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Además de las reuniones con las personas responsables de equipo, para efectuar su seguimiento, se trabaja también la comunicación directa con el voluntariado. Con este propósito, el Departamento de Formación y Voluntariado realiza una entrevista con la persona voluntaria cuando han transcurrido dos o tres meses desde su entrada. Este encuentro es una primera toma de contacto después de su incorporación y sirve para valorar si se encuentra bien en el departamento en el que realiza su actividad, para resolver dudas, etc. Las personas voluntarias que hace más tiempo que están en la organización llevan a cabo una entrevista con el Departamento de Formación y Voluntariado con una periodicidad anual. En la actualidad, esta entrevista tiene lugar durante el último trimestre del año. Sin embargo, el objetivo de la entidad es adaptarse poco a poco al ritmo de incorporación de las personas voluntarias para realizar la entrevista al cabo de un año de la incorporación de la persona voluntaria, al cabo de dos, etc. El contenido del cuestionario que se pasa a la persona voluntaria recoge los aspectos que se detallan a continuación: FIGURA 3: LAS ENTREVISTAS DE SEGUIMIENTO ANUAL Fuente: Fundación Entreculturas
Este cuestionario se elabora desde el Departamento de Formación y Voluntariado con las aportaciones de otros agentes. La información recogida sirve para elaborar un informe anual, que incluye información genérica sobre el voluntariado (número de personas voluntarias, perfiles, etc.), muestra los resultados de los cuestionarios y define los posibles retos (reforzar la comunicación, incrementar las posibilidades de participación, etc.) teniendo en cuenta la información recogida. Existen también otras fórmulas de seguimiento de carácter más informal. La comunicación en espacios informales (celebraciones de cumpleaños, despedidas, el simple hecho de tomar un café, etc.) es muy adecuada en el acompañamiento al voluntariado. Por este motivo, es bueno fomentar la creación de espacios informales de comunicación aunque este hecho por sí solo no sea suficiente. FIGURA 4: OBJETIVOS, PROCEDIMIENTOS Y HERRAMIENTAS DEL ACOMPAÑAMIENTO Fuente: Fundación Entreculturas
OBJETIVOS • Acompañar las trayectorias de voluntariado facilitando un proceso más profundo y generar una mayor responsabilidad y una participación activa • Apoyar la construcción de equipos sólidos e integrados
Contenidos de la ficha-cuestionario de las entrevistas de seguimiento anual: PROCEDIMIENTOS
HERRAMIENTAS
•
Motivaciones del voluntariado
• Comunicación
• Elementos de comunicación
•
Cambio en la visión del mundo
•
Aprendizajes realizados
• Seguimiento con responsables de equipos
•
Nivel de integración en la entidad y en el grupo
•
Valoración de su tarea (si tienen pocas o demasiadas responsabilidades)
•
Valoración de su responsable de equipo
• Entrevista trimestral con responsables de equipos
•
Comunicación
• Red de “enlaces” por área
•
Formación
•
Posibilidades de participación
• Acompañamiento con el apoyo de “enlaces” en cada área • Entrevista anual de seguimiento personal
(e-mail, boletines, tablón de anuncios, memoria, etc.) • Fichas de seguimiento de voluntarios/as • Entrevista anual de seguimiento con voluntarios/as
• Espacios informales compartidos
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BUENAS PRÁCTICAS EN EL DESARROLLO
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