Issuu on Google+

Kassabok 2012 for 4H-klubber

4H Norge


Innhold Om kassaboka.................................................................................... 3 Frifond................................................................................................. 3 Kassererens oppgaver........................................................................ 4 Innbetalinger........................................................................................ 5 Økonomisk planlegging....................................................................... 6 Å søke tilskudd.................................................................................... 7 Finansieringsplan................................................................................ 8 Budsjett............................................................................................... 8 Regnskapsføring................................................................................. 9

4H-klubb: Kasserer:

............................................................................................ ............................................................................................

Utfylling av klubbregnskap................................................................ 10 Kassabok........................................................................................... 14 Årsavslutning..................................................................................... 28 Kommentarer til regnskapet.............................................................. 29 Inventar............................................................................................. 30 Sammendrag av regnskapet................................................... 31 og 33 Balansekonto........................................................................... 31 og 33 Kassererens kommentarer...................................................... 32 og 34 Melding fra revisor................................................................... 32 og 34 Ordliste.............................................................................................. 35 Viktige frister...................................................................................... 35

2

Kassabok 2012

© 4H Norge Postboks 113 2026 Skjetten 64 83 21 00 www.4h.no 4hnorge@4h.no

Trykkeri: BK Grafiske as Utforming: Yngvild Abusdal ISBN: 978-82-7348-220-4 Varenr.: 161.010

Opplag: 750 Utgivelsesår: 2011 Revidert: 2007/08/09/10/11

Kassabok for 4H-klubber er utarbeidet i 1995 av Solveig Skogs og utgitt av 4H Norge.


Om kassaboka

Frifond

Denne utgaven av Kassaboka skal brukes av den nye kassereren som blir valgt på årsmøtet i 4H-klubben høsten 2011.

Frifondmidler = penger til klubbaktivitet!

Kassaboka brukes for å holde orden på 4H-klubbens økonomi. Den inneholder forskjellige skjema som skal sendes til 4H i fylket. Boka inneholder også eksempler for å vise hvordan de ulike sidene i boka skal brukes.

Elektroniske skjemaer Alle skjemaene i kassaboka finnes på vår nettside www.4h.no. Disse kan du laste ned og bruke på PC-en din. Gå til www.4h.no/Aktiviteter/Klubbinfo/Materiell. Filene er laget i Excel og er lette å bruke dersom du kjenner litt til programmet. Husk: Du må lagre filene på egen maskin før du begynner å bruke dem! NB! Skjemaer i Kassaboka som krever underskrift, må skrives ut og skannes, fakses eller sendes pr. post eller e-post til 4H i fylket. På nettsidene til 4H Norge, www.4h.no, finner du tips til aktiviteter 4H-klubben kan gjennomføre, kurs som blir arrangert på nasjonalt og internasjonalt nivå og mye annet.

Frifondmidler er penger fra Norsk Tipping som skal gå til å skape ny lokal aktivitet eller styrke den lokale aktiviteten som allerede er der. For 4H sin del betyr det at både eksisterende og nye 4H-klubber kan søke om støtte, så lenge pengene brukes til aktivitet i 4H-klubben. Klubbene søker ved å innen 15.desember: • Registrere årsmelding i medlemsregisteret • Registrere årsrapport i medlemsregisteret • Sende inn årsplan for kommande år til 4H i fylket • Sende inn skjemaer (samandrag av rekneskapen + balansekonto og melding frå revisor) fra kassaboka til 4H i fylket. 4H Norge sender så i april året etter en samlet søknad som behandles av LNU, Landsrådet for norske barneog ungdomsorganisasjoner. 4H Norge får overført pengene i en samlet sum i perioden juni-oktober, og lager en fordelingsliste ut fra de klubbene som har levert nødvendig dokumentasjon. Denne sendes til 4H-kontoret i fylket for å sjekke at det ikke har blitt gjort noen feil.

Pengene overføres så videre til de klubbene som har levert så fort som mulig. Støtten hver klubb får beregnes ut fra et grunnbeløp pr. klubb og et tillegg pr. medlem under 26 år pr. 31.12. forrige år. Klubber som ikke får tildelt Frifondmidler kan klage innen tre uker etter at de ble kjent med at tildeling har blitt gjort. Klagen sendes til 4hnorge@4h.no. Klagen blir behandlet av administrasjonsleder i 4H Norge, som tar endelig stilling til saken.

Prosjektstøtte Alle tellende klubber kan etter søknad også få tildelt prosjektstøtte. Prosjektet skal bidra til å skape aktivitet for barn og ungdom i klubben. Prosjektmidler kan søkes i tillegg til driftstøtte. • •

Søknaden skal inneholde beskrivelse av planlagt prosjekt og søknadssum. Klubben må sende en egen rapport for prosjektet.

Se forøvrig www.4h.no/Aktiviteter/Frifond for fullstendige retningslinjer.

4H Norge

3


Kassererens oppgaver Den som blir valgt til kasserer, har fått en viktig og lærerik jobb. 4H i fylket arrangerer kurs for styret i 4H-klubben, der du lærer om din jobb som kasserer.

Som kasserer skal du •

Ta vare på 4H-klubbens penger og verdisaker, og samle sammen og oppbevare alle kvitteringer og andre økonomiske papirer.

Føre regnskap over alle utgifter og inntekter med bilag for alle poster.

Sammen med styret og klubbrådgiverne lage forslag til budsjett og finansieringsplan og passe på at ulike tilskudd blir søkt om til rett tid.

Ta vare på klubbens eiendeler hvis klubben ikke har valgt noen til dette.

Sørge for at klubbens kontantkasse aldri inneholder mye kontanter, og at store kontantbeløp snarest mulig blir satt inn på konto i bank.

Hvis medlemmene skal betale klubbkontingent, skal du kreve inn denne. Klubbkontingenten kommer i såfall i tillegg til kontingenten alle medlemmer får på egen giro og betaler direkte til 4H Norge.

Søke tilskudd til klubbdrifta, f.eks. fra banker, kommune, støtteordninger fra 4H Norge etc.

Bestille materiell fra 4H Norge.

Gi rapport om økonomi på styre- og klubbmøter.

Økonomisk ansvar

Avslutte regnskapet og ordne med melding fra revisor før årsmøtet.

Innen 15. desember sende 4H i fylket kopi av skjemaene:

Som kasserer skal du ha oversikt over 4H-klubbens økonomi og regnskap, men resten av styret i 4H-klubben er også ansvarlig for økonomien i 4H-klubben. I en del sammenhenger kreves det at det er en myndig person (over 18 år) som skal forplikte 4H-klubben med sin underskrift. Dette er klubbrådgiverens jobb.

- Sammendrag av regnskap - Balansekonto - Melding fra Revisor

4

Kassabok 2012

Når regnskapet er revidert og godkjent av årsmøtet, er din jobb som kasserer avsluttet. Både klubbrådgiveren og 4H-klubbens revisor skal veilede deg i jobben som kasserer.

Bankforbindelser •

4H Norge har en samarbeidsavtale med Landkreditt bank, se www.Landkredittbank.no. Landkreditt Bank støtter 4H. 4H-klubben velger selv om de vil ha konto i Landkreditt Bank eller sin lokale bank. De lokale bankene er ofte gode støttespillere for 4H-klubbene.

Dersom dere får beskjed fra banken om at 4H-klubben å ha organisasjonsnummer, må klubben registrere seg i Frivillighetsregisteret.

Når nye tillitsvalgte og klubbrådgivere er valgt, må styret sørge for at riktig person eller personer får fullmakt (rett) til å bruke 4H-klubbens konto og ev. nettbank. Det bør være få personer som har fullmakt til å disponere klubbens konto, f.eks. kasserer og en klubbrådgiver. Dette vedtas på et styremøte. Husk å få dette med i møtereferatet! Banken gir deg all nødvendig informasjon om hvordan du går fram for å få endret/nye fullmakter.


Innbetalinger Registrering av 4H-klubber i Frivillighetsregisteret Alle 4H-klubber må registrere seg i Frivillighetsregisteret. Gjennom registreringen får 4H-klubben et organisasjonsnummer. Dette krever banken for at klubben skal ha en bankkonto. Ved å være registrert i Frivillighetsregisteret, kan man også bli med i Grasrotandelen til Norsk Tipping. Dermed kan 4H-klubben få ekstra midler til klubbdrifta. Hvordan registrere klubben? Se veiledning på www.4h.no/Aktiviteter/Grasrotandelen, eller ta kontakt med 4H i fylket.

4H-prosjekter Det er medlemmene selv som skal registrere 4H-prosjektet sitt i medlemsregisteret, men styret har også mulighet til å gjøre dette. Før du bestiller 4H-prosjektheftene i nettbutikken til 4H må du ta ut Høstfestliste fra Rapporter i medlemsregisteret slik at du har oversikt over det du skal bestille. Når medlemmene selv skal betale for heftene, så gjør de det ved å overføre penger til klubbens bankkonto. Du lager en egen oversikt for å føre opp pris på heftene og dato når heftene er betalt. Dette må du også føre over til regnskapet.

Lodd 4H-loddene kan det være lurt å dele ut til medlemmene sammen med en innbetalingsgiro eller opplysninger om klubbens kontonummer. Da slipper du å ha mye penger i kassa. Når du tar inn kontanter fra medlemmene, er det lurt å lage kvitteringer ferdig på forhånd. Da kan du bare signere kvitteringene etter hvert som du får inn pengene.

4H Norge

5


Økonomisk planlegging Alle klubber lager årsplan over hva som skal skje i klubben i løpet av et år. De fleste aktiviteter koster penger. Det er derfor viktig at klubben vet: • •

Hvor mange penger den har å bruke på aktiviteter. Hvordan klubben skal klare å få inn mer penger til aktiviteter.

Alt dette settes opp i klubbens budsjett og finansieringsplan, som er en naturlig del av klubbens årsplan. Når klubben søker om penger fra andre, er det smart å legge ved en kopi av budsjettet for å vise at dere har kontroll på klubbens økonomi.

Budsjett og finansieringsplan Før årsmøtet skal det gamle styret lage forslag til årsplan og budsjett som skal behandles på årsmøtet. Forslag til framgangsmåte for klubben: • Lag årsplan. • Lag budsjett der dere prøver å beregne hva de ulike arrangementene vil koste. • Lag deretter en finansieringsplan som viser hvor dere har tenkt at pengene skal komme fra, dvs. hva 4H-klubben skal gjøre selv for å få inn penger og hvem dere skal søke om tilskudd fra.

6

Kassabok 2012

Regnskap fra tidligere år kan være til god hjelp for den økonomiske planleggingen. Når budsjett og finansieringsplan er vedtatt, skal det skrives inn i den nye kassaboka, så styret og kassereren har det å arbeide etter gjennom året. Nedenfor ser du et eksempel på en 4H-klubbs budsjett og finansieringsplan.

Budsjett

betale med. De ulike postene i budsjettet vil dere finne igjen som navn på kontiene i regnskapet og som poster i regnskapssammendraget. Når navnet på postene er de samme alle steder, er det lettere å holde oversikt over 4H-klubbens økonomi.

Finansieringsplanen Her står det hvor klubben planlegger at pengene skal komme fra. Er det faste tilskudd som 4H-klubben får hvert år, skal det noteres her.

Klubben regner med å ha like store inntekter som utgifter både for Finansieringsplan medlemsavgift og Vi skal søke støtte fra kommunen og fra Sanitets4H-prosjekthefter. foreningen. Sist år fikk vi kr. 1500 fra kommunen En må likevel ta det og kr. 1000 fra Bondelaget. med i budsjettet for Klubbkontingenten foreslås satt til det samme som i fjor, kr. 150 pr. medlem. å kunne beregne Vi regner med 25 medlemmer neste år Prosjektheftene regner vi med like store hvor mye penger utgifter og inntekter for. Vi skal ha en klubbleir, men der regner vi med som må finnes i at deltakeravgiften skal dekke kostnadene. kassa til ulike tider. På høstfesten skal vi ha lotteri for å dekke kostnadene. Kassereren betaler I tillegg regner vi med å få penger fra Frifondordningen. Forventet beløp er kr. 4.000. f.eks. ofte alle Fordi vi forventer bra med inntekter ønsker vi å 4H-prosjektheftene bruke litt penger på å kurse medlemmene våre. Blant annet ønsker flere medlemmer å gå på før hvert medlem teaterkurs for å lage fin underholdning til høstfesten betaler sitt hefte, og da må det være nok i kassa til å For Trollskogen 4H-klubb, år 2011

Budsjett

Tilskudd Frifond Klubbkontingent 4H-prosjekthefter 4H-lodd Utstyr og materiell Arrangement Kurs

Sum Beregnet overskudd/underskudd Sum

Utgifter

1000 4200 1500 800 2900

10400 6850 17250

Inntekter

2500 4000 3750 1000 4900 1100

17250 17250


Å søke tilskudd Lokalt

Andre inntektskilder

Innhold i søknader

• Kommunen: har ofte støtteordninger til kultur- og ungdomsarbeid. • Den lokale banken/sparebanken • Gjensidige Forsikring • Lokalbutikken, kanskje kan de sponse mat til en tur? • Den lokale sportsbutikken, søk om støtte til kjøp av friluftsutstyr

• Hos 4H Norge kan dere søke om støtte gjennom 4H-medlemmenes jubileumsstøtte og gjennom prosjektet Miljøløftet. Dere finner mer om dette og andre ordninger på www.4h.no. • Frifondmidler, se side 3. • Legater, se Legathåndboken. Den kan enten lånes på biblioteket, kjøpes i bokhandelen, eller leses på www.legatsiden.no • Loddsalg, selge ekstra 4H-lodd • Selge ting som blir laget i 4H-prosjektene • Gjennomføre studieringer som kvalifiserer til støtte fra Studieforbundet • Loddsalg/åresalg på høstfesten. Legg litt arbeid i å skaffe fine, gratis gevinster som dere stiller ut på et godt synlig sted før høstfesten starter. • Ta på seg dugnadsarbeid i nærmiljøet; maling, rydding, samle inn tomflasker osv. • Er det noen i klubben som har kontakter mot større selskap som trenger hjelp til noe? • Følg med i aviser og på nettet, og ha ører og øyne åpne!

Søknader om støtte bør inneholde: • 4H-klubbens navn og adresse. • Kontaktperson, leder eller klubbrådgiver. • Kort presentasjon av 4H-klubben. • Medlemstall siste år. • Antall møter og aktiviteter siste år.

Prosjektstøtte Prosjektstøtteordninger er ofte knyttet til kampanjer og gjelder for kortere tid. Har klubben planer eller får ideer om aktiviteter som passer med tema det gis prosjektstøtte til, så er det om å gjøre å søke om penger så fort som mulig! Når dere søker prosjektstøtte må dere beskrive prosjektet dere vil gjennomføre, og fortelle hvilke mål dere har for prosjektet. Et prosjekt kan bygges opp som et 4H-prosjekt med plan og budsjett på forhånd, gjennomføring og til slutt regnskap og rapport.

Viktige vedlegg kan være: • Årsmelding, fra siste års møtebok. • Årsplan, fra ny møtebok. • Regnskap, fra siste års kassabok. • Budsjett, fra ny kassabok. Hvis klubben har fått tilskudd eller gaver, er det viktig å sende en takk. De som har gitt støtte inviteres gjerne til høstfesten.

4H Norge

7


Finansieringsplan

Budsjett

.....................................................................................................................................

Utgifter

..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... Sum Beregnet overskudd/underskudd Sum For ........................................................ 4H-klubb, 책r .................................................

8

Kassabok 2012

Inntekter


Regnskapsføring Et regnskap skal gi oss svar på disse spørsmålene: • • •

Hvor mye penger har gått ut og inn fra klubben? Hva er pengene brukt til? Hvor er pengene kommet fra?

Som kasserer skal du alltid kunne svare på disse spørsmålene. Husk derfor alltid på å få kvitteringer/ bilag for alt kjøp og salg, og ta godt vare på dem! Regnskapet føres i ei kassabok. I 4H sin kassabok bruker vi det som kalles dobbelt regnskap, dvs. at penger som går ut eller inn skal føres på to forskjellige steder.

I dobbelt regnskap skal alle poster føres en gang i debet og en gang i kredit. En utbetaling skal først føres på kreditsiden (penger ut) på kasse eller konto i bank/post. Deretter føres den på debetsiden på den posteringskontoen det gjelder. Det omvendte gjelder for innbetalinger.

Noen regler for regnskapsføring •

Hold alltid regnskapet i orden, før inn alle utgifter og inntekter med en gang, så du ikke glemmer noe.

Det er viktig å føre regnskapet fortløpende, bl.a. for å kunne sammenligne med kontoutskrifter.

1. Hovedkontiene: kasse og bankkonti. De viser hvor mye penger som går ut og inn av klubbens kontantkasse eller av bankkontiene.

Husk å få bilag til alle ut- og innbetalinger. Nummerer bilagene løpende og sett dem inn i en perm.

2. Posteringskontiene: Disse viser hva pengene er brukt til eller hvor de kommer fra. F.eks. skal kjøp av prosjekthefter føres som beløp ut av klubbens bankkonto og i tillegg skal den føres på posteringskonto for 4H-materiell. I kassaboka skal klubben skrive inn navn på de posteringskonti den har bruk for. Disse bør ha samme navn som postene i budsjettet. Se eksempler på posteringskontoer på side 10 og 11.

Fører du regnskap for hånd, skal du ikke bruke blyant. Skriver du feil, skal du ikke bruke korrekturlakk, men sette en strek over feilen, og føre det opp riktig på ny linje. Fører du regnskap i Excel, er det jo enkelt å rette opp feil.

Skriv på hver linje, det skal ikke være tomme linjer i regnskapet, men spar siste linje til summering.

Når du har ført helt ned til nest siste linje på siden, summerer du alle postene du har ført, bortsett fra eventuelt beholdning fra forrige regnskapsår. Tallene fører du inn øverst på neste side.

Kassa kan ikke være i minus. Hvis noen legger ut penger for klubben, må det føres opp som gjeld.

Penger UT = kredit på kasse eller konto i bank/post og debet på posteringskonto. Penger INN = debet på kasse eller konto i bank/post og kredit på posteringskonto. Et bilag (en kvittering) skal inneholde: • Nummer og årstall. • Navn på mottaker og avsender. • Beløp. • Hva bilaget gjelder. • Dato. • Underskrift.

4H Norge

9


Utfylling av klubbregnskap Eksempel på et klubbregnskap

I kolonnen for Tekst skriver du inn med ord hva beløpet du fører gjelder, f.eks. innbetalt kontingent.

På denne side ser du et tenkt 4H-klubbregnskap. Tallene er kun eksempler. I kontorubrikkene (linja over debet og kredit) er det ført inn de kontonavn Dato som 4H-klubben pleier å bruke. Det er de samme navnene som er med i budsjettet. I teksten under skal 01.11.11 vi se på bruken av kassaboka. Tallene foran hvert 31.12.11 punkt henviser til tallene helt ytterst på hver linje i 15.01.12 28.01.12 kassaboka.

Tekst

Bilag nr.

Beholdning fra foregående år Kjøpt 4H-prosjekthefter og utstyr

2

Klubbkontingent

3

30.01.12

Solgt 4H-prosjekthefter til medlemmene

4

1. Slik starter du

01.03.12

Tilskudd fra Bondelaget

5

De fleste regnskap starter 1.1. og avsluttes 31.12. det samme året, dette kalles et regnskapsår. I 4H starter regnskapsåret etter årsmøtet og avsluttes før neste årsmøte skal avholdes.

05.03.12

Materiell til studiering

6

10.08.12

Loddpenger fra medlemmene

7

15.08.12

Satt inn i banken

8

15.08.12

Overskudd asp.leir (se egen oversikt)

9

01.09.12

Betalt loddpenger til 4H Norge

10

17.09.12

Tilskudd til studiering

11

18.10.12

Kaffe, lys, brus med mer til høstfest

12

10

Kassabok 2012

19.10.12

Overskudd høstfestlotteri

13

20.10.12

Delt.avg. På klubbrådgiversamling

14

31.10.12

Tilskudd fra Frifond

15

Sum 1 Beholdning fra foregående år Sum 2

Debet

Tilskudd

Kredit

Debet

Kontingent

Kredit

Debet

Kredit

3 060 90 1 470 3 750

3 750

1 270 1 000

1 000

670 7 500 7 500

7 500 2 000 6 375 810

810

370 630 750 4 000

9 400

8 540

695 10 095

Beholdning 31.10.12 Sum 3

Bank Kredit

695 1

Hvis 4H-klubben har gjeld når regnskapet åpnes, skal den føres på kreditsiden, på en spesiell konto for gjeld eller på diversekonto (med ordet gjeld skrevet på tekstsiden). Det er en tydelig strek under disse åpningspostene. De skal ikke regnes med før regnskapet gjøres opp ved slutten av regnskapsåret.

Kassereren får beskjed fra banken om at renter for året ble kr. 90,-. Dette føres til debet på bankkontoen.

Kasse Debet

Rente

Regnskapet åpnes på første rad. Her fører du beholdningen (de pengene klubben har i kontanter og/eller i banken) ved regnskapsårets begynnelse inn på debetsiden under kasse og konto i bank/post.

2. Bruk av diversekontoen

19 150

8 595

3 060 8 540

22 210

1 555 10 095

4 000

10 095

8 595 13 615

22 210

22 210

5 810

3 750


Det er ingen posteringskonto for renter i oppsettet her, derfor føres renten på kr. 90,- til kredit på Diverse og ordet renter i tekstkolonnen. 4H-prosjekthefter

Debet

Kredit

4H-lodd

Debet

Utstyr og matr.

Kredit

Debet

Kredit

3. Fordeling på flere konti Kr. 1 470,- for 4H-prosjekthefter og klubbutstyr føres til kredit på bankkontoen. Dette er Diverse

Arrangement

Debet

Kredit

Tekst

Debet

Renter 1 270

betaling for to ulike ting. Det blir derfor fordelt på to ulike posteringskonti. Kr. 1 270,- føres til debet på kontoen 4H-prosjekthefter og kr. 200,- til debet på kontoen Utstyr og materiell. Denne fordelingen er den samme som på fakturaen/regningen.

Kredit

90

200 1 270 670 7 500

Hvis medlemmene betaler kontingent til klubben, skal du kreve inn denne. Klubbkontingent må ikke forveksles med den kontingenten alle klubbene tidligere betalte inn til 4H Norge. I dag betaler hvert enkelt medlem denne selv direkte til 4H Norge. Eksempel Klubben har 25 medlemmer som har betalt klubbkontingent på kr. 150,- hver. Alle har betalt innen fristen: 25 medlemmer x kr. 150,- = kr. 3 750,-. Kr 3 750,- føres til debet på bankkontoen, og til kredit på kontoen Kontingent.

2 000 6 375 370 630 Klubbrådg.saml.

4. Klubbkontingent

750

5. Salg av 4H-prosjekthefter 1 270

1 270

6 375

7 500

870

-

370

2 630

750

90,00

På klubbmøtene betaler medlemmene for 4H-prosjektheftene sine. Pengene kommer inn i kassen. Kr. 1 270,- føres til debet på kassekontoen og til kredit på kontoen 4H-prosjekthefter. Du må holde orden på hvem som har bestilt de ulike prosjektheftene.

4H Norge

11


6. Tilskudd 4H-klubben mottar kr. 1 000,- i tilskudd fra det lokale Bondelaget. Dette blir betalt direkte fra Bondelagets bankkonto til 4H-klubbens bankkonto. Kr 1 000,føres til debet på bankkontoen og til kredit på kontoen Tilskudd.

7. Kontante kjøp Til en studiering for medlemmene blir det kjøpt noen bøker som betales kontant. Kr 670,- føres til kredit på kassekontoen og til debet på Utstyr og materiell. Husk å få kvittering i butikken!

8. Loddsalg 4H-klubben hadde siste år 25 medlemmer og har fått tildelt for salg 15 4H-lodd à kr 20,- pr. medlem. Du har ført opp utdelte lodd og betaling for disse i medlemsoversikten. Kr. 7 500,- føres til debet på kassekontoen og til kredit på 4H-lodd.

9. Innskudd i bank Dersom klubben har mye penger liggende i kontantkassa, bør de sette penger inn i banken. Beløpet føres til kredit på kassekontoen og til debet på bankkontoen (pengene har gått ut av kassen og inn i banken). Kr. 7 500,- settes inn i banken.

10. Overskudd etter aspirantleir Klubben arrangerte aspirantleir i juni. For litt store arrangement er det vanlig å lage egne regnskap og kun

12

Kassabok 2012

føre over-/underskudd inn i hovedregnskapet. I følge leirregnskapet ble det overskudd på kr. 2 000,-. Kr. 2 000,- føres debet på bankkonto og kredit på Arrangement.

11. Innbetaling av loddpenger 4H-klubben skal betale loddfaktura som de har fått fra 4H Norge. Denne summen føres til kredit på bankkontoen. Posteringskontoen er 4H-lodd, der den samme summen føres til debet.

12. Studieringer Rapport for gjennomført studiering er sendt til Studieforbundet natur og miljø, og 4H-klubben har fått utbetalt tilskudd. Kr. 810,- er innbetalt på bankkonto og ført til debet på bankkontoen og til kredit på Tilskudd.

13. Innkjøp til høstfest Kr. 370,- føres til kredit kasse og på debet Arrangement.

14. Overskudd loddsalg høstfest Kr. 630,- føres til debet på kassakontoen og til kredit på Arrangement.

15. Klubbrådgiverkurs 4H-klubben betaler kr. 750,- i kursavgift for klubbrådgiverkurs. Dette føres til kredit på bankkontoen og til debet på Diverse med

klubbrådgiverkurs på tekstlinjen.

16. Frifond 4H-klubben er tildelt kr. 4 000,- fra Frifond. Dette er penger som overføres fra 4H sin bankkonto sentralt direkte til 4H-klubben sin bankkonto. Pengene føres til debet på bankkontoen, og til kredit på Tilskudd.

17. Slik avslutter du I sum 1 er alle poster summert, men beholdningen på linje 1 øverst på siden skal ikke regnes med, bruk et eget ark og legg sammen debetsummene og kreditsummene hver for seg. Eksempel på kontrollsummering av debet- og kreditsummene: Debet Kasse

9 400

Bank

19 150

4H-prosjekthefter

1 270

4H-lodd

6 375

Utstyr og materiell

870

Arrangement

370

Diverse

750

Sum

38 185


Kredit Kasse

8 540

Bank

8 595

Tilskudd

5 810

Kontingent

3 750

4H-prosjekthefter

19. Sum 2

21. Sum 3

I sum 2 er sum 1 og beholdningen 01.11. lagt sammen.

Til slutt er sum 2 og beholdningen ved regnskapsårets slutt lagt sammen.

Kasse

Bank

Sum 1

9 400

19 150

1 270

Beholdning 01.11

695

3 060

4H-lodd

7 500

Sum 2

10 095

22 210

Arrangement

2 630

Diverse

90

Sum

38 185

Ettersom alle poster er ført en gang til kredit og en gang til debet, skal begge disse totalsummene bli like hvis regnskapet er rett ført. Denne kontrollen kan du gjerne gjøre hver måned eller hvert kvartal. Da er det lettere å oppdage feilføringer og det blir enklere å gi kassarapport på styre- eller klubbmøter. Stemmer ikke summene, må du sjekke at alt er ført dobbelt (på debet og kredit) og at det er ført opp på rett side av kontoen.

18. Beholdning ved regnskapsstart Her er beholdningen ved regnskapsårets begynnelse, 01.11., ført inn, fra kassa kr 695,- og fra bank kr 3 060,-. Dette er de samme tallene som på linje 1.

I sum 3 skal summene på debet og kredit for kasse være like, og summene i debet og kredit for bank skal også være like.

Årsavslutning

20. Beholdning ved regnskapsslutt Beholdningen ved regnskapsårets slutt, 31.10. Dette regnes ut ved at sum 2 kredit trekkes fra sum 2 debet for kasse og bank. Kasse

Bank

Debet

10 095

22 210

Kredit

8 540

8 595

Beholdning

1 555

13 615

Når regnskapet er avsluttet skal regnskapssammendrag og balansekonto settes opp. Dette er vist på s. 28.

Disse summene skal stemme med det som finnes i kassen og på bankkontoen. Stemmer det ikke, må det sjekkes at alle utgifter og inntekter er med i regnskapet og at ingenting er tatt med to ganger. Beholdningen står her på kreditsiden. Når den føres over til den nye kassaboka for neste regnskapsår, blir den ført på debetsiden på første linje.

4H Norge

13


Kassabok

Dato

14

Tekst

Kassabok 2012

Bilag nr.

Kasse Debet

Bank Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit


Diverse Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Tekst

Debet

Kredit

4H Norge

15


Dato

16

Tekst

Kassabok 2012

Bilag nr.

Kasse Debet

Bank Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit


Diverse Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Tekst

Debet

Kredit

4H Norge

17


Dato

18

Tekst

Kassabok 2012

Bilag nr.

Kasse Debet

Bank Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit


Diverse Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Tekst

Debet

Kredit

4H Norge

19


Dato

20

Tekst

Kassabok 2012

Bilag nr.

Kasse Debet

Bank Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit


Diverse Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Tekst

Debet

Kredit

4H Norge

21


Dato

22

Tekst

Kassabok 2012

Bilag nr.

Kasse Debet

Bank Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit


Diverse Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Tekst

Debet

Kredit

4H Norge

23


Dato

24

Tekst

Kassabok 2012

Bilag nr.

Kasse Debet

Bank Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit


Diverse Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Tekst

Debet

Kredit

4H Norge

25


Dato

26

Tekst

Kassabok 2012

Bilag nr.

Kasse Debet

Bank Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit


Diverse Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Debet

Kredit

Tekst

Debet

Kredit

4H Norge

27


Årsavslutning Ved 4H-årets slutt skal regnskapssidene summeres, og forhåpentligvis stemmer alt. For å få oversikt over klubbens økonomi må vi sette opp et regnskapssammendrag og en balansekonto.

regnskapseksempelet) føres over.

Regnskapssammendrag: Oversikt som viser hvilke inntekter og utgifter vi har hatt det siste året og om klubben har gått med overskudd eller underskudd.

I sum 1 er utgifter og inntekter lagt sammen i hver sin kolonne, og på neste linje blir årets overskudd/ underskudd utregnet (21 050 – 9 635 = 11 415). Er inntektene større enn utgiftene, blir det overskudd. Et overskudd føres under utgiftssummen (11 415). Er utgiftene større enn inntektene, blir det underskudd. Et underskudd skal føres under inntektssummen.

Balansekonto: Oversikt som viser hva klubben faktisk har av eiendeler og egenkapital og hva klubben eventuelt skylder. På årsmøtet skal kassereren legge fram regnskapssammendrag og balansekonto. Når klubben senere skal sende søknader om tilskudd, kan disse legges ved sammen med budsjett for neste år.

Regnskapssammendrag Det er bare posteringskontiene (ikke kasse og bank) som skal brukes i regnskapssammendraget. I første kolonne føres navnene på kontiene. Er det få poster i diversekontoen, kan hver enkelt føres inn på regnskapssammendraget. Er det mange ulike poster, må det bli en samlet diversepost også i regnskapssammendraget. Etter at alle navnene er ført inn, skal summene fra regnskapet (sum 1 i

28

Kassabok 2012

Debetsummene føres på utgiftsiden og kreditsummene på inntektssiden.

I sum 2 er sum 1 og overskudd/ underskudd lagt sammen/trukket fra (9 635 + 11 415 = 21 050). Summene under utgifter og inntekter skal nå være like.

Under Gjeld og egenkapital føres beholdningen ved regnskapsårets begynnelse (695 på kasse og 3 060 på bank) inn. Til sist blir årets overskudd eller underskudd fra regnskapssammendraget lagt til eller trukket fra (11 415). Et underskudd trekkes fra for å vise at eiendelene (kasse og bank) har minket i løpet av året. Et overskudd blir lagt til og viser at eiendelene (kasse og bank) har økt. Sum Eiendeler og Gjeld og egenkapital skal nå være like (11 430). Da stemmer hele regnskapet.

Sammendrag av regnskapet

Kontonavn

Utgifter

Tilskudd Kontingent

Skal sendes 4H i fylket innen 15. desember

Balansekonto

Inntekter

Eiendeler

5 810

Kasse

3 750

Konto nr.:

Prosjekthefter

1 270

1 270

Konto nr.:

4H-lodd

6 375

7 500

Utstyr og Matriell

870

Arrangement

370

Klubbrådgiverkurs (Diversekonto)

750

Renter (Diversekonto)

2 630 90

Balansekonto For å gjøre opp balansekontoen skal du bruke opplysningene fra kasse og bankkonti. Eiendeler viser hva 4H-klubben har i kasse og bank når regnskapet er ferdig. Her fører du over beholdningen 31.10. fra regnskapet og summerer dette (1 555 + 13 615 = 15 170).

9998 77 66555

Kroner 1 555 13 615

Sum Gjeld og egenkapital Beholdning ved årets begynnelse, kasse Beholdning ved årets begynnelse, kto. nr. 9998 77 66 555

15 170 Kroner 695 3 060

Beholdning ved årets begynnelse, kto. nr.

Sum 1 Årets overskudd/underskudd Sum 2

9 635 11 415 21 050

For Trollskogen 31.10.2012 Dato

21 050 21 050 4H-klubb i

Troll Sted

Årets overskudd/underskudd Sum Troll

kommune

Elise Svendsen Kasserer

Troms Kim Nicolaysen Revisor

11 415 15 170 fylke


Kommentarer til regnskapet Kassererens kommentarer til regnskapet Når regnskapssammendraget er ferdig, skal det sammenlignes med budsjettet. •

Er det store avvik (forskjeller) mellom budsjettet og regnskapsammendraget, så skal du skrive noe om hva dette skyldes. Disse opplysningene skal legges fram på årsmøtet. Er det andre opplysninger du synes burde komme fram i forbindelse med din jobb som kasserer, kan du skrive litt om det her.

Skrive revisjonsmelding om hvordan regnskapet er ført, og gi kommentarer til klubbens økonomi.

Revisjonsmeldingen skal leses opp på årsmøtet.

Kassererens kommentarer

Melding fra revisor

Det var ikke mange medlemmer som ønsket å gå på

Jeg har gått gjennom regnskapet for Trollskogen 4H

teaterkurs, derfor er utgiften på kurs liten i forhold

for 2012. Jeg har kontrollert bilag, kontoutskrifter og

til budsjettet.

annet av betydning for klubbens økonomi.

Jeg hadde ikke fått med meg søknadsfristen

for å søke støtte fra kommunen, så derfor fikk

På årsmøtet velger klubben en revisor som skal sjekke regnskapet og klubbens økonomi. Revisor skal være en myndig person som kassereren kan få hjelp av hvis det er problemer underveis.

ikke klubben støtte fra kommunen i år.

Kontrollere regnskapssammendrag og balanse- konto og undertegne dem sammen med kassereren.

alle posteringer. Resultatet stemmer ikke helt med Overskuddet kunne imidlertid vært enda større dersom klubben hadde husket å søke støtte fra kommunen Det brukes forholdsvis lite penger på arrangementer. Det er viktig å huske at midlene fra Frifond er ment til å øke lokal aktivitet. Jeg vil minne styret og klubbrådgivere om å undersøke

Revisors oppgaver før årsmøtet: • Kontrollere at kasse og bank/post stemmer med det som står i regnskapet, og at alle poster er rettført. Sjekke bilagene og godkjenne dem.

Regnskapet er nøyaktig og godt ført. Det er bilag for budsjett, men kasserer har gitt forklaring på avviket.

Revisjon

Skal sendes 4H i fylket innen 15. desember

hvilke søknadsfrister som gjelder for kommunen og evt. andre og huske å sende søknad i tide.

Trollskogen, Sted Elise Svendsen Kasserer

31.10.2012 Dato

Trollskogen, Sted

31.10.2012 Dato

Kim Nicolaysen Revisor

4H Norge

29


Inventar

Inventarliste for Inventar

Styret skal holde oversikt over 4H-klubbens eiendeler. •

Før opp det klubben eier av ulike ting på lista over inventar. Det kan være volleyballer, lavvoer, telt, 4H-prosjekthefter og annet materiell.

Lista bør lages sammen med årsavslutningen hvert år.

Gå samtidig gjennom eiendelene. Bør noe som ikke er i bruk selges, gis bort eller kastes?

Sjekk 4H-prosjektheftene. Det som ikke er med i den siste bestillingslista til 4H Norge, bør arkiveres eller kastes.

30

Kassabok 2012

4H-klubb Beskrivelse

Dato: Oppbevaringssted

Antatt verdi


Skal sendes 4H i fylket innen 15.desember

Sammendrag av regnskapet Utgifter

Inntekter

Balansekonto Eiendeler

Kroner

Kasse Konto nr.

Sum Gjeld og egenkapital

Kroner

Beholdning ved årets begynnelse, kasse Beholdning ved årets begynnelse, bankkto. nr.

Sum 1 Årets overskudd/underskudd

Årets overskudd/underkudd

Sum 2

Sum

For ........................................................ 4H-klubb i ..................................................................... kommune i ..................................................................................................... fylke Dato ...................................................... Sted .............................................................................. Kasserer .................................................... Revisor ..............................................

4H Norge

31


Skal sendes 4H i fylket innen 15.desember

Kassererens kommentarer

Melding fra revisor

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

Sted ......................................................................... Dato ..........................................

Sted ........................................................................ Dato...........................................

Kasserer .....................................................................................................................

Revisor .......................................................................................................................

32

Kassabok 2012


Klubbens kopi/skal bli stående i kassaboka

Sammendrag av regnskapet Utgifter

Inntekter

Balansekonto Eiendeler

Kroner

Kasse Konto nr.

Sum Gjeld og egenkapital

Kroner

Beholdning ved årets begynnelse, kasse Beholdning ved årets begynnelse, bankkto. nr.

Sum 1 Årets overskudd/underskudd

Årets overskudd/underkudd

Sum 2

Sum

For ........................................................ 4H-klubb i ..................................................................... kommune i ..................................................................................................... fylke Dato ...................................................... Sted .............................................................................. Kasserer .................................................... Revisor ..............................................

4H Norge

33


Klubbens kopi/skal bli st책ende i kassaboka

Kassererens kommentarer

Melding fra revisor

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

Sted ......................................................................... Dato ..........................................

Sted ........................................................................ Dato...........................................

Kasserer .....................................................................................................................

Revisor .......................................................................................................................

34

Kassabok 2012


Ordliste

Viktige frister

Balansekonto

Kontingent

Faktura for loddsalg

Oversikt som viser hva klubben faktisk har av eiendeler og egenkapital og hva klubben eventuelt skylder.

Kontingent er penger som en betaler for å være medlem i en organisasjon og få tilgang til organisasjonens tilbud til sine medlemmer.

I september/oktober sendes det ut en faktura vedrørende lotteriet fra 4H Norge til 4H-klubbene. Da må pengene innbetales 14 dager etter fakturadato.

Et bilag er en dokumentasjon på penger som har gått ut eller inn av klubben sin bankkonto eller kasse.

Et regnskap er en oversikt over inntekter og utfigter i løpet av en periode.

Kontonummer for lotteriinnbetaling 9365 11 70352

Budsjett

Regnskapssammendrag

Budsjett er et overslag eller en foreløpig beregning av kommemde inntekter og utgifter. Budsjettet er tidsavgrenset, ofte for ett år av gangen.

Oversikt som viser hvilke inntekter og utgifter klubben har hatt det siste året og om klubben har gått med overskudd eller underskudd.

Egenkapital

Revisor

Det klubben faktisk eier. Eiendeler = egenkapital + gjeld.

Revisor er en regnskapskyndig person som gjennomgår et regnskap for å se at det ikke inneholder feil eller mangler.

Bilag

Faktura

Regnskap

Et annet ord for regning. Å fakturere betyr å skrive en faktura eller regning.

Tilskudd

Finansiering

Årsavslutning

Finansiering er det samme som å skaffe penger til et prosjekt eller et tiltak.

Hvert år avsluttes regnskapsåret før årsmøtet. Når regnskapssidene er ferdig summert og alt stemmer, skal regnaskapssammendrag og balansekonto settes opp. Dette kalles årsavslutning.

Kassarapport

Frifondmidler For å få tildelt frifondmidler må klubben innen 15.desember: • Registrere årsmelding i medlemsregisteret • Registrere årsrapport i medlemsregisteret • Sende inn årsplan for kommande år til 4H i fylket • Sende inn skjemaer (samandrag av rekneskapen + balansekonto og melding frå revisor) fra kassaboka til 4H i fylket.

Å få tilskudd er det samme som å få økonomisk støtte.

Kassarapport er en oppsummering/rapport over den økonomiske stillingen i øyeblikket. Den forteller hvor stor beholdningen er akkurat nå og hvor mye som er brukt siden siste rapport.

4H Norge

35


ISBN 978-82-7348-220-4


Kassabok 2012