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Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Fecha: Octubre de 2010

DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL Versión 1.0 Sistema de Gestión de la Calidad

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1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE Nombre del Proyecto: Uso de Excel y Access para el desarrollo de aplicaciones administrativas empresariales. Fase del Proyecto: Desarrollo de aplicaciones usando base de datos y Excel. Actividad de Proyecto Práctica de Bases de datos (Access), Cálculos y funciones aritméticas (Excel) Competencia: Resultados de Aprendizaje N/A N/A

Duración en horas 40 Duración en horas 10

Duración en horas de la actividad

 Utilizar las diferentes funciones 10 de Excel para el análisis de datos tales como: Tablas y gráficas dinámicas, promedios, subtotales, frecuencias etc.  Aprender a importar bases de datos de Access a Excel para la realización de diferentes funciones y cálculos aritméticos.  Crear diferentes consultas sobre la base de datos utilizando el asistente para consultas de Access.

2. PRESENTACION  Profundizar en el manejo de las diferentes funciones avanzadas de Excel para el análisis de la información.  Crear consultas sobre la base de datos utilizando el asistente para consultas de Access.  Importar Bases de datos en Access a Excel


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3. CONOCIMIENTOS PREVIOS Para el desarrollo de la actividad propuesta se requiere que el aprendiz haya desarrollado la lectura de las unidades 2 y 3 vistas en el curso. 4. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE : En el material de las unidades 2 y 3 se describen las diferentes funciones que proporcionan Ms Access y Ms Excel para el análisis de datos. Una vez que lea el material, deberá resolver el ejercicio que se describe.  Acceda a la base de datos llamada Base de datos librería, la cual deben descargar del material de apoyo de la unidad 4. Se solicita desarrollar una consulta, además de importar los datos de la base de datos en Access a Excel y proporcionar información útil aplicando funciones de análisis de datos.  Debe crear una consulta utilizando el asistente para consultas de Access, en la que se muestren los siguientes datos de los libros: Nombre de la editorial, Nombre del libro, Cantidad, Precio, y el Total si se venden todos los libros. Pasos para crear la consulta: Venta de libros por editorial.  Abra el asistente para consultas de la pestaña Crear.  Seleccione la opción Asistente para consultas sencillas y de clic en Aceptar.  En el cuadro de diálogo que aparece seleccione la tabla Libros de la opción tablas/consultas, y escoja los campos: Nombre del libro, Editorial, Cantidad y precio (Debe seleccionar cada campo y pasarlo con > al cuadro del lado).  En ese mismo cuadro de dialogo vamos a seleccionar ahora la tabla Editorial y el campo Nombre de la editorial.  Como puede ver en el recuadro campos seleccionados deben aparecer los campos: Nombre del libro, Editorial, Cantidad, Precio y Nombre de la editorial. De clic en siguiente.


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 Escoja la opción Detalle (Muestra cada campo de cada registro) de clic en siguiente.  Agregue este título a la consulta: Consulta por Editorial y de clic en finalizar.  Automáticamente se va a abrir la consulta que acabo de realizar.  Ubíquese en la consulta por editorial que aparece donde se encuentran las tablas de la base de datos (Parte izquierda). De clic derecho y escoja la opción Vista diseño.  Desmarque la columna Editorial de la opción mostrar.  En la última columna, en el primer renglón debe colocar la expresión: Total:=[Cantidad]*[Precio]  Cierre la vista diseño y abra la consulta para mostrar la lista de editoriales y libros.  Como puede observar ya aparece creada la columna Total.  Ya se creó la consulta solicitada: Venta de los libros por editorial.

Con la creación de la consulta Venta de los libros por editorial terminamos la aplicación de Access. Ahora nos vamos para Excel.  Inicie la aplicación en Excel e importe las tablas creadas en Access, tanto las tablas como la consulta que realizo. Como hacer esto:  Abrimos un documento en blanco en Excel.  En el menú Datos, seleccione la opción Desde Access (Obtener datos externos de Access).


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 Aparecerá un cuadro de dialogo donde debe buscar en su computador la base de datos en Access llamada Base de datos librería que descargo y modifico anteriormente. De clic en Abrir.  Aparecerá un nuevo cuadro de dialogo, el cual nos mostrara las tres tablas de la base de datos: Carreras, Editorial y libros, además de la consulta creada llamada Consulta por editorial.  Seleccione una a una la tabla o consulta que desea importar y de clic en aceptar.  Repita este proceso para todas las tablas y consultas disponibles. (Recuerde colocar cada una en una hoja (pestaña) diferente.

Ahora vamos a aplicar los conocimientos adquiridos en las unidades anteriores. Como pueden observar ya importamos las tres tablas y la consulta realizada en Access, y ubicamos cada una en una hoja (pestaña) diferente. Tomando como base la tabla importada de Access llamada libros, debe realizar lo siguiente: 1. Utilizando la función frecuencia, indicar el número de veces que se repite cada editorial. 2. Agregar un subtotal para sumar la cantidad de libros en existencia por cada editorial. 3. Crear un escenario que muestre cual sería el resultado si el precio de los libros disminuye en $50. 4. Crear una tabla dinámica con su respectivo gráfico dinámico donde se muestre la cantidad de libros por cada carrera. Ambiente(s) requerido: Ambiente Virtual de Formación. Plataforma blackboard Material (es) requerido:  Lectura del material de apoyo Unidades 2 y 3.  Enlaces Externos.

5. EVIDENCIAS Y EVALUACION Producto entregable: El aprendiz deberá entregar un archivo “.xls” con las tres tablas y la consulta importadas de Access, además de la solución de las actividades planteadas. Por otra parte debe entregar otro archivo”.mdb” con la base de datos que descargo de la plataforma, incluyendo la consulta solicitada.


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Forma de entrega:

Documento en formato .xls (Archivo de Excel). Documento en formato .mdb (Archivo de Access).

El documento debe contener:  Portada, con los datos de la persona o personas que entregan el documento.  Estructura que contenga: Las preguntas y respuestas de la actividad completas.  Conclusión: Bibliografía.  Anexos si los hay Los dos archivos adjuntos por medio del enlace creado en plataforma, en el botón actividades. Criterios de Evaluación:

 Tablas y consultas importadas desde Access a Excel.  Ejercicios planteados desarrollados en Excel aplicando funciones avanzadas y análisis de datos.

6. BIBLIOGRAFIA Material de estudio de blackboard

CONTROL DEL DOCUMENTO

Autores

Nombre Cargo David Mauricio Ponce Tutor Virtual Jaramillo

Dependencia Centro de comercio y Turismo SENA Regional Quindío

Fecha 20 de Agosto de 2012.

Guía unidad 4 access y exccel julio final  

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