Page 1

ORGANISATORISK ASSESSMENT OG TRÆNINGSFORLØB

CASE: HMF Group A/S

Assessment og træningsforløb skaber kompetenceløft og indkøbsbesparelser Hos HMF Group A/S fik indkøbsafdelingen hjælp til at styrke afdelingens kompetencer og udvikle en indkøbsstrategi, der understøtter den overordnede virksomhedsstrategi. VÆKST OG AMBITIONER En stadig stigende efterspørgsel på kraner, der eksporteres til mere end 50 lande i det meste af verden, stiller store krav til en indkøbsafdeling. I tiden efter finanskrisen begyndte ordrerne igen at komme ind til HMF Group. Indkøbsafdelingen bestod på det tidspunkt af en samling erfarne indkøbere, der gennem de seneste år havde gennemført besparelsesprogrammer, øget leveringsperformance og skabt et netværk af underleverandører. Det blev dog stadig sværere at hente nye forbedringer, og de manglede en klar strategi for indkøbsarbejdet samt systematik i opgaveløsningen. I samarbejde med 4IMPROVE igangsatte indkøbsafdelingen et projekt, hvis primære formål var at udvikle en indkøbsstrategi, der understøtter HMF Group’s overordnede strategi.

UDFORDRINGEN:

ASSESSMENT AF UDVIKLINGSBEHOVET Samtidig skulle projektet give indkøbsafdelingen de fornødne redskaber til at understøtte HMF Group’s behov for en stabil, fleksibel og skalerbar forsyningskæde. Første skridt var at etablere en fælles erkendelse af det reelle behov og udvikle en passende forbedringsplan. Næste skridt var et træningsforløb, skræddersyet til afdelingen, med fokus på strategi, strukturer, processer, værktøjer og kompetencer. Træningsforløbet bestod af fem trin, og blev afsluttet med en eksamen i strategisk indkøb. TILBAGE PÅ SKOLEBÆNKEN Hvordan reagerer erfarne indkøbere på at skulle lære nyt og eksamineres? ”I begyndelsen var der skepsis, men den blev hurtigt gjort til skamme. Undervisningsniveauet var tilpasset afdelingen, og folk har virkelig lært noget. Eksamen var god, fordi vi kom i dybden med fundament, teorier og værktøjer. Vi har fået en fælles referenceramme og en fælles værktøjskasse, der betyder mere grundighed og mindre brandslukning”, siger Mogens Kjærgaard.

Indkøbsafdelingen manglede en klar indkøbsstrategi og systematik i opgaveløsningen. Der skulle findes nye måder at sikre besparelser på, efterhånden som de eksisterende kilder udtørrer. Afdelingen havde brug for at få styrker deres kompetencer og opnå en fælles referenceramme og værktøjskasse.

LØSNINGEN:

Organisatorisk assessment og et skræddersyet træningsforløb med fokus på strategi, strukturer, processer, værktøjer og kompetencer.

RESULTATET:

Klar og veldefineret indkøbsstrategi, der understøtter HMF Group’s overordnede strategi. Opdateret værktøjskasse og en fælles referenceramme. Ensartede strukturer og processer. Årshjul for leverandører, indkøbsopgaver og processer. Klar, ensartet linje fra strategi til handling og resultater.


EN OPDATERET VÆRKTØJSKASSE Kategorisering: Kategorisering af spend data samt udarbejdelse af et Business Intelligence setup med analyseværktøjer har gjort det nemt og overskueligt at analysere spend data, identificere nye potentialer og forklare afvigelser. Idébank: Der er oprettet en idébank til forbedringer, hvilket har vist sig at være et fremragende værktøj – både til at prioritere afdelingens ressourcer og til at give overblik over potentialer. Strategisk indkøb: Den nye proces for strategisk indkøb sikrer, at der arbejdes grundigt og analytisk uden at skyde gråspurve med kanoner. Tenderprocessen er blevet forbedret, og har allerede leveret besparelser. Projektledelse: Et stærkt koncept for projektledelse og styring er garant for ressourcetildeling og fremdrift i projekterne, der før havde tendens til at trække ud. Årshjul: Afdelingens årshjul for leverandører, indkøbsopgaver og processer sikrer struktur, og at indkøbskategorier opdateres. Udviklingsplan: Endelig er der udarbejdet en indkøbsstrategi, der understøtter udviklingen af HMF Group, blandt andet ved at identificere leverandører af ny teknologi til fremtidssikre kraner. Strategien har udmøntet sig i en udviklingsplan for indkøbet i HMF Group frem mod 2020.

IMPLEMENTERINGSSUPPORT For at sikre ejerskab og en grundig implementering, står indkøberne selv for at omsætte de nye værktøjer til interne processer. 4IMPROVE er stadig med på rejsen og holder afdelingen til ilden – der er udarbejdet et auditværktøj og planlagt periodevise proces reviews for at sikre en god og levedygtig implementering. Desuden identificerer og planlægger 4IMPROVE’s GREENcard forbedringsområder, så planen omsættes til virkelighed. ”Der skal holdes fokus på målet og arbejdes med de nye strukturer og værktøjer hele tiden. Ellers falder man lynhurtigt tilbage i gamle vaner, når der bliver for travlt,” konstaterer Mogens Kjærgaard. HMF Group og 4IMPROVE har planlagt opfølgningsmøder, hvor temaerne vil være gennemgang af processen, videreudvikling af årshjul og indkøbsstrategi, Green card, Supplier Selection Process, besparelsesprojekter, leverandøraudit og en udviklingsplan, der illustrerer, hvor afdelingen skal være om hhv. 1, 2 og 3 år.

Det fundament vi har bygget med 4IMPROVE gør, at vi har en fælles referenceramme og værktøjskasse, men også at vi er kommet videre med vores strategi. Vi har fået et fundament til processen og et skub til fortsat at udvikle os”, fortæller indkøbschef Mogens Kjærgaard.

BÆRENDE IDÉ: ORGANISATORISK ASSESSMENT OG KOMPETENCELØFT Det er essentielt at få udstukket en retning for indkøbsafdelingens arbejde, så det fortsat understøtter HMF Group’s overordnede strategi. En forbedret tenderproces, kompetenceløft og entydige strukturer, processer og mål, der sikrer leverancen. Fortæller Director i 4IMPROVE Consulting Group, Martin Dyg Jensen.

www.4improve.dk

4IMPROVE Case | HMF Group  
4IMPROVE Case | HMF Group