Base de datos: ACCESS
CONCEPTO DE BASE DE DATOS. Se define base de datos como un conjunto de datos relacionados entre sí, organizados en tablas, con los que se pueden realizar una serie de operaciones: ordenarlos, actualizarlos, imprimirlos,... Con algunas diferencias, las distintas bases de datos que existen en el mercado informático contienen o agrupan archivos y utilidades que sirven para guardar datos(tablas), seleccionar datos (consultas), presentar datos (informes) y gestionar datos (formularios). En este manual estudiaremos el Sistema Gestor de Base de Datos relacionales Microsoft ACCESS. Con Microsoft ACCESS se puede administrar toda la información desde un único archivo. Dentro de cada archivo ACCESS se pueden crear los elementos necesarios para la administración, TABLAS que contienen datos, CONSULTAS para recuperar información puntual guardada en las tablas, FORMULARIOS para gestionar datos de las tablas e INFORMES para mostrar datos en el formato deseado.
Sistema Gestor BASE DE DATOS: ACCESS. CREAR UNA BASE DE DATOS. Una vez haya entrado dentro de la aplicación, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde podrá escoger entre diferentes opciones. Elegiremos una de las tres opciones, dependiendo de lo que vayamos hacer.
Si elijo la opción de crear una base de datos, lo primero que hace es preguntarme el nombre que le quiero poner y donde la quiero guardar. Cuando trabajamos con bases de datos el almacenamiento es automático e inmediato, es decir, una vez abierta la base, cualquier cambio que se produzca es almacenado en el mismo momento de producirse. Por este motivo, no es necesario guardar cada vez que realicemos algún cambio.
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PARTES PRINCIPALES DE UNA BASE DE DATOS. Al crear o abrir una base de datos, aparece la ventana principal para la gestión de la base de datos. Desde la pestaña CREAR podemos crear todos los principales objetos de una base de datos (tablas, consultas, formularios e informes.
Tabla: La tabla es donde la aplicación Access guarda los datos. Cada tabla distribuye la información en filas (registros) y columnas (campos). Consulta : La consulta sirve para mostrar y hacer operaciones con los datos contenidos en una o más tablas (o en otra consulta). Formulario: Se utiliza para gestionar (añadir, modificar, borrar) los datos de una tabla. Un formulario permite gestionar el contenido de los campos con un diseño más cuidado y agradable que si se hace directamente sobre una tabla. Informe : Sirve para presentar datos de una tabla o de una consulta en diferentes formatos.
TABLAS. La tabla es la estructura básica de un sistema de bases de datos relacionales. Son los almacenes donde se guardan los datos distribuidos en filas y columnas, cada fila se corresponde con un registro o ficha, y cada columna se corresponde a un campo del registro. Por ejemplo, podría utilizar una tabla para guardar el conjunto de los datos personales de los alumnos de una clase. La información individual de cada alumno se guardará en registros (filas). Cada categoría de información del registro (nombre, dirección, edad, población,...) correspondería a un campo (columnas).
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Nombre Dirección Edad Pepito C/ Tal 21 Juan C/ Grande 31
Población Rivendel Gondolin
....
Registros
Tabla
Campos.
Las aplicaciones de gestión de bases de datos incluyen utilidades o instrucciones para la gestión y mantenimiento de tablas. Así por ejemplo, la información guardada en la tabla anterior se podría ver ordenada por cualquier campo, o bien se podría hacer una consulta que mostrase sólo los alumnos de una población, calcular la media de la edad, etc.
CREACIÓN DE UNA TABLA. Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la información.
Para crear una tabla. En la pestaña Crear, está el apartado Tablas, que permite escoger la manera de crear la tabla
Tabla, se despliega una ventana con casillas (similar a una hoja de cálculo), que permite entrar los datos para el registro directamente, el problema es que no permite definir propiedades para los campos, esto quiere decir que no se podrá especificar si guardaran datos numéricos, texto, etc. Sin embargo, posteriormente, se podrá abrir en modo diseño y entonces establecer las propiedades para los campos. Vista Diseño. En este modo podrá definir la estructura del registro, Nombres de campo, tipos de datos para el campo, controles de validación, definición de claves, etc. Es la forma más utilizada.
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Plantillas de Tabla y Listas de SharePoint. El asistente pide las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente.
Utilizaremos la opción Vista Diseño y nos aparecerá la siguiente ventana que nos permite diseñar los campos, y después ya introduciremos los datos abriendo la tabla.
Como se ve en cada columna se introducen diferentes características de los campos: Nombre de campo: Es el nombre que se le da a cada parte del registro, a cada campo. La columna tiene un máximo de 64 caracteres. Se pueden utilizar espacios, pero no se puede empezar con un espacio. No se pueden utilizar: los puntos, los signos de admiración, los acentos graves ni los corchetes. Dentro de una misma tabla no puede haber dos campos con el mismo nombre. El nombre del campo debe ser descriptivo de la información que el campo va a contener para no crear confusión a la hora de trabajar con los datos. Tipo de datos:
Define si este campo contendrá datos de texto, numéricos, fecha/hora, contador, Sí/No, memo, moneda, objeto OLE.
Descripción :
Es un apartado opcional, sirve para describir el contenido del campo o su finalidad.
Propiedades de los campos: Estableciendo las propiedades de los campos se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto. Una vez tengamos diseñada la tabla, cerramos la ventana y Access pedirá que se le dé un nombre a la tabla.
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Se escribe un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la tabla, y se pulsa Aceptar.
Establecer una clave principal. La clave principal de una tabla suele ser uno o varios campos que identifican de forma única a cada registro de la tabla, de modo que no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal. Por ejemplo, en una tabla de clientes el DNI seria un buen candidato para ser el campo clave. de Para establecer un campo como clave principal se hace clic sobre él y se pulsa el botón la barra de herramientas, o bien, se elige la opción Edición/Establecer clave principal de la barra de menús. No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no se establece, al cerrar la tabla aparece un cuadro de diálogo pidiendo que se establezca:
Si se elige la opción “Sí”, Access creará automáticamente un campo Autonumérico que será la clave principal.
Tipos de datos. Texto: almacena cadenas de caracteres, ya sean números (con los que no se vaya a realizar operaciones), letras o cualquier símbolo. Numérico: Almacena números destinados a realizar operaciones. Hay cinco tamaños: Byte: para almacenar el rango de 0 a 255 Entero: para el rango entre -32768 y 32767 Entero Largo: para el rango entre-2.147.483.648 y 2.147.483.647 38 38 Simple: para números decimales entre el -3,4x 10 y el 3,4x 10 con 7 decimales. 38 Doble: para números entre el -1,797x 10 con 15 lugares decimales. Fecha/hora: fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y hora corta.
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Autonumérico: Es un valor numérico que Access incrementa de modo automático cada vez que se añade un registro. No se puede modificar manualmente. Si/No: Para almacenar datos que sólo tengan dos posibilidades: si-no, 0-1, verdadero-falso, blanco-negro... Memo: Para almacenar texto largo, hasta de 64000 bytes. Se utiliza por ejemplo para poner notas o descripciones. Moneda: Para almacenar valores de moneda. Objeto OLE: Son objetos tales como gráficos, texto, imágenes, sonidos, creados en otras aplicaciones, que se han incrustado o vinculado. Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo.
No conviene que el tamaño del campo sea mayor de lo necesario, ya que cuanto más ocupe, más lento se procesarán los datos cuando se esté trabajando.
ABRIR UNA TABLA. Para abrir la tabla desde la ventana Base de Datos, se tienen dos opciones: • •
Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla. O bien seleccionar la tabla y hacer clic sobre el botón Abrir.
Una vez abierta la tabla podré introducir nuevos registros, modificar datos o simplemente visualizar su contenido.
BORRAR UNA TABLA. 1. Seleccionar la tabla. 2. Activa la opción Edición/ Eliminar, o bien pulse la tecla SUPR. 3. Contesta que Sí en el mensaje de confirmación.
CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA TABLA. 1. Selecciona la tabla a la que desea cambiar el nombre. 2. Activa la opción Edición/ Cambiar nombre. Observe como el nombre de la tabla seleccionada se pone en modo edición. 3. Teclee el nuevo nombre y pulse ENTER.
Propiedades de Campo. Como su nombre indica son particularizaciones de cada campo. Las propiedades de cada campo varían según su tipo. El recuadro de la derecha de las propiedades de campo describe para qué sirve cada una de las propiedades. Dispone de dos fichas General y Búsqueda, esta
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segunda sirve para escoger que tipo de control (cuadro de edición, lista desplegable, etc.) ha de presentar para introducir valores en el campo, se verá más adelante.
FICHA GENERAL TAMAÑO DEL CAMPO Esta propiedad la pueden tener tanto los campos de tipo numérico como los de texto. En los campos de texto el tamaño del campo indica el número de caracteres que puede contener. El valor máximo es de 255 caracteres y por defecto Access aplica 50. Se puede introducir un valor inferior, pero si ya se han introducido datos hay que tener mucho cuidado, ya que si se da un tamaño inferior al de algún campo los caracteres restantes se perderán. En los de tipo numérico limita el rango de valores permitido y si el campo puede contener valores fraccionarios. El campo numérico puede tener estos tamaños: Byte, Entero, Entero Largo, Simple, Doble y Decimal El Byte es el que menos tamaño tiene y por tanto el que menos ocupa. El Doble es el que más ocupa. Los tipos Simple y Doble aceptan números reales, tanto enteros como fraccionarios con decimales. No conviene que el tamaño sea mayor de lo necesario, ya que cuanto más ocupe un campo más lento se procesaran los datos cuando se esté trabajando.
Configuración
Rango de valores
Lugares Decimales
Lugar que ocupa en memoria
Byte
0 a 255
Ninguno
1 byte
Entero
-32.768 a +32.768
Ninguno
2 bytes
Entero Largo
-2.147.483.648 a + 2.147.483.648
Ninguno
4 bytes
7
4 bytes
15
8 bytes
7
4 bytes
38
a 3,4x10
38
a 1,797 x10
Simple
-3,4x10
Doble
-1,797x10
Decimal
38
38 38
38
-10 -1 a 10 -1
LUGARES DECIMALES Permite elegir el número de decimales cuando los datos son Número, Moneda o Autonumérico.
PROPIEDAD FORMATO. Sirve para definir la presentación de los datos del campo. Por ejemplo, en un campo numérico podría ser que interesase verlo con separador de millares, con porcentaje, etc. Un formato fecha con la forma dd/mm/aa o bien con Dia-Nombre del Mes-Año. Florida Secundaria. Departament d’Informàtica.
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Esta propiedad la pueden tener todos los campos menos los Objetos OLE. El formato sólo afecta a la presentación de los datos, nunca al valor almacenado de una tabla. Los números y las fechas se pueden presentar con diferentes formatos. Los números pueden aparecer con separador de miles, con un símbolo de moneda o con un determinado número de decimales. Si no se determina nada en esta propiedad Access utiliza el formato General y los datos aparecen tal y como se hayan introducido. El formato que se especifique para un campo de una tabla será el que Access utilice para los formularios e informes basados en dicha tabla. Si se realiza un cambio de formato después de haber creado un formulario o un informe, este formato nuevo no le afectará.
PROPIEDAD MÁSCARA DE ENTRADA. Una Máscara sirve para mostrar los datos en un formato determinado. También se puede utilizar para obligar al usuario a entrar datos de un tipo determinado (por ejemplo, permitir entrar solo caracteres numéricos). Una máscara de entrada consta de tres partes: La primera especifica la máscara propiamente dicha, en la tabla de abajo se describe el significado de los dígitos más utilizados en ellas. La segunda expresa si Access almacena los datos incluyendo los caracteres de la máscara (si se utiliza 0) o sin incluirlos (si se escribe un 1 o se deja en blanco). La tercera indica el carácter que Access muestra como marcador de posición, por ejemplo: _, @, #,…
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PROPIEDAD TÍTULO. Es el texto que aparecerá cuando utilice este campo en la entrada de datos de la tabla o en un formulario (un formulario es una especie de ficha que sirve para gestionar los registros de las tablas con diferentes posibilidades de presentación). Hay que distinguir entre el nombre que se asigna a un campo cuando se crea y el título que queremos que aparezca después a la hora de presentar la tabla.
PROPIEDAD VALOR PREDETERMINADO. Sirve para indicar el valor que el campo tendrá por defecto. Access escribirá el valor asignado automáticamente en dicho campo al rellenar los nuevos registros de la tabla.
PROPIEDAD REGLA DE VALIDACIÓN. Esta propiedad sirve para controlar que los datos que se entren en el campo cumplan determinadas condiciones. Es una expresión que limita los valores para el campo, donde podemos indicar cuáles son los valores válidos para el campo y cuáles no. La expresión, se puede teclear directamente o bien mediante el cuadro de diálogo Generador de expresiones que aparece al pulsar el botón situado a la derecha del cuadro de texto.
PROPIEDAD TEXTO DE VALIDACIÓN. Es el mensaje que aparece cuando introducimos un valor no válido, es decir, que no cumple la regla de validación.
PROPIEDAD REQUERIDO. Si se pone esta propiedad a Sí, Access exigirá que se introduzca obligatoriamente algún dato en este campo, que nunca quede vacío.
PROPIEDAD PERMITIR LONGITUD CERO. Permite guardar en el campo cadenas de longitud cero.
PROPIEDAD INDEXADO. Acelera la búsqueda y ordenación de los datos, así como las consultas que se hagan en este campo, pero requiere más espacio para almacenar la información. Cuando se define un campo como indexado, se puede elegir entre Indexado Con repetición o Indexado sin repetición. En el primer caso, significa que cada campo tiene que tener un valor único para toda la tabla, en el segundo caso, el campo puede tener valores repetidos. Por ejemplo en una tabla de clientes, el DNI seria un indexado sin repeticiones, los apellidos, un indexado con repeticiones.
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FICHA BÚSQUEDA Esta ficha se utiliza para cambiar el control de entrada de un campo de una tabla. El control de entrada para los campos es por defecto un cuadro de texto, con esta ficha podrá elegir si quiere utilizar el cuadro de texto, un cuadro lista o un cuadro combinado.
Opción por defecto, el usuario tecleará el valor del campo. Permite establecer una lista finita de valores para el campo. Se utiliza cuando un campo puede tomar valores de otra tabla.
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RELACIONES ENTRE TABLAS.Las bases de datos acostumbran a tener más de una tabla (bases de datos relacionales), consecuentemente, la mayoría de operaciones, consultas, informes, etc. constan de datos distribuidos en diferentes tablas. Cuando se trabaja con bases de datos es tan importante el saber utilizar sus herramientas, opciones, etc. para la administración de datos, como la adecuada definición de las tablas donde se guardarán estos datos. Una buena planificación y definición de las tablas, permitirá que todos los procesos posteriores sean más fáciles y lógicos de implementar. Separar la información repetida de la base de datos en tablas relacionadas presenta algunas ventajas: Se ahorra tiempo, al no tener que introducir la misma información en los distintos campos. La base de datos será más pequeña. Se reduce el número de errores a la hora de introducir datos. Dos tablas se relacionan siempre a través de un campo, es decir debe existir en ambas tablas un campo por el cual se establecerá la relación de manera que, el valor de este campo en una tabla se corresponde con el registro o registros del mismo valor en un campo de la otra tabla. Casi siempre las tablas se relacionan por un campo Código o Identificador. Es mejor utilizar campos cortos (con poco contenido) que campos extensos, ya que las relaciones con campos de poco tamaño es siempre más rápida y efectiva.
RELACIONAR DOS TABLAS. 1. Activa la opción del menú Herramientas/ Relaciones. 2. Se activa la ventana Relaciones. Activa la opción del menú Relaciones/ Mostrar tablas o bien pulsa sobre el botón para que se muestre una lista con las tablas de la base de datos. Selecciona las tablas que quieras relacionar. Para cada tabla, selecciónala de la lista y pulsa sobre el botón Agregar. 3. Pulsa el botón Cerrar para desactivar la lista Mostrar Tabla. 4. Selecciona el campo de la primera tabla y, sin dejar el botón principal del ratón, arrastra hacia el campo de la otra tabla con el cual se establece la relación. Cuando sueltes el botón del ratón, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
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Access determinará el tipo de relación del siguiente modo: Si el campo común en ambas tablas está definido como clave principal, se creará una relación Uno a Uno. Cuando el campo común es clave principal sólo en una de las tablas, la relación será Uno a Muchos. En caso de que el campo común no sea clave principal en ninguna de las tablas, se creará una relación no definida.
Cuando se crea una relación, podemos escoger las siguientes opciones:
Casilla Exigir Integridad Referencial. Al seleccionar esta opción, Access se asegura de que se mantiene la correspondencia entre las tablas al introducir datos y trabajar con la base de datos. Es decir, la integridad referencial es un sistema de reglas que aseguran que las relaciones entre los registros de las tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan o cambian los datos relacionados de forma accidental.
Casilla Actualizar en cascada los campos relacionados. Esta opción permite que al modificar un dato del campo clave principal de la tabla principal, éste se actualice automáticamente en la tabla relacionada.
Casilla Eliminar en cascada los registros relacionados. Consiste en que al borrar un registro de la tabla principal, se borrarán en la tabla relacionada todos los registros relacionados con él.
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