Page 1

LVIS-Maailma Admicomin asiakaslehti 3/2014

Teemana Adminet-palvelut

Apeko Oy

Apua kasvun haasteisiin Oy Yleiskylmä Findri Ltd

Kokonaisvaltaisesti hyvä

Putkiasennusliike Lämpölukko Ky: Adminetin ansiosta

AJAN HERMOLLA


sisältö pääkirjoitus

3

palvelukokonaisuus

12

putkiasennusliike lämpölukko ky

4

taloushallinto adminetillä

14

ajankohtaista

7

oy yleiskylmä findri ltd.

16

käyttöönotto

8

käyttäjävinkki

18

mitä kuuluu?

19

Jopa kilpikonna oppii...

Adminetin ansiosta ajan hermolla

FinnBuild & Admicomin Helsingin toimipiste Huolellisella suunnittelulla sujuvuutta

apeko oy

Apua kasvun haasteisiin

10

Adminetillä asiakkaan koko toiminta haltuun Osaavat ihmiset ja automatisoitu sovellus Kokonaisvaltaisesti hyvä systeemi Kustannuskertymä Tero Tykkyläinen

palveluksessanne

etunimi.sukunimi@admicom.fi

johto matti häll toimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja 044 300 0092

ilkka uusi-maahi toimialajohtaja: rakennusala 040 511 0606

koulutus

ohjelmatuen puhelinnumerot Yleinen: 044 433 3200 Kirjanpito: 044 433 3202 Palkanlaskenta: 044 433 3207

myynti anna-maija ijäs koulutuspäällikkö 044 433 3201

ville koskiniemi projektipäällikkö, raporttikoulutukset 044 091 5375

antti noronen aluemyyntipäällikkö 044 715 0297

sanni bomberg käyttöönotot ja asiakaskoulutus 044 433 3203

tero tykkyläinen käyttöönotot ja asiakaskoulutus 044 433 3205

simo ratilainen aluemyyntipäällikkö 045 278 1733

leea mäkelä käyttöönotot ja asiakaskoulutus 044 433 3208

ari aarniovuori projektipäällikkö 040 552 1249

minna korpela aluemyyntipäällikkö 045 674 3573

Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29, 40100 Jyväskylä Pukinmäenaukio 2, 00720 Helsinki www.admicom.fi

2 | lvis-Maailma

tuomas numminen aluemyyntipäällikkö 044 535 2409


Pääkirjoitus

Jopa kilpikonna oppii... Brittiläisen Lincolnin yliopiston tutkijat ovat opettaneet neljä kilpikonnaa käyttämään kosketusnäyttöä. Kilpikonnat tökkäävät nenällään ruudulla olevia sinisiä palloja ja punaisia kolmioita. Kun ne koskettavat oikeaa kuvaketta, niille annetaan herkkuja. Olen itse ollut tietotekniikan parissa lähes mikrojen elinkaaren alusta alkaen. MikroMikko 2, 3 ja 3TT, IBM XT ja AT, 80286, 80386, 80486 ja Pentium ovat kaikki tuttuja. Mutta en ole nörtti. Uusi tekniikka ei kiehdo pelkän uutuusarvon vuoksi. Kosketusnäytöt tulivat tutuksi, kun niiden hyödynnettävyys tuli liike-elämän käyttöön. Mutta kyllä vanhempikin oppii, kun kerran kilpikonna oppii. Tietojärjestelmien käyttöönotto on helpottunut ja nopeutunut vuosien varrella – siis aivan oikeasti. Järjestelmä, joka vaati pahimmillaan keskisuuressa rakennus- ja talotekniikka-alan yrityksessä 15 käyttöönottopäivää, saadaan nyt käyttöön pääosin puhelin- ja videokoulutuksilla. Lähikoulutuspäiviä voi olla yhdestä muutamaan asiakkaan tarpeesta ja osin koosta riippuen. Admicomin satoihin käyttöönottoihin mahtuu huippusuorituksia, mutta myös epäonnistumisia. Opimme, kehitämme ja parannamme koko ajan. Autamme asiakasta käyttöönoton haasteissa ja teemme valtaosan käyttöönottoon liittyvistä tehtävistä, mutta silti asiakkaalle jää tehtävää. Suurin este käyttöönoton onnistumiselle on ajan puute. Sovittuja koulutuspäiviä perutaan ja siirretään, tehtäviä ei ehditä tekemään. Ja kyllä myös harjoitteluun ja oppimiseen edelleen tarvitaan aikaa.

talotekniikka- ja rakennusalan tehokkain tapa toimia

PALAT KANNATTAVUUTEEN

Onnistuneen käyttöönoton edellytyksenä on riittävän ajan lisäksi oikea asenne. Kun päätös hankinnasta on tehty, on oltava valmis kehittämään. Järjestelmän on palveltava asiakasta, ei päinvastoin. Silti kehittäminen edellyttää aina muutoksia. Oma tai muun organisaation muutosvastarinta vähintäänkin hidastaa kehitystä. Muutosvastarintaa on aina, rutiinit ovat turvallisia ja helppoja. Muutosvastarintaa voidaan purkaa ennakkoon tehtävällä tiedottamisella, kouluttamisella, kertomalla perusteet päätökselle ja kertomalla tavoitteet. Asia on hyvä miettiä myös työntekijöiden kannalta, kuinka kehitys helpottaa heidän työtään. Panostus kannattaa – muutosvastarinnan vastakohtana on motivoitunut henkilökunta. Muistetaan, että myös kilpikonnat oppivat. Laji, joka on ollut maapallolla noin 200 miljoonaa vuotta, käyttää kosketusnäyttöä. Annetaan oppimiselle mahdollisuus, varataan tarpeeksi aikaa ja puretaan muutosvastarintaa. Palkintona on yrityksen kilpailukyvyn parantuminen ja sitä kautta parempi taloudellinen tuloskunto.

HUKKATUNNIT POIS

OSTAMALLA KATETTA

SEURANTA TARKAKSI

TEHOA TYÖHÖN

HÄVIKKI SEIS

AUTOMATISOI

www.admicom.fi

Tilaa uusimmat esitteet: myynti@admicom.fi

Ilkka Uusi-Maahi toimialajohtaja

lvis-Maailma

| 3


Adminetin ansiosta Rovaniemellä toimivassa Putkiasennusliike Lämpölukko Ky:ssä ollaan

AJAN HERMOLLA Lämpölukko sai Adminetistä korvaajan kahdelle eläköityneelle toimistotyöntekijälle ja nykyään myös yrittäjän itsensä kohdalla voidaan puhua säännöllisestä työajasta. Automatisoidut rutiinit ja reaaliaikainen seuranta ovat suunnanneet työpanoksen oleelliseen.

S a a v u te t u

4 | lvis-Maailma

t e dut :

– Kaikki toim in järjestelmä not yhdessä – Rutiinitö ssä id – Reaaliaik en automatisointi a – Työaika inen seuranta oleelliseen


Menestystarinat

TEKSTI: Katja Mäenpää KUVAT: Tina Koivuranta

Putkiasennusliike Lämpölukko Ky on palvellut asiakkaitaan vakaalla ammattitaidolla Lapin läänin alueella jo yli 30 vuoden ajan. Pentti Sieppi ja Seppo Lämsä perustivat yrityksen Rovaniemelle vuonna 1980 ja nykyään yrityksessä työskentelee myös Pentin poika Antti Sieppi. – Minulle on ollut pitkään selvää, että tulen jossain vaiheessa mukaan yrityksen toimintaan. Olen ollut mukana nuoresta asti työharjoittelussa ja kesätöissä. Lämpölukossa olen työskennellyt vuodesta 2007 alkaen, Antti kertoo. Lämpölukko tekee pääasiassa LVIsaneerauksia yksityisasiakkaille, taloyhtiöille ja rakennusliikkeille. Toiminnan keskiössä on laadukas työ ja hyvä palvelu. Suurin osa yrityksen töistä on keskittynyt Rovaniemelle, mutta koska Lapissa on pitkät etäisyydet, on työmaita aina Ivalossa ja Saariselällä asti. – Toimitilojemme yhteydessä on myös myymälä, joka palvelee lähinnä jälkimarkkinointia ja sieltä tehdään pientä suoramyyntiä asiakkaille. Myymälään emme ole niin paljon satsanneet, koska emme näe sitä ydintoimintanamme. Myymälä halutaan säilyttää, jotta asiakkailla on mahdollisuus suoraan kontaktiin ja paikka johon tulla, kun on asiaa, Antti kertoo. Antin ja Pentin lisäksi työnjohdossa toimivat huoltopäällikkö ja työnjohtaja. Asentajia on kuusi vakituista ja sesongin mukaan pari määräaikaista. Urakoiden lisäksi tehdään laskutöitä, kymmenkunta tilausta päivittäin. – Suurin osa töistämme on saneerausta, sillä uudispuoli on paljon kilpaillumpi. Tällä hetkellä lämpöön liittyvät toimeksiannot työllistävät paljon. Toiminta-alueellamme on riittänyt ihan hyvin töitä omalle porukalle, mutta kasvua ei juuri nyt tapahdu. Toki meillä on tälläkin hetkellä laskennassa paljon kohteita, mutta sitä ei koskaan tiedä, kuka ne saa, Antti toteaa työtilanteesta.

Tuoreempaa ilmettä Lämpölukolla toimintatapojen muutos tuli ajankohtaiseksi, kun toimiston ja taloushallinnon työntekijät alkoivat lähestyä eläkeikää ja omat työpäivät venyivät 10–12 tunnin pituisiksi. Adminet otettiin käyttöön helmikuussa 2014 ja samalla palkanlaskennan ja kirjanpidon asiantuntijatyö ulkoistettiin Admicomille. Koko henkilöstö on saatu sitoutettua uuteen tapaan toimia. – Erityisen hienoa oli, että kaikki

”Adminet antaa mahdollisuuden pelata sillä tavalla, että työmaa rahoittaa itse itsensä. Se on aivan uskomaton muutos, että saamme työmaat ns. etupainotteisiksi.” -Pentti Sieppinäkivät muutoksen meidän edun mukaisena. Nekin, jotka olivat aiemmin vastanneet niistä toimiston ja taloushallinnon rutiineista, jotka Adminet nykyään hoitaa. He näkivät, että kaikki tapahtuu sentilleen niin kuin pitääkin ja vielä käden käänteessä. Ensimmäiset viikot katseltiin, miten homma lähtee menemään. Toimintaan löytyi nopeasti positiivinen vire, Pentti kiittelee henkilökunnan asennoitumista. Lämpölukolla on ollut organisaatiomuutos työnalla jo jonkin aikaa, joten vaihto automatisoituun ohjelmistoon osui erinomaiseen aikaan. – Adminet on ollut hyvä työkalu organisaatiomuutoksen tueksi. Omasta mielestämme olemme päässeet hyvin sisään ohjelmaan, eikä aloitusvaiheen hässäkkä ollut niin suuri kuin ennalta odotimme, Antti toteaa. Toimintatapoihin onkin tullut melkoinen muutos, kun kaikki on saatu yhden ohjelman sisälle. Aiemmin toimistotöitä hoidettiin useamman henkilön voimin. Vielä viime vuosinakin esimerkiksi työmaatiedot koottiin eri lähteistä ja seuranta tehtiin käsin. Käytössä oli yksinkertainen sähköinen työmääräin ja erillinen laskutusohjelma. – Ensimmäiset niin sanotut tietokoneet tulivat meille 1980-luvun alkupuolella. Silti teimme töitä useamman toimistotyöntekijän voimin. Työllistävä vaikutushan sen aikaisilla toimintatavoilla oli. Kehitys tähän päivään tultaessa on ollut huima. Nyt olemme ajan hermolla ja tiedämme joka päivä, mitä tapahtuu. Adminet on saanut aikaan sen, ettei meidän tarvitse olla tietopimennossa, Pentti vertailee historiaa ja nykyisyyttä. – Muutoksella halusimme tuoreempaa ilmettä. Vanha toiminta perustui paperinpyörittelyyn ja massoitteluun. Nyt samat hommat hoidetaan vähemmällä porukalla, kun kaksi henkilöä on siirtynyt toimistolta pois. Suurin yksittäinen muutos on, että kaikki toiminnot ovat saman ohjelman sisällä, Antti pohtii muuttunutta toimintatapaa.

Helpotusta kentälle ja työnjohtoon Yhteen ohjelmistoon integroidut toiminnot ovat helpottaneet yrityksen arjen pyörittämiseen. Tehostunut toimintatapa näkyy erityisesti työtilausten käsittelyssä. Työnjohto organisoi työt valmiiksi Adminetin kalenteriin. Asentajat puolestaan kirjaavat tilaukselle työt, tarvikkeet ja matkakulut. Lopuksi työnjohto tarkistaa tiedot ja hyväksyy tilaukset laskutettavaksi. – Mukava huomata, kuinka paljon itseä helpottaa, kun asentajat tavallaan valmistelevat laskut. Ennen meillä oli manuaalinen kalenterisysteemi ja ajanvarauskirja, josta työmääräimet liimattiin ilmoitustaululle ja lopuksi koottiin tiedot laskutukseen, Antti kertoo. Työtilauksille tehdyt ostot kirjautuvat automaattisesti oikealle kohteelle. Ostolaskut saapuvat sähköisessä muodossa, eikä niitä tarvitse enää käydä manuaalisesti läpi. Haettaessa tavaraa tukusta, asentajat ilmoittavat työmaanumeron laskun kohdistamista varten. Tarvittaessa toimistolla poistetaan laskulta ylimääräiset tarvikkeet, jos kaikki tilattu ei ole mennyt. – Ennen ostolaskujen kirjaaminen oli valtava työ ja niitä muuten tulee tämän kokoisessa yrityksessä melko paljon. Manuaalinen kirjaaminen oli aika vanhanaikaista. Sähköisen laskun tiedot on helppo tarkistaa ja tarvittaessa kohdistaa työmaalle, jos sitä ei ole jo kohdistettu, Antti kertoo helpottuneesta ostolaskujen käsittelystä. Uusi toimintatapa on tuonut muutoksia myös asentajien arkeen. Kuten muukin henkilöstö, asentajat ovat suhtautuneet muutoksiin positiivisesti. – Työajanseuranta on hyvä ja asentajat ovat tykänneet siitä. Totta kai asentajat olivat aluksi vähän varpaillaan. Meillä on kuitenkin pääasiassa aika nuorta porukkaa ja he olivat aivan innoissaan. Kaikki eivät ole mitään atkalan osaajia, mikä tietysti aiheutti heille mietintää, mutta älyttömän hyvin jätkät ovat oppineet, Antti kertoo. – Ja vaikka osa on jo kuusikymppistäkin porukkaa, eivät he ole pitäneet tätä haittana, vaan päinvastoin selkeyttävänä asiana. Tämä toimintatapa helpottaa ainakin minua kovasti. Kaikilla tuntuu olevan aamulla selvät sävelet päivän kuvioista ja oma aikani menee lähinnä seurantapuolelle, Pentti jatkaa. Jatkuu seuraavalla sivulla >>

lvis-Maailma

| 5


Työmaiden rahaliikenne etupainotteiseksi Yrityksen toimintojen seuranta on muuttunut Adminetin myötä reaaliaikaiseksi. Aiemmin toimistopäällikkö kokosi seurantatietoja eri paikoista, mutta tiedot saatiin käyttöön noin kuukauden viiveellä. – Kuukausi on pitkä aika yrittämisessä ja kun tieto tulee sillä tavalla jälkeenpäin, se on jo vähän myöhässä. Nykyään tiedämme viikon tarkkuudella tulevat asiat ja pystymme seuraamaan vaikka päivittäin, missä mennään. Adminetin viikkoseuranta on erittäin hyvä ja työviikko on mukava päättää katsomalla lauantaiaamuna kotona, miten viikko on mennyt, Pentti kertoo. Pentin mukaan yrittäjälle on erityisen tärkeää pystyä seuraamaan, kuinka työmaiden rahaliikenne toimii: Toimiiko yritys urakan rahoittajana vai rahoittaako työmaa itse itsensä. Monessa kohteessa tili saadaan vasta, kun työmaa luovutetaan. Sitä ennen urakoitsija toimii koko ajan rahoittajana. – Minusta on olennaista, että pystymme koko ajan seuraamaan paljonko olemme saaneet työmaasta rahaa ja paljonko rahaa on kiinni. Tieto avaa yrittäjän ja työnjohdon silmät ja opettaa tekemään maksuliikenteen sopivammaksi. Adminet antaa mahdollisuuden pelata sillä tavalla, että työmaa rahoittaa itse itsensä, eikä yrityksen rahoitusta tarvita. Se on aivan uskomaton muutos, että saamme työmaat niin sanotusti etupainotteisiksi. Nyt maksuliikenne pelaa niin kuin sen pitääkin pelata. Tämä näkyy olevan valtakunnallisestikin LVI-Tekniset Urakoitsijat ry:n ja Rakennusteollisuus RT ry:n teemana. Yleensä 6 | lvis-Maailma

seurataan yrittäjän maksuvalmiutta, mutta ketään ei kiinnosta, miten yrittäjä saa rahan. Nyt tutkitaan myös, kuinka maksuliikenne pelaa työmaalta urakoitsijalle, Pentti kertoo.

mekin osalta, että he ovat kelvollisia urakointiin, Pentti kiittelee automatisoitua ratkaisua.

Yllätyksiä ja positiivisia odotuksia

Automatisoidut rutiinit ja reaaliaikainen seuranta ovat helpottaneet kokonaispaletin hallintaa. Tämä säästää aikaa oikeisiin töihin. – Tietynlainen toimistohulina on jäänyt pois, kun kaikki näkevät, mitä milloinkin tapahtuu. Ennakkotilaukset, laskutukset, laskujen hyväksymiset ja muut hoituvat sivutyönä lähes huomaamatta. Se antaa päivälle työrauhan ja aikaa keskittyä olennaiseen. Nyt jaksaa jatkaa päivittäistä rutiinia eteenpäin. Mikä tärkeintä, pääsee toimimaan asiakasrajapinnassa ja ehtii tehdä jopa työmaakäyntejä. Eikä enää tarvitse istua työpäivän jälkeen montaa tuntia paperihommissa. Yrittäjällekin on tullut työaika ja Adminet on antanut siihen mahdollisuuden, Pentti kiittelee. – Eniten on helpottanut yhteen ohjelmistoon integroidut toiminnot ja se, että asiat hoidetaan sähköisesti. Erityisesti laskutus, ostolaskujen käsittely ja työtilausten hallinta ovat helpottuneet, Antti tiivistää hyödyt. Pentti korostaa, ettei automatisoitu ohjelmisto yksinään tee autuaaksi. Loppujen lopuksi kaiken lähtökohtana on yrittäjän ammattitaito: – Jotten anna väärää mielikuvaa, täytyy korostaa, että meidän täytyy olla ammattilaisia ja hallita yrittäminen, tekeminen ja osaaminen. Adminet on ammattilaisen työkalu, joka antaa mahdollisuuden toimia haluamallamme tavalla. Täytyy olla tyytyväinen, että teimme tämän ratkaisun tässä vaiheessa.

Alun perin Adminetistä haettiin apua erityisesti taloushallinnon pyörittämiseen ja työtaakan keventämiseen, mutta matkan varrella ohjelma on yllättänyt iloisesti myös muissa asioissa. Keväällä esimerkiksi lomien järjestely hoitui kuin itsestään. – Tässä on tullut vastaan huomattavia positiivisia asioita, joita ei edes osannut ajatella, kun ohjelmaa vaihdettiin. Olen toiminut yrittäjänä 34 vuotta. Tämä kesä oli ensimmäinen, kun lomat pystyttiin järjestelemään kaikille silloin, kun he halusivat. Minä vain seurasin sivusta, kun henkilökunta alkoi maalishuhtikuussa tehdä omia esityksiään ja työnjohto tarkisti, ettei tule päällekkäisyyksiä. Asiakkaita on pystytty palvelemaan ja myymälä on ollut auki koko lomakauden, joten ei tämä paremmin olisi voinut mennä, Pentti kertoo. Yllätys on ollut myös, kuinka paljon Adminetin kehittämiseen satsataan. – Puolen vuoden aikana ohjelmaan on päivitetty uudistuksia varmaan viisi tai kuusi kertaa. Varsinkin ratkaisu 1.7. voimaanastuneen tiedonantovelvollisuuden hallintaan oli uskomattoman hyvä. Keväällä tuntui vielä käsittämättömältä, kuinka saadaan kaikki tiedot päivitettyä ja ajan tasalle, mutta siellähän ne ovat valmiina raportointia varten. Tällä jäi tyhjänpäiväinen paperien läträäminen pois ja pystymme helposti tarkistamaan kaikkien alihankkijoidem-

Virtaa myös tulevaisuuteen


Ajankohtaista

ADMICOMIN HELSINGIN TOIMIPISTE MUUTTI Admicomin Helsingin toimipiste siirtyi kesällä uusiin tiloihin Pukinmäkeen. Palvelemme vahvistuneen tiimin voimin osoitteessa Pukinmäenaukio 2. Toimitiloihimme saavut helposti omalla autolla Kehä 1:n liittymästä Malmi/Pukinmäki tai paikallisjunalla toimistomme vieressä sijaitsevalle Pukinmäen asemalle. Helsingin toimipisteen yhteyshenkilöt: • • •

Anna-Maija Ijäs, koulutuspäällikkö Sanni Bomberg, käyttöönotot ja koulutus Tuomas Numminen, aluemyyntipäällikkö

Rakennusalan ammattilaiset kohtaavat 1.-3.10.2014 Messukeskuksessa Helsingissä.

ADMICOM ON MUKANA MESSUILLA Tule vaihtamaan kuulumisia ja tutustumaan Adminetin uusiin ominaisuuksiin.

Tervetuloa osastollemme 6f84!

Lue lisää ja ennakkorekisteröidy osoitteessa www.finnbuild.filvis-Maailma | 7


Huolellinen suunnittelu varmistaa sujuvan

KÄYTTÖÖNOTON Uusiin toimintatapoihin siirtyminen on yritykselle iso asia. Toiminnanohjausjärjestelmää vaihdettaessa pelissä ovat kaikki liiketoiminnalle kriittiset osiot, joiden on toimittava muutostilanteessakin. Adminetin sujuva käyttöönotto on varmistettu huolellisella valmistautumisella ja vaiheittaisella käyttöönotolla, joka voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen: Ennen käyttöönottoa tehtävät toimenpiteet, käyttöönotto ja aika käyttöönoton jälkeen.

Ennen käyttöönottoa Asiakkaalle nimetään Admicomilta oma käyttöönottovastaava, jonka kanssa käydään läpi käyttöönottoprosessin vaiheet ja sitä varten koottavat perustiedot. Käyttöönoton eri vaiheissa hyödynnetään koko koulutustiimin asiantuntemusta ja erityisosaamista. Asiakkaalla on kuitenkin aina oma luottohenkilö, johon voi tarvittaessa olla yhteydessä. Admicomin henkilökunta varmistaa, että käyttöönotto sujuu asiakkaan kannalta mahdollisimman sujuvasti. Noin kuukausi ennen käyttöönottoa pidetään suunnittelupalaveri, jossa käydään läpi käyttöönottotehtävät asiakkaan ja Admicomin osalta. Palaveriin kannattaa ottaa yrityksestä mukaan kaikki, jotka ovat mukana käyttöönotossa. Suunnittelupalaverin jälkeen käyttöönottovastaava soittaa asiakkaalle viikoittain. Viikon aikana mieleen tulleita kysymyksiä kannattaa listata ylös ja käydä ne läpi kouluttajan kanssa puhelun aikana. Suunnittelupalaverin jälkeen kouluttaja käy asiakkaan kirjanpitäjän kanssa läpi taloushallinnon tietojen ja saldojen siirtoon

8 | lvis-Maailma

liittyvät asiat. Opastus peruskäyttöön tapahtuu pääasiassa ennen varsinaista käyttöönottoa. Asiakas käy läpi peruskoulutukset, joilla saavutetaan toimintojen hallintaan tarvittava perusosaaminen. Peruskoulutukset ovat 1-2 tunnin mittaisia videoituja etäkoulutuksia. Asiakas voi seurata koulutuksia omalta tietokoneeltaan silloin, kun hänelle parhaiten sopii. Peruskäytön koulutukset on jaettu useampaan osaan, jotta omaksuttavia asioita ei tule kerralla liikaa. Asiakas saa käyttöönsä myös kirjalliset koulutusmateriaalit. Oma valmistautuminen on tärkeää sujuvan käyttöönoton varmistamiseksi. Ennen ensimmäistä palaveria kannattaa miettiä, ketkä kaikki yrityksestä osallistuvat käyttöönottoon. Projektiin kannattaa nimetä käyttöönottovastaava myös omasta yrityksestä, mutta levittää tietoa ja osaamista laajemmalle jo tässä vaiheessa. Uuteen toimintatapaan siirtyminen tuo muutoksia koko henkilöstölle, joten sisäinen tiedottaminen on tärkeää. Muutosta helpottaa, kun kertoo mahdollisimman avoimesti ja selkeästi, mitä muutos kenellekin tarkoittaa. Ja ennen kaikkea: käyttöönottoon on varattava riittävästi aikaa.

Käyttöönotto Suurin osa käytännön asioista voidaan tehdä vasta lähellä käyttöönottoa, joten myös yhteydenpito Admicomin taholta tiheytyy lähempänä käyttöönottopäivää. Asiakkaan käyttöönottotehtäviä ohjaa Adminetin käyttöönottosovellus, joka muistuttaa hoidettavista asioista. Asiakkaalle kiireisintä aikaa on noin viikko ennen ja jälkeen käyttöön-

oton, joten tuolle ajanjaksolle kannattaa varata aikaa. Käyttöönotosta noin kuukausi opetellaan ja varmistetaan peruskäytön hallintaa. Tämän jälkeen alkaa syvällisempi oppiminen Adminetin tehokkaaseen hyödyntämiseen koko liiketoiminnassa. Asiakas on käyttöönoton piirissä ensimmäiset pari kuukautta. Tämä tarkoittaa, että nimetty käyttöönottovastaava yhdessä muun koulutustiimin kanssa tukee asiakasta käyttöönoton alkumetreillä. Kun käyttöönottovaihe lähenee loppuaan, käydään vastuuhenkilön kanssa läpi käyttöönoton sujuminen ja sovitaan jatkosta.

Käyttöönoton jälkeen Käyttöönottovaiheen jälkeen asiakas siirtyy Admicomin asiakastuen vastuulle, josta hän saa henkilökohtaisen tukipalvelun. Adminetistä on saatavana ohjeita suoraan sovellusta käytettäessä tai Adminet Wikissä (ohjelmasta suoraan avattava käyttöohje). Asiakas voi myös jättää kirjallisia tukipyyntöjä Adminetistä tai soittaa Admicomin asiakaspalveluun, josta avun saa nopeasti ja henkilökohtaisesti. Tässä vaiheessa Adminettiin ryhdytään perehtymään entistä syvällisemmin, jotta siitä saadaan paras mahdollinen hyöty. Johdolle järjestetään raporttikoulutus, jossa käydään läpi Adminetistä saatavia talouden ja projektinhallinnan raportteja, erilaisia analysoinnin porautuvia työvälineitä sekä niiden hyödyntämistä. Asiakas voi käyttöönoton jälkeen osallistua tarpeen mukaan myös muihin asiantuntijakoulutuksiin esimerkiksi tarjouslaskentaan, kirjanpitoon tai palkanlaskentaan liittyen.


Adminet-palvelut

Adminetin käyttöönotto lyhyesti ENNEN KÄYTTÖÖNOTTOA »» »» »»

Suunnittelupalaveri käyttöönottovastaavan ja/tai projektipäällikön kanssa Peruskoulutukset Adminetin käyttöön Valmistautuminen yrityksen sisällä: vastuiden määrittely, tiedottaminen

>>

TAVOITE : Toimittaa tarvittavat tiedot ja varmistaa riittävä perusosaamisen taso sujuvaa käyttöönottoa varten.

KÄYTTÖÖNOTTO »» »»

Käytännön toimenpiteet Jatkosta sopiminen

>>

TAVOITE : Saada kriittiset perustoiminnot pyörimään ongelmitta: ostolaskut, laskutus, palkanlaskenta ja työmääräimet sekä muut suunnittelussa sovitut asiat.

KÄYTTÖÖNOTON JÄLKEEN »» »»

Syventävät koulutukset Adminet-tuki

>>

TAVOITE : Saada asiakkaan osaaminen sille tasolle, että Adminetistä saadaan paras mahdollinen hyöty.

lvis-Maailma

| 9


TEKSTI JA KUVA: Katja Mäenpää

Apeko sai Adminetistä apua

kasvun haasteisiin Sähkösuunnitteluun ja -urakointiin erikoistunut Apeko Oy on tehnyt vahvaa kasvua perustamisestaan saakka. Adminet astui kuvaan, kun laajentunut toiminta vaati tehoa myös projektien ja talouden hallintaan. Apekon tarina ei ole ihan se perinteisin. Yritys sai nimittäin alkunsa, kun yrittäjä Arto Kokkosen vaimo Marjut sai tehtäväksi perustaa kuvitteellisen tai oikean yrityksen osana opintojaan. Tuolloin pariskunta päätti pistää pystyyn oikean yrityksen. Perustettaessa Apekoa vuonna 2009, Arto oli päätoimisesti töissä ulkopuolisella työnantajalla. Arto ehti hoitaa yritystä päätoimensa ohessa yhdeksän kuukautta, kunnes alkoi pyörittää toimintaa kokopäiväisesti. Siitä alkoi Apekon menestystarina. – Jo toisena toimintavuotena palkattiin kaksi miestä ja tämän hetken muonavahvuus on 14. Meillä on toimistolla suunnittelija ja muut ovat asennustöissä. Tässä on nyt kuudes vuosi menossa ja aika paljon on tullut kasvua, Arto kertoo. Kun moni muu tuskailee vähentyneen työkannan kanssa, Apeko vain jatkaa kasvuaan. Liikevaihtokin on ylittänyt jo 1,5 miljoonaa ja tilauskalenteri täyttyy hyvää vauhtia. Menestyksen salaisuus on yrittäjälle itselleenkin osittainen arvoitus. – Minulta on kysytty monta kertaa mistä kasvumme johtuu, mutta en minä tiedä yhtä ainoaa syytä. Luulen, että se johtuu siitä, ettemme yritä olla mitään muuta kuin oma tehokas itsemme. Teemme hommat ripeästi, mutta huolella – ja näköjään se riittää.

Saavutetut edut: – Tuntikortit ja työmääräimet – Materiaalihallinta 10 | lvis-Maailma – Taloushall into

Olihan se itsellenikin pieni positiivinen shokki, kun töitä alkoi olla niin paljon, että asentajien palkkaaminen tuli ajankohtaiseksi. Se oli iso asia, mutta kokenut tuttava kannusti menemään kaasu pohjassa niin kauan, kuin vetoa riittää. Sillä tiellä me nyt olemme. Apekon toimipaikka on Jyväskylässä, mutta käytännössä yritys toimii koko eteläisen Suomen alueella. Sähköasennusten ja ilmalämpöpumppujen asennusten lisäksi yrityksessä tehdään nykyään myös LVI-töitä viiden asentajan voimin. Apekon osaamiseen kuuluu myös älykkäiden sähköteknisten ratkaisujen tuottaminen. – On niitäkin, joille riittää perinteisesti muutama pistorasia ja normaalit valot. Sitten on myös asiakasryhmä, joka osaa vaatia enemmän ja tietää mitä haluaa. Se luo meille toisinaan haasteita, mutta siksi me täällä olemme. Pidemmälle viedyt ratkaisut ovat erilaisia kotiautomaatiojärjestelmiä, joiden avulla pystytään toteuttamaan normaalia monipuolisempaa ja muunneltavampaa sähköistystä. Käytännössä ratkaisu näkyy asiakkaalla siten, että hän voi esimerkiksi mennä nettiin katsomaan, mikä tilanne kotona on ja tehdä tiettyjä ohjauksia tai pieniä säätöjä. Tai jos on laiska kuten minä, ohjata valojakin kännykällä, Arto naurahtaa.

Kokonaisvaltaista tukea Vahvan kasvun myötä Apekossa tuli ajankohtaiseksi myös toimintatapojen uudelleenarviointi. Työntekijämäärän kasvaessa toiminta ei voinut enää perustua omaan muistiin, paperilappuihin, erinäisiin taloushallinnon ohjelmistoihin ja tiedonsiirtoon paikasta toiseen. Apekossa kokeiltiin erilaisia ratkaisuja, kunnes päädyttiin Adminettiin. – Adminet on ollut meillä käytössä noin vuoden ja hyväksi havaittu. Mielestäni käyttöönotto meni kivuttomasti. Olihan siinä asioita hoidettavana, mutta loppupeleissä ne olivat aika helppoja. Ad-

micomin kouluttajat perehdyttivät meitä ohjelmaan ja koko henkilöstölle järjestettiin koulutus, jotta saatiin asentajat juoneen mukaan. Erityisesti käyttöönottoa helpotti henkilökohtainen tuki alkumetreillä. – Oli hienoa, että meillä oli omat tukihenkilöt, joihin pystyimme olemaan yhteydessä ja jotka auttoivat ongelmissa. He tiesivät koko ajan missä mennään, mitä on käyty läpi ja mitä kaikkea meidän pitää itse ymmärtää. Kouluttajallamme oli vielä taustaa sähköalalta, joten hän todella ymmärsi toimintaamme. Olin positiivisen yllättynyt, että tuki oli niin vahvaa, Marjut kertoo. Käyttöönoton jälkeen Adminet-asiakkaiden käytettävissä on ohjelmasta löytyvien ohjeiden lisäksi tukipalvelu, jonne voi jättää joko kirjallisia tukipyyntöjä tai olla yhteydessä puhelimitse. Myös tukipalvelu saa kiitosta toimivuudestaan. – Jos jätämme kirjallisia tukipyyntöjä, saamme vastauksen saman päivän aikana. Tukipyyntöihin vielä vastataan siten, että niistä ymmärtääkin jotain. Admicomin tuella on ymmärrys kokonaistoiminnastamme ja he osaavat huomioida sen. Kun käytössämme oli useita eri ohjelmia, tuessa ei osattu huomioida yksittäisen asian vaikutuksia muihin toimintoihimme, Marjut jatkaa.

Yrittäjän aika menee haalarit päällä Arton vastuulla on yrityksen töiden pyörittäminen. Projektinhallinta on helpottunut, kun töiden organisointi, tavaratilaukset ja tuntikortit ovat sähköisessä muodossa yhden järjestelmän sisällä. Arto on myös pystynyt delegoimaan osan töistään eteenpäin. Nykyään hän saa tehdä enemmän sitä, mistä aidosti nauttii, eli olla kentällä oikeissa töissä. – Koska meillä on suunnittelija toimistolla, hän voi hoitaa työtilauksiin liittyviä asioita. Itse olen hypännyt sieltä mahdollisuuksien mukaan pois. Olen mieluum-


Menestystarinat

”Suunnittelija hoitaa työtilauksiin liittyviä asioita ja Marjut taloushallinnon. Itse olen hypännyt toimistolta mahdollisuuksien mukaan pois. Olen mieluummin haalarit päällä kentällä. ” -Arto Kokkonen-

min haalarit päällä kentällä. Kun Marjut vielä hoitaa kirjanpidon ja palkanlaskennan, ei minua paljoa siellä tarvita. Minua kiinnostaa karkeasti vain, miltä tulos näyttää viivan alla. Seurantaa varten käytössäni on räätälöidyt raportit, joista näen juuri itseäni kiinnostavat asiat. Oleellinen muutos työtilausten hallinnassa on, että tieto on kaikkien käytettävissä saamaan aikaan niin kentällä kuin toimistossa. – Helpottaa huomattavasti, että kaikki toiminnot ovat samassa järjestelmässä kaikkien käytettävissä. Kun meille tulee työ, avaamme sen Adminettiin ja luomme maksuerätaulukot. Suunnittelija pystyy tilaamaan kaikki tavarat kohteitten mukaan, joten turha veivaaminen jää pois. Asentajilla on käytössään tabletit, joilla he merkitsevät käyttämänsä tavarat ja kuittaavat työmaat valmiiksi. Lopuksi minä hoidan laskutuksen ja se on todella helppoa hommaa. Kun luo tilausvaiheessa maksuerätaulukon, käy vain valitsemassa laskutettavat erät ja klikkaa laskut menemään. Apekolla on muutama luottotukkuri, joilta tavaroita tilataan. Kaikki ostot hoidetaan Adminetin kautta ja yleensä ne tehdään suoraan työtilaukselle. Lisäksi käytössä on pieni varasto, jossa säilytetään perustarvikkeita ja harvinaisempia tuotteita, joilla on pitkät toimitusajat. – Ostaminen on helppoa, kun Adminet vertailee hinnat tukkureiden ajanta-

saisista hinnastoista ja kertoo, missä on halvinta. Tukkurilaskut saapuvat sähköisenä ja kohdistuvat oikealle työmaalle, joten mitään paperilaskuja ei tarvitse plärätä ja poimia sieltä rivejä. Nyt kun meillä on ensimmäistä kertaa myös sähköinen varastonhallinta, tiedämme oikeasti, missä tavaraa on ja mihin sitä menee.

Aiemmin taloushallinto oli palapeliä Marjut vastaa Apekon kirjanpidosta ja palkanlaskennasta. Adminet on tuonut paljon helpotusta myös hänen työhönsä. – Aikaisemmin meillä oli erillisissä ohjelmissa palkanlaskenta, kirjanpito ja laskutus sekä pankkiohjelma laskujen maksua varten. Kun tuntikortit olivat vielä erikseen, niidenkin tiedot piti yhdistää palkanlaskentaohjelmaan. Alkoi tuntua melko työläältä, että joka paperin tiedot piti siirtää aina seuraavaan paikkaan. Siinä oli vähän sellaista palapelin kokoamista. Nyt kaikki taloushallinnon asiat hoituvat Adminetissä. Vaikka alku vaati totuttelua uuteen toimintatapaan, on automatisoitu taloushallinto tuonut helpotusta. – Aiemmin kirjanpito laahasi jäljessä, mutta Adminetissä sitä pystyy seuraamaan reaaliajassa ja tarvitsemansa tiedon löytää nopeasti. Kyllä tämä on helpottanut minua tosi paljon. Totta kai toimintojen hahmottaminen vaati alus-

sa aika paljon opettelua, kun oli aiemmin tehnyt kaiken käsin. Erityisen vaikea oli luottaa, että automatiikka oikeasti hoitaa asiat. Tuki oli tässäkin kohtaa tosi hyvä. Sinne kun otti yhteyttä ja selvitti asiat, tämäkin epävarmuus on poistunut ja käyttöön on tullut rutiinia.

Aika oikeisiin asioihin Merkittävä yhteinen nimittäjä projektinhallinnassa ja taloushallinnossa saavutetuille hyödyille on ajansäästö oikeisiin asioihin. Taloushallinnon tuplakirjaukset ja tiedonsiirrot ovat poistuneet, projektinhallinnan tehtäviä puolestaan on pystytty automatisoimaan ja jakamaan vastuuta laajemmalle. – Onhan Adminetissä jaettu osittain minun työtä asentajillekin, mutta työ on sellaista, että se menee siinä sivussa. Työtilausten ja ostojen delegoiminen suunnittelijalle on myös jotenkin luontevaa, kun hän istuu kuitenkin toimistolla. Melkein väitän, että joutuisin istumaan viikossa päivän enemmän tietokoneella, jos edelleen tekisin työmääräimet käsin ja tukkutilaukset sähköpostilla. En kyllä vaihtaisi entiseen, Arto toteaa. – Adminet on juuri tälle alalle tehty ja oikeasti helppo. Tietoa on saatavissa todella paljon ja kun pikkuhiljaa kaivelee uusia asioita, sieltä löytää aina jotain mielenkiintoista. Mielestäni Adminet on kokonaisuutena hyvä, Marjut kuittaa. lvis-Maailma

| 11


Adminetin valtti on asiakkaan koko toiminnan kattava

PALVELUKOKONAISUUS Adminet on palvelukokonaisuus, jolla hallitaan yrityksen kaikki toiminnot yhden ohjelmiston sisällä. Toiminnanohjausratkaisujen lisäksi Admicom tarjoaa asiakkailleen asiantuntijapalvelut kirjanpitoon, palkanlaskentaan ja liiketoiminnan kehittämiseen. Perinteisesti toiminnanohjausjärjestelmä mielletään ohjelmistoksi, jolla hallitaan esimerkiksi yrityksen työtilauskantaa. Tämän lisäksi käytössä saattaa olla erilliset ohjelmat työajanseurantaan, laskutukseen ja palkanlaskentaan sekä tilitoimisto hoitamassa kirjanpidon rutiineja. Adminet on palvelukokonaisuus, joka sisältää automatisoidut ratkaisut toiminnanohjaukseen, taloushallintoon, kirjanpitoon ja palkanlaskentaan. Lisäksi Admicom on valjastanut pitkän kokemuksensa liiketoiminnasta ja toimialasta asiakkaidensa hyödyksi. Adminet-asiakas saa halutessaan Admicomin kautta asiantuntevat kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelut, konsultointia liiketoiminnan haasteisiin sekä tarvittaessa jopa yritysjärjestelyihin liittyvät toimeksiannot: yritysmuodon muutokset, sukupolvenvaihdokset ja yritysten myynti- ja ostotoimeksiannot.

Kaikki yhdessä ohjelmistossa Adminetissä kaikki yrityksen toiminnot pyörivät yhden ohjelman sisällä ja kerran syötetty tieto on käytettävissä kaikkialla, missä sitä tarvitaan. Esimerkiksi työntekijän syöttäessä työtuntinsa työmaalla, tieto siirtyy samalla

12 | lvis-Maailma

kertaa palkanlaskentaan, kuluksi työtilaukselle sekä laskutettavaksi asiakkaalta. Adminet-ohjelmisto sisältää automatisoidut työkalut taloushallintoon, projektinhallintaan, materiaalihallintaan, palkkahallintoon ja johtamiseen. Automatiikka tekee rutiinityöt käyttäjän puolesta, joten turhaa tietojensyöttämistä tai tuplatyötä ei tule. Adminet on vaivaton käyttää, sillä asiakkaan puolesta huolehditaan myös hinnastojen ylläpidosta, ohjelmistopäivityksistä, varmuuskopioinneista, tietoturvasta ja mm. verottajalle toimitettavista raporteista.

Asiantuntevat taloushallinnon palvelut Adminetissä kirjanpito- ja palkanlaskenta-aineistot muodostuvat automaattisesti. Työntekijä voi tallentaa tuntinsa mobiilitoiminnoilla työmaalla tai vaikka työn jälkeen kotikoneella. Palkkajakson valmis tuntikortti siirtyy esimiehelle tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Palkanlaskenta tuntee rakennusalan työehtosopimukset, AY-jäsenmaksukäytännöt, verottajan ohjeet sekä pankkien maksukäytännöt ja kirjaa tasetapahtumat kirjanpidon tileille. Varsinaisen palkanlaskennan toiminnot onnistuvat ilman syvällistä palkkahallinnon osaamista. Jos osaamista tai aikaa ei ole, ja yrittäjä haluaa keskittyä ydinosaamiseensa, palvelun voi aina ulkoistaa Admicomille. Admicomin kirjanpidon ja palkanlaskennan osaaminen perustuu rakennus- ja talotekniikka-alojen, liiketoiminnan ja asiakkaiden tarpeiden

ymmärtämiseen. Koska kirjanpitoaineisto muodostuu pitkälti automaattisesti, ovat Admicomin kirjanpitopalvelun hinta, kattavuus ja nopeus erittäin kilpailukykyisiä. Halutessaan asiakas voi jatkaa yhteistyötä myös nykyisen tilitoimistonsa kanssa, jolloin kirjanpitäjä käsittelee kirjanpitoaineistoa sähköisesti Adminetissä.

Koulutus ja konsultointi Admicom tarjoaa pitkän kokemuksensa rakennus- ja talotekniikka-alalta asiakkaidensa hyödynnettäväksi. Asiakkaan tarpeeseen kohdennetuilla ohjelmistokoulutuksilla varmistetaan, että asiakas saa Adminetistä parhaan mahdollisen hyödyn. Liiketoimintakonsultoinnissa pureudutaan tarpeesta riippuen toimintatapamuutosten läpiviemiseen, kannattavuuden pullonkauloihin tai kasvuyrityksen haasteisiin. Täsmäkoulutusta voi saada esimerkiksi kirjanpitoon ja palkanlaskentaan, tarjouslaskentaan tai talouden raporttien tulkitsemiseen. Koulutus räätälöidään aina asiakkaan tarpeen mukaan. Laajimmillaan konsultoinnin toimeksianto voi liittyä yritysmuodon muutoksiin, omistajajärjestelyihin, sukupolven vaihdoksiin tai liiketoiminnan lopettamiseen. Yritysten osto- ja myyntitoimeksiannot Admicom hoitaa yhdessä kumppaneidensa kanssa. Kaikkiin edellä mainittuihin toimeksiantoihin liittyy täyden palvelun malli, jossa kokeneet juristit hoitavat sopimusasiakirjojen laatimisen.


Sovellusuutiset Adminet-palvelut

PROJEKTINHALLINTA Kalenteri ja resursointi | Sopimuslaskutus | Sähköinen työmääräin | Työtilausten laskutus | Yleinen hinnasto | Vastaavat tuotteet | Tarjouslaskenta | Projektinhallinta | Projektivalvonta | Tapahtumaruutu | Asentaja-analyysi

S O V E L L U K S E T

P A L V E L U T

HALLINTO JA JOHTAMINEN Automaattiraportit | Sisäinen laskenta | Dokumentinhallinta | Asiakkuudenhallinta | Data-analysaattori TALOUSHALLINTO Ostolaskut | Myyntilaskut | Rahaliikenne | Sisäinen laskenta MATERIAALINHALLINTA Ostotarpeet ja -tilaukset | Myymälä | Myyntitilaukset | Varastonhallinta | Reaaliaikainen kirjanpito

+

PALKKAHALLINTO Palkanlaskenta | Tuntikortit | Matkalaskut | Lomat ja poissaolot

AUTOMATISOINTI Adminet tekee tehtäviä käyttäjän puolesta. PALVELUT Varmuuskopiointi | Tietoturva | Päivitykset ja ylläpito | Asiantunteva tuki YHTEYDET Tukkurit ja toimittajat | Pankit ja viranomaiset | Asiakkaat ja työntekijät | Liitot ja järjestöt

+

LISÄPALVELUT Erikseen tilattavissa palkanlaskennan ja kirjanpidon palvelut sekä koulutusta ja konsultointia Adminetin tehokkaaseen käyttöön ja liiketoiminnan haasteisiin.

=

ADMINET-PALVELUKOKONAISUUS

lvis-Maailma

| 13


Asiakkaan toimintaa tukeva taloushallinnon palvelukokonaisuus on

ihmiset & sovellus osaavat

automatisoitu

Adminet tekee automaattisesti valtaosan taloushallinnon rutiinityöstä. Jäljelle jäävää asiantuntijatyötä varten Admicom tarjoaa asiakkaidensa käyttöön ammattitaitoiset ja alaa ymmärtävät kirjanpidon ammattilaiset. Jatkuvasti vahvistuvassa kirjanpitotiimissä on laaja-alaista kokemusta rakennus- ja talotekniikka-alalta sekä tilitoimistomaailmasta ja ammattiosaamista aina talouspäällikkötasolle asti.

Toimiva ratkaisu syntyy toimialan tuntemuksesta Adminet on räätälöity rakennus- ja talotekniikka-alan tarpeisiin. Tämä on huomioitu myös Admicomin kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelussa, jossa jokainen ammattilainen perehdytetään alan erityispiirteisiin. Toimialaan liittyy paljon asioita, jotka täytyy huomioida myös taloushallinnon näkökulmasta. Admicomin kirjanpitäjillä on vankka ymmärrys alan erityispiirteistä ja hoidettavanaan yli 150 alan asiakkaan kirjanpito. – Palkoissa huomioidaan tietysti työehtosopimukset, mikä on luku sinänsä, mutta liittyy alaan paljon muutakin. Jos esimerkiksi perustajaurakoinnissa rakennetaan kiinteistö, jonka yritys myy osakkeina sen valmistuttua, urakka myös tuloutetaan vasta luovutushetkellä. Tällöin kuvioon astuu oman käytön arvonlisäverokysymykset. Tämä on vain yksi esimerkki, mutta muun muassa perustajaurakointi on kirjanpidollisesti eri14 | lvis-Maailma

laista hoitaa kuin normaali urakkatyö, kertoo Admicomin kirjanpidon asiakaspalvelupäällikkö Virpi Tenhunen. Adminet-asiakkaan kannalta kirjanpidon ulkoistaminen Admicomille on vaivatonta ja turvallista. Kirjanpidon asiantuntemuksen ja toimialan ymmärryksen lisäksi kirjanpitäjien ohjelmaosaaminen on vahvaa ja sitä ylläpidetään jatkuvasti. – Meidän Adminet-osaaminen on ihan toisella tasolla, kuin vaikka tilitoimistossa. Kun ohjelmaan tulee uusia ominaisuuksia, tuotekehitys perehdyttää meidät niihin. Olemme myös itse kehittämässä ohjelmistoa ja teemme koko ajan yhteistyötä Adminetin asiakastuen kanssa. Meillä asiakastuki vastaa ohjelman käyttöön ja ominaisuuksiin liittyviin kysymyksiin, jotta me kirjanpitäjät voimme keskittyä sisältö- ja asiantuntijakysymyksiin.

Osatuloutus pitää ymmärtää Rakennus- ja talotekniikka-alalle on ominaista töiden toteuttaminen urakointina. Mitä suurempi urakoiden osuus on liiketoiminnasta, sitä tärkeämpää niiden toteutumista on seurata ajantasaisesti urakoiden osatuloutuksella. Jo pelkkä valmiusastelaskenta aiheuttaa päänvaivaa asiaan vihkiytymättömälle kirjanpitäjälle – ja monelle yrittäjällekin. – Meillä jokainen kirjanpitäjä tietää mitä oikeasti tapahtuu, kun puhutaan valmiusastelaskennasta ja mitkä asiat siihen vaikuttavat. Toki yrittäjä hoitaa it-

se urakointiin liittyvät asiat ja tarkistaa, että valmiusastelaskennan budjetit ovat ajan tasalla. Me tarkistamme tilinpäätöksen lähestyessä, ettei valmistusaste ole liian korkea ja budjetit ovat järkevällä tasolla. – Osatuloutusta hyödynnettäessä urakkaa tuloutetaan sitä mukaan, kuin se valmistuu. Ei niin kuin perinteisesti, jolloin urakan todellinen lopputulos tiedetään vasta jälkilaskennan kautta – joskus vasta kuukausia tilikauden päättymisen jälkeen. Kun tuloutetaan koko ajan, nähdään vuoden tuloksen kehittyminen reaaliajassa. Osatuloutuksen avulla pystytään seuraamaan, kuinka urakka kehittyy budjettiin nähden ja tarvittaessa tekemään korjauksia. Urakan valmistuttua ei tarvita jälkilaskentaa, vaan nähdään heti, kuinka projekti meni. – Ideaalitilanne on, että työmaapäällikkö seuraa säännöllisesti budjettia ja tarvittaessa korjaa ennustetta. Tällainen toimintatapa lisää yrittäjän tietoisuutta urakan onnistumisesta ja antaa ihan käytännön tasollakin tietoa, jos urakkaa on esimerkiksi laskettu jossain kohtaa väärin. Valitettavan moni kiikuttaa vieläkin tositteet tilitoimistoon ja urakan onnistuminen on arvoitus tilinpäätökseen asti.

Kirjanpitosovelluksella tieto reaaliajassa Adminetin automatisoitu taloushallinto poistaa ison osan rutiinityöstä, joka aiheuttaa monessa yrityksessä harmai-


Adminet-palvelut Menestystarinat

Admicomissa taloushallinnon ammattilainen ymmärtää toimialan erityispiirteet ja asiakkaan kokonaistoiminnan. Admicomin asiantuntijat (ylhäältä vasemmalta): Hanna-Leena Lauri (palkanlaskenta), Virpi Tenhunen (kirjanpito), Kari Kalmukoski (kirjanpito), Paula Immonen (kirjanpito), Yao Jiang (kirjanpito).

ta hiuksia. Erityisesti laskujen käsittelyyn liittyvät toimenpiteet vähenevät oleellisesti. Myyntilaskujen tiedot muodostuvat automaattisesti ja yrittäjä voi seurata myyntisaatavia reaaliajassa. Ostolaskut saapuvat Adminettiin sähköisessä muodossa, tiliöityvät ja kirjautuvat kustannusseurantaan. Kaikista toimenpiteistä jää Adminettiin jälki, joten tapahtumat ja tositteet ovat helposti löydettävissä aina tarvittaessa. Käteis-, pankkikortti- ja luottokorttikuitit asiakas voi käsitellä vaikka päivittäin suoraan järjestelmään. Näin nekin ovat kirjanpidossa mukana reaaliajassa, eivätkä kuitit ehdi kadota. – Kirjanpidon tieto tulee yrittäjän käyttöön reaaliajassa, joten hän on koko ajan perillä yrityksen tilanteesta. Koska tieto on sähköisessä muodossa, kirjanpitäjän on hirveän helppo tarkistaa asioita Adminetistä mappien pläräilyn sijaan. Yrittäjä löytää myös itse tarvitsemansa tiedot. Data-analysaattori johdon työkaluna on saanut paljon kiitosta. Data-analysaattorilla voidaan porautua vuoden luvuista päivittäistasolle ja tositetasolle saakka. Hoidetaanpa kirjanpito Admicomissa, yrityksen sisällä tai tilitoimistossa, kirjanpidon arkirutiinit helpottuvat. Kun perinteisessä toimintamallissa tositteet kerätään mappeihin ja toimitetaan jälkikäteen kirjattavaksi, Adminetissä tieto kulkee sähköisessä muodossa ja ohjelma tekee itse rutiinikirjaukset. – Tieto myynti-, osto- ja kululaskuista sekä palkoista, varastosta ja ra-

haliikenteestä siirtyy automaattisesti kirjanpitoon. Kirjanpitäjän ei tarvitse tehdä sellaista rutiinia, että kirjataan esimerkiksi tiliotteelta tapahtumia reskontraan ja päinvastoin. Hänen tehtäväkseen jää ainoastaan normaalista poikkeavat kirjaukset ja asiantuntijatyö. Adminet on rakennettu kokonaisvaltaiseksi työkaluksi liiketoiminnan ohjaamiseen. Kirjanpidon tiedot muodostuvat reaaliajassa ja Adminetistä saatavien raporttien tiedot pohjautuvat niihin. Luotettavan seurannan takia kirjanpidossa on poikkeavia toimintatapoja perinteiseen tilitoimistotyöhön verrattuna. – Adminetissä kirjanpitäjä ei voi tehdä takautuvia kirjauksia, koska muuten

johto ei voisi luottaa raportoinnista saataviin tietoihin ja hyödyntää niitä. Joskus tämä saattaa aiheuttaa erilaiseen toimintatapaan tottuneelle kirjanpitäjälle hämmennystä, mutta kuitenkin kirjanpitäjät ovat olleet tyytyväisiä kirjanpidon ja tilinpäätöksen helppouteen. Perinteinen tilitoimisto kirjaa kirjanpidon tiedot jälkikäteen yksittäisten laskujen tai koontilistojen perusteella. Esimerkiksi heinäkuun kirjanpito saattaa siis valmistua vasta syyskuun alkupuolella, joten urakan tilannetiedotkin saadaan yli kuukauden viiveellä – ja ihan oikea lopputulos on nähtävissä vasta tilinpäätöksen valmistuessa. Adminetillä kaikki tieto on yrittäjän käytettävissä reaaliajassa. lvis-Maailma

| 15


TEKSTI: Katja Mäenpää KUVA: Findri

Oy Yleiskylmä Findri Ltd: Adminet on kokonaisvaltaisesti

HYVÄ SYSTEEMI Kylmälaitteita valmistava ja huoltava Oy Yleiskylmä Findri Ltd. tuskaili käsipelillä pyörineiden palkkahallinnon ja projektinhallinnan kanssa, kunnes tuttu yrittäjä vinkkasi Adminetistä. Nyt yrityksen toiminnot on saatu yhteen järjestelmään ja Adminetin tehokäyttöä opetellaan määrätietoisesti.

nenlaisia asiakkaita räätälöidyillä ratkaisuilla. – Jos heittää esimerkkejä, niin jääratapuolella käsialaamme ovat KHL:ssä pelaavien Pietarin SKA:n ja Lokomotiv Jaroslavlin kotiareenat. Jäähdytämme myös ulkokenttiä, esimerkiksi viime talvena Tapiolan jääpuiston. Teollisuuspuolella olemme tehneet jäähdytinlaitteita Venäjälle Kontupohjaan ja Kemiin Botnian tehtaalle. Kiinteistöpuolella taas toteutimme vuonna 2012 Tiedekeskus Heurekan ilmanvaihdon jäähdytyksen. – Nämä esimerkit kuvastavat sitä, mitä kaikkea jäähdytys voi pitää sisällään. Käyttökohteiden kirjo on laaja, mutta käytännössä teemme ratkaisun mihin tahansa. Jos jotain täytyy jäähdyttää, niin on oikeastaan ihan sama mitä, siihen vain tehdään kustomoitu ratkaisu. Findrin Tuusulan tehtaalla valmistetaan jäähdytyslaitteita käyttövalmiiksi, jolloin ne ovat helposti siirrettävissä ja kytkettävissä käyttökohteeseen. Paikanpäällä ei tarvitse enää kuin tehdä viimeiset asennukset.

Kylmäurakointiliike Oy Yleiskylmä Findri Ltd. valmistaa Tuusulassa kylmälaitteita urheilun, teollisuuden ja kiinteistöjen tarpeisiin. Yrityksen palveluun kuuluu myös laitteiden huoltotoiminta. Findri tekee urakointia ja projektitoimintaa 15 oman työntekijän ja laajan alihankkijaverkoston voimin. – Asiakkaitamme ovat pääasiassa teollisuusyritykset, kunnat ja kaupungit. Suurin osa urheilupuolestamme muodostuu jääradoista. Teollisuuspuolella merkittävä ryhmä on paperiteollisuus ja sellaiset yritykset, joilla on kylmä- ja pakastevarastoja. Kiinteistöpuoli on sitten sitä tutumpaa mukavuusilmastointia eli esimerkiksi toimistotilojen jäähdytystä, kertoo toimitusjohtaja Jarno Harju. Jarno on toisen sukupolven yrittäjä vuonna 1994 perustetussa Findrissä ja ollut aktiivisesti mukana yrityksen toimin– Tilaus nassa viimeiset kymmenen ten vuotta. Yritys palvelee mo–

S aav u t

16 | lvis-Maailma

et ut e d

ut :

Tuntiseu hallinta – Palkka ranta h – Kokon allinto aisuude n hallint a

Palveluun kuuluu myös niin sanottu vuokrakontti, jota voi vuokrata tapahtumiin. – Käytännössä kontti vaan napataan kuljetukseen ja kytketään jäähdytykseen sähkösyötöllä. Ratkaisu mahdollistaa myös sen, että kontti voidaan kuljettaa jotain tapahtumaa varten mihin tahansa. Vuokrakonttimme on ollut käytössä muun muassa Dancing on Ice -ohjelman kuvauksissa.

Korkeanluokan ratkaisuja Findrin toiminta on maailmanlaajuista, mutta päämarkkinat ovat Euroopassa. Kilpailu on lisääntynyt jäähdytyspuolellakin, erityisesti ulkomaisten toimijoiden taholta. – Kilpailu on lisääntynyt koko ajan, mutta kylmätekniikka on kuitenkin aika pieni osa-alue. Kotimaista valmistusta ei ole enää kovin paljon, koska tiettyjä ratkaisuja tulee ulkomailta. Esimerkiksi jääratapuolella ei ole montaa toimijaa, mutta kilpailu on kyllä kovaa. Findrin ratkaisu kilpailuun ovat korkeanluokan ratkaisut asiakkaan tarpeeseen. Niiden toteuttaminen on kannattavaa myös Suomessa, koska jokainen ratkaisu pitää suunnitella ja mitoittaa erikseen siten, että ne toimivat oikein ja energiatehokkaasti. Tällaisia ratkaisuja ei pystytä toteuttamaan massatuotantona halvempien tuotantokus-


Menestystarinat

”Tämä on meille tärkeää, koska aiemmin tilinpäätös on ollut vuosittain ainoa tuloksen mittari, eikä bisneksen ohjaaminen voi perustua pelkästään tilinpäätöstietoihin.” - Jarno Harju-

tannusten maissa. – Esimerkiksi jäähalleissa jään tekeminen ja ylläpitäminen käyttää paljon energiaa, joten on tärkeää, että ratkaisu on tehty hyvin. Siihen ei enää kelpaa mikään valmispaketti, joka voi tuhlata sähköä vuosittain 50 000 eurolla kustomoitua ratkaisua enemmän. Silloin on perusteltua panostaa tuotteeseen investointivaiheessa.

Palkat ja projektit hallintaan Adminet otettiin Findrillä käyttöön huhtikuussa 2014. Silloisessa toimintatavassa ongelmia aiheuttivat erityisesti palkkahallinto ja projektinhallinta, joihin kaivattiin tehokkaampaa ratkaisua. Adminetistä Harju kuuli tutulta yrittäjältä. – Meillä oli erityisesti kaksi kysymystä, joita emme pystyneet ratkaisemaan edellisellä järjestelmällä: Kuinka saada palkat kirjattua sähköiseen muotoon siten, että ne ovat helposti käsiteltävissä sekä kuinka saada projektit paremmin hallintaan. Yhteistyökumppanimme kautta tuli esille, että Adminetissä nämä asiat on järjestetty. Siitähän se idea sitten lähti. Adminet on vastannut haasteeseen ja entisestä palkkahallinnon paperinpyörittelystä on päästy eroon. – Palkkahallinto on ratkennut hyvin. Aiemmin se oli irrallinen osio eikä linkit-

tynyt laskutuksen ja työtilausten kanssa. Nyt tieto on automaattisesti käytettävissä kaikkialla. Palkkahallintoa on opeteltu Adminetin käytön alkutaipaleella ja vyörytetty myös henkilökunnalle tietoa, miten sovellusta tulee käyttää. Tällä hetkellä asentajat täyttävät vielä tuntinsa tietokoneella kotona tai toimistolla. Seuraava kehitysaskel on, että asiat käsitellään heti kentällä. Myös projektit alkavat olla paremmin hallussa, vaikka Harju arvioi, että jatkossa Adminetin projektinhallinnasta saadaan vielä paljon nykyistä enemmän irti. – Ennen meillä ei ollut kunnon tilaustenkäsittelyjärjestelmää, johon olisimme voineet syöttää tiedot heti uuden tilauksen saapuessa. Nyt olemme ottaneet projektit perustasolla käyttöön, mutta projektinhallinnan ominaisuudet ovat niin monipuoliset, että käytämme niitä varmaan vasta 50 prosentin teholla. Tarkoitus on saada homma täyteen tehoonsa tämän vuoden loppuun mennessä.

Kokonaisvaltaisesti hyvä Adminetillä on saatu yritystason kokonaisuus hallintaan ja vähennettyä henkilötyön tarvetta erityisesti kirjanpidon osalta. Harjun perheestä löytyy myös kirjanpidon osaamista ja kirjanpito on hoidettu perhepiirissä oman päätyön ohella.

– Nyt kun siinä asiassa alkaa tulla ikä vastaan ja toimintaa on tarkoitus kehittää, tietenkin työkalujenkin täytyy olla jotain muuta kuin Excelillä pyörittelyä. Toiminnanohjauspuolella kuitenkin tapahtuu paljon sellaisia toimintoja, jotka saadaan helposti sylkäistyä kirjanpitoon ja laskutukseen samalla kertaa. Haimme sellaista ratkaisua, jolla päästään kokonaisvaltaisesti hyvään systeemiin – ja juuri sellainen Adminet on. Siellä on paljon nimenomaan meidän alaa tukevia toimintoja. Seuraava askel Findillä on osaamisen hiominen sellaiseen kuntoon, että Adminetistä saadaan kaikki teho irti. Harju odottaa innolla ensimmäisen toimintavuoden täyttymistä, jotta seurannan tueksi saadaan myös vertailupohjaa aiempaan. – Luulen, että kun opimme järjestelmän perin pohjin, pystymme keskittymään entistä enemmän omiin hommiin ja saavutamme kustannushyötyjä. Myös seuranta saadaan sellaiselle tasolle, että yrityksen tilannetta voidaan seurata säännöllisesti. Olen jo nyt tehnyt seurantaa, mutta erityisesti odotan, että saamme ensimmäisen puhtaan vuoden alle vertailutiedoksi. Tämä on meille tärkeää, koska aiemmin tilinpäätös on ollut vuosittain ainoa tuloksen mittari, eikä bisneksen ohjaaminen voi perustua pelkästään tilinpäätöstietoihin.

lvis-Maailma

| 17


Käyttäjävinkki

KUSTANNUSKERTYMÄ Työtilausten kustannuskertymästä nähdään valitun kohteen eri työtilauksille kertyneet kustannukset (tarvikkeet, työt, korvaukset, alihankinnat ja muut).

Työtilausten kustannuskertymän näkymä on reaaliaikainen: Kirjanpitoon kirjattujen jo toteutuneiden kustannusten lisäksi sieltä nähdään vielä kirjaamatta olevat, ns. sitoutuneet kustannukset. Jos valittu kohde on urakkatyö joka on vaiheistettu, toiminto mahdollistaa vaihekohtaisen kustannusseurannan, kun jokainen vaihe on avattu omaksi työtilaukseksi.

Kaikista työtilauskohtaisista kustannuskertymistä pääsee porautumaan tapahtumatasolle ja siten nähdään, mistä yksittäisistä tapahtumista summa muodostuu. Jos tapahtumia on raportoitu kohteelle ilman työtilausta, ne näkyvät kohdassa ”ei työtilausta”. Viimeisellä rivillä on nähtävissä vielä ”Kohde yhteensä” -tapahtumat. Toteutuneet kulut = Jo kirjanpi-

toon kirjatut kulut. Esimerkiksi työtunnit, jotka on jo maksettu palkanlaskennassa. Sitoutuneet kulut = Työtilaukselle kohdistetut kulut, joita ei ole vielä kirjattu kirjanpitoon. Esimerkiksi työtilaukselle valitut tarvikerivit, joiden toimitustapana on varasto. Näistä tapahtuu varasto-otto ja kulujen kirjaus laskutuksen/varastolähetteen kirjautumisen yhteydessä.

Tilauksella 1477 toteutuneita kuluja 41,59 € Tilauksella 1571 sitoutuneita kuluja 825,58 €

Työtilauskohtaisia kustannuskertymiä pääsee tarkastelemaan myös tapahtumatasolla. 18 | lvis-Maailma


Mitä kuuluu?

Mitä työnkuvaasi kuuluu? Järjestelmäkäyttöönottojen toteutus sekä asiakaskoulutukset.

Markku

Parasta työssäsi? Yrityksen toimintamallien kehittäminen, työn haastavuus ja työporukkamme.

Adminetin paras ominaisuus? Järjestelmäintegraatio – kaikki tarpeellinen on saman katon alla. Kuinka vietät vapaa-aikasi? Vapaa aikani kuluu parhaiten jääkiekon, jalkapallon tai salibandyn merkeissä. Elämänohjeesi? Kun on tahtoa, ei mikään ole mahdotonta.

TERO TYKKYLÄINEN KÄYTTÖÖNOTOT JA ASIAKASKOULUTUS Teron tavoitat numerosta 044 433 3205.

Admicom Oy on toiminnanohjauksen edelläkävijä Admicom on jyväskyläläinen avainhenkilöidensä omistama yritys. Avainhenkilöillämme on vuosikymmenten kokemus toiminnanohjausjärjestelmien kehittämisestä. Kokemuksen kautta saatu näkemys on tuottanut seuraavan ohjelmistosukupolven luomisen: pitkälle automatisoidut toiminnot yhdistettynä toimialakohtaiseen ohjelmistokokonaisuuteen. Automatisoitujen toimintojen ajansäästö pk-yrityksessä on 1-2 henkilön työmäärä vuodessa. Adminetin avulla asiakasyrityksen toimintatavat muuttuvat siten, että yrityksen päivittäisten rutiinien tekeminen helpottuu olennaisesti. Säästämällä työaikaa tuottamattomista rutiineista, asiakasyrityksessä pystytään keskittymään ydinliiketoimintaan. Pyrimme yhteistyössä asiakkaan kanssa löytämään parhaat ratkaisut tavoitteiden saavuttamiseksi. Admicomin vahvuudet perustuvat liiketoiminnan ja toimialan tarpeiden ymmärtämiseen sekä uudenlaisten toimintatapojen läpiviemiseen ja edistyksellisiin sovellusratkaisuihin. Tuotekehitystiimimme koostuu Suomen kokeneimmista toiminnanohjausjärjestelmien kehittäjistä. Asiakkaidemme apuna ovat toimialaa tuntevat, tehokkaasti ja luotettavasti toimivat liiketoimintakonsultoinnin ja asiakastuen ammattilaiset. Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29 40100 Jyväskylä

Pukinmäenaukio 2 00720 Helsinki

myynti@admicom.fi www.admicom.fi

lvis-Maailma

| 19


admicom oy väinönkatu 26 a 29

40100 jyväskylä

Adminet on nettikäyttöinen talotekniikka- ja rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä, josta löydät työkalut niin pienen kuin ison yrityksen tarpeisiin: Taloushallinto • Ostolaskut • Myyntilaskut • Reaaliaikainen kirjanpito • Rahaliikenne Palkkahallinto • Palkanlaskenta • Tuntikortit • Matkalaskut • Lomat ja poissaolot Materiaalihallinta • Ostotarpeet ja ostotilaukset • Myyntitilaukset • Myymälä • Varastonhallinta • Yleinen hinnasto • Viivakoodikeräily

Johdon työkalut • Automaattiraportit • Sisäinen laskenta • Dokumentinhallinta • Asiakkuudenhallinta • Kalenteri • Data-analysaattori • Asentaja-analyysi

Haluatko tietää, kuinka suuri merkitys Adminetillä voi olla sinun yrityksesi toimintaan?

Projektinhallinta • Asentajanruutu + Asentajan Mobiili • Työtilausten laskutus • Tarjouslaskenta • Projektinhallinta • Projektinvalvonta • Yleinen hinnasto

Itä- ja Pohjois-Suomi 045 278 1733

Ota yhteyttä: Etelä- ja Länsi-Suomi: 044 715 0297

Keski-Suomi ja Pirkanmaa 045 674 3573

-kumppani tuloksen tekemiseen

-työkalut tuloksen tekoon

Päämääränä auttaa asiakasta menestymään Kotimainen ja tekijöidensä omistama Asiantunteva asiakastuki Alansa edelläkävijä LVIS-alan tunteva

Kokeneiden osaajien suunnittelema Selkeät sovellukset, helppo käyttää Pitkälle automatisoidut toiminnot Ei vaadi laiteinvestointeja Jatkuvasti kehittyvä Nettikäyttöinen

Ota yhteyttä – arvioidaan yhdessä, kuinka suuri merkitys Adminetillä olisi sinun yrityksesi toimintaan! myynti@admicom.fi | www.admicom.fi

LVIS-Maailma 3/2014  

Admicomin asiakaslehti

LVIS-Maailma 3/2014  

Admicomin asiakaslehti

Advertisement