Page 1

Møtebok 2017 for 4H-klubbar

4H Norge


2 Møtebok 2017


Innhald Om møteboka...................................................................................... 4 Sekretæren sine oppgåver.................................................................. 5 Medlemsregisteret............................................................................... 6 Frifond................................................................................................. 7 Å planleggje 4H-året............................................................................ 8 Årsplan for klubben i 2017................................................................... 9 Utfylling av frammøteoversikt ........................................................... 13 Frammøteoversikt.............................................................................. 14 Innmelding av nye medlemmer og klubbrådgjevarar........................ 20 Utmelding av medlemmer og klubbrådgjevarar................................. 22 Referat frå 4H-arrangement.............................................................. 23 Referatsider....................................................................................... 24 Årsmelding........................................................................................ 39 Årsmøte i klubben............................................................................. 42 Årsmøteprotokoll............................................................................... 45 Årsrapport.......................................................................................... 48 Normalvedtekter for 4H-klubbar........................................................ 49 Viktige adresser................................................................................. 51 Søknadsfristar................................................................................... 51 Hugs!................................................................................................. 51

4H-klubb: Sekretær:

............................................................................... ..............................................................................

© 4H Norge Postboks 113 2026 Skjetten www.4h.no e-post: 4hnorge@4h.no 64 83 21 00

Opplag: 650 Utgivelsesår: 2016 Trykkeri: BK Grafisk Design: Løwehjerte Omslagsbilde: Aurelio Zen

ISBN: 978-82-7348-231-0 Varenr.: 161.311 Møtebok for 4H-klubbar reviderast kvart år. Utgjevar: 4H Norge

4H Norge 3


Om møteboka Møteboka er 4H-klubben si arbeidsbok og skal vere med på alle 4Harrangement. Sekretæren har hovudansvaret for føring av møteboka, men både resten av styret og klubbrådgjevarane må ha kjennskap til innhaldet. Møteboka skal gje eit bilete av det som hender i 4H-klubben gjennom året. Hugs derfor å ta vare på gamle møtebøker, det er viktig historisk materiale. Ta kontakt med lokalt arkiv eller bibliotek om lagring. Når det er jubileum i 4H-klubben, er møtebøkene viktige for å finne ut korleis 4H-klubben har vore driven tidlegare og kven som var med. Alle skjemaene i Møteboka ligg elektronisk på 4H Norge sine nettsider: www.4h. no/Aktiviteter/Klubbinfo/Materiell.

Vedtekter for 4H-klubbar Alle 4H-klubbar skal ha sine eigne vedtekter. Desse skal vere til hjelp for styret og klubbrådgjevarane og gje retningsliner for arbeidet i 4H-klubben. På side 49 finn de normalvedtekter for 4H-klubbar. Normalvedtektene er eit forslag til vedtekter for klubben. Det som står der er viktig for alle 4H-klubbar, men de kan tilpasse vedtektene til lokale tilhøve. Endring av vedtekter må gjerast på eit årsmøte i 4H-klubben. Når 4H-klubben endrar vedtektene, må dei sendast til 4H i fylket og godkjennast av fylkesstyret for å vere gyldige. Normalvedtekter for 4H-klubber finn de også på nettsidene til 4H Norge: www.4h.no/Om-4H/Organisasjon/Lover-og-vedtekter.

Klubbrådgjevarar Klubbrådgjevarane skal ikkje betale kontingent. Dei skal likevel meldast inn i medlemsregisteret der klubbrådgjevar vert ein eigen vervkategori. Kvar 4H-klubb må framleis velje ein klubbrådgjevar A, og så mange klubbrådgjevar B som ein sjølv ønskjer. Klubbrådgjevarar som er registrerte i medlemsregisteret vil få informasjon frå 4H Norge og vere omfatta av 4H si forsikring. Om klubbrådgjevar skal kunne velgast til verv på fylkes- eller nasjonalt nivå, eller som årsmøteutsending, må dei teikne eit personleg medlemsap i tillegg.

4 Møtebok 2017


Sekretæren sine oppgåver Den som blir vald til sekretær har fått ei viktig og lærerik oppgåve. 4H i fylket lagar til kurs for styret i 4H-klubben (Drift av 4H-klubb-kurs = DAF-kurs), der kan du lære om din jobb som sekretær. Som sekretær har du ansvar for alt det skriftlege arbeidet i klubben. Nokre gonger kan andre, t.d. styremedlemmer, vere dei som gjer arbeidet.

Som sekretær skal du •

Syte for at alle medlemmer og tillitsvalde er registrerte i medlemsregisteret. Dette gjer du i samarbeid med kasserar og klubbrådgjevar.

Melde inn nye medlemmer via ”Bli med” på www.4h.no.

Medlemmer som sluttar skal meldast til kontingent@4h.no.

Endre vervkodane på tillitsvalde etter årsmøtet. Dette er det berre styret som kan gjere.

Mediearbeid

Heile tida halde Møteboka oppdatert.

Skrive og sende ut innkalling til møte i klubben, gjerne saman med leiar. Du kan sende innkalling pr. e-post ved å ta ut e-postadressar frå medlemsregisteret.

Føre frammøteoversikt for alle arrangement og møte i klubben i Møteboka.

medlemmer som media kan vere interessert i. Lokalmedia er opptekne av det som skjer i lokalmiljøet, så kontakt dei i forkant av klubben sine arrangement. Du finn tips

Skrive og sende innkalling til styremøte og årsmøte, gjerne saman med leiar.

Føre referat frå alle styremøte, klubbmøte, leirar, kurs og arrangement.

Skrive søknader om støtte til kommunen og eventuelt andre støttespelarar i kommunen, gjerne saman med kasserar, leiar og klubbrådgjevar.

Syte for at klubben har presentasjonsmateriell som t.d. plakatar til messer, Open gard eller andre tilstellingar som klubben deltek på.

Vere ansvarleg for klubben sitt informasjonsarbeid, og t.d. sende stoff til lokalavisa i samband med 4H-møte, haustfest eller leir. Andre i klubbstyret kan og ha denne oppgåva.

Syte for å sende skjema inn til 4H i fylket til rett tid. Dette gjeld årsplan for klubben i 2017 innan 15. desember og utmelding av medlemmer og klubbrådgjevarar innan 1.februar.

Registrere Årsmelding i medlemsregisteret innan 15.desember.

Minne leiaren på at han/ho skal registrere Årsrapport i medlemsregisteret innan 15.desember.

I 4H har vi mange arrangement og engasjerte

og råd til mediearbeid i Mediehåndbok for 4H, som de kan få hos 4H Norge eller laste ned frå www.4h.no/Aktiviteter/ Klubbinfo/Materiell. 4H i fylket blir glade for å få melding når de har vore i media, send gjerne kopi om det er ein avisartikkel.

4H Norge 5


Medlemsregisteret I løpet av 2017 vil medlemssystemet bli forbedret og få noen nye funksjoner. Både utsjånad og innhald vil verte forandra og avvike frå det som vert presentert i denne boka. Endringar i medlemsregisteret som vil få innverknad på klubbarbeidet og rettleiingar til bruk av det nye systemet vil verte presentert på www.4h.no/ aktiviteter/klubbinfo/brukerveiledninger og i andre informasjonskanalar som vi nyttar.

Alle kan endre sine eigne opplysningar, men det er berre leiar, nestleiar, kasserar, sekretær og klubbrådgjevar som kan endre for alle medlemmene i klubben. Du finn gode rettleiingar for dei ulike registreringane og rapportane på nettsidene til 4H: www.4h.no/Aktiviteter/Klubbinfo/ Brukerveiledninger.

Det er viktig at alle som er med i 4H er registrert i medlemsregisteret. Alle betalte 4H-medlemmer er forsikra når dei er med på eit 4H-arrangement. Både 4H sentralt, 4H i fylket og 4H-klubben brukar medlemsregisteret for å kunna sende medlemsblad og anna informasjon til rett adresse. Medlemsregistert gir også oversikt og informasjon om merker, og då bør opplysningane om medlemmene vere rette. For at medlemsregisteret skal fungere, er det viktig at de i 4H-klubben gjer ein god jobb. Det er di plikt som sekretær å sjekke at opplysningane som namn, adresse, telefon og e-post er rett registrert på den einskilde medlemmen. Du skal med andre ord kvalitetssikre det som står i registeret. Medlemmene kan sjølve når som helst gå inn og rette personopplysningane sine. Medlemsregisteret kan blant anna nyttast til å ta ut lister over alle medlemmene i klubben din, eller sende e-post til alle medlemmene. Registeret letter arbeidet i 4H-klubben ved at medlemmene sjølve kan gå inn og melde seg på dei ulike kursa og arrangementa i fylket og nasjonalt.

Rapportar I medlemsregisteret kan du som sekretær, eller andre i styret, ta ut rapporter som er nyttige til bruk i klubben. Desse rapportane kan styret ta ut frå medlemsregisteret: • Saldoliste Her kan du sjå om det er nokon som ikkje har betalt medlemskontingenten til 4H Norge, eller om det er arrangement som ikkje er betalt.

6 Møtebok 2017

Medlemsliste Denne lista visar blant anna medlemsnr., fødselsdato., adresse og e-post til medlemmane i klubben.

Påmeldte til arrangement som kjem Her kan du sjå kven i klubben som har meldt seg på komande arrangement.

Etikettar Her kan du ta ut etikettar over alle medlemmene i klubben.

Haustfestliste Her kan du blant anna sjå verva, prosjekta og merka til medlemmene i klubben. Det er viktig at denne lista er riktig før haustfesten.


Årsmelding Etter å registrert årsmelding under fana ”Årsmelding”, skriv du ho ut for godkjenning på årsmøtet.

Brukarnamn og passord Brukarnamnet ditt er det same som medlemsnummeret ditt. Medlemsnummeret finn du på kontingentfaktura, medlemsblad, gamle medlemslister eller ved å ta kontakt med 4H Norge eller andre med tilgang til registeret. Passord (nytt eller kopi) kan du få sendt til e-posten din ved å trykke ”Mangler du passord?” under Min side. For at dette skal virke er det ein føresetnad at e-postadressa di er lagt inn i registeret. Om dette ikkje er gjort, må du be 4H Norge eller andre med tilgang til registeret om å leggje det inn.

Retting av medlemsliste Det er berre dei tilsette på 4H-kontoret som har tilgang til å godkjenne nye medlemmer. Utmelding kan bli gitt munnleg til klubbrådgjevar eller styret, men skal sendast skrifteleg til kontingent@4h.no anten frå klubbrådgjevar, styret eller frå medlemmet sjølv. Medlemmer som startar etter 1. september betalar vanlege medlemspengar. Betalinga dekker medlemskap ut året og heile neste år. Desse medlemmane startar for seint til at dei kan gjennomføre eit 4H-prosjekt dette året.

Årsmelding og årsrapport Alle 4H-klubbar skal føre Årsmelding og Årsrapport i medlemsregisteret. Les meir om Årsmelding på side 39, og om Årsrapport på side 48.

Endring av styreverv Etter årsmøtet må du hugse å endre styreverva i medlemsregisteret, dette gjeld også endringar på klubbrådgjevarvervet. Dette er blant anna viktig for at informasjon som blir sendt ut kjem til rett person, og at 4H-vitnemålet blir riktig. Forklaring på korleis du endrar styreverva finn du på www.4h.no/Aktiviteter/Klubbinfo/Brukerveiledninger.

Frifond Frifondmiddel = pengar til klubbaktivitet! Frifondmiddel er pengar frå Norsk Tipping som skal gå til å skape ny lokal aktivitet eller styrkje den lokale aktiviteten som allereie er der. 4H Norge fordeler frifondmidla som driftsstønad til eksisterande klubbar og oppstartsmiddel til nye klubbar. Driftsstønaden reknast ut fra eit grunnbeløp pr. klubb og eit tillegg pr. medlem under 26 år pr. 31.12. forrige år. Det er ingen formell søknad til Frifond.

4H Norge 7


Klubbene søker innan 15.desember ved å: • registrere Årsmelding i medlemsregisteret • registrere Årsrapport i medlemsregisteret • legge inn årsplan for kommande år i medlemsregisteret • legge inn skjema (samandrag av rekneskapen + balansekonto og melding frå revisor) frå kassaboka i medlemsregisteret. 4H Norge lagar ei fordelingsliste ut frå dei klubbane som har levert årsrapport. Lista blir sendt til 4H-kontoret i fylket for å sjekke at det ikkje har blitt gjort nokon feil. Pengane blir overført til klubbane så snart som råd. Alle klubbar skal ha brukt frifondmidla innan 31. mai året etter tildeling. Bruken av frifondmidla rapporterast i ”årsmelding” i medlemsregisteret. Om ein klubb ikkje brukar midla til lokal aktivitet eller til å styrkje lokal aktivitet, eller rapportering manglar, skal frifondmidla for det aktuelle året betalast tilbake til 4H Norge. Desse midla vil så gå inn i den totale potten for tildeling frå Frifond året etter. Klubbar som ikkje får tildelt Frifondmiddel kan klage innan tre veker etter at dei blei kjent med at tildeling har blitt gjort. Klaga sendast til 4hnorge@4h.no. Klagen blir behandla av administrasjonsleiar i 4H Norge, som tar endelig stilling til saken. Hugs å få med på arbeidsplanen: • • • • • • • • •

dato for leirar dato for kurs dato for volleyballturnering andre arrangement i fylket arrangement i 4H-nemnda dato for årsmøtet i fylket arbeidet med 4H-prosjekta større arrangement i bygda eller kommunen frist for utfylling av Årsmelding og Årsrapport, som er 15. desember frist for å sende inn årsplan for klubben for 2016, som er 15. desember frist for å sende inn utmelding av medlemmer og klubbrådgjevarar, som er 1.februar. i Året rundt er det lagt inn eit årshjul som er til god hjelp når de skal lage årsplan.

Å planleggje 4H-året Med årsmøtet sluttar eit 4H-år og det neste startar. Årsmøtet handsamar årsmelding for året som gjekk, og legg grunnen for aktiviteten i året som kjem. På årsmøtet skal styret leggje fram forslag til arbeidsplan og budsjett for neste år. Lag forslaget til arbeidsplan før de tek til å arbeide med budsjett og finansieringsplan. Start med å tenkje gjennom kva de vil prioritere, om det er spesielle tema eller aktivitetar de vil satse på. Avklar dato, tid og stad for alle møte og aktivitetar, og hugs å ta hensyn til andre 4H-aktivitetar på fylkes- og landsplan. Gjer gjerne avtaler med dei som får hovudansvar for kvart arrangement. 4H-prosjekta er ein viktig del av 4H-arbeidet, og må difor bli tatt med i arbeidsplanen. Set opp 4H-prosjekt som tema for fleire møte gjennom året. Alle medlemmer skal lage til ein klubbaktivitet der dei legg fram noko frå 4H-prosjektet sitt til andre (ikkje aspirantar). Etter at planen er vedtatt, må styret sørgje for at alle medlemmer, 4H i fylket og andre som treng arbeidsplanen får ein kopi av den.

8 Møtebok 2017


Årsplan for klubben Skal leggast inn i medlemsregisteret innan 15. desember kvart år

År:

Månad

Namn på klubben:

Dato

Stad

Klubb nr.:

Arrangement

Innhald

Ansvarleg

Desember

Januar

Februar

Mars

April

Mai

4H Norge 9


MĂĽnad

Dato

Stad

Juni

Juli

August

September

Oktober

November

10 Møtebok 2017

Arrangement

Innhald

Ansvarleg


Årsplan for klubben Klubben sin kopi - skal stå att i møteboka

År:

Månad

Namn på klubben:

Dato

Stad

Klubb nr.:

Arrangement

Innhald

Ansvarleg

Desember

Januar

Februar

Mars

April

Mai

4H Norge 11


MĂĽnad

Dato

Stad

Juni

Juli

August

September

Oktober

November

12 Møtebok 2017

Arrangement

Innhald

Ansvarleg


Utfylling av frammøteoversikt Du kan ta ut oversikt over medlemmane i klubben frå medlemsregisteret når 4H-klubben treng det. Du kan føre medlemmane over i skjemaet på neste side, og bruke det til registrering, eller du kan bruke skjema i excel som du finn på www.4h.no/Aktiviteter/Klubbinfo/Materiell.

Hugseliste for 4H-møte Denne malen kan brukast

Frammøte For kvart møte noterer du dato, kva arrangementet handla om (t.d. leir, kurs, julemøte, volleyball, haustfest), og kryssar av for om det var eit møte for heile 4H-klubben eller ikkje (dette er viktig når de skal sjekke frammøte før haustfesten). All aktivitet i regi av 4H-klubben skal vere med på frammøteoversikten. Har aspirantgruppa ført eigen frammøteoversikt, må du sørgje for at den blir ført inn i Møteboka, eller lagt ved den.

50%-regelen For å få godkjent 4H-året og prosjektet, må du delta på minst 50% av aktivitetane i klubben. Styret kan til dømes sjå over frammøteprotokollen på styremøta. Dersom det ser ut til at nokre medlemmer ikkje vil greie 50% frammøte, er det viktig at styret eller sekretæren gir melding til vedkommande i god tid slik at medlemmen har høve til å få året og prosjektet godkjend. Det er klubbstyret som avgjer om medlemmen får godkjend 4H-året eller ikkje. I nokre høve får medlemmene godkjend sjølv om dei ikkje er med på 50 % av aktivitetane. Grunnane til manglande frammøte kan vere gode, t.d. skulegong og hybelliv, foreldre som bur på ulike stader, sjukdom osv. I tvilstilfeller er det fylkesstyret som tek den endelege avgjerda.

til 4H-møte både inne og ute. På styremøte brukar ein punkt 3 - 7. 1. Velkomen v/leiar. 2. 4H-lovnaden (ev. til slutt, saman med gnisten/ broderring). 3. Opprop v/sekretær. 4. Referat frå siste styremøte eller klubbmøte v/sekretær. 5. Kassarapport (om loddsal mm) v/kasserar. 6. Informasjon (innkommen post, påmelding til kurs, leir mm). 7. Planar framover (kan til dømes vere plan og arbeidsfordeling for neste møte). 8. Aktivitetar. Hugs klubbaktivitet frå 4H-prosjekta. 9. Takk for i dag! Kva må hugsast til neste gong? Gnisten/broderring (evt. med song el. 4H-lovnad).

Merker For å bli tildelt merke skal ein ha: • gjennomførd eit prosjekt det siste 4H-året. • minst 50 % frammøte på klubbens arrangement.

4H Norge 13


Frammøteoversikt 4H-prosjekt Namn

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

14 Møtebok 2017

4H-prosjekt

Prosjektrettleiar

Løyst i gruppe

Delteke på tal møte i gruppa


4H Norge 15

For alle

Møtetype

Dato


Frammøteoversikt 4H-prosjekt Namn

35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68

16 Møtebok 2017

4H-prosjekt

Prosjektrettleiar

Løyst i gruppe

Delteke på tal møte i gruppa


4H Norge 17

For alle

Møtetype

Dato


Frammøteoversikt 4H-prosjekt Namn

69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102

18 Møtebok 2017

4H-prosjekt

Prosjektrettleiar

Løyst i gruppe

Delteke på tal møte i gruppa


4H Norge 19

For alle Møtetype

Dato


Innmelding av nye medlemmer og klubbrådgjevarar Nye medlemmer registrerast fortløpande via www.4h.no/blimed. Fyll ut det elektroniske innmeldingsskjemaet.

År:

Namnet på klubben:

Klubb nr.: Medlem 1

Namn

Telefon

Adresse

Mobil

E-post

Fødselsdato

Hoved- / søskenmedlem

Kjønn

4H-prosjekt

Verv

Pårørande

Tlf. pårørande

E-post pårørande Medlem 2 Namn

Telefon

Adresse

Mobil

E-post

Fødselsdato

Hoved- / søskenmedlem

Kjønn

4H-prosjekt

Verv

Pårørande

Tlf. pårørande

E-post pårørande Medlem 3 Namn

Telefon

Adresse

Mobil

E-post

Fødselsdato

Hoved- / søskenmedlem

Kjønn

4H-prosjekt

Verv

Pårørande

Tlf. pårørande

E-post pårørande Medlem 4 Namn

Telefon

Adresse

Mobil

E-post

Fødselsdato

Hoved- / søskenmedlem

Kjønn

4H-prosjekt

Verv

Pårørande

Tlf. pårørande

E-post pårørande

20 Møtebok 2017


Medlem 5 Namn

Telefon

Adresse

Mobil

E-post

Fødselsdato

Hoved- / søskenmedlem

Kjønn

4H-prosjekt

Verv

Pårørande

Tlf. pårørande

E-post pårørande Medlem 6 Namn

Telefon

Adresse

Mobil

E-post

Fødselsdato

Hoved- / søskenmedlem

Kjønn

4H-prosjekt

Verv

Pårørande

Tlf. pårørande

E-post pårørande Medlem 7 Namn

Telefon

Adresse

Mobil

E-post

Fødselsdato

Hoved- / søskenmedlem

Kjønn

4H-prosjekt

Verv

Pårørande

Tlf. pårørande

E-post pårørande Medlem 8 Namn

Telefon

Adresse

Mobil

E-post

Fødselsdato

Hoved- / søskenmedlem

Kjønn

4H-prosjekt

Verv

Pårørande

Tlf. pårørande

E-post pårørande Medlem 9 Namn

Telefon

Adresse

Mobil

E-post

Fødselsdato

Hoved- / søskenmedlem

Kjønn

4H-prosjekt

Verv

Pårørande

Tlf. pårørande

E-post pårørande Medlem 10 Namn

Telefon

Adresse

Mobil

E-post

Fødselsdato

Hoved- / søskenmedlem

Kjønn

4H-prosjekt

Verv

Pårørande

Tlf. pårørande

E-post pårørande

4H Norge 21


Utmelding av medlemmer og klubbrådgjevarar Skal sendast 4H Norge pr. e-post til kontingent@4h.no innan 1. februar kvart år for å sikre at medlemmene får riktig kontingentfaktura. Utmelding etter 1. februar sendast deretter forløpande til kontingent@4h.no. fortløpande i løpet av året.

År:

Namnet på klubben:

Namn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

22 Møtebok 2017

Klubb nr.:

Medlemsnummer


Referat frå 4H-arrangement Eit godt referat skal vere klart og fyldig utan å vere for langt. Kunsten er å få sagt mykje med få ord og ikkje ta med detaljar som ikkje trengst.

Referat i møteboka Det skal skrivast referat frå alt klubben lagar til eller deltek i. Hugs å få med referat frå leirar, kurs, styremøte, tevlingar og anna som medlemmene har vore med på. Sekretæren har ansvaret for at det blir laga referat. For at fleire skal få høve til å lære å skrive referat, kan oppgåva gå på rundgang mellom styremedlemmene. Start referatet med møtestad, dato og kor mange som møtte fram. Deretter fortel de om kva for programpostar de hadde og kven som deltok i programmet, kva som var på saklista og kva for vedtak som vart gjort. Ta gjerne med bilete og avisutklypp på referatsidene. Hugs at referenten og styreleiar eller den som leia møtet eller aktiviteten, skal skrive under på referatet. For å sjekke om det som blei vedtatt på eit møte har blitt gjort, bør ein lese opp referatet på neste møte. Dette gjer òg at medlemmer som ikkje var til stades på møtet kan få informasjon om kva møtet handla om.

For å vere sikker på at du har fått med deg alt du skal, så kan du bruke desse seks orda som hjelp: KVA? KVIFOR? NÅR? KORLEIS? KVAR? KVEN?

Døme på referat 15 medlemmer møtte fram for å delta på klubbmøtet til Bjørka 4H på Birkenlund barneskole i Arendal, 25. august 2015. Leiaren ønskte velkommen, så var det opprop, og referatet frå sist møte vart lese opp og godkjend. Deretter fortalde kasseraren at klubben har kr 8 542,- i banken og kr 501,- i kassa, og at alle medlemmene har selt 4H-lodda sine. Klubbrådgjevaren delte ut informasjon om arrangementet Gøy på landet som 4H Aust-Agder er med på å arrangere på Hove 14. september. Vår klubb skal hjelpe til med å steike vaflar, og Kari, Ingrid, Silje, Tom, Kristian og Ole skal stille opp. Kari skal vere ansvarleg, og rapporterer til leiar om kva som er gjort og korleis dette har gått. Deretter hadde Elin Olsen klubbaktivitet frå 4H-prosjektet som ho har i år. Elin lærte oss mange morosame teatersportleikar, og vi blei einige om at vi skal ha teatersport på haustfesten også. Vi avslutta møtet med 4H-lovnaden og gnisten. Neste 4H-møte blir 8. september same stad.

Kari Nordmann

Ola Olsen

Signatur Signatur Leiar Referent

4H Norge 23


Referatsider Hugs å få med avisutklypp og bilete frå turar og møte. Bruk eigne ark dersom du får for liten plass.

............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

24 Møtebok 2017


............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

4H Norge 25


............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

26 Møtebok 2017


............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

4H Norge 27


............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

28 Møtebok 2017


............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

4H Norge 29


............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

30 Møtebok 2017


............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

4H Norge 31


............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

32 Møtebok 2017


............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

4H Norge 33


............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

34 Møtebok 2017


............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

4H Norge 35


............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

36 Møtebok 2017


............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

4H Norge 37


............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

38 Møtebok 2017


Årsmelding Det er det gamle styret sitt ansvar å skrive melding for det året som er gått. Du som sekretær skal skrive årsmelding i ord og tall med statistiske opplysningar i medlemsregisteret.

Frist 15. desember!

Årsmeldinga gjev mange viktige opplysningar om aktiviteten i 4H-klubben. Både 4H i fylket og 4H Norge treng desse opplysningane, til dømes for å dokumentere 4H-arbeidet ved søknader om stønad. Mange fylke brukar også opplysningane som grunnlag for utvelgjing av årets 4H-klubb. Årsmelding må derfor fyllast ut nøyaktig. Det er fem delar (arrangement i klubben, amatørteater og underhaldning, volleyballaktivitet, årsrekneskap og årsmelding i ord) som skal fyllast ut. Legg ved godkjend årsrekneskap. Hugs at rekneskapen må ha underskrift av kasserar og revisor (evt. revisormelding). Etter utfylling av årsmeldinga skriv de den ut og legg den fram for årsmøtet for godkjenning. Hugs å lime inn kopi i møteboka slik at man har dette for ettertida. Berre dei klubbane som har fylt ut årsmeldinga innan 15.desember, vil få Frifondmiddel. I neste årsmelding må de skrive kva de har brukt pengane til.

Korleis fylle ut årsmelding i medlemsregisteret Først må du logge deg inn på Min Side på 4h.no, og trykke “Medlemsregister”. Då kjem du inn på klubbsida. Deretter vel du fanen “Årsmelding”.

Arrangement i klubben

1. Vel ”Arrangement i klubben” 2. Skriv inn årstallet 3. Fyll inn tala for 20XX 4. Lagre

20XX

4H Norge 39


Rekneskap

1. Velg «Årsregnskap». 2. Skriv inn årstal. 3. Fyll inn summeringstala frå rekneskapen. 4. Hugs å legge ved signert rekneskap, samandrag av rekneskapen frå kassaboka, samt revisor sin signatur, årsplan osb. 5. Lagre!

Volleyballaktivitet

1. Vel ”Volleyballaktivitet” 2. Skriv inn årstallet 3. Fyll ut tala for 20XX 4. Lagre!

Årsmelding i ord

1. Vel ”Årsmelding i ord” 2. Skriv inn årstallet 3. Skriv inn årsmeldinga i ord 4. Lagre!

40 Møtebok 2017


Døme på årsmelding i ord Årsmelding for Hellerud 4H 20XX 2015 har vore eit aktivt år for klubben, og vi er godt nøgde med å ha klart å auke medlemstalet. Året starta med eit julemøte. Vi reiste til julehuset i Drøbak for å sjå på alle nissane. Deretter reiste vi til symjehallen for å bade. I januar deltok alle styremedlemmene på DAF-kurs som vart arrangert av 4H Akershus og Oslo. Hovudtemaet på det fyrste medlemsmøtet etter nyttår var prosjektval, og det hadde styremedlem Kari ansvaret for. Den første volleyballtreninga vår hadde vi i februar, og på det same møtet arbeidde vi i grupper med å planleggje karnevalsdagen som skulle vere i mars. Det spesielle i år var at alle medlemmene skulle prøve å få med seg ein ven på karnevalet. Karnevalet blei ein morosam kveld for alle saman, med musikk, dans og flotte kostymer. Det kom 55, og det er rekord. I april deltok fem medlemmer frå klubben på storkurs i fylket, to deltok på drakeverkstad og tre på trivselsagent. På medlemsmøtet litt seinere i månaden fekk vi andre i klubben også lære å lage og fly drakar, og etterpå spelte vi volleyball. På 4H-dagen 4. mai laga klubben friluftsdag for SFO på Bjølsen skole. Vi hadde mange aktivitetar, som spikking, fuglekassesnekring, natursti, hesteskokasting med meir. Deltakarane blei delt inn i grupper som roterte mellom postane. Etterpå åt vi pinnebrød som vi steikte over bål. I juni hadde vi eit medlemsmøte der vi selde lodd i bygda, før vi sykla til stranda og bada. På aspirant- og fylkesleiren deltok til saman 20 medlemmer frå klubben, og på landsleiren i juli var det ti deltakarar frå klubben. På fylkesleiren klarte juniorlaget vårt å hevde seg heilt i toppen i volleyballturneringa, og enda på andreplass. Seniorlaget gjekk det verre med, men til tross for få sigrar hadde dei det morosamt. I år, som i fjor, deltok klubben på Bondelaget sitt arrangement Open gard i august. Vi arrangerte natursti og dreiv med fuglekassesnekring. September gjekk med til haustfestøving, og i midten av oktober var det, tradisjonen tru, haustfest med utstilling og underhaldning. I år fekk alle medlemmane godkjent prosjekta sine! Hellerud 4H brukte dei tildelte frifondmidla på friluftsdagen for SFO og på Open gardtilstellinga.

4H Norge 41


Frist for gjennomføring er 1. desember!

Årsmøte i klubben Fristen for å halde årsmøte i 4H-klubben er 1. desember, og medlemmene skal ha innkalling minst 10 dagar før. Les om årsmøte i normalvedtektene som du finn sist i møteboka.

Sakliste Døme på sakliste står i Året Rundt.

Årsmøteprotokoll Årsmøteprotokollen er meir formell enn eit vanleg møtereferat. Protokollen byrjar med namnet på 4H-klubben, møtestad, dato, kor mange som var til stades og kven som var møteleiar. Protokollen skal ha med vedtaka i kvar enkelt sak på saklista. Er det fleire forslag til vedtak og saka blir avgjort ved røysting, skal røystetala med i protokollen. Protokollen må vise kven som vart vald til dei ulike verva. Sjå døme på neste side. Den som refererte, møteleiar og ein som vart vald på møtet skal skrive under på protokollen.

42 Møtebok 2017


Døme på årsmøteprotokoll Årsmøte i Stjerna 4H tysdag 8. november 20XX kl. 1800 i klubblokalet på samfunnshuset. 27 medlemmer med røysterett var til stades. I tillegg var det to klubbrådgjevarar, to 4H-alumnar, ein nyverva senior og tre nyverva aspirantar utan røysterett. Sak 1 Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend utan merknader. Sak 2 Val av møteleiar, referent og ein medlem til å skrive under protokollen Styret foreslo klubbleiaren som møteleiar, sekretæren som referent og medlem Elin Ellingsrød til å skrive under protokollen. Vedtak: Leiaren, Anne Andersen, vart samrøystes vald som møteleiar, sekretæren, Didrik Dahle vart samrøystes vald som referent og Elin Ellingsrød vart samrøystes vald til å skrive under protokollen. Sak 3 Val av teljekorps Møteleiar foreslo tre av dei som ikkje hadde røysterett, ein 4H-alumn og to klubbrådgjevarar. Vedtak: Hanne Holm, Magnus Myrvang og Siren Solvik vart samrøystes valde. Sak 4 Årsmelding for siste året Sekretæren las årsmeldinga. Kommentarar: Grete Gulset meinte at hennar deltaking i kommunen si planleggjings­gruppe, der ho representerte Stjerna 4H, burde med i års­meldinga. Karsten Kihle meinte at hans deltaking på klubbrådgjevarkurs burde med i årsmeldinga. Vedtak: Med desse merknadene vart årsmeldinga samrøystes godkjend. Sak 5 Revidert rekneskap for siste året Kasseraren la fram rekneskapen. Rekneskapen var revidert og funne i orden av 4H-klubben sin revisor. Vedtak: Rekneskapen vart samrøystes godkjend. Sak 6 Innkomne saker Det var ingen innkomne saker. Sak 7 Framlegg til arbeidsplan for neste år Styret la fram sitt forslag til arbeidsplan. Det kom inn forslag om å byte ut sykkelturen med ein kanotur, og å invitere dei andre 4H-klubbane i kommunen til ein sjøkveld på hausten. Det var også forslag om å byte møtedag frå måndag til onsdag. Ved røysting fekk desse forslaga stort fleirtal. Vedtak: Årsmøtet ber styret om å innarbeide forslaga i arbeidsplanen og å lage ferdig arbeidsplan med datoar for møte på onsdagar. Sak 8 Framlegg til budsjett for neste år med fastsetjing av medlemspengar til 4H-klubben Styret la fram sitt forslag til budsjett. Vedtak: Styret sitt forslag til budsjett vart vedteke. Medlemspengar til Stjerna 4H skal vere kr. 200,- pr. medlem. Sak 9 Val av klubbstyre Leiar i valkomiteen presenterte innstillinga frå valkomiteen: Leiar: Anne Andersen, attval Nestleiar: Bernt Bårdheim, ny Kasserar: Cecilie Carlsen, ny Sekretær: Didrik Dahle, attval Styremedlem: Elin Ellingsrød, ny

4H Norge 43


Røysting: Leiar: Nestleiar: Kasserar: Sekretær: Styremedlem:

Anne Andersen vart vald med 27 røyster. Bernt Bårdheim vart vald med 26 røyster - 1 røyst var ugyldig. Benkeforslag frå Kari Nordmann: Synne Svelgen. Cecilie Carlsen vart vald med 17 røyster. Synne Svelgen fekk 10 røyster. Didrik Dahle vart vald med 27 røyster. Elin Ellingsrød vart vald med 27 røyster.

Sak 10 Val av klubbrådgjevarar Valkomiteen presenterte si innstilling: Karsten Kihle (A), Lene Leirø (B) og Morten Mørk (B). Desse vart samrøystes valde. Klubbrådgjevar A blei vald til å opprette bankkonto for klubben. Sak 11 Val av to representantar til fylkesårsmøtet Valkomiteen presenterte si innstilling: Anne Andersen (medlem) og Karsten Kihle (alumn). Bernt Bårdheim (medlem) og Lene Leirø (alumn), vararepresentantar. Benkeforslag fra Elin Ellingsrød: Bernt Bårdheim i staden for Karsten Kihle. 1. røysting: Anne Andersen 27 røyster. 2. røysting: Bernt Bårdheim 18 røyster. Karsten Kihle 9 røyster. Anne Andersen og Bernt Bårdheim vart valde. Valkomiteen endra si innstilling, og foreslo Karsten Kihle og Lene Leirø som vararepresentantar. Desse vart samrøystes valde. Sak 12 Val av to representantar til 4H-nemnda Innstillinga frå valkomiteen: Anne Andersen og Karsten Kihle. Desse vart samrøystes valde. Sak 13 Val av valkomite Styret sitt forslag til valkomite: Fredrik Fimland Harald Hustad Ingrid Iveland Anne-Tove Haugen (vararepresentant). Desse vart samrøystes valde. Sak 14 Val av revisor Valkomiteen si innstilling: Veronika Vik, attval. Ho vart vald ved akklamasjon.

Møtet slutt kl. 20.00.

Didrik Dahle

Referent Anne Andersen /s/ Elin Ellingsrød /s/

44 Møtebok 2017


Årsmøteprotokoll Hugs å avslutte med signatur frå referent, leiar og medlem.

............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

4H Norge 45


............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

46 Møtebok 2017


............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

4H Norge 47


Frist 15. desember!

Årsrapport Det er berre den nyvalgte leiaren i 4H-klubben som kan registrere årsrapporten i medlemsregisteret. Årsrapport er å fylle ut årstall og dato for årsmøtet. Berre dei klubbane som har fylt ut årsrapport innan 15. desember, vil få Frifondmiddel. Som sekretær skal du minne leiaren på å gjere dette.

1. Vel fanen ”Årsrapport” 2. Lag ny rapport ved å trykke på symbolet for ”Ny årsrapport” (hvit firkant). 3. Fyll ut årstall og dato for årsmøtet. 4. Lagre Det er kun den nyvalgte leiaren som kan fylle ut årsrapport. Styret må difor hugse å endre styreverva i medlemsregisteret etter årsmøtet.

48 Møtebok 2017

Korleis fylle ut årsrapport i medlemsregisteret


Normalvedtekter for 4H-klubbar Vedtekne av landsstyret i Norske 4H 7. august 2000. Endra av landsstyret i 4H Norge 8. mars 2007, 23. september 2009 og 29. april 2016. §1. Namn Namnet på klubben er ...................4H §2. Føremål Føremålet til 4H-klubben er å utvikle ein aktiv og samfunnsengasjert ungdom med ansvarskjensle og respekt for natur og menneske. Grunnlaget for organisasjonen sitt arbeid finst i naturbruksnæringane og i lokalmiljøet. 4H Norge si målsetjing vert uttrykt gjennom 4H lovnaden: Vi lovar å arbeide mot det mål å verte ein ungdom med klårt Hovud, varmt Hjarte, flinke Hender og god Helse. 4H-klubben er tilknytta 4H (navn på fylket), og er ein del av organisasjonen 4H Norge. §3. Medlemmer All ungdom mellom 10 og 25 år som vil følgje 4H Norge sine lover, vedtekter og retningsliner kan verte medlemmer i 4H-klubben. §4. 4H-klubben sine arbeidsoppgåver Arbeidsoppgåvene til 4H-klubben er å: - Utvikle eit godt ungdomsmiljø på heimstaden ved å drive allsidig klubbaktivitet. - Utvikle ein aktiv ungdom med fagleg innsikt og praktisk kunnskap innan 4H sine programområde natur, kultur, samfunn og helse ved å drive allsidig 4H-arbeid for barn og unge. - Medverke til samkjensle, arbeidsglede og auka trivsel i lokalsamfunnet ved å gjennomføre 4H-aktivtetar. - Gje råd og opplæring gjennom 4H prosjekt, kurs, studiearbeid, tevlingar, demonstrasjonar, lagsarbeid og andre arbeidsformer etter prinsippet «Å lære ved å gjere». §5. Årsmøte Årsmøtet er 4H-klubben sitt høgaste organ. Kvart år, så snart som mogleg etter haustfesten og før 1. desember, har klubben årsmøte. Styret kallar inn til årsmøtet. Medlemmene i klubben skal få innkalling til/kunngjering om årsmøtet minst 10 dagar på førehand. Berre medlemmer mellom 10 og 25 år på veg mot plaketten som har vore med i minst 1 månad og har betalt medlemskontingenten, har røysterett. Referat frå årsmøtet skal førast inn i møteboka. Årsmøtet skal handsame: a) Melding frå styret om arbeidet i klubben siste året. b) Revidert rekneskap for klubben for siste året. c) Innkomne saker. Slike saker må være kommet til klubbstyret minst 5 dager før årsmøtet. For vedtektektsendringer, se §9. d) Framlegg til arbeidsplan for neste år. e) Framlegg til budsjett med fastsetjing av medlemskontingent til klubben for neste år. f) Val for eitt år av: Leiar, nestleiar, kasserar, sekretær og ein medlem til klubbstyret. Berre medlemmer i alderen 10 - 25 år på veg mot plaketten kan veljast til styret. Klubbrådgjevarar. 2 representantar med vararepresentantar til årsmøtet for 4H i fylket. Valg av en myndig person som skal være prokurist for klubben sammen med klubbrådgiver A. Representant(ar) til 4H-nemnda i kommunen, der det er aktuelt. Valkomité på 3 medlemmer, og ein vararepresentant. Revisor. Det skal vere skriftleg val på leiar, nestleiar, kasserar, sekretær og styremedlem. Ved andre personval skal det vere skriftleg val dersom det er framlegg om meir enn ein kandidat eller dersom nokon forlanger det. Blanke røyster vert rekna som gyldige røyster.

4H Norge 49


§6. Styret Styret har som oppgåve å leie arbeidet i klubben etter dei lover og reglar som gjeld i organisasjonen 4H Norge. Styret har ansvar for økonomi og aktivitetar i klubben. For gyldig vedtak i styret, vert det kravd at minst 3 medlemmer har røysta for framlegget. Styret i samråd med klubbrådgjevar(ar) førebur møte og ulike aktivitetar i 4H-klubben. Leiaren kallar inn til og leier styremøta. Sekretæren har ansvar for at det vert ført referat frå medlemsmøte, styremøte, festar, tevlingar m.m. Sekretæren bør også sørgje for at andre viktige hendingar i 4H-klubben vert refererte i møteboka. Kasseraren fører rekneskap for 4H-klubben og ordnar med alle pengesaker. Kasseraren skal også ha oversikt over og tilsyn med alt klubben eig. Styret skal straks etter årsmøtet, og seinast 15. desember, sende årsmelding, årsrapport, samandrag av rekneskap, balansekonto, kasseraren sine kommentarar, melding frå revisor, og årsplan til rette instans i 4H. Styret skal også registrere nytt styre i medlemsregisteret og i Frivillligheitsregisteret. §7. Klubbrådgjevarar 4H-klubben skal ha ein eller fleire vaksne klubbrådgjevarar. Klubbrådgjevarane vert valde på årsmøtet. Dei skal vere rådgjevarar for 4H-klubben og i første rekkje hjelpe styret med å planleggje drifta av klubben. Klubbrådgjevarane skal også i samarbeid med styret, 4H-nemnda og 4H-fylkesstyret skaffe prosjekthjelparar som kan rettleie 4H-medlemmene i arbeidet med dei praktiske 4H-prosjekta. Klubbrådgjevarane fordeler arbeidet seg imellom. Klubbrådgjevarane og 4H-alumnar har ikkje røysterett ved røysting i 4H-klubben. Dei kan heller ikkje veljast til styrefunksjonar i 4H-klubben. Klubbrådgjevar A er prokurist for klubben, sammen med en annen myndig person valgt av klubbens årsmøte. §8. 4H-alumnar 4H-alumnar i alderen 19 - 25 år kan hjelpe klubbrådgjevarane med ulike leiar- og serviceoppgåver i 4H-klubben. §9. Vedtekter 4H-klubben vedtek sine eigne vedtekter etter mønster av 4H Norge sine normalvedtekter for 4H-klubbar. Klubben kan endre vedtektene når det er gjort framlegg om det på årsmøtet, og det vert vedteke med minst 2/3 fleirtal. Vedtektene og eventuelle endringar av desse må godkjennast av 4H-fylkesstyret for å vere gyldige. Framlegg om endring av vedtektene må ha kome til styret minst 1 månad før årsmøtet. §10. Kontingent 4H-medlemmene betaler kontingent til organisasjonen 4H Norge: 1. Kontingent til 4H-klubben fastsett av årsmøtet i klubben 2. Kontingent til 4H i fylket og 4H Norge sentralt fastsett av årsmøtet for 4H Norge. 4H-klubben må betale kontingent for minst ein klubbrådgjevar. §11. Oppløysing av klubben Ein 4H-klubb kan ikkje oppløysast så lenge minst tre medlemmer vil oppretthalde drifta. Dersom ein 4H-klubb sluttar å fungere, skal alt klubben eig takast vare på av 4H-fylkesstyret. Alle verdiar skal oppbevarast i 5 år. Dersom det ikkje er kome i gang 4H-arbeid på same staden i løpet av denne tida, skal midlane brukast til 4H-arbeid andre stader i kommunen eller stillast til rådvelde for 4H-fylkesstyret. §12. Iverksetjing Desse vedtektene er fastsette på årsmøtet i 4H-klubben den ........................... (dato) godkjende av 4H-fylkesstyret den ............................ (dato) og gjort gjeldande med verknad frå den ....................... (dato).

50 Møtebok 2017


Viktige adresser 4H-nemnda ............................................................................................................................................................. Kommunekontakt ..................................................................................................................................................... Organisasjonsrådgjevar i 4H i fylket ........................................................................................................................ 4H-kontoret i fylket................................................................................................................................................... Alle fylkeskontorene har fått nye telefonnumre og adresser. Se www.4h.no for ditt fylke. Regionleder ............................................................................................................................................................ 4H Norge, Postboks 113, 2026 Skjetten Tlf. 64 83 21 00 – faks 64 83 21 19 – e-post 4hnorge@4h.no – www.4h.no Kontonummer for lotteri-innbetaling 9365 11 70352 Spørsmål om faktura eller utmeldinger sendast til kontingent@4h.no, Andre 4H-adresser ................................................................................................................................................... Lag og organisasjonar...............................................................................................................................................

Søknadsfristar Kommunen .............................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................. Andre ....................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................

Hugs! 15.desember Siste frist for: å registrere årsrapport i medlemsregisteret å registrere årsmelding i medlemsregisteret å legge inn årsplan for kommande år i medlemsregisteret å legge inn samandrag av rekneskapen + balansekonto (kasseraren si oppgåve) i medlems registeret å legge inn melding frå revisor (kasseraren si oppgåve) i medlemsregisteret. 1.februar Siste frist for utmelding av medlemar og klubbrådgjevarar. Hugs også etter årsmøtet å endre styrevera i medlemsregisteret. www.4H.no På nettsidene til 4H Norge finn du tips til aktivitetar klubben kan gjennomføre, om kvar klubben kan søkje pengestøtte, kurs som vert arrangert på nasjonalt og internasjonalt nivå og mykje anna.

4H Norge 51


Møtebok 2017  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you