Page 1

Cultural Onboarding.xml

Page 1 of 3


Project Concept/Charter Document Purpose: The purpose of this document is to identify the business opportunity, scope, audience, approach, and approvers of a new project or initiative.     Please note that this is a Print View of this document and is a READ ONLY page. If changes are required, please navigate back to the specific page.   

SECTION I:  GENERAL INFORMATION  Project or Initiative Number  (from scorecards or sequential)  Project or Initiative Name 

Cultural Onboarding 

Submitted By (Your Name) 

Jennifer Atkins

Your Business Unit 

ABM Building and Energy Solutions

Your Email Address

Project or Initiative Status 

Pending Approval

Type of Project or Initiative 


Proposed Executive Sponsor 

Melissa Cipriani

SECTION II:  CONCEPT  Proposed Vision Statement 

This is what you need to gain approval to proceed and perhaps more importantly,  this will help you complete the upfront analysis and initial organization that sets  you off on the right track. 

A collaborative central location for all potentional and new hires  to ABM to engage in the onboarding process with the goal to  become the Employer Of Choice  Strategic Objective(s) this Project  Supports 

Refer to the corporate or business unit strategy map; click here to view all maps 

Objectiveof this initiative will be a deployment of a company‐wide  uniform culture to harness collective strength to:        

Business Opportunity/Description 

Cultivate customer partnerships   Drive oganic growth   Enhance collaboration   Generate new or enhance EASI partnerships   Improve communications effectiveness   Maximize operating efficiency and service offerings   Promote a culture of trust in innovation

Clearly articulate the problem that this initiative will solve or the opportunity for  improvement. 

It will solve the mulitple site presently being used for onboarding  by creating one location and one communication will be heard by  all. Also to have the new hires feel a part of the OneABM Culture.     Possible expanding of the existing HR site:     Risks 

What are the business risks of NOT executing this initiative? 

The data input that is not kept current  Hiring Managers not using the site  Project Assumptions 

Assumptions that you are operating under, concerning issues such as: available  skills and expertise; related business needs that will be filled in some other way.   List each assumption.


Cultural Onboarding.xml

Page 2 of 3

Deployment of the onboarding culture site will be used by all  Hiring Managers  Target Audience (enter as many as  applicable) 

Who will be impacted (positive and negative) by the outputs or deliverables of this  project? 

Proposed Communication Plan 

How are you going to communicate with your sponsor, stakeholders, and team  members ‐ what reports, meeting, briefing, etc. will keep everyone apprised of your  progress? 

HR EASI  Marketing  IT  Hiring Managers  New Hires  Potential New Hires  Existing ABM Employees 

Using an ABMLQ Group 

Long‐Term Management 

Who will manage or  maintain the deliverables from this project after it goes "live"  or past its stabilization period? How will it be maintained and managed? 

Corporate Marketing  HR Benefits  Corporate Learning  EASI 

Project Approach (click insert item to add more) Phase # 

Phase Name 


Phase 1


Gather and document all functional and technical  requirements ‐ submit for approval and submit proposed  solution 

Phase 2


Based on approved requirements, develop proposed  solution 

Phase 3


Develop work instructions 

Phase 4

Pre‐Go Live 

Testing functionality of the site. Content review 

Phase 5

Go ‐Live 

Announcement and release of Work Instruction on use of  new solution 

Project Scope (click insert item to add more)  IN SCOPE:  The following items are specifically in scope for this project:  Item  # 

In Scope  This initiateve will focus on the integration of all employees into a uniform corporate culture. The  scope will be pre‐employment, employment and post employment considerations 


OUT OF SCOPE:  The following items are specifically outside the scope of this project:  Item # 

Out of Scope 

  Project Timeline 

Enter the anticipated duration of this project from start to go‐live; include #  of weeks or months; you may also add a link to a Gant chart or Excel file  Competion date April 2014 

SECTION III:  FINANCIAL AND LABOR RESOURCES  The information provided in this section is only a high level estimate of required resources; details will  be solicited in a CapEx Form when the project has been approved.  Type of Resources Required 


  List all required internal resources; indicate roles and number in each role that will be needed, e.g.: 1 Project  Manager, 3 JDE Analyst, 2 JDE Programmer, 6 Field Billing Specialists, etc.


Cultural Onboarding.xml

Page 3 of 3

Role (click here to update the "Role" drop  down list) 

Number Hours  Required  Required Per Role 



c2 Education

c2 Quality

c2 Collaboration

Public Relations

Human Resources ‐ Recruiting  

Total Hours Required: 


  Estimated Cost Calculations for Internal Resources     A) Estimated total number of hours required of internal team     B) Dollar value of internal resource commitment 


0   0 A X $60 (average hourly  burdened cost per  employee) 

Total Estimated Financial Commitment for this Project 

0 B + E 

     Entered By 



  End of Concept Document                       


Cultural on boarding  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you