Ms Outlook 2013
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Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE ............................................................................................................................................ 5 INLEIDING ...................................................................................................................................................... 12 BASISBEWERKINGEN OUTLOOK 2013 ............................................................................................................. 13 1
WAAROM GEBRUIKEN WE MICROSOFT OUTLOOK? ............................................................................... 13 1.1 MS OUTLOOK STARTEN.............................................................................................................................. 13 1.2 HET NAVIGATIESCHERM ............................................................................................................................. 13 1.2.1 E-mail ............................................................................................................................. 13 1.2.2 Agenda .......................................................................................................................... 14 1.2.3 Contactpersonen ........................................................................................................... 14 1.2.4 Taken ............................................................................................................................. 14 1.2.5 Navigatieopties .............................................................................................................. 14 1.2.6 Notities ........................................................................................................................... 15 1.2.7 Mappen .......................................................................................................................... 15 1.2.8 Snelkoppelingen ............................................................................................................ 15
2
OPDRACHTEN GEVEN ............................................................................................................................. 15 2.1 2.2 2.3 2.4
3
HET LINT GEBRUIKEN ................................................................................................................................. 15 EEN SNELMENU GEBRUIKEN ........................................................................................................................ 16 DE WERKBALK SNELLE TOEGANG GEBRUIKEN .................................................................................................. 16 HET TOETSENBORD GEBRUIKEN ................................................................................................................... 16
DE HELPFUNCTIE .................................................................................................................................... 17 3.1
ZOEKEN MET TREFWOORDEN ...................................................................................................................... 17
E-MAIL GEBRUIKEN ........................................................................................................................................ 19 4
DE OPTIES VOOR UW E-MAILINSTELLINGEN WIJZIGEN .......................................................................... 19 4.1 BERICHTEN OPSTELLEN............................................................................................................................... 19 4.1.1 Tekstopmaak instellen ................................................................................................... 20 4.1.2 Editoropties .................................................................................................................... 21 4.1.3 Handtekeningen............................................................................................................. 24 4.1.4 Briefpapier gebruiken .................................................................................................... 27 4.2 HET LEESVENSTER ..................................................................................................................................... 28 4.2.1 Markeren als gelezen na bekijken in leesvenster.......................................................... 29 4.2.2 Markeren als gelezen bij wijziging selectie .................................................................... 29 4.2.3 Volgend item openen ..................................................................................................... 29 4.2.4 Geen enkel optie gekozen ............................................................................................. 29 4.3 ONTVANGST VAN BERICHT .......................................................................................................................... 29 4.3.1 Windows 7: Instellingen van waarschuwingen op het bureaublad ................................ 30 4.3.2 Windows 8: Instellingen van waarschuwingen op het bureaublad ................................ 31 4.4 ANTWOORDEN EN DOORGESTUURDE BERICHTEN............................................................................................. 31 4.4.1 Antwoorden en doorgestuurde berichten in een nieuw venster openen. ...................... 32 4.4.2 Oorspronkelijk berichtvenster sluiten bij beantwoorden of doorsturen.......................... 32 4.4.3 Opmerkingen vooraf laten gaan door ... ........................................................................ 32
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4.4.4 Bij het beantwoorden van een bericht ........................................................................... 32 4.5 BERICHTEN OPSLAAN ................................................................................................................................. 32 4.6 BERICHTEN VERZENDEN ............................................................................................................................. 33 4.6.1 Standaardprioriteitsniveau instellen............................................................................... 33 4.6.2 Standaardgevoeligheidsniveau instellen ....................................................................... 34 4.6.3 Meerdere geadresseerden ............................................................................................ 35 4.7 CONTROLEREN ......................................................................................................................................... 35 5
OUTLOOK VANDAAG ............................................................................................................................. 36 5.1 5.2 5.3 5.4
6
MAPPEN SELECTEREN ................................................................................................................................ 38 TAKENLIJST INSTELLEN ............................................................................................................................... 38 STIJLEN ................................................................................................................................................... 39 HET LINT BEELD........................................................................................................................................ 40
BERICHTEN ............................................................................................................................................. 41 6.1 SCHERMONDERDELEN................................................................................................................................ 41 6.1.1 Het Navigatievenster ..................................................................................................... 41 6.2 DE TAKENBALK......................................................................................................................................... 43 6.3 LINTEN: ALGEMEEN ................................................................................................................................... 43 6.4 HET LINT START........................................................................................................................................ 44 6.4.1 Nieuw ............................................................................................................................. 44 6.4.2 Verwijderen .................................................................................................................... 46 6.4.3 Reageren ....................................................................................................................... 46 6.4.4 Verplaatsen.................................................................................................................... 50 6.4.5 Labels ............................................................................................................................ 53 6.4.6 Zoeken ........................................................................................................................... 53 6.5 HET LINT VERZENDEN/ONTVANGEN ............................................................................................................. 54 6.5.1 Alle mappen ... ............................................................................................................... 54 6.5.2 Verzenden/ontvangen ................................................................................................... 54 6.6 HET LINT MAP ......................................................................................................................................... 55 6.6.1 Een nieuwe map aanmaken .......................................................................................... 55 6.6.2 Een aangepaste zoekmap aanmaken ........................................................................... 59 6.6.3 Een standaard zoekmap aanmaken .............................................................................. 60 6.6.4 Mapeigenschappen ....................................................................................................... 61 6.7 HET LINT BEELD........................................................................................................................................ 62 6.7.1 Huidige weergave .......................................................................................................... 63 6.7.2 Weergave-instellingen ................................................................................................... 64 6.7.3 Gesprekken ................................................................................................................... 71 6.7.4 Rangschikking ............................................................................................................... 72 6.7.5 Indeling .......................................................................................................................... 73 6.7.6 Deelvenster personen ................................................................................................... 74 6.7.7 Venster .......................................................................................................................... 75
7
HET ZOEKLINT ........................................................................................................................................ 75 7.1 7.2
8
DE GROEP BEREIK ..................................................................................................................................... 76 VERFIJNEN .............................................................................................................................................. 76
ONTVANGEN BERICHTEN VERWERKEN .................................................................................................. 77 8.1 8.2
ONGELEZEN BERICHTEN ............................................................................................................................. 77 REAGEREN .............................................................................................................................................. 78
Ms Outlook 2013
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8.3 EEN E-MAIL BEANTWOORDEN ..................................................................................................................... 78 8.3.1 Klik in de e-mail lijst, op het bericht dat u wilt beantwoorden. ....................................... 78 8.3.2 Dubbelklik op de e-mail om deze te openen. ................................................................ 79 8.4 LEESBEVESTIGING ..................................................................................................................................... 80 8.5 BERICHTEN IN BERICHTENBALK .................................................................................................................... 80 8.6 BIJLAGEN BEHANDELEN .............................................................................................................................. 81 8.7 ANTWOORDEN OP STEMKNOPPEN................................................................................................................ 81 8.7.1 Acties ............................................................................................................................. 82 8.8 VERTALEN ............................................................................................................................................... 84 8.8.1 Taalopties voor vertalen ................................................................................................ 84 8.8.2 Geselecteerde tekst vertalen ......................................................................................... 85 8.8.3 Minivertaler .................................................................................................................... 86 8.9 EEN BERICHT OPSLAAN IN EEN DOCUMENTENMAP ........................................................................................... 86 8.10 EEN BERICHT PRINTEN................................................................................................................................ 86 9
BERICHTEN OPMAKEN EN VERZENDEN .................................................................................................. 87 9.1 GEADRESSEERDEN INVOEGEN ...................................................................................................................... 88 9.2 NAMEN .................................................................................................................................................. 90 9.3 ONDERWERP ........................................................................................................................................... 90 9.4 OPNEMEN ............................................................................................................................................... 91 9.4.1 Een bestand invoegen ................................................................................................... 91 9.4.2 Een Item bijvoegen ........................................................................................................ 92 9.4.3 De handtekening wijzigen of toevoegen ........................................................................ 92 9.5 IN-/UITZOOMEN ...................................................................................................................................... 93 9.6 INVOEGEN ............................................................................................................................................... 94 9.6.1 Een visitekaartje invoegen ............................................................................................. 94 9.6.2 Een agenda invoegen .................................................................................................... 95 9.6.3 Een tabel invoegen ........................................................................................................ 97 9.6.4 Illustraties en afbeeldingen invoegen ............................................................................ 98 9.6.5 Vormen invoegen........................................................................................................... 99 9.6.6 SmartArt invoegen ....................................................................................................... 100 9.6.7 Een Schermafbeelding invoegen................................................................................. 101 9.6.8 Een Hyperlink invoegen ............................................................................................... 101 9.6.9 Een tekstvak invoegen ................................................................................................ 105 9.6.10 Snelonderdelen invoegen ............................................................................................ 105 9.6.11 WordArt........................................................................................................................ 107 9.7 OPTIES ................................................................................................................................................. 108 9.7.1 Thema’s wijzigen ......................................................................................................... 108 9.7.2 BCC en Van gebruiken ................................................................................................ 109 9.7.3 Stemknoppen gebruiken .............................................................................................. 109 9.7.4 Een leesbevestiging en een ontvangstbevestiging vragen ......................................... 111 9.7.5 Verzonden berichten opslaan ...................................................................................... 112 9.7.6 Bezorging uitstellen ..................................................................................................... 113 9.7.7 Antwoorden verzenden naar een andere persoon ...................................................... 113 9.7.8 Een vervaldatum instellen ........................................................................................... 114
10
CATEGORIEËN ...................................................................................................................................... 114 10.1 10.2
EEN CATEGORIE AANMAKEN...................................................................................................................... 116 DE KLEUR VAN EEN CATEGORIE WIJZIGEN ..................................................................................................... 117
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Ms Outlook 2013 10.3 DE NAAM VAN EEN CATEGORIE WIJZIGEN ..................................................................................................... 117 10.4 EEN CATEGORIE TOEKENNEN AAN EEN ITEM ................................................................................................. 118 10.5 EEN CATEGORIE VERWIJDEREN UIT EEN ITEM ................................................................................................ 118 10.6 ITEMS MET EEN BEPAALDE CATEGORIE PRINTEN ............................................................................................ 118 10.7 ITEMS SORTEREN OP CATEGORIE ................................................................................................................ 119 10.7.1 Berichten sorteren op categorie .................................................................................. 119 10.7.2 Contacten sorteren op categorie ................................................................................. 120 10.7.3 Agenda sorteren op categorie ..................................................................................... 121 10.7.4 Taken sorteren op categorie........................................................................................ 122
11
OPVOLGING ......................................................................................................................................... 123 11.1 11.2 11.3
OPVOLGING EIGENHANDIG INSTELLEN ......................................................................................................... 124 HERINNERING TOEVOEGEN ....................................................................................................................... 125 DE KOLOM OPVOLGINGSMARKERING TOEVOEGEN AAN UW BERICHTEN ............................................................. 125
CONTACTENPERSONEN BEHEREN ................................................................................................................ 126 12
CONTACTEN ......................................................................................................................................... 126 12.1 DE OPTIES VOOR UW CONTACT-INSTELLINGEN WIJZIGEN ................................................................................ 126 12.2 EEN NIEUW CONTACT AANMAKEN .............................................................................................................. 127 12.2.1 Een contact aanmaken vanuit een bericht .................................................................. 127 12.2.2 Een contact aanmaken via de Contactpersonen......................................................... 128 12.3 INVULLEN VAN DE PERSONENGEGEVENS ...................................................................................................... 128 12.4 INVOEGEN VAN EEN FOTO......................................................................................................................... 129 12.5 INVULLEN VAN INTERNETGEGEVENS ............................................................................................................ 129 12.6 INVULLEN VAN DE TELEFOONNUMMERS ...................................................................................................... 130 12.7 INVULLEN VAN DE ADRESGEGEVENS ............................................................................................................ 131 12.7.1 Notities ......................................................................................................................... 132 12.7.2 Categorieën en opvolging ............................................................................................ 133 12.8 SNEL GEGEVENS INVULLEN VAN EEN CONTACT .............................................................................................. 133 12.8.1 Deze fiche Bewerken… ............................................................................................... 134 12.8.2 Contactpersonen koppelen .......................................................................................... 134 12.9 EEN GROEP CONTACTPERSONEN ................................................................................................................ 134 12.9.1 Een groep contactpersonen aanmaken ...................................................................... 134 12.9.2 Een contact verwijderen uit een groep ........................................................................ 135 12.10 MAPPEN .......................................................................................................................................... 135 12.10.1 Een nieuwe map aanmaken .................................................................................... 136 12.10.2 Mappen en contacten verplaatsen. ......................................................................... 136 12.10.3 Delen ....................................................................................................................... 137 12.10.4 Contactpersonen of Groepen doorsturen ................................................................ 137 12.11 HET BEELD WIJZIGEN VAN DE CONTACTEN ............................................................................................... 137 12.11.1 Weergave wijzigen................................................................................................... 137 12.11.2 Weergave met leesvenster ...................................................................................... 139 12.12 CONTACTLIJSTEN PRINTEN .................................................................................................................... 140
AGENDABEHEER ........................................................................................................................................... 141 13
DE AGENDA OPROEPEN ....................................................................................................................... 141
14
ONDERDELEN VAN DE AGENDA ........................................................................................................... 141
15
DE OPTIES INSTELLEN VOOR DE AGENDA ............................................................................................. 142
Ms Outlook 2013 15.1
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FEESTDAGEN TOEVOEGEN......................................................................................................................... 144
16
HET LINT MET DE VERSCHILLENDE TABS .............................................................................................. 145
17
ANDERE WEERGAVEVORMEN .............................................................................................................. 145 17.1
18
DE GROOTTE VAN DE VERSCHILLENDE ZONES WIJZIGEN ................................................................................... 145
HET AFSPRAKENGEBIED ....................................................................................................................... 145 18.1 18.2
DE DATUMNAVIGATIE .............................................................................................................................. 146 HET URENINTERVAL................................................................................................................................. 146
19
HET WEERBERICHT ............................................................................................................................... 147
20
SNEL EEN AFSPRAAK TOEVOEGEN........................................................................................................ 147
21
EEN AFSPRAAK MET DETAILS TOEVOEGEN........................................................................................... 147 21.1 21.2 21.3 21.4 21.5 21.6 21.7
22
ONDERWERP EN LOCATIE ......................................................................................................................... 148 TIJDSDUUR ............................................................................................................................................ 148 EVENEMENTEN....................................................................................................................................... 148 DEELNEMERS UITNODIGEN ....................................................................................................................... 148 OPTIES ................................................................................................................................................. 148 CODES .................................................................................................................................................. 149 CATEGORISEREN ..................................................................................................................................... 149
AFSPRAKEN BEWERKEN ....................................................................................................................... 150 22.1 DE DATUM EN/OF UUR BEWERKEN ............................................................................................................. 150 22.1.1 Dubbelklik op de afspraak. .......................................................................................... 150 22.1.2 Versleep de afspraak ................................................................................................... 150 22.1.3 Versleep de uren ......................................................................................................... 150
23
HERHALENDE AFSPRAKEN (TERUGKEERPATROON) .............................................................................. 150 23.1 23.2 23.3 23.4 23.5
DAGELIJKS TERUGKEERPATROON ................................................................................................................ 151 WEKELIJKS TERUGKEERPATROON ............................................................................................................... 151 MAANDELIJKS TERUGKEERPATROON............................................................................................................ 151 JAARLIJKS TERUGKEERPATROON ................................................................................................................. 152 BEREIK VAN HET TERUGKEERPATROON ........................................................................................................ 152
24
EEN AFSPRAAK VERWIJDEREN ............................................................................................................. 153
25
EEN VERGADERING PLANNEN MET MEERDERE PERSONEN .................................................................. 153 25.1 UITNODIGEN VIA EEN AFSPRAAK ................................................................................................................ 153 25.2 UITNODIGEN VIA DE PLANNING ................................................................................................................. 154 25.2.1 Verplichte of optionele deelnemers ............................................................................. 155 25.2.2 De Autoselectie gebruiken........................................................................................... 155 25.3 U BENT IEMAND VERGETEN UIT TE NODIGEN ................................................................................................ 156 25.4 DE UITNODIGINGEN OPVOLGEN ................................................................................................................. 157 25.5 EEN VERGADERVERZOEK BEANTWOORDEN ................................................................................................... 158 25.6 ALGEMENE OPMERKING ........................................................................................................................... 158
26
DE PLANNING AFDRUKKEN .................................................................................................................. 159 26.1
STIJL VOOR DAGELIJKS.............................................................................................................................. 160
Ms Outlook 2013
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26.2 STIJL VOOR WEEKAGENDA (1) ................................................................................................................... 160 26.3 STIJL VOOR WEEKAGENDA (2) ................................................................................................................... 160 26.4 STIJL VOOR MAANDELIJKS ......................................................................................................................... 160 26.4.1 Stijl voor drie kolommen .............................................................................................. 161 26.4.2 Stijl voor agendadetails ............................................................................................... 161 27
UW AGENDA DELEN MET ANDEREN..................................................................................................... 161 27.1 AGENDA DELEN MET COLLEGA’S................................................................................................................. 161 27.1.1 Uw taak ........................................................................................................................ 161 27.1.2 Uw collega’s ................................................................................................................. 162 27.2 GEDEELDE AGENDA’S GEBRUIKEN ............................................................................................................... 162 27.3 HET MACHTIGINGSNIVEAU INSTELLEN ......................................................................................................... 163 27.4 AGENDA VIA E-MAIL VERZENDEN ............................................................................................................... 164
28
EEN BACK-UP MAKEN VAN UW AGENDA ............................................................................................. 165 28.1 28.2
DE GEGEVENS EXPORTEREN ...................................................................................................................... 166 DE GEGEVENS ARCHIVEREN ....................................................................................................................... 167
TAKEN MAKEN EN BEHEREN ........................................................................................................................ 169 29
DE TAKEN OPROEPEN .......................................................................................................................... 169
30
WEERGAVE WIJZIGEN .......................................................................................................................... 169 30.1
31
GEAVANCEERDE WEERGAVE-INSTELLINGEN .................................................................................................. 171
EEN TAAK TOEVOEGEN ........................................................................................................................ 173 31.1 31.2 31.3 31.4 31.5
DE KNOP NIEUWE TAAK (TABBLAD START) IN GROEP NIEUW ........................................................................... 173 BEGIN TE TYPEN IN HET VAK NIEUWE TAAK TYPEN. ........................................................................................ 175 VERSLEPEN VAN EEN ITEM NAAR TAKEN. ..................................................................................................... 175 DETAILS VAN EEN TAAK ............................................................................................................................ 176 EEN TERUGKERENDE TAAK MAKEN.............................................................................................................. 177
32
DE AFWERKING VAN EEN TAAK VOLGEN ............................................................................................. 177
33
EEN TAAK TOEWIJZEN AAN DERDEN .................................................................................................... 177 33.1
34
EEN TAAK TERUGVINDEN .......................................................................................................................... 179
REAGEREN OP EEN TAAKVERZOEK ....................................................................................................... 179 34.1
REAGEREN OP EEN TAAK........................................................................................................................... 179
INSTELLINGEN VOOR AUTOARCHIVEREN ..................................................................................................... 181 HANDIGE TIPS .............................................................................................................................................. 183 35
GEBRUIK EEN VAN DE VOLGENDE FILOSOFIEËN ................................................................................... 183 35.1 35.2 35.3
36
ALLES IN HET POSTVAK IN ........................................................................................................................ 183 MEERDERE MAPPEN ................................................................................................................................ 183 HET LEGE POSTVAK IN ............................................................................................................................. 184
WERKEN MET OUTLOOK-GEGEVENSBESTANDEN ................................................................................. 184 36.1 36.2
WAT IS EEN OUTLOOK-GEGEVENSBESTAND? ................................................................................................ 184 DE LOCATIE VAN EEN PST-BESTAND ............................................................................................................ 185
Ms Outlook 2013
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36.2.1 Vanuit Windows 7 of 8 ................................................................................................. 185 36.2.2 Vanuit Outlook ............................................................................................................. 185 36.3 HET BESTAND KOPIËREN OF BACK-UPPEN ..................................................................................................... 185 36.4 HET .PST-BESTAND TERUGZETTEN .............................................................................................................. 186 36.5 EXPORTEREN VAN EEN .PST-BESTAND ......................................................................................................... 186 36.6 IMPORTEREN VAN EEN .PST-BESTAND ......................................................................................................... 187 37
OUTLOOK STARTEN IN VEILIGE MODUS ............................................................................................... 187
38
EEN .PST-BESTAND HERSTELLEN .......................................................................................................... 189
39
PST-BESTANDEN GEBRUIKEN OM UW E-MAILS TE ORGANISEREN ....................................................... 189
40
OUTLOOK-GEGEVENSBESTANDEN (.PST) SLUITEN................................................................................ 190
41
AUTOMATISCHE ANTWOORDEN .......................................................................................................... 190