VIESTINTÄOPAS
S I S Ä LT Ö
SISÄLTÖ...............................................................................................................................2 1. PRINTTIMEDIA................................................................................................................3 Partio-lehti....................................................................................................................................3 Piirilehdet.....................................................................................................................................4 Lippukuntaposti............................................................................................................................5 2. SÄHKÖINEN MEDIA.......................................................................................................5 Partio.fi.........................................................................................................................................5 Toiminta.partio.fi.........................................................................................................................5 Partiojohtaja.fi..............................................................................................................................5 Ti-Taa ..........................................................................................................................................6 PiiriPosti.......................................................................................................................................6 Sähköpostilistat............................................................................................................................6 Sosiaalinen media.........................................................................................................................6 Teltta / ekstranetit ......................................................................................................................10 3. PARTIOJULKAISUT......................................................................................................12 Miten julkaisujen teosta päätetään?............................................................................................12 Miten julkaisut taitetaan? ..........................................................................................................13 Mistä löydän sen-ja-sen julkaisun taittopohjan tai kuvan?........................................................13 Valokuvien käytöstä..........................................................................................................14 ISBN-koodi................................................................................................................................14 Kuka hyväksyy julkaisun ennen painoon saattoa? ....................................................................15 Missä julkaisumme painetaan? ..................................................................................................15 ...........................................................................................................................................15 4. VIESTINTÄ MEDIALLE.................................................................................................16 Vinkkejä median kohtaamiseen.................................................................................................17 5. MEDIALÄHETTILÄÄT .................................................................................................18 Miten voit hyödyntää medialähettiläitä partioviestinnässä?......................................................18 6. SUOMEN PARTIOLAISTEN KRIISIVIESTINTÄOHJEET.........................................20 Toimenpiteet...............................................................................................................................20 Tiedottaminen.............................................................................................................................20
2
PARTION VIESTINTÄOPAS Partio on maailman paras harrastus täynnä innostavaa, elämyksellistä, kasvattavaa, yhteiskunnallisesti merkittävää toimintaa. On tärkeää, että hieno yhteinen toimintamme jatkuu, mutta yhtä tärkeää on, että viestimme toiminnastamme eteenpäin. Tässä viestintäoppaassa kerrotaan Suomen Partiolaisten viestintäkanavista ja annetaan vinkkejä siihen, miten voit viestiä oman projektisi tai toiminnanalasi toiminnasta helposti, vaikuttavasti ja innostavasti. Viestintäkanavien aikataulut löytyvät osoitteesta http://toiminta.partio.fi/viestinta/ohjeet-jamateriaalit.
1. PRINTTIMEDIA
Partio-lehti Partio-lehti on yksi Suomen Partiolaisten tärkeimmistä viestintävälineistä, sillä se postitetaan jokaiselle partiolaiselle. Partio-lehti ilmestyy kuusi kertaa vuodessa ja lehdellä on 100 000 lukijaa. Kuusi kertaa vuodessa ilmestyvä Partio-lehti ei julkaisutahtinsa vuoksi voi toimia uutislehtenä. Uutisten välittämisessä nojaudumme reaaliaikaisempiin kanaviin, kuten uutiskirjeisiin ja partion nettisivuihin. Partio-lehti haluaa tarjota lukijoilleen mielenkiintoisia, hyvin taustoitettuja artikkeleita, jotka vahvistavat partiolaisten yhteenkuuluvaisuuden tunnetta sekä herättävät lukijoissaan innostusta ja ylpeyttä omaa partioharrastustaan kohtaan. Haluamme, että Partio on lehti, jonka lapsi tai nuori haluaa tarjota luettavaksi myös ei-vielä-partiolaiselle kaverilleen sen hyväntuulisen partiohengen ja oivaltavien juttujen vuoksi. Partio-lehdessä ei siis julkaista esimerkiksi projektitiedotteita, vaan lehdessä keskitytään journalistisesti laadukkaaseen ja erityisesti nuorta lukijakuntaa kiinnostavaan juttusisältöön. Onko mielessäsi hieno, innostava tarina tai tapahtuma, josta voisi kertoa Partio-lehdessä nuoria lukijoita kiinnostavalla tavalla? Onko tästä tapahtumasta tarjolla myös hyviä kuvia? Laita juttuvinkkiä sähköpostilla osoitteeseen partio-lehti@partio.fi. Ole juttuvinkkisi kanssa ajoissa liikenteessä: lehden sisällöstä päätetään toimituskokouksissa, jotka pidetään noin kaksi kuukautta ennen lehden ilmestymistä. Esimerkkejä jutuista, jotka toimivat Partio-lehdessä:
• •
Lippukunnan samoajat ja vaeltajat suunnittelivat ja toteuttivat itse partiomatkan ulkomaille Juttu projektin huippuhetkistä ja haasteista
Esimerkkejä jutuista, jotka EIVÄT toimi Partio-lehdessä:
• •
Pelkkä lippukunnan esittely, ilman kiinnostavaa näkökulmaa tai yllättävää/poikkeavaa sisältöä Partiokiltalaisten sukankudontatalkoot myyjäisiin
Partio-lehden deadlinet pitää huomioida myös tapahtumien mainontaa suunnitellessa. Mitä aiemmin olet mainoksesi kanssa liikkeellä, sitä varmemmin saat sen haluamaasi lehteen. Muistathan varata
3
tapahtumasi budjettiin rahaa mainontaan, sillä myös partiomainokset ovat maksullisia. Mainosten hinnat ovat lehden sisäisessä mediakortissa Teltassa ja myös tämän viestintäoppaan liitteenä.
Piirilehdet Jokainen partiopiiri julkaisee omaa piirilehteään. Julkaisujen kohderyhmät vaihtelevat, mutta käytössä on kahta formaattia: 1) Lehti lähetetään kaikille 1. jäsenmaksun maksaneille tai 2) Lehti lähetetään kaikille yli 15-vuotiaille, mutta pari kertaa vuodessa myös nuoremmille. Lehdet julkaisevat mielellään juttuja ja jopa mainoksia projekteista ja tapahtumista. Kuvia piirilehdet käyttävät erityisen mielellään, joten muutama pressikuva tai vaikka logokin ovat haluttua tavaraa. Kaikkien piirilehtien julkaisuajankohdat löytyvät kunkin piirin sivuilta, joten deadlinet kannattaa tarkistaa sieltä. Samoista paikoista löytyvät myös monen lehden parin vuoden takaiset arkistot ja tuoreimmat numerot. Alla on vuoden 2014 yhteystiedot piirilehdille. Piiri
Lehden nimi
Julkaisutiheys
Sähköposti
Etelä-Karjalan Partiolaiset
Heimoviesti
6 krt vuodessa
heimoviesti@e-kp.fi
Hämeen Partiopiiri
Täplä
5 krt vuodessa
tiedotus@hp.partio.fi
Järvi-Suomen Partiolaiset
Liplatus
4 krt vuodessa
liplatus@partio.fi
Kymenlaakson Partiopiiri
Jänkämä
4 krt vuodessa
toimitus.jankama@gmail.com
Lapin Partiolaiset
Scout-Info
8 krt vuodessa
lappi@partio.fi
Lounais-Suomen Partiopiiri
Repolainen
8 krt vuodessa
repolainen@partio.fi
Pohjanmaan Partiolaiset
Pohjan Puhuri
6 krt vuodessa
aineisto@pohjanmaa.partio.fi
Pääkaupunkiseudun Partiolaiset
Heppu
6 krt vuodessa
johanna.junkkari@partio.fi
Uudenmaan Partiopiiri
Pärske
4 krt vuodessa
uusimaa@partio.fi
Esimerkki projektiviestinnästä piirilehdessä
SP:n valtakunnallinen projekti Nakki huipentuu elokuussa. Nakista halutaan juttu piirilehtiin, joten Nakin partioviestinnästä vastaava tekee tapahtumasta piirilehtien käyttöön jutun, joka lähetetään jo maaliskuussa muutaman kuvan kera jokaiseen piirilehteen. Samalla Nakin partioviestinnästä vastaava kertoo myös, että tapahtuman jälkeen elokuussa lähetetään myös oma jälkitiedote, jolle
4
piirilehdet voisivat varata tilaa syksyn numeroon. Nakin ennakkojuttu julkaistaan kevään viimeisissä piirilehdissä.
Lippukuntaposti Lippukuntaposti on Suomen Partiolaisten tiedotepaketti, joka lähetetään kaikkiin Suomen lippukuntiin kuusi kertaa vuodessa. Lippukuntapostissa tiedotetaan muun muassa tapahtumista, uusista materiaaleista, jäsenasioista ja toimintavinkeistä. Lippukuntaposti ilmestyy julistemuotoisena eli kaikki asiat kootaan samalle A3-kokoiselle julisteelle. Näin ollen lippukuntapostiin kerrotaan tiivistäen pääasiat kustakin aiheesta: tarkoitus on ohjata lippukuntien jäseniä hakemaan tietoa entistä enemmän nettisivuilta. Lippukuntapostin mukana voidaan lähettää myös painotuotteita, kuten julisteita ja vihkosia. Lippukuntapostiin halutut asiat tulee lähettää deadline-päivään mennessä osoitteeseen lippukuntaposti@partio.fi. 2. SÄHKÖINEN MEDIA
Partio.fi Partio sai uudet upeat nettisivut heinäkuussa 2012. Partio.fi-sivusto on tarkoitettu pääasiassa eivielä-partiolaisille, mutta myös partiolaiset saavat taatusti sivujen kertomuksista vinkkejä polulleen. Uusilla sivuilla on haluttu panostaa erityisesti tarinallisuuteen ja visuaalisuuteen. Partiolaiset on haluttu päästää itse ääneen kertomaan mielettömistä seikkailuistaan niin Suomessa kuin eri puolilla maailmaakin. Sivuilla korostuu myös se, miten partio tarjoaa tekemistä ihan jokaiselle ikään tai taustaan katsomatta. Uutena ominaisuutena partio.fi:ssä on muun muassa lippukuntahaku, jonka tiedot tulevat jäsenrekisteri Kuksasta. Jos lippukuntaasi ei näy haussa tai tiedoissa on virheitä, pyydäthän lippukuntasi jäsenrekisterinhoitajaa päivittämään tietonne Kuksaan. Sivujen toiminnallisuuksia kehitetään, ja otamme mielellään vastaan palautetta www-sivuihin tai muuhun aiheeseen liittyen. Jos kehitettävää ilmenee, ole hyvä ja täytä uusilla sivuillamme palautelomake.
Toiminta.partio.fi Sivustolle on kerätty partiotoiminnan materiaaleja, ohjeita ja käytännön tietoja. Jokaisen toiminnanalan työntekijät ja mahdolliset luottamushenkilöt päivittävät oman aihe-alueensa sivuja.
Partiojohtaja.fi Partiojohtajan ydinkohderyhmä ovat 18-vuotiaat ja sitä vanhemmat, aktiivisesti toiminnassa mukana olevat partiojohtajat. Jos haluat aiheesi läpi, kannattaa miettiä, mikä tätä ryhmää kiinnostaa. Uuden vinkkivihkosen ilmestyminen tai NN-teemavuoden alkaminen ei sinällään ole mikään juttuaihe. Mikä asiassasi olisi mielenkiintoinen näkökulma? Miksi siitä kannattaisi tehdä juttu? Tärkeintä on kuitenkin, että olet toimitukseen yhteydessä. Silloin on todennäköisempää, että ideasi huomioidaan, kuin jos olet hiljaa.
5
Verkkolehdessä voidaan tarvittaessa rukata juttulistaa nopeallakin aikataululla, koska sivutila ei ole rajoite. Kuitenkin: mitä aikaisemmin otat yhteyttä, sitä paremmin ehdimme työstää aihetta ja miettiä siihen sopivia kuvia. Toimituksen yhteystiedot: http://partiojohtaja.fi/toimitus Toimii Partiojohtajassa:
• •
Seurakuntavaaleissa jaetaan päätösvaltaa lippukunnan asioista. annattaa äänestää tai asettua ehdolle, jos haluaa vaikuttaa lippukuntansa toimintaan. Tapahtuman muonitus voi olla mieleenpainuva show: Gourmetnäädät kokkaavat.
Ei toimi Partiojohtajassa:
•
”Nyt on kehitetty uusi moduuli koulutusjärjestelmään.” Mieti, miksi tämä aihe olisi kiinnostava: onko moduulin sisältö uusi ja mullistava?
Ti-Taa Ti-Taa on sähköinen uutiskirje ajankohtaisista asioista. Se on tarkoitettu lähtökohtaisesti SP:n luottamushenkilöille, mutta uutiskirjeen voi tämän lisäksi tilata kuka tahansa SP:n asioista kiinnostunut. Ti-taa lähetetään tiedoksi myös piiritoimistoihin ja piirinjohtajille. Ti-Taa lähetetään kerran kuussa. Uutiskirjeeseen halutut asiat tulee toimittaa deadline-päivään mennessä SP:n tiedottajalle, tiedottaja@partio.fi.
PiiriPosti PiiriPosti on järjestön suora yhteys piiritoimistoihin. PiiriPosti kertoo ja tiedottaa Suomen Partiolaisissa tapahtuvista ajankohtaisista asioista. PiiriPosti lähetetään noin kahden viikon välein. Uutiskirjeeseen halutut asiat tulee toimittaa deadline-päivään mennessä Suomen Partiolaisten tiedottajalle, tiedottaja@partio.fi.
Sähköpostilistat Sähköpostilistat ovat Suomen Partiolaisten ryhmien sisäisiä yhteydenpitokanavia. Listat löytyvät Polusta. Jos haluat ryhmällesi tai projektillesi oman sähköpostilistan, ota yhteyttä oman toiminnanalasi työntekijään.
Massasähköpostit Kuksa-jäsenrekisterin avulla on mahdollistaa lähettää massasähköposteja valitulle kohderyhmille (esimerkiksi lippukunnanjohtajille, alueohjaajille tai tietylle ikäkaudelle). Isoja massapostituksia tehdään kuitenkin hyvin harkitusti ja ainoastaan painavasta syystä, kuten suurleirin markkinointi.
Sosiaalinen media Partion viestintä on brändinmukaista myös sosiaalisessa mediassa: osallistavaa, innostavaa ja voimauttavaa. Sosiaalisen median voima on sen interaktiivisuudessa, joten haluamme innostaa kohderyhmän jäseniä ottamaan kantaa päivityksiimme. Palautteena saadut kommentit antavat uutta virtaa niin tavallisten partiolaisten kuin luottisten ja työntekijöiden arkeen.
6
SP:n viestintä ylläpitää partiokanavia Facebookissa ja Twitterissä: nämä ovat ”viralliset somekanavamme”. Näiden ohella on erittäin suositeltavaa, että itse kukin hyödyntää sosiaalisen median välineitä omassa / projektinsa / tapahtumansa viestinnässä. Mahdollisia välineitä on monia: virtuaaliset kohtaamisympäristöt kuten Facebook, blogit, wikit, kuvan- ja videonjakopalvelut. Sosiaalisessa mediassa ei kuitenkaan ole kyse vain välineistä, vaan keskustelusta ja vuorovaikutuksesta. Minkä sosiaalisen median kanavan valitseekin, on oltava valmis luomaan kanavan puitteissa dialogia muiden käyttäjien kanssa ja reagoimaan nopeasti kanavalla käytävään keskusteluun. Partion Facebook-sivu Kenelle
Partion Facebook-sivun faneista noin 60 prosenttia on 13–24-vuotiaita: Facebookin kautta keskustelemmekin nimenomaan nuorten kanssa. Mitä
Partion Facebook-sivupäivityksissä huomioidaan mielellään kaikki toiminnanalat sekä myös ne ulkopuoliset, yleishyödylliset tahot, jotka jotenkin liittyvät partioon. Myös partiosta kertovia uutisia voidaan linkittää. Kaikissa partion Facebook-päivityksissä otetaan huomioon se, että päivityksillä keskustellaan nimenomaan nuorten kanssa. Esimerkiksi järjestöelämä ei välttämättä ole partiota fanittaville nuorille sydämenasia. Koska Partion Facebook-sivun päivitykset näkyvät fanien uutisvirrassa, niiden on oltava nuorisoa kiinnostavaa. Kiinnostaisiko tekeillä oleva päivitys 15-vuotiasta siilinjärveläistä samoajaa? Jos ei, mieti ketä
asiasi kiinnostaa. Sopisiko päivitys Twitteriin tai johonkin muuhun viestintäkanavaamme? Miten
Partio on Facebookissakin innostava, osallistava, voimauttava ja keskusteleva! Emme vain tee staattisia nostoja vaan teemme keskustelunaloituksia nuorten kanssa, nuoria kiinnostavista asioista. Kerromme asiat tavalla, jotka saavat jäsenet kommentoimaan tai tykkäämään. Kannustamme keskusteluihin, linkkaamme kiinnostaviin videoihin ja tapahtumiin. Kommentoimme myös muiden profiileja, esim. muiden nuorisojärjestöjen postauksia. Vastaamme myös meille esitettyihin kysymyksiin pikaisesti. Ketkä
Läsnäolo sosiaalisessa mediassa on operatiivista, päivittäistä viestintää ja päävastuu siitä on SP:n viestintätyöntekijöillä. Laadukkaan ja yhdenmukaisen viestinnän takaamiseksi Partion Facebooksivun päivitysoikeuksia ei jaella muille, vaan hallinnoijat ovat viestinnän organisaatiosta. Luottamushenkilöt ja projektit voivat laittaa päivitysvinkkejään viestinnän työntekijöille laittamalla sähköpostia osoitteeseen facebook@partio.fi. Koska
7
Partion Facebook-sivulle tehdään uusia päivityksiä korkeintaan kerran päivässä, poikkeustapauksissa kaksi kertaa päivässä. Koska etenkin Facebookissa päivityspaine on kova, SP:n viestintätyöntekijät ovat luoneet päivityksiä varten päiväkohtaisen kalenterin Telttaan. Kalenteriin ei merkitä pelkkiä päivityksiä vaan myös muut toimenpiteet, esim. esim. suunnitteilla olevat Facebook-tapahtumat. Tapahtumaviestintä Facebookissa Partiotapahtumille, varsinkin suuremmille sellaisille, on hyvä perustaa Facebookissa oma tapahtumasivu: näin pystytte hyödyntämään osallistujien sosiaalisia verkostoja tapahtuman markkinoinnissa. Kun näen, että tuttuni osallistuu tiettyyn tapahtumaan, haluan todennäköisemmin osallistua tapahtumaan itsekin. Facebook-tapahtuman seinällä voidaan myös jakaa osallistujille helposti tietoa ja luoda hyvää pöhinää ja me-henkeä. Facebook-sivut ja -ryhmät Facebook-sivut on tarkoitettu organisaatiolle ja brändeille tuotteensa markkinointiin, kun taas ryhmät ovat jollekin asialle omistautuneita ryhmiä. Esimerkiksi Kilkkeelle perustettiin oma sivunsa, mutta Kilkkeen ohjelmalaakson tiimille ryhmä. Huomaa, että voit linkittää fanittamiasi ja ylläpitämiäsi Facebookin sivuja toisiinsa statuksessa. Linkitys toimii samalla tavalla myös omassa Facebook-profiilissasi.
Partiolaiset ovat myös Twitteristä. Kanavana Twitter on Facebook-sivua anteeksiantavampi: informaatiota voi laittaa maailmalle reilusti, se on tweettailun idea. Laatu on tässäkin tietenkin parempi kuin määrä. Virallinen hashtagimme eli tunnisteemme on #partioscout. Twitterissä haluamme profiloitua lasten ja nuorten asiantuntijaksi yhteiskunnassamme. Twitter sopii hyvin erilaisten tapahtuman feedien tuottamiseen ja sidosryhmiin kohdistuvaan sekä niiden väliseen viestintään. Partiolaisten Twitter-tiliä päivittävät pääsääntöisest viestinnän työntekijät. Myös Twitter-tiliämme varten on luotu oma päivityskalenterinsa. Päivityskalenteriin merkitään esimerkiksi mistä tapahtumista tuotetaan Partiolaiset-profiililla livefeediä. Kannattaa harkita myös oman Twitter-tilin perustamista: tweettaaminen on helppoa ja hauskaa! Tweettaamalla toiminnastamme ja hienosta partioarjestamme tulemme lähemmäs yksittäistä partiolaista: avaamme jäsenistön suuntaan yhden uuden keskusteluväylän. Twitter-vinkkejä •
Kun esimerkiksi lippukunnallanne tai projektillanne on oma Twitter-kanavansa, teidän kannattaa myös seurata ryhmällenne kiinnostavia tahoja: partiolaisia, partiojärjestöjä, kunnan nuorisotoimea, nuorten medioita jne. Ketään ei kannata kuitenkaan seurata vaan sen takia, että
8
• • • • •
• •
hän seuraa sinua. Hyvä nyrkkisääntö on tämä: jos seuraisit tietyn ryhmän juttelua mielelläsi myös livenä, he ovat hyvä seurauskohde myös Twitterissä. Twitter ei ole yksipuoliseen tiedottamiseen vaan keskustelun käymiseen tarkoitettu kanava. Kun seuraatte muiden twiittejä ja reagoitte niihin, syntyy kuva aidosta keskustelusta, ettekä profiloidu yksinpuhelijaksi. Tweeteissäkin kannattaa luonnollisesti tähdätä rentouteen kankeuden sijaan. Toisaalta voimme myös tukea partion roolia nuorten järjestönä ja puolestapuhujana tweettaamalla kaikista nuoriin, nuorten asioihin ja nuorten tekemisiin liittyvistä asioista. Kuhunkin tweettaukseen on tarjolla vain 140 merkkiä. Linkkien lyhentämiseen kannattaa käyttää verkon osoitteenlyhennyspalveluja, esimerkiksi bit.ly tai korta.nu. Tämä kuuluu myös Twitterin yleisiin ”käyttäytymissääntöihin”. Mitkä tweettaukset laitetaan varmimmin kiertämään? Ne, jossa tarjotaan kuva- tai videolinkkiä. Kuvat ja videot leviävät Twitterissä nopeasti, varsinkin jos niistä on osattu kertoa hauskasti 140 merkillä. Olennainen osa Twitteriä on myös seurata, esitetäänkö ryhmällenne kysymyksiä tai palautetta. Esimerkiksi @Partiolaiset -sivulla näkee, kuka on maininnut kyseisen tilin omissa twiiteissään. DM-sivulla näkee, onko joku lähettänyt sinulle yksityisviestejä. Retweets-sivulla voi seurata, kuka on välittänyt Partiolaisten viserryksiä eteenpäin. Muiden järjestöjen ja erityisesti partiolaisten hyviä kommentteja on myös kiva tweetata eteenpäin, käyttämällä retweet-toimintoa. Tweettauksia voi myös kanavoida käyttämällä #hashtag-toimintoa. Esimerkiksi partiolaisten Helvi Sipilä -seminaarista tweetattiin useamman käyttäjän toimesta, mutta koska kukin tweettaajat käyttivät hashtagia #helvisipila, näitä keskusteluja pystyi helposti seuraamaan #helvisipila-hakutoiminnolla. Partioviikolla tweetattiin ympäri Suomea #partioviikko-hashtagia käyttäen. Luodut hashtagivirrat säilyvät Twitterissä joitakin viikkoja.
Instagramissa käytetään samaa hashtagia kuin Twitterissäkin (#partioscout). Twitterissä jaamme omia kuvia ja nostamme myös partiolaisten parhaimpia kuvia omalle tilillemme. Blogit
Tapahtumien, projektien ja pysyvien partioryhmien kannattaa harkita myös oman blogin perustamista. Blogia ei kannata perustaa vain muutaman yksittäisen kirjoituksen vuoksi, sillä ideana on se, että blogianne seuraavat henkilöt saavat säännöllisin väliajoin kiinnostavaa luettavaa edustamaltanne aihealueelta. Hyvän blogin merkki on sen kyky herättää keskustelua: blogikirjoittelu onkin tiedottamista jutustelevampaa, lennokkaampaa ja kärjistävämpää. Blogissa saa ja pitää ottaa kantaa ja kutsua lukijoita mukaan keskusteluun. Myös osa partiopiirien piirihallituksista on ottanut bloggaamisen omakseen: esimerkiksi LounaisSuomen Partiopiirin piirihallitus jakaa omassa blogissaan ”kuulumisia salkun pohjalta, avaa pöytäkirjojen saloja sekä paljastaa, mitä kulisseissa tapahtuu.” Jotta blogin päivitystahti säilyy riittävänä tilaajien mielenkiinnon ylläpitämiseksi, on hyvä ratkaisu luoda tiimille tai projektille yhteinen blogi, jota useampi jäsen päivittää. Esimerkiksi Partiojohtaja.fi:ssä on SP:n hallituksen blogi, jota hallitusjäsenet päivittävät vuorollaan. Vaihtuvat
9
kirjoittajat tuovat pöytään erilaisia näkemyksiä, ja siten blogin sisältö säilyy monipuolisena ja kiinnostavana. Hyviä ilmaisia ja suosittuja blogialustoja ovat mm. Wordpress.com ja Blogger.com sekä Tumblr.com, jossa blogiin voi erittäin kätevästi liittää myös videoita, linkkejä, kuvia ja musiikkia.
Partion Youtube-kanava
Partion Youtube-kanavalla julkaistaan partiotoimintaan liittyviä hauskoja, elähdyttäviä, viihdyttäviä videoita. Youtube on hyvä kanava kertoa myös ei-partiolaisille nuorille, kuinka hieno, hauska ja monipuolinen harrastus partio on. Videokanavan tarjonnalla voimme myös vahvistaa partiolaisten ylpeyttä omaa harrastustaan kohtaan. Kannustamme kaikkia, eritoten nuoria toimittamaan kanavalle omia videoitaan: vaikkapa leirivideoita tai partioon liittyviä hassutteluvideoita. Jos sinulla on hyvä video jaettavaksi, laita video tai videolinkki tulemaan osoitteeseen markkinointi@partio.fi.
Muista monikanavaisuus
Hyvää sisältöä ei kannata pantata ja kohdentaa vain yhteen kanavaan. Tehtyäsi vaikka blogikirjoituksen tai julkaistuasi videon, vinkkaa siitä Facebookissa ja Twitterissä!
Sosiaalisen median käyttäytymissäännöistä
Kuten elämässä, myös somessa kannattaa käyttäytyä fiksusti ja käyttää harkintaa. Siinä missä elävässä elämässä tietty harkitsematon höläytys unohtuu, internetissä / sosiaalisessa mediassa kyseinen lausunto saattaa saada oman elämänsä ja tallentua hevirotaation kautta jälkipolville. Internetiin ei ylipäätään kannata laittaa mitään, mihin ei halua jatkossa törmätä – tämä koskee myös partiotoiminnasta viestimistä. Kannustamme kaikkia partiolaisia kuitenkin viestimään partiosta sosiaalisessa mediassa: jos partiolaiset eivät käy partiosta keskustelua, tämä keskustelutyhjiö täyttyy muiden toimesta. Pidetään itsestämme ääntä, omilla ehdoillamme! Kun fanitat partion Facebook-sivua, voit linkittää partioaiheiseen statuspäivitykseesi Partio-sivun yksinkertaisesti @Partio-merkinnällä, esim. Kävin tänään @Partiossa.
Teltta / ekstranetit Teltta toimii partion ekstranettinä: kanavana tiedon käsittelyyn niin työntekijöille kuin luottamushenkilöillekin. Telttaan voi tallentaa kaikki ryhmän asiakirjat ja muut materiaalit. Teltta
10
on pääasiallisesti tarkoitettu an luonnosvaiheessa olevan tiedon käsittelyyn, mutta sieltä löytyy myös päätettyjä asioita pöytäkirjoista ja projektien loppuraportteihin. Luonnosvaiheen materiaalit on yleensä merkitty luonnoksiksi tai alustaviksi kuten esim. Alustava tapahtumakalenteri. Teltasta löytyy paljon yhteisiä materiaaleja kuten luottiskansio ja graafiset pohjat. Tämän lisäksi ryhmä voi määritellä itselleen omat tehtävälistat, kalenterin, keskustelut ja oman ryhmän esittelysivut. Projektien koontisivulla voit tutustua partiossa meneillään oleviin projekteihin, kirjata ylös oman projektisi muiden nähtäville tai selailla vanhojen projektien raportteja. Tapahtumia varten löytyy kyytipörssi, jossa voit tarjoutua kuskiksi tai kartanlukijaksi. Teltta-käyttäjätunnukset luodaan SP:n luottamushenkilöille, partiotyöntekijöille, piirihallituksen jäsenille, alueohjaajille, koulutusohjaajille, ohjelmaohjaajille ja piirien kouluttajille. Tällä hetkellä käyttäjätunnuksia on yhteensä 1858 käyttäjällä. Uuden luottamushenkilön perehdytysprosessi avautuu Telttaan syksyllä 2011. Tämän perehdytysprosessin kautta luottis saa kaikki tunnukset sähköisiin palveluihin ja huivin, nimineulan etc. Tunnuksia myönnetään myös piiritasolla: piirihallitus ja alue-, ohjelma ja koulutusohjaajille sekä piirin kouluttajille. Teltan käyttäjähallinta on linkitetty ns. luottispankkiin. Omaan profiiliin voit kirjoittaa osaamisesi ja partiohistoriasi. Luottispankin on tarkoitus toimia pestien rekrytointityökaluna ja yhteydenpitovälineenä ylitse toiminnanalojen.
11
3 . PA RT I O J U L K A I S U T
Miten julkaisujen teosta päätetään? Toiminnanalojen ja projektien julkaisuista sekä julkaisujen lisäpainoksista päätetään vuosittaisen toiminnan suunnittelun ja budjetoinnin yhteydessä. Tiedot tulossa olevista julkaisuista päivitetään myös Teltan julkaisukalenteriin. Kunkin julkaisun kohdalle päivitetään aikataulu, painosmäärä ja toiminnanalan/ projektin julkaisubudjetteihin varattu kyseisen julkaisun budjetti (ks. kuva alla). Kannustamme kaikkia toiminnanaloja miettimään, olisiko vinkkivihkosen sijaan mahdollista jakaa informaatiota muussa muodossa – vaikka uusilla, huhtikuussa valmistuvilla toiminta.partio.finettisivuillamme tai projektisivuilla. Ennen painojulkaisujen tuotantoon ryhtymistä on aina syytä miettiä onko painettu tuote välttämätön ja palveleeko juuri tämä julkaisumuoto parhaiten asian X viestimisessä. Olisiko asia X mahdotonta viestiä ja jakaa sähköisessä muodossa? Esim. monia partion viestintämateriaaleja jaetaan vain ja ainoastaan sähköisesti Issuussa – näin niiden sisältöjä voi myös päivittää jatkuvasti.
12
Miten julkaisut taitetaan? Kannustamme jokaista projektia ja toiminnanalaa panostamaan viestinnän osaajien pestaamiseen: kun vaikkapa tapahtumalla on oma luottispohjainen luottograafikko, ei jokaisen julkaisun kohdalla tarvitse maksaa erikseen ulkopuoliselle tekijälle. Jotta julkaisumme viestivät ulospäin yhtenäistä kuvaa partiosta, kaikkien julkaisujemme graafisessa suunnittelussa on tukeuduttava partion graafiseen ohjeeseen. Innoitusta ja taustoitusta graafiseen suunnitteluun saa myös partion brändioppaasta tai vaikkapa Partio-lehdestä, joka sekin löytyy Issuusta. Jos ei sopivaa luottisresurssia ole, viestintä on käyttänyt omissa taittotöissään Taru Hirvosta, taru@comigo.fi. Ilmeen suunnittelua ja taittotyötä on tilattu myös Partio-lehden taittaja Teppo Jäntiltä, teppo.jantti@kallo.fi. Partiojohtajan käsikirjaa, Johtajakansiota ym. julkaisuja on taittanut Tuomas Sauliala, tuomas.sauliala@iki.fi. Ilmoitattehan taittajille myös projektinne/toiminnanalanne kustannuspisteen taittotilauksen yhteydessä, näin lasku kohdentuu oikeaan paikkaan. Projektinne kannattaa hyödyntää myös muita hyväksi tiedettyjä taittajakontakteja ja kysyä heiltä tarjouksia. Muistattehan kuitenkin aina toimittaa mukana partion graafisen ohjeen, näin säästytään turhilta ja kalliilta korjauskierroksilta.
Mistä löydän sen-ja-sen julkaisun taittopohjan tai kuvan? Jos haluatte hyödyntää taitossa jo tuotettujen julkaisujen taittopohjia, kaikki SP:n tiedossa olevat materiaalit (kuvat, taittopohjat jne.) on talletettu Box.com-materiaalipankkiin, josta materiaalia voi hakea helposti hakusanoilla. Jotta kaikki materiaali löytyy SP:n materiaalipankista jatkossakin, talletattehan kaiken julkaisumateriaalin myös Box.comiin ja ohjeistattehan myös luottispohjaisia / free-graafikoita toimimaan näin. Tunnus: markkinointi@partio.fi Salasana: kuv4p4rt1o (salasanassa on numero yksi, ei i:tä tai l:ää) Box.com-materiaalipankkiin on talletettu SP:n käytössä olevia kuvia ja partioaiheisia kuvia löytyy myös kuvapankistamme osoitteesta: partiokuvia.kuvat.fi/. Kuvapankkiin kaivataan jatkuvasti lisää hyviä kuvia tapahtumistamme tai ihan tavallisesta partioarjesta: ruokkikaa kuvapankkiamme siis säännöllisesti ja muistakaa tapahtumissa myös huolehtia siitä, että valokuvauspesti on täytetty. Kuvia voi lähettää suoraan viestinnälle: viestinta@partio.fi.
13
Partiojulkaisujen teossa voi myös hyödyntää Suomen Partiolaisten kuvapankkia, osoitteessa partiokuvia.kuvat.fi. Kuvapankista löytyy myös SP:n logo, joka pitää luonnollisesti julkaisuistamme löytyä – tarkempi logo-ohjeistus löytyy partion graafisen ohjeen sivuilta 4-5. Kuvia saa vapaasti käyttää medioissa koskien partiotoimintaa. Kuvan yhteydessä on mainittava Suomen Partiolaiset sekä kuvaajan nimi esim. muodossa "Suomen Partiolaiset / Pekka Partio".
Valokuvien käytöstä Arveluttavatko vaikka partioleirillä otettujen kuvien käyttöoikeudet? Partiotoiminnasta otettuja kuvia voi yleisesti ottaen käyttää vaikkapa lehtijutuissa tai nettisivuilla. Yleisellä paikalla otettua ryhmäkuvaa saa käyttää ilman erillisten lupien pyytämistä myös mainonnassa. Sen sijaan jos yksittäiset henkilöt ovat kuvassa pääosassa, heiltä täytyy kysyä kuvan julkaisemiseen lupa. Usein parhaat leirikuvaotokset ovat niitä kuvia, joissa on vain muutama henkilö (lähikuvia toiminnallisista tilanteista). Jotta näitä kuvia voisi käyttää myös mainonnassa, leirikirjeissä on hyvä mainita, että paikan päällä otetaan valokuvia viestintää varten, ja kehottaa vanhempia ottamaan yhteyttä, jos he haluavat kieltää oman lapsensa kuvaamisen. Eli hyvä lause voisi olla esim. "Kesäleirillämme tullaan ottamaan valokuvia, joita käytetään partioviestinnässä, esimerkiksi nettisivuillamme ja lehtijutuissa. Jos toivot, ettei lapsesi esiinny kuvissa, otathan yhteyttä x.x.ään x.x. mennessä, x.x@partio.fi.” Isommilla leireillä, kuten Kilkkeellä, leirikirjeessä on lukenut: "Ilmoittautumalla leirille hyväksyt kuvien leirillä otettujen kuvien käytön partion viestinnässä." Tämä käytäntö on tarpeen suuremmissa tapahtumissa, mutta pienemmissä voidaan vanhemmille tarjota myös edellä kuvattu mahdollisuus kieltää oman lapsensa valokuvaus. Tapahtumavalokuvaajien iloksi näitä pyyntöjä esitetään erittäin harvoin.
ISBN-koodi Jos julkaisunne ei ole sisäiseen käyttöön tarkoitettu vinkkivihkonen vaan julkiseen käyttöön tarkoitettu kirja (tai muu erillisteos), teokselle on haettava myös ISBN-koodi. Jos samasta kirjasta otetaan uusintapainos, sitä varteen otetaan käyttöön uusi ISBN-koodi. Jos kyseessä on Suomen Partiolaisten julkaisu, ISBN-koodi haetaan tällä lomakkeella. Lomakkeeseen täytetään julkaisun tiedot ja julkaisija (Suomen Partiolaiset), ISBN-koodi toimitetaan suoraan lomakkeen täyttäjän sähköpostiin noin päivän viiveellä. Jos julkaisijana on Oy Partio Scout Ab, ISBN-koodin voi ottaa suoraan Partio Scoutille myönnetystä ISBN-avaruudesta. Käytössämme olevat koodit löytyvät täältä. Ottaessasi käyttöön ISBN-koodin julkaisua varten, merkitse kyseinen julkaisu ja päivämäärä ehdottomasti ISBN-koodin viereen ja
14
yliviivaa käyttämäsi koodi. (Saat yliviivauksen pois/päälle painamalla CTRL + 5 ISBN-koodin sisältävässä solussa.)
Kuka hyväksyy julkaisun ennen painoon saattoa? Julkaisun asiasisällön oikeellisuudesta vastaa kyseinen toiminnanala, joten teettehän tarpeellisen hyväksyttämiskierroksen asianomistajilla. Julkaisun ilmeen hyväksyy julkaisuryhmän puheenjohtaja (viestintäpäällikkö), hän tarkistaa että ilme on linjassa partion graafisen ohjeen kanssa. Laitattehan julkaisunne siten tsekkaukseen Johannalle (johanna.karonen@partio.fi) ennen painoon laittoa. Kun graafinen ilmeemme on otettu huomioon julkaisun taitossa, hyväksymiskierros käy viiveettä ja pääsette etenemään suoraan itse tuotantoon.
Missä julkaisumme painetaan? Olemme tehneet helmikuussa 2013 päätöksen keskittää jatkossa kaikki painotyöt Multiprintiin. Multiprint tulee jatkossa tarjoamaan meille helppokäyttöisen järjestelmän, jonka kautta painotöistä on helppo pyytää tarjous ja toimittaa aineisto tilaukseen. Sitä ennen tarjouspyynnöt ja tilaukset voi toimittaa yhteyshenkilöllemme Multiprintissä: Esko Pakarinen +358 30 666 7135 esko.pakarinen@multiprint.fi Asiantunteva taittaja osaa toimittaa painoon oikean version (esim. näyttöversio on eri asia kuin painoon toimitettava, korkearesoluutioinen painoversio). Jos asia mietityttää, kannattaa tukeutua painotyön tilaajan ohjeisiin. Painotöitä koskevissa kysymyksissä voi myös olla suoraan yhteydessä Esko Pakariseen. Päätös keskittää painotyömme yhdelle luottopainolle takaa meille mm. keskittämisen kautta saatavan hintaedun, entistä paremman henkilökohtaisen palvelun sekä luotettavan painolaadun.
15
4. VIESTINTÄ MEDIALLE Partio = me
… joten haluamme juuri Sinun osallistuvan partiobrändin vahvistamiseen ulkoisen viestinnän keinoin. Kuka tietäisi Sinua paremmin sen, mitä hauskaa, yllättävää, kiinnostavaa ja koskettavaa ja kertomisen arvoista alueenne partiotoiminnassa tapahtuu? Projektinne tai partioyhteisönne toiminnasta löytyy taatusti puolia, joista viestimällä voitte korostaa partiotoiminnan aktivoivaa, innostavaa, monipuolista, kansainvälistä, kannustavaa, avointa, uudistuvaa, hauskaa ja yhteiskunnallisesti tärkeää luonnetta. Miettikää yksin ja yhdessä, mitkä nämä asiat ovat! Piiritiedottajanne tai SP:n viestintä auttaa mielellään juttuvinkin muotoilussa ja juttuideoidenne välittämisessä medialle. Toki tuttuihin toimittajiin kannattaa olla yhteydessä myös suoraan: kutsua heitä vaikka koskihölkän peruskurssille. Pitäkää joko piirinne tai SP:n tiedottaja kuitenkin näistä mediakontaktoinneistanne ajan tasalla, eli vinkatkaa asiasta etukäteen hänellekin. Tiedottajien osaamista ja kontakteja kannattaa hyödyntää! Koska partiossa opitaan itse tekemällä ja kokemusten kautta…
Toivomme, että partionuoret itse ideoivat juttuvinkkejä haluamistaan aiheista. Myös pääasiallisiksi haastateltaviksi tarjotaan aina hienoja partionuoriamme. Haluamme saada nuorten äänen kuuluviin! Koska partiossa kohdellaan nuoria täysivaltaisina kansalaisina…
Nuoren oma näkemys on aina yhtä arvokas kuin vanhempien partiolaisten. Jos partionuori haluaa vaikka laittaa lehtikuvaan tai haastatteluun päälleen t-paidan ja partiohuivin väiskin ja partiopaidan sijaan, tämä on hänen oma valintansa, jota kunnioitetaan. Ketään ei saa pyytää piilottamaan omaa persoonaansa tai vaikkapa poistamaan nenärengastaan ennen lehtikuvan ottamista, jotta mediaan välittyisi ”oikea” vaikutelma partiosta. Partiolaisuus ei ole kiinni partiopaidasta: meistä jokainen kannattelee partion arvoja ja toimintatapaa omalla persoonallaan ja toiminnallaan ulkoisten tunnusmerkkien sijaan. Partio on nuorten harrastusjärjestö nuorille! Koska partiossa on kyse elämyksistä ja kokemuksista ja ikimuistoisista jutuista…
Medialle ei kannata tarjota totuttuja, kuluneita juttuideoita, joilla vahvistetaan vanhanaikaista ja kapeata kuvaa partiosta. Jokainen osaa yhdistää nuotioiden sytyttelyn, telttojen pystyttelyn, taitomerkit, huivit ja solmujen solmimisen partioon. Tämä toiminta on toki jatkossakin olennainen osa partiota, mutta näitä mielikuvia partiosta ei tarvitse vahvistaa viestinnän keinoin siitä yksinkertaisesta syystä, että jokainen osaa puoliunissaankin yhdistää nämä asiat partioon. Laajan yleisön vahva assosiaatioyhteys partion, nuotion, telttojen ja solmujen välillä ei katkea sillä, että pyrimme monipuolistamaan kuvaa partion tarjonnasta ja kertomaan, että pohjimmiltaan partio tarjoaa nuorille jotain paljon yksittäisiä erätaitoja merkityksellisempää: kansainvälisen yhteisön, joka auttaa heitä oppimaan itsestään, kehittymään omissa tavoitteissaan ja tekemään maailmasta paremman paikan.
16
Vinkkejä median kohtaamiseen Valmistautumalla varmuutta haastatteluun
Kun tiedät kohtaavasi median edustajan, tai kun tilaisuuteenne on kutsuttu median edustajia, on hyvä valmistautua kohtaamiseen etukäteen. Valmistautuminen ei toki tarkoita sitä, että opettelisit valmiit lauseet ulkoa: vain luonteva haastateltava antaa toiminnastanne tavoittelemamme rennon vaikutelman. Pieni valmistautuminen antaa kuitenkin varmuutta median kohtaamiseen. On paljon mukavampaa mennä haastateltavaksi, kun olet ensin käynyt läpi tilaisuutenne tai projektinne tärkeimmät luvut ja faktat ja kerrannut esimerkiksi yhteistyökumppanien nimet. Jos joku fakta tai nimi unohtuu, se ei haittaa lainkaan: toimittajalta voi pyytää käyntikortin ja laittaa tarkistetut tiedot menemään hänelle jälkikäteen sähköpostitse. Samalla saat tilaisuuden kiittää toimittajaa vielä kerran tapahtumaanne osallistumisesta! Ennen toimittajan kohtaamista sinun on myös hyvä miettiä, minkälaisen jutun haluat saada aikaiseksi. Mikä olisi jutun kärki? Jos saisit itse päättää, miten toimittaja otsikoi juttunsa, mikä tämä otsikko olisi – ja miten kyseinen otsikko tukisi partion tavoitemielikuvia? Päätä jo etukäteen mielessäsi, mikä jutun otsikko ja kärki tulee olemaan , ja keskity näiden asioiden kertomiseen. Mieti myös, mitä tietoja kertomalla voit yllättää toimittajan: korostaa partiotoiminnan monipuolista, kansainvälistä ja kaikille avointa luonnetta. Kun toimittaja on positiivisesti yllättynyt, hän haluaa jakaa uudet oivalluksensa myös muille. Jos taas toimittaja ohjataan tavanomaisten, ennaltaarvattavien ja partioon automaattisesti liitettävien asioiden luo, hän saattaa jättää koko jutun kirjoittamatta, koska ei löydä tapahtumastanne mitään pikkumainintaa suurempaa uutisoitavaa. Uutisjutulla ei yksinkertaisesti olisi ”pihviä”. Kuten klassikkovertaus kuuluu, ”Koira puri miestä” ei ole kummoinenkaan uutinen, sen sijaan ”Mies puri koiraa” on jo uutisarvoinen asia. Yrittäkää löytää aina tilanteesta kuin tilanteesta toimittajan ja suuren yleisön kannalta uusia ja yllättäviä seikkoja ja johdattakaa toimittaja näiden asioiden äärelle. Partiolaisina me kyllä tiedämme esimerkiksi, että partioon voi liittyä kaiken ikäisenä, että partiossa nuoret itse ideoivat ja johtavat toimintaa ja että partiolaisuus on nynnyydestä kaukana. Toimittaja ei tätä välttämättä tiedä, joten tarjotkaa hänelle haastateltavaksi toimittajan näkövinkkelistä ”epätyypillisiä partiolaisia”, ja viekää hänet myös ”epätyypillisiin” partiotilanteisiin. Omakohtaiset tarinat kiinnostavat ja koskettavat aina: keskittykää haastatteluissa siis kertomaan omista hauskoista ja haastavista partioseikkailuistanne. Esimerkiksi Iso-Britanniassa nuoret medialähettiläät kertovat jokaisessa haastattelussaan: • Yhden HAUSKAN partiokokemuksen • Yhden partioSEIKKAILUN • Yhden HAASTEEN, jonka partioharrastus on suonut Kun pohdit ennen haastattelua, mitkä omat partiokokemuksesi ovat olleet hauskoja, seikkailullisia ja haasteellisia – tai partiobrändin mukaisesti osallistavia, innostavia ja voimauttavia – nämä asiat
17
palautuvat helpommin mieleen haastattelussa. Kertomalla partiotoiminnan eri puolista autamme puolestaan luomaan partiosta monipuolisen, innostavan ja nuorille lukijoille kiinnostavan kuvan. Vältä sudenkuopat
Aina kun toimittaja jututtaa sinua, on tärkeää muistaa, että sinua haastatellaan partion edustajana. Sinun ei tietenkään pidä omaksua mitään ”partiomaiseksi” mieltämääsi roolia – palvelet järjestöä parhaiten olemalla tilanteessa aidosti oma itsesi. Vältä kuitenkin tekemästä kannanottoja esimerkiksi politiikkaan tai uskontoon liittyvissä kysymyksissä: vaikka kantasi olisivatkin omiasi, toimittaja saattaa tulkita ne partion yleisiksi kannanotoiksi. Jos toimittaja kysyy mielipidettäsi vaikkapa turkistarhauksesta, voit todeta että sinulla on toki asiasta oma mielipiteesi, mutta tässä tilanteessa olet haastateltavana partion edustajana, eikä partiolla ei ole turkistarhaukseen yleistä, yhtenäistä kantaa.
5. MEDIALÄHETTILÄÄT Young Spokespeople (medialähettiläät) on partiomarkkinoinnin metodi, jonka avulla nuorilla on mahdollisuus päästä partioviestinnän ytimeen. Medialähettiläs-metodi on kehitetty Iso-Britanniassa ja se lanseerattiin siellä partion 100-vuotisjuhlavuoden kynnyksellä. Metodi on osoittautunut IsoBritanniassa erittäin toimivaksi, joten Suomen Partiolaisten viestintävaliokunta päätti käynnistää medialähettilästoiminnan myös Suomessa. Ensimmäinen medialähettiläskoulutus järjestettiin tammikuussa 2010, toinen tammikuussa 2011. Kolmas kurssi järjestetään tammikuussa 2013. Medialähettiläs-metodissa tuetaan partionuoria kertomaan omasta partiopolustaan medialle, itsevarmasti ja omalla tavallaan. Medialähettiläs-koulutuksen läpikäyneet partionuoret saavat esiintymisvarmuutta ja osaavat kommunikoida median edustajien kanssa niin esimerkiksi televisiohaastatteluissa kuin aikakausilehtihaastattelussa. Medialähettiläät eivät nimestään huolimatta kuitenkaan ole tekemisissä ainoastaan median kanssa, vaan voivat esimerkiksi edustaa partiota erilaisissa tapahtumissa. Heitä kannattaa hyödyntää myös arviointi- ja ideointiapuna projekteissa, joihin kaivataan raikasta, nuorta asiantuntijanäkemystä. Medialähettiläs-toiminnan kautta partion julkisuuskuvaa pyritään muuttamaan lähemmäs totuutta: nuorekkaammaksi, aktiivisemmaksi ja jännittävämmäksi. Nuoret medialähettiläät vievät saamaansa tietoa ja kokemuksia myös omiin piireihinsä ja lippukuntiinsa.
Miten voit hyödyntää medialähettiläitä partioviestinnässä? Järjestäessäsi partiotapahtumaa, medialähettiläsnuoret auttavat tapahtuman promoamisessa, esittelyssä tai tapahtumaan liittyvissä media- tai edustustehtävissä. Esimerkiksi: • •
Kilkkeellä medialähettiläät esittelivät leiriä kutsuvieraille ja kertoivat leiristä leiriläisen näkökulmasta. Medialähettiläät ovat toimineet juontotehtävissä piirien järjestämissä tilaisuuksissa, kuten partioparaatijuhlassa.
18
• • •
Medialähettiläitä kannattaa hyödyntää myös kansallisten ja kansainvälisten tapahtumien promoamisessa. Medialähettiläät mainostavat esim. Roverway-tapahtumaa omalle ikäryhmälleen, joka on Roverwayn kohderyhmä. Medialähettiläät ovat toimineet keskeisissä rooleissa myös järjestön sisäisissä tapahtumissa. Esimerkiksi Tampereen jäsenkokous marraskuussa 2010 oli medialähettiläiden juontama, ja he toimivat myös vaalitenttaajina. Medialähettiläät ideoivat ja toteuttivat Partioviikolle 2011 hienon sosiaalisen median kampanjan ”Huivita se, mistä tykkäät”. Parhaillaan he ovat mukana suunnittelemassa partion mainosvideota sekä Roverway-vaeltajatapahtuman markkinointia.
Medialähettiläiden käyttö tapahtumien järjestämisessä on erinomainen tapa osallistaa nuoria mukaan toimintaan ja saada mukaan innostuneita, uutta näkökulmaa antavia nuoria tekijöitä. ”Nuoret markkinoivat nuorille” on usein toimivampi markkinoinnin tapa kuin ”aikuiset markkinoivat nuorille”. Iso-Britanniassa medialähettiläsmetodin käyttö on parantanut järjestön julkisuuskuvaa ja auttanut saamaan myös jäsenmäärät nousuun. Jos haluat hyödyntää medialähettiläiden osaamista ja tuoretta näkemystä osana omaa tapahtumaasi tai toimintaasi, ota yhteys Young Spokespeople Finland -johtaja Meeri Pussiseen, meeri.pussinen@partio.fi. Lisätietoja löytyy myös netistä: www.partio.fi/ysp ja facebook.com/medialahettilaat. YSP-tiimin saa kiinni osoitteesta osp@partio.fi (OSP = Old SpokesPeople).
19
6 . S U O M E N PA RT I O L A I S T E N K R I I S I V I E S T I N T Ä O H J E E T Tämä ohje on tarkoitettu SP:n ja piirien käyttöön. Piirit laativat omat ohjeensa tältä pohjalta. Piirit käynnistävät tiedotuksen ohjeen mukaan sellaisissa yllättävissä tilanteissa, joissa voidaan joutua antamaan tietoja ulkopuolisille.
Toimenpiteet Saatuasi tiedon yllättävästä tapahtumasta ilmoita asiasta välittömästi keskusjärjestöön. Saatuasi yhteyden alla olevaan numeroon, ilmoita tapahtunut ja pyydä ohjeet jatkotoimenpiteistä. SP:n kriisivastuulliseen saat yhteyttä soittamalla kriisipuhelimeemme, (09) 8865 1155. Kriisipuhelimessa on soittokierto, eli sen kautta saat varmasti jonkun kriisiryhmän jäsenen kiinni minä tahansa vuorokaudenaikana. Ilmoita: Mitä ”Liikenneonnettomuus...” Missä ”Hangossa...” Milloin ”Tänään noin kello 20.30...” Kuka/ketkä ”Kyydissä olleet partiolaiset...” Miksi ”Auto suistui ojaan...” Seuraukset ”Kaksi vaeltajaa loukkaantui hengenvaarallisesti...” Toimenpiteet ”Toimitettiin ambulanssilla Länsi-Uudenmaan sairaalaan Tammisaareen...” Lisätiedot ”Lisätietoja antaa NN numerosta...”
Tiedottaminen Ensi hetkestä lähtien sovitaan selkeästi ulkoisen tiedottamisen työnjaosta: kuka tiedottaa julkisuuteen. Piiritasolla ensisijaisesti piirin toiminnanjohtaja, hänen estyessään puheenjohtaja tai tiedottaja. Sovitusta pidetään kiinni kaikissa olosuhteissa. Yhteydenotot ohjataan suoraan oikealle sovitulle henkilölle. Muut eivät tiedota. SP voi yhteisestä sopimuksesta, tarvittaessa osallistua myös valtakunnalliseen jälkitiedottamiseen. Sisäisestä tiedottamisesta vastaavat piiri ja SP yhdessä. Piiri tiedottaa omalle jäsenkunnalleen ja mahdollisille muille ao. piireille, esim. jonka toiminta-alueella ollaan, myös ruotsinkieliselle. Keskusjärjestö tiedottaa muita piirejä tapahtuneesta. Jos saat tekstiviestin tai puhelintiedotteen kriisitilanteesta, huomioi se olevan luottamuksellinen. Välitä se harkiten piirin kriisiryhmän jäsenille – ei tiedotusvälineille tai muille ulkopuolisille.
20
Kaiken tiedottamisen pääperiaatteena on, että se taho tiedottaa, joka parhaiten tuntee tapauksen. Jos toisin sovitaan, on päätöksen oltava selkeä ja kaikkien tahojen siitä tietoisia. On huomattava, että esimerkiksi onnettomuuksien seuraukset siirtyvät nopeasti järjestötasolle ja tiedotuspaineet SP:ssä kasvavat. Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry:n tiedottamisen vaiheet
1. Tiedottamisen käynnistäminen Partioasemalla. 2. Tiedotteen laatiminen ja jakelu. Ensin sisäisesti (muut piirit), sitten ulkoisesti. 3. Tarvittaessa kriisitiedotusryhmän perustaminen. 4. Tarvittaessa tiedotustilaisuuden pitäminen. 5. Ajanmukaisen tiedon päivitys ja jako. 6. Lopputiedote/Luottamuksen palauttaminen Em. toimenpiteitä johtaa Suomen Partiolaisten puheenjohtaja apunaan viestintäpäällikkö ja muut henkilöt. Sisäinen tiedottaminen
Sisäinen tiedottaminen poikkeuksellisista tapahtumista ja tilanteista on tärkeää. Luottamushenkilöille ja toimihenkilöille kerrotaan tapahtuneesta niin, että heillä on kuva tilanteesta ennen tapahtuneen julkituloa joukkoviestimissä. Tietojen antamisessa omalle väelle on myös huomioitava luottamuksellisuuteen ja salassapitoon liittyvät näkökohdat. Ulkoinen tiedottaminen
Yleistä mielenkiintoa herättävistä tapahtumista tiedotusvälineet pyrkivät hankkimaan mahdollisimman nopeasti yksityiskohtaiset tiedot sekä arvioita tapahtuman syistä ja seurauksista. Tiedotusvastaavien on varauduttava ennakolta • toimittajien suoraviivaisiin, jopa röyhkeisiin yhteydenottoihin ja tapahtumapaikalle pyrkimiseen • yllättävienkin tiedonhankintakanavien käyttöön • useampien henkilöiden ja organisaatiotasojen samanaikaiseen lähestymiseen. Tiedotustoiminnassa on muistettava hienotunteisuuteen, luottamuksellisuuteen ja salassapitoon liittyvät näkökohdat. Tärkeintä on antaa tosiasioihin perustuvaa tietoa tapahtumasta ja sen syistä. Vasta esim. virallisten tutkimusten valmistuttua on mahdollista antaa arvioita tapahtuman syistä, seurauksista ja siitä kuinka tapahtuma olisi ehkä ollut mahdollista välttää. Älä kerro
• • •
henkilöiden nimiä tiedotusvälineille tai muille ulkopuolisille. poliisitutkintaan liittyviä tietoja, niitä antaa vain poliisi. arvioita tai olettamuksia tapahtumien syistä; sanat ”ehkä”, ”mahdollisesti”, ”todennäköisesti”, ovat kiellettyjä ilmaisuja!
21
SUOMEN PARTIOLAISET FINLANDS SCOUTER ry Töölönkatu 55, FI-00250 Helsinki, Finland Tel. +358 9 8865 1100 Fax +358 9 8865 1199 info@partio.fi www.partio.fi www.scout.fi
22