Evsification podręcznik_POLISH

1

AUTORKI Ida Adolfová Ioana Bere Alzbeta Brozmanová Gregorová Dana Solonean Alicja Zachert Oana Țicle TŁUMACZENIE Wytrwali wolontariusze i wolontariuszki, ze wsparciem Alicji Zachert OPRACOWANIE GRAFICZNE I SKŁAD Alessandro Mignemi ILUSTRACJE Virginia Garcia Moreno

EVSification

2

Podręcznik EVSification. Zarządzanie i współpraca z wolontariuszami w projektach EVS powstał jako część projektu – EVSification, realizowanego przez trzy organizacje: Centrul de Voluntariat Cluj-Napoca (Rumunia), Centrum dobrovoľníctva (Słowacja) oraz Fundację Edukacji i Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego (Polska). Projekt był finansowany przez Komisję Europejską w ramach programu Erasmus + - Akcja 2, Partnerstwo Strategiczne w dziedzinie młodzieży.

Publikacja została zrealizowana przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej. Publikacja odzwierciedla jedynie stanowisko jej autorów i Komisja Europejska oraz Narodowa Agencja Programu Erasmus+ nie ponoszą odpowiedzialności za jej zawartość merytoryczną.

Publikacja została wydana na licencji Creative Commons „Uznanie autorstwa. Na tych samych warunkach 4.0 Międzynarodowe”.

Numer ISBN: 978-83-945007-2-6

Kwiecień 2016, Kluż - Napoka, Rumunia

EVSification

3

SPIS TREŚCI

1.

Wprowadzenie

8

2.

Czym jest Wolontariat Europejski (EVS)?

9

3.

Proces współpracy i zarządzania wolontariuszami w projektachEVS

15

3.1.

Przygotowanie organizacji goszczącej wolontariuszy EVS

17

3.2.

Rekrutacja wolontariuszy EVS

23

3.3.

Wybór wolontariuszy EVS

30

3.4.

Wdrażanie i szkolenie wolontariuszy EVS

37

3.5.

Koordynacja i mentoring w projektach EVS

49

3.6.

Superwizja pracy w projektach EVS

53

3.7.

Motywowanie wolontariuszy EVS

62

3.8.

Docenianie wolontariuszy EVS

68

3.9.

Monitoring w projektach EVS

76

3.10. Ewaluacja pracy wolontariuszy oraz realizowanych projektów EVS

82

4.

Konflikty w EVS – zapobieganie oraz rozwiązywanie

88

5.

Podsumowanie

95

EVSification

4

Drogi Czytelniku, Droga Czytelniczko!

Wolontariat Europejski jest nierzadko postrzegany, jako terytorium niezbadane dla organizacji i wolontariuszy. Wszyscy odkrywamy nieznane, nowe miejsca i czasem trudno jest odróżnić nasze własne, wcześniej wykreowane założenia od rzeczywistości. Jednym z kluczy do sukcesu projektu EVS może być wysiłek, jaki podjęliśmy, aby dopasować te założenia do rzeczywistości.

W trakcie kilkuletniej pracy przy realizacji projektów EVS, zidentyfikowałyśmy kilka potencjalnych trudności, na które również możecie się natknąć. W nadziei, iż informacje zawarte w podręczniku, wynikające z naszego doświadczenia wesprą i pomogą wam w codziennej współpracy z wolontariuszami, postanowiłyśmy stworzyć listę potencjalnych założeń, które także wam mogą towarzyszyć: Zakładamy, że praca z wolontariuszami jest zawsze harmonijna, łatwa i satysfakcjonująca, wolontariusze to cudowni ludzie bezgranicznie oddani temu, co robią. Później zastanawiamy się, dlaczego coś poszło nie tak i zaczynamy zdawać sobie sprawę, że wolontariusze to „tylko ludzie” i że nasza rola, współpracując z nimi, jest dużo bardziej złożona niż przypuszczaliśmy.

Zakładamy, że integracja wolontariuszy EVS ze społecznością lokalną to dla nich zawsze łatwy i przyjemny proces. Przecież poznawanie nowych kultur to sama radość, a wolontariusze zawsze czują się dobrze, samemu przechodząc tę drogę! Później zastanawiamy się, dlaczego tak mało wiedzą na temat społeczności lokalnej, a czasami wręcz nie mają z nią żadnego związku.

Zakładamy, że motywowanie wolontariuszy jest zbędne, w końcu są wolontariuszami, więc „motywacja” jest nieodłącznym elementem realizowanej przez nich roli. Później zastanawiamy się, dlaczego stracili entuzjazm, a ich motywacja spadła.

Zakładamy, że jeżeli raz powiedzieliśmy wolontariuszom, na czym polega ich praca oraz wolontariat, wszystko jest dla nich zrozumiałe i zapamiętali każdy szczegół. W końcu … mówiliśmy o tym!

Później zastanawiamy i dziwimy się, że różnimy się zrozumieniem natury, czasu trwania czy jakości pracy wykonywanej przez wolontariuszy.

Zakładamy, że jeżeli współpraca z wolontariuszami idzie po naszej myśli, to będzie tak już zawsze, w końcu, dlaczego miałoby się to zmienić? Zapominamy, że istnieje coś takiego jak „zmiany” – proces, który podobnie jak rozwój leży w naszej naturze.

Zakładamy, że wolontariusze to superbohaterowie, a nie „tylko ludzie”. Później jesteśmy zdumieni, że tak jak my popełniają błędy i mają wady.

EVSification

5

Zakładamy, że wolontariusze nie mają zbyt dużego doświadczenia w pracy. Potem dziwi nas to, że przyćmiewają nas swoimi umiejętnościami.

Zakładamy, że skoro wolontariusze pochodzą z regionu, w którym organizacja i planowanie są wpisane w DNA społeczeństwa to na pewno są bardzo zorganizowani. Później dziwimy się, że nie jest to zgodne z rzeczywistością, a poziom ich zorganizowania nie jest taki jak na początku sądziliśmy.

Zakładamy, że wolontariusze akceptują, rozumieją i doceniają kulturę naszej organizacji, że w ich perspektywie zawsze panuje w niej przyjazna atmosfera. Później zastanawiamy się, dlaczego jednak nie czują się u nas jak w domu.

Zakładamy, że wolontariusze są szczęśliwi i nie musimy pytać o to jak się odnajdują w nowym środowisku. Później zastanawiamy się, dlaczego nie czują się włączeni w otoczenie oraz potrzebują i chcą zmiany.

Zakładamy, że sam fakt bycia z dala od domu, rodziny i przyjaciół powoduje, że wolontariusze są nieszczęśliwi. Przytłaczamy ich przesadną uwagą, później jesteśmy niemile zaskoczeni, kiedy mówią, że nasze wysiłki były niepotrzebne.

Zakładamy, że wolontariusze wiedzą o tym, że doceniamy ich oraz ich pracę, przecież nie musimy tego za każdym razem mówić. To naturalne, że wolontariat jest czymś, co wszyscy szanują.

Później zastanawiamy się, dlaczego wolontariusze nie są nam wdzięczni!

W rozdziałach, które przed wami nie zamierzamy dowodzić, że to wolontariusze powinni się zmienić, aby udoskonalić projekty EVS (nawet, jeżeli w niektórych przypadkach to właśnie może być jedyne rozwiązanie). Patrzymy na to zagadnienie z perspektywy organizacji goszczącej oraz koordynatora wolontariuszy EVS, jednocześnie próbując odnaleźć równowagę pomiędzy niektórymi z założeń, o których wspominałyśmy powyżej, testując je w realnych sytuacjach.

W publikacji odnajdziecie opinie ekspertów oraz punkt widzenia literatury przedmiotu z zakresu zarządzania i współpracy z wolontariuszami, w tym wolontariuszami europejskimi. Macie szansę poznać wnioski płynące z naszej kilkuletniej współpracy w ramach projektów EVS. Pracy będącej nauką opartą na metodzie podejmowania prób i popełniania błędów. W naszym przypadku proces ten ciągle trwa, z każdym nowym projektem EVS oraz wolontariuszem i wolontariuszką, jakich gościmy.

Oddając w wasze ręce ten podręcznik, dzielimy się naszym dotychczasowym doświadczeniem (nie zawsze łatwym, czasem wręcz zadziwiającym), jednocześnie chcąc pokazać i wesprzeć w odkrywaniu piękna współpracy z wolontariuszami EVS. EVSification

6

Na końcu każdego rozdziału znajdziecie część nazwaną przez nas „Porady i wskazówki”. Mamy nadzieję, okażą się one pomocne i przydatne w waszej codziennej pracy.

Jeżeli uznacie, że potrzebujecie i chcecie uzyskać więcej szczegółowych informacji dotyczących programu EVS w którymś z naszych krajów (Rumunia, Słowacja, Polska) zachęcamy do kontaktu bezpośrednio z nami. Będziemy szczęśliwe mogąc podzielić się doświadczeniem z każdą osobą, która chce dowiedzieć się więcej. Życzymy przyjemnej lektury oraz wspaniałej przygody z Wolontariatem Europejskim!

Nicoleta Chiș Racolța Dyrektor wykonawczy, Cluj-Napoca Volunteer Centre

EVSification

7

1. WSTĘP Drogi Czytelniku, droga Czytelniczko!

Podręcznik Wolontariatu Europejskiego (EVS), który właśnie czytasz został stworzony z myślą o organizacjach oraz osobach koordynujących projekty EVS oraz pracę wolontariuszy. Powstał po to, aby wesprzeć proces zarządzania projektami.

Podręcznik to także jeden z rezultatów międzynarodowego projektu „EVSification”, zrealizowanego przez trzy organizacje partnerskie: Cluj-Napoca Volunteer Centre (Rumunia), Fundację Edukacji i Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego (Polska) oraz Centrum dobrovoľníctva (Słowacja).

Przed przystąpieniem do tworzenia treści podrecznika zbadałyśmy potrzeby 60 organizacji zaangażowanych w projekty EVS z każdego z trzech naszych krajów. Wyniki badań posłuzyły jako materiał empiryczny do stworzenia poszczególnych rozdziałów.

Osoby zaangażowane w jego stworzenie mają doświadczenie, zarówno teoretyczne, jak i praktyczne - w efektywnej współpracy z wolontariuszami. Treść podręcznika to zbiór doświadczeń, opinii oraz wskazówek.

Publikacja jest dostępna w wersji drukowanej i elektronicznej, w czterech wersjach językowych - po angielsku, rumuńsku, słowacku oraz polsku. Życzymy miłej lektury!

EVSification

8

2.

Czym jest Wolontariat Europejski (EVS)?

EVSification

9

HISTORIA EVS

Na przełomie lat 80-tych i 90-tych Komisja Europejska postanowiła podjąć działania adresowane do młodzieży, które miałyby na celu promowanie kształcenia pozaformalnego i eksperymentalnego, mobilności, solidarności, tolerancji, aktywnego obywatelstwa oraz wzajemnego zrozumienia pomiędzy młodymi Europejczykami. Jednym z efektów tych działań jest właśnie powstanie EVS Wolontariatu Europejskiego, stworzonego pilotażowo w 1996 roku. W 1998 roku stał się częścią programu „Młodzież dla Europy” i od tego czasu jest istotną częścią europejskich inicjatyw dla młodzieży. Jego następca, program „Młodzież w Działaniu” wystartował w 2007 roku i realizował EVS, jako Akcję numer 2 - Wolontariat Europejski. W styczniu 2014 roku zaczął funkcjonować program „Erasmus+” (Erasmus plus), który połączył wszystkie programy UE na rzecz edukacji, szkoleń, młodzieży i sportu. Projekty Wolontariatu Europejskiego są realizowane w Akcji 1 (KA1) – Mobilności edukacyjnej. Mogą być realizowane tylko przez organizacje akredytowane do wysyłania, goszczenia bądź koordynowania wolontariuszy europejskich. Przewodnik Programu Erasmus+ opisuje wszystkie kryteria związane z zasadami związanymi ze składaniem projektów w tej Akcji.

Jest dostępny we wszystkich oficjalnych językach UE na stronie: www.erasmusplus.eu.

Za wdrażanie programu w konkretnym kraju, odpowiedzialna jest lokalna Agencja Narodowa mająca siedzibę w każdym państwie UE. Jest ona także punktem komunikacyjnym i konsultacyjnym dla aplikujących i beneficjentów.

W ramach EVS istnieje niezwykle istotny dokument - tzw. EVS Charter, czyli Karta

Wolontariatu Europejskiego. Zawiera szczegółowe informacje na temat standardów jakościowych i zasad EVS oraz roli organizacji wysyłającej, koordynującej oraz przyjmującej wolontariuszy EVS.

EVSification

10

EVSification

11

KORZYŚCI Z REALIZOWANIA PROJEKTÓW EVS DLA WOLONTARIUSZY ORAZ ORGANIZACJI Na przestrzeni lat przeprowadzono niejedno badanie, pokazujące znaczenie projektów EVS oraz korzyści związane z uczestniczeniem w nich. Informacje te możemy znaleźć także w raportach końcowych każdego projektu EVS sporządzanego przez organizacje i wolontariuszy. Konkretny wpływ oraz korzyści związane z uczestniczenia w nich, zarówno dla organizacji i wolontariuszy są udokumentowane w wynikach naszego badania potrzeb przeprowadzonego w początkowej fazie inicjatywy EVSification.

Wywiady przeprowadzone z wolontariuszami EVS, wskazują, iż zdobyli różnorodne doświadczenia w trakcie trwania projektu. Z osobistego punktu widzenia, odczuwają największe korzyści w następujących obszarach: •

samoświadomość, odnalezienie samego siebie;

•

możliwość pracy z ludźmi;

•

próbowanie nowych rzeczy;

•

możliwość wprowadzenia w życie swoich własnych projektów;

•

rozwój różnorodnych umiejętności i zdolności, takich jak empatia, umiejętności społeczne;

•

zwiększenie zrozumienia międzykulturowego, zmniejszenie uprzedzeń i stereotypów;

•

poznanie nowych ludzi oraz spotkanie się z wolontariuszami z innych krajów;

•

czas spędzony z przyjaciółmi.

Z zawodowego punktu widzenia wolontariusze pozytywnie ocenili zwłaszcza: •

edukacyjny wymiar EVS;

•

rozwój umiejętności oraz nabycie doświadczenia przydatnego w życiu zawodowym;

•

wpływ na wybór drogi zawodowej.

Dla organizacji, które brały udział w badaniu, realizacja projektów EVS również wiąże się z wieloma zaletami. Udział w projektach: •

wpłynął i wsparł realizację misji organizacji;

•

przyczynił się do poprawy i poszerzenia spektrum realizacji projektów, zajęć i usług w

organizacji; •

umocnił posiadane umiejętności indywidualne;

•

przyczynił się do rozwoju osobistego i zawodowego organizacji i jej pracowników, zespół

udoskonalił kompetencje międzykulturowe, komunikacji społecznej, komunikowania się w języku obcym, zarządzania projektami międzynarodowymi oraz umiejętności organizacyjne; •

wpłynął na poprawę jakości projektów; EVSification

12

•

wniósł nowe pomysły, przemyślenia, wielość perspektyw;

•

umocnił wpływ organizacji na społeczności lokalne, w których działają;

•

zwiększył widoczność organizacji;

•

rozwinął współpracę z lokalnymi i regionalnymi partnerami lub z partnerami w EVS;

•

poprawił ogólne zarządzanie pracą w organizacjach;

•

poprawił PR organizacji oraz zwiększył prestiż;

•

przyczynił się do postrzegania organizacji i jej funkcjonowania z innej perspektywy, organizacje

stały się bardziej zróżnicowane, a ich środowisko bardziej akceptujące; •

umocnił zasoby materialne;

•

wniósł doświadczenie międzykulturowe.

EVS nazywany jest przez Komisję Europejską programem wolontariackim skupionym na uczeniu się. Oznacza to, że poza przynoszeniem korzyści społecznościom lokalnym, biorąc udział w projektach EVS, młodzi wolontariusze mogą rozwijać nowe umiejętności i w rezultacie udoskonalić swój rozwój na płaszczyźnie osobistej, edukacyjnej oraz zawodowej.

PRZED ROZPOCZĘCIEM WSPÓŁPRACY Z WOLONTARIUSZAMI EVS Jeśli twoja organizacja podejmuje decyzję o współpracy z wolontariuszami EVS, ważne, aby zdać sobie sprawę z powodów i celów, dla których chcesz skorzystać z tej możliwości. Zaangażowanie się w Wolontariat Europejski przynosi korzyści wszystkim stronom w nim uczestniczącym, należy jednak pamiętać, że zarządzanie projektami EVS wiąże się z określonymi wymaganiami i warunkami.

Grupa wolontariuszy EVS, których gościsz może być bardzo różnorodna. Możesz gościć jednego wolontariusza, z którym współpraca będzie układała się wzorowo, jednocześnie w tej samej grupie może być inna osoba, która będzie wymagała od ciebie więcej uwagi i nakładu pracy.

Przed zaangażowaniem się w projekty EVS i współpracę z wolontariuszami, warto zastanowić się i ocenić zarówno posiadany potencjał osobisty jak i organizacyjny. Narzędziem, które polecamy jest wykonanie analizy SWOT organizacji w perspektywie współpracy z wolontariuszami EVS. Analiza SWOT jest złożoną metodą, która pomoże ocenić zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne środowisko organizacyjne. Oferuje spojrzenie na funkcjonowanie organizacji od środka, poprzez refleksję odnoszącą się zarówno do przeszłości, jak i do perspektywy przyszłościowej. Metoda SWOT daje możliwość analizy podstawowych czynników podzielonych na wewnętrzne mocne i słabe strony oraz zewnętrzne możliwości i zagrożenia. Jest narzędziem, które warto wykorzystać, szczególnie przy ocenie nowych pomysłów. Podczas stosowania tej metody zakładamy, że organizacja osiągnie założone cele poprzez wykorzystanie i skupienie się na swoich mocnych stronach oraz możliwościach przy jednoczesnym minimalizowaniu posiadanych słabszych stron oraz zagrożeń.

EVSification

13

Przykład analizy SWOT – zaangażowanie wolontariuszy w wolontariat w konkretnych organizacjach

Mocne strony

Słabe strony

• zróżnicowane doświadczenia w goszczeniu

• koordynator nie ma zbyt wiele czasu, który

wolontariuszy EVS

będzie mógł poświecić wolontariuszom EVS

• partnerzy na arenie międzynarodowej –

• zmiany w organizacji i nowi pracownicy

możliwe organizacje wysyłające

• brak wypracowanej strategii w wysyłaniu

• duże doświadczenie w pracy z

wolontariuszy oraz brak konkretnej osoby

wolontariuszami lokalnymi

odpowiedzialnej za ten projekt

• wiele kontaktów z lokalnymi organizacjami

• brak systemu szkoleniowego dla mentorów

• przestrzeń dla wolontariuszy EVS na ich

• brak podziału konkretnych obowiązków

własne projekty i pomysły

podczas realizacji projektów EVS

• atrakcyjna przestrzeń dla młodych ludzi • wiele możliwości dla wolontariuszy EVS • koordynator był Wolontariuszem Europejskim Możliwości

Zagrożenia

• środki finansowe dla organizacji

• organizacja może mieć problemy ze

• nowe pomysły, projekty

znalezieniem wolontariusza

• umocnienie umiejętności osobistych

• możliwa jest utrata innych środków

organizacji

finansowych przeznaczonych dla organizacji

• wymiar międzykulturowy projektów i organizacji • współpraca z liceami i miastem

Ida Adolfová

EVSification

14

3.

Proces współpracy i zarządzania wolontariuszami w projektach EVS

EVSification

15

WPROWADZENIE W SYSTEM ZARZĄDZANIA WOLONTARIUSZAMI EVS Zaangażowanie wolontariuszy EVS w działania organizacji to proces zaplanowany i zorganizowany.

Koordynator wolontariuszy jest głównym aktorem, który zapewnia osiągnięcie celów i zadań określonych w projekcie. Zarówno na poziomie społeczności lokalnej, jak również ogólnego zadowolenia i wpływu na wolontariuszy EVS (w trakcie trwania projektów oraz w momencie jego zakończenia). W następnych rozdziałach wspólnie odkryjemy proces zarządzania i współpracy z wolontariuszami EVS, skupiając się na zagadnieniach, które mogą wymagać szczególnej uwagi.

Spojrzymy na ten proces z różnych perspektyw – z punktu widzenia organizacji goszczącej, koordynatora projektu oraz koordynatora wolontariuszy EVS. Istnieje szereg modeli teoretycznych opisujących etapy efektywnego procesu zarządzania oraz współpracy z wolontariuszami. Spośród nich wybrałyśmy ten, który z naszej perspektywy jest najefektywniejszy w kontekście projektów EVS. Składa się z dziewięciu etapów/faz: • Przygotowanie organizacji goszczącej wolontariuszy EVS • Rekrutacja wolontariuszy EVS • Wybór wolontariuszy EVS • Wdrażanie i szkolenie wolontariuszy EVS • Koordynacja i mentoring w EVS • Superwizja pracy w EVS • Motywowanie wolontariuszy EVS • Docenianie wolontariuszy EVS • Monitoring w EVS • Ewaluacja pracy wolontariuszy oraz realizowanych projektów EVS W publikacji znajdziecie zarówno odniesienie do teorii związanej z poruszanymi zagadnieniami, jak i praktyczną perspektywę (w każdym rozdziale umieściłyśmy sekcję „Porady i wskazówki”).

EVSification

16

3.1. PRZYGOTOWANIE ORGANIZACJI GOSZCZĄCEJ WOLONTARIUSZY EVS Przygotowanie

organizacji

do zaangażowania wolontariuszy EVS przypomina tworzenie

fundamentów domu – im więcej uwagi poświęcasz temu procesowi, tym więcej zyskujesz na dłuższą metę. Projekty EVS skupione są na rozwoju osobistym wolontariuszy oraz na budowaniu odpowiedniego kontekstu sprzyjajacego temu procesowi. Jednocześnie angażowanie wolontariuszy EVS w pracę organizacji musi pozostawać w ścisłym i bezpośrednim związku z jej zadeklarowaną misją, wizją i wartościami. Dlatego też, zanim zaczniemy nawiązywać kontakty z potencjalnymi wolontariuszami, absolutną koniecznością jest przeprowadzenie wstępnego etapu przygotowania i planowania. Jeśli zdecydujemy się przeprowadzić ten proces w trybie przyspieszonym, albo wręcz pominąć etap planowania, ostatecznie może okazać się, że zamiast przyczynić się do zmniejszenia problemów organizacji, przysporzymy jej więcej kłopotów związanych z realizowaniem projektów Wolontariatu Europejskiego oraz współpracy z wolontariuszami.

Decyzja o zaangażowaniu wolontariuszy EVS w działania organizacji powinna być poprzedzona rozważeniem korzyści i kosztów, jakie niesie ze sobą ta współpraca. Wśród powodów uzasadniających zaangażowanie wolontariuszy EVS w pracę NGO wymienić należy: rozszerzanie oferowanych usług i działań, podnoszenie jakości realizowanych inicjatyw dzięki wartościom i pomysłom wniesionym przez wolontariuszy (wnoszących perspektywę z zewnątrz, związaną z kulturą i wartościami, z których się wywodzą), poprawę relacji ze społecznością lokalną, w tym międzynarodową perspektywę, spojrzenia na codzienną pracę organizacji, benefity dla samych wolontariuszy.

Należy pamiętać, że może okazać się, iż realizacja projektu EVS nie zawsze jest dla organizacji najlepszym rozwiązaniem – oprócz korzyści związanych z goszczeniem wolontariuszy, należy również brać pod uwagę potencjalne ryzyko specyficzne dla projektów EVS (m.in. związane z wycofywaniem się wolontariuszy z projektu przed jego zakończeniem, koniecznością zmiany organizacji partnerskich, trudnościami napotykanymi przez wolontariuszy podczas integracji w pracy i codziennym życiu, lub niepowodzeniem wolontariuszy w doprowadzeniu do końca powierzonych zadań).

Jednocześnie, pracownicy organizacji powinni szczególnie wnikliwie rozważyć jeden z głównych aspektów prowadzących do konfliktów i trudności pojawiających się w międzynarodowych programach wolontariatu: element międzykulturowości i wynikające z tego potencjalne różnice międzykulturowe. Główne pytanie, jakie w tym zakresie powinno być postawione dotyczy tego czy jesteśmy gotowi na to, by zapewnić sprawną współpracę z wolontariuszami w programie: czy nasi pracownicy posiadają niezbędne umiejętności w tym względzie (np. umiejętność zarządzania konfliktem, umiejętności budowania zespołów ludzkich, umiejętności komunikacyjne, etc.), czy nasza organizacja oferuje wolontariuszom możliwości integracyjne, czy społeczność lokalna będzie zapewniać i wspierać odpowiedni warunki integracji i uczenia się, etc.

EVSification

17

Dopiero po dokonaniu takiej refleksji oraz rozważeniu pozytywnych jak i negatywnych konsekwencji współpracy z wolontariuszami EVS na organizację, należy podjąć decyzję o rozpoczęciu realizacji projektów Wolontariatu Europejskiego.

Przechodząc nieco dalej, przygotowanie organizacji do współpracy z wolontariuszami EVS powinno brać pod uwagę kilka poniżej przedstawionych zagadnień: Ocena potrzeb. Jest bezpośrednio związana z rozpoznaniem potencjalnych obowiązków wolontariuszy. Z tego punktu widzenia szczególnie ważne jest, aby zapewnić bezpośredni związek między zadaniami, jakie możemy zaoferować, a misją organizacji. Wolontariusze muszą mieć świadomość, jaka jest ich rola i miejsce w organizacji oraz w jaki sposób ich praca przyczyni się do realizowania misji organizacji. Świadomość ta daje poczucie przydatności i ważności, jest czynnikiem motywującym. Wśród kwestii, które organizacja powinna rozważyć na tym etapie są: czy nasze inicjatywy i działania zapewniają przestrzeń, w której wolontariusze EVS mogą uczyć się i rozwijać?

Czy możemy zapewnić im wystarczająco dużo zadań do realizacji? Czy zadania te nie powinny być wykonywane przez zatrudnionych pracowników? (należy pamiętać, że wolontariusze EVS nigdy nie powinni zastępować pracy osoby zatrudnionej). Czy możemy stworzyć elastyczny kontekst pracy, który będzie zapewniać wolontariuszom możliwość realizowania własnych pomysłów? Jakie są potrzeby naszej organizacji i grupy naszych beneficjentów? Czy wolontariusze EVS będą w stanie spełnić te potrzeby? Ściśle związana z tym tematem jest ocena potencjału, która skupia się na rozpoznaniu ogólnych zasobów organizacji (doświadczenie, motywacja, przygotowanie pracowników) w celu podjęcia decyzji, czy angażowanie wolontariuszy EVS jest doświadczeniem pozytywnym - zarówno dla wolontariuszy jak i dla organizacji. Niekiedy angażowanie wolontariuszy, szczególnie wolontariuszy EVS, do pracy w środowisku, które nie jest na to przygotowane, może przysporzyć organizacji trudności zamiast poprawić i podnieść jakość jej pracy.

AKREDYTACJA W PROJEKTACH EVS Akredytacja w EVS jest procesem, który zapewnia utrzymanie standardów dobrej jakości w realizowanych projektach. Jej otrzymanie jest obowiązkowym krokiem dla każdej organizacji chcącej uczestniczyć w projektach Wolontariatu Europejskiego. Zasada ta ma zastosowanie dla wszystkich organizacji z Krajów Programu, z krajów sąsiadujących z Krajami Partnerskimi w regionie Bałkanów Zachodnich czy Krajów Partnerstwa Wschodniego i Federacji Rosyjskiej. Począwszy od roku 2015, akredytacja stała się obowiązkowa także dla organizacji z południowego regionu Morza Śródziemnego. Stanowi zapewnienie, że wszystkie zaangażowane organizacje i ich pracownicy są świadomi wartości, celów i zasad, jakie wpisane są w projekty EVS. Akredytacja dotyczy zarówno procesu goszczenia jak i wysyłania wolontariuszy EVS, przy czym grupy nieformalne nie mogą się o nią ubiegać.

EVSification

18

Proces akredytacji jest koordynowany przez Narodową Agencję, o ile instytucja mieści się w jednym z państw uczestniczących w programie (Programme Countries), przez SALTO EECA (Europy Wschodniej i Kaukazu) – dla wszystkich organizacji znajdujących się w krajach Partnerstwa Wschodniego i Federacji Rosyjskiej, przez SALTO SEE dla wszystkich organizacji zlokalizowanych w rejonie Bałkanów Zachodnich, oraz przez SALTO Euromed – dla wszystkich podmiotów umiejscowionych w południowych krajach śródziemnomorskich. Wprawdzie nie istnieją żadne ostateczne terminy składania wniosku o przyznanie akredytacji, jednakże powinna być ona uzyskana przed złożeniem propozycji projektu (oraz powinna być ważna przez cały okres jego realizacji). Proces akredytacji trwa co najmniej 6 tygodni. Aby mieć pewność, że zakończy się na czas, organizacja powinna zapewnić sobie „margines bezpieczeństwa” - czas pomiędzy planowanym momentem otrzymania akredytacji i ubieganiem się o dofinansowanie konkretnego projektu.

Czas ważności akredytacji, o którą ubiega się organizacja to maksymalnie czas trwania programu Erasmus +. Można ubiegać się również o krótszy czas obowiązywania akredytacji, a to od decyzji Krajowej Agencji/SALTO zależy ostateczny okres jej obowiązywania – może przyznać akredytację na czas krótszy niż ten, o który wnioskowaliśmy. Po wygaśnięciu akredytacji może być ona przedłużona, o ile organizacja złoży nowy wniosek akredytacyjny.

Gdy organizacja ubiega się o akredytację składając formularz w formie elektronicznej wraz z niezbędnymi dokumentami, Narodowa Agencja/SALTO powołuje akredytorów/asesorów do oceny wniosków akredytacyjnych. Złożony wniosek oceniany jest przez min. dwie osoby, które w tym procesie zwracają szczególną uwagę na: motywację i doświadczenie organizacji, wiedzę na temat programu Erasmus + i EVS, cele, działania i możliwości organizacji, system zarządzania ryzykiem, działania dla dobra wolontariuszy, rekrutacja wolontariuszy, etc. Ponadto, w przypadku organizacji zainteresowanych goszczeniem wolontariuszy, proces oceny obejmuje również następujące aspekty: możliwe zadania wolontariuszy, możliwości organizacji do stworzenia środowiska sprzyjającego procesowi uczenia się, możliwości osobistego wsparcia oferowanego przez mentora oraz działania wspierające integrację z lokalną społecznością, ustalenia praktyczne. Pod koniec akredytacji, osoby akredytujące mogą poprosić o dodatkowe wyjaśnienia lub informacje, a także sugerować wniesienie poprawek lub nawet poprosić o modyfikację wniosku akredytacyjnego, co może odbyć się przez ponowne złożenie formularza.

Jeżeli akredytacja zostaje zatwierdzona, organizacja wnioskująca jest o tym informowana, otrzymuje numer swojej akredytacji, a jej profil i opis działalności zostają opublikowane w bazie informacyjnej wolontariatu na Europejskim Portalu Młodzieżowym, gdzie potencjalni wolontariusze będą mogli się z nim zapoznać.

Aby otrzymać szczegółowe informacje na temat kroków, które trzeba poczynić w procesie akredytacji, zachęcamy do odwiedzenia strony internetowej Narodowej Agencji w twoim kraju lub strony SALTO. EVSification

19

ZASADY I PROCEDURY DOTYCZĄCE WOLONTARIUSZY EVS Efektywne zarządzanie i współpraca z wolontariuszami w ramach projektów EVS wymaga stworzenia przez organizację zbioru formalnych reguł i procedur już w fazie przygotowań. Korzyści wynikające z ich zdefiniowania są różnorakie, zarówno dla samych wolontariuszy jak i organizacji: rozwijają spójny wzorzec zaangażowania wolontariuszy EVS, podnoszą efektywność, zapewniając, że wolontariusze wiedzą, do kogo zwracać się lub co robić w konkretnych sytuacjach, zatwierdzają zasady równego traktowania i obiektywnej oceny określonych sytuacjach, wyjaśniają rolę wolontariuszy EVS oraz ich konkretne prawa i obowiązki i inne.

Chociaż może wydawać się, że niektóre zasady i procedury są istotne i dotyczą tylko członków organizacji, dla zapewnienia transparentności i przejrzystości działań, wolontariuszy

warto wprowadzić

w te zasady. Informujcie ich o wszystkich zagadnieniach, które dotyczą ich

bezpośrednio (można to zrobić na wiele sposobów: podczas indywidualnej rozmowy, tworząc broszurę na temat polityki i procedur dla wolontariuszy EVS w organizacji, i in.).

Niektóre z zasad i procedur stosowanych w odniesieniu do lokalnego wolontariusza lub nawet osób zatrudnionych w organizacji, mogą również sprawdzać się we współpracy z wolontariuszami EVS: procedury dotyczące zwrotu kosztów podróży i innych kosztów związanych z realizowaną pracą, zasady dotyczące wspólnej przestrzeni, godziny pracy, itp.. Jednocześnie, podczas tworzenia zestawu polityk i procedur, organizacja powinna uwzględnić specyfikę projektów EVS, jak również upewnić się, że zawiera on elementy takie jak: polityka rekrutacji i selekcji wolontariuszy EVS, planowanie i informowanie organizacji na temat dni, które są dniami wolnymi dla wolontariuszy (zgodnie z Kartą Wolontariatu), reguły i zasady życia we wspólnej przestrzeni, odpowiedzialność za szkody zrealizowane w miejscu pracy lub mieszkania, procedury składania raportów mentorom, określanie równowagi pomiędzy prawem wolontariuszy do prywatności a koniecznością komunikowania się między mentorem i koordynatorem itp.

Dwa ostatnie elementy, na których powinna skupić się uwaga organizacji podczas etapu przygotowawczego obejmują przygotowanie niezbędnych dokumentów oraz przygotowanie zaangażowanego zespołu. Podczas przygotowywania dokumentów należy rozważyć wszystkie etapy zarządzania pracą wolontariuszy, począwszy od rekrutacji a skończywszy na ewaluacji współpracy z wolontariuszami EVS oraz ewaluacji projektu. Elementy, które wymagają uwagi w tej fazie to: stworzenie opisów pracy, formularzy sprawozdawczych dla mentorów, list obecności dla wolontariuszy, formularzy ewaluacyjnych (dla mentorów, wolontariuszy, beneficjentów, organizacji wysyłających, itd.).

EVSification

20

Aby być pewnym tego, że zespół, który będzie współpracował z wolontariuszami EVS, jest do tego przygotowany, należy wyznaczyć koordynatora wolontariuszy EVS odpowiedzialnego za wsparcie dotyczące wykonywanych zadań oraz mentorów, którzy będą oferować wolontariuszom indywidualne wsparcie. Niezwykle istotne jest również upewnienie się, że są oni przygotowani do swoich zadań. Można to zrobić poprzez szkolenia, dzielenie się informacjami i materiałami, dzielenie się doświadczeniem z innymi koordynatorami lub mentorami, i in. Koordynator wolontariuszy EVS może być wyznaczony spośród członków kadry organizacji, może być także specjalnie zatrudniony na to stanowisko. W obu przypadkach niezbędne jest zapewnienie okresu szkolenia przed przyjęciem wolontariuszy do organizacji.

Aby zapewnić zasadę obiektywności wśród mentorów (szczególnie w sytuacjach konfliktowych pomiędzy wolontariuszami i koordynatorami), warto wybrać ich spośród osób związanych z organizacją (np. wolontariuszy, byłych pracowników), ale nie bezpośrednio zaangażowanych w jej codzienną pracę. Pomoże to mentorom nie tylko wspierać proces integracji wolontariuszy w nowym środowisku, ale również interweniować w trudnych sytuacjach, które mogą zaistnieć pomiędzy organizacją a wolontariuszem.

Przygotowanie organizacji do zaangażowania wolontariuszy EVS to inwestycja zasobów (czasu, ludzi, energii), ale jednocześnie to proces zapewniający, że zarówno wolontariusze EVS jak i organizacja długoterminowo skorzystają na tym wspólnym doświadczeniu.

Oana Țicle Ioana Bere

EVSification

21

PORADY I WSKAZÓWKI • Przed podjęciem decyzji o zaangażowaniu się w EVS poszukaj doświadczonych organizacji, które już współpracują z wolontariuszami europejskimi i spróbuj dowiedzieć się od nich, jakie są główne wyzwania związane z angażowaniem wolontariuszy EVS w życie organizacji.

• Rozważ argumenty za i przeciw angażowaniu wolontariuszy EVS w twojej organizacji i podejmij tę decyzję wraz z całym zespołem.

• Zdecyduj w zespole, kto będzie pełnił rolę koordynatora wolontariuszy EVS. • Zainwestuj środki w szkolenie i przygotowanie zespołu, który będzie współpracował z wolontariuszami.

• Planowanie finansowe jest ważnym elementem przygotowania organizacji do angażowania wolontariuszy EVS – jako że EVS opiera się na miesięcznym ryczałcie, planowanie wydatków jest niezbędne dla zaspokojenia potrzeb wolontariuszy i pokrycia wszystkich kosztów związanych z ich działaniami.

• Przygotowanie do przyjazdu wolontariuszy również stanowi element przygotowania do goszczenia wolontariuszy EVS i może składać się z bardzo różnych elementów: od przygotowania logistycznego (zakwaterowanie, rachunki bankowe, bilety miesięczne) do kontaktu z wolontariuszami przed ich przybyciem, wysyłania pakietów informacyjnych zawierających szczegóły dotyczące miejsca, w którym będą pracować itd.

EVSification

22

3.2. REKRUTACJA WOLONTARIUSZY EVS Niezwykle rzadko wolontariusze, którzy pasują do oferty EVS proponowanej przez waszą organizację sami zastukają do drzwi. W większości przypadków znalezienie odpowiednich wolontariuszy, których potrzebuje organizacja wiąże się z procesem upowszechniania informacji o możliwości wolontariatu EVS i poszukiwania odpowiednich osób do tej roli. Właśnie o to chodzi w procesie rekrutacji!

Rekrutacja nie polega na przekonywaniu ludzi do zrobienia czegoś, czego nie chcą, ale raczej na pokazaniu im możliwości stania się częścią czegoś, do czego już wcześniej mieli motywację.

Celem rekrutacji jest znalezienie osób, które są zmotywowane oraz zainteresowane możliwością realizacji projektu Wolontariatu Europejskiego oferowanego przez waszą organizację. Rekrutacja wolontariuszy EVS stosuje się do głównych wytycznych każdego procesu rekrutacji wolontariuszy, jednocześnie charakteryzując się pewnymi specyficznymi cechami, o których będzie mowa w drugiej części tego rozdziału.

Proces rekrutacji składa się z trzech głównych kroków: 1.

Przygotowanie rekrutacji – etap odpowiada na dwa główne pytania: Jakich wolontariuszy

potrzebujemy oraz jakie będą ich zadania w naszej organizacji? Jest to bezpośrednio związane z zagadnieniami omówionymi w poprzednim rozdziale (Przygotowanie organizacji do przyjęcia wolontariuszy EVS) oraz zawiera ocenę zapotrzebowania na wolontariuszy w organizacji, opracowanie zakresu obowiązków, a także profilu wolontariusza, którego poszukujemy.

2.

Planowanie rekrutacji – etap zakłada skupienie się na rekrutacji (wybranie grup docelowych

na podstawie wcześniej przyjętego zakresu obowiązków), stworzenie harmonogramu i rozwijanie procesu rekrutacji (stworzenie przekazu, wybranie technik rekrutacyjnych, które najlepiej pasują do założonych celów, identyfikacja potrzebnych zasobów oraz osób zaangażowanych).

3.

Rekrutacja właściwa – obejmuje wdrożenie w życie strategii opracowanej podczas etapu

przygotowywania i planowania.

Literatura na temat rekrutacji wolontariuszy identyfikuje na ogół różne jej typy. McCurley, Lynch oraz Jackson prezentują typologię składającą się z 5 rodzajów tego procesu: •

Rekrutacja tzw. ciepłego ciała (warm - body recruitment) - jest przydatna dla tych ofert

wolontariatu, które nie wymagają specjalnych umiejętności lub które wymagają umiejętności, które każdy może sobie przyswoić w krótkim czasie. Zasadą używaną w tym rodzaju rekrutacji jest upowszechnienie informacji wśród tak szerokiej grupy jak to tylko możliwe, przyjmując, że gdzieś wśród odbiorców znajdą się właśnie te osoby, których organizacja potrzebuje. Ten rodzaj rekrutacji opiera się na wykorzystaniu: ulotek i plakatów, reklamy internetowej lub reklamy innych mediach (gazety, radio, itd.), strony internetowej organizacji, kontaktowania się z różnymi grupami lokalnej EVSification

23

społeczności i upowszechnianie informacji wśród jej członków (przykładem może być harcerstwo), e-maile oraz wiadomości telefoniczne.

•

Rekrutacja Docelowa (targeted recruitment) – ta forma rekrutacji jest niezwykle użyteczna,

gdy promowana oferta wolontariatu wymaga posiadania specyficznych kompetencji (na przykład: księgowość, zdolności artystyczne, znajomość języka obcego). W fazie planowania rekrutacji należy znaleźć odpowiedzi na pytania: Kim są wolontariusze których potrzebujemy? Jakie specyficzne kompetencje powinni posiadać do wykonywania tej roli? Gdzie możemy znaleźć ludzi z takimi kompetencjami? Jak powinniśmy się z nimi porozumieć i jakie powinno być nasze przesłanie?

Odpowiedzi na te pytania będą stanowiły bazę docelowej kampanii rekrutacyjnej.

•

Rekrutacja tzw. koncentrycznych kręgów (concentric circles recruitment) – ten typ rekrutacji

bazuje na założeniu, że ludzie związani już z organizacją są najlepszymi celami dla kampanii rekrutacyjnej, nie tylko poprzez bycie wolontariuszem, ale także poprzez motywowanie innych do tego. Jedne z najlepszych grup do budowania rekrutacji na bazie koncentrycznych kręgów składają się z obecnych wolontariuszy, beneficjentów organizacji, przyjaciół i członków ich rodziny, osób zatrudnionych, darczyńców, okolicznych mieszkańców. Jak to działa? Korzystając z wsparcia osób, z którymi organizacja jest już w kontakcie, z którymi współpracuje, rozpoczynacie upowszechnianie informacji o rekrutacji, korzystając z tzw. „poczty pantoflowej”, która pomoże znaleźć wam wolontariuszy, których szukacie. Dodatkowo, włączenie tych grup w rekrutację wykorzystuje, jako czynniki motywujące do wolontariatu, istniejący pozytywny związek pomiędzy nimi a organizacją, a także wpływ, który wytworzyła organizacja w lokalnej społeczności.

•

Rekrutacja z otoczenia (ambient recruitment ) – rekrutacja z otoczenia skierowana jest do

zamkniętego systemu takiego jak szkoła, przedsiębiorstwo, dzielnica, grupa kościelna itp. Dąży do rozwinięcia kultury zaangażowania wśród członków tej społeczności, skutkując tym, iż niektóre osoby decydują się na podjęcie wolontariatu. Należy pamiętać, iż ten typ rekrutacji nie jest efektywny dla wszystkich grup.

•

Rekrutacja pośrednicząca (Brokered recruitment) – łączy organizację z innymi grupami,

których celem jest znalezienie wolontariuszy dla lokalnej społeczności i w ten sposób wzmacnia starania rekrutacyjne. Grupami tymi mogą być centra wolontariatu, lokalne zbiorowe programy wolontariatu, grupy młodzieżowe w szkołach i na uniwersytetach itp. Mogą one ułatwić kontakt z osobami poszukującymi możliwości pracy wolontariackiej, które dzięki pośrednikom zainteresują się ofertą waszej organizacji.

EVSification

24

EVSification

25

JAK TO DZIAŁA W PROJEKTACH EVS? Jedna z najważniejszych zasad, którą stosujemy w procesie rekrutacji wolontariuszy EVS brzmi: rekrutuj wolontariuszy, nie organizację partnerską! Dobrze, jeśli pracujecie z partnerami, z którymi wcześniejsza współpraca była owocna, ale jednocześnie pamiętajcie, aby upewnić się, że wolontariusz jest odpowiednio dobrany do stanowiska, które oferujecie. To powinno być waszym priorytetem. Promujcie ofertę wśród wszystkich poprzednich organizacji partnerskich, ale dokonując ostatecznego wyboru, podejmujcie go na podstawie profilu, który określiliście w fazie planowania rekrutacji, a nie tylko i wyłącznie bazując na zaufaniu do organizacji wysyłającej.

Elementem wyróżniającym projekty EVS są limity czasowe, wynikające z tego jak przebiegają projekty Wolontariatu Europejskiego. Rekrutacja wolontariuszy EVS może zostać przeprowadzona przed złożeniem propozycji projektu do Agencji Narodowej lub Wykonawczej, lub po tym, kiedy projekt został zaakceptowany, przed rzeczywistym początkiem działania (jeśli macie na to wystarczająco dużo czasu). Proponujemy, aby zrekrutować wolontariuszy przed złożeniem propozycji projektu.

Nawet, jeśli istnieje ryzyko stracenia wolontariuszy przed samym rozpoczęciem aktywności, ta strategia pozwoli wam nie tylko na nadanie indywidualnego charakteru propozycji projektu, ale także da wam więcej czasu na stworzenie więzi z waszymi przyszłymi wolontariuszami. Możecie do tego wykorzystać portale społecznościowe, pozostając w kontakcie z wolontariuszami, tym samym zachęcić ich do zadawania pytań lub dzielenia się informacjami z innymi osobami zaangażowanymi w projekt.

Jednym z wyzwań, które związane jest z procesem rekrutacji wolontariuszy EVS jest to, iż organizacja rekrutująca nie znajduje się w tym samym miejscu (mieście, lub nawet tym samym kraju), co osoby, do których kieruje swoje ogłoszenie. Istnieje także wiele kulturowych i środowiskowych różnic, które mogą wpłynąć na efektywność procesu rekrutacji oraz kanałów, których używacie do jego promocji.

Jako organizacja poszukująca wolontariuszy EVS możecie przeciwdziałać temu poprzez stworzenie przejrzystego i kompletnego opisu dotyczącego oferty wolontariatu, a także wykorzystanie odpowiednich sposobów komunikowania, tak aby wasza oferta dotarła do możliwie szerokiego grona.

Niezbędnym narzędziem używanym w procesie rekrutacji wolontariuszy EVS jest ogłoszenie o naborze (tzw. call for volunteers). Krótki, ale przejrzysty opis tego, co oferujecie podczas wolontariatu w waszej organizacji. W czasie formułowania ogłoszenia upewnijcie się, że zawarliście następujące informacje: krótkie wprowadzenie dotyczące organizacji, szczegóły na temat miejsca aktywności, a także dokładne daty, informacje dotyczące roli wolontariuszy i ich głównego zadania, kryteria selekcji (m.in. doświadczenie, jakie powinien posiadać wolontariusz lub inne szczegółowe kompetencje, jeśli jakiekolwiek są wymagane), jak wygląda procedura aplikacyjna i jaki jest ostateczny termin przesyłania zgłoszeń. Pamiętajcie o umieszczeniu w ogłoszeniu dla wolontariuszy pełnych danych kontaktowych osoby odpowiedzialnej za rekrutację oraz upewnijcie się, że jest ona dostępna w wymiarze umożliwiającym udzielanie odpowiedzi na pytania od potencjalnych zainteresowanych.

EVSification

26

Następnym etapem, po przygotowaniu ogłoszenia, jest upewnienie się, że wiadomość dotrze do grupy docelowej. Istnieją różne sposoby promowania ogłoszenia o poszukiwaniu wolontariuszy, jedne bardziej, inne mniej skuteczne. We wszystkich przypadkach efektywny proces rekrutacji wolontariuszy EVS opiera się na połączeniu poniższych czynników: •

Baza danych potencjalnych wolontariuszy (rekrutacja ciepłego ciała) – kiedy otrzymacie

akredytację i opis waszej organizacji pojawi się w europejskiej bazie danych, potencjalni wolontariusze zaczną nawiązywać z wami kontakt. Nawet, jeśli w danym momencie nie poszukujecie wolontariuszy, dobrym pomysłem jest stworzenie własnej bazy danych osób, które wyrażają zainteresowanie nawiązaniem współpracy z waszą organizacją. Kiedy zdecydujecie się gościć wolontariuszy EVS, możecie wysłać im zaproszenie.

•

Obecne lub byłe organizacje partnerskie (rekrutacja pośrednicząca) – wyślijcie ogłoszenie o

wolontariacie do akredytowanych organizacji EVS, z którymi współpracowaliście przy poprzednich projektach. Oczywiście, jeśli wasze doświadczenie z byłym partnerem nie było pozytywne (opóźnienie w odpowiadaniu, niewypełnianie obowiązków na czas, itp.) możecie zdecydować, kogo informować, a kogo nie. Jeśli postanowicie rozpocząć docelową rekrutację (na przykład dla wolontariuszy, którzy mają doświadczenie w teatrze lub w tworzeniu filmików) możecie także zawęzić liczbę partnerów, z którymi się kontaktujecie, zależnie od ich profilu i zakresu wiedzy.

•

Byli wolontariusze EVS (rekrutacja koncentrycznych okręgów) – szczęśliwi wolontariusze są

najlepszą reklamą, jaką może mieć wasza organizacja! Do promowania ogłoszenia o poszukiwaniu wolontariuszy zaangażujcie także tych, z którymi już pracowaliście. Poproście o rozpropagowanie tej informacji wśród ich przyjaciół i krewnych. Mogą użyć osobistych doświadczeń do zmotywowania innych do uczestnictwa w proponowanych przez was projektach EVS. •

Platformy online i grupy yahoo (rekrutacja ciepłego ciała) – platformy takie jak www.

youthnetworks.eu

lub

grupy

yahoo

(EVS_host-sending_possibilities@yahoogroups.com;

EVSpartners@yahoogroups.com; itp.) oferują wam szansę promowania możliwości wolontariatu wśród młodych ludzi zainteresowanych projektami EVS. •

Europejski Portal Młodzieżowy (rekrutacja ciepłego ciała) – jako dodatek do bazy danych

akredytowanych organizacji EVS, Europejski Portal Młodzieżowy pozwala organizacjom wstawiać ogłoszenia o wolontariacie EVS. Więcej informacji jak to zrobić znajdziecie na oficjalnej stronie internetowej: https://europa.eu/youth/eu/article/46/19564_en •

Użyjcie mediów społecznościowych – bądźcie kreatywni w korzystaniu z mediów

społecznościowych do rekrutacji wolontariuszy EVS. Skorzystajcie z fanpage organizacji na Facebooku, a także różnorodnych grup na Facebooku, na których możecie opublikować ogłoszenie.

Niezwykle ważną zasadą w budowaniu strategii rekrutacji jest znalezienie równowagi pomiędzy ilością użytych kanałów komunikacji, zasobami zainwestowanymi w proces rekrutacji, a liczbą wolontariuszy, których poszukujecie. Jeśli na przykład waszym celem jest rekrutacja 2 wolontariuszy EVSification

27

EVS, a otrzymacie 100 aplikacji, to po intensywnym wysiłku włożonym w promocję, będziecie musieli poświęcić także dużo czasu na proces przeglądania aplikacji i podjęcia decyzji, kim będą te dwie osoby, które wybierzecie. W takim przypadku, być może bardziej skutecznym podejściem jest promowanie projektu wyłącznie wśród poprzednich partnerów, a w przypadku gdy ci nie są w stanie zaproponować zadowalających ofert, rozszerzenie informacji na inne kanały.

Oana Țicle Ioana Bere

EVSification

28

PORADY I WSKAZÓWKI •

Przygotujcie harmonogram procesu rekrutacji i ustalcie przejrzyste terminy. Pamiętajcie

o zapewnieniu sobie dodatkowego czasu, celem przedłużenia rekrutacji na wypadek, jeżeli nie otrzymacie wystarczającej liczby aplikacji.

•

Dostosujcie wysiłki wkładane w proces rekrutacji do liczby wolontariuszy EVS, których

planujecie gościć.

•

Skupcie się na rekrutacji wolontariuszy, którzy pasują do waszego profilu, nawet, jeśli nie

pracowaliście wcześniej z ich organizacją wysyłającą, jako partnerem.

•

Poznajcie i rozpoznajcie swoją grupę docelową: skoro Wolontariat Europejski kierowany jest

do młodych ludzi (18-30 lat) to kreatywne i oryginalne ogłoszenie może zdziałać cuda! Użyjcie prezentacji (prezi), filmików, infografik itp.

•

Wyraźcie zainteresowanie i spróbujcie odpowiedzieć na pytania, które wysyłają wam osoby

zainteresowane, tak szybko jak tylko pozwala wam na to wasz harmonogram pracy. Będzie to stanowiło pierwszy kontakt z potencjalnymi wolontariuszami, a jak wiemy pierwsze wrażenie się liczy.

EVSification

29

3.3. WYBÓR

WOLONTARIUSZY EVS

Wybór (selekcja) wolontariuszy jest ściśle związany z procesem rekrutacji, ponieważ przebiega w oparciu o ustalone uprzednio przez organizację potencjalne role wolontariuszy oraz profil, według którego wybierani są kandydaci i kandydatki.

Ogólnie rzecz ujmując, literatura poświęcona temu zagadnieniu przedstawia proces selekcji wolontariuszy, jako różniący się pod pewnymi względami od wyboru osób, które chcemy zatrudnić, (które będą wykonywać pracę płatną). Bierze się tutaj pod uwagę specyfikę pracy wolontariackiej, która polega na poświęceniu własnego czasu i umiejętności na rzecz drugiej osoby, bez oczekiwania w zamian korzyści finansowych. Z tej perspektywy w przypadku wolontariuszy zamiast o “selekcji” powinniśmy raczej mówić o “procesie dopasowywania”, polegającym na doborze właściwego wolontariusza do zadań, jakie realizuje organizacja, lub znalezieniu odpowiedniej pracy dla nowicjusza, jeśli nie może zostać mu powierzone żadne z istniejących już zadań. Za wyjątkiem pewnych ograniczeń, wynikających ze struktury projektów Wolontariatu Europejskiego, perspektywa ta ma odzwierciedlenie także w przypadku wolontariuszy EVS. W procesie selekcji wolontariuszy równoważone są dwie strony tego samego medalu: sytuacja i potrzeby organizacji z jednej oraz zainteresowania i umiejętności wolontariusza – z drugiej.

Wolontariuszowi nie powinno się powierzać zadań, wobec których nie wyraża zainteresowania ani motywacji, tylko, dlatego, że pasuje do ustalonego przez nas profilu. Nie powinno mu się również przydzielać zadań, do których wykonania jest wysoce zmotywowany, ale nie posiada odpowiednich kompetencji. Proces wyboru powinien być zatem nastawiony na osiągnięcie sytuacji korzystnej dla obu stron.

Dobór wolontariusza do odpowiedniego zadania i środowiska pracy jest jednym z wyzwań, z jakimi musi zmierzyć się koordynator wolontariatu. By podołać temu zadaniu, koordynator może wykorzystać kilka narzędzi, które są przydatne w procesie wyboru wolontariuszy: formularze aplikacyjne, listy referencyjne oraz rozmowa kwalifikacyjna. W większości przypadków narzędzia te nie są stosowane oddzielnie, organizacje decydują się raczej na ich łączenie, by mieć pewność, że uzyskano od osób aplikujących wszelkie informacje niezbędne do podjęcia ostatecznej decyzji.

Formularze aplikacyjne są zindywidualizowane w przypadku każdej organizacji i posiadają kilka istotnych zalet: dostarczają szczegółowych informacji, umożliwiają pozyskiwanie i przechowywanie informacji o wszystkich osobach aplikujących w sposób ustrukturyzowany, mogą także pomóc w sprecyzowaniu zagadnień do późniejszych rozmów. Formularze te są wykorzystywane jako środek pozyskiwania informacji niezbędnych, by obsadzić wolontariusza w roli, która jest dla niego najbardziej odpowiednia. Zazwyczaj pozwalają na wstępną ocenę aplikacji wolontariusza jeszcze przed rozmową kwalifikacyjną (jego motywacji, umiejętności, zainteresowań). Bardzo często uzupełnia je, lub nawet zastępuje, CV w języku angielskim a także – jeszcze bardziej istotny – list EVSification

30

motywacyjny, w którym prosi się o sprecyzowanie powodów, dla których kandydat wybrał dany projekt oraz organizację.

Referencje lub rekomendacje mogą być narzędziem stosowanym obok innych metod selekcji.

Referencje są formą potwierdzenia posiadanych umiejętności, jednocześnie mogą dostarczyć istotnych informacji na temat kandydata, których pozyskanie za pomocą formularzy aplikacyjnych ani rozmów nie jest możliwe. Podstawową zasadą budowania wiarygodności rekomendacji jest to kto te rekomendacje sformułował – istotniejsze w tym przypadku są referencje wystawione przez miejsce pracy/odbywania wolontariatu, nie te sformułowane przez osoby, które łączą z osobą aplikującą relacje rodzinne czy towarzyskie.

Narzędziem, dzięki któremu można pozyskać najbardziej wyczerpującą wiedzę o osobie kandydującej do roli wolontariusza, jest rozmowa kwalifikacyjna. Każda rozmowa kwalifikacyjna jest dwutorowym, wzajemnym procesem, który pozwala organizacji na uzyskanie od kandydata niezbędnych informacji, równocześnie oferując aplikującemu możliwość zapoznania się z podstawowymi elementami definiującymi misję organizacji, jej wizję, działalność, beneficjentów itd.

Dyskusja prowadzona podczas rozmowy kwalifikacyjnej powinna być ukierunkowana po pierwsze na dostarczenie informacji na temat historii, misji, wartości promowanych przez organizację, jej oczekiwań, szczegółów dotyczących działań, w które zaangażowani zostaną wolontariusze, po drugie powinna być nastawiona na uzyskanie szczegółowych danych dotyczących wykształcenia, szkoleń, doświadczenia, kompetencji, umiejętności, postaw i wartości osoby, z którą rozmawiamy.

JAK TO DZIAŁA W PROJEKTACH EVS? Celem, jakim kierowałyśmy się, opracowując niniejszą publikację, było stworzenie przewodnika dotyczącego współpracy z wolontariuszami EVS, który oparty jest na rzeczywistym i przetestowanym przez nas doświadczeniu, ma możliwie największy wymiar praktyczny. Poniżej znajdziecie szczegółowy opis procesu wyboru wolontariuszy EVS, który został wypróbowany przez naszą organizację i który był przez nas udoskonalany na przestrzeni ostatnich 6 lat.

Proces ten składa się zawsze z dwóch etapów: oceny otrzymanych CV i listów motywacyjnych oraz rozmów kwalifikacyjnych prowadzonych poprzez Skype z wybranymi kandydatami (przebieg procesu zostaje zaprezentowany już na początku w ogłoszeniu o naborze wolontariuszy, potencjalne osoby zainteresowane są informowane o dokładnych terminach obowiązujących dla każdego z wyżej wymienionych kroków).

CV oraz listy motywacyjne są źródłem podstawowych danych o osobach kandydujących, wliczając w to informacje pozwalające na dokonanie selekcji w oparciu o określone kryteria (takie jak wymagania co do wieku, narodowości – szczególnie istotne, gdy propozycja projektu została zgłoszona lub zatwierdzona przez Narodową Agencję, istnieją pewne ograniczenia dotyczące kraju pochodzenia wolontariuszy) oraz dotyczące motywacji wolontariusza. Jeśli istnieje taka potrzeba, na etapie tym można również skontaktować się z organizacjami wysyłającymi, co pozwoli na uzyskanie bardziej szczegółowych informacji na temat osób aplikujących. Pierwsza faza selekcji zakończona jest EVSification

31

sporządzeniem krótkiej listy osób, które zapraszamy na rozmowę kwalifikacyjną. Osoby kandydujące są informowane o podjętych decyzjach. Tworząc listę kandydatów do rozmowy kwalifikacyjnej, należy wziąć pod uwagę potencjalną rezygnację z udziału w dalszym etapie rekrutacji niektórych osób. Upewnijcie się, że liczba zaproszonych osób jest wystarczająca do podjęcia ostatecznej decyzji (jak zazwyczaj warto zachować umiar – wasza lista powinna liczyć nie za mało, ani nie za dużo kandydatów).

Rozmowa kwalifikacyjna umożliwia zweryfikowanie i uzupełnienie informacji, które zostały już uzyskane w oparciu o CV i list motywacyjny. Choć najpopularniejszym narzędziem usprawniającym przeprowadzenie takiej rozmowy jest Skype, można również rozważyć możliwość rozmowy telefonicznej.

Jak przygotować rozmowę kwalifikacyjną krok po kroku?

1.

Stwórzcie czytelny harmonogram rozmów – ustalcie wspólnie z innymi członkami zespołu,

w jakim okresie przeprowadzone zostaną rozmowy i określcie ramy czasowe w ogłoszeniu o naborze wolontariuszy i następnie pozwólcie każdemu z kandydatów wybrać dzień i godzinę, która najbardziej mu odpowiada. Możecie ustalić to drogą mailową lub też przy użyciu innych narzędzi, umożliwiających wcześniejsze rozplanowanie godziny rozmów dla poszczególnych dni i w ten sposób dać wszystkim możliwość wyboru terminu niekolidującego z ich grafikiem (np. przy wykorzystaniu Doodle). Jeszcze zanim kandydaci określą swoją dyspozycyjność - przypomnijcie im, żeby sprawdzili, czy nie istnieją różnice czasowe między waszymi krajami. Zaproszenie na rozmowę wyślijcie z przynajmniej trzy - lub czterodniowym wyprzedzeniem.

2.

Przygotujcie listę pytań do rozmowy kwalifikacyjnej – gdy nawiązujecie z kandydatem

kontakt twarzą w twarz (przynajmniej przez ekran komputera), warto mieć przy sobie swego rodzaju przewodnik, który pomoże rozpocząć konwersację. Oczywiście ma on za zadanie jedynie wesprzeć przy prowadzeniu rozmowy, nie chodzi o to, żeby trzymać się go ściśle, tylko dlatego, że powinniście to robić. Pozwólcie sobie na dyskusję o zagadnieniach, które nie zostały ujęte w pytaniach wstępnych. Przykładowe pytania, jakie możecie zadać podczas rozmowy z osobami kandydującymi do wolontariatu, znajdziecie w aneksie do rozdziału. Jest to lista pytań, z których same korzystamy.

3.

Przygotujcie formularz do zapisania odpowiedzi kandydatów – jest to opcja dodatkowa, która

może okazać się niezwykle przydatna - umożliwia zbieranie informacji od wszystkich potencjalnych wolontariuszy w ustrukturyzowanej formie.

4.

Zdecydujcie, kto przeprowadzi rozmowę – szczególnie w przypadku, gdy zaplanowanych

zostało wiele rozmów, dobrą strategią jest wyznaczenie dwóch osób odpowiedzialnych za ich przeprowadzenie. Jedna z nich może zadawać pytania, druga sporządzać notatki. Dzięki temu odciążycie członków swojego zespołu (zadawanie pytań może być równie absorbujące jak odpowiadanie na nie) oraz zapewnicie obiektywizm procesu wyboru wolontariuszy – mając dwie opinie na temat każdej osoby. Osoba prowadząca rozmowę powinna odznaczać się: rozległą wiedzą na temat organizacji, umiejętnością komunikowania się z ludźmi, słuchania i zadawania EVSification

32

pytań zgodnych z zamierzeniami, asertywnością.

5.

Prowadźcie rozmowy zgodnie z ustalonym planem – upewnijcie się, że jesteście online na

czas każdej rozmowy i jesteście do niej odpowiednio przygotowani. Przeczytajcie jeszcze raz CV i list motywacyjny osoby kandydującej, zanotujcie konkretne pytania, które chcecie zadać. Wybierzcie odpowiednie, spokojne miejsce do rozmowy, które zapewni poczucie prywatności zarówno wam jak i osobie, z którą rozmawiacie. Zanim rozpoczniecie rozmowę, dokładnie sprawdzicie stan techniczny sprzętu (kamera, mikrofon, połączenie internetowe itp.).

6.

Po zakończeniu rozmów stwórzcie krótką listę osób kandydujących, którą przedstawicie

swojemu zespołowi, by wspólnie zadecydować, kto zostanie wybrany. Nie zapomnijcie o stworzeniu listy rezerwowej, na wypadek gdyby nie wszyscy wybrani kandydaci potwierdzili chęć udziału w projekcie.

7.

Poinformujcie wszystkie osoby kandydujące o ostatecznej decyzji i odpowiedzcie na

ewentualne pytania z ich strony.

8.

Dodatkowo rozmowa kwalifikacyjna może zostać uzupełniona o praktyczne zadanie dla

wolontariusza, dzięki któremu dowiecie się, jak kandydat sprawdzi się w swojej roli, jeśli zostanie wybrany. Na przykład, w przypadku wolontariuszy aplikujących do roli animatora działającego przy szpitalu dziecięcym, zadaniem tym może być stworzenie 3-godzinnego harmonogramu zajęć, które mogą być przeprowadzone w szpitalu (opis, cel zajęć, niezbędne materiały). Wolontariusze są proszeni o przesłanie harmonogramu drogą mailową jeszcze przed odbyciem rozmowy, podczas której zostaje omówiona propozycja zajęć. Zależnie od ich specyfiki, rozmowie mogą towarzyszyć różne elementy praktyczne.

Rozmowa kwalifikacyjna nie ma na celu porównania kandydata z wcześniej określonym profilem i oceny, czy jego cechy odpowiadają tym pożądanym. Jest to raczej głębszy proces, który polega na ustaleniu, kim jest kandydat i jak organizacja może stworzyć środowisko pracy satysfakcjonujące dla obu stron. Jak już wcześniej wspomniałyśmy, selekcja wolontariuszy EVS powinna być procesem dopasowywania, który zachodzi między wolontariuszem a potrzebami organizacji. Z pewnością żadna z organizacji nie będzie mogła przyjąć wszystkich wolontariuszy zainteresowanych dołączeniem do jej zespołu, jednak przed podjęciem definitywnej decyzji o odrzuceniu osoby kandydującej, organizacja może poczynić pewne kroki: umieścić wolontariusza na liście rezerwowej i dać mu możliwość uczestnictwa w projekcie, jeśli któryś z wybranych wcześniej wolontariuszy z niego zrezygnuje, ocenić, czy wolontariusz mógłby pełnić w organizacji inną funkcję w ramach wolontariatu EVS i powierzyć mu ją, polecić wolontariuszowi zgłoszenie się do innej organizacji.

Proces selekcji polega raczej na odnalezieniu równowagi pomiędzy potrzebami i działaniami organizacji a indywidualnymi cechami osoby aplikującej, które mogą być użyteczne z punktu widzenia działalności organizacji. Należy więc odpowiednio dostosować proces wyboru wolontariuszy pod tym względem i upewnić się, że wymagania stawiane aplikującym nie są zbyt wygórowane (czy formularze aplikacyjne nie są przesadnie rozbudowane, a rozmowa kwalifikacyjna nie składa się ze zbyt wielu etapów). W końcu wybierasz kandydata na wolontariusza, a nie na lukratywne stanowisko!

EVSification

33

PORADY I WSKAZÓWKI •

Zamieść informacje na temat etapów selekcji w ogłoszeniu o naborze wolontariuszy,

określając przy tym – jeśli to możliwe – kiedy zostaną przeprowadzone rozmowy kwalifikacyjne.

•

Wspólnie ze swoim zespołem zadecyduj, kto weźmie udział w procesie selekcji i jakie będą

jego zadania. Jeśli planujesz przeprowadzenie wielu rozmów, wyznacz do tego celu dwie osoby (wybór osób o różnym podejściu – z których jedna jest przykładowo zorientowana zadaniowo, a druga zorientowana na budowanie relacji– pozwoli na uzyskanie pełniejszego obrazu, co ułatwi podjęcie ostatecznej decyzji).

•

Najlepszym rozwiązaniem jest wyznaczenie jednej osoby, która będzie odpowiedzialna za

kontakt z potencjalnymi wolontariuszami zarówno w fazie rekrutacji, jak i selekcji, by mieć pewność, że komunikacja nie będzie przeciągać się w czasie ze względu na to, że różne osoby zajmują się każdą z jej faz osobno.

•

Zorganizuj rozmowę w oparciu o dwukierunkową komunikację: stwórz swobodną i przyjazną

atmosferę, przypomnij wolontariuszowi o potrzebie szczerej i uczciwej postawy, (która dotyczy każdej ze stron relacji), daj mu czas na sformułowanie odpowiedzi, okaż zrozumienie niezależnie od tego, jaki stopień znajomości języka angielskiego prezentuje.

•

Pamiętaj, że wolontariusz również ma prawo do zadawania pytań podczas rozmowy

kwalifikacyjnej!

•

Podczas rozmowy rób notatki, dzięki którym będziecie mogli z łatwością przypomnieć sobie

każdą osobę i ocenić ją już po zakończeniu rozmów.

•

Korzystaj z pytań otwartych.

•

Pamiętaj o pytaniu, które pozwoli ci upewnić się, że kandydat mówi prawdę: “Czy mógłbyś mi

powiedzieć coś więcej na ten temat?”.

•

Słuchaj wolontariusza, zarówno, kiedy mówi i kiedy milczy – milczenie również może o czymś

świadczyć.

•

Zwróć uwagę na to, w jaki sposób wolontariusz mówi o sobie i się przedstawia.

•

Dopilnuj, by w podjęcie decyzji o tym, kto zostanie wybrany, a kto nie, byli zaangażowani

wszyscy członkowie zespołu, którzy będą współpracować z wolontariuszami.

•

Drogą mailową wyślij wiadomość wszystkim aplikującym. Nawet tym, którzy nie zostali

wybrani, sygnalizując przy tym swoją gotowość do udzielenia szczegółowych informacji na temat decyzji, na prośbę osoby kandydującej.

EVSification

34

ANEKS – LISTA PYTAŃ DO ROZMOWY KWALIFIKACYJNEJ 1.

Proszę opowiedz nam trochę o sobie, o osobie, która kryje się za przedstawionym CV.

2.

Czy możesz powiedzieć nam więcej o swoim wykształceniu, ewentualnych kursach i innych

szkoleniach, w których brałeś udział?

3.

Czy masz jakieś doświadczenia związane z wolontariatem – na szczeblu lokalnym lub

międzynarodowym?

4.

Czy posiadasz doświadczenie międzynarodowe – studiowałeś w ramach programu Erasmus,

podróżowałeś przez dłuższy czas itp.? Jeśli tak, proszę opisz wyzwania, które cię spotkały przebywając za granicą.

5.

Dlaczego zdecydowałeś się zostać wolontariuszem EVS?

6.

Co wiesz o naszym projekcie? Co sprawiło, że wybrałeś nasz projekt?

7.

Wymień pięć przymiotników, które najlepiej cię opisują (pomyśl o projekcie, w którym chcesz

wziąć udział).

8.

Opowiedz o największym problemie związanym z pracą w grupie, jaki musiałeś rozwiązać.

Jaka to była sytuacja i co zrobiłeś? Czy następnym razem postąpiłbyś inaczej?

9.

Krótko opisz, jak zaplanowałbyś godzinne zajęcia dla dzieci w szkole. Przedstaw nam

próbkę zajęć edukacyjnych (10-15min) prowadzonych z wykorzystaniem metodologii edukacji pozaformalnej.

10.

Jakie są twoje oczekiwania związane z projektem EVS?

11.

Jak myślisz, na jakiego rodzaju trudności możesz natrafić, adaptując się do nowego

środowiska kulturowego oraz środowiska pracy?

12.

Zagadnienia praktyczne: opowiedz o swojej organizacji wysyłającej. Czy odpowiada ci

harmonogram projektu?

13.

Dlaczego jesteś najlepszym kandydatem na naszego wolontariusza?

Oana Țicle Ioana Bere

EVSification

35

EVSification

36

3.4.

WDRAŻANIE I SZKOLENIE

WOLONTARIUSZY EVS

Etap wprowadzenia wolontariuszy, który pomaga im zapoznać się z pracą w ramach organizacji, można podzielić na dwie części: •

Wdrożenie: proces przygotowania wolontariusza do adaptacji w środowisku organizacji oraz

pracy na swoim stanowisku w celu szybkiego włączenia się w życie organizacji i pracę (znany również jako indukcja) •

Szkolenie: proces przygotowania wolontariusza do wykonywania pracy dla organizacji.

WDROŻENIE Przez wdrożenie rozumiemy wsparcie wolontariuszy w rozeznaniu i oswojeniu się z organizacją.

Jest on zaprojektowany tak, aby zapewnić im ogólną i praktyczną wiedzę na temat organizacji i pozwolić zrozumieć, w jaki sposób mogą przyczynić się do realizacji jej misji i celów. W praktyce oznacza to zrozumienie systemu działania, procedur i wizji organizacji.

Mówi się, że najważniejsze jest pierwsze wrażenie. Na etap wdrożenia można spojrzeć jak na pierwszą randkę – randkę wolontariusza z organizacją goszczącą. Stworzenie przyjaznej atmosfery i zapewnienie wolontariuszowi poczucia, że stanowi ważną część organizacji jest tutaj kluczowe i zazwyczaj dochodzi do niego w trakcie etapów przygotowawczych - wprowadzających, podczas których nawiązuje się między obiema stronami więź intelektualna, zadaniowa i emocjonalna.

Etap wprowadzenia to o wiele więcej, niż zwykłe przekazanie kilku informacji na temat organizacji.

To wewnętrznie spójne, zaplanowane wprowadzenie łączące w sobie informacje, doświadczenia i przekaz wartości i kultury danej organizacji, z których wszystkie mają na celu wyposażenie wolontariuszy w podstawy konieczne do wykonywania przez nich pracy i przyczyniające się do płynnej integracji z organizacją i społecznością.

Eksperci specjalizujący się w tematyce wolontariatu dzielą przygotowanie na różne kategorie.

Poniżej przedstawiamy zaktualizowaną wersję struktury zaprojektowanej przez S. McCurley'a, R. Lyncha i R. Jacksona, która naszym zdaniem opisuje ten proces w sposób przejrzysty i klarowny.

Według tych autorów, udany okres przygotowania powinien objąć trzy główne zagadnienia: (a) wprowadzenie w misję i cele organizacji (b) wprowadzenie w system organizacji (c) wprowadzenie w system społeczny organizacji.

EVSification

37

A. WPROWADZENIE W MISJĘ I CELE ORGANIZACJI W tej części wolontariusze dowiadują się o tym, dlaczego organizacja powstała, jaka jest jej misja oraz jakie wyznaje wartości. Etap ten wytwarza między wolontariuszem i organizacją emocjonalną więź. Organizując sesję przygotowawczą należy wziąć pod uwagę następujące zagadnienia związane z naszą organizacją: HISTORIA Nawet nowo założone organizacje mają już swoją historię: od okoliczności ich powstania po rozwój do dnia dzisiejszego. Ta część wprowadzenia, daje wolontariuszom „dostęp” do osób i wydarzeń będących częścią wspólnego języka i pozwala im poczuć się członkami organizacji.

MISJA I FILOZOFIA Wasza organizacja posiada misję działania i nowi wolontariusze powinni mieć szansę zapoznać się z nią, przedyskutować i zrozumieć jej znaczenie. Ten etap wprowadzenia może być również dobrym pretekstem do omówienia filozofii, wartości i etyki działania organizacji. Nie ma lepszego sposobu motywacji wolontariuszy niż zaproszenie i włączenie ich w realizację misji organizacji oraz pokazanie, w jaki sposób, poprzez swoją pracę, mogą się w nią włączyć.

GRUPA ODBIORCÓW Jeżeli praca organizacji adresowana jest do określonej grupy odbiorców,wolontariusze na tym etapie, powinni dowiedzieć się o nich jak najwięcej. Bez względu na to, czy mowa o konkretnej grupie etnicznej, wiekowej, płci, ojczystym języku, niepełnosprawności czy bezrobociu, wolontariusze powinni poznać charakterystykę tej grupy i pracy z nią. Grupą docelową może być również cała społeczność.

PROGRAMY I PROJEKTY Jakie programy zrealizowaliście do tej pory? Jakie są główne obszary i rodzaje waszego działania?

Jaki obszar działań jest waszą specjalnością? Odpowiedzi na te pytania pomogą wolontariuszom dostrzec wyraźniej kierunki, którymi podążacie, i znaleźć wśród nich własną drogę. Bez względu na to, czy jest to wsparcie osób starszych czy organizacja festiwali dziecięcych, zanim zaprezentujesz swoją misję wolontariuszom musi być całkowicie jasne, jakie podejmowane przez was działania, zmierzają do jej realizacji.

EVSification

38

B. WPROWADZENIE W SYSTEM ORGANIZACJI W tej części wolontariusz zaznajamiany jest z systemem zarządzania organizacją. Ma ona na celu przybliżenie wolontariuszom kontekstu organizacyjnego oraz ułatwienie zrozumienia, jak działa i co bardzo ważne, gdzie jest ich miejsce. Ta część wprowadzenia ma wymiar praktyczny, dotyczący takich aspektów jak struktura, zasady panujące w organizacji, przestrzeń, możliwości oraz informacje o stanowisku pracy.

STRUKTURA Kolejny etap wprowadzenia odpowiada na pytanie jak działa organizacja. Począwszy od pracy jej konkretnych części – działów (tj. promocji, administracji, księgowości itd.) przez prowadzone programy i projekty, po odpowiedź na pytanie, kto odpowiada, przed kim i za które obszary działalności.

W tej części powinna zostać przeprowadzona prezentacja miejsca, środków i sposobów, w jaki wolontariusze mogą wspierać te programy/projekty. Powinno też zostać wyraźnie sformułowane miejsce programu wolontariackiego w całej strukturze organizacji, – jaki jest jego cel, osiągnięcia lub kierunki rozwoju. Do tej części, w kontekście projektów EVS, wrócimy nieco później.

CODZIENNA PRACA I LOGISTYKA Ten obszar zagadnień obejmuje zasady obowiązujące w miejscu pracy oraz informacje, które pozwalają wszystkim pracować. Odnosi się przede wszystkim do zagadnień takich jak: wyposażenie: dostępność i lokalizacja kserokopiarek, komputerów, sieci telefonicznych itp. oraz instrukcji i ograniczeń ich obsługi; przestrzeń: struktura biura oraz pozostałych przestrzeni pracy, przestrzeń fizyczna, w której będą pracowali wolontariusze; miejsce spotkań beneficjentów; materiały i zasoby: miejsca przechowywania, dostęp do niezbędnych materiałów, pieniędzy; tryb pracy biura: kto otwiera i zamyka miejsce pracy, gdzie trzyma się klucze, kto odbiera telefony; procedury bezpieczeństwa; jakość życia: dogodne miejsca na lunch, lokalizacja najbliższych sklepów, zasady związane z paleniem tytoniu.

WDROŻENIE W ZAJMOWANE STANOWISKO Codzienna praca. Chociaż na tym etapie wolontariusze wiedzą już, na czym będzie polegała ich praca, warto dać im szerszy wgląd w to, co będą robili, na co dzień. W szczególności, jeżeli nie mają w tej dziedzinie żadnego doświadczenia. Na tym etapie powinniśmy odpowiedzieć na pytania: Jak będzie wyglądał zwykły dzień pracy? Jakie zadania stoją przed wolontariuszem? Ile czasu będzie spędzał na pracy z lokalną społecznością, a ile zajmując się dokumentacją?

EVSification

39

Oczekiwania czasowe. Na tym etapie harmonogram i godziny pracy są już znane wolontariuszom.

Niektóre organizacje oczekują, że wolontariusze będą pracowali więcej, inne, że mniej. Warto poruszyć takie tematy jak nadgodziny i dni wolne, urlop czy nieobecność w związku z chorobą.

Dodatkowe wymagania związane z pracą. W szczególnych przypadkach wolontariusze mogą zostać poproszeni o wykonanie zadań, które niekoniecznie mieszczą się w opisie ich stanowiska.

Może być to na przykład: odebranie uczestników szkolenia z dworca, utrzymywanie czystości czy też zamykanie biura.

Ewaluacja i superwizja. Podczas etapu wprowadzenia powinniśmy uściślić, w jaki sposób zorganizowana jest superwizja pracy wolontariuszy: Kto za nią odpowiada, jak wygląda system, jaką elastyczność pracy ma wolontariusz. To samo odnosi się do ewaluacji: jak często są przeprowadzane, w jakie formie, kto i na jakich zasadach ma wgląd w wyniki ewaluacji końcowej.

C. WPROWADZENIE W SYSTEM SPOŁECZNY ORGANIZACJI STRUKTURA SPOŁECZNO – ORGANIZACYJNA Jednym z najważniejszych celów, który osiągany jest na etapie wprowadzenia jest zapoznanie wolontariuszy z pracownikami organizacji i wyjaśnienie, czym każdy z nich się zajmuje. Wolontariusze powinni, w miarę możliwości, poznać osobiście wszystkie osoby pracujące w organizacji. Zapoznanie z członkami zespołu jest niezbędne do tego, by mogli poczuć się jego częścią.

KULTURA ORGANIZACYJNA Każda organizacja ma własną, wypracowaną w trakcie swojego istnienia kulturę. Wynika z jej historii, sposobu myślenia i działania jej założycieli oraz ówczesnego jak i obecnego zespołu.

Niektóre obszary zagadnień z zakresu kultury organizacji, które warto omówić to: ubiór, palenie tytoniu, spożywanie posiłków (czy w budynku obowiązuje zakaz palenia? Czy można jeść w biurze?

Czy są jakieś zasady dotyczące jedzenia i picia, na przykład - jedzenia przy komputerze?), relacje zawodowe (jak się do siebie odnosić? Czy obowiązuje atmosfera rodzinna, Czy bardziej oficjalna?

Co z językiem? Jak traktuje się sprawę płci?).

Zrozumienie kultury organizacji pozwoli wolontariuszom szybciej stać się członkami zespołu i zminimalizuje niepewność (oraz stres) związane ze znalezieniem się w nowej sytuacji. Dzięki temu szybciej włączą się w działania organizacji i nowe miejsce pracy.

EVSification

40

JAK TO DZIAŁA W PROJEKTACH EVS? Ze względu na zazwyczaj długoterminowe zaangażowanie osób w projektach EVS oraz ich międzynarodowy charakter, etap wdrożenia jest w tym przypadku procesem rozpoczynającym się na długo przed przyjazdem wolontariuszy do kraju goszczącego. Dlatego też, wspomniane pierwsze wrażenie oraz nawiązywanie relacji odgrywa szczególnie ważną rolę w budowaniu poczucia bezpieczeństwa i zaufania do siebie obu stron (organizacji oraz wolontariuszy). Powinniśmy pamiętać, że mamy do czynienia z młodymi ludźmi, którzy niejednokrotnie opuszczają dom rodzinny po raz pierwszy w życiu. Ich zaufanie zdobędziemy oferując dostęp do informacji pochodzących z więcej niż jednego źródła, wykorzystując różne kanały komunikacji, odpowiadając na pytania i wątpliwości, zachęcając ich do zadawania pytań oraz inicjując spotkania. Dotyczy to przede wszystkim korespondencji elektronicznej, skontaktowania wolontariuszy z ich mentorami, przesłania pakietu informacji na temat Wolontariatu Europejskiego przed ich przyjazdem, podzielenie się filmami na temat kraju goszczącego oraz miasta itp. Niektóre z organizacji zachęcają działających już aktywnie wolontariuszy do nawiązywania kontaktu z nowicjuszami w celu ułatwienia im szybkiej, przyjaznej integracji. Dzięki temu otrzymają oni informacje niezbędne z perspektywy bycia wolontariuszem, które mogłyby umknąć koordynatorom.

Na etapie przedwyjazdowym organizacja wysyłająca wolontariuszy ma do odegrania ważną rolę – organizuje spotkania przygotowawcze (tzw. pre – departure meetings) przedstawiając przyszłym wolontariuszom europejskim kontekst programu Erasmus+ oraz Wolontariatu Europejskiego, podczas których wolontariusze mówią o swoich oczekiwaniach, potrzebach. Co więcej, ze względu na złożony charakter EVS, tj. wymiar międzynarodowy programu, duży zasób informacji do przekazania, zbudowanie relacji oraz liczny zespół osób zaangażowanych w proces przygotowania – możemy mówić raczej o okresie przygotowawczym niż o jednej sesji przygotowawczej. Wymaga on czasu, planowania i umiejętności sprawnej komunikacji.

Etap wdrożenia może się wydać procesem powolnym, zwłaszcza dla tych wolontariuszy, którzy chcieliby przystąpić do pracy jak najszybciej po przyjeździe. W takich wypadkach twoja rola, jako koordynatora lub mentora polega na przypomnieniu wolontariuszom znaczenia, jakie odgrywa integracja w kontekście ich samych, organizacji i grupy, której stają się częścią. Jest to etap, który wymaga również zainwestowania wielu zasobów twojej organizacji, jednocześnie jednak pomoże ci stworzyć solidne podstawy na cały okres współpracy z wolontariuszami i zapobiegnie trudnym sytuacjom i potencjalnym konfliktom w przyszłości.

Warto wspomnieć jeszcze o dwóch istotnych aspektach wyróżniających projekty Wolontariatu Europejskiego: przygotowaniu kulturowym i społecznym oraz wdrożeniu do programu Erasmus+/Wolontariatu Europejskiego.

EVSification

41

D. PRZYGOTOWANIE KULTUROWE I SPOŁECZNE Jakie elementy konstytuują kulturę? Co jedzą, w co się ubierają, w co wierzą mieszkańcy goszczącego kraju? Jak zbudowane są ich relacje rodzinne? Czy są, jako grupa, gościnni czy raczej podejrzliwi, tolerancyjni czy raczej nie? Czy są religijni, a jeśli tak, to w jaki sposób? Jak dobrze znają języki obce, na przykład angielski? Czy w ich kulturze obowiązują określone tabu lub imperatywy? To wszystko i wiele więcej może stać się przedmiotem sesji wdrażającej wolontariusza. Jednocześnie, w pewnej mierze, jest odpowiedzialnością mentora, który pomaga wolontariuszom odkryć kulturę goszczącego kraju.

Organizacja może interpretować społeczność na różne sposoby. Może ono oznaczać miasto lub wieś, w której mieści się siedziba organizacji, ale może też oznaczać lokalną społeczność miejską, konkretną grupę kulturową lub społeczną. Należy ponadto wziąć pod uwagę aspekt demograficzny (liczebność, zróżnicowanie i poziom wykształcenia), czynniki ekonomiczne i inne ważne z punktu widzenia działania organizacji cechy. Integracja z lokalną społecznością jest zadaniem, za które odpowiedzialne są: organizacja goszcząca i/lub koordynująca oraz mentor wolontariusza.

Podczas etapu wdrażania, należy także zarezerwować czas na tematykę związaną z kwestią bezpieczeństwa w danej społeczności i kulturze. Oznacza to porozmawianie z wolontariuszami EVS m.in. na temat: (a) obszarów miasta uznanych za niebezpieczne/bezpieczne; (b) zachowań ryzykownych (c) reakcji w sytuacjach konfliktowych; (d) numerów alarmowych oraz (e) istnieniu grup niechętnych obcokrajowcom, np. silnie nacjonalistycznych itp.

E. PROGRAM EVS – ETAP WPROWADZENIA Projekty Wolontariatu Europejskiego mieszczą się w ustalonych ramach, z którymi wolontariusze powinni być zaznajomieni. Etap wprowadzenia ma na celu przypomnienie im o pewnych warunkach, zasadach i prawach oraz znalezienie odpowiedzi na ewentualne pytania i wątpliwości.

Na etapie wdrożenia w program Wolontariatu Europejskiego powinny znaleźć się następujące zagadnienia: •

Prawa i obowiązki wolontariuszy, w tym również te przewidziane przez Umowę o realizacji

działań, tzw. „Activity Agreement” •

Harmonogram projektu („on - arrival” oraz „mid - term” organizowane przez Narodową

Agencję kraju goszczącego), •

Regulacje finansowe i administracyjne: kieszonkowe, zwrot kosztów podróży i inne

związane z projektem wydatki, •

Role i znaczenie zaangażowanych stron: Narodowej Agencji, Organizacji Goszczącej,

Organizacji Wysyłającej, Organizacji Koordynującej, mentora, osoby nadzorującej pracę, •

Ustalenia praktyczne: nauka języka, zakwaterowanie i wyżywienie, ubezpieczenie

zdrowotne, rejestracja pobytu, wiza, •

Edukacyjny wymiar EVS: program zajęć, kompetencje kluczowe, certyfikat Youthpass.

EVSification

42

CYKL SZKOLEŃ I EWALUACJI W EVS Jedną z charakterystycznych cech Wolontariatu Europejskiego jest zapewniany w jego ramach cykl szkoleń i ewaluacji prowadzący wolontariuszy przez proces edukacji pozaformalnej - przed, w trakcie i po okresie ich pobytu zagranicą. W celu ujednolicenia i profesjonalizacji szkoleń i ewaluacji, Komisja Europejska stworzyła Cykl Szkoleń i Ewaluacji, za który odpowiadają Narodowe Agencje i lokalne SALTO. Składa się on z dwóch części, za które odpowiedzialne są Narodowe Agencje i SALTO krajów goszczących: • Szkolenie po przyjeździe „on – arrival training” (dla wolontariatów trwających 2 lub więcej miesięcy), • Ewaluacja śródokresowa „mid – term evaluation” (dla wolontariatów trwających 6 lub więcej miesięcy).

Wspominane szkolenie oraz ewaluacja są uzupełniane dodatkowo przez: • Pre departure meeting przygotowanie zapewnione przez organizację wysyłającą przed wyjazdem, • Annual EVS event doroczne spotkanie Wolontariatu Europejskiego organizowane przez Narodową Agencję kraju goszczącego lub spotkanie ewaluacyjne w kraju wysyłającym.

Chociaż nazwa może sugerować, że wszystkie powyżej wspomniane spotkania to sesje szkoleniowe, warto zwrócić uwagę, że dwie pierwsze części cyklu – przygotowanie zapewnione przed wyjazdem oraz szkolenie po przyjeździe na miejsce - służą przede wszystkim przygotowaniu i wprowadzeniu wolontariuszy do pracy i zapoznaniu ich z programem i zasadami EVS. Przygotowanie przed wyjazdem powinno odbyć się od 4 do 2 tygodni przed wyjazdem i jest organizowane przez Organizację Wysyłającą. Zazwyczaj dotyczy takich tematów jak: program Erasmus+, Wolontariat Europejski, znaczenie i zadania stron zaangażowanych w EVS, podstawowe informacje o kraju goszczącym, zasady zachowania bezpieczeństwa i edukacyjna strona EVS. Szkolenie po przyjeździe na miejsce (on – arrival training). Po przyjeździe do kraju goszczącego wolontariusze biorący udział w projektach trwających dwa lub więcej miesięcy mają obowiązek i prawo do uczestniczenia w szkoleniu wprowadzającym, organizowanym przez Narodową Agencję kraju goszczącego lub przez Salto Youth (w przypadku krajów partnerskich Programu). Szkolenie służy przygotowaniu do realizacji projektu EVS w kraju goszczącym. Oprócz zapewnienia wolontariuszom wsparcia w odnalezieniu się w nowej sytuacji kulturowej i osobistej, szkolenie zapewnia również praktyczne wskazówki dotyczące sytuacji konfliktowych, radzenia sobie w sytuacjach kryzysu, komunikacji oraz edukacji międzykulturowej.

EVSification

43

Ewaluacja śródokresowa (mid – term evaluation) umożliwia wolontariuszom podzielenie się swoimi doświadczeniami i refleksję nad pracą wolontariacką oraz rolą organizacji goszczącej.

Spotkanie to jest o tyle istotne, że ma na celu zapobieżenie ewentualnym sytuacjom konfliktowym i rozwiązywaniu konfliktów, które już powstały. Zapewnia wolontariuszom przestrzeń samoewaluacji projektu EVS, wymiany oraz czerpania doświadczeń od innych wolontariuszy. Dodatkowo, podczas spotkania wolontariusze otrzymują narzędzia, które wspierają refleksję i planowanie przyszłości już po ukończeniu wolontariatu.

Doroczne spotkanie Wolontariatu Europejskiego gromadzi przyszłych oraz byłych wolontariuszy EVS. Mają okazję podzielić się zdobytą wiedzą i umiejętnościami oraz sposobami ich praktycznego wykorzystania po zakończeniu okresu wolontariatu. Podczas spotkania Narodowe Agencje oraz SALTO otrzymują również informację zwrotną na temat programu i projektów EVS.

SZKOLENIE Szkolenie (czy też trening) wiąże się bezpośrednio z umiejętnościami i wiedzą niezbędnymi do wykonywania przez wolontariusza danej pracy. Może ono dotyczyć nauki nowych umiejętności, konfrontować z nowymi pomysłami, umożliwiać przećwiczenie konkretnego rodzaju pracy i otrzymania informacji zwrotnej. Aby ustalić jakiego rodzaju szkolenia potrzebują wolontariusze, wcześniej należy odpowiedzieć sobie na pytania: Jakie umiejętności, wiedza i postawy (skills, knowledge and attitudes, SKA) będą niezbędne do wykonywania danej pracy?

Szkolenie powinno spełniać wymagania danej funkcji i odpowiadać potrzebom wolontariuszy.

Co jest dla nich najbardziej stresujące? W jakich dziedzinach czują się najmniej przygotowani lub kompetentni? W jaki sposób chcieliby się rozwinąć? Odpowiedzi na te pytania pomogą ci ustrukturyzować praktyczny i efektywny system szkoleń. Oczywiście powinny one być przeprowadzone możliwie jak najszybciej po rozpoczęciu przez wolontariuszy pracy i powinny być realizowane przez cały czas trwania projektu.

TEMATYKA SZKOLEŃ Niektóre ze szkoleń o tematyce ogólnej, tj. zagadnienia młodzieżowe, doradztwo czy rozwiązywanie konfliktów mogą okazać się przydatne dla wszystkich organizacji, nie tylko tych zaangażowanych w działalność z tej tematyki, podczas gdy inne mogą być bardziej uszczegółowione i odnoszące się bezpośrednio do konkretnego stanowiska: pomocy osobom z niepełnosprawnością czy uczenia języków obcych w przedszkolu.

UMIEJĘTNOŚCI I INFORMACJE ZWIĄZANE Z KONKRETNĄ PRACĄ Wszystkie szkolenia, zwłaszcza te wprowadzające, powinny dotyczyć konkretnych umiejętności i informacji niezbędnych wolontariuszom do wykonywanej pracy. Wśród przydatnych tematów mogą EVSification

44

znaleźć się: techniki nauczania, komunikacja międzykulturowa, informacje medyczne i związane z pracą biurową. Przygotowanie do pracy na danym stanowisku powinno opierać się na potrzebach wolontariuszy, na tym, co muszą zrobić i osiągnąć lub jak powinni zareagować w przypadku sytuacji X lub Y. Jest to proces składający się z trzech etapów: 1.

przedstawienia umiejętności, która ma zostać nabyta lub udoskonalona,

2.

obserwacji wolontariusza testującego tę umiejętność,

3.

informacji zwrotnej i refleksji.

Może się oczywiście zdarzyć, że wolontariusze w niektórych przypadkach będą już posiadali większość umiejętności niezbędnych do wykonywania konkretnej pracy. W takim wypadku szkolenie powinno skoncentrować na podnoszeniu nabytych wcześniej umiejętności i przekazywaniu nowych lub znaczących w dla danej organizacji.

METODY SZKOLENIOWE Istnieje wiele rodzajów typologii szkoleń. Przedstawiamy tę, która w naszej opinii jest najpraktyczniejsza.

A. Szkolenie w czasie pracy. Ma miejsce w codziennych warunkach pracy i może przyjmować różne formy takie jak praktyki, rotacyjne wykonywanie pracy (zapewnia wolontariuszom kontakt z pełną gamą umiejętności i specjalizacji w ramach organizacji), trening wprowadzający do pracy, poradnictwo, coaching i mentoring. W jego trakcie wolontariusze powinni otrzymać odpowiednie wsparcie związane z wyznaczonymi zadaniami i wytyczne umożliwiające im ich wykonywanie.

Praktyki. Każde stanowisko wymagające nabycia konkretnych umiejętności (projektowania graficznego, wprowadzania danych do systemu czy pomiaru ciśnienia krwi) może stać się przedmiotem praktyk jako metody szkolenia. Oznaczają one dosłownie praktykowanie pod nadzorem doświadczonej, wykwalifikowanej osoby w celu wyuczenia "zawodu".

Doradztwo. Ma na celu pomoc wolontariuszowi w rozwiązaniu problemu lub wykształceniu odpowiedniego sposobu działania. Zadając pytania, koordynator może pomóc wolontariuszowi w rozpoznaniu problemu i jego przyczyny, dostrzeżeniu alternatyw, wyborze lepszej drogi postępowania lub nauce płynącej z doświadczenia. Rolą prowadzącego doradztwo nie jest udzielanie odpowiedzi, a raczej skłanianie wolontariuszy do wysuwania własnych rozwiązań w odpowiedzi na właściwie zadane pytania.

Podobnie jak doradztwo, coaching to rozmowa mająca na celu polepszenia osiągnięć. Zachęca wolontariuszy do osiągania wyznaczonych przez siebie celów i wpływa pozytywnie na tryb ich pracy.

EVSification

45

B. Szkolenie poza pracą. Odbywa się poza miejscem i godzinami pracy. Znane również jako szkolenie formalne, może mieć charakter: wykładu, studium przypadku, odegrania scenek, zajęć w terenie, symulacji, filmu, dyskusji panelowych i innych, których szczegółowa lista znajduje się poniżej.

JAK PRZEPROWADZIĆ SESJĘ WDRAŻAJĄCĄ/SZKOLENIOWĄ?

Chociaż wdrożenie i szkolenie służą różnym celom, odnosząc się do sposobu ich prowadzenia, można podejść do nich zbiorczo. Sposób prowadzenia sesji jest medium, przez które prezentowany jest

materiał. Jej zróżnicowanie jest sposobem na uatrakcyjnienie i uczynienie jej ciekawą.

Jeżeli jako organizacja, używacie konkretnych metod uczenia lub prezentacji, takich jak edukacja pozaformalna, sesje wdrożenia oraz szkolenia powinny to odzwierciedlać.

Przydatne mogą okazać się niektóre z poniższych technik: Rozmowa i dyskusja: dla wielu wolontariuszy kontakt osobisty wspiera proces uczenia się, Obserwacja: doświadczenie - obserwowanie omawianych lub nauczanych zagadnień w działaniu, Tekst: zapoznawanie się z teorią, materiałami oraz zasadami poprzez czytanie, Nauka przy komputerze: na stronie (waszej, Tool Box lub innej) lub na innej platformie komunikacji (przez maile lub czat grupowy), Multimedia: materiały i prezentacje audiowizualne, Bezpośrednie doświadczenie: odgrywanie ról, symulacje Ćwiczenia w grupie: rozwiązywanie problemów w małych grupach, wspólne projekty, gry itp., Ćwiczenia fizyczne: ruch, zarządzanie sprzętem lub materiałami, samodzielne rozwiązywanie problemów, Zajęcia kreatywne: tworzenie obrazów, modeli strukturalnych, wierszy itp.

Bez względu na rodzaj przeprowadzanego szkolenia, jego głównym celem jest nabycie przez wolontariuszy wiedzy na podstawie nauki przez doświadczenie. Rodzaje metod, które możecie wykorzystać różnią się w zależności od wolontariusza, z którym pracujecie. Co więcej, na przestrzeni czasu, mogą ulegać zmianie nawet w przypadku tego samego wolontariusza.

JAK TO DZIAŁA W PROJEKTACH EVS? SZKOLENIA ROZWOJU KOMPETENCJI ZAWODOWYCH Jak wspomniałyśmy wyżej, szkolenie łączy się bezpośrednio z umiejętnościami i wiedzą koniecznymi do wykonywania konkretnej pracy. W kontekście Wolontariatu Europejskiego to koordynator jest odpowiedzialny za zaplanowanie serii szkoleń lub warsztatów adresowanych do wolontariuszy i skupionych na rozwijaniu umiejętności potrzebnych im w wypełnianiu ich obowiązków. Organizacja EVSification

46

angażująca wolontariuszy do pracy animatorskiej w szpitalu dziecięcym, może na przestrzeni lat wypracować program mający ich wyposażyć w praktyczne umiejętności takie jak: skręcanie zwierzątek z balonów, malowanie twarzy, origami, teatr, żonglerka itp. Fakt, iż wszystkie warsztaty prowadzą profesjonaliści, ułatwia wolontariuszom rozwinięcie praktycznych umiejętności jeszcze przed rozpoczęciem pracy z dziećmi i wpływa pozytywnie na poczucie pewności siebie w wykonywanej pracy.

SZKOLENIA ROZWOJU OSOBISTEGO Wolontariat Europejski jest niezwykle ważnym doświadczeniem edukacyjnym, a wzięcie w nim udziału zwiększa kompetencje i umiejętności zawodowe. Aby ułatwić wolontariuszom refleksję i sprecyzowanie tego, czego chcieliby się nauczyć lub czego się nauczyli, organizacja powinna wprowadzić system szkoleń umożliwiający (1) indywidualne wyznaczenie celów do osiągnięcia podczas okresu pracy wolontariackiej, (2) zaplanowanie własnej ścieżki edukacyjnej, (3) refleksję i samoocenę, (4) prezentację osiągnięć za pomocą certyfikatu Youthpass.

Youthpass jest narzędziem wspierającym młodych ludzi w procesie refleksji na temat doświadczeń nabytych w czasie wolontariatu, opisującym rozwinięte kompetencje przyszłym pracodawcom lub instytucjom formalnego szkolnictwa. Więcej na temat Youthpass znajdziecie na stronie: https://www. youthpass.eu/pl/youthpass/.

KURSY JĘZYKOWE Organizacja wysyłająca, we współpracy z organizacją przyjmującą, upewnia się, że wolontariusz otrzymuje odpowiednie wsparcie w nauce języka kraju goszczącego lub w ukończeniu internetowego kursu językowego i ocen przygotowanych przez Komisję Europejską. Wolontariusz może otrzymać wsparcie w nauce języka kraju goszczącego lub jednego z sześciu języków oficjalnych. Niektóre organizacje preferują intensywne kursy prowadzone przez lektorów, podczas gdy inne wybierają bardziej nieformalne sposoby, np. angażujące członków społeczności lokalnej lub mentorów.

Zalecamy do wykorzystywania tych metod i środków, którymi akurat dysponujecie. Pamiętajcie także, że bariera językowa to jedna z największych przeszkód stojących na drodze do integracji wolontariuszy z organizacją i społecznością lokalną.

Dana Solonean Alicja Zachert

EVSification

47

PORADY I WSKAZÓWKI •

Wdrożenie i szkolenie to proces, który powinien rozpocząć się jeszcze zanim wolontariusz

fizycznie dołączy do organizacji. Przed przyjazdem warto wysłać mu pakiet informacji (np. w formie Info Pack), filmiki o kulturze kraju lub miasta goszczącego, quizy online, a także każde inne informacje które uznacie za wartościowe!

•

Jeżeli gościcie już grupę wolontariuszy, warto poprosić ich o napisanie porad i wskazówek

związanych z wolontariatem, którymi chcieliby podzielić się z kolejną grupą. Perspektywa doświadczeń wolontariuszy może mieć dla nowej grupy nieocenioną wartość.

•

Jeżeli waszej organizacji brakuje zasobów do przeprowadzenia pełnego cyklu szkoleń –

skontaktujcie się z inną organizacją, która ma podobne potrzeby do waszych i zrealizujcie je wspólnie.

•

Osoby z waszego zespołu także mogą poprowadzić szkolenia – na pewno posiadają pasje,

wiedzę i umiejętności, którymi chciałyby się podzielić. Zapytajcie ich!

•

Dobrą metodą uatrakcyjnienia warsztatów lub szkoleń jest zachęcenie wolontariuszy do

dzielenia się posiadanymi umiejętnościami także w swojej grupie. Niektórzy z nich mogą znać się na rękodziele lub technikach animacji, inni na zarządzaniu projektami. Edukacja rówieśnicza czyni cuda!

•

Pakiet informacyjny EVS jest doskonałym narzędziem wprowadzającym w program! Nie

zapomnijcie wysłać go wolontariuszom przed ich przyjazdem!

•

Wydajnym i niskobudżetowym sposobem wprowadzenia wolontariusza w przyszłą pracę jest

zorganizowanie na Skype sesji z udziałem byłego wolontariusza, który wykonywał te same zadania.

•

Przed przyjazdem wolontariuszy, wykorzystując do tego Internet, przedstaw ich przyszłym

mentorom. Ułatwi to nawiązanie relacji z lokalną społecznością i da poczucie, że w goszczącym mieście będzie na nich czekała chociaż jedna znajoma twarz!

•

Nie zapomnijcie o przygotowaniu dla każdego wolontariusza prezentu powitalnego. Powinien

on zawierać list, mapę miasta (wskazującą ważne adresy, miejsce zamieszkania i siedzibę organizacji), numery alarmowe i pakiet informacyjny. Poza tym, możesz wspomnieć o zasadach obowiązujących w mieszkaniu, umieścić przewodniki po mieście i wszystko, co wyda wam się stosowne!

EVSification

48

3.5. MENTORING

I KOORNYNACJA W EVS

Organizacja wdrażająca projekt EVS jest organizacją pełniącą rolę goszczącej lub koordynującej i jako taka współpracuje przynajmniej z jedną organizacją partnerską. Po zaakceptowaniu projektu przez Narodową Agencję, organizacje mogą rozpocząć jego realizację. Główne zadania związane z koordynowaniem projektu spoczywają na organizacji goszczącej lub koordynującej, czyli tej, która otrzymuje dotację na realizację projektu. Oznacza to również, że potrzebuje ona osób, które wesprą ją w skutecznym zarządzaniu i realizacji projektu. W ten proces zaangażowanych jest kilku aktorów.

W tym rozdziale skupimy się na opisaniu dwóch z nich – koordynatorze i mentorze. Obie role są niezbędne w procesie wdrażania projektów Wolontariatu Europejskiego. Ale czym właściwie są koordynacja i mentoring? Jakie są role, zadania i relacje osób je pełniących, czym się różnią?

Właśnie na tej kwestii skupimy się w tym rozdziale.

Chciałybyśmy zaznaczyć, że każda organizacja może różnorodnie postrzegać aspekt podziału obowiązków w projekcie EVS. Niektóre wyznaczają jedną osobę do pełnienia roli koordynatora i superwizora pracy wolontariuszy jednocześnie. W innych role te wypełniane są przez dwie różne osoby. W tym rozdziale odnosimy się do naszego doświadczenia jako organizacji, nie twierdząc i nie przypisując sobie nieomylności.

MENTOR I MENTORING Posiadanie mentora lub mentorów w projektach Wolontariatu Europejskiego jest nie tylko jednym z warunków wprowadzania w życie projektu EVS, ale jest też koniecznością. Wiele przewodników i materiałów dotyczących EVS widzi mentora jako kluczową osobę w EVS, ponieważ jego rolą jest zapewnienie wolontariuszowi indywidualnego wsparcia oraz wprowadzenie go w kulturę i społeczność lokalną. Mentor wspiera swoich wolontariuszy w wymiarze towarzyskim, emocjonalnym, kulturowym oraz edukacyjnym. Relacja między nim a wolontariuszem powinna charakteryzować się atmosferą zaufania, wzajemnego wsparcia w procesie wyznaczania oraz osiągania celów edukacyjnych.

Jako, że do obowiązków mentora należą bardzo różnorodne zadania, wypełnianie tej roli wymaga oddania, motywacji oraz energii. Zgodnie z zasadami Programu, nie ma żadnych wymogów zawodowych przy „zatrudnianiu” osoby, która rolę tę będzie pełniła. Jednakże powinna charakteryzować się pewnymi cechami - aby czuć się pewnie i szczęśliwie w trakcie realizacji powierzonych obowiązków. Przyznajemy, że poniżej przedstawiony profil może sprawiać wrażenie, że poszukujemy superbohatera lub superbohaterki. Cóż… może nie do końca, ale prawie ;).

Zacznijmy nieco prościej – od opisu tego, kim NIE JEST mentor w projektach EVS. Mentor nie jest osobą przydzielającą oraz nadzorującą wykonanie zadania, nie jest terapeutą, rodzicem, nauczycielem, dyrektorem.

EVSification

49

Bardzo dobrze, jeżeli mentor posiada osobiste doświadczenie pracy wolontariackiej (najlepiej w EVS) oraz zna społeczność lokalną, organizację goszczącą, kulturę, język, procedury administracyjne panujące w kraju goszczącym. Wszystko po to, by móc prowadzić i wspierać wolontariusza.

Powinien być dobrym słuchaczem, osobą otwartą, zmotywowaną i zainteresowaną wspieraniem młodego wolontariusza z zagranicy. Dobrze byłoby, gdyby mentor posiadał podstawowe umiejętności coachingowe, umiejętność formułowania oraz przyjmowania informacji zwrotnej. Powinien zachęcać i wspierać proces edukacji pozaformalnej, a także posiadać umiejętności radzenia sobie z sytuacjami konfliktowymi. Dobrze, jeśli taka osoba jest spoza organizacji lub ma całkiem inne zadania i może pracować na tym stanowisku przez długi czas.

Najważniejsze obowiązki mentora to: • Udzielanie wsparcia osobistego wolontariuszowi w czasie trwania projektu, • Pomoc w integrowaniu się ze społecznością lokalną, nawiązywaniu kontaktów, poznawaniu innych wolontariuszy, rówieśników z podobnymi zainteresowaniami oraz poglądami, • Regularne spotkania z wolontariuszem, • Wspieranie wolontariusza w procesie autorefleksji na temat procesu nauki przy realizowanych działaniach.

Co my, jako organizacja, możemy w rzeczywistości zapewnić mentorowi w zamian za jego doświadczenie, wiedzę, umiejętności, czas, energię angażowaną w to, aby koordynowany przez nas projekt był sukcesem, a nasi wolontariusze byli szczęśliwi? Doświadczenie bycia mentorem jest wyjątkowym przeżyciem dla niego samego jak i dla wolontariusza. Osoba pełniąca rolę mentora ma szansę na rozwój posiadanych umiejętności językowych, nauczenie się więcej o innych kulturach, zwyczajach, przekonaniach, historii, a ponadto może zdobyć doświadczenie zawodowe w mentoringu.

Po tym jak zidentyfikowaliśmy i znaleźliśmy osobę, która będzie pełniła rolę mentora w projekcie, przychodzi czas na budowanie relacji mentor-wolontariusz.

Osoba pełniąca rolę mentora powinna otrzymać informacje na temat: • Podstawowych cech wolontariuszy: wieku, płci, potrzeb, kultury, oczekiwań, motywacji, celów, kompetencji językowych, • Podziału ról w projekcie EVS: kompetencji oraz obowiązków osób zaangażowanych w realizację projektu • Szczegółów projektu EVS: celu, zadań, czasu trwania, grupy docelowej, organizacji goszczącej, organizacji wysyłającej, innych zaangażowanych wolontariuszy.

Osoba będąca wolontariuszem powinna otrzymać informacje na temat: • Roli i kompetencji mentora, • Podstawowych cech mentora: wieku, płci, potrzeb, kultury, oczekiwań, motywacji, celów, kompetencji językowych.

EVSification

50

Może się zdarzyć, że po rozpoczęciu współpracy z mentorem, okaże się, że zwyczajnie nie „złapie” kontaktu z wolontariuszem, w związku z czym zbudowanie relacji mentor – wolontariusz będzie po prostu niemożliwe. Warto pamiętać, że w mentoringu nie chodzi tylko o ukierunkowanie, lecz przede wszystkim o budowanie i utrzymanie długotrwałej relacji, a spoiwem, które jest w stanie to utrzymać jest zaufanie. „Zaufanie jest pokładaniem ufności w kimś, kto sprawia wrażenie osoby szczerej, uczciwej i wiarygodnej” (tłumaczenie ze strony macmillandictionary.com). Emocje łączone z tym uczuciem to: przyjaźń, miłość, zgoda, komfort oraz relaks. Możemy pomóc mentorowi zbudować zaufanie udzielając mu jak najwięcej informacji o wolontariuszu przed ich pierwszym spotkaniem.

Informacje te mogą dotyczyć zainteresowań, wartości, rodziny, przekonań, życiorysu. Jeżeli jednak relacja się nie układa, lepiej jest znaleźć innego mentora zanim narodzi się poważny konflikt.

DBANIE O MENTORA Pełnienie roli mentora nie jest zadaniem prostym. Choćbyśmy znaleźli osobę idealną do pełnienia tej roli warto pamiętać, iż mentor to również „tylko” człowiek. Dlatego też nie należy zapominać, że jemu także należy dać wsparcie np. organizując sesje superwizji dla mentorów, zapewniając superwizora/coacha, których rolą jest docenianie wykonywanej przez mentorów pracy, ale także pomoc w zrozumieniu, że w relacji mentor – wolontariusz nie chodzi o nauczanie kogoś, a na mentorze nie spoczywa pełna, stuprocentowa odpowiedzialność za osiągnięte rezultaty.

KOORDYNATOR I KOORDYNOWANIE EVS W tej części skupimy się na opisie roli koordynatora – drugiej, niezwykle istotnej osoby w projekcie EVS. Najważniejszą różnicą między koordynatorem, a mentorem, jest to, iż mentor zapewnia wolontariuszowi przede wszystkim wsparcie indywidualne, a koordynator wspiera wolontariusza głównie na płaszczyźnie związanej z realizacją jego obowiązków, nazywając to profesjonalne – czynności i zadań wolontariusza wykonywanych w trakcie pełnionej pracy.

Zazwyczaj w projekcie EVS występuje jeden koordynator, który nadzoruje realizację zadań wolontariuszy. Osób pełniących rolę mentorów może być więcej, w zależności od liczby wolontariuszy.

Rola koordynatora to: • Udzielanie wsparcia wolontariuszowi (wsparcie bardziej na płaszczyźnie profesjonalnej niż osobistej. To drugie jest bardziej w gestii mentora), • Pomoc w planowaniu rozwoju osobistego oraz procesu uczenia się wolontariusza, • Precyzowanie zadań oraz omawianie ich, zapewnianie przestrzeni na pomysły, kreatywność oraz doświadczenie wolontariuszy • Organizowanie i prowadzenie spotkań zespołu • Tworzenie grafiku pracy EVSification

51

• Monitorowanie oraz ewaluacja procesu nauki wolontariuszy • Upewnianie się, że wolontariusze otrzymali zestaw informacji praktycznych o EVS oraz biorą udział w Cyklu Szkoleń i Ewaluacji EVS • Upewnianie się, że wolontariusze biorą udział w spotkaniach: on - arrival training oraz mid - term evaluation organizowanych przez Agencję Narodową, • Zapewnienie wsparcia językowego wolontariuszom – poprzez kursy językowe lub inne metody • Administrowanie projektem (czasami może być to realizowane przez inną osobę koordynującą projekt).

Relacje koordynatorów z wolontariuszami powinny być raczej profesjonalne niż osobiste. Nie ma jednak nic złego w tym, że koordynator jest miły i pomocny. Stanowisko „szefa” w projekcie może pomóc w zarządzaniu zadaniami i działaniami, jak również możliwymi konfliktami.

Ida Adolfová

EVSification

52

3.6.

W PROJEKTACH EVS

WSPARCIE I SUPERWIZJA

Każdy wolontariusz EVS potrzebuje wsparcia i superwizji. Ich formy bywają różne. Krótkoterminowi wolontariusze EVS, pracujący z dziećmi w szpitalu będą potrzebowali innego wsparcia i niż wolontariusze EVS, których projekt trwa do 12 miesięcy, a którzy wykonują głównie prace administracyjne. Ważne jest właściwe dobranie sposobu ich realizacji do zadań oraz osobowości wolontariusza. Pojęcia „wsparcie” i „superwizja” są często używane zamiennie, a w praktyce realizowane przez takie same metody oraz podejmowane działania. Istnieje wiele definicji i sposobów rozumienia procesu „superwizji”. W niniejszym rozdziale podzielimy się naszym spojrzeniem na te dwa procesy, postrzegane jako kluczowe narzędzia w równoważeniu potrzeb organizacji oraz wolontariusza na drodze do osiągnięcia satysfakcjonującego i efektywnego projektu EVS. Taki sposób rozumienia dwóch opisywanych procesów opiera się na literaturze przedmiotu oraz naszym doświadczeniu w prowadzeniu superwizji, głównie superwizji pracy socjalnej, wolontariatu lokalnego oraz EVS. WSPARCIE I SUPERWIZJA Podczas współpracy z wolontariuszami EVS warto pomyśleć o wsparciu oraz superwizji jako kontinuum, gdzie potrzeby wolontariusza są po jednej stronie, a oczekiwania związane z pełnioną rolą, po drugiej: Wsparcie Osoba

Zadanie Superwizja

Źródło: As good as they give, 2012

Wsparcie to „zainteresowanie, zrozumienie i opieka, które są zapewnione wolontariuszom przez cały czas oraz dodatkowo w momentach kryzysu. Pozwala na zaspokojenie potrzeb wolontariuszy i organizacji." (As good as they give, 2012). Proces wsparcia jest skupiony na osobie.

Superwizja z kolei, definiowana jest jako „sposób monitorowania pracy wolontariusza, realizowana po to aby pomóc mu osiągnąć korzyści z pracy wolontariackiej; upewnienia się, że wykonuje zadania odpowiednio, zachęcanie do rozwiązywania problemów i udzielanie wskazówek.” (As good as they give, 2012). Piers i Rowell (2006) definiują superwizję jako proces rozwoju mający na celu wsparcie oraz wzmacnianie nabywania motywacji, niezależności, samoświadomości oraz umiejętności potrzebnych do wykonania pracy.

EVSification

53

Wsparcie oraz superwizja powinny odzwierciedlać cztery podstawowe zasady: •

Atmosferę. Istotne jest stworzenie takich warunków, które sprzyjają zadawaniu pytań.

Możliwość kontaktu powinna być dla wolontariuszy dostępna cały czas. Superwizja równocześnie powinna być postrzegana jako część doświadczenia wolontariusza, nie jako coś do czego odwołujemy się, kiedy pojawia się problem, •

Dostępność. Wsparcie oraz superwizja muszą być dostępne we właściwym dla wolontariusza

czasie oraz miejscu, •

Elastyczność. Jest to umiejętność dostosowywania się do potrzeb indywidualnych

wolontariuszy.

•

Zasadność. Udzielone wsparcie musi mieć związek z pracą, którą wykonują wolontariusze

oraz oczywiście musi być dla nich pomocne. Powinna zostać zachowana równowaga pomiędzy potrzebą organizacji dotyczącą zrealizowania zadań (superwizja), a potrzebami wolontariusza (wsparcie).(As good as they give, 2012)

EVSification

54

WSPARCIE I SUPERWIZJA WE WSPÓŁPRACY Z WOLONTARIUSZAMI EVS Główne zadania w zakresie wsparcia oraz superwizji we współpracy z wolontariuszami EVS spoczywają na mentorze, koordynatorze oraz superwizorze.

WSPARCIE INDYWIDUALNE W EVS Główne zadania w procesie wsparcia wolontariuszy EVS mieszczą się w obowiązkach mentorów.

Wsparcie wolontariuszom może również zaoferować koordynator, superwizor pracy, a także pozostali pracownicy/wolontariusze lub członkowie organizacji goszczącej. Może również być zaproponowane przez organizacje wysyłającą.

EVSification

55

Sam proces powinien obejmować: •

stworzenie środowiska, w którym wolontariusz może wyrażać siebie;

•

zwalczanie poczucia samotności/izolacji;

•

pomoc wolontariuszowi w wyrażaniu i rozwiązywaniu problemów osobistych;

•

wsparcie wolontariusza w spełnianiu się w tym co robi oraz docenianie jego pracy;

•

pomoc wolontariuszowi w zdobyciu lub rozwinięciu umiejętności życiowych;

•

podzielenie się z wolontariuszem informacjami, których potrzebuje w codziennym życiu -

osobistym oraz zawodowym (np. niezbędne kontakty); •

wspieranie wolontariusza w zdobywaniu dodatkowych możliwości/zasobów (kontakty

społeczne, edukacyjne i ekonomiczne zasoby oraz uzyskanie do nich dostępu); •

podniesienie zdolności wolontariusza do interakcji z ludźmi/grupami/podmiotami z różnych

środowisk (kulturowych, etnicznych, społeczno-ekonomicznych, itp).

Wsparcie dla wolontariusza EVS powinno obejmować zarówno sposób formalny – zaplanowany, (np. proces wdrożenia i szkolenia, spotkania indywidualne oraz grupowe) jak i nieformalny niezaplanowany (np. rozmowy z wolontariuszem).

Dobry system wsparcia to stosowanie jednej strategii lub połączenie kilku z nich. Zawsze jednak powinien być zbiorem różnorodnych metod oraz aktywności.

SUPERWIZJA W PROJEKTACH EVS Superwizja wolontariuszy w EVS jest głównym zadaniem osoby pełniącej rolę superwizora w projekcie. W niektórych przypadkach koordynator i superwizor to ta sama osoba, lepiej jednak, jeżeli zadania te są rozdzielone między dwie różne osoby. Koordynacja nie jest tym samym, co superwizja wolontariuszy EVS. Może także zdarzyć się, że w trakcie projektu będzie potrzeba rozwiązania konfliktów i trudności, które miały miejsce w relacji koordynator – wolontariusze EVS. Proces superwizji, ze względu na skojarzenie jej z kontrolą, nadal bardzo często postrzegany jest z rezerwą. Owej kontroli obawiają się zarówno osoby zatrudnione jak i wolontariusze. Słysząc słowo „superwizja” mają przed oczami obraz osoby złośliwej, patrzącej przez ramię, próbującej znaleźć błąd we wszystkim, co robią. Być może istnieją superwizorzy, którzy pasują do tego opisu, ale w pracy pomocowej oraz we współpracy z wolontariuszami superwizja powinna być czymś zgoła odmiennym. Jest to proces pomocny i często postrzegany przez osoby superwizowane jako źródło porad, informacji i wsparcia emocjonalnego w pracy, która bywa wymagająca i trudna. Jednocześnie superwizorzy są odpowiedzialni za upewnienie się, że osoby z którymi pracują, wykonują swoją pracę dobrze – robią i znajdują się tam, gdzie być powinni, a realizowane przez nich zadania są wysokiej jakości.

EVSification

56

Superwizja spełnia 3 główne funkcje: zarządczą - administrującą, edukacyjną i wspierającą.

Choć są ze sobą ściśle powiązane, w procesie superwizji jedna z funkcji może dominować nad innymi. (Vaska, 2012). Każda z wymienionych funkcji może być z sukcesem stosowana w procesie zarządzania i współpracy z wolontariuszami EVS. Funkcja zarządcza - administrująca jest powiązana z odpowiedzialnością za jakość i dbałość o to, czy wolontariusze EVS robią dokładnie to, co jest ich zadaniem. Rolą tej funkcji jest wspieranie i ochrona standardu wartości pracy oraz skoordynowanie pracy wolontariusza z polityką organizacji.

Może to również obejmować badanie sposobu w jaki równoważą sprzeczne oczekiwania stawiane im przez organizację i jej beneficjentów, jak również własnych norm i wartości.

Funkcja edukacyjna koncentruje się na rozwoju wiedzy, zrozumienia i umiejętności danego wolontariusza. Jej ważnym aspektem jest udzielanie informacji zwrotnej – daje to przestrzeń do refleksji nad konkretną sytuacją i wyciągnięcie z niej lekcji - określenie mocnych i słabych stron oraz poszukiwanie obszarów do rozwoju i szkoleń. Ten element skupia się przede wszystkim na zapewnieniu wolontariuszowi przestrzeni do spostrzeżeń płynących z doświadczenia, ale może także obejmować dzielenie się przez superwizora wiedzą, co wspiera proces zrozumienia i poszerza świadomość.

Funkcja wspierająca

w procesie superwizji jest często wykorzystywana równolegle z funkcją

administracyjną i edukacyjną (Vaska, 2012). Koncentruje się na emocjonalnej więzi związanej z pracą wolontariusza. Główną rolą superwizora jest kreowanie bezpiecznej przestrzeni, w której wolontariusze mogą rozmawiać o swoich uczuciach, o pracy, trudnościach i pozostałych sprawach, które są dla nich ważne. Ten element może obejmować również przestrzeń do zidentyfikowania i radzenia sobie z uczuciami pojawiającymi się w życiu osobistym, które jednocześnie mogą mieć wpływ na ich pracę. Celem nie jest rozwiązanie tych problemów, ale określenie sposobów uzyskania odpowiedniego wsparcia. Kolejnym kluczowym aspektem funkcji wspierającej jest uznanie pracy wolontariusza oraz motywowanie, które pomagają wolontariuszowi czuć się docenianym i wzmocnionym.

Nie tylko wolontariusze EVS potrzebują superwizji, jest to proces ważny także dla mentora i koordynatora. Sytuacją idealną jest jeżeli mentor i koordynator podlegają regularnej zewnętrznej superwizji.

Celem procesu superwizji dla wszystkich osób zaangażowanych w projekty EVS jest: •

rozpoznawanie i radzenie sobie z problemami;

•

uczenie się nowych umiejętności;

•

rozwój zawodowy i osobisty;

•

motywacja;

•

weryfikacja metod pracy;

•

radzenie sobie w sytuacjach konfliktowych w miejscu pracy; EVSification

57

•

poprawa efektywności pracy;

•

rozszerzenie możliwości pracy z klientami/beneficjentami;

•

ustanowienie i wzmacnianie dobrych relacji;

•

wspieranie postaw, które motywują ludzi do ich spełnienia;

•

interpretacja i stosowanie polityki, systemu oraz standardów organizacji;

•

profilaktyka wypalenia zawodowego;

•

uzyskiwanie informacji zwrotnej;

•

wzmocnienie autonomii;

•

przełamywanie barier i lęków;

•

ochrona klientów przed niekompetentną pracą;

•

stosowanie podstawowych norm etycznych;

•

ochrona interesów klientów i organizacji.

Superwizja musi odbywać się w atmosferze zaufania, dającego wolontariuszom poczucie, że są słuchani, akceptowani i nieatakowani. Spotkanie superwizyjne, może nie zawsze jest formą superwizji odpowiednią dla wszystkich modeli wolontariatu w ramach projektów EVS, ale w wielu przypadkach jest najlepszym sposobem na otrzymanie oraz podzielenie się informacją zwrotną.

Daje szansę na otwartą dwukierunkową rozmowę o pracy wolontariusza. Spotkanie może odbyć się indywidualnie lub w grupie. Najważniejszą zasadą jest zaufanie pomiędzy wolontariuszem a superwizorem, a w razie spotkania grupowego, także pomiędzy wolontariuszami.

Ważne jest zrozumienie, że superwizja nie jest tym samym, co wsparcie lub przyjacielska pogawędka.

Jest formą upewnienia się, że potrzeby i interesy jednostki są równoważne z potrzebami i interesami organizacji (As good as they give, 2012).

TRZY PYTANIA POMOCNE W PROCESIE SUPERWIZJI WOLONTARIUSZY Sarah H. Elliston (1999) sformułowała trzy pomocne pytania, z których możesz skorzystać podczas prowadzenia superwizji wolontariuszy EVS. Pytania są skupione na samoocenie wolontariuszy będącej kluczem do ciągłego doskonalenia.

Pytania zostały opracowane przez Mame Porter lata temu: 1.

Co lubisz w tym, co zrobiłeś?

1.

Gdybyś miał okazję zrobić to ponownie, co zrobiłbyś inaczej?

2.

Czego ode mnie potrzebujesz?

Zadanie oraz udzielenie odpowiedzi na te pytania może pomóc wolontariuszowi poczuć się dumnym ze swojej pracy, zastanowić się, co się udało, a co nie i zachęcić do uzyskania wsparcia. Wszystkie trzy pytania dają superwizorowi okazję na podzielenie się opinią, bez uciekania się do negatywnej krytyki.

EVSification

58

Lista pytań do wykorzystania w trakcie spotkania superwizyjnego Przydatne pytania, które możesz wykorzystać w trakcie sesji superwizji mogą być następujące: •

O wolontariacie ogólnie: Jak się czujesz w trakcie swojego wolontariatu?

•

Co sprawdza się, na co dzień: Co sprawdza się w trakcie wolontariatu? Czy jest coś, co

zrobiłeś i z czego jesteś dumny?

•

Co wymaga poprawy: Co się nie udało? Czy stało się coś, czego nie jesteś pewien?

•

Kontakty społeczne: Jakie są twoje relacje z resztą zespołu/organizacji?

•

Pomysły na zmianę, poprawę: Jak program/projekt wolontariatu może zostać udoskonalony?

Czy otrzymałeś odpowiednie szkolenie i wsparcie?

•

Rozwój osobisty: Czy masz poczucie, że potrzebujesz jakiegoś wsparcia lub szkolenia?

•

Rozwój roli: Czy jesteś zadowolony z pełnionej przez siebie roli? Czy czujesz, że spędzasz

swój czas produktywnie? Czy są jakieś zadania w organizacji, które chciałbyś wykonywać? Czy są jakieś obszary pracy naszej organizacji, w których chciałbyś spróbować swoich sił?

•

Działania uzgodnione podczas ostatniej superwizji: Podczas ostatniego spotkania

zgodziłeś się na… porozmawiajmy o postępach.

•

Nowe zadania? Czy są jakieś nowe zadania, które chcesz zrealizować w okresie do naszego

następnego spotkania?

Alzbeta Brozmanová Gregorová

EVSification

59

PORADY I WSKAZÓWKI • Organizuj spotkania superwizyjne wolontariuszami regularnie (np. co tydzień) z i upewniaj się, że wszyscy są o nich poinformowani i rozumieją dlaczego są ważne, • Jeżeli pytania zadawane przez wolontariuszy w trakcie pracy nie są pilne – odpowiedz na nie podczas superwizji. Dzięki temu, jako koordynator/superwizor unikniesz powracania do tych samych zagadnień kilkukrotnie, jednocześnie zaoszczędzając nieco czasu w swoim harmonogramie; • Podczas spotkań stwórz przyjazną atmosferę i wykorzystaj ich przestrzeń do świętowania sukcesów i osiągnięć wolontariuszy; • Zamiast wskazywania palcem osób odpowiedzialnych za “błędy”, skup się na tym jak indywidualnie oraz jako zespół, sytuacja trudna może zostać przezwyciężona; • Bądź wrażliwy na potrzeby wolontariuszy i inicjuj indywidualne lub grupowe spotkania, jeśli zauważysz, że są potrzebne; • Podczas spotkań oceń indywidualne potrzeby wolontariuszy i stwórz plan działania z całym zespołem (koordynator, superwizor, mentor), aby zaspokoić te potrzeby; • Używaj kreatywnych sposobów podkreślenia postępów i wyników osiągniętych przez wolontariuszy.

W naszej organizacji używamy “pudełka życzeń”, w którym każdy z wolontariuszy określa indywidualny cel na tydzień. Realizacja tego celu jest omawiana podczas kolejnej sesji superwizji.

EVSification

60

EVSification

61

3.7. MOTYWOWANIE WOLONTARIUSZY W EVS Jak motywujemy wolontariuszy? Co możemy zrobić, aby wolontariusze pozostali równie entuzjastyczni i zaangażowani jak byli na początku? Dlaczego wolontariusze tracą motywację i jak możemy im pomóc, aby to się nie stało? To tyle niektóre pytania, jakie zadają nam organizacje w trakcie spotkań podczas których dzielimy się doświadczeniem we współpracy z wolontariuszami lokalnym oraz wolontariuszami EVS. Proces motywowania wolontariuszy stanowi wciąż aktualny i gorący temat rozmów.

W tym rozdziale chcemy podzielić się z wami naszym spojrzeniem na to zagadnienie, ale podkreślamy już na początku: nie wierzymy, że istnieje przepis idealny, który sprawdzi się w każdej sytuacji i mógłby być powszechnie stosowany we współpracy z wolontariuszami. Wierzymy jednak, jak podkreślamy na końcu tego rozdziału, że motywowanie wolontariuszy nie powinno być działaniem reaktywnym wobec tych niezmotywowanych bądź zdemotywowanych, ale raczej trwałym zestawem decyzji i działań, które organizacja podejmuje już przed przybyciem wolontariuszy do organizacji.

Motywacja stanowi element, który wspiera, dodaje energii i kieruje ludzkim działaniem. Żadna decyzja czy też działanie nie mogą być oddzielane od czynników motywacyjnych, które leżą u jej podstaw.

Kiedy mówimy o wolontariacie, czynniki, które motywują ludzi, by zacząć i pozostać zaangażowanymi w działania o takim charakterze w wymiarze krótko i długoterminowym są bardzo zróżnicowane.

Zrozumienie tych czynników pomaga koordynatorowi wolontariuszy nie tylko wspierać ich w trudniejszych momentach, ale także stworzyć środowisko pracy, które odpowiada ich indywidualnym potrzebom.

Analizując literaturę dotyczącą tego zagadnienia, oprócz ogólnych teorii dotyczących motywacji (takich jak piramida potrzeb Maslowa czy też dwuczynnikowa teoria Herzberga) należy zauważyć, że w latach 70-tych XX wieku, podjęto szersze próby zbadania motywacji związanej z pracą wolontariacką. Skonkretyzowane zostały w teoriach przedstawionych w latach 80-tych XX w.

Wśród nich możemy wyodrębnić trzy główne kierunki: •

Model oparty na dwóch lub trzech czynnikach – W 1981 Horton Smith stwierdził, że motywacja

do rozpoczęcia wolontariatu opiera się zarówno na aspektach altruistycznych (nagrody niematerialne takie jak chęć pomocy innym) jak i na aspektach egoistycznych (namacalne korzyści). W 1987 roku Fitch dodał kolejny czynnik do tych dwóch – zobowiązania społeczne. W ten sposób tworząc model trzyczynnikowy.

•

Model jednowymiarowy – w 1991 roku, Cnaan i Goldberg - Glen zaobserwowali w zebranych

danych, że indywidualna motywacja do wolontariatu nie jest oparta tylko na pewnym typie czynnika ale raczej na połączeniu możliwych kategorii motywacji. Wyróżnili oni 28 motywów i używając ich, opracowali skalę mierzącą motywację do pracy w roli wolontariusza - "The Motivation to Volunteer EVSification

62

(MTV) Scale". Cnaan i Golberg - Glen zauważyli, że sami wolontariusze nie różnicują między różnymi rodzajami motywacji i nie działają tylko z powodu jednej z nich czy też jednej kategorii motywacji (motywacji altruistycznej czy egoistycznej). Wyciągnęli wioski, że to co motywuje do pracy jest połączeniem tych motywacji, które są częścią całego doświadczenia wolontariackiego a zatem jest to jednowymiarowy model, który wyjaśnia motywacje tych będących wolontariuszami.

•

Model wieloczynnikowy – Clary, Snyder i inni wyróżnili 6 różnych czynników, które wpływają na

motywowanie do podjęcia pracy wolontariackiej. Są to: wartości, potrzeba uczenia się i zdobywania nowej wiedzy, kariery, dostosowania się do społeczeństwa, poczucia własnej wartości i ochrony przed negatywnymi uczuciami wobec siebie.

Kolejny model, który początkowo opracowany został w związku z pracą zarobkową, a dopiero później został dostosowany do wolontariatu, to teoria McClellanda i Atkinsona. Oparta na trzech bardzo ogólnych motywach, które, dzięki swojej ogólności pozwalają na włączenie w nie także innych motywacji, którymi kieruje się osoba przy podejmowaniu decyzji o włączeniu się w wolontariat: •

Potrzeba osiągnięć – wśród cech charakteryzujących tych wolontariuszy można wyróżnić:

nie tylko chcą być najlepsi, chcą również, aby inni o tym wiedzieli. Porównują swój sukces z innymi wolontariuszami, a także pracownikami, lubią brać na siebie odpowiedzialność i mają dobre wyniki nawet w stresujących sytuacjach. Chcą osiągać ważne rzeczy i konkretne cele.

•

Potrzeba władzy i bycia autorytetem – ci wolontariusze charakteryzują się: potrzebą

wpływu i dużej siły oddziaływania, potrzebą generowania zmian i bycia innym, troską o reputację i pozycję społeczną, przyjemnością czerpaną z udzielania rad i prezentowania swoich pomysłów.

•

Potrzeba

przynależności – wolontariusze motywowani potrzebą przynależności

charakteryzują się: potrzebą bycia akceptowanym i lubianym, potrzebą interakcji i chęcią pracy w zespole, troską o to, by inni byli zadowoleni, potrzebą poznania lepiej swoich kolegów, chęcią pomagania tym, którzy potrzebują pomocy.

Nie mogąc skorzystać z motywacji jaka wiąże się z otrzymywaniem wynagrodzenia, w programie wolontariatu

należy uwzględniać szczególne i indywidualne potrzeby wolontariuszy oraz

identyfikować sposoby ich zaspokajania. Celem takiego działania jest zwiększenie motywacji wolontariuszy i razem z nią szans na pozytywne doświadczenie wszystkich zaangażowanych podmiotów (wolontariusza i organizacji).

JAK TO DZIAŁA W PROJEKTACH EVS? Jak już wspomniałyśmy na początku rozdziału, w procesie motywowania wolontariuszy, w tym wolontariuszy europejskich, najlepiej sprawdza się zasada ,,lepiej zapobiegać niż leczyć”. Jeśli spojrzymy na poszczególne etapy współpracy i zarządzania wolontariuszami, które zostały zaprezentowane we wcześniejszych rozdziałach, wyraźnie widać w nich elementy mające duże znaczenie w procesie motywowania wolontariuszy: EVSification

63

• Wartości (etap przygotowania organizacji) – kiedy wolontariusze i organizacja wierzą i pracują kierując się tymi samymi wartościami, już sam proces współpracy jest motywujący; wolontariusze będą chętniej przezwyciężać trudne sytuacje i różnice kulturowe, gdy otrzymują jasny sygnał, że praca, którą wykonują jest w zgodzie z wartościami wyznawanymi przez organizację, wartościami, w które oni także wierzą; • Zasady i procedury (etap przygotowania organizacji) – tworzą jasne warunki pracy i zmniejszają frustrację wynikającą z niewiedzy, co robić, jak reagować, kogo prosić o pomoc w konkretnych sytuacjach, itp.; • Relacja z osobami pracującymi w organizacji (etap przygotowania organizacji) – zapewnienie pozytywnej atmosfery pracy wolontariuszom i szczególnie dobrej relacji z pracownikami organizacji zawsze będzie przyczyniać się do podtrzymania zaangażowania oraz motywacji wolontariuszy; powinni być traktowani na równi z pozostałymi członkami zespołu, jako zasób organizacji.

• Tworzenie stanowiska pracy (etap przygotowania organizacji) – to jasny opis stanowiska pracy i wyraźne połączenie go z misją organizacji, stawianiem realistycznych celów, delegowaniem satysfakcjonujących zadań, które same w sobie motywują wolontariusza; • Porozumienie o pracy wolontariackiej (etap przygotowania organizacji) – tworzy równą relację między wolontariuszem a organizacją i pokazuje, jak pracują razem dla wspólnego celu; • Przekaz rekrutacyjny (etap rekrutacji wolontariuszy) – komunikat dotyczący rekrutacji jest jednym z pierwszych, w którym organizacja komunikuje się z potencjalnymi wolontariuszami; podczas tworzenia wiadomości organizacja powinna przemyśleć w jaki sposób uwzględnić elementy, które motywują wolontariuszy do zaangażowania - wartości, korzyści, możliwości rozwoju, itd.; • Proces selekcji (etap selekcji wolontariuszy) – przejrzystość procesu, informowanie wszystkich kandydatów o wynikach poszczególnych etapów, oferowanie przestrzeni do otrzymania informacji zwrotnej na temat swoich aplikacji, komunikacja dwukierunkowa, przestrzeń do zadawania pytań – to wszystko pokazuje profesjonalne podejście organizacji do współpracy i wpływa na motywację wolontariuszy EVS; • Wyniki selekcji (etap selekcji wolontariuszy) – wysyłanie wiadomości z gratulacjami i informacją o przyjęciu wolontariuszy do waszego zespołu będzie pierwszym krokiem w tworzeniu osobistej więzi pomiędzy nimi a organizacją; • Wdrożenie w pracę (etap wdrożenia i szkolenia wolontariuszy) – pogłębia relację między wolontariuszem a organizacją; wolontariusze zaczynają rozumieć, że stanowią część organizacji, widzą związek między nimi, a zespołem i misją organizacji; • Oferowanie szkoleń w celu dalszego rozwoju kompetencji (etap wdrożenia i szkolenia wolontariuszy) to wysłanie komunikatu: „organizacja troszczy się o nas, inwestuje w nasz rozwój”, co samo w sobie motywuje wolontariuszy; • Przekazywanie informacji zwrotnej (etap superwizji wolontariuszy) – udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej nie tylko w pozytywnych, ale także trudniejszych czy też negatywnych sytuacjach to także budowanie motywacji; • Model wspierania wypracowany podczas spotkań z superwizorem, a także sam proces superwizji EVSification

64

(etap superwizji wolontariuszy) – ułatwianie poznania się z innymi wolontariuszami i członkami zespołu, przestrzeń do dzielenia się sukcesami i porażkami w zespole, omawianie możliwości ulepszenia realizowanych działań, superwizor jako model zachowania – zarówno na płaszczyźnie prywatnej jak i zawodowej, to wszystko również wzmacnia motywację; • Poziom autonomii i niezależności oferowany wolontariuszowi (etap superwizji wolontariuszy) – organizacja powinna zachowywać równowagę pomiędzy potrzebą autonomii wolontariusza, a poziomem kontroli oferowanym przez organizację; • Uznanie i docenienie wolontariuszy za wykonaną przez nich pracę; • Uwzględnianie sugestii oraz opinii wolontariuszy i włączenie ich w proces ewaluacji (etap ewaluacji pracy wolontariuszy oraz projektu EVS) to także element przyczyniający się do budowania motywacji.

Niektórzy mogą powiedzieć, że motywowanie wolontariuszy EVS jest trudną sztuką, a wielokulturowy kontekst projektów stanowi dodatkowe wyzwanie. W większości przypadków dwa bardzo proste elementy mogą stanowić klucz do sukcesu: autentyczne zainteresowanie samopoczuciem wolontariuszy okazywane już od pierwszego spotkania oraz indywidualne podejście oparte i skupione na potrzebach każdego z nich.

Oana Țicle Ioana Bere

EVSification

65

PORADY I WSKAZÓWKI •

Etap motywowania wolontariuszy EVS jest procesem rozpoczynającym się już przed ich

przybyciem do organizacji.

•

Myśląc o motywowaniu wolontariuszy, stosujcie zasadę ,,lepiej zapobiegać niż leczyć”.

•

Indywidualizujcie metody, z których korzystacie - zależnie od potrzeb wolontariuszy.

•

Starajcie się jak najlepiej poznać swoich wolontariuszy i motywując odwołujcie się do ich

motywacji wewnętrznej!

•

Proces motywowania wolontariuszy nie musi oznaczać korzystania z kosztownych metod.

Czasami najprostsze narzędzia, które kosztują niewiele, a nawet nic, są najbardziej skuteczne.

•

Zaangażujcie innych w ten proces - mentorów, lokalnych wolontariuszy. Szczególnie na

etapie identyfikowania potrzeb wolontariuszy.

EVSification

66

EVSification

67

3.8. DOCENIANIE

WOLONTARIUSZY EVS

Docenienie jest stałym, zintegrowanym elementem każdego efektywnego programu współpracy z wolontariuszami. Docenienie

to narzędzie wykorzystywane do utrzymania wolontariusza w

organizacji, jak i ważne narzędziem motywacyjne. Wolontariusze EVS powinni być doceniani za wkład, który wnoszą do lokalnej społeczności, organizacji, relacji z beneficjentami oraz pracownikami.

Docenienie realizowane jest nie tylko, aby zaspokoić podstawowe ludzkie potrzeby, ale także, aby motywować wolontariuszy do kontynuowania działalności. Jest wynagrodzeniem wysiłku wolontariuszy EVS, ukazuje wdzięczność za pracę, jaką wykonali na rzecz organizacji i daje im poczucie przynależności i znaczenia w życiu organizacji. Uznanie i aprobata daje wolontariuszom poczucie ciepła, radości i spełnienia. Uznanie jest także publiczną proklamacją pokazującą, że praca wolontariuszy EVS jest bardzo cenna nie tylko dla organizacji, ale także dla społeczności.

Docenienie wolontariusza jest czymś więcej niż tylko wydaniem identyfikatora czy certyfikatu; jest tworzeniem kultury wewnątrz organizacji, która pokazuje, że wolontariusze są cenieni i ważni dla powodzenia programu. Proces uznania zasług wolontariuszy może mieć charakter formalny i nieformalny, zewnętrzny i wewnętrzny. Ważną rolę w wyrażaniu uznania dla pracy wolontariuszy w programach EVS odgrywa mentor, koordynator, superwizor oraz inni pracownicy organizacji goszczącej. Charakterystycznym i niepowtarzalnym narzędziem docenienia w projektach EVS jest certyfikat Youthpass.

Docenienie jest rozpoznaniem i afirmacją osobistego rozwoju jednostki lub grupy (Michigan 4-H Recognition Handbook). Lipp (2011) określa różnicę pomiędzy wdzięcznością i docenieniem.

Wdzięczność to wyrażenie słowa „dziękuję” za poświęcony czas i włożony wysiłek. Może być okazywana na wiele sposobów, formalnych i nieformalnych. Słowo uznanie pochodzące od słowa znać (ang. recognition – cognition) wskazuje, że ktoś kto docenia jest świadomy i uznaje unikalny wkład wolontariusza. Ważnym jest, aby okazywać zarówno wdzięczność, jak i uznanie (docenienie).

Jak określa Merril (2005), koordynatorzy wolontariuszy powinni postrzegać docenienie, jako proces a nie, jako rezultat.

Docenienie zasług wolontariuszy jest ważne, ponieważ: •

Podnosi morale. Okazywanie zainteresowania wolontariuszom, upewnianie się, że zadania i

prace są przydzielane według ich potrzeb, a także docenienie ich wkładu pracy, zwiększa satysfakcję wolontariuszy i ich chęć do dalszej współpracy z organizacją.

•

Zwiększa wydajność. Jeśli wolontariusze otrzymują poważne zadania, są za nie odpowiednio

nagradzani i uznawani, towarzyszy im poczucie przynależności i spełnienia. To z kolei korzystnie wpływa na ich efektywność.

EVSification

68

•

Zapewnia długoterminową współpracę. Jako koordynator wolontariuszy, wiesz jak dużo

czasu i energii poświęca się na rekrutację wolontariuszy do pracy w organizacji. Dlatego też ważnym jest, aby wolontariusze chcieli kontynuować współpracę na dłużej. Bardziej prawdopodobne, że będą to robić, jeżeli będą czuli się związani i docenieni za wykonywaną pracę (Humphrey-Pratt, 2006).

DOCENIANIE WOLONTARIUSZY W PROGRAMACH EVS Docenienie wolontariuszy w programach EVS opiera się na takich samych zasadach, jakie dotyczą innych programów. Istnieje kilka aspektów, które wyróżniają EVS spośród innych.

W procesie docenienia zasług wolontariuszy EVS organizacja goszcząca, jako całość, odgrywa ważną rolę, nie jest to tylko zadanie koordynatora, choć niewątpliwie odrywa w tym procesie ważną rolę. Wszyscy pracownicy organizacji goszczącej powinni być zaangażowani w proces doceniania wolontariuszy EVS. Tak jak każde miejsce pracy ma swoją własną, unikatową kulturę organizacyjną, tak atmosfera panująca w organizacji może mieć olbrzymi wpływ na doświadczenie wolontariuszy EVS. Wolontariusze w większości współpracują z organizacją przez długi okres i zazwyczaj pracują w większym wymiarze niż wolontariusze lokalni. Pracownicy goszczącej organizacji mogą po upływie kilku miesięcy zacząć postrzegać wolontariuszy EVS, jako takich samych pracowników jak oni, mogą zapomnieć, że są „tylko” wolontariuszami i potrzebują specjalnego uznania ich pracy.

Dlatego tak ważne jest, aby wolontariusze EVS czuli się mile widziani, czuli się częścią zespołu, aby ich ceniono i doceniano. Potwierdzają to także wyniki badania, które przeprowadziłyśmy wśród wolontariuszy EVS: Większość z nich czuła, że ich praca jest doceniana przez organizację goszczącą. Najczęściej to właśnie koordynator doceniał ich wkład pracy. Sposób wyrażania uznania przez organizację, a tym samym jego odbioru przez wolontariuszy, był różny. Najczęstszym uczuciem towarzyszącym wolontariuszom było poczucie bycia częścią zespołu lub społeczności („Czułem się członkiem zespołu”; „Po 6 miesiącach miałem wrażenie, że byłem kimś więcej niż częścią rodziny wolontariuszy dla organizacji. I oni czuli tak samo w stosunku do mnie. Stałem się członkiem społeczności”; „Aktywnie angażowali mnie w pracę zespołu, wspaniała integracja z miejscową społecznością”).

Uznanie jest blisko związane z motywacją. Jeśli ludzie są nagradzani za rzeczy, które są dla nich znaczące i ważne, wtedy proces docenienia jest najbardziej efektywny. Ponieważ wolontariusze podejmują się pracy wolontariackiej z różnych powodów, ten sam sposób doceniania każdego z nich nie będzie odpowiedni we wszystkich sytuacjach. (Merril, 2005). Tak samo jest w przypadku wolontariuszy EVS. Kluczem do utrzymania wolontariuszy EVS w organizacji jest zdefiniowanie tego, co ich motywuje, a następnie wyrażanie uznania bazującego i odwołującego się właśnie do ich motywacji. Łącząc motywację z docenieniem, poznajesz powody, dla których wolontariusze angażują się w pracę w twojej organizacji i nadajesz wartość temu udziałowi w istotny dla wolontariusza sposób (Humphrey-Pratt, 2006).

EVSification

69

Rodzaj motywacji wolontariusza

Cechy charakteryzujące wolontariusza

• Angażuje się w projekty grupowe.

• Lubi mieć osobisty kontakt z superwizorem.

• Chce być postrzegany jako dobra osoba.

• Chce być lubiany.

Afiliacja (Przynależność) • Szuka możliwości integracji.

Osiągnięcia

• Potrzebuje konkretnych celów z wytyczonymi ramami i oceny osiągnięć.

• Chce wyjątkowo dobrze wykonać zadanie.

• Miarą sukcesu jest poszukiwanie nowych wyzwań.

• Szuka odpowiedzialności.

• Potrzebuje mierzalnych wyników.

EVSification

Pomysły na wyrażenie docenienia

• Kartki, prezenty itp. na urodziny, specjalne okazje.

• Listy do superwizora mówiące, jak praca wolontariusza pozytywnie wpływa na beneficjentów.

• Spontaniczne kartki z napisem Dziękuję.

• Spersonalizowane upominki z dopiskiem Dziękuję od zadowolonego beneficjenta.

• Bankiety, obiady, pikniki, wyjścia lub uczestnictwo w wydarzeniach, jako grupa.

• Pokazywanie pracy wykonanej przez wolontariuszy w realizowanych prezentacjach.

• Nagrody „mierzalne”, tablice lub wywieszki, które mogą zostać wyeksponowane.

• Listy rekomendujące za konkretne osiągnięcia od członków zarządu i do lokalnych gazet.

• Możliwość wykorzystania własnych pomysłów aby osiągnąć cele.

• Zaproszenia na spotkania pracowników.

• Nominacje do nagród.

• Szanowanie czasu wolontariusza.

• Kolorowe plakietki, odznaki w celu uhonorowania pracy.

70

Władza/wpływ

• Potrzebuje oddziaływać i wpływać na innych.

• Ma przyjemność z uczenia innych.

• Potrafi odpowiedzieć na potrzeby ludzi lub programu.

• Poszukuje ról związanych z władzą i odpowiedzialnością.

• Ważne są role i tytuły, które związane są z władzą; status i prestiż mają dla niego duże znaczenie.

• Szanowana i respektowana rola.

• Uznanie zasług wolontariuszy w dużej skali, tak, aby było zauważone przez osoby reprezentujące władzę.

• List polecający wysłany do gazet, kolegów i magazynów, zwracający uwagę na wpływ i znaczenie pracy wolontariusza, • Wysyłanie na seminaria dla wolontariuszy i prośba o uczenie innych.

• Poznanie wolontariuszy z osobami mającymi wpływy i kontakt z mediami.

Źródło: Fox, Arcemont, Martin: Ideas for Volunteer Recognition.

McClelland i Atkinson et al. (1953) wyodrębnili trzy rodzaje informacji, jakie ludzie pokazują. Obejmują one: afiliację (przynależność), osiągnięcie i siłę/wpływ.

Typologia ta ma także zastosowanie w przypadku wolontariuszy EVS. Proces docenienia powinien być spersonalizowany i zindywidualizowany. Koordynator EVS powinien dołożyć wszelkich starań, aby docenienie wolontariuszy było zindywidualizowane. Przysłuży się to budowaniu trwałych kontaktów z każdym wolontariuszem EVS. Podejście typu „mierzę wszystkich jedna miarą" w żaden sposób nie może być stosowane w stosunku do wolontariuszy. Sposoby okazywania docenienia mogą być tak zróżnicowane jak każdy z nas. Te dobrze przyjęte i ocenione przez wolontariuszy w jednej sytuacji, mogą nie sprawdzić się w innej. Każdy wolontariusz EVS jest wyjątkowy. Sukces każdego projektu Wolontariatu Europejskiego, powinien opierać się na zrozumieniu, że każda jednostka, przynosi ze sobą różnorodne doświadczenia, posiada szeroki wachlarz umiejętności i zdolności umożliwiający współpracę z organizacją, a powodów, dla których ludzie angażują się w działania jest bardzo wiele. Ta świadomość pozwala koordynatorom EVS rozwijać odpowiednie, efektywne i wrażliwe sposoby na okazanie docenienia, oparte na indywidualnych potrzebach.

Ze względu na różnorodność wolontariuszy EVS należy zachować równowagę pomiędzy nieformalnymi

i formalnymi sposobami okazywania docenienia. Nieformalny sposób uznania

powinien być stałą częścią współpracy z wolontariuszami EVS. Cały zespół organizacji goszczącej odgrywa ważną rolę w tym procesie. Sposób, w jaki witają i zachowują się w stosunku do wolontariuszy EVS każdego dnia jest ważnym elementem fazy. Zespół pracowników powinien znać EVSification

71

imiona wolontariuszy, wiedzieć, że pracują w organizacji oraz doceniać ich działania. Dla niektórych wolontariuszy EVS ważniejsze i bardziej motywujące jest docenienie okazywane w sposób formalny.

Wymaga bardziej tradycyjnych i zaplanowanych metod. Trwałą pamiątka wyrażającą docenienie, może być zaoferowanie wolontariuszom EVS świadectwa uznania, plakietek lub innych znaczników.

Formalny sposób na okazanie docenienia za wkład wolontariuszy w pracę organizacji może też dotyczyć uznania w aspekcie ogólnospołecznym – przy wykorzystaniu gazet, radia czy telewizji.

Poniżej znajdziesz kilka wskazówek formalnego oraz nieformalnego uznania zasług wolontariuszy.

Kontekst kulturowy jest niezwykle istotny w tym procesie. Wolontariusze mają bowiem bardzo różne zaplecze kulturowe. To, co jest ogólnie spotykane i typowe w twojej kulturze, dla nich może być niecodzienne. Na przykład, dotkniecie lub pocałowanie kogoś na powitanie może być powszechne w jednym kręgu kulturowym, ale irytujące dla ludzi, którzy do tego nie przywykli.

PORADY I WSKAZÓWKI • Miej wyczucie czasu i bądź spontaniczny. Im dłużej zwlekasz, trudniej będzie wyrazić uznanie i komplement będzie mniej efektywny. Lepiej powiedzieć to od razu, niż czekać na oficjalne wydarzenie.

• Bądź szczery. Jeśli naprawdę czegoś nie czujesz – nie mów, że jest inaczej. Będziesz brzmieć sztucznie, a sposób w jaki będziesz komunikować (twoja komunikacja pozawerbalna), z pewnością „wyda cię”.

• Bądź konkretny. Zwracaj uwagę na detale. Zawsze szczegółowo określ, co ważnego było w działaniu wolontariusza oraz dlaczego to było ważne. Chwal „małe”, i „duże” rzeczy.

• Wzmocnij uznanie pozawerbalnie. Serdeczne poklepanie po plecach, mrugnięcie, uśmiech, skinienie głowy wyrażające aprobatę, entuzjazm w twoich oczach wzmocnią znaczenie twoich słów wielokrotnie. Efekt docenienia może być wzmocniony (lub osłabiony) przez to, w jaki sposób jest przekazany.

• Doceniaj często. Docenienie wolontariuszy powinno odbywać się przez cały rok, często i w sytuacjach nieformalnych. Zacznij od częstego mówienia „dziękuję”!

• Wyrażaj uznanie dla osoby, nie dla pracy. Wyraź uznanie podkreślając wkład osoby w pracę, a nie jej ostateczny wynik. „Wykonałeś świetną robotę!”, zamiast „Świetna robota!”

• Bądź konsekwentny. Upewnij się, że bez względu na to, jakie standardy doceniania ustalisz, będą one konsekwentnie praktykowane przez organizację w nadchodzących latach. Doroczne organizowanie oficjalnej kolacji jako formy docenienia wolontariuszy kreuje oczekiwania wśród przyszłych goszczonych wolontariuszy.

• Dostosuj docenienie. Poznanie wolontariuszy i ich zainteresowań pomoże Ci dowiedzieć się jak najlepiej wyrazić docenienie dla każdego i sprawić by poczuł się wyjątkowy (Volunteer Appreciation Guide, Lip,2005).

EVSification

72

CERTYFIKAT YOUTHPASS JAKO FORMA UZNANIA Youthpass jest częścią strategii Komisji Europejskiej na rzecz rozpoznawania edukacji pozaformalnej. Jest elementem projektów finansowanych przez program Erasmus+. Jako narzędzie do dokumentowania i rozpoznawania efektów uczenia się, certyfikat ten wciela strategię w praktykę, ale także praktykę w strategię: Osoby uczestniczące w projektach, tworząc przy wsparciu certyfikat Youthpass mają szansę na opisanie działań zrealizowanych w projektach i tego jakie kompetencje dzięki nim zdobyły. W ten sposób Youthpass wspiera autorefleksję dotyczącą indywidualnej edukacji pozaformalnej i jej efektów, Jako narzędzie uprawomocniające edukację pozaformalną w dziedzinie młodzieży, Youthpass przyczynia się do wzmocnienia społecznego uznania pracy z młodzieżą na terenie Europy. Jako wartość dodaną projektu Youthpass wspiera aktywne europejskie obywatelstwo młodzieży i osób pracujących z młodzieżą.

Youthpass wspiera jednocześnie zatrudnienie młodzieży oraz osób pracujących z młodzieżą poprzez dokumentowanie nabycia kompetencji kluczowych.Wszystkie osoby uczestniczące w projektach są uprawnione do otrzymania tego certyfikatu, a tym samym uznania efektów edukacji pozaformalnej.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o Youthpassie, jego znaczeniu i tym jak zostać wolontariuszem, wejdź na stronę: https://www.youthpass.eu/en/youthpass/ Wybrane pomysły i sugestie dotyczące doceniania wolontariuszy EVS (Mc Curley, Lynch, 2005): Codzienne formy doceniania: •

Mówienie „Dziękuję”.

•

Mówienie wolontariuszom „Wykonałeś świetną pracę”.

•

Zaproszenie wolontariusza, by dołączył do ciebie w czasie przerwy na kawę.

•

Pytanie o opinię.

•

Przywitanie się z wolontariuszami, kiedy rozpoczynają rano pracę.

•

Okazywanie zainteresowania ich pasjom.

•

Uśmiechanie się.

•

Chwalenie przełożonemu (w ich obecności).

•

Zostawianie małych karteczek z informacją „dziękuję”.

•

Spotykanie się z wolontariuszem po pracy.

•

Odnoszenie się i podkreślanie pozytywnych cech charakteru wolontariusza.

•

Mówienie wolontariuszowi, co się wydarzyło od czasu jego ostatniej wizyty.

EVSification

73

Okresowe formy wyrażania uznania: •

Zabieranie wolontariuszy na lunch.

•

Zapewnienie posiłku na spotkaniach wolontariuszy.

•

Pozwolenie wolontariuszom na podpisanie ich imieniem produktu/rezultatu, który stworzyli.

•

Napisanie listu polecającego, referencji.

•

Umieszczenie wolontariuszy w ważnych zespołach zadaniowych lub komisjach.

•

Forma graficzna pokazywanie postępu w osiąganiu celów.

•

Wspominanie o osobach najbardziej udzielających się z wyszczególnieniem ich imion w

raporcie przedstawianym kierownictwu.

•

Zapraszanie wolontariuszy do zaprezentowania osiągniętych wyników.

•

Wyrażanie zgody na uczestnictwo wolontariuszy w seminariach, zebraniach czy innych

profesjonalnych spotkaniach.

•

Pisanie artykułów na temat ich pracy do biuletynów i gazet.

•

Dekorowanie miejsca pracy wolontariusza w dzień jego urodzin.

•

Świętowanie dużych osiągnięć wolontariusza.

•

Proponowanie, aby wolontariusz reprezentował organizację na ważnych spotkaniach.

Formy wyrażania uznania w dużej skali: •

Tworzenie okolicznościowych czapek koszulek, toreb.

•

Zachęcanie wolontariuszy do napisania artykułu na temat zrealizowanego zadania.

•

Podarowanie tabliczki lub certyfikatu za najlepsze wyniki.

•

Zakup dobrego sprzętu dla wolontariusza.

•

Umieszczenie zdjęcia wolontariusza w gazecie, jako pochwała za jego wybitne osiągnięcia.

•

Powierzenie wolontariuszowi dodatkowych obowiązków i nowego tytułu.

•

Wynajęcie rubryki w gazecie, aby podziękować wolontariuszom.

•

Pudełko sugestii i rad.

•

Zabawne zapiski podczas stresującego okresu.

•

Wycieczki terenowe.

•

Sieciowanie.

Więcej porad dotyczących uznania wolontariuszy stworzonych przez Volunteering Australia, znajdziesz tutaj: http://volunteeringaustralia.org/wp-content/uploads/VA-Managers-101-Ways-toRecognise-Your-Volunteers.pdf Alzbeta Brozmanová Gregorová EVSification

74

EVSification

75

3.9. MONITORING Monitoring, jako jeden z etapów cyklu współpracy z wolontariuszami definiowany jest jako ciągła ocena ich aktywności w celu zapewniania zgodności ich postępowania z założeniami merytorycznymi i harmonogramem zadań. Prościej rzecz ujmując, monitoring oznacza obserwację i rejestrowanie pracy wolontariuszy oraz procesu rozwoju projektu za pomocą konkretnych narzędzi w celu potwierdzenia, czy przebiega on zgodnie z przyjętym planem. Monitoring pomaga zidentyfikować problem zanim będzie za późno, ale oznacza także dbanie o szczegóły oraz świadomość celów projektu.

CZYM MONITORING RÓŻNI SIĘ OD EWALUACJI? Monitoring związany jest bardzo ściśle z ewaluacją. Dlatego – w celu lepszego zrozumienia tego pojęcia, spróbujemy przedstawić różnice pomiędzy tymi dwoma narzędziami wykorzystywanymi w zarządzaniu.

Przede wszystkim, monitoring i ewaluacja stawiają odmienne pytania i tym samym wymagają innej metodologii działań, aby uzyskać na nie odpowiedzi. W przypadku monitoringu pytanie brzmi: W jaki sposób realizowane były działania wolontariuszy? W przypadku ewaluacji natomiast: jaka była skuteczność realizacji działań wolontariuszy? Gdy ma etapie monitoringu pytamy: Do ilu odbiorców dotarły działania wolontariuszy w ramach EVS?, podczas ewaluacji chcemy się dowiedzieć: Czy zakres prac dotarł do wystarczającej liczby odbiorców? Czy działania dotarły do odpowiednich osób? Oba pojęcia: monitoringu i ewaluacji są od siebie zależne i współzależne, możemy pokusić się nawet o stwierdzenie, że monitoring to „surowe dane” - informacje, które ewaluacja zamienia w kompletną analizę już przeprowadzonych działań, w celu przygotowania planu na przyszłość.

Wskaźnik Częstotliwość Główne zadanie Cel Akcent na…

Monitoring Regularny, bieżący Pozostanie w zgodzie z planem Podnieść wydajność/ dostosować plan działań Wkład, produkt finalny, plany pracy

Ewaluacja Epizodyczna, wyrywkowa Ocena Podnieść efektywność, wpływ, planowanie przyszłości Efektywność działań, wpływ, związek z celem głównym

Źródło: Guide for Monitoring and Evaluation, UNICEF, 1990

EVSification

76

JAK TO DZIAŁA W PROJEKTACH EVS? Program Erasmus+ definiuje Wolontariat Europejski, jako szansę dla młodych ludzi na zdobycie doświadczenia i rozwój kompetencji, poprzez edukację pozaformalną i nieformalną. Taka definicja czyni proces monitoringu EVS procesem bardziej złożonym. Monitoring musi obejmować dwa procesy, które mogą być ze sobą zbieżne lub przebiegać osobno. Proces pierwszy koncentruje się na wolontariuszu i jego rozwoju osobistym, będącym rezultatem wypełniania zadań w ramach wolontariatu, uczestniczenia w działaniach zewnętrznych, takich jak: szkolenia, wydarzenia kulturalne i inne. Proces drugi koncentruje się na organizacji i społeczności lokalnej. W tym przypadku monitorujemy, czy nasz projekt (realizowany głównie przez inicjatywy wolontariuszy) przebiega zgodnie z planem i czy ma wpływ na życie danej społeczności. W dalszej części rozdziału zajmiemy się szerzej tymi zagadnieniami.

A. MONITORING PRACY WOLONTARIUSZY EVS Praca wolontariuszy monitorowana jest poprzez stworzenie planu. Już w momencie składania wniosku o dofinansowanie definiujemy cele projektu oraz konkretne zadania przeznaczone dla wolontariuszy, które prowadzą do ich osiągnięcia. Wolontariusze są także poinformowani o celach głównych projektu, które są opisane w umowie o realizacji działań - Activity Agreement. W celu sprawdzenia, czy to, co zaplanowaliśmy zostało osiągnięte, (czyli: czy wolontariusze wypełniają przydzielone zadania, czy należy wprowadzić jakieś zmiany w podjętych działaniach), należy stworzyć system pozwalający na regularne sprawdzanie poziomu realizacji celów w projekcie.

Podczas gdy monitoring projektu EVS, w który zaangażowany jest jeden wolontariusz wydaje się zadaniem stosunkowo prostym, większe projekty obejmujące pracę wielu wolontariuszy i organizacji goszczących wymagają bardziej szczegółowego planowania. W takim przypadku rekomendujemy przygotowanie dobrego systemu monitoringu prac. Sugerujemy zaplanowanie tego typu działań już podczas początkowego stadium projektu, zamiast wdrażania tego typu działań tylko w sytuacjach kryzysowych, np. w przypadku, gdy wolontariusz przestaje pojawiać się w biurze. Plan monitoringu prac powinien precyzować: kto ma zbierać dane informacje, w jakiej formie, kiedy i gdzie będą one wykorzystywane.

Efektywny monitoring postępów w projektach EVS rozpoczyna się od zdefiniowania wskaźników.

Wskaźnik to miara, która powinna odpowiadać na następujące pytania: [1] Na podstawie czego uznamy, że zakończyliśmy dane działanie? [2] Co pozwala uznać, że [a] projekt EVS zakończył się sukcesem? [b] wolontariusze są zadowoleni? [c] wywarliśmy pozytywny wpływ na lokalną społeczność?

Wskaźnik powinien móc powiedzieć nam: EVSification

77

• Czy wolontariusz robi to, co zostało zaplanowane, • W jaki sposób wnosi wkład w osiągnięcie celów projektu, • Do jakiego stopnia zaspokojone są jego potrzeby uczenia się?

Wskaźniki zawsze powinny być mierzalne, tzn. możliwe do oznaczenia poprzez procent lub cyfrę.

Przykładowe wskaźniki to [1] liczba produktów wytworzonych przez wolontariuszy podczas ich pracy, [2] liczba beneficjentów korzystających z pracy wolontariuszy, [3] liczba godzin szkolenia przeprowadzonego przez organizację dla wolontariusza.

Ważne jest, aby wybrać jeden bądź określoną liczbę wskaźników kluczowych, które są dostępne i w pełni pokażą osiągnięty cel.

KTO I KIEDY POWINIEN BYĆ ZAANGAŻOWANY W PROJEKT? Przy projektach Wolontariatu Europejskiego monitoring pracy to obowiązek podzielony głównie pomiędzy koordynatora i superwizora. Koordynator projektu monitoruje działania wolontariusza i dokonuje odpowiedniej ich ewaluacji we współpracy z całą organizacją oraz samym wolontariuszem.

JAK? Zdecyduj, w jaki sposób chcesz zbierać systematycznie informacje i w jaki sposób będą one raportowane. Można stosować wiele metod: obserwacje, wywiady, raporty, wizytacje. W celu cyklicznego monitorowania poszczególnych aspektów pracy można wykorzystywać metody formalne i nieformalne, jakościowe i ilościowe. Poniżej prezentujemy wybrane metody monitoringu pracy i osobistego rozwoju wolontariuszy w ramach Wolontariatu Europejskiego.

Godziny pracy. Możesz je monitorować poprzez stworzenie kart czasu pracy dostarczanych w formie pisemnej lub poprzez e-mail. Mogą wypełniać je sami wolontariusze – w ten sposób okazujesz im pełnię zaufania – lub też może być to wspólne zadanie wolontariusza i koordynatora pracy/ superwizora. W Internecie można znaleźć wiele aplikacji do zarządzania czasem, takich jak np.

Toggl - polecamy ich zastosowanie.

Monitoring poprzez wizyty w miejscu pracy. Wizyty mogą dostarczyć danych zarówno jakościowych jak i ilościowych, których nie uzyska się ani z raportów pisemnych, ani z rozmów z wolontariuszami. Wizyty stosowane są w celu monitorowania procesu rozwoju wolontariusza, osiąganych wyników, zaangażowania, oraz w celu lepszego zrozumienia całości kontekstu działania. Powinny być oparte na: działaniach wolontariusza, kwestiach zidentyfikowanych podczas poprzednich wizyt, które wymagały powtórzenia, obserwacji niezaplanowanych zdarzeń i procesów, a także elementów, które należy sprawdzić ponownie podczas kolejnej wizyty. Są również okazją do przedyskutowania z beneficjentami działań prowadzonych przez wolontariusza. Na przykład, jeżeli EVSification

78

wolontariusz prowadzi cykl warsztatów w szkole, ten rodzaj monitoringu oznacza uczestniczenie w jednym z warsztatów w celu obserwacji zaangażowania wolontariusza, jego przygotowania, efektów spotkania oraz rozmowę z uczniami, po to, aby poznać również ich opinię nt. zajęć, w których właśnie uczestniczyli.

Monitoring poprzez raporty postępu prac. W zależności od struktury i potencjału organizacji można rozważyć również formę raportów pisemnych. Na przykład, organizacja odpowiedzialna za koordynację kilku organizacji goszczących wolontariuszy EVS, może wprowadzić obowiązek cotygodniowych lub dwumiesięcznych raportów od osoby odpowiedzialnej za pracę wolontariuszy w danej organizacji. Istnieje bardzo wiele różnych form raportowania, ich główne elementy są zbieżne i zawierają: 1.

Listę konkretnych zadań i celów działań dla wolontariuszy;

2.

Listę i ilość zrealizowanych zadań (twoje wskaźniki);

3.

Wyjaśnienie, dlaczego niektóre działania nie zostały zrealizowane lub wypełnione jak

planowano (jeśli dotyczy); 4.

Wskazanie dodatkowych zasobów, jeśli jest taka potrzeba (np. jeśli wolontariusz potrzebuje

więcej godzin szkoleniowych lub gdy należy zwiększyć kwotę przeznaczoną na zakup materiałów na warsztaty); 5.

Kwestie, które należy sprawdzić ponownie przy kolejnym monitoringu.

WYKORZYSTANIE INFORMACJI Z MONITORINGU DO EWALUACJI I SFORMUŁOWANIA INFORMACJI ZWROTNEJ Zebrane informacje mogą być brane pod uwagę na każdym szczeblu zarządzania projektem: przez koordynatora, wolontariusza, mentora, czy superwizora. Informacja zwrotna powinna być dostarczana także wolontariuszowi, a nie wykorzystywana tylko do celów zewnętrznych (jak np. raport okresowy czy końcowy dla grantodawcy). Ewentualne decyzje dotyczące modyfikacji planu pracy powinny być dokonywane razem z wolontariuszem podczas sesji ewaluacyjnych.

B. MONITOROWANIE PROCESU UCZENIA SIĘ WOLONTARIUSZY EVS Jak już wspomniałyśmy, we wszystkich projektach EVS obecny jest niezbędny aspekt mierzenia i monitoringu postępów osiąganych przez wolontariusza. Oprócz roli, jaką pełni organizacja goszcząca oraz wolontariusz, Komisja Europejska wprowadziła narzędzia, tj. learning agreement oraz Youthpass, które są pomocne w planowaniu, a później w monitorowaniu i ewaluacji planu nauki.

EVSification

79

Narzędziem pozwalającym na zdefiniowanie celów rozwoju osobistego, wykorzystywanym już na etapie planowania jest learning agreement. W niektórych przypadkach przyjmuje ona szerszą formę: jest częścią oficjalnej Umowy Wolontariatu Europejskiego, w innych przypadkach podpisywany jest niezależnie. Umowa ta opisuje przewidywany proces uczenia się i cele rozwoju wolontariusza lub wolontariuszy. Zwykle koncentruje się (w różny sposób) na ośmiu kompetencjach kluczowych wskazanych przez Komisję Europejską. Te same kompetencje są elementami certyfikatu Youthpass, narzędzia monitoringu i ewaluacji służącego wolontariuszom do opisania tego, co osiągnęli i czego się nauczyli. Wspomniane kompetencje są następujące: 1.

Komunikacja w języku ojczystym

2.

Komunikacja w językach obcych

3.

Kompetencje matematyczne i podstawowe kompetencje naukowo – techniczne

4.

Kompetencje informatyczne

5.

Umiejętność uczenia się

6.

Kompetencje społeczne i obywatelskie

7.

Inicjatywność i przedsiębiorczość

8.

Świadomość i ekspresja kulturalna

Zgodnie z założeniami certyfikatu Youthpass - mentor i koordynator odgrywają wspólnie bardzo ważną rolę w omawianiu postępów, monitoringu oraz wspieraniu rozwoju wolontariusza. Sami wolontariusze także mogą monitorować proces własnego rozwoju. Ważnym narzędziem służącym temu celowi jest pisanie pamiętnika, w którym wolontariusze mogą opisywać swoje osiągnięcia i śledzić postępy.

W zależności od rodzaju projektu, który realizujemy, jedne kompetencje mogą być ważniejsze z punktu widzenia naszego działania niż inne. Poniżej przedstawiamy przykład.

STUDIUM PRZYPADKU Cel: rozwój kompetencji językowych w języku ojczystym Działanie: wolontariusze uczą społeczność lokalną swojego języka ojczystego Wskaźniki: liczba godzin zajęć prowadzonych przez wolontariusza w jego języku ojczystym, liczba uczestników warsztatów, liczba stworzonych materiałów edukacyjnych, średnia frekwencja podczas warsztatów.

Metody: lista obecności, raporty postępów prac, wizytacje podczas warsztatów, rozmowy ze studentami oraz obserwacja Osoby zaangażowane: koordynator zbiera dane, ze wsparciem mentora (rozmowy nieformalne, sesje z mentorem, wizyty), superwizora (lista obecności i wizyty) i na tej podstawie w danym okresie tworzy raport postępów.

EVSification

80

Wykorzystanie danych: na podstawie zebranych danych można podjąć różne działania: frekwencja podczas zajęć mogła wzrosnąć, spaść lub pozostać na niezmienionym poziomie; wolontariusz może zmienić formę zajęć na zajęcia oparte na edukacji pozaformalnej; zajęcia mogą być adresowane do innej grupy odbiorców., itp.

PORADY I WSKAZÓWKI • Zamiast skupiać się na zbieraniu dużej ilości danych, wybierz kilka wskaźników, które koncentrują się na procesie i jego rezultatach.

• Wybierz wskaźniki, które są łatwo dostępne i wiarygodne.

• Podczas definiowania wskaźników upewnij się, że dobrze je rozumiesz i interpretujesz.

• Postaraj się być jak najbardziej precyzyjny! Jeśli wybierasz, jako wskaźnik „liczbę warsztatów”, zdefiniuj co rozumiesz poprzez słowo „warsztat”.

• Aby zbadać poziom satysfakcji wolontariusza skorzystaj z „programu” nazywanego „poranną odprawą przy kawie”. Na początku dnia zapytaj wolontariuszy, jak się czują.

• Jeśli chcesz, aby proces monitoring był wysokiej jakości, niezbędne jest podejście holistyczne.

Zamiast obserwować osobno każde działanie wolontariusza, niezbędnym jest porozmawianie z możliwie największą liczbą osób zaangażowanych - począwszy od pozostałych wolontariuszy, poprzez nauczycieli języka, kończąc na pozostałych osobach współpracujących z organizacją.

• Używaj monitoringu, jako narzędzia pobudzającego motywację wolontariusza! Umieszczaj informacje o osiągnięciach na tablicach ogłoszeń lub w kuchni. Np.: „20 warsztatów w jeden miesiąc!”

• W dużych projektach, angażujących grupy wolontariuszy wykorzystuj takie narzędzia jak: Doodle, Google Drive itp.

Dana Solonean Alicja Zachert

EVSification

81

3.10. EWALUACJA PRACY WOLONTARIUSZY ORAZ REALIZOWANYCH PROJEKTÓW EVS Ewaluacja – słowo, które słyszeliśmy wiele razy w wielu różnych kontekstach i znaczeniach. Co ono właściwie oznacza? Jaką funkcję pełni dla każdej z zaangażowanych w wolontariat stron? I w końcu, jaką rolę odgrywa <ewaluacja> w Wolontariacie Europejskim, który, jak wiemy, różni się od innych form wolontariatu? W tym rozdziale postaramy się udzielić odpowiedzi na postawione wyżej pytania.

Koordynatorzy Wolontariatu Europejskiego dbają, o jakość pracy, efektywność oraz rozwój osobisty swoich wolontariuszy. Są odpowiedzialni za wspieranie i pomaganie w realizowaniu codziennych zadań wolontariuszy oraz w osiąganiu długoterminowych celów (zarówno tych postawionych sobie przez samych wolontariuszy, jak i celów wynikających z założeń projektu). Jeżeli, jako koordynatorzy, chcecie mieć pewność, że proces uczenia się wolontariuszy oraz realizacja zadań przebiegają właściwie, to właśnie prowadzenie ewaluacji jest sposobem na sprawdzenie i dopilnowanie tego. Sam proces ewaluacji czasami nie jest uważany za coś ekscytującego i koordynatorzy woleliby go uniknąć. Czasami może się nawet wydawać, że jest to trudne zadanie, które nie przynosi żadnych wymiernych korzyści. Co więcej, ewaluację często postrzega się w kategoriach narzędzia rozwiązywania problemów, kiedy takie wystąpią we współpracy wolontariusz – organizacja.

Mamy nieco odmienne podejście do tego zagadnienia, którym chcemy się z wami podzielić. Otóż, ewaluacja rozumiana jest przez nas, jako sposób na inspirowanie i wzbogacanie organizacji, a także na wspieranie i ulepszanie działań wolontariuszy i koordynatorów. Ewaluacja nie jest narzędziem używanym w kryzysowej sytuacji, lecz procesem, w którym systematycznie ocenia się projekt i szuka możliwości rozwoju.

EWALUACJA – CO TO TAKIEGO? Ewaluacja jest ważnym narzędziem, umożliwiającym otrzymanie informacji zwrotnej oraz usprawnienie sposobu organizacji projektu EVS. W naszym rozumieniu ewaluacja jest okazją, aby podzielić się z wolontariuszem informacją zwrotną oraz naszymi sugestiami. Ewaluacja powinna przebiegać w atmosferze wspierającego dialogu i współpracy między wolontariuszem a organizacją, co oznacza, że należy pozwolić wolontariuszowi na indywidualną ewaluację całego projektu, podejmowanych działań, relacji oraz procesu uczenia się.

Kiedy prowadzisz ewaluację działań wolontariusza, po prostu: • Opracowujesz pytania • Zbierasz dane • Analizujesz dane • Modyfikujesz plany, program i dalsze działania (jeśli to konieczne!)

EVSification

82

Jakie korzyści dla organizacji, koordynatora i wolontariusza płyną z ewaluacji?

Pozytywne efekty, jakie przynosi ewaluacja podzieliłyśmy na dwie kategorie: korzyści dla wolontariusza oraz korzyści dla koordynatorów (i organizacji). Oczywiście, obie kategorie są ze sobą ściśle związane.

Korzyści z ewaluacji, z perspektywy wolontariusza: •

Szansa na rozwój lub skorygowanie podejmowanego działania dzięki otrzymaniu

konstruktywnej informacji zwrotnej. Każda praca, a więc także praca wolontariacka, powinna być doceniona. Brak oceny może być frustrujący i interpretowany przez wolontariusza, jako lekceważenie oraz ignorowanie wkładu i jakości pracy. W dłuższej perspektywie może to skutkować gorszymi wynikami, spadkiem zaangażowania, a nawet rezygnacją z wolontariatu; •

Pozwala Wolontariuszom Europejskim poznać swój potencjał i otrzymać zadania, które

są zgodne z ich potrzebami i umiejętnościami. Przeprowadzanie regularnej ewaluacji daje wolontariuszom możliwość zastanowienia się nad swoimi mocnymi i słabymi stronami oraz dokonanymi osiągnięciami; •

Może być okazją i przestrzenią do tego, aby wolontariusze podzielili się swoimi wątpliwościami,

sugestiami lub osiągnięciami w pracy wolontariackiej, w swoim środowisku czy w relacjach z innymi.

Nie wszyscy wolontariusze potrafią mówić wprost o tym, co im przeszkadza, niektórzy potrzebują bardziej „formalnego” systemu, aby podzielić się swoimi przemyśleniami; •

Pozwala na większe zaangażowanie w działalność organizacji poprzez doświadczanie i

rozumienie tego, jako organizacja w rzeczywistości działa i jak mogą ją wspierać w realizacji celów oraz wartości; •

Możliwość wpływania na zmiany i modyfikowania działań w przyszłych projektach lub

inicjatywach, co odgrywa rolę motywacyjną; •

Zapewnienie, że opinia wolontariuszy jest dla organizacji ważna i brana pod uwagę.

Korzyści płynące z ewaluacji, z perspektywy koordynatorów oraz organizacji: •

Systematyczne gromadzenie informacji na temat działania wolontariuszy (wyznaczonych

zadań, osiągnięć i rozwoju wolontariusza oraz realizacji projektu); •

Ocena poziomu zaawansowania realizacji celów projektu i celów związanych z rozwojem

wolontariuszy oraz tego, co należy poprawić; •

monitorowanie tego, czy obrano właściwą ścieżkę i podjęto odpowiednie działania

zmierzające do zrealizowania celów projektu. Dzięki zebranym i przeanalizowanym danym, masz możliwość oceny, czy podjęte przez wolontariusza działania były słuszne i efektywne. Jeśli coś się nie sprawdza – warto zmienić sposób działania; •

Pomoc w ocenie funkcjonowania struktury organizacji – czy podział obowiązków jest jasny?

czy sposób, w jaki organizacja pracuje jest skuteczny?

EVSification

83

•

Regularna ewaluacja, przeprowadzana na różnych etapach współpracy organizacji z

wolontariuszem, pozwala na całościowe ujęcie i ocenienie tej współpracy, co w rezultacie daje możliwość nadzoru nad całym projektem; •

Wreszcie, ewaluacja pokazuje przydatność podejmowanych działań, daje podstawę do

podejmowania dalszych kroków, a także ma wpływ na przyszłe przedsięwzięcia.

EWALUACJA W PROJEKCIE WOLONTARIATU EUROPEJSKIEGO Długoterminowe projekty, takie jak Wolontariat Europejski, dają możliwość wielopłaszczyznowego rozwoju indywidualnego. Nauka języka, zdobycie doświadczenia zawodowego, usamodzielnienie się, poznanie innych kultur, życia społecznego oraz sposobu funkcjonowania organizacji. W tym kontekście spotkania ewaluacyjne mogą posłużyć do uporządkowania i rozdzielenia różnych aspektów projektu oraz mogą być wykorzystane, jako narzędzie zapobiegania potencjalnym konfliktom. Spotkania ewaluacyjne wspierają także refleksję nad tym jak wolontariusze mogą wpłynąć na zmiany oraz jak organizacja może zmodyfikować projekt tak, aby osiągali lepsze efekty.

Poniżej opisane są dwa najważniejsze aspekty ewaluacji w Wolontariacie Europejskim: ewaluacja pracy oraz rozwoju osobistego.

1. EWALUACJA PRACY W PROJEKCIE WOLONTARIATU EUROPEJSKIEGO Ocena pracy odnosi się do efektywności działań wolontariuszy i poziomu wywiązania się z wyznaczonych im zadań. Jej celem jest odpowiedź na następujące pytania: •

Jak wolontariusze czują się na danym stanowisku i jak odnoszą się do wyznaczonych zadań?

•

Jak wypełniają te zadania?

•

Czy potrzebują więcej wsparcia czy niezależności?

•

Czy należy coś poprawić? Pamiętaj, żeby rozmawiając o słabszych stronach pracy

wolontariusza przesadnie nie skupiać się nad tym, co wymaga poprawy, ale wspólnie zastanowićsię jak to zrobić. Zawsze podkreślaj pozytywy i dawaj konstruktywną informację zwrotną.

•

Czy praca wolontariusza satysfakcjonuje go i czy się w niej spełnia?

2. EWALUACJA ROZWOJU OSOBISTEGO W PROJEKCIE WOLONTARIATU EUROPEJSKIEGO Wolontariat Europejski jest programem, w który dużą wagę skupia się na rozwoju osobistym wolontariuszy. Taki rozwój wymaga przygotowania planu, sporządzonego przez samych wolontariuszy, przy wsparciu koordynatorów. Na początku projektu, wolontariusze powinni określić, co chcą osiągnąć (oczywiście może się to zmienić w trakcie trwania wolontariatu). Koordynator w tym przypadku jest przewodnikiem, ocenia i modyfikuje ten proces, jeśli zajdzie taka potrzeba.

EVSification

84

Plan ewaluacji rozwoju osobistego powinien uwzględnić następujące zagadnienia: •

Czy wolontariusze poprzez wolontariat osiągają to, co sobie założyli?

•

Czy realizowane działania i zadania pomagają im w osiągnięciu tych celów? Jeśli nie, jak

zmienić postawione przed nimi zadania, by wesprzeć ten proces?

•

Czy wolontariusze rozwijają dodatkowe kompetencje, które nie były brane pod uwagę na

początku projektu?

•

Jak przebiega proces? Czy są jakieś trudności lub opóźnienia?

•

Czy należy podjąć działania wspierające rozwój wolontariuszy?

Aby w praktyce przybliżyć opisany proces, podzielimy się przykładem z naszej organizacji, w której wspólnie z wolontariuszami, oraz wszystkimi osobami zaangażowanymi w projekty EVS, przeprowadzamy taką wielopłaszczyznową ewaluację.

•

Podczas pierwszego miesiąca projektu spotkania ewaluacyjne odbywają się co tydzień.

Podstawowymi tematami, które poruszamy w rozmowie są: warunki zamieszkania, poznawanie kultury i miasta, dostosowanie się do nowych warunków oraz potrzeby i oczekiwania wolontariuszy.

Są to spotkania grupowe, ale jeśli zachodzi taka potrzeba, odbywają się również indywidualne. W celu ewaluacji i włączenia osób zaangażowanych w projekt (np. mentorów), stosujemy metody i narzędzia pozaformalne.

•

Co miesiąc odbywa się spotkanie ewaluacyjne, odnoszące się do pracy wolontariuszy,

które prowadzone jest przez koordynatorów pracy/superwizorów. Zazwyczaj są to indywidualne spotkania, w trakcie, których rozmawia się o aspektach związanych z realizowanymi zadaniami – wdrożonych działaniach, relacjach w miejscu pracy, delegowanych zadaniach, superwizji, relacjach z osobami i grupami, z którymi wolontariusze pracują, a także o planach na dalsze działania.

Spotkania te przybierają różne formy. Niektórzy koordynatorzy używają pisemnych kwestionariuszy, inni preferują metody pozaformalne, takie jak kolaż, wizualizacje, narzędzia coachingowe, pisanie pamiętnika, rzeźbienie w glinie itd.

•

Dodatkowo, co miesiąc odbywa się ewaluacja grupowa dotycząca rozwoju osobistego

wolontariuszy europejskich i tego, jak przebiega ich proces uczenia się. Na takiej sesji wszyscy wolontariusze podsumowują poprzedni miesiąc. Daje to możliwość oceny postępu, jaki zrobili i tego, w jakim stopniu początkowe założenia uległy zmianie. Takie spotkanie jest istotną częścią ewaluacji, dlatego zazwyczaj trwa cały dzień. Prowadzą je koordynatorzy projektu. Wolontariusze biorą udział w ćwiczeniach indywidualnych oraz grupowych, których celem jest refleksja oraz planowanie.

Głównymi tematami, które podlegają ewaluacji są: rozwój osobisty, doświadczenie zawodowe, nauka języka oraz edukacja międzykulturowa i Youthpass. Spotkania te dają wolontariuszom możliwość na opowiedzenie o swoich uczuciach i doświadczeniach pozostałym uczestnikom projektu, także po to, aby zapobiec potencjalnym konfliktom lub rozwiązać istniejące.

•

Jako kontynuacja i uzupełnienie dwóch opisanych spotkań ewaluacyjnych, odbywa się EVSification

85

także spotkanie ewaluacyjne, w którym bierze udział zespół projektowy – koordynatorzy pracy wolontariuszy/superwizorzy, koordynatorzy projektu i mentorzy. Podczas spotkania wymieniają się informacjami zdobytymi w czasie ewaluacji wolontariuszy i oceniają własną pracę. Są to spotkania indywidualne lub grupowe, bezpośrednie lub za pomocą Internetu. Mentorzy spotykają się osobiście z koordynatorami Wolontariatu Europejskiego, a koordynatorzy pracy wolontariuszy/superwizorzy wypełniają ankietę internetową.

• Wolontariusze regularnie spotykają się ze swoimi mentorami. Ponieważ pozostają ze sobą w kontakcie, często spotkania te mają charakter nieformalny i spontaniczny.

•

Na koniec projektu EVS organizujemy ewaluację końcową. Na przestrzeni lat rozwinęliśmy

„tradycję”, w ramach, której takie spotkanie odbywa się poza miastem, na łonie natury. Ma to zainspirować wolontariuszy do refleksji nad całym projektem.

Mają oni za zadanie ocenić

i podsumować cały proces wolontariatu oraz to, czego się nauczyli. Jedna z sesji skupia się na uzupełnieniu certyfikatu Youthpass oraz tego, jak go wykorzystać na rynku pracy. Ten rodzaj ewaluacji ma pomóc wolontariuszom wyznaczyć cele, które będą realizować w swoim życiu, już po zakończeniu Wolontariatu Europejskiego. Spotkanie to służy także koordynatorom i mentorom do całościowej oceny projektu oraz refleksji nad wprowadzeniem zmian i ulepszeń w następnym projekcie EVS. Taka ewaluacja ma charakter zarówno ilościowy i jakościowy.

•

Ostatni etap procesu ewaluacji odbywa się już po powrocie wolontariusza do swojego kraju.

Ta część przeprowadzana jest przez organizację wysyłającą. Polega na wypełnieniu ilościowej i jakościowej ankiety, która wchodzi w skład ostatecznego raportu i jest stworzona przez organizację koordynującą projekt.

EVSification

86

PORADY I WSKAZÓWKI •

Należy przede wszystkim pamiętać o celach i głównych zadaniach: co jest celem projektu –

co dzięki niemu zostanie osiągnięte?; w jakich aspektach twoi wolontariusze chcą się rozwinąć?; w jaki sposób będzie doceniana i oceniana ich praca?

•

Nie zapominaj, że ewaluacja jest tylko częścią cyklu współpracy z wolontariuszem i aby

osiągnąć pożądane efekty, należy skupić się na całym procesie, •

Ewaluacja to dialog i spotkanie dwóch stron. Jej celem jest nie tylko ocena pracy wolontariusza.

Stwarza ona wolontariuszowi możliwość rozmowy o swoich działaniach, celach i potrzebach, podzielenie się sugestiami. Koordynator powinien zarówno mówić, jak i słuchać – czas przeznaczony na mówienie i słuchanie podczas spotkania ewaluacyjnego powinien być zbliżony; •

Słuchaj w skupieniu, aktywnie. Zadawaj pytania, jeśli coś przykuje twoją uwagę;

•

Staraj się zadawać możliwie jak najwięcej pytań otwartych (zamiast: „Czy w ostatnim miesiącu

osiągnąłeś coś, z czego jesteś dumny?”, zapytaj: „Co osiągnąłeś w ostatnim miesiącu?”); •

Sesja ewaluacyjna powinna dotyczyć działalności wolontariusza w organizacji. Nie zbaczaj

z tematu, dyskutując o sprawach, które choć ważne, mogą być nie w temacie. Staraj się kierować zasadą OPZ: O - oceń przeszłość, P – przeanalizuj teraźniejszość, Z – zaplanuj przyszłość; •

Głównym celem ewaluacji jest rozmowa z wolontariuszem o jego pracy i zadaniach, a nie

wypełnianie dokumentów. Nie skupiaj się na tworzeniu innowacyjnych i zawiłych kwestionariuszy, jeśli nie jest to potrzebne. Jednocześnie sugerujemy wypracowanie metody gromadzenia i przechowywania wyników ewaluacji, aby móc śledzić rozwój wolontariuszy. Przyda się to również na etapie pisania raportu końcowego; •

Przede wszystkim pamiętaj, że comiesięczna ewaluacja nie zastąpi codziennej pracy

i superwizji pracy wolontariusza.

Dana Solonean Alicja Zachert

EVSification

87

4. Konflikty w EVS – zapobieganie i rozwiązywanie

EVSification

88

DLACZEGO? DLACZEGO NIE? Istnieje wiele przyczyn konfliktów, pojawiających się w środowisku charakteryzującym się dużą różnorodnością. Będąc konfliktem chciałabym zostać na projektach EVS na dłużej. Dlaczego?

Przede wszystkim ze względu na występowanie wielości różnic - w oczekiwaniach, kulturze, wieku, płci, stereotypach, przyzwyczajeniach, wartościach, przekonaniach. Po drugie, wolontariusze pracujący w ramach projektów EVS nie są samotni, są częścią rozmaitych relacji i współpracują z wieloma osobami.

Istnieje wiele elementów, które mogą wpływać na zachowanie i reakcje osób pozostających w konflikcie. Możemy mówić o czynnikach wewnętrznych (uczucia, potrzeby, emocje, kondycja fizyczna, itp.) oraz zewnętrznych (trudności, warunki życia, pogoda, kultura, presja czasu).

Każdy projekt EVS angażuje wiele podmiotów: wolontariusza, koordynatora, mentora, koordynatora projektu, zespół organizacji goszczącej, beneficjentów oraz pozostałych wolontariuszy.

Każda z wymienionych osób może stać się częścią konfliktu i radzić sobie z nim na swój własny sposób. Wreszcie każdy z nas jest wyjątkowy i posiada różnorodne potrzeby. Wszystkie powyższe elementy mogą prowadzić do sytuacji konfliktowych i mogą być postrzegane w negatywnej perspektywie. Konflikt kosztuje dużo uwagi oraz wysiłku, pochłania również pokłady energii. Nie oznacza to jednak, że zawsze musi być czymś złym i negatywnym.

Sytuacja konfliktu wprowadza zmianę, ujawnia problemy, wyznacza indywidualne granice oraz przyczynia się do budowania tożsamości. Tworzy relacje między osobami, które wcześniej nie były ze sobą związane. Pozwala zdać sobie sprawę ze wspólnych interesów, umacnia poczucie wartości wśród jednostek oraz grup. Konflikt jest wyzwaniem dla wszystkich, najważniejsze jest to, aby czerpać z niego możliwie najwięcej korzyści i ponosić jak najmniej strat. Brzmi jak proste zadanie, prawda?

Nie wystarczy, że potrafimy teoretycznie opisać i przeanalizować konflikt. Kluczowa jest wiedza jak go rozwiązać w taki sposób, aby nie przyniósł szkód oraz jak znaleźć konstruktywne oraz zrównoważone rozwiązania dla obu stron.

W tym rozdziale, omówimy rożne typy konfliktów oraz zapoznamy się z narzędziami, które pomagają zapobiegać oraz zażegnywać je. Przyjrzymy się bliżej konfliktom interpersonalnym – jako tym, które występują w projektach EVS najczęściej.

TERMINOLOGIA. CZYM JEST KONFLIKT? Słowo „konflikt” pochodzi od łacińskiego określenia conflictus – oznaczającego kolizję albo napotkanie ograniczenia. Na użytek tego rozdziału, posłużymy się definicją sformułowaną przez Bandarika (2001): „Konflikt jest obecny wtedy, kiedy jedna lub dwie strony domagają się tej samej rzeczy lub uświadamiają sobie swoje odmienne opinie odnośnie zaistniałej sytuacji, w której obie uczestniczą lub, o której dyskutują.”

EVSification

89

Konflikt składa się z dwóch komponentów: treści - przedmiotu oraz emocji. Emocje takie jak: strach, frustracja czy agresja stanowią część konfliktu i przesłaniają realne oraz obiektywne elementy sporu. Co więcej komplikują zaistniałą sytuację. Jesteśmy istotami emocjonalnym, funkcjonujemy z naszymi emocjami, ale powinniśmy również uczyć się je kontrolować, tak, aby móc dostrzec przedmiot sporu.

Nie jest to proste, ale jest możliwe do osiągnięcia. Im bliższa relacja, tym ewentualny konflikt może być intensywniejszy i trudniejszy do rozwiązania.

Typologia konfliktów (Christopher W. Moore, 1989) Typologia ta z naszej perspektywy jest najbardziej odpowiadająca rzeczywistości projektów EVS, ponieważ odnosi się do rodzaju konfliktów, które najczęściej występują w Wolontariacie Europejskim.

Przedstawia psychologiczny punkt widzenia, dodatkowo skupiając się na źródle problemu.

Konflikt w relacjach międzyludzkich – występuje wtedy, gdy postrzegamy drugą osobę poprzez nasze złe doświadczenia, uprzedzenia, stereotypy, postawy negatywnie. W sytuacji konfliktu nie chcemy zaakceptować tego, że różni się ona od nas, inaczej się zachowuje. Jest to zazwyczaj wynikiem braku komunikacji lub sytuacji, w której zachowanie drugiej osoby nie jest takie jak tego oczekiwaliśmy lub różni się od tego, do czego jesteśmy przyzwyczajeni.

Konflikt wartości – wolontariusze EVS pochodzą z różnych kultur oraz posiadają odmienne systemy wartości. Te wartości są sposobem na ich funkcjonowanie oraz życie w danym społeczeństwie.

Kiedy spotykają innych, których wartości są odmienne, wydaje się, że nie ma możliwości, aby taka relacja się udała. Może to być podłożem konfliktu. Nikt z nas nie porzuca posiadanych wartości, gdyż są one składnikiem naszego poczucia tożsamości. Nie oznacza to jednak, że ludzie z odmiennymi wartościami nie mogą żyć razem i efektywnie współpracować. Z pewnością jest to możliwe, ale wymaga gotowości do poszanowania drugiej osoby, wyznawanych przez nią wartości.

Konflikt strukturalny – ten typ konfliktu jest związany np. z strukturą w grupach, organizacjach oraz z wyznaczaniem i definiowaniem kompetencji, obowiązków oraz zajmowanych stanowisk.

Ten typ konfliktu powstaje, gdy nie ma klarownej komunikacji w odniesieniu do zadań, ról oraz oczekiwań w strukturach lub systemach pracy, podejmowanych decyzjach. Zapobieganie mu jest możliwe poprzez ustalenie przejrzystej struktury, przestrzeni komunikacji oraz otrzymywania i udzielania informacji zwrotnej od członków organizacji. Dzięki temu zespół rozumie strukturę oraz oraz zajmowaną w niej pozycję.

Konflikt informacji – ten rodzaj konfliktu powstaje naturalnie, ponieważ każdy z nas ma odmienne poglądy (ze względu na różne źródła informacji, przekonań, wartości, doświadczeń). Każdy z nas interpretuje informacje w indywidualny sposób. Możemy rozmawiać na temat różnic między nami, argumentować, dzielić się informacjami. Metody te mogą pomóc doprowadzić do wspólnie akceptowalnych rozwiązań. Najlepszy sposób to szacunek w stosunku do innych osób oraz poszukiwanie rozwiązań, które łączą stanowiska obu stron.

Konflikt interesów – występuje wtedy, gdy w danej sytuacji potrzeby każdej ze stron pozostają niespełnione i jedna z nich czuje potrzebę wywalczenia ich realizacji. Dzieje się tak ze względu na EVSification

90

różnice, które naturalnie występują między ludźmi. Aby rozwiązać taki konflikt, nie musimy zmieniać potrzeb drugiej strony. Powinniśmy natomiast wypracować wspólnie taki sposób działania, aby usatysfakcjonować obie strony.

Przedstawiona typologia konfliktów opisuje ich podstawowe rodzaje. W realnym życiu stykamy się z wielością oraz różnorodnością sporów, o bardziej skomplikowanej naturze, które mogą nie być łatwe do sklasyfikowania. Zawsze należy jednak zdefiniować, co jest podłożem konfliktu. Czy jest to niewystarczająca ilość informacji, nieporozumienie czy konflikt interesów? Kolejnym krokiem jest zastanowienie się, co możemy zrobić, aby pomóc stronom w komunikacji i jak znaleźć rozwiązanie satysfakcjonujące obie strony. Niektóre konflikty powstają tylko ze względu na małe nieporozumienia w procesie komunikacji.

KIEDY ZACZYNAMY ZAUWAŻAĆ, ŻE ZBLIŻA SIĘ KONFLIKT? Nasza intuicja pierwsza, świadomie lub nie, rejestruje pojawienie się konfliktu. Jest bardzo subiektywna, a każdy z nas może odbierać te same wrażenia w zupełnie inny sposób. W taki właśnie sposób sama intuicja może przyczynić się do powstania konfliktu.

Oznacza to, że ludzie niekoniecznie muszą pozostawać w sytuacji konfliktowej, ale mogą ją wywołać.

Jak przebiega konflikt? Labat opisuje 5 faz konfliktu: 1.

Niezgoda i nieporozumienie (faza wstępna) – pojawiają się różnice, przedstawiamy je,

zaczynają pojawiać się różne emocje. Zachowania skonfliktowanych stron wciąż pozostają pod kontrolą.

2.

Polaryzacja – strony konfliktu poszukują argumentów, aby narzucać swoje przekonania,

emocje zaczynają odgrywać znaczącą rolę, współpraca staje się trudniejsza, trudniej też znaleźć rozwiązanie, gra toczy się o wygranie lub przegranie sporu.

3.

Izolacja – ta faza może, ale nie musi się pojawić w procesie. Strony konfliktu unikają się, choć

konflikt wciąż nie został załagodzony.

4.

Destrukcja – faza charakteryzuje się intencjonalnym skrzywdzeniem drugiej osoby (fizycznym

albo psychicznym). Może przyjąć formę zniszczenia reputacji, sprawieniem jej przykrości. W tej fazie nie ma możliwości współdziałania lub poszukiwania rozwiązania.

5.

Wyczerpanie – strony są zmęczone konfliktem, co może powodować problemy (chorobę,

depresję). Nie ma możliwości rozwiązania sytuacji i zakończenia konfliktu.

Każda faza może trwać przez różny okres, nawet przez lata. Postęp konfliktu może zatrzymać się na każdym etapie, a u każdej jednostki może przebiegać inaczej.

EVSification

91

ZAPOBIEGANIE I ROZWIĄZYWANIE PROBLEMOM Każdy z nas posiada wyobrażenia, uprzedzenia i stereotypy o konfliktach wyniesione z naszych rodzin, środowiska, kultury. Te doświadczenia mają również wpływ na sposób, w jaki radzimy sobie w sytuacji sporu, jak próbujemy je zakończyć, jak się zachowujemy oraz co czujemy, jeżeli konflikt się pojawia. Sytuacja konfliktu to nie rywalizacja. Nie ma wygranych i przegranych - pozostawanie w konflikcie nie prowadzi do rozwiązania niekorzystnej sytuacji. Z pewnością warto wierzyć, że stronom zależy na znalezieniu rozwiązania i zakończeniu konfliktu. Do takiego zabiegu wymagany jest duży poziom zaufania wobec innych stron.

Niejasna komunikacja jak również jej styl mogą być podłożem konfliktu.

Nie mniej jednak, dzięki umiejętnościom komunikacyjnym możemy im zapobiegać lub sprawniej je rozwiązywać. Identyfikując nasilenie konfliktu możemy poradzić sobie z jego rozstrzygnięciem.

Sytuacja zapobiegania oraz rozwiązywania konfliktów to także proces nauki, pozwalający nam na wykorzystanie posiadanych umiejętności komunikacyjnych.

Należy wspomnieć, że nie ma uniwersalnego schematu, który daje możliwość łatwego rozwiązania wszelkich napotkanych nieporozumień. Jako istoty emocjonalne nie jesteśmy w stanie stłumić wszystkich emocji poprzez wykorzystanie gotowych i uniwersalnych metod. Byłoby to niewiarygodne.

Pewne jest jednak to, że możemy kontrolować nasze emocje.

Poniżej przedstawiamy przykłady narzędzi komunikacyjnych, które mogą pomóc w zapobieganiu konfliktom: Aktywne słuchanie – Wiele konfliktów zaognia się, ponieważ nie potrafimy słuchać aktywnie, zamiast tego skupiamy się na przedstawieniu własnych argumentów i wyrażeniu naszych opinii.

Słuchanie jest fundamentalnym komponentem umiejętności interpersonalnych.

Jego celem jest próba zrozumienia drugiej osoby. Umiejętność aktywnego słuchania jest ważna już w początkowej fazie konfliktu, kiedy dostrzegamy odmienne przekonania, interesy i potrzeby.

Wykorzystując ją pokazujemy i podkreślamy, że zależy nam na drugiej osobie, ale nie walczymy, ani nie sprzeczamy się.

Niekoniecznie oznacza to, że zgadzamy się na wszystko, ale próbujemy znaleźć rozwiązania satysfakcjonujące obie strony. Aktywne słuchanie to umiejętność, którą rozwijamy w praktyce, dzień po dniu. Oznacza ono koncentrację na zrozumieniu tego, co jest nam przekazywane, a nie tylko wysłuchanie komunikatu.

Komunikat „Ja” – to opis naszych uczuć, tego, kiedy, w jakich sytuacjach czujemy się w określony sposób oraz dlaczego tak się czujemy. Jest to opowiedzenie na pytanie dlaczego dane sytuacje i zachowania wywołują w nas określone emocje. Przykładowe wypowiedzi z wykorzystaniem komunikatu „Ja”: „ Czuję się… (nazwij swoje uczucie) kiedy…(opisz zachowanie lub zdarzenie, EVSification

92

które wywołuje takie uczucie), kiedy… (określ dlaczego dane zachowanie lub sytuacja sprowadzają dane emocje).

Komunikat „Ja” w przeciwieństwie do rozkazywania, grożenia, moralizowania, osądzania, i im podobnym jest komunikatem niosącym znaczenie konstruktywne. Nie wywołuje reakcji obronnej.

Choć na początku korzystanie z niego może stanowić wyzwanie. Głównie, dlatego, że zaimek „ty” jest przez nas wykorzystywany bardzo często, choć najczęściej w neutralnym znaczeniu.

Problem pojawia się, wtedy gdy wyrażamy nasze opinie mówiąc o nich jak o faktach, a uogólnienia przedstawiamy mówiąc o tym jaki ktoś jest bądź inni są.

ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW W pierwszej kolejności należy zidentyfikować problem a następnie odpowiedzieć na pytanie czy jesteśmy w stanie poradzić sobie z nim sami, czy potrzebujemy wsparcia od strony trzeciej. Mówiąc o trzeciej stronie, mamy na myśli osobę, która nie jest zaangażowana w konflikt, jest postrzegana przez osoby będące w konflikcie, jako ekspert. W projektach EVS może być to np. koordynator bądź prezes organizacji.

Mediacja – proces pozaformalny, posiadający strukturę i zasady. Nie jest jednak prowadzony w sądzie, ale przez eksperta– mentora. Osoba ta nie może być zaangażowana w sytuację konfliktową, jej zadaniem jest wsparcie stron konfliktu w ustaleniu wspólnie akceptowanego rozwiązania. Rolą mediacji nie jest udowodnienie kto ma rację, a kto nie. Skupia się ona na przyszłości, a nie na przeszłości. Mediacja kończy się pisemnym porozumieniem.

Pojednanie/zgoda – to proces znajdowania długoterminowych rozwiązań na poczet przyszłych kontaktów, współpracy czy wspólnego funkcjonowania. Uwaga skupiona jest nie tylko na rozwiązaniu jednego problemu, ale pomocy w odbudowaniu utraconego zaufania, lub wsparciu komunikacji bez szkód dla osób zaangażowanych w konflikt. Strony sporu powinny być w stanie znaleźć sposoby odbudowania relacji. Istotne jest, aby komunikowały swój punkt widzenia, sposób interpretacji zaistniałej sytuacji, emocje, zachowania. Ważne jest pozbycie się negatywnych emocji, złości czy rozczarowania.

Rozwiązanie autorytarne – decyzja jest podejmowana przez eksperta, posiadającego autorytet, nie bacząc na interesy stron. Przykładem autorytarnego rozwiązania jest decyzja podjęta przez sędziego w sądzie. Rozwiązując problem z pozycji eksperta, można go stłumić, ale nie rozwiązać.

Konflikt jest wciąż obecny, ale jest ukryty i można spodziewać się, że przyjdzie moment, w którym będzie eskalował, z większą mocą.

Adaptacja– jedna ze stron odstępuje od swoich potrzeb dobrowolnie lub pod wpływem presji, dodatkowo akceptuje sugerowane przez drugą stronę rozwiązania EVSification

93

Ucieczka– jedna strona lub obie decydują się „porzucić konflikt”. Takie rozwiązanie może wydawać się prostszym manewrem, kosztującym mniej energii niż jego rozwiązanie.

Kompromis – strony konfliktu usiłują znaleźć rozwiązania i dzielą się nimi. Każda strona musi zrezygnować z części swoich interesów, aby konflikt zażegnać. Oboje jednocześnie zyskują i tracą.

Konsensus – strony znajdują rozwiązanie, które zaspokaja tylko najważniejsze potrzeby.

Warto pamiętać o kilku zagadnieniach, kiedy stykamy się z sytuacją konfliktu. Może on być źródłem zmiany, przeciwdziałać stagnacji, rozluźniać napięcie w związkach międzyludzkich. Spójrzmy na konflikt jak na coś, co otwiera dyskusję i ułatwia nam podjęcie działania, usprawnia naszą pracę.

Dostrzeżemy twórczy potencjał oraz znajdźmy w sobie motywację do rozwiązania zaistniałego sporu.

Ida Adolfová

EVSification

94

5.ZAKOŃCZENIE Dziękujemy, że jesteście z nami! Zanim się pożegnamy, chcemy podzielić się z wami kilkoma wnioskami, jakie nasuwają się nam po wielu latach uczestniczenia w i zarządzania projektami EVS. Wszystkie treści, które znalazły się w tym podręczniku to sprawdzone sposoby, które nasze organizacje wdrożyły i przetestowały podczas realizacji projektów EVS oraz podczas współpracy z wolontariuszami, których gościłyśmy. Są to sprawdzone rozwiązania, które wspierały ich w procesie nauki, który przechodzili.

Uważamy jednak, że każdy koordynator projektów EVS powinien znaleźć swój własny styl współpracy z wolontariuszami. Zagadnienia, o których pisałyśmy mogą nie sprawdzić się w waszych przypadkach – być może różnimy się osobowościami, podejściem do różnych zagadnień. Mogą one nie być przekładalne do kontekstu oraz kultury organizacyjnej waszej organizacji lub kontekstu kulturowego, w którym funkcjonujecie.

Skorzystajcie z przekazywanych informacji, ale spójrzcie na nie przez swój filtr i wykorzystajcie je w sposób odpowiedni dla was, waszej organizacji oraz wolontariuszy EVS, z którymi współpracujecie.

Zarządzanie i współpraca z wolontariuszami EVS to ciągły proces i jeżeli spojrzycie na to w ten sposób, to zauważycie, że każdy z wymienionych etapów jest ściśle ze sobą związany i połączony.

To, w jaki sposób upewnicie się, że udział w projekcie EVS jest dobry dla waszej organizacji i to jak przygotujecie się na przyjęcie wolontariuszy będzie miało wpływ na ich motywację i zaangażowanie.

Sposób w jaki zaaranżujecie rekrutację ułatwi dokonanie wyboru i zagwarantuje przypisanie odpowiednich osób do poszczególnych zajęć. Sposób, w jaki ich wspieracie i superwizujecie jest ściśle powiązany z wysiłkiem jaki włożą wolontariusze w wykonywanie codziennych zadań oraz z wpływem jaki te działania będą wywierały na lokalną społeczność. Współpraca z wolontariuszami EVS wymaga pełnego zaangażowania z waszej strony, podczas trwania całego projektu. Nie możecie poświęcać uwagi jedynie jednemu etapowi, jednocześnie ignorując inne, ponieważ takie działanie będzie miało konsekwencje w osiąganiu mniej satysfakcjonujących rezultatów dla was lub wolontariuszy! Jeżeli zastosujecie się do zasady „lepiej zapobiegać niż leczyć” oraz poświęcicie czas i uwagę każdej fazie projektu, unikniecie wysokich kosztów, jakie niesie ze sobą potencjalna interwencja (która często przypłacona jest dużą ilością energii, emocjami, czasem, stresem, frustracją itp.).

Na zakończenie lektury chcemy podkreślić jedno ważne stwierdzenie, które dotyczy wszystkich projektów EVS, jak również wszystkich wolontariuszy EVS: nie istnieje żaden sekretny przepis, który będzie można zastosować podczas każdego projektu, nie ma żadnego tajemnego, ukrytego składnika, który sprawi, że zarządzanie i współpraca z wolontariuszami EVS okaże się sukcesem.

EVSification

95

Istnieją oczywiście zasady, które po wdrożeniu uczynią waszą pracę bardziej efektywną, albo wskazówki, do których możecie się zastosować, jednak na końcu i tak okazuje się, że każdy wolontariusz i każdy projekt jest wyjątkowy. Program Wolontariatu Europejskiego, jak i my, zachęcamy do odkrycia tej wyjątkowości!

96

BIBLIOGRAFIA 1. As good as they give. Workbook 3. Belfast: Volunteer now, 2012 http://www.volunteernow.co.uk/ fs/doc/publications/workbook3-managing-and-motivating-volunteers-2013.pdf 2. A UNICEF Guide for Monitoring and Evaluation. Making a Difference? New York : Miscellaneous Publishing, 1990.

3. Bedna ík, A.: Riešenie konfliktov. Bratislava : Partners for Democratic Change Slovakia, 2001.

4. Humphrey Pratt, CH.: Volunteer Recognition: Matching Motivation to Rewards. Alberta: Volunteer Alberta, 2006 http://volunteeralberta.ab.ca/varc/wp-content/uploads/2012/10/rcvo-vol¬recognitn. pdf 5. Community Toolbox. Developing a Strategic Plan and Organizational Structure. Kansas: Univeristy of Kansas, 2015. http://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/structure/hiring-and-training 6. Connors, T.D.: The Volunteer Management Handbook. New York : John Wiley and Sons Inc., 1995.

7. Do kalová,J., Jakubowska, M., Pešek, T. Weisne, A. : Conflict−What an Opportunity! Prague : Czech National Agency Youth : 2009.

8. European Voluntary Service Charter. Brussel: European Commission, Directorate-General for Education and Culture, Youth, Civil Society, Action 2- European Voluntary Service, 2015. http:// ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/documents/erasmus-plus-programme-guide_en.pdf 9. EVS INFO KIT. Brussel: European Commission, Directorate-General for Education and Culture, Youth, Civil Society, Action 2- European Voluntary Service, 2014. http://ec.europa.eu/youth/tools/ evs-info-kit_en.htm 10. EVS TRAINING AND EVALUATION CYCLE GUIDELINES AND MINIMUM QUALITY STANDARDS. Brussel: European Commission, 2014. http://ec.europa.eu/youth/programme/ mobility/documents/evs-training-evaluation-guidelines_en.pdf 11. Fox Janet, E., Arcemont, L., Martin, K.: Ideas for Volunteer Recognition. www.lsuagcenter.com/MCMS/RelatedFiles/%7BF20DA153-16F7-45DA-A4F8-1AAC5CEBFCC4%7D/ Way+to+Go+Recognition+GuideMargin.pdf 12. Geudens T., Constanzo S., Hofmann Amorim P.L., Pavlovova L.: International Voluntary ServiceT-Kit No. 5 (revised edition). Strasbourg: Council of Europe, 2013.

13. EVS guide for volunteers. Healthy Network NGO. http://www.ardr.ro/cgi-sys/suspended-page. cgi 14. Measuring Volunteering- A practical Toolkit. Washington: Independent Sector and United Nation Volunteers, 2001. http://www.worldvolunteerweb.org/fileadmin/docs/old/pd-f/2001/01_02_15USA_ Vol_Toolkit.PDF 15. Voluntary service. Volunteer management cycle. Geneva: International Federation of Red Cross, 2004.

16. Kloosterman P., Giebel, K., Senyuva, O.: T-kit No 10, Educational evaluation in youth work: EVSification

97

Tasting the soup. Strasburg: Council of Europe Publishing, 2007.

17. Lipp J. L.: The complete Idiot´s Guide to Recruiting and Managing Volunteers. Alpha, 2009 18. Mary V. M.: Recognizing volunteers. 2005 http://www.worldvolunteerweb.org/resources/how-toguides/manage-volunteers/doc/recognizing-volunteers.html 19. McCurley S. Rick L.: Keeping Volunteers: A Guide to retention, 2005. http://www.library.macewan. ca/eBooks/5-218-KeepingVolunteers.pdf 20. McCurley S., Lynch, R., JacksonR.: The Complete Volunteer Management Handbook- 3rd Revised edition. Directory of Social Change, 2012.

21. Recognition Handbook. Michigan: Michigan 4-H, 2002. http://msu.casscountymi.org/Link-Click. aspx?fileticket=oattaIy4oAU%3D&tabid=419 22. Measuring the Difference Volunteers Make: A guide to Outcome Evaluation for Volunteer Program Managers. Minnesota: Minnesota Department of Human Services, 1997.

23. Take Root: Volunteer Management Guideboo. National Community Service and Hands On Network. http://www.handsonnetwork.org/files/resources/GB_TakeRoot_Volunteer_Management_ unkn_HON.pdf 24. Ondrušek, D., Labáth,V. Tordová Z.: Konflikt, zmierovanie, zmierovacie rady. Bratislava: Partners for Democratic Change Slovakia, 2004.

25. Piers Richard A., James S. Rowell, J.S.: The 10 Keys to Effective Supervision: A Develop¬mental Approach. 2006 http://www.risingsunconsultants.com/images/white_papers/PDFs/Supervi¬sionShort.pdf 26. Bryan, R., J.: Volunteers wanted- A practical Guide to Finding and Keeping Good Volun¬teers, Magnolia Mansions Press, Business & Economics, 1999.

27. Vaska, L.: Teoretické aspekty supervízie pre za ínajúcich sociálnych pracovníkov. Bratisla¬va : IRIS, 2012.

28. Volunteer Appreciation Guide. http://knowledge.wildapricot.com/display/volunteering/Volunteer+Appreciation+Guide

EVSification

98

SZERSZY KONTEKST Podręcznik EVSification. Zarządzanie i współpraca z wolontariuszami w projektach EVS, powstał jako część projektu partnerstwa strategicznego – EVSification, realizowanego przez trzy organizacje: Centrul de Voluntariat Cluj-Napoca (Rumunia), Centrum dobrovoľníctva (Słowacja) oraz Fundację Edukacji i Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego (Polska). Każda z nich aktywnie działa w tematyce wolontariatu, w tym Wolontariatu Europejskiego. Organizacje partnerskie mają bogate doświadczenie w zarządzaniu i współpracy z wolontariuszami EVS będącym głównym tematem projektu.

W ciągu 20 miesięcy jego trwania, naszym głównym celem było przyczynienie się do rozwoju EVS poprzez zwiększenie możliwości oraz zasobów organizacji goszczących wolontariuszy, w szczególności w kontekście realizowania projektów Wolontariatu Europejskiego. Cel ten starałyśmy się osiągnąć poprzez: Stworzenie podręcznika: EVSification. Zarządzanie i współpraca z wolontariuszami w projektach EVS, dotyczącego tematyki efektywnego zarządzania wolontariuszami EVS (dostępny w języku angielskim, rumuńskim, słowackim i polskim); Stworzenie EVSification- “przepis na szkolenie”, szczegółowego scenariusza treningu adresowanego do pracowników młodzieżowych i trenerów zainteresowanych prowadzeniem szkoleń z zakresu zarządzania wolontariuszami EVS w innych organizacjach; Zorganizowanie webinariów obejmujących tematykę związaną z Wolontariatem Europejskim (nagrania z wykładów są dostępne online).

Ponadto, w trakcie projektu zostało zorganizowane szkolenie międzynarodowe dotyczące tematyki zarządzania w EVS oraz EVSification Camp – wydarzenie oparte na metodologii Open Space (była to przestrzeń dla wszystkich osób, które chciały się dowiedzieć więcej o EVS, ale także podzielić się swoją wiedzą w tej tematyce).

Aby uzyskać więcej informacji na temat projektu i jego rezultatów, zapraszamy do kontaktu z jedną z organizacji partnerskich projektu: Centrul de Voluntariat Cluj-Napoca (Rumunia) - www.centruldevoluntariat.ro Centrum dobrovoľníctva (Słowacja) - www.centrumdobrovolnictva.sk Fundacja Edukacji i Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego (Polska) - www.ferso.org Projekt finansowany przez Komisję Europejską w ramach programu Erasmus + - Akcja 2, Partnerstwo Strategiczne w dziedzinie młodzieży.

99

100