Page 11

Menestystarinat

Rutiinien automatisoinnin myötä työnjohtaja Marko Salonen ja toimitusjohtaja Petri Sundell saavat keskittyä PR-Saneerauksen ydintoimintaan. Vielä nykyäänkin moni niin sanotusti automatisoitu ratkaisu vaatii tiedonsiirtoja paikasta toiseen. Adminet-automatiikka on seuraavan sukupolven ratkaisu, jossa tietojärjestelmä toimii työnjohdon ja taloushallinnon oikeana kätenä, hoitaen työtehtäviä heidän puolestaan.

AUTOMATISOINTI SÄÄSTÄÄ TYÖAIKAA Päähuomio automatisoinnissa on, että moninkertaisesta tallentaminen päästään eroon ja tieto on aina ajantasaisena saatavilla yhden järjestelmän sisältä. PR-Saneerauksessa automatisoituun aikakauteen siirryttiin kesäkuun alussa, joten pitkää kokemusta uudesta toimintatavasta ei vielä ole. Nettikäyttöisen ja automatisoidun ohjelman edut alkavat kuitenkin tulla selkeästi esille. – Nyt voimme hoitaa asioita aikaan ja paikkaan katsomatta ja valtava paperinpyörittely on jäänyt pois. Hyödyn huomaa erityisesti ostolaskujen käsittelyssä, joita meille tulee vuositasolla muutamia tuhansia. Aiemmin laskut tulivat paperilla ja ne skannattiin talteen. Nykyään laskut tulevat sähköisenä Adminettiin ja ohjelma kohdistaa laskut automaattisesti. Minä vain hyväksyn maksut klikkaamalla ja järjestelmä hoitaa lopun. Varmaan yhden henkilön työpanos säästyy pelkästään

tästä, Sundell arvioi. Toinen selkeästi muuttunut asia on työtilausprosessi. PR-Saneerauksessa käsitellään vuodessa noin 1500 työtilausta. Aiemmin työtilausten käsittely ja tuntikirjaukset hoidettiin Excelissä, josta työnjohto kokosi tiedot laskutusta varten. Nyt järjestelmä on kokonaisvaltainen ja työtilausprosessi hoituu yhden tallennuksen periaatteella. – Helpottaa ihan hirveästi, kun työntekijät kirjaavat tuntinsa sähköisesti ja jokaisen kaverin tunnit kohdistuvat samalla oikein myös palkanlaskentaan ja laskutukseen. Samoin tukkureilta tehdyt ostot kirjautuvat oikealle työtilaukselle. Erityisesti vahinkosaneerauksissa työtilausten hallinta on haastavaa, kun kohteeseen liittyy useita laskutettavia osapuolia ja monenlaisia sopimuksia. Silti kaikki on tekijän kannalta yhtä kohdetta. Samankaltaisia haasteita on normaaleissa saneerauskohteissa muutenkin. Adminet on työväline monipuolisen, vähän hankalankin osapuoliviidakon hallintaan: Tiedot tallennetaan kerralla siten, että ne kohdistuvat suoraan oikealle taholle ja löytyvät helposti myöhemminkin.

EI PANIIKKIA TIEDONANTOVELVOLLISUUDESTA Toimintatapojen tehostamisen hyödyt

eivät rajoitu pelkästään sisäisten prosessien hallintaan, vaikka sieltä suurin teho tuleekin. Automatiikka hoitaa myös tehtäviä, jotka liittyvät yhteistyöhön ulkopuolisten toimijoiden kanssa, esimerkiksi tukkurihinnastojen ylläpito ja yhteydet verottajaan. Adminetin viimeisin automatisoitu ratkaisu on verottajan tiedonantovelvollisuuden raportointi, joka aiheuttaa parhaillaan päänvaivaa monessa yrityksessä. Adminettiin täydennetään raportointia varten muutamia perustietoja ja loppu tapahtuu automaattisesti ilman tulostuksia tai tiedonsiirtoja. PR-Saneerauksella ilmoitusvelvollisuuden kiemuroihin ei ole paljoa ehditty perehtyä. Yrityksessä luotetaan, että automatiikka hoitaa tehtävänsä tässäkin asiassa ja odotetaan mielenkiinnolla tulevaisuutta. – Mielestäni tiedonantovelvollisuus on hyvä asia, mutta oman valmistautumisen kannalta verottaja valitsi mahdollisimman huonon ajankohdan, kun oli niin kiire työrintamalla keskellä pahinta lomakautta. Meillä raportoitavaa ei ole paljon, mutta valitettavasti sitä kuitenkin on. Adminetissä tapahtuu taustalla koko ajan niin paljon asioita, etten vielä oikein ymmärrä, mitä se tarkoittaa tässä tai laajemmin toiminnassamme. Mielenkiinnolla odotan, millaisia vaikutukset ovat jatkossa, Sundell pohtii automatiikan hyötyjä. Rakentamisen ja talotekniikan | 11 MAAILMA

Rakentamisen & talotekniikan Maailma 3/2014  

Admicomin asiakaslehti

Rakentamisen & talotekniikan Maailma 3/2014  

Admicomin asiakaslehti

Advertisement