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Mayo 07 de 2012

CIDBA GRUPO 4 SEMESTRE III

GESTIĂ“N DOCUMENTAL Y EL PGD

Concepto, importancia y marco legal | Berta Renata Romero C.


INTRODUCCIÓN

El presente trabajo se realizó fundamentalmente con base en la normatividad archivística y la Ley 594 “Ley General de Archivos. Primero se define la Gestión Documental, y el documento, a partir del concepto dado por el Archivo General de la Nación (AGN). A su vez, se abordará el Programa de Gestión Documental (PGD): marco legal, concepto, importancia, objetivos, aspectos a tener en cuenta; así como la Tabla de Retención Documental como instrumento necesario y reflejo para el buen desarrollo de un PGD. Además se hace mención de la normatividad que expresa lo concerniente a la privacidad de los documentos.

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OBJETIVOS

 Comprender el concepto de Gestión Documental, y la importancia de la implementación de un programa de Gestión Documental para el desarrollo adecuado de las labores administrativas en una empresa.  Describir y conocer los objetivos y ventajas de un programa de Gestión Documental.  Identificar la importancia de las Tablas de Retención Documental y sus etapas.  Explicar algunas normas de carácter general relacionadas con la gestión Documental.  Exponer normatividad referente a la privacidad de los documentos.

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GESTIÓN DOCUMENTAL Y EL PGD: Concepto, importancia y marco legal Tomando como referencia el material dado en la primera unidad realice lo siguiente:

1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

Gestión Documental, se refiere a todas las acciones que comprenden todo el proceso archivístico, por ejemplo: restauración, clasificación, ordenación, descripción, foliación, archivo de los documentos teniendo en cuenta tanto las normatividad y/o la legislación vigente como las herramientas que son imprescindibles para esta labor, como: las Tablas de Retención y Valoración Documental, inventarios y además aplicando la tecnología.

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2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.

Documento: Cualquier tipo de registro de información, sea cual sea su formato. Documento de Archivo: Es todo aquel documento que se origina por las funciones

desempeñadas por cualquier empresa o en cumplimiento de un trámite u oficio por parte de esta.

3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

Esta es la Ley 594 de 2000.

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4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.  Establecer pautas claras para la distribución de los documentos que se produzcan o se reciban.  Llevar a cabo la organización de los documentos que se refiere a la clasificación, ordenación y descripción.  Primero que todo la Gestión Documental comprende documentos físico y electrónicos.  Esta labor se propone facilitar la consulta de los documentos considerando algunas restricciones.  Conservar los documentos para su perduración en el tiempo, teniendo en cuenta el control de las condiciones físicas, ambientales del lugar y de donde reposaran los documentos.  Facilitar las decisiones correspondientes al valor que poseen y así eliminar, conservar permanentemente, digitalizar o microfilmar.

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6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental. Es importante conocer y aplicar la normatividad en cuanto al manejo de documentos y archivos. Luego realizar un análisis de la empresa, de las condiciones de los documentos que se requiere tratar y en general lo que necesite la empresa, para definir las estrategias que se pondrán en marcha.

7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles etapas comprenden. Allí, se logran identificar las series, subseries y tipos documentales existentes en una entidad, se establece el tiempo de permanencia de los expedientes o documentos en cada una de las etapas del ciclo vital y valorar cuál será su disposición final individualmente, todo mediante un previo estudio. En este sentido ayuda a que las labores administrativas se presten de manera eficiente, eficaz ya que facilitan la producción, trámite y organización de los documentos de archivo. Las etapas que comprenden son: -

Etapa 1: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

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Etapa 2: Análisis e interpretación de la información recolectada.

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Etapa 3: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.

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Etapa 4: Aplicación.

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Etapa 5: Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental.

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8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

Es importante porque establece unas pautas detalladas para desarrollar los procesos archivísticos desde su recepción o producción hasta su disposición final.

Esto

comprende todas las acciones, diseño e implementación de formatos, instrumentos archivísticos, aplicaciones tecnológicas, etc., para dicha labor.

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Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. 9.

NORMAS DE CARÁCTER GENERAL El derecho de petición es una solicitud que se hace verbal o escrito Artículo 23. (formalmente), ante una entidad “Toda persona tiene derecho a pública o privada, con el fin de que se presentar peticiones respetuosas a las de resolución a lo que se requiera. autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener Hay varios tipos de peticiones: pronta resolución. El legislador - Quejas podrá reglamentar su ejercicio ante - Reclamos organizaciones privadas para garantizar los derechos - Manifestaciones fundamentales”. - Solicitar información -

Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”.

Consultas

La aplicación de estos parámetros en materia de educación, esta en permitir que exista universalidad de saberes, libertad para reflexionar y pensar autónomamente, ser críticos y autocríticos, etc.

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Como veíamos anteriormente mediante el “derecho de petición”, se puede Artículo 74. acceder a documentos públicos. Pero “Todas las personas tienen derecho a en caso de que un documento contenga acceder a los documentos públicos alguna información personal reservada, salvo los casos que establezca la ley”. no se podrá ejercer el acceso al contenido, más si se podría solicitar por ejemplo una lista o índice de los documentos con carácter reservado.

Ley 31 de 1992 Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de documentos d e l B a n c o d e l a República.

Ley 23 de 1995 Artículo 37. Factura electrónica.

Art. 54: serán de carácter público aquellos documentos que se deriva de las funciones que ejercen como entidad a los usuarios, siendo reservados aquellos que contienen información que solo compete al banco. (Ver Articulo 15 Constitución Política). Art. 55: De conservación se refiere al plazo precaucional o tiempo que se deben archivar los documentos, antes de decidir si serán sujetos a selección, eliminación o conservación permanente. Los documentos públicos se envían al Archivo General de la Nación. Este es el documento análogo, que cuenta con una firma digital y con la misma validez legal que el documento en papel.

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10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

Constitución Política de Colombia Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

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WEBGRAFÍA

Guía para la conceptualización de un programa de gestión documental. Punto 2. Conceptualización de un programa de gestión documental. Marco legal. (En línea). Disponible en: http://es.scribd.com/doc/66229907/8/CONCEPTUALIZACION-DE-UN-PROGRAMA-DEGESTION-DOCUMENTAL Grupo de trabajo Archivo General de la Nación, 2005. El Derecho Fundamental de Petición, Jorge Atahualpa y Jean Rivero. Documento pdf. Disponible en: http://www.javeriana.edu.co/juridicas/pub_rev/univ_est/pdfs/cap.%206.pdf Consultado el 07 de mayo de 2012. Gerencie.com. Artículo: Documentos públicos y privados. (28 de abril de 2011). Disponible en: http://www.gerencie.com/documentos-publicos-y-privados.html Consultado el 07 de mayo 2012. Fundación para la libertad de prensa. Derecho de petición. Acceso a documentos públicos. (Agosto 26 de 2011). (En línea). Disponible en: http://www.flip.org.co/alert_display/2/2333.html Consultado el 06 de mayo de 2012. Ley 31 de 1992. Normas del Banco de la Republica. (En línea). Disponible en: http://www.banrep.gov.co/documentos/the_bank/pdf/l31de1992.pdf Consultado el 06 de mayo de 2012.

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Gestion Documental  

Programa de gestion documental