Page 1

DATA, ROBUSTE PROCESSER OG ØGET PRODUKTIVITET

CASE: COOP Distributionscenter Albertslund

Fra oceaner af data og ingen svar til faktabaseret planlægning I samarbejde med 4IMPROVE Consulting Group begyndte COOP en ledelsesmæssig kulturrejse. En af destinationerne på denne rejse var et pilotprojekt på COOP distributionscenter i Albertslund. Første skridt bestod i et potentialetjek, der identificerede planlægningsudfordringerne ved at analysere datagrundlag og informationsstrømme samt kortlagde de interne processer. KONKURRENCE PÅ DAGLIGVAREMARKEDET Coop er Danmarks største detailvirksomhed med en årlig omsætning på 54 milliarder kroner og ca. 40.000 medarbejdere. COOP’s distributionscenter i Albertslund distribuerer varer til 250 butikker. Det kræver overblik og planlægning, når man skal sikre at butikkerne modtager de rigtige varer til tiden. Er der indkaldt for få lagermedarbejdere, når de ikke at plukke og pakke til de planlagte kørsler. Omvendt påvirkes lønomkostningerne, hvis der er indkaldt for mange medarbejdere. Konkurrencen på dagligvaremarkedet er skærpet de seneste år, hvilket stiller store krav om effektiviseringer i alle dele af COOP. Dermed bliver det endnu vigtigere at finde den rette balance mellem kapacitet og belastning på dags-, uge-, måneds- og årsbasis. En øvelse der i praksis kræver en yderst nøjagtig planlægningscyklus. MASSER AF DATA, MEN INGEN VALIDITET De 170 lagermedarbejdere på distributionscentret i Albertslund arbejder i toholdsskift. Planlægningen består af to delprocesser: Identifikation af belastning (hvad skal plukkes og hvornår?) og kapacitet (allokering af ressourcer i forhold til arbejdstid og håndtering af afvigelser f.eks. ændrede opgaver og sygdom). Belastningen hos COOP påvirkes imidlertid også af faktorer som sæsonvarer, ferier og højtider, kampagner fra hovedkontoret,

UDFORDRINGEN:

specifikke ordrer fra de enkelte butikker og ubalance i antallet af kolli, der skal leveres på de enkelte ugedage i løbet af året. Bemandingsplanlægningen har gennem mange år været styret ud fra forecast baseret på tidligere års historik og medarbejdernes personlige erfaringer. Det har gjort planlægningen uigennemsigtig, personafhængig – og til tider upræcis. Derudover er planlægningen foregået i flere forskellige selvudviklede og usammenhængende systemer med manuelle arbejdsgange. Hvilket har øget risikoen for fejl i indtastningen af data, og gjort det svært at skaffe valide data og dermed et faktuelt beslutningsgrundlag til langsigtet planlægning. For at kortlægge og synliggøre potentialer fik COOP hjælp af 4IMPROVE Consulting Group til at analysere datagrundlag, informationsstrømme samt de interne processer. Om samarbejdet med 4IMPROVE Consulting Group, siger Distributionschef Kim Heide Rasmussen: ”Samarbejdet med 4IMPROVE var en god rejse. Vi startede med 2-3 konsulenter, som efterfølgende blev afstemt desto længere vi kom i processen. Alle gjorde de en god figur, men særligt Nis Kampp, som vi havde tilknyttet længst, udviste store faglige og menneskelige kompetencer. Mange af vores medarbejdere fik gode indspark, og der var en konstant søgen efter forbedringer”.

Lav effektivitet i kolliplukning. Svært tilgængelige data fra usammenhængende, delvist selvopfundne systemer med manuelle arbejdsgange. Kapacitet blev styret ud fra historisk baserede forecast og personlige erfaringer helt frem til dagen før levering. Risiko for fejl i data og beslutninger.

LØSNINGEN:

Konsolidering af planlægningsdata. Øget automatisering så tiden bruges på at træffe de rigtige beslutninger, fremfor at skaffe data. Åben dialog med medarbejdere om forandringen som en sikring af virksomhedens fremtid samt træning af medarbejdere i de nye systemer for at sikre ejerskab.

RESULTATET:

Data i realtid og dermed et faktabaseret beslutningsgrundlag. En mobil planlægningsplatform og et fælles grundlag for ressourceplanlægningen af hele distributionscentret. Bedre udnyttelse af medarbejdernes arbejdstid gennem effektiv bemandingsplanlægning. Mandskabet er reduceret med et tocifret procenttal med samme produktion.


Det viste sig, at der var masser af data til rådighed, mange måder at trække data på og flere forskellige værktøjer, men værktøjerne var designet ud fra den enkelte afdelings behov, uden nogen form for sammenhæng på tværs. I den ene ende af centret kunne der være rygende travlt, samtidigt med at man sendte folk hjem i den anden ende. Processerne var ikke beskrevet, og man havde ikke nogen idé om, hvordan dagen ville forløbe, før den var forbi. FAKTABASERET PLANLÆGNING OG FAKTUELT BESLUTNINGSGRUNDLAG Med udgangspunkt i et validt datagrundlag, informationsstrømme og interne processer blev et Power BI planlægningsværktøj med tilhørende datamodel implementeret. Gennem udviklingsprocessen blev medarbejderne trænet i brug af de forskellige værktøjer, og har taget ejerskab for dem. Nu har distributionscentret i Albertslund overblik over belastning og kapacitet. Når morgendagens ordrer er modtaget og udlagt i ruter, kan belastningen beregnes og ressourcebehovet planlægges. COOP har overblik over bemandingen og ud fra de løbende kvitteringer for udførte kollipluk, er det muligt at følge fremdriften og dagens restopgaver – og justere om nødvendigt. Planlægningsværktøjet har skabt sammenhæng mellem kapacitet og belastning ved at forudsige belastningen og sikre det rette mandskab, så effektiviteten i kolliplukningen øges.

BÆRENDE IDÉ:

”Tidligere tog det to medarbejdere otte timer over flere dage at skaffe data fra seks forskellige systemer og dermed i forskellige formater. Og skulle der laves en ny simulering var det forfra. Nu tager øvelsen to timer, og skaber et bedre resultat” fortæller planlægningschef hos COOP i Albertslund, Lars Rowland Brandi.

Power BI-løsningen har været en realitet siden maj 2017 og resultaterne er åbenlyse: • Et fælles grundlag for ressourceplanlægningen af hele distributionscentret • Mindre brandslukning i form af overarbejde blandt lagermedarbejderne og tilkald af vikarer GENERISK LÆRING Pilotprojektet i Albertslund har genereret imponerende resultater, og COOP forventer at implementere løsningen i de seks andre distributionscentre i Danmark. ”Det var en rigtig god proces med dygtige og meget erfarne konsulenter, der hurtigt fik tilegnet sig stor viden om virksomheden og dannet sig et billede af systemernes sammenhæng, hvilket gjorde dem i stand til både at hjælpe og udfordre os”, fortæller Manus Juhl Thomsen, Projekt og Teknikchef.

Den største forskel i dagligdagen er helt klart, at tiden bruges på at træffe de rigtige beslutninger og ikke på at fremskaffe data”, siger Lars Rowland Brandi, Planlægningschef.

Det overraskede mig, hvor hurtigt 4IMPROVE’s konsulenter fik samlet puslespillet, og var i stand til at synliggøre, illustrere og forklare det for os i Coop”, Manus Juhl Thomsen, Projekt og Teknikchef.

Der opstod ret hurtigt en åbenhed mellem medarbejderne i Coop og konsulenter fra 4IMPROVE. De fandt hurtigt hinanden i det samarbejdsfelt, som er nødvendigt i denne slags opgaver. For os er der ingen tvivl om, at 4IMPROVE har løftet vores vidensniveau om egne systemer, og vi fandt stor inspiration i samarbejdet”, Kim Heide Rasmussen, Distributionschef.

Kortlægge potentialet ved at analysere og validere data, samt at skabe et solidt datagrundlag med robuste processer. Udarbejde et styringskoncept baseret på validering og digitalisering af beslutningsgrundlag for at sikre rettidige beslutninger. Alt dette for at kunne styre den relativt store kompleksitet. Nis Kampp, Director i 4IMPROVE Consulting Group.

www.4improve.dk

4IMPROVE Case | COOP  
4IMPROVE Case | COOP