Page 1

Digital Reach.xml

Page 1 of 3

  

Project Concept/Charter Document Purpose: The purpose of this document is to identify the business opportunity, scope, audience, approach, and approvers of a new project or initiative.     Please note that this is a Print View of this document and is a READ ONLY page. If changes are required, please navigate back to the specific page.   

SECTION I:  GENERAL INFORMATION  Project or Initiative Number  (from scorecards or sequential) 

1111

Project or Initiative Name 

Digital Reach 

Submitted By (Your Name) 

Jennifer Richmond

Your Business Unit 

Human Resources

Your Email Address 

jennifer.richmond@abm.com

Project or Initiative Status 

Pending Approval

Type of Project or Initiative 

Strategic

Proposed Executive Sponsor 

Greg Lush

SECTION II:  CONCEPT  Proposed Vision Statement 

This is what you need to gain approval to proceed and perhaps more importantly,  this will help you complete the upfront analysis and initial organization that sets  you off on the right track. 

Strategic Objective(s) this Project  Supports 

Communicating company information at ABM has been an  ongoing challenge as the majority of employees do not rely on  company provided technology to complete their daily work. The  Digital Reach initiative will create a sustainable process to  continuously improve employee engagement and communicative  effectiveness while leveraging the current tools and resources  ABM maintains. We will explore new ways to reach ABM  employees via existing technology to facilitate knowledge transfer  from company to employee, employee to employee, and  employee to company Refer to the corporate or business unit strategy map; click here to view all maps  Determining the effectiveness of internal communication  processes  • Determining how to leverage our existing communication tools  in multiple regions/departments  • Determining relevance and usefulness of various communication  topics and vehicles  • Assessing whether audiences have received key messages  • Determining what communication employees need but are not  getting  • Developing an ongoing process for measuring the effectiveness  f i ti

Business Opportunity/Description 

Clearly articulate the problem that this initiative will solve or the opportunity for  improvement. 

The current problem is that Staff & Management employees are  not aware of the EASI Community and do not understand the  value it provides to their daily work. This initiative will increase  employee awareness of the EASI community and other Learning &  Quality platforms. Risks 

What are the business risks of NOT executing this initiative? 

The risks associated with not implementing this are lack of  knowledge and awareness of the programs available.  

https://tlgforms.thelincgroup.com/_layouts/Print.FormServer.aspx

2/13/2014


Digital Reach.xml

Page 2 of 3

Assumptions that you are operating under, concerning issues such as: available  skills and expertise; related business needs that will be filled in some other way.   List each assumption. 

Project Assumptions 

The EASI Community will leverage the talents of ABM's  communications team members to provide messaging to ABM  Staff & Management employees regarding new releases, LQ  information and other EASI Community projects.  Target Audience (enter as many as  applicable) 

Who will be impacted (positive and negative) by the outputs or deliverables of this  project? 

Proposed Communication Plan 

How are you going to communicate with your sponsor, stakeholders, and team  members ‐ what reports, meeting, briefing, etc. will keep everyone apprised of your  progress? 

ABM Staff and Management employees will be targeted first. We  must get these employees on board with the EASI Community  before we can begin reaching out to field level employees. 

We will work with the LQ team to leverage communication  resources whenever communications are needed to be provided  to Staff & Management employees.  Long‐Term Management 

Who will manage or  maintain the deliverables from this project after it goes "live"  or past its stabilization period? How will it be maintained and managed? 

The Communications team will provide ongoing support to the LQ  team to provide consistent and compelling messaging to Staff &  Management employees. We have reporting cababilities to  determine the effectiveness of our messaging efforts. 

Project Approach (click insert item to add more) Phase # 

Phase Name 

Description

Phase 1

Planning

Develop a strategy to communicate the EASI  Community's value. 

Phase 2

Implementation

Ensure all resources are made available to execute  effective communications. This includes the messaging  platform (Constant Contact), a communications team of  writers (Jennifer Richmond, Chas Strong), and reporting  capabilities to ensure the message is delivered. 

Phase 3

Ongoing Support 

Long‐term support provided to the LQ to assist in  communication efforts to Staff & Management  employees. 

Project Scope (click insert item to add more)  IN SCOPE:  The following items are specifically in scope for this project:  Item  # 

In Scope 

1

Communications will be delivered to Staff & Management employees at this time. In the future we  plan to expand these efforts to the entire ABM population. 

2

Communications will be delivered via email, the LQ site and on ConnectX.  OUT OF SCOPE:  The following items are specifically outside the scope of this project: 

Item #  1

Out of Scope  Reaching out to employees that are not OneABM users is not feasbile at this time. We are  continuing efforts to seek new and innovative ways to do so.    

Project Timeline 

Enter the anticipated duration of this project from start to go‐live; include #  of weeks or months; you may also add a link to a Gant chart or Excel file  This project will be ongoing throughout the entire year and for years to come.  The Communications team will support the LQ team with any messaging needs  that arise. 

SECTION III:  FINANCIAL AND LABOR RESOURCES  The information provided in this section is only a high level estimate of required resources; details will  be solicited in a CapEx Form when the project has been approved.  Type of Resources Required 

Internal

  List all required internal resources; indicate roles and number in each role that will be needed, e.g.: 1 Project  Manager, 3 JDE Analyst, 2 JDE Programmer, 6 Field Billing Specialists, etc.  Number  Hours  Notes  Role  (click here to update the "Role" drop  Required  Required

https://tlgforms.thelincgroup.com/_layouts/Print.FormServer.aspx

2/13/2014


Digital Reach.xml

Page 3 of 3

down list) 

Per Role 

Marketing

2

20

These communications are expected to be delivered on an  ad hoc basis as to not over communicate, while still  keeping the EASI Community in the minds of all Staff &  Management employees. 

Total Hours Required: 

20

  Estimated Cost Calculations for Internal Resources     A) Estimated total number of hours required of internal team     B) Dollar value of internal resource commitment 

    

20   1,200 A X $60 (average hourly  burdened cost per  employee) 

Total Estimated Financial Commitment for this Project 

1,200 B + E 

     Entered By 

Date

Notes

  End of Concept Document                               

https://tlgforms.thelincgroup.com/_layouts/Print.FormServer.aspx

2/13/2014

Digital reach  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you