E-Mail-Newsletter an größere Verteiler eignen sich natürlicherweise gut für die Mobilisierung zu bestimmten Kampagnenzwecken und auch zum Sammeln von Spenden. Das Tolle an der E-Mail: Selbst, wenn die eigentliche Nachricht kurz ist, gelingt mit dem direkten Klick auf einen gut platzierten Link schnell der Sprung zum Spendenformular, zu Hintergrundinfos, weiteren Fotos und mehr. Und: Der Emfpänger Ihrer E-Mail kann, wenn er nicht selbst zum genannten Termin Zeit oder Geld für eine Spende hat, die E-Mail immer auch an Freunde weiterleiten.
E-Mails schreiben: Konkretes Problem, konkrete Lösung Grundsätzlich gilt, dass Sie Ihre Empfänger immer um etwas Konkretes bitten sollten. Reine Textmassen lähmen jeden noch so motivierten Aktivisten. Wer gut informiert wird und ein aktiver Abonnent Ihrer Informationen ist, möchte nach der Lektüre in der Regel auch die Möglichkeit haben, aktiv zu werden. Es ist an Ihnen, diese Chance nicht ungenutzt verstreichen zu lassen. Nicht zuletzt können Sie mit der richtigen E-Mail-Management Software gute Schlüsse darüber ziehen, wie oft welche E-Mail geöffnet, gelesen und weitergeleitet wurde. Um sich noch einmal des prominenten Beispiels von Obama zu bedienen: Die am meisten gelesene E-Mail im gesamten Wahlkampf war jene mit dem Betreff „Hey“ - Absender: „Barack Obama“. Diese erzeugte aufgrund der persönlich wirkenden Betreff-Zeile so viel Neugierde, dass sie am meisten gelesen wurde. Wenn Sie genau diese Dinge über Ihre Spender und Unterstützer wissen, können Sie gezielt die Stimmungen der E-MailEmpfänger einschätzen und beim Texten und dem Timing eines Aufrufs bedenken.
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Voraussetzung für all dies ist natürlich einerseits ein gutes Werkzeug zum Sammeln, Verwalten und Auswerten der E-Mail-Adressen – und insgesamt ein nicht zu kleiner Verteiler. In der Regel ist E-Mail-Marketing ein Thema, für das man auch als gewachsene Non-Profit-Organisation professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen sollte.
Voraussetzung: Die richtige Software Die Software-Lösung muss auf jeden Fall den Aufbau von verschiedenen Verteilern, das Ein- und Austragen von Empfängern in Verteilern, die Verwaltung der Daten der Empfänger mit Namen, Anrede und weiteren Informationen, das Schreiben und Gestalten von Newslettern, die Personalisierung des Textes und Segmentierung der Verteiler (z.B. Klima, Entwicklung, Events, Spender), den zeitlich flexiblen Versand und ein Berichtswesen über Versandzahlen, Öffnungsraten und Klickraten umfassen. Für diese wichtigen und komplexen Funktionen ist Ihr privates E-Mail-Programm defintiv die falsche Wahl. Planen Sie für die notwendige SoftwareLösung Kosten ein: Gute Software zum Installieren gibt es ab ca. 130 Euro, OnlineNewsletter-Systeme sind meist besser und kosten in der Regel Versandgebühren (z.B. 5 Euro pro Versand und 1 Cent pro Empfänger des Versands). Eine Alternative, die wir speziell für zivilgesellschaftliche Organisationen empfehlen können und auch selbst aktiv einsetzen, ist CiviCRM: Diese Open-Source basierte Lösung, die als solche kostenlos erhältlich ist, muss allerdings einmalig vernünftig eingerichtet und auch intern geschult werden.