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Le nouveau Pléiade est arrivé ! Depuis le 28 janvier vous pouvez accéder à Pléiade, l’intranet animé par l’administration centrale des ministères de l’éducation nationale et de l’enseignement supérieur et de la recherche, et vous pouvez y retrouver des contenus et des services en accès sécurisé. En complément de votre intranet académique, cette nouvelle version de Pléiade vous apportera des informations institutionnelles et thématiques de niveau national utiles pour l’exercice de votre métier, au sein d’espaces structurés, cohérents et sécurisés. Un accès élargi à tous les personnels non enseignants en académie Pléiade est accessible à tous les personnels de l’administration centrale, à des invités selon les besoins collaboratifs (personnels enseignants et d’orientation en académie, personnels des établissements d’enseignement supérieur, partenaires extérieurs…), et désormais à tous les personnels non enseignants en académie : administratifs, techniques, sociaux, de santé, de direction (chefs d’établissements), d’inspection, d’éducation et ITRF. Chacun accédera aux zones d’information interne qui lui sont autorisées, et aux sites collaboratifs auxquels il est invité. Vous connecter à Pléiade Trois modes d’accès très simples sont possibles en utilisant votre identifiant et votre mot de passe académiques habituels qui vous permettent d’accéder à vos applications : - à partir du portail d’applications nationales ARENA, il vous suffit de cliquer sur «Intranet» pour accéder directement à Pléiade : https://si-gestion.in.ac-toulouse.fr/arena - à partir de votre intranet académique, vous cliquez simplement sur le bouton «Pléiade» : http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/ - à partir de l’adresse internet de Pléiade : https://www.pleiade.education.fr

Assemblée générale de l’amicale L’Amicale vous invite à une Assemblée Générale Ordinaire de l’association, le Jeudi 13 Février 2014 à 14 heures dans la salle du Conseil du rectorat. Cette Assemblée Générale est ouverte à tous, même si vous n’êtes pas encore à jour de vos cotisations. En effet, si vous souhaitez apporter votre aide dans le fonctionnement de l’association, vous pouvez candidater comme membre du Conseil d’Administration (chacun des membres élus du C.A. devra cependant se mettre à jour de sa cotisation).

recto-verso février 2014 n° 5

Editorial Le Comité Académique du Numérique

Ordre du Jour de l’Assemblée Générale : - rapport moral de la Présidente ; - rapport financier du Trésorier ; - questions diverses ; - appel à candidatures pour le nouveau Conseil d’Administration qui devra se composer de 12 à 15 membres ; - élection du C.A. Les participants de l’Assemblée Générale libérés, le Conseil d’Administration se réunira pour procéder au vote des membres du Bureau soit : - 1 Président - 1 Trésorier - 1 Secrétaire

Agenda 5 février

9h00 : Conseil IEN - salle du Conseil

6 février

9h00 : CHSCT - salle du Conseil 14h00 : réunion SIHREN - salle Bidou

10 février

9h00 : Ecole dans la ville - salle 409 (Duportal)

12 février

Si vous voulez être membre du C.A. mais ne pouvez assister à l’Assemblée Générale, merci de bien vouloir envoyer votre candidature (nom, prénom et service), par écrit sous enveloppe à l’Amicale, avant le mardi 10 février 2014, afin de la proposer au vote de l’A.G. Les délibérations terminées, l’ensemble des résultats (membres du C.A. et membres du Bureau) seront transmis, par courriel, à l’ensemble des personnels.

9h30 : réunion SG des DSDEN - salle Bidou 14h00 : prévention décrochage académique - salle du Conseil

13 février

14h00 : Assemblée Générale de l’Amicale - salle du Conseil

14 février

9h00 : CODIR académique - salle du Conseil

17 février

9h00 : Red plénière - salle du Conseil

18 février

13h30 : Groupe pilotage Ecole ouverte - salle 301 (Duportal)

19 février

La Présidente, Danielle Laborde Directeur de la publication : Hélène Bernard, rectrice de l’académie de Toulouse, chancelière des universités Conception et réalisation : Direction de la communication Responsable de l’édition : Michel-Paul Monredon Rédaction : Marianne Bouzigues Crédit photo : académie de Toulouse

13h30 : Préparation au concert JMF - salle du Conseil

24 février

Le développement des usages du numérique dans la classe représente une véritable opportunité de développement de l ‘École. Le numérique est aujourd’hui partout et il modifie profondément notre relation au savoir et à la connaissance. Au-delà des indispensables apprentissages de base, le cursus de formation de l’élève s’est progressivement enrichi, incluant notamment le développement de l’aptitude à chercher, trier, traiter et organiser l’information avec un regard critique. Par ailleurs, dans un monde où la maîtrise de l’outil numérique conditionne en grande partie la réussite et l’insertion professionnelle et sociale de chaque individu, éduquer dès le plus jeune âge les élèves qui nous sont confiés à un usage responsable du numérique et d’internet représente un défi qu’il nous faut relever. Avec la stratégie nationale visant à «Faire entrer l’Ecole dans l’ère du numérique», la politique de développement des usages du numérique dans les pratiques pédagogiques menée dans notre académie depuis quelques années prend un nouvel essor. Mis en œuvre en collaboration avec l’ensemble de la communauté éducative et des partenaires publics et privés de l’Ecole au premier rang desquels les collectivités territoriales, ce plan d’action vise à créer les conditions favorables à l’émergence du «Service public du numérique éducatif» instauré par la loi d’orientation et de programmation pour la refondation de l’Ecole. C’est pour coordonner l’action de tous au service de l’école que le 14 janvier 2014, la rectrice a installé le Comité Académique du Numérique qui assure la gouvernance territoriale des actions avec les collectivités autour de projets partagés et associe la Région, les huit Conseils généraux et les présidents départementaux de l’Association des Maires de France aux services de l’Education nationale.

9h00 : RED restreinte - salle du Conseil

26 février

9h00 : CTS - salle du Conseil 14h00 : CA du GIP - salle du Conseil

27 février

14h00 : GTA GRETA - salle du Conseil

28 février

9h30 : CODIR académique - salle du Conseil.

Les deux points à l’ordre du jour de cette première réunion portaient sur la mise en œuvre des articles 21 et 23 de la loi du 5 juillet 2013 transférant aux collectivités territoriales la charge de la maintenance du matériel informatique des établissements et le développement du numérique dans le premier degré pour permettre une plus grande égalité des territoires. Christophe Pailhé-Bélair, Secrétaire général adjoint


Entretien avec Hélène Gay, responsable de la cellule archives du rectorat Recto/verso : Le déménagement commence à être dans toutes les têtes, quel rôle tient la cellule archives ? Hélène : Intéresser les personnels à la problématique des archives, les motiver, les informer et mettre en place toutes les procédures utiles à l’archivage des dossiers papier. L’enjeu est de vider les bureaux des dossiers clos. A partir de juin, ne devraient rester dans les bureaux que les dossiers qui déménageront avec le service. Il faut donc se poser les questions suivantes : que doit-on garder, que peut-on éliminer, que doit-on transférer à la cellule archives?.

Dossier

Jeudi 30 janvier, Hélène Bernard s’est rendue sur place en compagnie de l’équipe du projet.

Ici sur le parvis du nouveau rectorat.

Vue d’un patio et d’une terrasse depuis le 4ème étage

Recto/verso : Tout doit-il être archivé ? Quels sont vos conseils ? Hélène : Non, surtout pas ! La règle en archives est : une information en un seul exemplaire, originale et locale. Toute la difficulté est de savoir qui garde quoi et ce que peut-on détruire. Règle numéro 2 : conservation des données qui ont une valeur administrative (ou juridique, c’est la même chose) ou une valeur historique. Ces valeurs sont déterminées par un travail collaboratif entre les services et la cellule archives. Les premiers listent les documents produits dans le cadre de leur activité, et je propose les délais réglementaires. Je m’appuie sur les tableaux d’archivage émis par le Service interministériel des Archives de France qui représente la tutelle scientifique en matière d’archives sur l’ensemble de la République.

‘‘ Perspective sur les patios du rez-de-chaussée La rectrice, le secrétaire général et le secrétaire général adjoint dans un des futurs bureaux du SAIO

Le hall d’accueil

L’archivage doit être un projet de service

‘‘

La rectrice visite le chantier du nouveau rectorat

Recto/verso : Que contiennent les archives du rectorat ? Hélène : L’ensemble de l’activité du Rectorat : depuis les dossiers de la Rectrice aux documents produits par tous les services : dossiers de réflexion, dossiers carrière dans les DRH, procès-verbaux d’examens à la DEC... En 2010, à mon arrivée, j’ai estimé à environ 2000 mètres linéaires de documents actifs et 4000 ml d’archives closes (ou archives intermédiaires) sur 11 sites. Toutes les salles étaient saturées, avec beaucoup de vrac et de boites non identifiées. En janvier 2014, grâce à l’activité des services, nous avons détruit 2000ml et 1702 ml sont classés et référencés. Ces archives sont maintenant très faciles à trouver. Je collecte aussi les objets (ceux produits par la Communication par exemple), et les autres supports : la collection de microfiches de la cellule paye.

Recto/verso : Comment les services peuvent-ils s’organiser avant le déménagement ? Hélène : Il faut anticiper : l’archivage est une opération longue. D’autant plus si elle n’a jamais été réalisée. Il faut prévoir en amont de s’organiser avec les tableaux d’archives et les indications techniques que j’ai pu donner. Il faut que ce soit un projet de service. Trier seul n’est pas efficace car des dossiers sont souvent similaires de bureau en bureau. Il vaut mieux concevoir des séries complètes et bien ordonnées que des petites séries toutes disparates. Cela complique la recherche et nous obligera à tout reclasser après le déménagement. Les services qui procèdent à un archivage régulier depuis 3 ans et ceux qui ont déjà commencé à s’organiser seront bien moins en difficulté que les autres !. Recto/verso : Quel sera le fonctionnement de la cellule archives dans le nouveau rectorat ? Hélène : Les salles du sous-sol devraient contenir environ 4 km

linéaires de rayonnages et une salle de tri. Elles ne seront accessibles que par la cellule archives. Un système de demande de communication des dossiers sera mis en place : Les services pourront demander le document exact dont ils ont besoin en recherchant la référence dans les inventaires que nous rédigeons. Ces derniers reprennent les informations indiquées dans les bordereaux de versement rédigés par les services lors de transfert d’archives. C’est pour cela que je suis exigeante sur la rédaction car les informations doivent être compréhensibles des années après ! Dans les étages il y aura des salles plus petites et mutualisées entre les services. Pour l’instant leur fonctionnement et le remplissage ne sont pas arrêtés. Mais il faudrait éviter de repasser à des situations d’engorgement, ce serait bien si les services continuaient à classer et à verser annuellement. Et nous continuerons à effectuer des classements et des éliminations : comme le reclassement par date de naissance et nom de famille pour des dossiers personnels, affinage des inventaires pour faciliter les recherches... Recto/verso : Et vous, vous en pensez quoi de ce déménagement ? Hélène : C’est une chance et un travail colossal ! Un travail colossal car le volume est énorme et le retard également. Des services sont encore saturés et n’ont jamais procédé à un archivage : ils ont tout à apprendre. Une chance car nous n’avons plus le choix, il y a une date butoir. On ne peut plus repousser indéfiniment les opérations de tri. Une chance aussi car 3 archivistes sont arrivées en renfort. Deux pour travailler dans les salles d’archives, une en support auprès des services. C’est une année très chargée (dans tous les sens du terme !) car en plus de l’archivage, il faut organiser le transfert des boites, l’aménagement des salles... Alors, tout le monde doit s’y mettre !. Recto/verso : Et les archives électroniques? Hélène : Pour l’instant on ne travaille pas dessus. Chaque chose en son temps : ce sera le chantier suivant. On fait confiance à la DSI pour déménager le plus prudemment possible les serveurs et leurs données. Retrouvez toutes les informations éditées par la cellule archives pour gérer correctement votre archivage sur : - le guide d’archivage à l’usage des directions du rectorat - «préparons le déménagement»

Zoom Nouveaux postes informatiques : à l’occasion du transfert du rectorat, un grand nombre de postes informatiques va être changé. Ce déploiement va être fait progressivement par l’équipe bureautique de la DSI au cours de l’année qui vient jusqu’au déménagement : tout d’abord en fonction des pannes rencontrées, puis de la vétusté des appareils, et enfin service par service.


Entretien avec Hélène Gay, responsable de la cellule archives du rectorat Recto/verso : Le déménagement commence à être dans toutes les têtes, quel rôle tient la cellule archives ? Hélène : Intéresser les personnels à la problématique des archives, les motiver, les informer et mettre en place toutes les procédures utiles à l’archivage des dossiers papier. L’enjeu est de vider les bureaux des dossiers clos. A partir de juin, ne devraient rester dans les bureaux que les dossiers qui déménageront avec le service. Il faut donc se poser les questions suivantes : que doit-on garder, que peut-on éliminer, que doit-on transférer à la cellule archives?.

Dossier

Jeudi 30 janvier, Hélène Bernard s’est rendue sur place en compagnie de l’équipe du projet.

Ici sur le parvis du nouveau rectorat.

Vue d’un patio et d’une terrasse depuis le 4ème étage

Recto/verso : Tout doit-il être archivé ? Quels sont vos conseils ? Hélène : Non, surtout pas ! La règle en archives est : une information en un seul exemplaire, originale et locale. Toute la difficulté est de savoir qui garde quoi et ce que peut-on détruire. Règle numéro 2 : conservation des données qui ont une valeur administrative (ou juridique, c’est la même chose) ou une valeur historique. Ces valeurs sont déterminées par un travail collaboratif entre les services et la cellule archives. Les premiers listent les documents produits dans le cadre de leur activité, et je propose les délais réglementaires. Je m’appuie sur les tableaux d’archivage émis par le Service interministériel des Archives de France qui représente la tutelle scientifique en matière d’archives sur l’ensemble de la République.

‘‘ Perspective sur les patios du rez-de-chaussée La rectrice, le secrétaire général et le secrétaire général adjoint dans un des futurs bureaux du SAIO

Le hall d’accueil

L’archivage doit être un projet de service

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La rectrice visite le chantier du nouveau rectorat

Recto/verso : Que contiennent les archives du rectorat ? Hélène : L’ensemble de l’activité du Rectorat : depuis les dossiers de la Rectrice aux documents produits par tous les services : dossiers de réflexion, dossiers carrière dans les DRH, procès-verbaux d’examens à la DEC... En 2010, à mon arrivée, j’ai estimé à environ 2000 mètres linéaires de documents actifs et 4000 ml d’archives closes (ou archives intermédiaires) sur 11 sites. Toutes les salles étaient saturées, avec beaucoup de vrac et de boites non identifiées. En janvier 2014, grâce à l’activité des services, nous avons détruit 2000ml et 1702 ml sont classés et référencés. Ces archives sont maintenant très faciles à trouver. Je collecte aussi les objets (ceux produits par la Communication par exemple), et les autres supports : la collection de microfiches de la cellule paye.

Recto/verso : Comment les services peuvent-ils s’organiser avant le déménagement ? Hélène : Il faut anticiper : l’archivage est une opération longue. D’autant plus si elle n’a jamais été réalisée. Il faut prévoir en amont de s’organiser avec les tableaux d’archives et les indications techniques que j’ai pu donner. Il faut que ce soit un projet de service. Trier seul n’est pas efficace car des dossiers sont souvent similaires de bureau en bureau. Il vaut mieux concevoir des séries complètes et bien ordonnées que des petites séries toutes disparates. Cela complique la recherche et nous obligera à tout reclasser après le déménagement. Les services qui procèdent à un archivage régulier depuis 3 ans et ceux qui ont déjà commencé à s’organiser seront bien moins en difficulté que les autres !. Recto/verso : Quel sera le fonctionnement de la cellule archives dans le nouveau rectorat ? Hélène : Les salles du sous-sol devraient contenir environ 4 km

linéaires de rayonnages et une salle de tri. Elles ne seront accessibles que par la cellule archives. Un système de demande de communication des dossiers sera mis en place : Les services pourront demander le document exact dont ils ont besoin en recherchant la référence dans les inventaires que nous rédigeons. Ces derniers reprennent les informations indiquées dans les bordereaux de versement rédigés par les services lors de transfert d’archives. C’est pour cela que je suis exigeante sur la rédaction car les informations doivent être compréhensibles des années après ! Dans les étages il y aura des salles plus petites et mutualisées entre les services. Pour l’instant leur fonctionnement et le remplissage ne sont pas arrêtés. Mais il faudrait éviter de repasser à des situations d’engorgement, ce serait bien si les services continuaient à classer et à verser annuellement. Et nous continuerons à effectuer des classements et des éliminations : comme le reclassement par date de naissance et nom de famille pour des dossiers personnels, affinage des inventaires pour faciliter les recherches... Recto/verso : Et vous, vous en pensez quoi de ce déménagement ? Hélène : C’est une chance et un travail colossal ! Un travail colossal car le volume est énorme et le retard également. Des services sont encore saturés et n’ont jamais procédé à un archivage : ils ont tout à apprendre. Une chance car nous n’avons plus le choix, il y a une date butoir. On ne peut plus repousser indéfiniment les opérations de tri. Une chance aussi car 3 archivistes sont arrivées en renfort. Deux pour travailler dans les salles d’archives, une en support auprès des services. C’est une année très chargée (dans tous les sens du terme !) car en plus de l’archivage, il faut organiser le transfert des boites, l’aménagement des salles... Alors, tout le monde doit s’y mettre !. Recto/verso : Et les archives électroniques? Hélène : Pour l’instant on ne travaille pas dessus. Chaque chose en son temps : ce sera le chantier suivant. On fait confiance à la DSI pour déménager le plus prudemment possible les serveurs et leurs données. Retrouvez toutes les informations éditées par la cellule archives pour gérer correctement votre archivage sur : - le guide d’archivage à l’usage des directions du rectorat - «préparons le déménagement»

Zoom Nouveaux postes informatiques : à l’occasion du transfert du rectorat, un grand nombre de postes informatiques va être changé. Ce déploiement va être fait progressivement par l’équipe bureautique de la DSI au cours de l’année qui vient jusqu’au déménagement : tout d’abord en fonction des pannes rencontrées, puis de la vétusté des appareils, et enfin service par service.


Le nouveau Pléiade est arrivé ! Depuis le 28 janvier vous pouvez accéder à Pléiade, l’intranet animé par l’administration centrale des ministères de l’éducation nationale et de l’enseignement supérieur et de la recherche, et vous pouvez y retrouver des contenus et des services en accès sécurisé. En complément de votre intranet académique, cette nouvelle version de Pléiade vous apportera des informations institutionnelles et thématiques de niveau national utiles pour l’exercice de votre métier, au sein d’espaces structurés, cohérents et sécurisés. Un accès élargi à tous les personnels non enseignants en académie Pléiade est accessible à tous les personnels de l’administration centrale, à des invités selon les besoins collaboratifs (personnels enseignants et d’orientation en académie, personnels des établissements d’enseignement supérieur, partenaires extérieurs…), et désormais à tous les personnels non enseignants en académie : administratifs, techniques, sociaux, de santé, de direction (chefs d’établissements), d’inspection, d’éducation et ITRF. Chacun accédera aux zones d’information interne qui lui sont autorisées, et aux sites collaboratifs auxquels il est invité. Vous connecter à Pléiade Trois modes d’accès très simples sont possibles en utilisant votre identifiant et votre mot de passe académiques habituels qui vous permettent d’accéder à vos applications : - à partir du portail d’applications nationales ARENA, il vous suffit de cliquer sur «Intranet» pour accéder directement à Pléiade : https://si-gestion.in.ac-toulouse.fr/arena - à partir de votre intranet académique, vous cliquez simplement sur le bouton «Pléiade» : http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/ - à partir de l’adresse internet de Pléiade : https://www.pleiade.education.fr

Assemblée générale de l’amicale L’Amicale vous invite à une Assemblée Générale Ordinaire de l’association, le Jeudi 13 Février 2014 à 14 heures dans la salle du Conseil du rectorat. Cette Assemblée Générale est ouverte à tous, même si vous n’êtes pas encore à jour de vos cotisations. En effet, si vous souhaitez apporter votre aide dans le fonctionnement de l’association, vous pouvez candidater comme membre du Conseil d’Administration (chacun des membres élus du C.A. devra cependant se mettre à jour de sa cotisation).

recto-verso février 2014 n° 5

Editorial Le Comité Académique du Numérique

Ordre du Jour de l’Assemblée Générale : - rapport moral de la Présidente ; - rapport financier du Trésorier ; - questions diverses ; - appel à candidatures pour le nouveau Conseil d’Administration qui devra se composer de 12 à 15 membres ; - élection du C.A. Les participants de l’Assemblée Générale libérés, le Conseil d’Administration se réunira pour procéder au vote des membres du Bureau soit : - 1 Président - 1 Trésorier - 1 Secrétaire

Agenda 5 février

9h00 : Conseil IEN - salle du Conseil

6 février

9h00 : CHSCT - salle du Conseil 14h00 : réunion SIHREN - salle Bidou

10 février

9h00 : Ecole dans la ville - salle 409 (Duportal)

12 février

Si vous voulez être membre du C.A. mais ne pouvez assister à l’Assemblée Générale, merci de bien vouloir envoyer votre candidature (nom, prénom et service), par écrit sous enveloppe à l’Amicale, avant le mardi 10 février 2014, afin de la proposer au vote de l’A.G. Les délibérations terminées, l’ensemble des résultats (membres du C.A. et membres du Bureau) seront transmis, par courriel, à l’ensemble des personnels.

9h30 : réunion SG des DSDEN - salle Bidou 14h00 : prévention décrochage académique - salle du Conseil

13 février

14h00 : Assemblée Générale de l’Amicale - salle du Conseil

14 février

9h00 : CODIR académique - salle du Conseil

17 février

9h00 : Red plénière - salle du Conseil

18 février

13h30 : Groupe pilotage Ecole ouverte - salle 301 (Duportal)

19 février

La Présidente, Danielle Laborde Directeur de la publication : Hélène Bernard, rectrice de l’académie de Toulouse, chancelière des universités Conception et réalisation : Direction de la communication Responsable de l’édition : Michel-Paul Monredon Rédaction : Marianne Bouzigues Crédit photo : académie de Toulouse

13h30 : Préparation au concert JMF - salle du Conseil

24 février

Le développement des usages du numérique dans la classe représente une véritable opportunité de développement de l ‘École. Le numérique est aujourd’hui partout et il modifie profondément notre relation au savoir et à la connaissance. Au-delà des indispensables apprentissages de base, le cursus de formation de l’élève s’est progressivement enrichi, incluant notamment le développement de l’aptitude à chercher, trier, traiter et organiser l’information avec un regard critique. Par ailleurs, dans un monde où la maîtrise de l’outil numérique conditionne en grande partie la réussite et l’insertion professionnelle et sociale de chaque individu, éduquer dès le plus jeune âge les élèves qui nous sont confiés à un usage responsable du numérique et d’internet représente un défi qu’il nous faut relever. Avec la stratégie nationale visant à «Faire entrer l’Ecole dans l’ère du numérique», la politique de développement des usages du numérique dans les pratiques pédagogiques menée dans notre académie depuis quelques années prend un nouvel essor. Mis en œuvre en collaboration avec l’ensemble de la communauté éducative et des partenaires publics et privés de l’Ecole au premier rang desquels les collectivités territoriales, ce plan d’action vise à créer les conditions favorables à l’émergence du «Service public du numérique éducatif» instauré par la loi d’orientation et de programmation pour la refondation de l’Ecole. C’est pour coordonner l’action de tous au service de l’école que le 14 janvier 2014, la rectrice a installé le Comité Académique du Numérique qui assure la gouvernance territoriale des actions avec les collectivités autour de projets partagés et associe la Région, les huit Conseils généraux et les présidents départementaux de l’Association des Maires de France aux services de l’Education nationale.

9h00 : RED restreinte - salle du Conseil

26 février

9h00 : CTS - salle du Conseil 14h00 : CA du GIP - salle du Conseil

27 février

14h00 : GTA GRETA - salle du Conseil

28 février

9h30 : CODIR académique - salle du Conseil.

Les deux points à l’ordre du jour de cette première réunion portaient sur la mise en œuvre des articles 21 et 23 de la loi du 5 juillet 2013 transférant aux collectivités territoriales la charge de la maintenance du matériel informatique des établissements et le développement du numérique dans le premier degré pour permettre une plus grande égalité des territoires. Christophe Pailhé-Bélair, Secrétaire général adjoint


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