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5 herramientas gerenciales de planeación para alcanzar objetivos fácilmente La planificación es un proceso exigente y de reflexión mediante el cual se seleccionan las actividades necesarias que servirán como medio para alcanzar los objetivos de la institución pública. A través de este proceso, se determinarán el futuro, las acciones y los recursos que se utilizarán en los distintos niveles de una institución pública. En ese sentido, las herramientas gerenciales de planeación son instrumentos que nos permiten identificar acciones durante una planeación estratégica que facilita la conversión de los procesos teóricos en esquemas simples de ¿qué? y ¿cómo? hacer las cosas. El profesor de maestría Abel CorralesCeballos, lo explica de una forma más didáctica: “Imaginemos un protocolo formal de un almuerzo. Nos encontramos con diversas herramientas para servirnos la comida: tenedor para ensalada, tenedor para la comida, cuchara para infusión, cuchara de sopa, cuchillo de pan, entre otros. A muchos les resulta dificultoso saber qué herramienta usar y para qué. Lo mismo ocurre con las herramientas para la planeación estratégica”, explica el profesor CorralesCeballos. Ante esto, lo aconsejable es optar por la herramienta más simple, sostiene. “Por ello, recomiendo optar por la sencillez. En el caso del ejemplo, bastaría con usar la cuchara o si usted prefiere con el tenedor, lo importante es que se consiga el objetivo (comer), y de la manera más cómoda como le resulte posible hacerlo”. A continuación, te brindamos 5 herramientas gerenciales de planificación que podrás utilizar en una institución pública: 1. Matriz Foda A través de esta herramienta, se efectúa un estudio de la situación actual de la institución pública o empresa, incluso de una persona. Mediante este análisis se identifican las características internas positivas y negativas, en el nivel interno de la organizaciónes decir las fortalezas y debilidades. Y en el nivel externo, lo propio, identificando Además, también se identificarán las situaciones externas negativas, como lo son las oportunidades y amenazas. Tras un correcto mapeo de la situación real, se puede iniciar con el planeamientola definición de una estrategia. El autor de esta herramienta es Albert S. Humpherey y es una de las más útiles y fáciles de aplicar. “La ventaja en su uso, es que permite obtener un estado de la situación actual de la entidad, insumo básico para plantear una estrategia a futuro”, comenta el catedrático Abel CorralesCeballos. 2. Matriz EFE y EFI


La Matriz de Evaluación del Factor Externo (EFE) permite identificar las distintas variables del entorno que tienen un impacto positivo o negativo en el desempeño de la institución públicao. Estas variables pueden ser de distintas índoles: cultural, social, ambiental, político, económico, social, tecnológico, ecológico, cultural, normativo, etc. Para esto, es importante realizar una lista de factores determinantes para el éxito de la institución y debe asignársele un orden de jerarquía para priorizar su importancia. “La ventaja radica en el hecho que nos permite efectuar un inventario de elementos de la realidad del entorno y contrastar con las características de la entidad”, comenta el profesor CorralesCeballos. Por su parte, la Matriz de Evaluación del Factor Interno (EFI) identifica los elementos propios de la institución pública que afectan al alcance de las metas y objetivos, tales como, la calidad del liderazgo o gerencia, los procesos internos, los recursos humanos, el grado de desarrollo de las TICs. La diferencia de la aplicación con la matriz EFE es que será un gerente o director quien también aplique juicios intuitivos. 3. Matriz de Portafolio o BCG Esta herramienta fue creada por Boston Consulting Group y en el sector privado se aplica clasificando los distintos productos y contrastando el flujo de efectivo con la participación del mercado de cada uno de ellos. Sin embargo, su aplicación en la Gestión Pública es distinta. “En el Estado, se puede aplicar convirtiendo el flujo de efectivo con el nivel de satisfacción del usuario o ciudadano, y la participación del mercado con la demanda de los dichos servicios”, asegura el profesor Abel CorralesCeballos. 4. Balanced Scorecard (BSC) Robert Kaplan y David Norton crearon esta herramienta en 1992, la cual ha tenido gran acogida en los procesos de gerencia estratégica. A través del BSC, se implementan los objetivos estratégicos mediante un conjunto de indicadores agrupados en cuatro categorías: financiera, clientes, procesos internos y, formación y crecimiento. Sin embargo, para su aplicación en la gestión pública, el factor financiero debe ser sustituido por el nivel de satisfacción de las necesidades de los ciudadanos cuando se refiere a la gestión pública. “La ventaja radica en que nos acerca mucho a lo que actualmente se pregona: la gestión por resultados, ya que en su proceso de implementación responsabiliza del cumplimiento de las metas l indicador a las personas o equipos de trabajo, que tienen asignadas dichas metas, mediciones que se hacen a través de indicadores”, explica CorralesCeballos.


5. Benchmarking Esta herramienta consiste en hacer una comparación entre una entidad o negocio con un competidor directo e indirecto para identificar los aspectos por desarrollar. Sin embargo, en el sector público la aplicación es distinta. Según explica el profesor CorralesCeballos, lo más simple es comparar el trabajo realizado ayer y lo hecho hoy para verificar qué tanto se ha mejorado. “En el Estado, se han aplicado en entidades que han implementado modelos de excelencia en la gestión 1, donde incluso el modelo les exige compararse a través de indicadores, con otras entidades similares en otros países, o por último con los estándares de clase mundial”, comenta CorralesCeballos. Bajo la premisa inicial, existen diversas herramientas gerenciales de planeación. Para elegir una, se debe tener en cuenta aquella que resulte más fácil su entendimiento y aplicación, en otras palabras, la más sencilla, la pero que permita definir, implementar y medir el logro dealcanzar los objetivos o resultados de la organización. con mayor sencillez. “No experimentes realizando combinaciones diversas de las herramientas, pues podrían hacerte perder los objetivosel objetivo que persigue el proceso mismo de la planificación estratégica en la institución. Utiliza la herramienta que mejor dominas”. Precisa el profesor Ceballos. “Si hablamos del Estado es importante que, en el proceso de planificación estratégica, se utilice al menos, alguna herramienta y para que ello suceda, tenemos que apostar por lo simple. Ello no implica hacer cualquier cosa, más bien implica usar la una herramienta que más se dominese entendida por los líderes de la entidad, pero lo importante es que se utilice bien”, recomienda el profesor CorralesCeballos. ¿Quieres actualizar tus conocimientos y ser un referente de planeamiento en gestión pública? Solicita aquí más información y uno de nuestros asesores académicos se comunicará contigo.

1 http://www.cdi.org.pe/pnc.htm

Cuáles son las herramientas gerenciales de planeación revisión  
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