Software-Technologie der Zukunft

Software-Technologie der Zukunft

Webbasierte ERP-Software

Abacus vi

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D i e G e n e r at i o n I n t e r n e t

ABACUS vi ist vollständig in Internet-Architektur entwickelt. Die Software der Version vi zeichnet sich besonders aus durch ihre Skalierbarkeit, das rollen­basierte Benutzerkonzept, die Mehrsprachigkeit und die Unter­stüt­zung von Software-as-a-Service (SaaS) bei der Nutzung der Software aus der Cloud.

AbaSmart, die mobile App für das iPad, eröffnet dem Anwender praktisch die grenzenlose Mobilität bei gleich­ zeitigem Zugang zu den für ihn wichtigen Informationen aus der ABACUS Business Software.

Mit ABACUS vi wird die Tradition der erfolgreichen ABACUS ERP-Software, die sich seit über 25 Jahren in Tausenden von Unternehmen bewährt hat, mit einer neuen Generation Websoftware fortgesetzt.

A B A CUS v i b r i n g t m e h r F r e i r a u m

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Für ihr unternehmen

Zukunftsweisende technologien Unternehmen, welche die neue ABACUS vi ERP-Software einsetzen wollen, entscheiden sich für eine leistungsfähige, auf ihre Unternehmensbedürfnisse flexibel anpassbare Business Software. Sie garantiert die effiziente Abwicklung aller Geschäftsprozesse.

Modernste Technologien und die ortsunabhängige Nutzung der Software über das Internet bieten insbesondere Unternehmen mit verteilten Strukturen und hoher Mobilität der Mitarbeitenden einen markanten kommerziellen Nutzen. Auf kostenintensive Citrixoder Terminalserver-Anwendungen kann verzichtet werden.

Die ABACUS vi ERP-Software ist zu den vorherigen ABACUS Programmversionen kompatibel. Alle bisherigen Investitionen der ABACUS Kunden sind somit geschützt. Der Einstieg in moderne Funktionalität und Technologie ist damit gesichert. umfassender Service > Die Hotline unterstützt den Anwender schnell und kompetent. > ABACUS Vertriebspartner mit langjähriger Erfahrung verfügen über das betriebswirtschaftliche und technische Know-how für die erfolgreiche Einführung und den Unterhalt der Software. > Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen und den produktiven Einsatz der Programme.

Die Architektur von

„Kaum zu glauben – so einfach, komfortabel und ­problemlos kann ein ERP-System sein.“

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A B A CUS v i – o r t s u n a b h ä n g i g , f l e x i b e l u n d s i c h e r

Die Architektur von ABACUS vi ABACUS vi benötigt auf der Arbeitsstation nur einen installierten Browser und die Java Virtual Machine. Alle Programme von ABACUS vi präsentieren sich auf jeder Plattform automatisch mit der entsprechend angepassten Benutzeroberfläche. Somit sieht ABACUS vi auf Windows wie eine Windows-Applikation aus, auf einem Mac-Rechner wie eine Mac-Applikation.

Auch bei der Nutzung der ABACUS Programme über das Internet verhalten sich die ABACUS Programme grundsätzlich auf jeder Arbeitsstation so, als ob sie im Firmen­ netzwerk oder lokal auf einem Arbeitsplatzrechner genutzt werden. Sie lassen sich immer in der gleichen Art und Weise bedienen. Für den Benutzer sind keine Unterschiede feststellbar. Die Applikationslogik wird dabei vollständig auf dem Server ausgeführt. Nur der Inhalt der Benutzeroberfläche wird auf die Rechner übertragen.

Freie Wahl des Serverbetriebssystems Der ABACUS Benutzer hat die freie Wahl beim Serverbetriebs­system. Zur Zeit stehen alle aktuellen Windows-Versionen, Mac OS X und Linux (für Server) zur Verfügung.

A B A CUS v i S y s t e m A r c h i t e k t u r

Freie Wahl der Arbeitsstation und „Zero Installation“ Damit ABACUS vi sowohl im Intranet eines Unternehmens als auch via Internet genutzt werden kann, muss auf dem Arbeitsplatzrechner lediglich ein Browser und Java installiert sein. Somit hat der Benutzer die freie Wahl der Arbeitsstation (Windows, Mac).

Der Anwender kann somit jeden beliebigen Computer verwenden, der über einen Inter­ net­ anschluss verfügt.

Seine Identität und sein Passwort sind dabei immer geschützt.

Client

Browser / RIA Frontend

SOAP

HTTP/S Webserver

Server

Business Objects

Document Management System

DB Connector

Datenbank

Search Engine

Servicemanager

Aufbereitung

(ULC)

AbaScan

RIA Backend

AbaConnect

Prozess-Engine

PDF-

AbaNotify

Reportserver

server,

Message Broker

Applikations-

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Server > In Java programmiert > Einzelne “low level”-Komponenten in C++ > Unterstützte Plattformen: Windows, OS X, Ubuntu GNOME > Skalierbarkeit vom Netbook bis zum Cluster - Dienste über mehrere physische Server verteilbar - Integriertes Loadbalancing und integrierte Monitoring Tools - Unterstützte Datenbanken: Pervasive.SQL (Standard), Microsoft SQL Server, IBM DB2 > Installation - Automatisch von DVD - Integrierte Datenbankinstallation (bei Pervasive.SQL) - Online Updates der Programme via Internet - Automatische Updates der Applikationsdaten über mehrere Versionen Client, allgemein > Start via Browser > Identische Applikation für die Intranet- und Internet-Verwendung > Keine Businesslogik auf dem Client; lediglich Darstellung der Benutzeroberfläche > Java-basierte Rich Internet Application (RIA) - UltraLightClient-Technologie von Canoo (www.canoo.com) - Benötigt nur geringe Bandbreite - Half Object Protocol, Benutzeroberfläche wird vom Server bereitgestellt - Integrierter PDF-Viewer - Gesamter Applikationscode < 8 MB > Plattformunabhängig, getestet auf Windows, OS X Client Intranet > Benötigt nur lokal installiertes Java > Wird automatisch aus dem Browser heraus installiert > Keine lokalen Updates notwendig > Wahlweise gleicher Zugriff wie über Internet

A B A CUS v i S y s t e m A r c h i t e k t u r

Nutzung über Internet und firmenintern ABACUS vi kann ortsunabhängig über das Internet genutzt werden. Dabei s­ tehen dieselben Programme und Funktionen ebenso komfortabel zur Verfügung wie beim Einsatz über das firmeninterne Netzwerk oder auf einem Rechner als Einzelplatzinstallation.

Basistechnologien und Datenbanken ABACUS vi ist eine Rich Internet Application (RIA) und in Java programmiert. Durch die Verwendung der UltraLightClient-Technologie von Canoo benötigt ABACUS vi im Intranet/Internet eine wesentlich geringere Bandbreite als gewöhnliche Java-Programme.

Mit Ausnahme der Datenbankanbindung (in C++) ist der ABACUS Programmcode ausschliesslich in Java geschrieben. Dies ermöglicht eine vereinfachte Wartung sowie den Einsatz einer Vielzahl unter Java verfügbarer Technologien und Open SourceKomponenten. Als Datenbanken unterstützt ABACUS vi standardmässig Pervasive.SQL, alternativ können auch Microsoft SQL Server oder IBM DB2 eingesetzt werden.

Sicherheit beim Arbeiten via Internet Für eine sichere Benutzerauthentifizierung beim Zugriff auf ABACUS vi über das Internet und die Datenverschlüsselung wird das Zertifikat der Schweizer Post (SuisseID) verwendet. Es ist in Form eines USB-Sticks mit einem darauf installierten, persönlichen Zertifikat erhältlich. Bei der Verschlüsselung verwendet ABACUS vi HTTP/S und SSL. Voraussetzung dafür ist allerdings der Einsatz echter Firmenzertifikate.

Skalierung und Loadbalancing ABACUS vi zeichnet sich durch grosse Skalierbarkeit aus. Aktive Programme werden auf dem zentralen Rechner vom Applikationsserver ausgeführt. Pro Server werden in der Regel zwischen 30 bis 40 Benutzer gleichzeitig bedient. Sollen weitere Benutzer mit den Programmen arbeiten, müssen zusätzliche Applikationsserver aufgeschaltet werden.

Welcher Benutzer dabei von welchem Server bedient wird, hängt von der Belastung der einzelnen Server ab. ABACUS vi beinhaltet ein leistungsfähiges Load­ balancing-Modul, das die Verteilung der einzelnen Aufgaben steuert.

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Die Anzahl Applikationsserver und damit die mögliche Anzahl Benutzer ist nur durch die Grösse des Hauptspeichers und die Rechenleistung begrenzt. Pro Prozessorkern (processor core) sollte nicht mehr als ein Server aufgeschaltet werden.

Hosting und SaaS – Nutzung der Software aus der Cloud Die Architektur von ABACUS vi eignet sich ideal für ein externes Hosting und damit für den ausgelagerten Betrieb in Rechenzentren. Der Einsatz und die Kosten für Citrix und Terminalserverumgebungen entfallen, da ABACUS vi ressourceneffizient selbst die Be­­nut­ zeroberfläche auf der Arbeitsstation von der Businesslogik auf dem Server trennt – Rich Internet Application (RIA) mit UltraLightClients (ULC).

Software-as-a-Service Angebote (SaaS), die in der Cloud angeboten werden, lassen sich mit ABACUS vi realisieren, indem den Benutzern Programmfunktionen via Webservices zur Verfügung gestellt werden. Die bereits realisierte AbaWebTreuhand-Lösung ist ein überzeugendes Beispiel für die erfolgreiche Umsetzung eines funktionierenden SaaSKonzeptes. Bereits nutzen über 5‘500 ABACUS Anwender diese SaaS-Lösung in mehr als 350 Hosting-Installationen.

Client Internet > Start via Browser (unabhängig von der verwendeten Browser-Version) - Authentifizierung optional mit SuisseID > Kommunikation über HTTP/S mit dem Server > Login über eigenen oder fremden Identity Provider (IDP) möglich

A B A CUS VI – F l e x i b i l i t ä t G r o s s g e s c h r i e b e n

Menüs à la carte dank Rollen Die rollenbasierte Benutzerverwaltung stellt den verschiedensten Anwendern der Soft­­ ware genau diejenigen Programme und Funktionen in einem indivi­ duellen Menü zur Verfügung, die sie für die Erledigung ihrer Arbeiten benötigen. Dabei können auch zusätzliche Fremdapplikationen mit in die Menüstruktur eingebunden und von dort aufgerufen werden. Für Anwender oder Anwendergruppen wird das Arbeiten mit der Software damit übersichtlicher und effizienter, da je nach Rolle ausschliesslich die be­­ nötig­ten Programmteile zur Verfügung stehen.

Mit dem Werkzeug Smart Job kann sich der Anwender selber Menüs zusammenstellen, so dass die Abarbeitung von Aufgaben automatisiert werden kann. Beim Erstellen von Auswertungen im Bereich des Reportings etwa ist das eine sehr nützliche Funktion.

Zusätzlichen Komfort wird dem Benutzer durch die zeitgesteuerte Auslösung solcher Prozesse sowie das automatische Versenden von Reports via E-Mail geboten. Über die so genannte Quickbar, eine in jedem ABACUS Programm individuell gestaltbare Menüzeile, lässt sich mit einem Klick jedes Programm starten. Die Programmverknüpfungen können so definiert werden, dass bestimmte Arbeitsabläufe vereinfacht und beschleunigt werden.

Customizing > Rollenbasierte Benutzerverwaltung - Zugriff auf Funktionen pro Rolle definierbar - Sichtbare Programme und Maskendefinitionen pro Rolle - Zugriff auf externe Programme integrierbar - Automatisierte Abläufe für Programmstarts und -ausführungen (Smart Job) - Mandanten- und applikationsübergreifend - Benutzerverwaltung unterstützt Identity Provider (IDP) > Quickbar - Individuelle Menüzeilen mit beliebigen ABACUS Programmen - Direkter Programmstart mit Vorgaben

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ABACUS spricht die Sprache des Anwenders Standardmässig sind alle Programme auf Deutsch, Französisch und Englisch verfügbar.

Alle Standardbezeichnungen können sowohl in den Bildschirmmasken als auch in den Auswertungen vom Anwender angepasst werden. Dadurch sind kundenspezifische Über­­ setzungen möglich. Länderspezifische Anpassungen sind durch das flexible Customizing bei Masken, Eingabeformaten, Zahlen- und Datumsfeldern sowie Aus­ wertungen bis auf Benutzerebene möglich.

Mehrsprachigkeit > Alle Applikationen auf Deutsch, Französisch und Englisch verfügbar > Kundenspezifische Übersetzungen möglich - Standardbezeichnungen können jederzeit angepasst werden.

- Zentrales Übersetzungswerkzeug - Übersetzungen können als XML-Datei exportiert und importiert werden. > Länderspezifische Unterstützung bis auf Mandantenebene möglich - Masken, Auswertungen - Feldbezeichnungen - Eingabeformate bei Zahlen- und Datumsfeldern

Messaging für Kommunikation unter Programmanwendern Mit ABACUS vi können Anwender direkt miteinander in der ABACUS Business Software kommunizieren. Nachrichten und Aufgaben lassen sich – ohne das Programm verlassen und auf ein E-Mail-Programm ausweichen zu müssen – direkt aus dem ABACUS Haupt­ menü ver­schicken. Dabei kann beim Versenden der Mitteilung auch das Programm und der entsprechende Datensatz mitgegeben werden. Mit einem einzigen Klick ist der Empfänger der Nachricht in der Lage, das Programm und den Datensatz zu öffnen, auf den sich die Nachricht bezieht.

Somit wird es ganz einfach, einem anderen ABACUS Programmbenutzer zum Beispiel mitzuteilen, dass eine bestimmte Buchung zu korrigieren ist. In welchem Modul der Empfänger der Nachricht sich auch befindet, ein Klick auf den mitgeschickten Link und das betreffende Programm wird gestartet und die Buchung angezeigt.

Messaging > Nachrichten und Aufgaben verschicken - Anhänge mit Auswertungen etc.

- Integration eines Programms und Datensatzes in die Nachricht - Integration eines Links auf ein gespeichertes Dokument > Aufgaben ausführen wie Aktivitäten erledigen, PDF-Formulare ausfüllen, Kreditorenbelege freigeben, Urlaub beantragen etc.

A B A CUS v i V e r s i o n I n t e r n e t

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MEHR F r e i R A UM B e i d e r S o f t wa r e - N u t z u n g

A B A CUS VI – F l e x i b i l i t ä t G r o s s g e s c h r i e b e n

Individualisierung dank Customizing Durch das flexible Maskendesign kann ABACUS vi nahezu beliebig an unternehmens­ spezifische Bedürfnisse oder spezielle Branchenanforderungen angepasst werden. Für die Er­­­ fassung und Verwaltung von Daten, die in der Standardsoftware nicht vorgesehen sind, lassen sich alle Datentabellen um bis zu 250 zusätzliche Felder erweitern.

Programmmasken der Stammdatenprogramme wie Lieferanten- und Kundenstamm, Artikelstamm etc. lassen sich vom Anwender selbst durch Grafiken wie auch Kennzahlen, die mit AbaReport erstellt worden sind, flexibel ergänzen.

Durch die Möglichkeit mit Scripting Programmfunktionen von ABACUS vi zu erweitern oder neue Funktionen zu programmieren, können auch spezielle Bedürfnisse weitgehend erfüllt werden. So gemachte Anpassungen der ABACUS vi Programme sind releasefähig.

Somit sind die Investitionen in das Customizing auch bei einem Wechsel auf neuere Programmversionen geschützt. Der Kunde erhält mit ABACUS vi eine Standardsoftware, die sich auf seine individuellen Geschäftsprozesse anpassen lässt. Er kann die Abwick­lung seiner Geschäftsvorfälle optimal gestalten.

Unternehmensspezifisch trotz Standardsoftware ABACUS vi erlaubt nicht nur in allen Bereichen der Dateneingabe eine optimale An­­­ passungsfähigkeit, die Software überzeugt auch dank ihrer grossen Flexibilität und diversen Gestaltungs­­ möglichkeiten bei Auswertungen und beim Reporting. Für indivi­ duelle Anwenderbedürfnisse werden für alle Auswertungen leistungsfähige Tools zur Verfügung gestellt: AbaReport erlaubt es, Auswertungen den betrieblichen Erfordernissen entsprechend flexibel anzupassen.

Mit iPad grösste Mobilität und Einfachheit bei der Informationsabfrage und der Datenerfassung Mit AbaSmart lassen sich Daten und Informationen aus der ERP-Software für das iPad auf­ bereiten und benutzergerecht präsentieren. Das Resultat sind Cockpits, die dem Anwender eine neue Dimension der Individualisierung der Informationsdarstellung bieten, kombiniert mit einer intuitiven Einfachheit der Anwendung sowie standortunabhängigem Einsatz.

Die mobile Leistungserfassung wird mit AbaSmart ebenfalls unterstützt. So können Mitarbeitende ihre gearbeiteten Zeiten oder auch gefahrene Kilometer für die verschiedenen Projekte erfassen. Dank der direkten Synchronisation dieser Daten in die ERPSoftware entfällt die in der Vergangenheit übliche doppelte Erfassung, die zeitraubend, kostenintensiv und auch fehleranfällig war. So können beispielsweise auch Aussendienst­ mitarbeitende bequem für ihre Serviceaufträge die Stunden und das verwendete Material mit AbaSmart auf dem iPad direkt vor Ort beim Kunden eingeben. Über das iPad lassen sich auch Prozesse in Workflows starten.

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Customizing > Erweiterbare Tabellen - Tabellen mit kundenspezifischen Feldern pro Mandant definierbar > Gestaltbare Masken - Standardmasken werden mitgeliefert - Maskendesigner zur freien Gestaltung von Erfassungsmasken in Grundversion enthalten, auch übers Internet bedienbar - Informationen aus allen Tabellen in Masken integrierbar - Eigene, frei definierbare Eingabefelder - Diverse Komponenten wie Grafiken, Bilder, Webseiten, Verknüpfungen - Stammdatenprogramme wie Lieferanten- und Kundenstamm, Artikelstamm etc. durch Grafiken wie auch Kennzahlen flexibel ergänzbar - Rollenspezifische Masken möglich - Einfache kundenspezifische Validierungen pro Feld definierbar ohne Programmierung - Auswahllisten frei definierbar, mit Anbindung an Fremdsysteme z.B. via ODBC - Maskendefinitionen im XML-Format abgelegt für Weiterverwendung > Scripting - Für eigene Businesslogik, die nicht durch den Standard abgedeckt wird: · Validierungen · Berechnungen - Maskenscripting für direkte Erweiterungen von Eingabemasken - Serverside Scripting für Erweiterungen der Businessobjekte unabhängig der Daten­ quelle - Programmiersprache JavaScript - Scripts unabhängig von Standardprogrammlogik abgelegt für einfache Wartung > Auswertungen - Grundversion beinhaltet alle nötigen Standardauswertungen - Alle Auswertungen anpassbar dank mitgeliefertem Reportdesigner - Reportviewer und Reportdesigner über Internet bedienbar - Anbindung von Fremdsystemen möglich - Diverse Ausgabeformate: PDF, HTML, Microsoft Excel, CSV - Schachtsteuerung integriert - Drucker kann für Server oder Client hinterlegt werden - Reportdefinitionen im XML-Format abgelegt

Selbstverständlich integriert

MyAbacus Mit dem Internet-Portal MyAbacus lassen sich wichtige Informationen, Kennzahlen oder auch Workflows den Mitarbeitenden plattform- und standortunabhängig zur Verfügung ­stellen - einfach und ohne Zusatzprogrammierung basierend auf Standardkomponenten der ABACUS Software.

Integrierte Prozess-Engine Die Automatisierung von Arbeitsabläufen und ganzen Workflows, wie auch EmployeeSelf-Service Portale, werden durch eine in die Business Software integrierte ProzessEngine ermöglicht: > Applikation stellt Funktionalität als Bausteine zur Verfügung > Transparenter Umgang mit Dateien zwischen Client und Server > Automatisches Starten von Prozessen durch Überwachung von Verzeichnissen > Online Application Programming Interface (API) zum Starten von Prozessen > Einfach zu bedienender Prozessdesigner, auch übers Internet PDF-Unterstützung Sämtliche Auswertungen in ABACUS vi basieren auf der PDF-Technik. Die er­stellten PDFDateien sind dabei auch Container für zusätzliche Daten wie etwa gescannte Original­ dokumente (Rechnungen etc.), die mit der Buchungstransaktion verknüpft sind. Für Meldungen an Behörden und Amtsstellen werden PDF-Formulare zur Dateneingabe mit integrierter Verknüpfung zu Datenbanktabellen unterstützt. Die Integration digitaler Unterschriften, die automatische Überprüfung ihrer Gültigkeit und revisionstaugliche Zeitstempel auf PDF-Dokumenten machen beim Einsatz von ABACUS vi sämtliche Papierdokumente überflüssig.

PDF > Alle Auswertungen basieren auf PDF > Eigener lizenzfreier PDF-Viewer > PDF als Container für zusätzliche Daten - Gescannte Originaldokumente - Zusatzinformationen über Transaktionen hinterlegbar - Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine als XML für Integration mit Fremdsystemen - Auflösung von Saldi bis auf Detailebene, als eigenes PDF im PDF > Unterstützung von PDF-Formularen zur Dateneingabe - Standardformulare, z.B. zur Meldung an Behörden und Amtsstellen - Standardisiert verknüpfbar mit Tabellen > Unterstützung digitaler Unterschriften - Automatische Überprüfung der Gültigkeit - Unterstützung von revisionstauglichen Zeitstempeln

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Integration von Fremd­systemen und elektronischer Datenaustausch Mit AbaConnect bietet ABACUS vi eine moderne Schnittstelle, über die sich Daten im XML-Format mit Fremdsystemen austauschen lassen. Die Daten können dabei offline via Dateien oder online via Webservices mittels SOAP übertragen werden. Die Technik mit Webservices/SOAP ermöglicht es, Branchenlösungen und andere Fremdapplikationen plattformunabhängig mit der ABACUS Business Software zu integrieren und deren Daten umfassend zu nutzen. Felder, Funktionen, Parameter und Suchindizes sind dokumentiert.

Auch Beispielprogramme in .NET und Java stehen zur Verfügung.

Der elektronische Dokumentenaustausch von Bestellungen, Lieferscheinen, Rech­nungen etc. mit Geschäftspartnern mit automatischer Datenkonversion ins Format des Empfängersystems via E-Business-Netzwerke wie PostFinance, PayNet, Conextrade etc. wird unterstützt. Dies wird durch die Standard E-Business-Plattform AbaNet ermöglicht. Mit dem Electronic Banking-Server ist der Datenaustausch im Zahlungsverkehr und beim Cash Management mit den relevanten Banken in der Schweiz und in Deutschland möglich.

Das multibankenfähige Electronic Banking Programm unterstützt Formate wie DTA, ESR, SEPA, LSV+, Debit Direct und MT940.

AbaConnect > Ermöglicht direkte Verbindung von Fremdsystemen mit ABACUS Business-Objekten > Standardisiertes hierarchisches XML-Schnittstellenformat > Einfaches tabellarisches Format als ASCII/CSV möglich > Versionssicher, Unterstützung von mehreren Schnittstellenversionen > Transport online über Webservice/SOAP oder offline via Datei AbaNet E-Business > Elektronischer Dokumentenaustausch mit Standardformaten für Bestellungen, Liefer­ scheine, Rechnungen, Gutschriften > Integriert in Module für Auftragsbearbeitung, Kreditorenbuchhaltung, Immobilien­be­ wirt­schaftung > Benötigt keine spezielle Hard- oder Software-Installation auf Kundenseite > Integrierte Anschlüsse der E-Business-Netzwerke PayNet, PostFinance, Conextrade > Integrierte Anschlüsse der branchenspezifischen E-Business-Netzwerke STEPcom, Softzoll und CompuData Electronic Banking Server > Unterstützt alle relevanten Finanzinstitute in der Schweiz > Integrierter deutscher Zahlungsverkehr > Multibankfähig > Kommunikationsserver kann ausgelagert von restlicher Installation betrieben werden > Unterstützung von Formaten wie DTA, ESR, SEPA, LSV+, Debit Direct und MT940

pap i e r l o s v o n a b i s z

Integrierte ­Archivierung In der ABACUS Archivierung lassen sich Dokumente sowohl in Dossiers wie auch in Archiven speichern. Dokumente in Dossiers können Veränderungen unterliegen, wohingegen Dokumente in Archiven unveränderbar sind und einer gesetzlichen Aufbe­ wahrungsfrist unterliegen. Dazu zählen insbesondere in der ABACUS Business Software erzeugte Dokumente wie Rechnungen und Lohn­ abrechnungen genauso wie von Lieferanten oder Kunden erhaltene Lieferscheine, Rech­ nungen, Bestellungen und Unterlagen aus beliebigen abzubildenden Geschäfts­pro­­zessen. Dabei findet eine direkte Zuordnung der Dokumente zur entsprechenden Transaktion statt, wie etwa eine Lieferantenrechnung zur Kredi­toren­buchung.

Geschäftsdokumente, die nach Ablauf des Geschäftsjahres einer gesetzlichen Aufbe­ wahrungsfrist unterliegen, können in jahresabhängige Archive gespeichert werden und sind somit unveränderbar abgelegt. Dies erlaubt den Grossteil an Originaldokumenten nur noch elektronisch aufzubewahren und Papierbelege zu vernichten.

Für die Revision können Dokumente und spezielle ABACUS Auswertungen mit den ­integrierten PDF-Belegen auf externe Laufwerke ausgelagert werden.

Elektronische Archivierung > Jede Art von Dokument speicherbar in Datenbank > Verschiedene Formate mit integriertem Viewer anzeigbar > Direkte Zuordnung von Dokumenten zu entsprechender Transaktion möglich (z.B. Lieferantenrechnung zur Kreditorenbuchung) > Zugriffsschutz mit Benutzerverwaltung integriert > Unveränderbare, revisionssichere Hinterlegung von Dokumenten in jahresabhängigen Archiven > Veränderbare Dossiers zur Ablage von Dokumenten zu Transaktionen und Stammdaten > Integration von anderen Archivierungssystemen möglich > Auslagerung von Archiven mit signierten Dokumenten auf externe Datenträger wie CD/DVD

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Internet / Intranet

RIA Client

Scanner

Client

ABACUS Server

AbaScan

Dossiers / Archive Gescannte Rechnungen mit/ohne Barcode

AbaScanProgramm ermöglicht nachträgliche Bearbeitung

Generierte Bilder

Texterkennung

zur Korrespondenz, manuellen Bestellungen, Verarbeitung Lieferscheine KonstruktionsPrüfprotokolle pläne etc. etc.

Originalbeleg-Scanning Mit dem Modul AbaScan wird die Archivierungssoftware mit externen Scannern verbunden, so dass gescannte Originalbelege wie etwa Lieferantenrechnungen automatisch in den entsprechenden Applikationen wie beispielsweise der Kreditorenbuchhaltung weiterverarbeitet werden können. Gleichzeitig mit der Speicherung zur entsprechenden Buchung erfolgt auch eine OCR-Texterkennung des gescannten Dokuments. Das dient der Volltextindexierung zur späteren schnellen und komfortablen Suche.

Durch die digitale Signatur und einen Zeitstempel auf den gescannten Dokumenten wird die Revisionstauglichkeit und Mehrwertsteuerkonformität erreicht.

AbaScan > Anbindung der Archivierung an externen Scanner > OCR-Texterkennung von gescannten Dokumenten für Volltextindexierung zur ­schnellen, komfortablen Suche > Unterstützung von Barcodes auf Dokumenten > Über Internet bedienbar > Benötigt keine spezielle Software auf Client-Rechnern - Client kann TIF-, PDF-, JPEG-Dateien auf Server laden - Server verarbeitet Bilder und speichert sie gemäss definierten Regeln - Automatische Lieferantenerkennung und Rechnungsbelegverarbeitung aufgrund UID, ESR-Belegzeile, E-Mail-Adresse oder URL-Adresse > Gesetzeskonforme Ablage mittels elektronischer Signatur der gescannten Dokumente erlaubt die Vernichtung der Papierbelege

DMS

Gescannte Rechnung mit Barcod

Gescannte Stundener sung zur manuellen Verarbeitu

Konstrukti pläne etc.

I n f o r m at i o n e n – s c h n e l l u n d p r ä z i s

Komfortable Suchfunktion Dank der automatischen Volltextindexierung aller Daten durch AbaSearch ist die Suche über die gesamte Datenbank und alle archivierten Dokumente schnell und sehr effizient.

In sämtlichen Eingabefeldern wird das Finden von Daten mit Vorschlägen beim Tippen unterstützt. Verdichtete Daten lassen sich mit einem “Drill down” bis zum Originalbeleg auflösen.

ABACUS Server

Indexdienst

Indizes

Suchmöglichkeit

ABACUS Tabellen

Volltextsuche pro Tabellenfeld

Dossiers/Ar Dossiers/Archive

olltextsuche Volltextsuche Dokumenten in Dokumenten DOC (PDF, DOC etc.)

AbaSearch

Gescannte Rechnungen mit Barcode Gescannte Arbeitsrapporte Archivierte Auswertungen

Komfortables Suchen > Automatische Volltextindexierung aller Daten durch AbaSearch > Suche über Datenbank und archivierte Dokumente > Suchfunktion integriert in Eingabefeldern mit Vorschlägen beim Tippen > Ermöglicht Drill-down bis auf Buchungs- und auch Dokumentenebene > Keine Beeinträchtigung der Transaktionsgeschwindigkeit durch asynchrone Indexierung

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Business Intelligence

Mit dem Modul Informationsmanagement lassen sich für die Darstellung von ­Kenn­­­zahlen und Managementauswertungen individuelle Informations-Cockpits ­gestalten. Die Unterstützung von OLAP-Cubes erlaubt ad hoc ein einfaches Ana­ lysieren sämtlicher erfasster Daten in ABACUS vi. Eine Standardschnittstelle ­integriert auf Wunsch verschiedene BI-Werkzeuge.

Mit dem Tool AbaFusion lassen sich auch für das iPad benutzeroptimierte Cockpits erstellen. Über diese können zum Beispiel Führungskräfte Informationen aus der ABACUS ERP-Software orts- und zeitunabhängig abfragen. Dabei lassen sich frei gewählte Management-Informationen auch grafisch aufbereitet darstellen. So erhält jeder Anwender genau die Daten, Kennzahlen und Informationen, welche er zur optimalen Steuerung des Unternehmens benötigt.

Business Intelligence (BI) > Gestaltung individueller Informations-Cockpits > Unterstützung von OLAP-Cubes - Integrierter PALO-Server mit Visualisierungskomponenten - Standardschnittstelle für verschiedene BI-Werkzeuge > Grafische Komponenten verwendbar in allen gestaltbaren Programmmasken

a u t o m at i s i e r t A k t i o n e n a u s l ö s e n

Automatische Benachrichtigungen ABACUS vi bietet die Möglichkeit, Programmaktionen aufgrund zeit- oder datenbank­ gesteuerter Ereignisse automatisch auszulösen. Beispiele dafür sind E-Mail-Benach­richti­ gungen, die Ausgabe und der Versand von Reports sowie die Synchronisation von Daten mit Fremdsystemen.

ABACUS Server

Dienst

Funktion

Auslöser

Aktion Schnittstelle starten (Import/Export)

Format

XML, ASCII etc.

Auswertungen

(senden/speichern)

Zeit-Trigger (Scheduler) AbaNotify

Job DatenbankTrigger (DB-Ereignis)

PDF, HTML etc.

Geburtstage melden Schnittstelle starten

(Import/Export)

Auswertungen

(senden/speichern)

E-Mail Dossiers/Ar XML, ASCII etc.

PDF, HTML etc.

Aktivitäten melden

E-Mail

Prozess starten

AbaNotify > Ermöglicht das Reagieren auf zeit- und datenbankgesteuerte Ereignisse > Aufgrund der Ereignisse können verschiedene Aktionen ausgelöst werden: - Versand von Benachrichtigungen - Ausgabe und Versand von Reports - Synchronisation von Daten mit Fremdsystemen

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Integration in Tabellenkalkulation Daten in Auswertungen wie Kontoauszügen, Bilanzen oder auch Inhalte von Suchlisten lassen sich direkt ins Excel oder andere Tabellenkalkulationsprogramme übernehmen.

Zudem verfügt die ABACUS Business Software über eine Excel-kompatible Tabellen­kalku­ lation, in der Berechnungsformeln für komplexe Lohnarten oder für Wartungsvertrags­ rechnungen definiert werden können.

Integrierte, Excel-kompatible Tabellenkalkulation > Eigene Java-Komponente, benötigt keine Excel-Installation > Kann Excel- und OpenOffice-Dokumente lesen > Verarbeitung von Excel-Spreadsheets auf dem Server > Ermöglicht Hinterlegung von kundenspezifischen Formeln für komplexe Berechnungen

inteGrierte business soFtWAre Für Alle AnsPrüche

Finanzbuchhaltung

Anlagen-

Electronic

Kostenrechnung

buchhaltung

Banking

Debitorenbuchhaltung

Adressmanagement CRM

Stammdaten

Kreditorenbuchhaltung

AbaBau Technische Bauprogramme

Service- und Vertragsmanagement

Lohnbuchhaltung Human Resources

AbaImmo Immobilienbewirtschaftung

Projektabrechnung

Auftragsbearbeitung Fakturierung

Produktionsplanung und -steuerung

Leistungs- und

E-Business

AbaSmart iPad-App

Archivierung AbaScan

Informationsmanagement

Prozess-Engine Workflow

AbaReport – Report Writer

AbaSearch – Suchmaschine

AbaNotify – Meldesystem

SmartJob – Automatisierung von Abläufen

AbaAudit – DatenbankÜberwachungssystem

AbaConnect Standardschnittstellen

Adobe

Intranet / Internet

E-Mail-Programme

Fremdprodukte / Individuallösungen

Microsoft Office

Zeiterfassungssysteme

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Alles, WAs erP-soFtWAre kรถnnen muss

CH-9300 Wittenbach-St.Gallen, www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Research SA, Business Software CH-2501 Bienne/Biel, www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Business Solutions GmbH D-80336 M端nchen, www.abacus-solutions.de info@abacus-solutions.de

Ecknauer + Schoch ASW / OS 2000-12.13

ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software