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UNIVERSIDAD CATOLICA DE ORIENTE Biblioteca

POLITICAS DE SELECCION Y ADQUISICION Entre una de las actividades de la Biblioteca se tiene la Selección y adquisición. Las políticas y procedimientos que se presentan en este manual sirven como guía para el proceso de selección y adquisición de materiales bibliográficos, con el fin de que la Biblioteca cuente con una colección balanceada que satisfaga las necesidades académicas de la Universidad Católica de Oriente

1. SELECCION Definición Es la tarea intelectual que consiste en escoger las bases de datos y el material bibliográfico más apropiado que puedan cumplir mejor los objetivos perseguidos por la Universidad. Teniendo en cuenta que la Biblioteca es de carácter universitaria, los materiales seleccionados serán de acuerdo a las necesidades académicas de la Institución Universitaria. Esta labor requiere una seria responsabilidad y debe subordinarse en principio a las siguientes condiciones: - Valor real del libro - Utilidad para los lectores - Recursos con los cuáles cuenta la Biblioteca y el recurso asignado para bases de datos, libros y publicaciones seriadas a cada Programa Académico en el plan operativo anual. También es un proceso complejo y supone una técnica para facilitar el examen y valor crítico de los libros, bases de datos y títulos de publicaciones seriadas.

1.1 OBJETIVOS - Seleccionar recursos bibliográficos impresos y no impresos abarcando todos las materias o clases, de las cuáles se adquieren con preferencia obras que abarquen las áreas académicas de la Universidad.

- Seleccionar materiales que profundicen en algunos temas, del cuál se trate de reunir todo, o por lo menos lo mejor. - Poner a disposición de los estudiantes y docentes, los libros, títulos de revistas y bases de datos más adecuadas para su consulta. - Determinar las necesidades socio-económicas, informativas y culturales de la comunidad.

1.2 PERSONAL Con el fin de que la selección de los materiales se haga en la forma más democrática, y se atienda a las necesidades de la comunidad a la cuál sirve específicamente, las personas encargadas de colaborar en la selección de materiales son: El Coordinador de la Biblioteca: es la persona más indicada, puesto que tiene conocimientos de los lectores que integran la comunidad universitaria, sabe cuáles son sus intereses, sus gustos, sus necesidades, etc. Además es quién está al tanto de las últimas publicaciones que aparecen en todos los campos. Decanos y Coordinadores de cada Programa Académico: quienes conocen los currículos y de las necesidades de material bibliográfico para llevar a buen fin cada materia. Docentes de cada materia: Llenan formulario de solicitud impreso o en línea ubicado en el portal de la Biblioteca las bibliografías de los libros, títulos de revistas y bases de datos especializadas que crean convenientes adquirirlos para su materia. Estudiantes: Quién constantemente esta solicitando obras y conocen la colección que existe en la Biblioteca y de sus necesidades.

Funciones del personal encargado de la selección Dirigir el proceso total de selección de materiales Hacer que el presupuesto destinado a la compra de materiales se reparta equitativamente de acuerdo a las prioridades que se estudian cuidadosamente. Estudiar las bases de datos especializadas, bibliografías, las reseñas críticas de los libros, catálogos de editoriales, reseñas de revistas y periódicos, visitar librerías y consultar en la Internet las librerías, entidades o instituciones, Universidades que publiquen obras de acuerdo a nuestras necesidades.

1.3 MATERIALES A SELECCIONAR Para la selección de los materiales se tiene en cuenta las necesidades académicas de la Universidad, ellos son los siguientes: 1.3.1 LIBROS Se hace énfasis en seleccionar material relacionado con los programas Académicos de la Universidad, de investigación y extensión y en especial todo lo que se publique sobre la región. Para la selección de los libros se tiene en cuenta los siguientes pasos: - Se solicita a las editoriales y librerías los catálogos y listas de los materiales que distribuyen o venden. O se solicita a vendedores para que visiten la Universidad y nos den a conocer las novedades - Cuando los catálogos llegan se reparten a las personas encargadas de la selección, para que se enteren y sugieran los libros más convenientes para la Biblioteca. Si son vendedores de las Editoriales que nos visitan se les solicita que visiten los Decanos o Coordinadores. - Una vez se hayan marcado los libros en los catálogos y estudiado las sugerencias de los usuarios se saca una lista por áreas con todos los datos de identificación del libro y su respectivo costo. - Se tiene los criterios para la selección de los libros: Estudia el autor, autoridad y responsabilidad, título, edición, editorial, costo, fecha, contenido, presentación y encuadernación. - El idioma de los libros se adquieren preferiblemente en español y el inglés. - La Biblioteca selecciona hasta tres (3) ejemplares siempre y cuando la demanda del libro lo justifique.

1.3.2 REVISTAS IMPRESAS Son muy valiosas en el campo de los últimos avances científicos, técnicos y literarios que ponen al día la información a los Usuarios. - Debe hacerse una revisión de la colección existente, con el fin de determinar las áreas que deben reforzarse.

- Las publicaciones seriadas se seleccionan de acuerdo a la relevancia, pertinencia y representabilidad de las mismas, de acuerdo con los programas académicos de la Institución, petición de los docentes, estudiantes y decanos. - Debe tenerse en cuenta la idoneidad de los autores y la calidad editorial de la publicación. - El idioma de las publicaciones es preferiblemente el español y el inglés. - Para la continuidad de las suscripciones se tiene en cuenta los títulos estadísticamente más consultados y las sugerencias de los Usuarios. - Los títulos adquiridos deben ajustarse a las políticas y objetivos de la Institución. - Debe evitarse recibir donaciones que impongan tratamiento diferente a las adoptadas por la Hemeroteca. 1.3.2.1 Fuentes de selección Para lograr que los materiales queden bien seleccionados se tiene en cuenta las siguientes fuentes de consulta: - Bibliografías, reseñas de revistas y periódicos, catálogos de editoriales, listas de librerías, visita de agentes de publicaciones, además se tiene en cuenta el formulario de solicitud de libros y revistas (Ver formulario en el Portal de la Biblioteca)

REVISTAS ELECTRONICAS Y BASES DE DATOS Son las revistas científicas internacionales que se pueden consultar vía Internet en texto completo. La Selección de estas Bases de datos la realizan Decanos, Coordinadores y la Coordinadora de la Biblioteca con la aprobación del Rector y Director Académico.

2. ADQUISICION

Por adquisición entendemos las tareas tendientes a adquirir para la Biblioteca el material elegido por orden de prioridad, bien sea por compra, canje o donación La Coordinadora de Compras se encarga de pedir cotizaciones en varias librerías y agencias de publicaciones con el fin de adquirirlos económicamente más favorables. Cuando se compran los libros, la Coordinadora de Compras, la Coordinadora de Inventario y la Coordinadora de Biblioteca, hacen una revisión general del estado físico del libro con el fin de comprobar que este en buen estado y que el libro coincida con el que ha sido solicitado. En caso de que el libro esté incompleto, inmediatamente se hace el reclamo correspondiente en el menor tiempo posible. En el caso de las revistas, el personal de apoyo de la Hemeroteca lleva el control de su adquisición, si por algún motivo no llega un número que ya está pago se llama a la agencia o editorial con quién se hizo la suscripción para hacer el reclamo. Una vez llegado los libros se confrontan con la base de datos y se le asignará el número de inventario y los otros datos adicionales de precio, fecha de llegada, librería donde se compró, etc. Una vez inventariado el libro y la revista se dispone para la catalogación, clasificación y tratamiento físico.

2.1 CONTROL DE ADQUISICIONES El trabajo de control de adquisición consiste en mantener al día los siguientes registros: - Para llevar a cabo la adquisición, el personal de apoyo de los Decanos o Coordinadores de cada programa académico solicitan a través de la aplicación “Sistema Integrado de Almacén y Compras SIAC ,las bases de datos especializada y, los listados de libros ytítulos de revistas a adquirir, con el visto bueno de la Coordinadora de la Biblioteca, Decanos o Coordinadores, Presupuesto y Coordinadora del Departamento Financiero. - Revisar quincenalmente las solicitudes de compra de los materiales pedidos y no recibidos. - Dar a conocer a la Coordinadora de Compras los reclamos por falta de llegada de libros, revistas, etc para proceder a llamar a la editorial o agencia responsable.

- Controlar el buen estado de los materiales llegados.

2.1.1 Formas de Adquisición Con el fin de aumentar la colección y actualizarla en todos sus aspectos, la Biblioteca adquiere los materiales en la siguiente forma: Por compra, canje o donación.

* Compra Para la compra de los materiales bibliográficos se tiene en cuenta en primera instancia el presupuesto destinado para este fin, que es asignado anualmente a cada programa académico. Se solicita cotización a las respectivas editoriales, librerías o agencias de publicaciones en la que indica el precio de las obras y el descuento que ofrecen de los libros deseados. La cotización se solicita en original y copia; éstas cotizaciones pasan a la Coordinadora de Compras donde son analizadas frente a otras para establecer un precio más favorable, inmediatamente procede a efectuar el contrato de compra con la editorial, librería o agencia que más garantía ofrezca.

2. 2 REGISTRO Son medios que la Biblioteca utiliza para una mejor organización, para efecto se llevan los siguientes ficheros:

* DESIDERATA: Son los libros que los usuarios han solicitado para la compra, pero que por falta de presupuesto, por que están muy agotados, o por cualquier otro motivo no ha sido posible su adquisición.

* LIBROS PEDIDOS: Son los libros que la Biblioteca ya ha seleccionado previamente y se pidieron a la editorial o librería.

* LIBROS RECIBIDOS: Cuando la Biblioteca tiene en su poder los libros que se pidieron, se archivan los listados de libros ya adquiridos.

* EDITORIALES - LIBRERIAS - AGENCIAS: Es importante este fichero puesto que se conoce la especialidad de cada uno de ellos por medio de los catálogos y listas, facilitando de ésta manera el proceso de selección para luego poder adquirirlos. Este proceso se realiza manualmente

ADQUISICIONES DE LAS PUBLICACIONES SERIADAS Las publicaciones seriadas se adquieren mediante la compra o suscripción, el canje y la donación.

3.1 COMPRA * Selección En la adquisición de las publicaciones seriadas, la compra se hace con un criterio muy selectivo, teniendo en cuenta aspectos tales como: precio - periodicidad - calidad - y autoridad del contenido y pertinencia de acuerdo con los objetivos de la Biblioteca, además se realiza un trabajo interdisciplinario entre Bibliotecólogo, Docente, Decano o Coordinador del Programa Académico y estudiantes.. El número de títulos que se adquieren por compra depende del presupuesto disponible de cada Programa Académico. La adquisición se hace por dos medios: - A través de una agencia de suscripciones, la cual se encarga directamente de la compra y renovación, ellas mandan la factura, la Universidad la cancela, esta a su vez cancela el precio de la publicación al editor de las mismas. - Directamente al editor o distribuidor de cada título: en este caso se envía la carta de solicitud vía correo electrónico de las publicaciones o el desprendible completamente diligenciado a la casa editora o distribuidor. De este proceso debe quedar una copia para uso y constancia de lo realizado en la Biblioteca.

* Renovación de suscripciones Para la renovación de suscripciones de las publicaciones seriadas adquiridas por compra, se procede de la siguiente manera: - Elaboración de una solicitud de compra adjuntando la factura - Enviar la solicitud de compra al Decano respectivo quién aprueba la renovación.

- Pasar luego la solicitud al Personal de Apoyo de cada Programa Académico para ingresarlo por el SIAC (Sistema Integrado de Almacén y Compras) y lo remite a la Coordinadora del Departamento Financiero, si es aprobada la renovación se dirige luego a Contabilidad quien realiza los demás trámites.

3.2 CANJE El canje de publicaciones seriadas es un contrato o convenio que efectúa la Biblioteca con otras instituciones, para intercambiar materiales impresos. El contrato se basa exclusivamente en el mutuo consentimiento de las partes interesadas. Normalmente se formaliza mediante el envió de una carta enviada por Email o correo tradicional. El objetivo primordial del servicio de canje: Es la cooperación y la reciprocidad entre las instituciones. Establecer contacto con otras instituciones cuyas actividades son similares. Ampliar y extender el campo de acción de cada Biblioteca. Brindar a la Biblioteca la oportunidad de obtener publicaciones que quizás no podrían obtenerse por otros medios. Facilitar la adquisición de publicaciones que no se pueden comprar por no estar en venta. Incrementar el número de títulos de la hemeroteca, en forma más económica que la compra.

* Fuentes para el canje Listas de canje preparadas por otras bibliotecas Los programas cooperativos de la biblioteca permite intercambiar documentos o conocer materiales disponibles en canje. * Elaboración y envió de listas de canje En la elaboración y envió de las listas de canje a las instituciones con las cuales se han establecido convenios, se siguen los siguientes pasos : Seleccionar el material para canjear

Organizar las publicaciones alfabéticamente por título Elaborar listas por separado para libros, publicaciones seriadas, folletos y otros materiales. Para cada publicación se anotan los datos correspondientes, agregando los números de ejemplares disponibles. Las listas se envían a cada institución al mismo tiempo, para que tengan la misma oportunidad de solicitar el material. Duplicar las listas según el número de instituciones registradas para el canje. Enviar las listas a las respectivas entidades o instituciones. A medida que se reciben, se organiza por estricto orden de llegada y se procede a disponer los números solicitados.

* Acuse de Recibo Por cada publicación que la Biblioteca recibe por canje o donación se envía a la entidad, un acuse de recibo por Email o correo tradicional donde indica el título de la revista, el número, la fecha y año, este con el fin de agradecer el envío y asegurar una continuidad de la publicación.

3.3 DONACION La adquisición por donación consiste en la aceptación de materiales que sin necesidad de retribución llegan a la Biblioteca. Antes de aceptar una donación se hace necesaria una adecuada selección del material, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Importancia de la publicación, si se adecua a las necesidades de los Usuarios, costo de preparación, mantenimiento, manejo y almacenaje de esas publicaciones, opinión del personal docente y estudiantil de la Universidad.

* Fuentes para la donación Entre las fuentes que se puede utilizar para conseguir donaciones tenemos: Oficinas gubernamentales, sociedades e instituciones profesionales, compañías comerciales y personas particulares.


Politicas de Seleccion y Adquisicion