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UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO ESCUELA DE COMMUNICACION SOCIAL INFORMÁTICA Nombre: Adán Chacater

MICROSOFT EXCEL  ¿Qué es Excel?  Ambiente del trabajo de Excel  Elementos de la pantalla  Comandos de Excel  Configuración

 ¿QUÉ ES EXCEL? Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft Office System. Permite crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de cálculo) para analizar datos y tomar decisiones

fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de gráficos con aspecto profesional.

 AMBIENTE DE TRABAJO DE EXCEL La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos básicos de todas las ventanas de Windows y su manejo es el mismo. El cambio está más bien en su área de trabajo, o sea, en la estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada por un arreglo de filas


(horizontales) y columnas (verticales), donde las filas van enumeradas (1, 2, 3, etc.) y las columnas se identifican con las letras de alfabeto (A, B, C, etc.). El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce con el nombre de Celda y a su vez cada celda se identifica mediante una coordenada que resulta de unir la letra de la columna con el número de la fila correspondiente, así por ejemplo, la primera celda de toda la hoja de trabajo se identifica como A1 (Columna A, Fila 1). Los libros de trabajo de Excel, está formado básicamente por tres (3) hojas de trabajo, aunque este número puede ser aumentado o disminuido de acuerdo a las necesidades del usuario. En todas las hojas vamos a encontrar el mismo número de filas y de columnas.

 ELEMENTOS DE LA PANTALLA

Barra de titulo La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos.

Minimizar, maximizar, cerrar En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

Barra de acceso rápido La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer.


Barra de menús Es el sistema central de EXCEL ya que ahí se encuentran casi todas las funciones de EXCEL, contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.

Banda de opciones La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel.

Banda de opciones con ALT Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.


Barra de formulas La barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada. Si la celda contiene una fórmula, se mostrará aquí. Si hay una fórmula se mostrará el contenido de la celda. El contenido de la celda se puede editar directamente en las celdas o en la barra de fórmulas.

Barra de estado Muestra mensajes y comentarios. Si la barra de estado está activada aparecerá en la parte inferior de la pantalla.

Etiquetas de hojas Las barras de desplazamiento vertical y horizontal están disponibles para ayudarnos a desplazarnos en las hojas de cálculo.

Barras de deslizamiento: Horizontal y Vertical Permite desplazar el contenido de forma horizontal o vertical.

Cabecera de filas Indica el número de filas con que contamos.

Cabecera de columnas


Indica el número de columnas con que contamos.

Vista de hoja Son controles para cambiar la vista de la hoja.

Área de trabajo Lugar donde realizaremos todas las actividades de contabilización u operaciones básicas.

 COMANDO DE EXCEL F1 Muestra la ayuda de Excel F2 Entra en modo de edición para la celda activa

F3 En caso de existir un nombre definido, muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre. F4 Repite la última acción. Además, al escribir una fórmula permite cambiar entre referencias relativas, absolutas y mixtas. F5 Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

F6 Moverse entre los paneles de un libro dividido. F7 Muestra el cuadro de diálogo Ortografía.

F8 Activa el modo Ampliar selección que permite aumentar el rango seleccionado utilizando las teclas de dirección.

F9 Calcula el resultado de las fórmulas de todas las hojas de los libros abiertos. F10 Activa la barra de menús.

F11 Crea una hoja de gráfico con el rango de celdas seleccionado.


F12 Muestra el cuadro de diálogo Guardar como.  Atajos de una sola tecla Alt Activa la barra de menús.

Avpág Desplazarse una pantalla abajo dentro de la hoja.

Entrar Completa la entrada de una celda y selecciona la celda inferior. Esc Cancela la entrada de una celda. También cierra cualquier cuadro de diálogo mostrado.

Espacio Activa o desactiva una casilla de verificación dentro de un cuadro de diálogo. Fin Activa o desactiva el Modo final. Al estar en Modo final se pueden utilizar las teclas de dirección para moverse hacia la última celda del rango actual. Inicio Moverse al inicio de la fila. Repág Desplazarse una pantalla arriba dentro de la hoja.

Retroceso Elimina el contenido de una celda y entra en Modo de edición. Suprimir Elimina el contenido de una celda

Tabulador Completa la entrada de una celda y selecciona la celda a la derecha.

Teclas de dirección Selecciona la celda superior, inferior, izquierda o derecha de acuerdo a la tecla de dirección pulsada.  Atajos de teclado básicos en Excel Ctrl+A Muestra el cuadro de diálogo Abrir.

Ctrl+B Muestra el cuadro de diálogo Buscar. Ctrl+C Copia las celdas seleccionadas.

Ctrl+D Copia una fórmula hacia la derecha sobre el rango seleccionado. Ctrl+R Cierra el libro de trabajo.

Ctrl+S Subraya el texto seleccionado.

Ctrl+T Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla. Ctrl+U Nuevo libro de trabajo.

Ctrl+V Pega el contenido del portapapeles. Ctrl+X Corta las celdas seleccionadas. Ctrl+0 Oculta las columnas seleccionadas.  Atajos con Ctrl y teclas de función Ctrl+F1 Oculta o muestra la Cinta de opciones.


Ctrl+F2 Muestra el cuadro de diálogo Imprimir. Ctrl+F3 Muestra el Administrador de nombres. Ctrl+F4 Cierra la ventana del libro actual.  Atajos con Mayús y teclas de función Mayús+F2 Agrega o edita un comentario de celda. Mayús+F3 Muestra el cuadro de diálogo Insertar función. Al editar una fórmula muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función. Mayús+F11 Inserta una nueva hoja.

Mayús+F12 Muestra el cuadro de diálogo Guardar como.  Atajos con Alt y teclas de función Alt+F1 Inserta un gráfico en la hoja actual.

Alt+F2 Muestra el cuadro de diálogo Guardar como. Alt+F4 Cierra Excel.

Alt+F8 Abre el cuadro de diálogo Macro.

Alt+F10 Muestra el panel “Selección y visibilidad” para formas. Alt+F11 Abre el Editor de Visual Basic para Aplicaciones.  Atajos con las teclas Ctrl+Mayús Ctrl+Mayús+F3 Muestra el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección. Ctrl+Mayús+F6 Moverse al libro abierto anterior. Ctrl+Mayús+F10 Activa la barra de menú.

Ctrl+Mayús+# Aplica el formato Fecha en la forma dd-mmm-aa. Ctrl+Mayús+$ Aplica el formato Moneda con dos decimales. Ctrl+Mayús+% Aplica el formato Porcentaje sin decimales. Ctrl+Mayús+/ Aplica el formato de notación Científica.  Atajos de teclado para moverse en Excel Alt+Avpág Moverse una pantalla a la derecha en la hoja.

Alt+Repág Moverse una pantalla a la izquierda en la hoja.

Ctrl+. Moverse a la siguiente esquina de un rango seleccionado.


 Atajos de teclado para seleccionar datos Ctrl+* Selecciona la región actual de celdas con datos. Ctrl+Espacio Selecciona la columna actual.

Mayús+Avpág Extiende la selección hacia abajo por una pantalla.

Mayús+Repág Extiende la selección hacia arriba por una pantalla.  Atajos para ingresar datos y fórmulas Alt+= Inserta una Autosuma de las celdas adyacentes.

Alt+Abajo Despliega las opciones de una lista de validación de datos. Alt+Entrar Inserta un salto de línea dentro de una celda. Ctrl+, (coma) Insertar la fecha actual. Ctrl+: Insertar la hora actual.

Ctrl+” (comillas dobles) Copia el valor de la celda superior.

 CONFIGURACIÓN Es la primera opción de diseño de página y contiene las siguientes herramientas que nos facilita modificar las opciones decorativas del documento. Colores: Modifica el color del tema actual.

Fuentes: Además de modificar el color del tema, se puede cambiar el título y el cuerpo de las letras del texto.

Efectos: En esta herramienta se pueden aplicar animaciones nuevas al texto además de las dos opciones anteriores.  Márgenes: Esta herramienta la podemos utilizar para fijar el tamaño de las márgenes ya sea de todas las paginas a utilizar o solo la página actual.

Orientación: Se puede cambiar el sentido de la página entre vertical y horizontal.

Tamaño: A4-A3………..En esta sección podemos elegir las dimensiones de la página actual.

Área de Impresión: Marca un área específica para imprimirla. Saltos: Nos funciona para estructurar el texto agregándole en esta sección los saltos de páginas.

Fondo: Elije una imagen para insertarla como de fondo en el documento.


Imprimir Títulos: Especifica las columnas y las filas que se repetirán en las hojas siguientes del documento.

 Ajustar área de impresión. Es la tercera opción de diseño de pago. Y consta con herramientas útiles para ajustar lo impreso.

Ancho: Reduce el ancho del resultado de impresión para ajustarlo a un número máximo de páginas.

Alto: Reduce el alto del resultado de impresión para ajustarlo a un número máximo de hojas. Escala: Aumenta o disminuye el área de impresión en una escala de porcentaje de su tamaño real.

 Opciones de la Hoja: Es la cuarta opción de diseño de página que nos da las herramientas para estar la hoja antes de la impresión.

Líneas de Cuadricula: O más conocidas como celdas, son los espacioso campos que

conforman las tablas en esta herramienta se puede re-ajustar las dimensiones de estas. Encabezados: Son los títulos que llevan cada columna de la tabla, en esta herramienta se puede modificar el cuerpo del texto de la misma.

 Organizar: Es la quinta opción de diseño de página y cuenta con herramientas útiles para modificar elementos u objetos específicos en el documento que estamos creando.

Traer Al Frente: Trae el objeto seleccionado delante de todos los otros para no dejar elementos ocultos detrás de otros. Enviar Al Fondo: Envía el objeto seleccionado oculto detrás de todos los otros.

Panel de Selección: Ayuda a seleccionar objetos específicos para cambiarles su orden y su visibilidad dentro del documento.

Alinear: Organiza los bordes de varios objetos, o se distribuyen dentro del documento. Agrupar: Organiza grupos en asociaciones para considerarse un solo objeto. Girar: Cambia el sentido de ubicación del objeto seleccionado

 Fuente: http://support.microsoft.com/kb/213257/es


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