Issuu on Google+

1

1

FAM FAM Elementaire bedrijfsadministratie 1 deel A

BV in Balans biedt ondersteunend lesmateriaal gebaseerd op de competentiegerichte kwalificatiedossiers die door het Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO voor de Financiële beroepen zijn ontwikkeld. Het lesmateriaal dekt de kerntaken, werkprocessen en activiteiten voor de kwalificatiedossiers: • •

niveau 3 (Financieel Administratief Medewerker) en niveau 4 (Bedrijfsadministrateur, Assistent-accountant en Salarisadministrateur).

BV in Balans bestaat uit leereenheden waarin de leerling zijn eigen leerweg vindt en waarmee de docent het gewenste curriculum vult.

Elementaire bedrijfsadministratie 1 deel A Editie

2013

E.P. van Balen, K. Broersen, G.W.M van Heeswijk, J.P. Mijnster, S.J. Stienstra, T.F.G. Suppers, T. van de Veerdonk e.a.

Mede dankzij de kritische gebruikers die hun wensen kenbaar hebben gemaakt, maakt dit lesmateriaal het mogelijk om ‘Balans in het onderwijs’ te brengen.

De auteurs

FAM

Leerwerkboek

9781111270032

1

1

1

1

COLOFON ThiemeMeulenhoff ontwikkelt leermiddelen voor Primair Onderwijs, Voortgezet Onderwijs, Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie en Hoger Onderwijs Meer informatie over ThiemeMeulenhoff en een overzicht van onze leermiddelen: www.thiememeulenhoff.nl of via onze klantenservice (088) 800 20 16 ISBN 9781111270032 Eerste druk, eerste oplage, 2013 © ThiemeMeulenhoff, Amersfoort, 2013. Exemplaar voor verhuur. De eigendom blijft altijd bij de uitgever. Het is niet toegestaan deze uitgave te gebruiken zonder huurovereenkomst met de uitgever. Het is niet toegestaan deze uitgave onder te verhuren, te verkopen of anderszins ter beschikking van derden te stellen. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16 Auteurswet jo het Besluit van 23 augustus 1985, Stbl., dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie (PRO), Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp (www.stichting-pro.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich tot de uitgever te wenden. Voor meer informatie over het gebruik van muziek, film en het maken van kopieën in het onderwijs zie www.auteursrechtenonderwijs.nl. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.

1

1

2

2

2

2

3

3

Inhoudsopgave ................................................ 1

2

3

4

5

Archiveren 1.1 Inleiding 1.2 Wat is archiveren? 1.3 Waarom en hoe lang moet ik een archief bijhouden en wat archiveer ik dan? 1.4 Hoe moet ik een archief inrichten? 1.5 Waarom archiveer ik digitaal? 1.6 Wat voeg ik toe aan mijn persoonlijke archief? Begrippenlijst Aan het werk Evaluatie

4 5 7 9 14 19 21 23 29

Balans 2.1 Inleiding 2.2 Welke gegevens kan ik aflezen van een inventarislijst? 2.3 Hoe stel ik een balans samen? Begrippenlijst Aan het werk Evaluatie

34 34 38 43 45 57

Financiële feiten en winst-en-verliesrekening 3.1 Inleiding 3.2 Wat zijn financiële feiten en boekingsdocumenten? 3.3 Hoe verwerk ik financiële feiten met het 4-stappenplan? 3.4 Hoe stel ik een winst-en-verliesrekening samen? Begrippenlijst Aan het werk Bijlagen Evaluatie

60 60 61 76 78 79 96 107

Boekingsregels 1: van grootboek naar proefbalans 4.1 Inleiding 4.2 Hoe pas ik de boekingsregels toe? 4.3 Hoe houd ik het grootboek bij? 4.4 Hoe stel ik een proefbalans samen? Begrippenlijst Aan het werk Bijlagen Evaluatie

110 111 118 126 130 131 155 168

Boekingsregels 2: hulprekeningen van het eigen vermogen 5.1 Inleiding 5.2 Waarom gebruik ik hulprekeningen van het eigen vermogen? 5.3 Hoe gebruik ik hulprekeningen van het eigen vermogen? Begrippenlijst Aan het werk Bijlagen Evaluatie

172 173 175 185 186 204 230

© ThiemeMeulenhoff

3

1

3

4

4

Trefwoordenregister

2

4

© ThiemeMeulenhoff

4

5

5

1

5

Archiveren

5

6

6

Theorie ................................................ 1.1

INLEIDING In deze leereenheid leer je wat het belang is van goed archiveren. Een onderneming ontvangt veel post, maar verstuurt ook de nodige poststukken. Ook tussen medewerkers onderling worden gegevens uitgewisseld. Je hebt te maken met inkomende, uitgaande en interne post. Niet al deze poststukken hoef je te bewaren. Alleen de poststukken die als bewijsdocument kunnen dienen, moet je zorgvuldig opslaan. Daarnaast is een bedrijf ook wettelijk verplicht documenten gedurende een bepaalde tijd op te slaan. Bovendien is het als geheugensteun voor de onderneming belangrijk poststukken goed te archiveren. Omdat het vaak om veel documenten gaat, is het belangrijk dat je deze stukken goed registreert. Dan kun je ze later gemakkelijk opzoeken. Na het registreren van de stukken berg je ze op in een archief. Je zult zien dat er veel opbergsystemen zijn. Sommige systemen zijn geschikt voor het dynamische archief waar je dagelijks mee werkt. Andere systemen zijn geschikter voor het semi-statische of statische archief. Ten slotte lees je in deze leereenheid over je persoonlijke archief: je portfolio.

4

6

Š ThiemeMeulenho

6

7

7

1.2

WAT IS ARCHIVEREN? Dagelijks berg je spullen op dus archiveren is niet nieuw voor je. Regelmatig pak je je agenda om er gegevens in te noteren die je later kunt raadplegen. Eigenlijk ben je je zaakjes aan het ordenen: je bent aan het archiveren. Archiveren is natuurlijk veel meer dan alleen maar het bijhouden van een agenda of het opbergen van je girostrookjes. Ieder bedrijf verwerkt per dag een hele berg papier. Het gaat dan meestal om poststukken die het bedrijf ontvangt of verzendt. Dagelijks komen veel folders, offertes, reclamemateriaal, facturen, enzovoort het bedrijf binnen. Dit zijn maar enkele voorbeelden van inkomende post. Niet alle inkomende post wordt bewaard. Op de postkamer wordt de post gesorteerd. Veel reclamemateriaal, aanbiedingen, bedankjes en uitnodigingen kunnen zo de prullenbak in. Wat voor een bedrijf van belang is, moet je archiveren. Dan kun je het later eenvoudig terugvinden. Maar een bedrijf verzendt ook veel post naar klanten en andere bedrijven. De post die een bedrijf verstuurt, noem je uitgaande post. De originelen van belangrijke stukken als brieven, rekeningen, offertes en dergelijke gaan naar de geadresseerde, terwijl je daarvan een kopie bewaart.

© ThiemeMeulenhoff

7

5

7

8

8

Ten slotte bestaat er ook nog de interne post. Medewerkers schrijven elkaar memo’s of maken een aantekening van een telefoongesprek. Er wordt heel wat vergaderd en besproken. Afspraken vind je terug in rapporten, adviezen en verslagen van vergaderingen. Het is belangrijk om deze afspraken goed te bewaren en op te bergen in het archief.

Geschreven of gedrukte stukken die je bewaart, heten ook wel documenten. Een document kan als bewijsstuk dienen en moet je daarom zorgvuldig opslaan. Documenten worden bewaard in een archief. Het ordenen en bewaren, maar ook de controle op het uitlenen van deze documenten zijn werkzaamheden die je samen archiveren noemt.

1

Controlevragen Wat zijn documenten?

2

Geef twee beschrijvingen van het woord ’archief’.

3

Welke werkzaamheden voert iemand uit die een archief bijhoudt?

KORTOM

Archiveren – Archiveren is het verzamelen, ordenen, bewaren en uitlenen van documenten. – Documenten die in een archief terecht kunnen komen, zijn: • inkomende poststukken; • uitgaande poststukken; • interne poststukken.

6

8

© ThiemeMeulenhoff

8

9

9

1.3

WAAROM EN HOE LANG MOET IK EEN ARCHIEF BIJHOUDEN EN WAT ARCHIVEER IK DAN? WAAROM MOET IK ARCHIVEREN? Documenten kunnen als bewijsstuk dienen. Als er onenigheid ontstaat tussen twee partijen, kun je door het raadplegen van de bewaarde stukken duidelijk maken hoe de situatie werkelijk is. Zo kun je bijvoorbeeld aantonen dat een rekening wel of niet is betaald of dat een bepaalde afspraak is gemaakt waaraan iedereen zich moet houden. Of je kunt bewijzen dat een poststuk op een bepaalde datum is verzonden, … maar nooit is aangekomen. Ook dient een archief als geheugen van het bedrijf. In het archief kun je nagaan hoe iets tot stand is gekomen, hoe een project precies is uitgevoerd, wanneer een verkoop heeft plaatsgevonden, et cetera. Documenten geven informatie over de geschiedenis van het bedrijf. Door bedrijven te verplichten documenten te bewaren, kan de overheid controle uitoefenen op de activiteiten van een bedrijf. Het gaat dan vooral om financiële stukken als facturen en afschriften. Maar de overheid kan ook vergunningen, diploma’s en certificaten opvragen. Vooral voor de belastingaangifte is een bedrijf verplicht de financiële stukken een langere tijd te bewaren.

WAT MOET IK ARCHIVEREN? Alles wat hoort bij de administratie van een bedrijf, moet je archiveren. Denk daarbij aan: – de geldadministratie: kas- en bankboeken; – de administratie met betrekking tot klanten en leveranciers (inclusief adressen en relatiegegevens); – brieven en documenten die met de Belastingdienst te maken hebben; – documenten die te maken hebben met de inkoop en verkoop van voorraden; – onderdelen van de financiële administratie, zoals journaals en grootboeken; – jaarrekeningen met de balans, winst-en-verliesrekening en de bijbehorende rapportages; • de documenten die horen bij de jaarrekening moet je altijd op papier archiveren.

© ThiemeMeulenhoff

9

7

9

10

10

– …………………. De bewaarplicht geldt ook voor programma’s en bestanden die je op de computer hebt staan. Je moet ervoor zorgen dat alle gegevens gemakkelijk vindbaar en leesbaar zijn als er een belastingcontrole plaatsvindt. Printjes bewaren is hiervoor niet altijd genoeg. De Belastingdienst zegt hierover: ’Alleen als uw administratie van geringe omvang is zodat een controle van de afgedrukte bestanden binnen redelijke tijd kan worden gedaan, mag u uw gegevensbestanden verwijderen’. Als de administratie van een bedrijf door een administratiekantoor wordt verzorgd, dan vallen ook de financiële gegevens en documenten bij dat kantoor onder de fiscale bewaarplicht van het bedrijf. Het is dan ook verstandig om jaarlijks een kopie van de administratie bij het kantoor op te vragen en zelf te bewaren. Als privé en zaak netjes gescheiden blijven, dan is het niet nodig om privégegevens te archiveren. Als zakelijke ontvangsten of betalingen via een privérekening lopen, moet je de afschriften daarvan wel bewaren.

TIP Ook bij een strikte scheiding tussen zaak en privé is het toch verstandig privégegevens enige tijd in een archief op te slaan. Hoelang moet ik documenten archiveren? De wet verplicht alle ondernemers de financiële administratie zeven jaar te bewaren. De administratie met betrekking tot onroerende zaken, zoals bijvoorbeeld het bedrijfspand, moet je zelfs negen jaar bewaren. De periode van bewaarplicht begint pas op het moment dat het betreffende document geen actuele waarde meer heeft in of voor het bedrijf. Enkele voorbeelden: – Bankafschriften en facturen van het jaar 2012 moet je na afloop van dit jaar, dus met ingang van 2013 nog zeven jaar bewaren. – Een contract dat afloopt op 31 mei 2013 moet je met ingang van 1 juni 2013 nog zeven jaar opslaan in het archief. – Een langlopend contract, zoals een verzekering, moet je na afloop van de contracttermijn nog zeven jaar bewaren. – Als een deel van een bedrijfspand wordt verkocht aan een andere ondernemer, dan moeten de gegevens, na het moment van de eigendomsoverdracht, nog negen jaar bewaard blijven. De bewaarplicht loopt gewoon door na beëindiging van een bedrijf. Als je stopt met ondernemen, dan ben je wettelijk verplicht om het archief nog lange tijd te bewaren. Als je niet voldoet aan de bewaarplicht, dan kan dat een aantal vervelende consequenties hebben. Zo kan de belastinginspecteur naar eigen inzicht een aanslag opleggen. Deze belastingaanslag valt in de regel beduidend hoger uit dan normaal. Bijkomend nadeel is dat de bewijslast wordt omgekeerd. Dit houdt in dat je vervolgens zelf met gegevens moet komen om onder die opgelegde aanslag uit te komen. Je snapt wel dat dat een groot probleem is als de gegevens niet zijn gearchiveerd. Een forse geldboete en zelfs gevangenisstraf behoren tot de mogelijke gevolgen.

8

10

© ThiemeMeulenhoff

10

11

11

4

Controlevragen Welke drie redenen zijn er voor het bijhouden van een archief?

5

Geef een voorbeeld van een situatie waarin documenten als bewijsmateriaal worden gebruikt.

6

Wat betekent het dat een archief het ’geheugen’ van het bedrijf is?

7

Waarom verplicht de overheid bedrijven documenten te archiveren?

8

Welke documenten moet een bedrijf van de overheid archiveren?

9

Wat is de wettelijke bewaartermijn van de meeste administratieve documenten van een onderneming?

10

Wat kunnen de gevolgen zijn als bij een belastingcontrole blijkt dat de administratie niet op orde is?

11

Op welk moment gaat de wettelijke bewaartermijn van administratieve documenten in?

KORTOM

1.4

Archiefstukken – Er zijn meerdere redenen om een archief op te zetten. De belangrijkste redenen zijn: • als bewijsmateriaal bij onenigheden; • als verplichting die door de overheid is opgelegd; • als ’geheugen’ voor het bedrijf. – In principe moet alle administratie van een onderneming gearchiveerd worden. – De wet verplicht om de financiële administratie zeven jaar te bewaren. – Documenten met betrekking tot onroerende zaken moeten zelfs negen jaar bewaard blijven. – Als blijkt dat een administratie niet in orde is, dan kan de inspecteur van de belastingen naar eigen inzicht een aanslag opleggen.

HOE MOET IK EEN ARCHIEF INRICHTEN? Je bent vrij je archief in te richten zoals jij dat wilt. Uiteraard houd je rekening met een aantal zaken. Het belangrijkste is natuurlijk dat je de juiste stukken snel kunt terugvinden. Stel dat je per dag ongeveer honderdvijftig inkomende poststukken moet opbergen. Je hebt ervoor gekozen ze op datum te bewaren. Als er nu een klant belt met de vraag of je de factuur van twee maanden geleden er nog eens bij kunt nemen, heb je dus een probleem. Zou je al weten welke datum dat was, dan nog zou je te maken krijgen met een groot aantal poststukken die je moet doorzoeken. Toch niet zo’n logisch systeem dus! Je moet vooraf goed bedenken hoe je gaat archiveren. Eerst moet je kiezen hoe je de documenten gaat registreren. Vervolgens moet je bepalen hoe je de documenten bewaart. HOE KAN IK DOCUMENTEN REGISTREREN? Het goed registreren van documenten is erg belangrijk. Een ander woord voor registreren is coderen. Ieder document krijgt een eigen code. Hiermee geef je aan waar het document in het archief terechtkomt. Zo kun je het document later eenvoudig opzoeken. Kijk maar eens in het telefoonboek en zoek de familie Jonker in Oud-Alblas op. Het telefoonboek is geordend op regio, plaats, familienaam en adres. Door een juiste registratie kun je de familie Jonker eenvoudig terugvinden.

© ThiemeMeulenhoff

11

9

11

12

12

Zo werkt het ook met offertes, facturen, bankafschriften, brieven en andere bewijsstukken die van belang zijn voor de onderneming. Ook auto’s zijn geregistreerd. Kentekenregistratie is een ordening met letters en cijfers. De code van het kenteken 27-FK-HP is uniek, waardoor een eventuele bekeuring op de juiste deurmat valt. Bij het registreren van documenten heb je de keuze uit vier mogelijkheden van coderen: 1. numeriek; 2. alfabetisch; 3. alfanumeriek; 4. chronologisch. Het registreren op cijfercode noem je numeriek ordenen. De code 88110467 kan betekenen: – leerling geboren in 1988; – op 4 november; – met inschrijfnummer 67. Gebruik je het alfabet, dan is er sprake van alfabetisch ordenen. Veel ondernemingen werken met een klantenbestand dat geordend is op achternaam, of met leveranciers die geordend zijn op bedrijfsnaam. Bij deze manier van ordenen maak je gebruik van de zogenoemde ABC-regels. Voorbeelden van deze methode vind je terug in het telefoonboek en het woordenboek, maar ook op jullie klassenlijst. In het volgende voorbeeld zijn de namen eerst alfabetisch geordend. Daarna is de lijst alfabetisch geordend op straatnamen.

De registratie met een combinatie van letters en cijfers, zoals de kentekens van auto’s, noem je alfanumeriek ordenen. Afhankelijk van het systeem kijk je eerst naar de volgorde in letters en daarna pas de cijfers of juist eerst naar de volgorde in cijfers en daarna pas de letters. De code ink/03/023/pers/soll kan betekenen: – ingekomen poststuk; – in het jaar 2003; – genummerd als brief 023; – bestemd voor personeelszaken; – heeft te maken met een sollicitatie. De vierde mogelijkheid om documenten te registreren is de chronologische ordening. Het coderen van documenten gebeurt dan op datum. Als je stukken op datum moet coderen, is het handig er een volgnummer aan toe te voegen.

10

12

© ThiemeMeulenhoff

12

13

13

De code 05-12-02-34 kan betekenen: – 5 december; – jaar 2002; – poststuk 34. WAAR KAN IK MIJN GEREGISTREERDE DOCUMENTEN IN BEWAREN? Behalve over de manier van registreren moet je ook nadenken over de manier waarop je de documenten opslaat. Er bestaan veel opbergsystemen. Zomaar een greep uit de catalogus van een kantoorboekhandel: – kaartenbak; – ordner; – ringband; – tabbladen; – snelhechter; – telefoonklapper; – pendelframes; – laterale hangmap; – frontale hangmap; – stapeldoos; – archiefdoos; – archiefkast; – computer.

Ruimte is vaak de beperkende factor. Een archief kan een sta-in-de-weg worden. Na verloop van tijd kan het aantal documenten en dus ook het archief, een behoorlijke omvang krijgen. De computer is natuurlijk een uitkomst. Eigenlijk is een harde schijf dé oplossing voor het opslaan van bewijsmateriaal. Door het scannen van bewijsstukken en het goed ordenen in mappen kun je een grote hoeveelheid informatie opslaan. De computer zal echter nooit alle archiefruimte vervangen. Naast het opslaan van bestanden op de computer zal er altijd een bewaarplaats voor de echte documenten blijven bestaan.

© ThiemeMeulenhoff

13

11

13

14

14

HOE KAN IK ARCHIEFRUIMTE BESPAREN? Na verloop van tijd zitten er in een archief documenten die je nauwelijks of niet meer nodig hebt. Het heeft dan ook geen zin deze documenten bij de hand te houden. Als je documenten overbrengt naar een andere archiefruimte, kun je op de afdeling zelf veel ruimte besparen. Veel ondernemingen werken dan ook met verschillende soorten archieven, zoals: – dynamische archieven; – semi-statische archieven; – statische archieven. Documenten waar je nog mee werkt, bewaar je in een dynamisch archief. Dynamisch wil zeggen ’in beweging’. Het gaat dan bijvoorbeeld om brieven waar nog antwoord op moet komen of rekeningen die nog betaald moeten worden. Het dynamische archief vind je op de afdeling zelf en is gemakkelijk en snel toegankelijk. Semi-statisch betekent ’half-stil’. Het gaat om documenten die je niet vaak meer nodig hebt. Het zijn betaalde facturen, brieven die zijn beantwoord, prijsopgaven waarvan de tijd waarin de klant kan reageren is verstreken, enzovoort. Mogelijk komt er toch nog een reactie, dus nog even bij de hand houden voor het geval dat. Een semi-statisch archief kan bestaan uit archiefdozen of stellingen. Het semi-statische archief bevindt zich meestal niet op de afdeling zelf. Op deze manier bespaart de afdeling ruimte.

Statisch betekent ’stil’ of ’onbeweeglijk’. In het statisch archief bewaar je documenten die niet meer nodig zijn, maar waarvan de bewaartermijn nog niet is verstreken. De documenten worden vaak ergens achteraf in een gebouw opgeslagen, in archiefdozen die weer op stellingen worden geplaatst. Op de doos staat wat erin zit en soms zelfs de datum waarop de inhoud vernietigd mag worden.

12

14

© ThiemeMeulenhoff

14

15

15

Tijdens je stage krijg je volop te maken met archiveren. Iedere organisatie werkt met een eigen archiefsysteem. Je zult tijdens je stage documenten moeten verzamelen en registreren. De geregistreerde documenten krijgen een plaats in het archief van de onderneming. Mogelijk krijg je ook te maken met het opruimen van documenten uit het archief. Dit noem je het opschonen van het archief. Archiveren leer je eigenlijk alleen maar door het echt te doen! Digitaal archiveren Je ontkomt er niet aan om te werken met bijvoorbeeld ordners, L-mappen en stapelbakjes. Maar de meeste fysieke ruimte win je als je je archief digitaal opslaat. De techniek van digitaal opslaan biedt ongekende mogelijkheden. Bij veel grote bedrijven worden poststukken in de postkamer al gescand en digitaal verzonden naar de verschillende afdelingen. Ook kent de financiële administratie al veel technische mogelijkheden voor het verwerken van in- en uitgaande facturen.

12

Controlevragen Op welke manieren kun je documenten registreren?

13

Wat kan 89110421 betekenen?

14

Zet de volgende kentekens in de juiste volgorde, waarbij je eerst alfabetisch ordent en vervolgens numeriek: 34-ZK-HG; 34-HF-YB; 47-PT-RD; 47-HF-YB.

15

Noem minimaal vijf opbergsystemen voor documenten.

16

Hoe kun je archieven indelen als je kijkt naar de mate waarin je documenten gebruikt?

17

Op welke manier zou je een archief in moeten richten om de fysieke omvang zo klein mogelijk te houden?

KORTOM

Documenten registreren en opbergen – Bij het inrichten van een archief is het juist registreren een eerste vereiste. – Bij het registreren voorzie je documenten van een unieke code. – Registreren kan: • numeriek; • alfabetisch; • alfanumeriek; • chronologisch. – Behalve de manier van registreren is ook het soort opbergsysteem van belang. – Voorbeelden van opbergsystemen zijn: • ordner; • ringband;

© ThiemeMeulenhoff

15

13

15

16

16

– – – –

1.5

• stapeldoos; • kaartenbak; • computer; • archiefkast. Documenten die in behandeling zijn, bewaar je in het dynamische archief. Documenten die mogelijk nog geraadpleegd moeten worden, bewaar je in het semi-statische archief. Documenten die afgehandeld zijn, bewaar je in het statische archief. Door een archief digitaal in te richten, bespaar je de meeste fysieke ruimte.

WAAROM ARCHIVEER IK DIGITAAL? Computers zullen nooit alle archiefruimte vervangen. Dat geldt in ieder geval voor bepaalde authentieke (orginele) documenten die een bedrijf wil bewaren. Je moet dan denken aan een oprichtingsakte, een notariële akte, een fusiecontract en dergelijke. Dit heeft te maken met nostalgie en authenticiteit. Een bedrijf zal met de huidige technieken kiezen om zo veel mogelijk digitaal te archiveren. Daar zijn een aantal redenen voor: – Digitaal archiveren bespaart veel fysieke archiefruimte. – Digitaal archiveren is een goedkopere vorm van archiveren. – Als je back-ups maakt, kun je een digitaal archief bij calamiteiten, zoals brand of waterschade, weer snel toegankelijk maken. Een papieren archief kan dusdanig beschadigd raken dat het onbruikbaar is. – Bij digitaal archiveren hoef je minder aandacht te schenken aan het inrichten van een dynamisch, een semi-statisch en een statisch archief. – Bij een goede codering vind je in een digitaal archief sneller documenten terug. – Opzoeken in een digitaal archief kan achter de computer aan je bureau gebeuren. Je hoeft dus niet aan de wandel om in dozen te gaan zoeken. – Als een document verkeerd opgeborgen wordt, is het in een papieren archief praktisch onvindbaar. Digitaal kun je met een zoekfunctie een verkeerd opgeslagen document waarschijnlijk weer terugvinden. – Een kopie van het document kun je direct vanaf je computer maken. – Je kunt het document direct als bijlage meesturen bij bijvoorbeeld een mailing. Redenen genoeg dus voor een bedrijf om het papieren archief om te zetten in een digitaal archief. Ook de overheid, zoals de Belastingdienst, werkt hieraan mee en ziet dit als administratieve lastenverlichting voor bedrijven. Natuurlijk zijn er dan regels waaraan een bedrijf moet voldoen, want alleen maar digitaliseren en opslaan is niet voldoende. Een van de belangrijkste eisen hierbij is dat een document zo opgeslagen moet worden, dat er niets meer aan veranderd kan worden. Denk bijvoorbeeld aan een factuur. Tegenwoordig mag je een factuur ook digitaal versturen, maar alleen zo dat er na verzending niets aan veranderd kan worden. Anders zou een kwaadwillige klant (een ander bedrijf) het factuurbedrag kunnen wijzigen. Door het factuurbedrag bijvoorbeeld te verhogen, lijkt de klant minder winst te hebben en kan hij bijvoorbeeld meer btw terugvragen. Bij een controle kan de Belastingdienst moeilijk vaststellen wie aan het frauderen is. Als je bedrijf besluit om het archief digitaal bij te houden, moet je vooraf goed bedenken hoe je dat doet en waar je allemaal rekening mee moet houden. Je moet ook een protocol opstellen om voor

14

16

© ThiemeMeulenhoff

16

17

17

intern personeel duidelijk te maken wie wat mag doen en wie tot wat toegang heeft. Voordat je intern kijkt hoe je het aan gaat pakken, kijk je eerst extern aan welke eisen het digitale archief moet voldoen. WELKE EISEN STELT DE OVERHEID AAN DIGITAAL ARCHIVEREN? Als je digitaal archiveert, ben je ook verplicht digitaal aangiftes in te dienen. Op de site van de Belastingdienst staat dat ondernemers verplicht zijn om digitaal aangifte te doen van: – de aangifte inkomstenbelasting met winst uit onderneming; – de aangifte vennootschapsbelasting; – de aangifte omzetbelasting; – de opgaaf intracommunautaire leveringen; – de aangifte loonheffingen; – de aangifte accijns en verbruiksbelastingen; – de eerstedagsmelding. De overheid verplicht de ondernemer om digitaal belastingaangifte te doen. Bij een digitale belastingaangifte krijg je direct een pdf van de aangifte. Het pdf-bestand kun je opslaan. Dit pdf-bestand kun je niet meer veranderen, maar wel op elk gewenst moment opvragen, kopiëren, printen of als bijlage meesturen.

© ThiemeMeulenhoff

17

15

17

18

18

Door documenten onveranderbaar op te slaan, waarborg je de authenticiteit en is de kans op fraude kleiner. De Belastingdienst stelt dat als voorwaarde bij de fiscale bewaarplicht. In de brochure ’Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’ van de Belastingdienst staat een paragraaf over conversie. Hierin staat duidelijk omschreven waaraan een digitaal archief moet voldoen. De tekst hierna is afkomstig uit die brochure.

16

18

© ThiemeMeulenhoff

18

19

19

In de paragraaf over conversie staat dat het belangrijk is dat je gegevens zo opslaat dat je ze later ook weer terug kunt halen. Als je van software verandert, moet je ervoor zorgen dat je de oude software ook behoudt, zodat je de gegevens weer terug kunt halen. Maar het is ook mogelijk dat je kiest voor een digitaal archiveringssysteem dat niet afhankelijk is van de oude software. WAAR MOET IK ALS ONDERNEMER AAN DENKEN BIJ HET OPZETTEN VAN EEN DIGITAAL ARCHIEF? Als je start met een digitaal archief moet je niet alleen rekening houden met de eisen van buiten het bedrijf, maar zeker ook met eisen en wensen binnen het bedrijf. Dat betekent een zorgvuldige voorbereiding. De basis van elk digitaal archief is: – Je scant de orginele documenten en voorziet ze van een naam en zoekwoorden. – Je plaatst de documenten in een database die je kunt onderverdelen in mappen. – Je importeert de bestaande digitale documenten in de mappen en voorziet ze van een naam en zoekwoorden. – Je zorgt voor een zoekfunctie met tekstherkenningstechniek.

© ThiemeMeulenhoff

19

17

19

20

20

Zoeken lijkt op googlen op internet. De google-functie zoekt op het hele internet naar de zoekwoorden die jij opgegeven hebt en geeft dan hits weer met jouw zoekwoorden. In feite is Google een heel groot digitaal archief!

De meest voorkomende digitale documenten zijn Worddocumenten, pdf’s en foto’s. Maar technieken van nieuwe software maken ook andere documenten steeds toegankelijker en daardoor geschikt om toe te voegen aan het digitale archief. Het aantal eisen dat de onderneming aan het digitale archief stelt, is mede afhankelijk van de onderneming. Hoe groter de onderneming, hoe meer functiescheidingen en hoe meer interne wensen en eisen dat met zich meebrengt. Zo moet je onder andere denken aan: – Wie beheert het digitale archief? – Wie bepaalt welk document wel of niet in het digitale archief komt? – Hoelang blijft een document bewaard in een digitaal archief? – Wie bepaalt welke naam en zoekwoorden een document krijgt? – Wie zijn bevoegd om in het digitale archief te zoeken? – Hoe wordt de database beveiligd? – Hoe worden de rechten per niveau of afdeling geregeld? Hoe ziet de rechtenstructuur eruit? – Hoe wordt de back-up geregeld? – Hoe worden virussen en hackers weggehouden van de database?

18

20

© ThiemeMeulenhoff

20

21

21

Je kunt deze vragen niet even snel beantwoorden. Zeker omdat goed ondernemen ook vooruitkijken is. Het is niet handig om nu een systeem te kiezen waar de onderneming over drie jaar weer uitgegroeid is.

18

Controlevragen Wat versta je onder authenticiteit?

19

Noem minimaal vijf redenen waarom een bedrijf overgaat op digitaal archiveren.

20

Welke aangiftes moet je digitaal aanleveren aan de Belastingdienst?

21

Waarom worden digitale documenten zo gearchiveerd dat ze niet meer te veranderen zijn?

22

Waar staat pdf voor en wat betekent dat?

23

Wat is de basis van elk digitaal archief? Noem vier punten.

24

Noem minimaal zeven vragen die je moet stellen als je een digitaal archief wilt opzetten.

KORTOM

1.6

Een digitaal archief – Bedrijven stappen over van een papieren archief naar een digitaal archief. Dit heeft een aantal voordelen. Een digitaal archief: – is sneller en voordeliger; – kan veiliger bewaard worden, als er een goede back-up wordt geregeld; – is beter functioneel te gebruiken met onder andere zoekfuncties en het hoeft niet meer ingedeeld te worden in een dynamisch, semi-statisch en statisch archief. – De eisen van de overheid spelen een grote rol bij de overgang naar een digitaal archief. – Daarnaast moet je op de hoogte zijn van interne eisen en wensen voor het digitale archief. – Als je goed in beeld hebt wat de overheidseisen en de interne eisen en wensen zijn, kun je op zoek gaan naar software die voldoet aan deze eisen. Hierbij houd je rekening met de toekomstige ontwikkelingen van het bedrijf.

WAT VOEG IK TOE AAN MIJN PERSOONLIJKE ARCHIEF? Archiveren ga je vooral in de praktijk leren, tijdens je stage. Het verzamelen, ordenen, bewaren en opruimen van documenten is in het bedrijfsleven aan de orde van de dag. Archiveren moet je in de praktijk doen om te weten wat er allemaal bij komt kijken. Ook nu ligt er voor jou een taak om het archiveren op te pakken. Op school krijg je te maken met documenten die jij produceert. Documenten waar je trots op kunt zijn. Maar ook buiten school, tijdens het beoefenen van je hobby of werk, spelen documenten een belangrijke rol. Ze horen thuis in een persoonlijk archief. Misschien ben je al bezig met een persoonlijk archief. Er zijn al verschillende vmbo-scholen die de leerlingen laten werken aan het inrichten, vullen en bijhouden van een portfolio. Een portfolio is een persoonlijk dossier waarin je van alles kwijt kunt. Vaak bestaat een portfolio uit een aantal onderdelen: – een deel voor je persoonlijke gegevens; – een deel waarin mentoren, trajectbegeleiders of anderen iets over jou kwijt kunnen; – een deel waarin jij alles kunt opslaan waarmee je kunt laten zien wie je bent, maar zeker ook wat je kunt.

© ThiemeMeulenhoff

21

19

21

22

22

In het eerste deel komen je NAW-gegevens (Naam-Adres-Woonplaats) te staan. Maar ook je geboortedatum en opleidingen. Je kunt hier ook je hobby’s in zetten of de activiteiten die je graag doet in je vrije tijd. Dit deel lijkt een beetje op een curriculum vitae (cv) dat je toevoegt aan een sollicitatiebrief. Het tweede deel wordt gevuld door je begeleiders op school. Omdat jij hier zelf geen initiatief voor hoeft te nemen, wordt hier verder niet op ingegaan. Het derde en laatste deel is voor jou een belangrijk onderdeel van het portfolio. In dit deel van jouw persoonlijke archief kun je documenten opslaan, waarmee je anderen kunt laten zien wie je bent en wat je kunt. Als je bijvoorbeeld een computercertificaat of een bewijs voor taalvaardigheden hebt gehaald, kun je dat bewijsstuk toevoegen aan jouw portfolio. Het is een bewijsdocument om aan te tonen hoe deskundig je bent. Met je portfolio kan je zo je vaardigheden of competenties aantonen. Voor het aantonen van je competenties kun je heel veel soorten documenten gebruiken. Omdat je niet in de toekomst kunt kijken, kun je ook niet aangeven wat wel of wat niet van belang is. Daarom is alles belangrijk. Rapporten, diploma’s, certificaten, verslagen, tekeningen, foto’s, adressen van websites die je hebt gemaakt, sollicitatiebrieven, bedankkaartjes, presentaties, enzovoort. Ook voor jou wordt het inrichten van een portfolio belangrijk. Bij het vervolg van je opleiding, bij de aanmelding voor een vervolgopleiding of bij het solliciteren naar een leuke baan kan het bezit van een goed portfolio een belangrijk visitekaartje’ van je zijn. Steeds meer opleidingen vragen naar een portfolio voordat je ingeschreven kunt worden.

TIP Het mag duidelijk zijn dat je voor jezelf een archief moet gaan opzetten. Het archief bestaat uit een deel dat jouw dossier is en een deel dat jouw portfolio gaat worden. – Je vult het dossier bij het begin van iedere leereenheid opnieuw en aan het einde van de leereenheid schoon je je dossier weer op. – Je vult jouw portfolio gedurende je hele opleiding steeds opnieuw aan. Je portfolio wordt dus steeds dikker en completer! Succes met jouw archief!

25

Controlevragen Uit welke drie onderdelen bestaat een portfolio?

26

Wat kun je met een goed portfolio aantonen?

27

Welke documenten kun je opbergen in je portfolio?

KORTOM

Portfolio – Een portfolio is een persoonlijk archief. – Een portfolio bevat bewijsstukken om je deskundigheid aan te tonen. – Een ander woord voor deskundigheid is competentie. – Een portfolio kan een bewijsdocument vormen voor jouw competenties!

20

22

© ThiemeMeulenhoff

22

23

23

Begrippenlijst ................................................ archiveren Het ordenen, bewaren en uitlenen van documenten. document Geschreven of gedrukt (bewijs)stuk dat wordt gearchiveerd. archief Alle documenten die een bedrijf verzamelt en bewaart, maar ook de ruimte waar de documenten worden bewaard. registreren Documenten voorzien van een unieke codering bestaande uit cijfers, letters, datum of een combinatie daarvan. coderen Documenten voorzien van een unieke code bestaande uit cijfers, letters, datum of een combinatie daarvan. uniek Enige in zijn soort, eenmalig. numeriek ordenen Ordening van documenten met een rangschikking op cijfers. alfabetisch ordenen Ordening van documenten met een rangschikking op letters. alfanumeriek ordenen Ordeningen van documenten met een rangschikking op letters en cijfers. chronologische ordening Ordenen van documenten op datum. dynamisch archief Een archief bestaande uit documenten die in behandeling zijn. semi-statisch archief Een archief bestaande uit afgehandelde documenten waarop je vermoedelijk geen reactie meer krijgt. statisch archief Een archief bestaande uit documenten die niet meer gebruikt worden, maar waarvan de bewaartermijn nog niet is verstreken. opschonen van het archief Verwijderen van documenten uit een archief. nostalgie Verlangen naar wat geweest is.

Š ThiemeMeulenho

23

21

23

24

24

authenticiteit Niet vervalst, overeenstemmend met het oorspronkelijke. protocol Het geheel van voorschriften en regels in het diplomatieke verkeer. pdf Portable document format (pdf) is een veelgebruikte standaard voor de uitwisseling van elektronische documenten. De vorm, lay-out en dergelijke van het oorspronkelijke document blijven behouden. portfolio Map voor het bewaren van persoonlijke documenten. competenties Mate van deskundigheid.

22

24

Š ThiemeMeulenho

24

25

25

Aan het werk ................................................ Goed archiveren is erg belangrijk. Als je documenten geordend opbergt, kun je ze gemakkelijk weer terugvinden. Het is niet alleen prettig voor jezelf om geordend te werken, ook een werkgever, mentor of trajectbegeleider vindt het prettig als de stukken die hij wil inzien, gemakkelijk en verzorgd voor de dag komen. In deze leereenheid ga je archiveren. Uiteindelijk richt je je eigen dossier in. Een onderdeel van het dossier is jouw portfolio.

VOORAF Het is belangrijk dat je de volgende zaken bij de hand hebt: – een ordner; – tabbladen; – het boek BV in balans en de bijlagen van deze leereenheid van BV in balans. Blader deze leereenheid door en maak een inschatting van de tijd die je nodig hebt voor de opdrachten. ACTIEF MET HET ARCHIEF Je kunt documenten op veel manieren opbergen. Het is vervelend als alleen jij de weg weet te vinden in een dossier of archief, omdat het jouw manier van opbergen is. Als je kiest voor een logische manier van archiveren, is dat niet alleen prettig voor jou, maar zullen ook anderen daarvan kunnen profiteren. Je werkt op een administratieve afdeling van een kleine onderneming die handelt in allerlei goederen, van food tot non-food. Veel soorten artikelen moeten worden geadministreerd. De onderneming heeft meerdere leveranciers bij wie de goederen worden ingekocht, maar er zijn nog meer klanten aan wie ze de goederen verkoopt. Deze handel levert nogal wat documenten op die je moet archiveren.

OPDRACHTEN 1

Zoek de betekenis van onbekende en lastige begrippen op. Voordat je in deze onderneming aan de slag gaat, is het goed dat je op de hoogte bent van enkele belangrijke begrippen. Duidelijkheid staat hoog in het vaandel in deze onderneming. a

Noem drie redenen waarom je een archief voor een onderneming bijhoudt.

b

Zoek via internet de verplichte bewaartermijn voor een bedrijf van minimaal tien verschillende administratieve documenten.

c

Hoe kun je voorkomen dat de inspecteur van de belastingdienst je een aanslag of geldboete oplegt?

d

Geef een voor jou begrijpelijke omschrijving van de volgende kernwoorden uit Theorie: 1. alfabetisch; 2. alfanumeriek;

© ThiemeMeulenhoff

25

23

25

26

26

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

archief; archiveren; chronologisch; documenten; dossier; numeriek; portfolio; registreren.

Het is ook belangrijk dat duidelijk is waarom deze onderneming een archief bijhoudt. Eventuele nieuwe werknemers kun je direct op de hoogte brengen van het belang van goed archiveren. Aan jou de taak de belangrijkste redenen even samen te vatten. e 2

Geef drie goede redenen waarom je een archief moet bijhouden. Sorteer documenten en berg ze op de juiste plaats in het archief op. Er zijn inmiddels heel wat klantgegevens bekend. Bij iedere verkoop wordt namelijk naar postcode en huisnummer gevraagd. Er bestaat echter nog steeds geen goede volgorde in het klantenbestand. Hoog tijd om dat nu eens even te regelen. De geregistreerde klanten moet je archiveren op postcode en huisnummer, volgens het zogenoemde alfanumerieke opbergsysteem. De cijfers van de postcode zijn in eerste instantie bepalend voor de volgorde. Zijn de cijfers gelijk, dan kijk je naar de letters en ten slotte naar het huisnummer.

a

Zet de onderstaande geregistreerde klanten in een juiste oplopende volgorde. Werk de lijst netjes uit. – 4638 KJ 34 – 7493 JE 45 – 8205 HD 85 – 2345 NB 78 – 6574 VG 4 – 7364 BV 81 – 8205 HF 161 – 4639 KJ 122 – 4812 PH 123 – 3332 GM 262 – 4639 KJ 118 – 7463 KK 11 – 8798 DE 123 – 4812 PH 125 – 7364 AF 4 – 8884 NB 667 – 7684 GH 43 – 6382 HJ 63 – 7367 TG 876 – 7463 ZK 9 Ook de voorraad goederen heeft nog geen opbergsysteem. Omdat de onderneming niet alleen voedingsproducten, maar ook andere goederen verkoopt, is het assortiment heel divers. Extra belangrijk dus om hier een duidelijk registratiesysteem voor te hanteren. Je krijgt van je baas de volgende opdracht.

b

Bedenk een numerieke indeling voor de voorraad producten in het magazijn en schrijf de indeling op een apart vel papier. De indeling moet voldoen aan de volgende eisen:

24

26

© ThiemeMeulenhoff

26

27

27

– de registratiecode moet bestaan uit drie cijfers; – alle codes beginnen met een 7; – producten worden per productgroep gesorteerd. En verder: – Verzin zelf vijfentwintig producten (bijvoorbeeld jam, sokken, kaarsen). – Verdeel ze onder in vijf productgroepen (bijvoorbeeld voedsel, kleding, sfeer). – Licht je keuze voor deze indeling kort toe. Behalve de codering op nummer, blijkt het ook handig te zijn om een alfabetische lijst bij de hand te hebben. Zeker als er een klant belt die vraagt of een bepaald product op voorraad is. Zoeken naar de naam van het product gaat sneller dan naar alle cijfers die je net hebt ingevoerd. c

Maak een alfabetische lijst van de vijfentwintig producten die je hebt bedacht. Plaats de gekozen numerieke code tussen haakjes achter de producten. Je adviseert je baas een aantal documenten chronologisch op te bergen. Hij geeft jou de goedkeuring dat uit te voeren, maar over welke documenten gaat het dan?

d

3

Bedenk vijf soorten documenten die bedrijven of andere organisaties op chronologische volgorde zouden kunnen bewaren. Actief met een digitaal archief! Op school gebruik je een computer. Waarschijnlijk heb je een eigen laptop. Op deze pc staan digitale documenten. Je hebt deze documenten opgeslagen, zodat je ze kunt ophalen om er later weer mee te werken of om ze gewoon te bewaren. Dit is het digitale archief waar je in deze opdracht mee aan de slag gaat.

a

Standaard is de computer ingedeeld in een aantal schijven. Geef van jouw computer aan welke schijven beschikbaar zijn.

b

Je volgt op school verschillende vakken. Steeds meer opdrachten maak je digitaal op de computer of je eigen laptop. Stel je krijgt de volgende vakken: – BV in balans; – Nederlands; – Engels; – rekenen; – ICT-vakken (zoals Excel, Word, Power Point, Access); – extra vakken; – LLB (Leren, Loopbaan en Burgerschap); – …….

TIP Deze lijst is een mogelijke opsomming. Uiteraard pas je de lijst aan volgens de vakken die jij op school hebt. Geef aan hoe je van de vakken op jouw school en logische mappenstructuur kunt maken. c

Maak binnen iedere map een submap met de naam ’Gereed’ en ’Nog niet gereed’. Het werk dat je nu voor de vakken op school maakt, kun je in een van de submappen zetten. Heb je werk af, dan plaats je dat in de map ’Gereed’ en ben je nog niet klaar met een document, dan plaats je het in de map ’Nog niet gereed’.

© ThiemeMeulenhoff

27

25

27

28

28

Je hebt nu een basis gelegd waarmee je op een eenvoudige manier je digitale werk kunt archiveren.

TIP Als je je werk eerst nog moet laten controleren door een docent is het misschien handig om ook een map ’Voor controle’ aan te maken. Dan kun je eerst al je werk daarin zetten en zodra de docent het heeft goedgekeurd, verplaats je het naar de map ’Gereed’ onder het vak waar het thuishoort. d

Naast de schoolzaken die hiervoor zijn besproken, heb je vaak allerlei digitale documenten die je graag ook op de computer wilt bewaren. Dit kunnen zeer uiteenlopende documenten zijn. Hieronder staan een aantal digitale bestanden die je graag op je computer wilt archiveren. Deel ze zo logisch mogelijk in en maak er mappen en submappen voor. – Na de eerste toetsweek heb je een cijferlijst gemaakt met behaalde punten: document ’Cijfers.xlsx’. – Je bent fan van Lady Gaga, Jennifer Lopez, Snoop Dogg en Anouk. En natuurlijk heb je verschillende digitale nummers van hen: document ’Artiestennaam.mpg’. – Voor je BPV van volgend jaar heb je nu alvast een cv gemaakt: document ’Cv.docx’. – Je hebt een gesprek gehad met je mentor van school en van hem moest je er een kort verslag van maken: document ’Mentorgesprek 4.docx’. – Voor een baantje naast school heb je een brief geschreven en maak je gebruik van het cv dat je al op school hebt gemaakt: document ’Sollbrief.docx’. – Je bent aangenomen voor het baantje en nu krijg je elke week een rooster per mail toegestuurd met daarop de werktijden: document ’Werktijden.pdf’. – Je krijgt digitaal het toetsrooster van school voor de komende toetsweek: document ’Toetsrooster.xlsx’. – Van het werk waar je nu al een maand werkt, krijg je ook maandelijks een digitale nieuwsbrief. Deze wil je in dezelfde map plaatsen als die van de roosters: document ’Nieuwsbriefwerk.pdf’. – Je krijgt een uitnodiging per mail van je werk voor het jaarlijkse personeelsuitje. Ook deze uitnodiging wil je graag bewaren: document ’Personeelsuitje 2011.pdf’.

e

Maak een aantal mappen en eventueel submappen met deze lijst en geef aan welk item volgens jou in welke map thuishoort.

f

Stel je moet een opdracht in groepsverband uitwerken. Je verdeelt onderling de rollen en taken en spreekt af alles digitaal te doen en elkaar op de hoogte te houden. Hoe kunnen jullie dan omgaan met de digitale documenten als agenda’s, notulen, producten, reflecties enzovoort?

4

Bewaarplicht voor Rescue BV. Het afdelingshoofd Theo V. van Rescue BV gaat een digitaal archief opzetten. Er is al veel geïnventariseerd. De meeste eisen van de overheid en van de organisatie zijn bekend. Theo vraagt zich nog wel af of hij alle documenten tot in lengte van dagen moet bewaren of dat hij het digitale archief af en toe mag opschonen. Theo zet jou aan het werk. a

Zoek op internet op hoelang ondernemers verplicht zijn om hun administratie te bewaren. Geef Theo zo gedetailleerd mogelijk antwoord. Theo is blij met jouw antwoord. Hij heeft nog wel een vervolgvraag.

b

Welke gegevens of documenten vallen er onder deze bewaarplicht?

26

28

© ThiemeMeulenhoff

28

29

29

AFRONDING In de onderneming ben je tot nu toe bezig geweest met het hoe en waarom van archiveren. Documenten moeten ook worden opgeslagen. Hier heb je een archief voor nodig. Het wordt dan ook tijd dat je een eigen archief gaat aanleggen. Het archief dat je gaat aanleggen, noemen we jouw dossier. Je hebt al een enkele keer gelezen dat je gemaakte stukken moet opbergen in je dossier. Een apart onderdeel van je dossier vormt je portfolio. Ook hier moet je de nodige aandacht aan schenken. PRAKTIJK Bij BV in balans produceer je heel wat documenten. Deze documenten geven inzicht in jouw manier van werken, het tempo waarin je door de leerstof heen gaat en in hoeverre je de opdrachten hebt begrepen. Deze documenten moet je archiveren. Hiervoor richt je een dossier in. Een apart deel van het dossier is bestemd voor persoonlijke documenten. Deze persoonlijke documenten vormen jouw portfolio. Ook in de leereenheid Solliciteren komt het portfolio aan bod. Je schrijft in die leereenheid onder meer een sollicitatiebrief: een persoonlijk document dat thuishoort in dit gedeelte van je dossier. 5 a

Richt je dossier in. Neem Aan het werk en de bijlagen door en bepaal hoe je de documenten van de leereenheden die je in de komende weken gaat maken, op een overzichtelijke manier kunt opslaan in je dossier. Maak op een kladpapier een logische indeling. Houd hierbij rekening met: – het aantal weken in deze eerste periode; – het aantal leereenheden in deze eerste periode; – de ruimte voor het opbergen van documenten in je portfolio. Voorzie je dossier van je naam! Als je er niet helemaal uitkomt, kun je natuurlijk altijd terecht bij je begeleidende docent(en).

b

Bespreek de door jou gekozen indeling met je docent. Samen bepaal je of het door jou gekozen opbergsysteem logisch is.

c

Richt je dossier in.

d

Berg alle bijlagen van deze leereenheid op in je dossier.

e

Berg alle uitwerkingen van deze leereenheid op in je dossier. TERUGKIJKEND

6a

Beschrijf in een aantal stappen hoe je in deze leereenheid te werk bent gegaan.

b

Wat heb je als lastig ervaren bij het uitvoeren van de opdrachten in deze leereenheid?

c

Noem minimaal drie aandachtspunten voor jezelf. Dat zijn punten waar je in het bijzonder rekening mee moet houden als je een archief gaat inrichten.

d

Ken je ook je sterke kanten? Wat vond je dat je erg gemakkelijk afging? Probeer eens drie sterke eigenschappen te bedenken.

© ThiemeMeulenhoff

29

27

29

30

30

OPRUIMEN In deze leereenheid heb je het volgende opgeborgen in het dossier dat je hebt ingericht: – alle bijlagen die je tot nu toe hebt ontvangen; – numerieke productenlijst; ��� alfabetische productenlijst met de numerieke code tussen haakjes erachter; – kladblaadjes die je hebt gebruikt in deze leereenheid. In je dossier heb je ook je portfolio een plaats gegeven. Je hebt echter nog geen documenten in deze leereenheid gemaakt die in jouw portfolio thuishoren.

28

30

© ThiemeMeulenhoff

30

31

31

Evaluatie ................................................ 1 a

Vragen. Vink de uitspraken aan die volgens jou juist zijn. ○ Folders, offertes en reclamemateriaal kunnen zowel tot de inkomende als de uitgaande post behoren. ○ Een telefoonmemo voor het afdelingshoofd is een typisch voorbeeld van inkomende post. ○ Archiveren is het verzamelen, ordenen, bewaren en uitlenen van documenten. ○ Alle informatie die je in een bedrijf op papier kunt tegenkomen, noem je documenten.

b

Een archief is ○ een persoon die zorgt voor het opbergen van belangrijke documenten. ○ het totaal aan documenten dat in een bedrijf wordt bewaard. ○ meestal beveiligd met een code.

c

Documenten ○ zijn altijd voor iedereen ter inzage opvraagbaar. ○ worden nooit langer dan vijf jaar bewaard. ○ zijn gedrukte of geschreven stukken.

2 a

Vragen. Vink de uitspraken aan die volgens jou juist zijn. ○ Documenten kunnen nooit een rol spelen bij onenigheid tussen klant en leverancier. ○ Vergunningen, diploma’s en certificaten kunnen verplicht worden opgeslagen in een archief. ○ Financiële documenten moeten wettelijk als bewijsstuk worden bewaard. ○ Het is verplicht een archief bij te houden als geheugensteun voor de onderneming.

b

Als je zoekt naar de datum waarop het twaalfjarige jubileum werd gevierd, gebruik je het archief ○ als het geheugen van de onderneming. ○ als bewijsmateriaal. ○ ten behoeve van wettelijke verplichtingen.

c

Een klant belt op, omdat hij voor de derde keer dezelfde rekening heeft ontvangen. Uit het archief blijkt inderdaad dat de rekening al is betaald. Het archief wordt in deze situatie gebruikt ○ als het geheugen van de onderneming. ○ als bewijsmateriaal. ○ ten behoeve van wettelijke verplichtingen.

d

Goede voorbeelden van documenten die verplicht moeten worden bewaard, zijn ○ aangevraagde en ontvangen offertes. ○ verzonden betalingsherinneringen. ○ facturen voor de aangifte van de btw.

e

Een verslag van een vergadering valt onder de ○ interne post. ○ inkomende post. ○ uitgaande post.

f

Financiële gegevens moeten: ○ drie jaar in een dynamisch archief bewaard worden. ○ na afloop van een boekjaar nog zeven jaar bewaard worden. ○ eerst twee jaar op papier en vervolgens nog eens zeven jaar digitaal bewaard blijven.

© ThiemeMeulenhoff

31

29

31

32

32

g

De volgende administratieve documenten moeten op papier gearchiveerd worden: ○ NAW-gegevens van alle klanten ○ de brieven die van de belastingdienst zijn ontvangen en die naar de belastingdienst zijn verzonden ○ de documenten die behoren tot de jaarrekening van de onderneming

h

Omgekeerde bewijslast wil zeggen: ○ dat je, na een opgelegde aanslag door de inspecteur van de Belastingdienst, aan moet tonen dat deze aanslag onterecht is. ○ dat je een leverancier aantoont dat je een rekening al hebt betaald. ○ dat de Belastingdienst jouw administratie afkeurt en je een geldboete oplegt.

i

3 a

Documenten die je langer dan zeven jaar moet bewaren zijn: ○ de betaalde belastingaanslagen op de winst van de onderneming. ○ alle journaals en grootboeken na afloop van een boekjaar. ○ de administratie met betrekking tot onroerende zaken. Vragen. Vink de uitspraken aan die volgens jou juist zijn. ○ Voordat je een archief inricht, moet je eerst nadenken over de manier waarop je de documenten wilt opslaan. ○ Alle documenten die in een archief terechtkomen, worden geregistreerd. ○ Een ander woord voor registreren is coderen. ○ Sofi-nummers zijn een voorbeeld van alfanumerieke registratie. ○ Bij het alfabetisch archiveren maak je gebruik van de zogenaamde ABC-regels. ○ Op den duur zal de computer alle andere archiefruimte gaan vervangen. ○ Om ruimte te besparen, kun je verschillende soorten archiefruimten gebruiken. ○ De documenten die het langst in het bedrijf aanwezig zijn, vind je in het dynamische archief. ○ Als er documenten uit het archief worden verwijderd, spreek je van het opschonen van het archief.

b

Registreren met de code 12-05-05 JB is een voorbeeld van ○ alfanumeriek registreren. ○ alfabetisch registreren. ○ numeriek registreren.

c

Als je documenten per week van het jaar opslaat, kun je in ieder geval zeggen dat er sprake is van ○ tijdloos archiveren. ○ alfabetisch archiveren. ○ chronologisch archiveren.

d

Een ordner die je dagelijks gebruikt voor het opzoeken van gegevens, is een voorbeeld van een ○ dynamisch archief. ○ semistatisch archief. ○ statisch archief.

e

Welk woord moet je hier invullen? In een statisch archief ligt het gebruik van … het meest voor de hand. ○ ordners ○ archiefdozen ○ hangmappen

30

32

© ThiemeMeulenhoff

32

33

33

4 a

b

5 a

b

Vragen. De reden om een archief digitaal te maken, is dat ○ het veel duurder is dan een papieren archief. ○ het veel meer ruimte inneemt dan een papieren archief. ○ het veel meer tijd kost om het juiste document te vinden. ○ je snel achter je bureau het juiste document op kunt vragen. De Belastingdienst ○ vindt digitaal archiveren alleen maar lastig. ○ werkt absoluut niet mee aan digitaal archiveren. ○ werkt volledig mee aan digitaal archiveren. ○ wil over tien jaar starten met digitaal archiveren. Vragen. Vink de uitspraken aan die volgens jou juist zijn. ○ Een portfolio deel je meestal op in meerdere onderdelen (hoofdstukken). ○ Een goed portfolio geeft inzicht in de deskundigheid van iemand. ○ Een ander woord voor deskundigheid is competentie. ○ Een portfolio is een belangrijk document als je je bijvoorbeeld inschrijft voor een nieuwe opleiding of bij een sollicitatie. Een portfolio is ○ een map met foldermateriaal. ○ een persoonlijk dossier. ○ een deur naar de archiefruimte.

© ThiemeMeulenhoff

33

31

33

1

1

FAM FAM Elementaire bedrijfsadministratie 1 deel A

BV in Balans biedt ondersteunend lesmateriaal gebaseerd op de competentiegerichte kwalificatiedossiers die door het Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO voor de Financiële beroepen zijn ontwikkeld. Het lesmateriaal dekt de kerntaken, werkprocessen en activiteiten voor de kwalificatiedossiers: • •

niveau 3 (Financieel Administratief Medewerker) en niveau 4 (Bedrijfsadministrateur, Assistent-accountant en Salarisadministrateur).

BV in Balans bestaat uit leereenheden waarin de leerling zijn eigen leerweg vindt en waarmee de docent het gewenste curriculum vult.

Elementaire bedrijfsadministratie 1 deel A Editie

2013

E.P. van Balen, K. Broersen, G.W.M van Heeswijk, J.P. Mijnster, S.J. Stienstra, T.F.G. Suppers, T. van de Veerdonk e.a.

Mede dankzij de kritische gebruikers die hun wensen kenbaar hebben gemaakt, maakt dit lesmateriaal het mogelijk om ‘Balans in het onderwijs’ te brengen.

De auteurs

FAM

Leerwerkboek

9781111270032

1

1


Elementaire bedrijfsadministratie 1 deel A