dies unterstützt das Gebot zur Datensparsamkeit (s. S. 39). • Zusammenspiel mit Ihrer Aufsichtsbehörde.

die

hat

Aufgabenaufteilung

erforderlichen

Informationen

Der Autor: Volkher Wegst ist Datenschutzbeauftragter der AEB GmbH mit Sitz in Stuttgart. Seine Rolle sieht er folgendermaßen: „Datenschutz ist zwar ein ernstes und arbeitsintensives Thema, verschafft aber durch die Dokumentations- und Rechenschaftspflichten des Unternehmens breitgefächert Einblicke in die

Organisation. Wer jetzt noch – die Ärmel sind längst hochgekrempelt – auf seine Gesundheit achtet und weder Stress noch Panik erliegt, kann hier einen guten Beitrag zu Erfolg und Ansehen in seinem Unternehmen leisten.“

TIPPS ZUM DATENSCHUTZ MIT BLICK AUF DEN TERMIN 25. MAI 2018

und Prozessgestaltung so wichtig.

Wer eine neue Datensammlung mit

die erforderlichen Prozesse,

Mit anderen Worten: Der Daten-

personenbezogenen

Auskünfte und Mitteilungen vor.

schutz muss im Unternehmen geeig-

lieren möchte – etwa im Bereich

✓ Organisieren Sie den Datenschutz:

etwa die IT oder das Personalwesen.

Korrektheit auch auf eine gute Sprache,

Beispiele: Übersicht Ihrer Verfah-

net verankert sein. Das ist nicht nur

der

zu

Schaffung von Rollen und Ressour-

Wer diese Bereiche früh mitnimmt,

die Ihrer Zielgruppe gerecht wird. Auch

ren oder Template einer Meldung

wegen des Gebotes der Funktions-

Vertriebs- oder Marketingzwecken

cen, Verankerung im Top-Manage-

verschafft sich auch wieder Luft.

ein unbedarfter Internetsurfer muss sich

bei Datenpannen bereithalten.

trennung wichtig, sondern hat ganz

– der sollte sich selbst schon erste

ment, organisatorische Verankerung,

praktische

betriebliche Weiterbildung.

Bereiten Sie sich hier für

• Sanktionen für die Nicht-Be-

oder

in Ihrer Mitteilung Ihres Auftritts zurecht✓ Die Templates der Verfahren über-

finden, sobald es um seine Daten geht.

Daten-

Gedanken machen über Zweck und

schutzbeauftragte kann gar nicht

Datenumfang. Und er sollte sich

stark gestiegen.

wissen, wo welche neuen Daten-

zu einem frühen Zeitpunkt an den

✓ Erstellen Sie eine Aufgabenliste und

gemäß Art. 30) und die Aktualisierung

✓ Stellen Sie Ihre internationalen

sammlungen mit personenbezoge-

zuständigen

pflegen Sie diese permanent weiter.

zumindest anstoßen. Bedenken Sie,

Verhältnisse auf den Prüfstand. Teils

nen Daten entstehen.

tragten zur Unterstützung wenden.

ob Sie die neue Datenschutz-Folgen-

könnte die Berücksichtigung der nati-

Er kann erst recht nicht Anga-

Der hilft, die erforderlichen Daten

✓ Etablieren Sie Standard-Prozesse,

abschätzung nicht gleich in diesen

onalen Auslegungen der sogenannten

ben zur Abschätzung von Risiken

zusammenzutragen. Im Einzelfall

etwa für das Anlegen von Verfahren. An

Vorgang einbeziehen.

Öffnungsklauseln in der DS-GVO weite-

machen, die mit Einsatz dieser

kann auch das Ergebnis sein, dass

dieser Stelle können Sie auch gleich

Wie sollten nun die Unterneh-

Daten verbunden wären – zumal in

er dringend von dem Einsatz abrät.

die jeweilige Klärung zur neuen Daten-

✓ Überarbeiten Sie Ihre Verträge

men die verbleibende Zeit bis zum

größeren Unternehmen, vernetzten

Zum Beispiel, weil unnötige Daten

schutz-Folgenabschätzung samt ihrer

zur Auftrags(daten)verarbeitung mit

✓ Dokumentieren…dokumentieren…

25. Mai nutzen, um bestmöglich

Konzernen oder auf internationa-

gesammelt werden oder andere

Dokumentation vornehmen. Das spart

Ihren Geschäftspartnern. Inzwischen

dokumentieren. Seien Sie auch hier

vorbereitet

Zunächst

ler Bühne. Durch eine klare und

Pflichten massiv entgegenstehen.

am Ende Zeit.

liegen auch Musterverträge etwa von

transparent. Sie verbessern so Ihre

einmal – falls noch nicht gesche-

aufgeräumte Organisation erhöhen

Zusätzlich zu den genannten Aspek-

Bitkom (Bundesverband Informati-

Chancen, wenn z. B. Aufsichtsbehör-

hen – kümmern Sie sich um die

Sie auch für die Zukunft die interne

ten müssen natürlich die Auswir-

✓ Schaffen/nutzen Sie ein geeignetes

onswirtschaft,

Telekommunikation

den sich bei Ihnen nach der Umset-

interne Organisation. Sie brauchen

Schlagkraft, auch und gerade im

kungen der neuen Gesetzgebung

internes Portal wo Sie Prozesse,

und neue Medien e.V.) vor, die für die

zung erkundigen sollten. Die Frage, ob

besetzte Rollen und – ganz wichtig

Anlauf zur DS-GVO.

auf das Unternehmen analysiert

Anleitungen und Templates sowohl

eigenen

bestimmte personenbezogene Daten

– diese brauchen entsprechende

und ausgelegt werden. Dabei gilt:

dokumentieren als auch zur Nutzung

dest berücksichtigt werden sollten.

Ressourcen, um aktiv und hand-

Wer schon gut in den BDSG-Zei-

transparent

ten aufgestellt war, muss sich „nur“

sehen Sie intern begleitend eine Serie

✓ Überarbeiten Sie Ihre Datenschutz-

Prozesse oder Daten zu verzichten. Sie

noch um den Transfer kümmern.

von Mitteilungen an die Belegschaft

erklärung. An geeigneter Stelle müssen

erfüllen dann in Idealform die Gebote

zu

sein?

lungsfähig zu sein. Es nützt nichts,

Der

Personalabteilung

etab-

achtung von Pflichten sind

Interne Organisation vorbereiten

Gründe.

Daten

Weiterbildung ist wichtig

einen Datenschutzbeauftragten zu

Datenschutzbeauf-

arbeiten (= Verarbeitungsaktivitäten

machen

können.

ren Aufwand bescheren.

Standard-Verträge

zumin-

Und

nötig sind, kann Ihnen den positiven Effekt bescheren, auf veraltete

ernennen und ihn dann mit den

Der

hat

Ein geeignetes Projektmanagement

vor; idealerweise zielgruppen-orien-

Sie für mögliche Betroffene zu diversen

von Datenvermeidung und -sparsam-

falschen Aufgaben auszulasten.

erfahrungsgemäß bereits sehr viel

mit Fahrplan, Berücksichtigung der

tiert. Das Marketing hat einen anderen

berechtigten Anliegen auskunftsfähig

keit. Belegen Sie diese Motivation und

Wichtig

damit zu tun, die neue Gesetzgebung

Prioritäten und beteiligten Perso-

Blick auf Datenschutz-Relevanz als

sein. Achten Sie dabei neben juristischer

Sie haben gute Karten.

allerdings:

Datenschutz

Datenschutzbeauftragte

Profile for AEB Software

AnachB 01.2018. IT-Management. Viva la Revolution!  

AnachB bringt zusammen, was zusammengehört: Informationen zu Außenwirtschaft, Logistik und IT. Im Fokus stehen dabei Nutzwert und Mehrwert f...

AnachB 01.2018. IT-Management. Viva la Revolution!  

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