Issuu on Google+

DOCUMENT NAVIGATOR ESSENTIALS Kategori

Dokumentfangst og -håndtering

Stikkord – Dokumentfangst – Dokumentbehandling – Dokumentdistribusjon – Innholdsstyring


AUTOMATISERING AV DE DAGLIGE ARBEIDSOPPGAVENE Document Navigator Essentials er en enkel og intuitiv løsning, som gjør at bedriften sparer tid og penger ved å automatisere daglige arbeidsoppgaver. Løsningen henter dokumenter fra ulike kilder, deretter blir dokumentene behandlet og distribuert i foretrukket format til korrekt mottaker, uten manuelle trinn. På denne måten sparer brukerne tid på rutineoppgavene og de kan bruke tiden på sine viktigste arbeidsoppgaver.

Dagens kontorer er kjennetegnet av tilbakevendende oppgaver, særlig når det kommer til dokumentbehandling. Store mengder papirdokumenter må skannes og digitalt distribueres daglig. Mottakerne må ofte rekonstruere disse dokumentene før de kan arbeide med dem. Før eller etter dokumentbehandlingen må dokumentene lagres elektronisk for direkte tilgang til dem uten tidkrevende søking. Dette krever vanligvis at man skriver inn metadata og lagrer dokumentene manuelt. Det er med andre ord mange oppgaver involvert i behandlingen av ett enkelt dokument.

Document Navigator Essentials gjør slutt på disse tidkrevende prosessene. Etter skanning av alle innkommende originaler i én enkelt operasjon, blir dokumentene automatisk delt opp, slik at man slipper å skanne hvert dokument individuelt. Programmet konverterer dokumenter til redigerbare filer som Microsoft Word eller Excel, slik at brukerne slipper å skrive inn eller formatere teksten. Deretter blir dokumentet sendt til arkivløsningen og metadata blir lagt til avhengig av innholdet i dokumentet. Det samme gjelder for bl.a. navngiving av dokumenter. Disse forbedringene på de daglige arbeidsoppgavene som dokumentfangst, -behandling og -distribusjon, gir store besparelser og lar de ansatte fokusere på sine primære arbeidsoppgaver fremfor administrative oppgaver.


DATAARK Document Navigator Essentials

SENTRALE EGENSKAPER Dokumentfangst – Integrert i MFP-enheten: Arbeidsflytene startes direkte på panelet på bizhub MFP-enheten. Dette gjør det enkelt å legge inn ekstra informasjon i arbeidsflyten, som navn på dokumentet, mottaker eller metadata. – Begrenset tilgang til innstillinger: Administratoren kan velge skanneinnstillinger for bestemte arbeidsflyter, f.eks. for å kontrollere filstørrelsen for lagring. Administratoren kan for eksempel velge at det bare er tillatt å bruke høyere oppløsning ved skanning av viktige dokumenter med grafikk. Skanning i sort/hvitt blir automatisk valgt for dokumenter og arbeidsflyter som ikke krever farge. – Windows mappestruktur: Dokumentene blir fanget fra forhåndsdefinerte Windows-mapper. Når et dokument legges i den spesifiserte mappen, blir det automatisk plukket opp og behandlet i henhold til den definerte arbeidsflyten. – Sikker tilgang: Det er mulig å begrense tilgangen til Document Navigator Essentials fra bizhub-maskinen til brukere som logger seg inn med sitt Windows- eller Active Directory-brukernavn.

Dokumentbehandling – Pålitelig tekstgjenkjenning med OCR: Takket være ABBYY OCR-motor, blir tekstinnhold gjenkjent i både elektroniske dokumenter og papirdokumenter, og gjort om til redigerbart, uttrekkbart eller søkbart innhold. – Vanlige filformater: Automatisk konvertering til de mest brukte filformatene er støttet, inkludert Word, Excel, PDF, sPDF, JPEG, TIFF, XML og PDF/A. – Strekkodegjenkjenning: Den integrerte strekkode­ leseren leser 1D-strekkoder, slik at informasjonen i strekkoden kan brukes videre i behandlingen av dokumentet. I tillegg kan dokumenter skilles fra hverandre ved å sette inn ark med strekkoder før skanning. Brukerne kan dermed kombinere flere dokumenter i én skannejobb. Strekkodeseparatorene sikrer individuell behandling. – Sonegjenkjenning: Denne funksjonen støtter gjenkjenning etter forhåndsdefinerte soner. Dette er svært nyttig for helautomatiske flyter, siden innhold kan leses ut og settes som f.eks. metadata eller inkluderes i dokumentnavnet. – Bildeforbedring: Tomme sider blir automatisk identifisert og slettet. Og hvis et dokument ikke blir skannet helt rett, blir alle avvik rettet opp med automatisk siderotering.

Dokumentdistribusjon – Nettverkslagring: Skannede dokumenter blir levert direkte til ønsket nettverksmappe, som kan velges på MFP-panelet eller som er forhåndsdefinert i arbeidsflyten. – Tilkoblinger til de mest populære løsningene: Dokumentene kan lagres i flere systemer inkludert SharePoint, SharePoint Online (Office 365), Google Drive, Telekom Cloud, Digital Cabinet og Evernote. Selv en XML-generator følger med, slik at løsningen støtter de fleste elektroniske systemene. – E-postadresse: Videresending av digitale dokumenter til en intern eller ekstern e-postadresse er enkelt, hvor adressen enten er forhåndsdefinert i arbeidsflyten eller kan søkes opp fra panelet på MFP-enheten. I Document Navigator Essentials er det også mulig å konfigurere små adressebøker.


DATAARK Document Navigator Essentials

ARBEIDSFLYT FANGE

BEHANDLE

LEVERE

Strekkodegjenkjenning Windows filsystem

MFP-klient

Tekstgjenkjenning E-post

Dokumentkonvertering Excel, Word, PDF/A, søkbar PDF Hurtigmappe Sonegjenkjenning

SharePoint, SharePoint Online, Google Drive, Telekom Cloud, Digital Cabinet, Evernote, XML

Tekniske spesifikasjoner SystemKRAV Operativsystem Windows XP SP3 (32/64) Windows Vista SP2 (32/64) Windows 7 (32/64) Windows Server 2003 SP2 (32/64) Windows Server 2008 SP2 (32/64) Windows Server 2008 R2 (64) Minne 2 GB Harddisk 40 GB CPU Dual Core 2 GHz Nettverk 100 Mbit Støttede språk for brukergrensesnitt German, English, French, Italian, Dutch, Lithuanian OCR gjenkjenning Albanian, Armenian, Azerbaijani, Basque, Byelorussian, Bulgarian, Catalan, Croatian, Czech, Danish, Dutch, English, Estonian, Finnish, French, Frisian, Gaelic Irish, Gaelic Scottish, German, Greek, Hungarian, Icelandic, Italian, Kurdish, Latin, Latvian, Lithuanian, Maltese, Macedonian, Norwegian, Polish, Portuguese, Romanian, Romany, Russian, Sami, Serbian, Slovak, Slovenian, Spanish, Swedish, Turkish, Ukrainian, Welsh

Konica Minolta Business Solutions Norway AS Maridalsveien 323 0872 Oslo Norge www.konicaminolta.no

01/2013

The support and availability of the listed specifications and functionalities varies depending on operating systems, applications and network protocols as well as network and system configurations.


Document navigator essentials dataark