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Registro de inventarios

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Antes de pedir prestado, vea su inventario....

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¿Qué son los inventarios?

Son los bienes de una empresa destinados a la venta o la producción para su posterior venta, tales como materias primas, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales, que se utilicen en el empaque, envases de mercancías o las refacciones para el mantenimiento, que se consuman en el ciclo normal de operaciones.

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Finalidad

Ser el motor de la venta, lo que producirá la utilidad a través de un precio superior al costo de adquisición y/o fabricación. Esta utilidad permitirá a la empresa su existencia a través del tiempo.

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Clasificación

• Materias primas y materiales auxiliares de fabricación, • Empaques y envases, • Producción en proceso, • Productos terminados. • Otros (Mercancías en tránsito, Art. Reventa) Generando la utilidad en el ciclo operativo a corto plazo al convertir las ventas en cuentas por cobrar y en efectivo al lograr su cobro.

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Clasificaci贸n

Comercio

Compras Costo de ventas Materia Prima

Industria

Mano de obra Gastos indirectos

Productos en proceso

Productos terminados

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Inicios del registro de inventarios 

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez, que le aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales, esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios.

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Importancia dentro del capital de trabajo Junto con las cuentas por cobrar,

constituyen la principal inversi贸n dentro de los conceptos que dan origen al capital de trabajo. 1) Por el monto de la inversi贸n que se requiere, 2) Por la complejidad y grado de dificultad que implica una administraci贸n efectiva, cuyo fin es mantener y/o aumentar la productividad de la empresa. 3) Son necesarios para la operaci贸n, sin ellos no hay ventas, no habiendo ventas no hay utilidad y esto llevara al cierre del negocio.

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¿Cúales son las necesidades de información del inventario?

Los responsables del manejo y monto de los inventarios requiere tener por lo menos un conocimiento continuo respecto a lo siguiente: •

Estado actual de los inventarios

1.

Localización

2.

Antigüedad

3.

Existencias actuales

4.

Consumo o venta anual

5.

Lote óptimo de compra

6.

Máximo y mínimos

7.

Costos actuales

8.

Precios de las materia primas principales

9.

Abastecimiento, etc. Yolanda Navarro Torres 9

El nivel de inversión de los inventarios

¿Que tan grande deben ser los inventarios para poder servir a la producción y al mercado? La respuesta es obvia, deben ser lo suficientemente grandes para poder servir a la producción y al mercado, y esto trae consigo la determinación de políticas para su administración financiera.

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Nivel de inversión de materia prima

Considerar:

 Producción programada  Respuesta de los proveedores  Estacionalidad de estas  Eficiencia en la función de compras

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Nivel de inversión de la producción en proceso

La Producción en proceso será determinada por los consumos que se requieren y la duración del periodo de producción, que representa el tiempo que transcurre entre la fecha en que se entrega la materia prima en la línea de producción y la fecha en que sale el producto terminado de producción.

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Nivel de inversiรณn de los productos terminados

Los

Productos terminados es el resultado de la

coordinaciรณn entre la producciรณn y las ventas presupuestadas.

Regla de oro Al aumentar la rotaciรณn de los inventarios puede llegar a reducirse la inversiรณn. Yolanda Navarro Torres 13

¿Qué determina la cantidad de los inventarios?

Las principales causas que son determinantes de la inversión de inventarios son: A) El nivel de las ventas. B) La duración y la tecnología en el proceso productivo. C) La durabilidad y la naturaleza de los

productos

perecederos y estacionales. D) La moda o estilo temporal. Yolanda Navarro Torres 14

Políticas de Inventarios

Deben de tener como objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión, satisfaciendo las necesidades del mercado. Las principales políticas son las siguientes: • 1. 2. 3. 4.

Reducir al máximo la inversión de inventarios en días de inversión, sin afectar las ventas y la producción. Obtener el máximo financiamiento (sin costo) a través de los proveedores. Fijar el nivel aceptable de surtido de productos en los pedidos de los clientes. Mantener las existencias, mediante una administración eficiente. Vigilar la exposición de los inventarios ante la inflación y la Yolanda Navarro Torres devaluación. 15

Costo de mantenimiento del inventario

El costo de mantenimiento del inventario incluye principalmente el almacenamiento, el seguro, el deterioro del producto y el costo de oportunidad del dinero. Los costos de mantenimiento del inventario se pueden expresar como una tasa anual del valor del dinero del inventario. La f贸rmula para calcular el costo de mantenimiento del inventario (CMI) seria: CMI = U x Cu x % Cm Donde: U = unidades Cu = costo unitario Cm = costo de mantenimiento Yolanda Navarro Torres 16

Ejemplo: Supongamos que la empresa mantiene en promedio 600 unidades a un costo unitario de $ 16.00 c/u. y se tienen los siguientes costos relacionados con los inventarios: Almacenaje 10% Seguros 2% Deterioro y obsolescencia 3% Costo de oportunidad 20% Total 35% CMI = 600 x 16 x 35% = $ 3,360.00 En caso de requerir saber cuรกl es el costo de mantenimiento unitario, se realiza el siguiente cรกlculo: 16 x 35% = $ 5.60 Yolanda Navarro Torres 17

Punto de reorden Es una práctica bastante extendida en las empresas industriales y básicamente consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos indicando que las existencias de determinado material ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido. El punto al que debe hacerse el nuevo pedido debe ser aquel que permita, mientras llega el nuevo pedido, seguir produciendo o vendiendo las existencias. Para determinar el punto de reorden debe tomarse en cuenta el consumo diario, el tiempo de envío del pedido, el surtido del pedido, el tiempo de transportación y entrega, el tiempo de recepción y revisión de calidad y almacenaje. Yolanda Navarro Torres 18

Ejemplo Suponga usted que los días que transcurren para solicitar una orden de compra, es como sigue: Tiempos de

días

Envío del pedido

3

Surtido del proveedor

2

Transportación y entrega

4

Recepción y revisión de calidad Total

1 11 días

Tomando en cuenta los datos anteriores, se requiere comprar 1,200 unidades anuales a través de cuatro pedidos de 300 unidades cada uno, por lo que el consumo diario se obtiene dividiendo las 300 unidades entre el inventario promedio que es de 120, el resultado es de 2.5 unidades, multiplicados por 11 días representa un consumo de 27.5 unidades. Yolanda Navarro Torres 19

Existencias de reserva o de seguridad En los negocios también existe la práctica de mantener un inventario de seguridad, con el objeto de amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artículos por parte de los consumidores. Es generalmente imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, pero también es cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.

El inventario de seguridad se calcula como sigue: IS = % sobre cada pedido, del ejemplo anterior: IS = 300 x 10% = 30 unidades y para calcular su costo, este es: CMIS = IS x Cu x Cm CMIS = 30 x 16 x 35% = $ 154.00 Por lo tanto el nuevo punto de reorden sería = 27 + 30 = 57 unidades Yolanda Navarro Torres 20

El método ABC

Una valiosa herramienta práctica para el manejo de los inventarios que da resultados magníficos, es el método ABC. Que consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente. Los niveles se establecen así: Nivel A artículos con mayor inversión, pero representan un número menor dentro del inventario. (Mayor control). Nivel B artículos con una inversión media, pero representan un número intermedio dentro del inventario. Nivel C artículos con una menor inversión, pero representan un número mayor dentro del inventario. (Menor control). Yolanda Navarro Torres 21

Sistema Justo a Tiempo (JIT)

Se utiliza para minimizar la inversión en inventarios. La filosofía es que los materiales deben llegar exactamente en el momento en que se necesitan para la producción. Lo ideal es que la empresa sólo tenga inventario para trabajo en proceso. Puesto que su objetivo es minimizar la inversión en los inventarios, no se utiliza un inventario de seguridad. Un sistema justo a tiempo exige partes de alta calidad a los proveedores, por eso cuando el JIT funciona adecuadamente, descubre las ineficiencias del proceso.

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Técnicas de análisis

Las principales son: • La rotación de inventarios. • Inventarios a capital neto de trabajo. • Inventarios a activos circulantes. • Inventarios de activos totales. • Inventarios a capital contable. Yolanda Navarro Torres 23

Rotaci贸n de inventarios

Representan la velocidad con que se mueven los inventarios dentro de la empresa. Se calcula calcula dividiendo el importe de los inventarios entre el importe del costo de ventas.

Inventarios (netos) Costo de ventas

(360) =

8,320 (360) =

179 d铆as

16,700

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Inventarios a Capital neto de trabajo

Representa la parte que constituyen los inventarios de capital neto de trabajo. Inventarios (netos)

=

Capital de trabajo

8,320 =

79%

10,500

Si el resultado es superior al 100% del capital de trabajo, puede generalmente indicar una sobre existencia en inventarios.

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Inventarios a activo circulante

Representa la parte que constituye los inventarios del total de los activos circulantes. Inventarios (netos) Activo circulante

=

8,320 =

42%

20,000

Debe vigilarse su tendencia y en su caso reducir su participaci贸n, dependiendo de la pol铆tica de inversi贸n que se quiera mantener.

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Inventarios a Activos totales

Representa la participaci贸n que los inventarios tienen en el total de los activos. Inventarios (netos) Activo Total

=

8,320 =

13%

62,000

Esta raz贸n muchas veces nos da a conocer que tipo de negocio es, comercial o industrial, dependiendo del grado de inversi贸n que se tenga.

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Inventarios a Capital contable Representan la parte de la propiedad de los accionistas que ha sido invertida en inventarios. Inventarios (netos) Capital contable

=

8,320 =

34%

24,800

Por lo tanto el porcentaje restante estĂĄ siendo financiado vĂ­a pasivos, es decir el 66%.

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Financiamientos asociados a los inventarios

El principal financiamiento de los inventarios: Se obtiene de los proveedores. No tienen costo y se tiene la oportunidad de obtener descuentos por pronto pago. Otros: • Préstamo de habilitación o avío se destina a la adquisición de materias

primas, mano de obra y costos relacionados con la producción en proceso. • Programas para micro y pequeña empresa para atender todas las necesidades de financiamiento. • Programas de modernización que apoya al capital de trabajo derivado del incremento de la capacidad de la producción. Yolanda Navarro Torres 29

Riesgo de inversión en los inventarios En algunas empresas existen riesgos de: •Obsolescencia •Caducidad •Tiempo de vida (perecederos) •Robo

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Aseguramiento de los inventarios Los inventarios deben estar asegurados contra: • Incendio • Terremoto • Huracán • Robo con violencia • Cualquier otro riesgo inherente a su condición Se debe implementar controles que salvaguarden los activos y el patrimonio de la empresa y sus accionistas Yolanda Navarro Torres 31

Finalidad de los inventarios Ser el motor de la venta, lo que producirá la utilidad a través de un precio superior al costo de adquisición y/o fabricación. Esta utilidad permitirá a la empresa su existencia a través del tiempo. Sacrificable

Riesgo

No sacrificar

Margen

Recuperar el 100%

Precio

Costo

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El Control de los inventarios

El sistema del control debe incluir: Kardex o software

• Control Contable • Control Físico

Almacén y custodia

• Control de nivel de inversión

Rotación

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Métodos de valuación de inventarios Entenderemos por valuación de inventarios la forma en que se valúan las salidas del almacén, afectando directamente el costo de ventas identificándolo con el ingreso obtenido, pudiendo ser:

Promedios ponderados Primeras entradas, primeras salidas (PEPS) Últimas entradas, primeras salidas (UEPS) Identificados Detallistas Yolanda Navarro Torres 34

Promedios Ponderados Se le conoce como sĂłlo promedios y para determinar el costo a que se le da salida del almacĂŠn, se divide el costo total de las existencias entre el nĂşmero de unidades totales de las mismas.

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Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)

Este método consiste en valuar las salidas del almacén a los primeros precios, es decir para poder aplicar esta técnica debemos identificar el costo a que se le dio entrada a los lotes de los productos para que al darles salida, los costos de los lotes en existencia más antiguos sean los primeros a los que se les de salida.

El costo de venta en la empresa comercial queda valuado a los precios más antiguos, mientras que los inventarios quedan a los costos más actuales.

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Ultimas entradas, primeras salidas (UEPS)

Este método consiste en valuar las salidas del almacén a los últimos precios, es decir para poder aplicar esta técnica debemos identificar el costo a que se le dio entrada a los lotes de los productos para que al darles salida, los costos de los lotes en existencia más recientes sean los primeros a los que se les de salida.

El costo de venta en la empresa comercial queda valuado a los precios más recientes, mientras que los inventarios quedan a los costos más antiguos.

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Comentarios a los métodos En los métodos promedios, PEPS y UEPS se destaca que el manejo físico de los artículos no necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se valúan y que para una correcta asignación del costo, deben establecerse las diferentes capas del inventario según las fechas de adquisición. Independientemente de los métodos, las empresas están obligadas a llevar un control de inventarios de mercancías, para conocer en cualquier momento el valor de los artículos en existencia, así como las unidades físicas, sin necesidad de practicar un inventario físico.

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REGISTRO DE LOS INVENTARIOS