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Procedimiento de Control de Asistencia de Colaborador PRC-GRH-001 Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 -SATT

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ASISTENCIA DE COLABORADOR

Proceso:

GESTION DE RECURSOS HUMANOS ANTONIO YVAN ARMAS GASTAÑADUI Responsable Ofic. De Recursos Humanos KELLY RITA CORREA ALFARO Gerente de Administración

Elaborado por: Revisado por: FIRMA Y SELLO

Estado Revisión: Fecha de Revisión 000: Fecha de Revisión 002:

REV. 002 15/03/2007 13/04/2009

Aprobado por :

César Ramírez Luna Victoria Jefe del SATT

FIRMA Y SELLO

Aprobación :

RJ -078-2009 , 06/05/2009

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Procedimiento de Control de Asistencia de Colaborador PRC-GRH-001 Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 -SATT

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS 05 de Septiembre 2008 Teniendo en cuenta las no conformidades presentadas en la primera Auditoria Interna realizada el Lunes 11 y martes 12 de febrero del 2008, la actividad de revisión de documentos planificados en el Programa Maestro de Revisión Documental del SGC-2008 como la Revisión de Procesos realizada desde la semana del 21 al 25 de Julio y en cumplimiento del Plan de Implementación del Sistema de Gestión de Calidad (aprobado con ACTA CGC/13-2008) se observó la desactualización del presente procedimiento, para cual se reestructuró desde el nombre de procedimiento dejándose de llamar “Control de Asistencia del Personal” para ser ahora “Control de Asistencia del colaborador “ como así también se actualizaron las etapas, Instrucciones, y registros del procedimiento, realizándose éstos cambios motivados por las oportunidades de mejora que se fueron observando en las diversas revisiones de documentación antes mencionadas.

13 Abril 2009 Los cambios realizados se motivo según las oportunidades de mejora observadas en la última revisión de procedimientos establecidos en el plan de implementación SGC 2009 y al cumplimiento del PROGRAMA MAESTRO DE REVISION DOCUMENTAL DEL SGC –SATT año 2009 (ACTA CGC/ SATT NRO 02-2009) Debido a la aplicación de los procedimientos, a partir del último cambio, se ha evidenciado la simplicación procedimental en la solución de expedientes, así como la actualización de los diferentes sistemas operativos que actualmente se están aplicando en el seguimiento de estas soluciones Dado la modificatoria de la Ley 27408, se modifica la base legal del presente procedimiento.

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ASISTENCIA DE LOS COLABORADORES Código: PRC-GRH-001 1.

FINALIDAD: Controlar el cumplimiento de la jornada laboral a fin de establecer recompensas y sanciones, así como proporcionar información para elaborar la planilla de sueldos, y beneficios sociales de acuerdo a las leyes laborales vigentes.

2.

BASE LEGAL: • • • • • • • •

3.

REQUISITOS: • • • • •

4.

5.

Manual de Organización y Funciones Reglamento Interno de Trabajo D.S. Nº 004-2006-TR-Registro de Control de Asistencia- RLAP D.S. Nº 011-2006-TR – Modificatoria del D.S. Nº 004-2006-TR-Registro de Control de Asistencia- RLAP D.S. 021-2006-TR- Dispone aplicación del D.S. Nº 004-2006-TR D.S. 007-2002-TR, Texto Único Ordenado TUO del Decreto Legislativo 854, Ley de Jornada de Trabajo, horario y trabajo en sobre tiempo, su reglamento aprobado por D.S. 008-2002-TR. D. Leg. N° 728, Ley de Productividad y Competitivi dad Laboral - Decreto Supremo Nº 00397-TR. D.L. 1057.

Contrato de Trabajo Sujeto a Modalidad. Convenio de Modalidades Formativas Laborales. Contratos Administrativos. Horarios o Turnos de Trabajo Establecidos. Sistema de Control de Asistencia Operativo.

ETAPAS: 4.1.

ASIGNACIÓN DE HORARIOS: Consiste en la asignación de horarios a través del Sistema de Control de Asistencia.

4.2.

REGISTRO DE ASISTENCIA Y PERMISOS: Consiste en el registro de entradas, salidas a los turnos de trabajo, así como el registro de permisos de los colaboradores.

4.3.

MONITOREO Y CONTROL DE ASISTENCIA: Consiste en el seguimiento de los registros de asistencia del personal, teniendo en consideración las normas complementarias relacionadas.

INSTRUCCIONES: 5.1.

ASIGNACIÓN DE HORARIOS El responsable de la Gestión de Recursos Humanos registra en el sistema de control de asistencia los datos del colaborador y le asigna el horario correspondiente. (REGGRH-001 REGISTRO DE ASIGNACIÒN DE HORARIO). Nota: Para cambios en los horarios establecidos los responsables de los procesos deberán coordinar con la Gestión de Recursos Humanos con una anticipación de 02 días hábiles. Estos cambios de horario se contemplan por necesidades operativas sólo Página 3 de 5

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Procedimiento de Control de Asistencia de Colaborador PRC-GRH-001 Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 -SATT para el personal de la Gestión de Servicio al Cliente ( áreas de Caja y Atención al contribuyente). 5.2.

REGISTRO DE ASISTENCIA Y PERMISOS Los colaboradores empiezan la jornada laboral registrando su asistencia en el Sistema de control de asistencia. (REG-GRH- 002 REGISTRO DE ASISTENCIA). Nota: El registro de asistencia en el sistema se ejecuta mediante inicio de sesión, identificándose a través de su huella digital en caso cuente con Mouse biométrico; caso contrario con un login y clave de acceso. En el caso de los notificadores, dada la naturaleza de las funciones que realizan fuera de la Institución, están excluidos del presente procedimiento; sin embargo, es responsabilidad del Asistente de Notificaciones, remitir el reporte mensual de inasistencias del colaborador a su cargo. Para permisos dentro de la jornada laboral, el colaborador genera su solicitud en el sistema de control de asistencias – modulo permisos. Estos deben estar autorizados y comunicados a RRHH por el jefe inmediato superior u otra persona autorizada. En caso no se encuentre operativo el sistema, el responsable debe reportar de inmediato el permiso y la falla de la aplicación a RRHH, para los fines correspondientes.

El responsable de la Gestión de Recursos Humanos desbloquea el permiso una vez verificado el retorno del colaborador: Cuando el colaborador se re-incorpora, este debe comunicarse con RRHH, para el desbloqueo correspondiente en el sistema. (REG-GRH- 003 REGISTRO DE PERMISOS). Para el registro de horas extras, el responsable de la Gestión Recursos Humanos autoriza a través del sistema de control de asistencias – modulo horas extras, el marcado de horas extras según los rangos de tiempo establecidos. Para ello debe existir una autorización escrita previa, por la Gerencia de Administración. (REG-GRH004 REGISTRO DE HORAS EXTRAS). Al cierre de cada turno laboral, el colaborador registra en el sistema de control de asistencia su salida. (REG-GRH- 002 REGISTRO DE ASISTENCIA) Los responsables de autorizar la rotación en el uso de las PCs, deben coordinar con RRHH antes de ejecutar dichas rotaciones, a fin de previamente reasignar accesos en las Pcs de control para los colaboradores (Permisos, registro de asistencia y reportes de asistencia individuales); evitando así la interrupción del control.

5.3.

MONITOREO Y CONTROL DE ASISTENCIA El responsable de Recursos Humanos verifica si el colaborador ha excedido los minutos establecidos como tolerancia en el ingreso, y si fuera el caso amonesta con llamada de atención verbal o mediante memorando si es reincidente. El responsable de Recursos Humanos verifica si el trabajador ha incurrido en alguna infracción establecida en los Art. 79 y 80 del R.I.T. y/o en el Art. 25 inc. h) del D. Leg. Nº 728 y aplica las sanciones correspondientes.

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DURACIÓN: Permanente dentro del Horario de trabajo

7.

DIAGRAMA Diagrama de Flujo de Información

8.

REGISTROS: • • • •

REG-GRH-001 REGISTRO DE ASIGNACIÒN DE HORARIO REG-GRH-002 REGISTRO DE ASISTENCIA REG-GRH-003 REGISTRO DE PERMISOS REG-GRH-004 REGISTRO DE HORAS EXTRAS

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