Issuu on Google+

                                        Task/Working Group Status   Updated  – 03/2009                          

© 2005 - 2008 ACORD Corporation – All Rights Reserved. AUGIE – ACORD User Group Information Exchange

Report

Page 1 Updated – 3/23/2009


Table of Contents     

Who we are! ....................................................................................................................................................................................................................... 3  How to Use This Document ................................................................................................................................................................................................ 4  2009 Priorities..................................................................................................................................................................................................................... 5  Industry Work Groups ........................................................................................................................................................................................................ 6  Real Time Campaign ________________________________________________________________________________________________________ 6  Quality Implementation of Real Time/Download Issues ____________________________________________________________________________ 6  Real Time Reporting Subgroup ________________________________________________________________________________________________ 6 

AUGIE Task ......................................................................................................................................................................................................................... 7  Commercial Lines Download Task Group ________________________________________________________________________________________ 7  More Carrier Involvement ____________________________________________________________________________________________________ 7  Real Time Makes Real $$$$$__________________________________________________________________________________________________ 7  International Involvement ‐ __________________________________________________________________________________________________ 8 

ACORD Working Groups ..................................................................................................................................................................................................... 9  Completed Tasks................................................................................................................................................................................................................. 9  ACORD Forms...................................................................................................................................................................................................................... 9   

© 2005 - 2008 ACORD Corporation – All Rights Reserved. AUGIE – ACORD User Group Information Exchange

Page 2 Updated – 3/23/2009


Who we are!    AUGIE – ACORD User Group Information Exchange ‐ created by ACORD and major vendor user groups. It is a forum for ACORD, agents, brokers, insurers,  solution providers, and associations to gather information, share ideas and actively shape the future of the insurance industry. It allows collaboration on  common concerns that affect the day‐to‐day and long‐term operations of agents and provides agents with a voice in the ACORD standards process with the  goal of improving agency efficiency and productivity.       ACORD Contact:    Cal Durland, CPCU – cdurland@acord.org, (845) 620‐1700 ext. 411      Core Team:  AUGIE Leaders Council – ACORD, AMS Users Group, ANeU, ASCnet (now includes DORIS), NASPA, neXsure, NIUG,  NUGMI, ACORD Board Members (representing  ACORD’s Executive Committee, IIABA, PIA)  and ACORD  Communication team.  Mission:  AUGIE is a collaboration of agency User Groups and ACORD whose mission is to:     o Amplify the voice of automated agencies through their respective User Groups.  o Hasten the implementation of ACORD Standards throughout the industry.  o Collaborate on any other industry initiative of mutual interest to the participants.     AUGIE provides the structure and process by which AUGIE participants work cooperatively to set AUGIE’s priorities  and submit requests through the ACORD Standards process as required.   Core Values:  AUGIE is comprised of industry volunteers who focus on the business reasons to utilize technological efficiencies to  enhance their workflows, service and sales. Therefore, AUGIE should:  o Understand, serve, and anticipate market needs.   o Encourage maximum participation and collaboration of all relevant parties.   Vision of Excellence:  • To be an important and valued process for gathering input, providing guidance on technology and other workflow  issues impacting insurance distribution.   • To communicate to the industry the positions on various issues that are supported by all the User Groups.  Reference Document  To learn more about our process please review  http://www.acord.org/acordcom/AuthoringDocuments/573/AUGIE_Reference_Doc_Participant‐ %205_18_2006.pdf .   How to become involved:  Join AUGIE on teams.acord.org, http://www.acord.org//augie/AUGIE_Teams_Instructions.pdf   How to submit ideas:  Send an email to cdurland@acord.org with your idea and business case.  © 2005 - 2008 ACORD Corporation – All Rights Reserved. AUGIE – ACORD User Group Information Exchange

Page 3 Updated – 3/23/2009


How to Use This Document        This document has been developed and is kept up to date to provide you with a summary of AUGIE, Industry Campaigns and ACORD’s current tasks & Standards  efforts that impact AUGIE’s success. In addition, at the end of the document, completed materials and their website link have been provided.     AUGIE Tasks that are submitted and approved for handling, fall under one or more the following categories:    ƒ Ease of Doing Business – The carriers and vendors are working toward enabling ease of doing business through the agency management and rating  systems. This will ultimately lead to more time to improve agents’ retention and new business success.  Real Time (Inquiry & Transactions) and  Download  capability within the agency systems will enable consistent workflows for the independent agents and brokers.  ƒ

Data Integrity – Agents need quality data within the agency data base.  Good data streamlines agency operations, eliminating time spent massaging  and rekeying the data shared between partners. 

ƒ

Education and Training – Through the collaborative effort of the Real Time Campaign, the industry is holding sessions across the country to educate  and train agent/brokers on the functionality available in their systems. 

ƒ

Implementation of ACORD Standards – The industry’s use of ACORD Forms and Data Standards will result in good data that may be shared between  partners.  To learn more about implementing ACORD standards, visit http://www.acord.org//realtime/realtime.aspx  

     

ƒ

Communication – Communication and hearing a common message is key to the successful prioritization of technology and workflow enhancements.   The AUGIE and the Real Time Campaign are focusing on communications to all the industry stakeholders. 

ƒ

Other – Other tasks that have been submitted to AUGIE to handle 

What’s Currently Hot and ready for you to take action!   “Real Time Makes Real $$$$$”  Located on www.getrealtime.org/growth   

© 2005 - 2008 ACORD Corporation – All Rights Reserved. AUGIE – ACORD User Group Information Exchange

Page 4 Updated – 3/23/2009


2009 Priorities   

Commercial Lines Download a Focus on Small Commercial Lines – to ensure agent/broker data bases are synchronized with carrier data  bases, download is a critical component of the ease of doing business.  So how is “Small Commercial” defined? It’s not, we’re leaving that to each agency  or communicating partner to define it the way they want to.  We have published the following Commercial Download information for agents/brokers,  carriers and vendors to improve their implementation of this functionality.   o Commercial Lines Policy Detail Download – Agency Start‐Up Guide ‐   http://www.acord.org/augie/Commercial_Lines_Download_Agent_Guide.pdf   o ACORD Members ‐ ACORD PCS AL3 Implementation Guide ‐ 236‐V1‐3_AL3‐Commercial‐Lines‐Data‐Quality‐and‐Download‐ Implementation‐Guide ‐ http://www.acord.org/Standards/PandCMember_AL3.aspx   ƒ For more information on download http://www.getrealtime.org/active/resourcesdownload.asp    Real‐Time – The expanded use of Real‐Time functionality and real‐time rating is a primary focus for the industry.    • • •

The Industry Real‐Time Campaign ‐ www.getrealtime.org,   Register for “Upcoming Webinar ‐ http://www.getrealtime.org/active/webinars.asp   Start implementing Real‐Time today – http://www.getrealtime.org/active/RealTimeGuide.asp . 

 

More Carrier Involvement – Expanded involvement by the carriers on both a Regional and National basis. As part of carrier involvement we are  seeking to obtain a definite commitment for those that are just beginning the installation of Real‐time and download.  AUGIE continues to reach out to  carriers that work with independent agents.    ƒ Quality implementation – Agents want to have quality real time and download implementation.  Send an email to workinggroups@acord.org  and request to be added to “Independent – Quality Implementation of real time/download   ƒ  Assist carriers by directing them to focus on the following:  o Utilizing ACORD Forms  o Download – Personal,  Commercial lines, Claims, Commission Statement Download – based on ACORD AL3 and XML  o Inquiry ‐ to include policy, billing, and claims – based on ACORD XML  o Rating/Endorsement Processing – based on ACORD XML      Communication – A continuing opportunity to improve awareness about what is available today.  Join us each month, 3rd Tuesday of the month at  3:00 PM EST, for a webex and conference call to bring you up to date.  

Conference Call: Dial‐in Number: 877‐326‐2337, Conference ID: 7386608, Pass Code: (Not needed)  Go to: http://ACORD.webex.com and enter  the Meeting Number, 351 293 455 and press Join Now.  (This meeting does not require a password.)    © 2005 - 2008 ACORD Corporation – All Rights Reserved. AUGIE – ACORD User Group Information Exchange

Page 5 Updated – 3/26/2009


Industry Work Groups 

Task Lead 

Industry Chairs   Lisa Becker;  Cyndy Smith  Collaborative  Industry  Contacts – Jeff  Yates, Cal    Durland  Industry Chairs   Quality Implementation of Real  Brian Bartosh,   Time/Download Issues  Mike Foy  This group is working on industry  guidelines for the quality implementation  ACORD  Facilitator: Cal  of Real Time and Download. This will  Durland  involve the following:  • Identifying the issues and triaging  them to determine the best  organization to move them to  resolution.  • Identifying issues that could be  overcome through the ACORD  Standards and the process they  would go through to be resolved.  • Defining a "Road Map" for the  industry to use to ensure quality  implementation of Real Time and  Download.  Real Time Reporting Subgroup  Industry Chair –  Cyndy Smith  Real Time Campaign – In collaboration  with the industry the Real Time  Campaign will continue throughout  2009.  Materials to support the  campaign are posted on  www.getrealtime.org    

Task Group  Name and  URL  www.getreal time.org      

Start  Date 

Target  Completion Date 

Status 

2004 

 

Real Time Sessions and Webinars are  being sponsored across the country  to promote awareness of the  campaign.   

http://teams .acord.org/a pps/org/wor kgroup/inde pendent‐ quality/  

2007

 

Quality implementation of Real  Time and Download is vital to the  success of the Real Time Campaign.   This group will be working towards  that goal. 

http://teams .acord.org/a pps/org/wor kgroup/inde pendent‐ realtimerepo rt/  

July 2008 

 

To join this initiative, contact  workinggroups@acord.org 

© 2005 - 2008 ACORD Corporation – All Rights Reserved. AUGIE – ACORD User Group Information Exchange – Industry Campaigns

Page 6 Updated –3/26/2009


AUGIE Task 

Task Lead 

Commercial Lines Download Task  Group ‐ This group is advocating the  expanded usage of Commercial Lines  Download. The scope of this group will  include   *developing a Commercial lines  download webinar,   *survey’s for the constituents, agents,  carrier and vendors.   *Advocacy materials  *providing materials to help carriers  build a business case.  More Carrier Involvement – This group  will continue to engage regional carrier  involvement in 2009.  Face to face  sessions will be scheduled:  June – ACORD Carrier Session at the  Taj Mahal, Atlantic City, NJ on June  9th  November  – ACORD Implementation  Forum 

Industry Chairs   To Be  Determined  ACORD  Facilitator: Cal  Durland 

Real Time Makes Real $$$$$   Because of the efficiencies created by  using Real Time and Download, agency  and brokerage professionals find they  have more time on their hands. AUGIE  and a group of industry volunteers  compiled a guide and documentation to  shift the agency staffs focus from  “processing” to a “consultative sales  culture”.   This group continues to  expand the information available to assist  the agencies.  

Industry Chairs ‐ Kitty Ambers  ‐Stu Durland  Staff Facilitator  – Cal Durland   

Industry Co‐ Chairs – Ron  Binning and  Andy Fogarty  Staff Facilitator  – Cal Durland     

© 2005 - 2008 ACORD Corporation – All Rights Reserved. AUGIE – ACORD User Group Information Exchange

Task Group  Name and  URL  http://teams .acord.org/a pps/org/wor kgroup/augi e‐cldl/  

Start  Date 

Target  Completion Date 

Nov 2008   

AUGIE  2/2006  Regional  Carrier Task  Group ‐  http://teams. acord.org/ap ps/org/workg roup/augie‐ regionalcarri er/   http://teams 2007 .acord.org/a pps/org/wor kgroup/augi e‐time/  

Status 

This group will be working on  preparing a Commercial Lines  Download Webinar. 

On Going 

The agenda for the June 2009  Carrier session will be posted on  www.acord.org/events shortly 

 

Documentation is currently posted  on  www.getrealtime.org/growth   • •

Presentation on the materials  has been made at various state  associations.    Work will continue to be done  to expand the materials posted  on the website. 

Page 7 Updated – 3/23/2009


AUGIE Task 

International Involvement ‐The AUGIE  effort is being discussed in Australia,  Canada and Japan.     

Task Lead 

To Be  Determined 

© 2005 - 2008 ACORD Corporation – All Rights Reserved. AUGIE – ACORD User Group Information Exchange

Task Group  Name and  URL   

Start  Date   

Target  Completion Date   

Status 

 

Page 8 Updated – 3/23/2009


ACORD Working Groups  ACORD success depends on the involvement and commitment of its volunteers. Here is the link to ACORD’s working groups  http://www.acord.org/Standards/workinggroups_pcs.aspx.    If you have an interest or expertise in any of these areas, please request to be added to the group.   To do so, please register for a user name and password on  www.acord.org and send an email to workinggroups@acord.orgrequesting that you be added to the group(s). 

 

Completed Tasks  Tools & Documentation  Strive for Ease of Doing Business   AUGIE has made tools and documents available for you to improve your ease of doing business. In conjunction with the functionality provided by your  agency management system and the training you receive through your user group, these pieces will assist you in reducing your processing time and allow  you more time to service and/or expand your relationship with your customer.  See http://www.acord.org/augie/augie_resources.aspx  Need to make a change See http://www.acord.org/Resources/power_change.aspx   An industry Reference Document has been posted on   http://www.getrealtime.org/documents/IndustryReferenceGuide200804.pdf   Added Recently – Download Stakeholders Document ‐ http://www.getrealtime.org/active/stakeholderdownload.asp  

ACORD Forms  All agents may have access to the ACORD Static, Non‐fillable Forms (PDF format) and there is no fee. Register on www.acord.org for a user name and  password and then go to the “Advantage” link in the blue bar on you “My Privileges” page.  Carriers and Vendors, need a copy of a new form, contact  memberservices@acord.org.  © 2005 - 2008 ACORD Corporation – All Rights Reserved. AUGIE – ACORD User Group Information Exchange

Page 9 Updated – 3/23/2009


AUGIE Priority Document