Introducció a l’Excel
1. Què és un full de càlcul ............................................................................. 1 2. La pantalla del full de càlcul ...................................................................... 2 3. Desplaçar-se per un full de càlcul ............................................................. 4 4. Seleccionar cel·les..................................................................................... 6 5. Operacions bàsiques ................................................................................. 8 6. Format de cel·les, files i columnes .......................................................... 15 7. Imprimir .................................................................................................... 17 8. Gràfics....................................................................................................... 18 Exercici d’aplicació de fórmules.................................................................... 22
Introducció a l’Excel
1. Què és un full de càlcul? Un full de càlcul és un document electrònic que s'utilitza per al processament de dades numèriques. Dels programes informàtics que permeten la creació i la gestió de fulls de càlcul, en diem gestors de fulls de càlcul. A disposició dels usuaris trobem diversos programes informàtics que permeten realitzar aquesta funció. A tall d’exemple esmentarem, d’una banda, Excel, inclòs dins del programa Microsoft Office, programari de propietat1 de l’empresa Microsoft i, de l’altra, Calc, inclòs en el programa OpenOffice, versió de programari lliure2 del paquet ofimàtic Star Office, propietat de l’empresa Sun Microsystems. En aquests apunts tractarem els aspectes més bàsics dels programes gestors de fulls de càlcul. Basarem les nostres explicacions en el programa Microsoft Excel que trobem instal·lat als ordinadors de l’Espai Multimèdia d’aquesta biblioteca. Coexisteixen diverses versions del programa Microsoft Excel: 97, 2000, 2002 (també anomenada versió XP), 2003 i 2007. Les necessitats bàsiques ja estan prou cobertes, com a mínim, des del Excel 97. Les versions posteriors han introduït variacions, però aquestes no han afectat els aspectes bàsics del funcionament del programa. De fet, ja fa temps que es fa difícil, a l’hora de parlar d'una nova versió d'Excel, trobar alguna prestació nova que sigui especialment significativa per als usuaris habituals del producte. Cal destacar, però, que en l'última versió, la 2007, s'ha introduït un canvi molt notable en l'entorn gràfic. S'han reestructurat els menús de manera que les clàssiques llistes de menús han estat substituïdes per un plafó on trobem en forma de pestanyes totes les opcions que teníem en versions anteriors (i algunes de noves). L'essència del programa segueix mantenint-se; de fet un cop acostumats a la nova interfície, veurem que les opcions segueixen sent les mateixes, però col·locades de forma diferent. Perquè els menús del programa estiguin en català, cal instal·lar un paquet d'idioma que permet catalanitzar una instal·lació prèvia de Microsoft Excel, és a dir, primer hem d'instal·lar la versió d'Excel en una altra llengua i després afegir-hi el paquet d'idioma català. Es pot descarregar el paquet que tradueix des del lloc web de Microsoft. El paquet és gratuït per a tots els usuaris que tinguin una llicència d'Excel o d'Office en una altra llengua.
1
Programari que determina les condicions sota les quals l'usuari pot executar-lo, copia-lo o modificar-ne el codi font. (segons la definició del Termcat: http://ww.termcat.net) 2 Programari que permet a l'usuari d'executar-lo sense posar-hi condicions, de distribuir-ne còpies, de modificar-ne el codi font per perfeccionar-ne el funcionament o adaptar-lo a usos concrets, i de difondre els resultats d'aquestes modificacions (segons la definició del Termcat: http://ww.termcat.net)
Espai Multimèdia
1
Introducció a l’Excel
2. La pantalla del full de càlcul Barra de títol
Nom del document
Tanca programa Tanca document Barra d’eines format Barra de fórmules
Barra de menús Barra d’eines estàndard Encapçalament de columnes Cel·la activa
Barra de desplaçament vertical
Encapçalament de files Zona de treball
Barra de desplaçament de fulls
Barra de desplaçament horitzontal Etiquetes de full
Barra de tasques
Barra d'estat
L’àrea de treball Conceptes bàsics sobre el treball amb un full de càlcul: 1
Un llibre és un arxiu (és l’equivalent a un document en Word).
2
Un full és una porció del llibre. Un full està format per files i columnes.
3
Una columna és una selecció vertical de cel·les. En un full hi ha 256 columnes (marcades de la A a la IV).
4
Una fila és una selecció horitzontal de cel·les. En un full hi ha 65.536 files.
5
Una cel·la és el creuament entre una fila i una columna. Hi ha més de 16 milions de cel·les.
La barra de menús Un menú és una llista d'ordres que podem seleccionar amb un clic del ratolí o mitjançant el teclat. La barra de menús és una barra situada a la part superior de la pantalla que agrupa per menús (Fitxer, Edició, Visualització…) les diferents ordres per fer anar el programa.
Espai Multimèdia
2
Introducció a l’Excel
Aquesta barra es pot personalitzar afegint o traient menús i es pot canviar de lloc, però no es pot amagar. Per activar un menú, fem un clic amb el botó esquerra del ratolí en el menú desitjat i, a continuació, clic en l'opció de submenú adequada, o premem la tecla Alt i, a continuació, la respectiva lletra subratllada de l’opció desitjada.
En fer clic en les opcions que després del nom tenen punts suspensius, s'obre un quadre de diàleg. En fer clic en les opcions que després del nom tenen un triangle negre, s'obre un altre menú En fer clic en les opcions que no estan destacades no s'activa res (només es poden utilitzar en situacions determinades)
Les barres d’eines Les barres d'eines permeten organitzar mitjançant menús o botons les ordres d’Excel de forma que s'activen fent un clic amb el botó esquerre del ratolí sobre el botó corresponent. Les barres d'eines es poden personalitzar fàcilment afegint o traient menús i/o botons, crear barres totalment personalitzades, amagar-les, mostrar-les o desplaçar-les. Hi ha dues barres d'eines que generalment es mostren en pantalla: la barra d'eines estàndard
i la barra d'eines de format
La barra de fórmules És la barra per escriure, editar o visualitzar el contingut de la cel·la activa.
Espai Multimèdia
3
Introducció a l’Excel
3. Desplaçar-se pel full de càlcul Desplaçar-se per un full amb el ratolí a) Per desplaçar-se a qualsevol lloc de la pantalla: Clic en la posició a on volem anar. b) Per desplaçar-se fora de la pantalla a poc a poc: Clic en les fletxes de la barra de desplaçament horitzontal o vertical, i per anar amb més rapidesa arrossegarem el quadre de desplaçament de la barra corresponent. En arrossegar, el quadre de desplaçament de la barra vertical ens indica la fila on estem en cada moment; quan arrosseguem el de la barra horitzontal, ens indica la columna. c) Saltar al principi o al final d'un bloc de dades: Un sistema ràpid per passar al final d'un bloc és fer doble clic sobre la vora de la cel·la seleccionada en la direcció en què desitgem moure'ns. Així: — Per passar a la part inferior d’una columna de dades, doble clic sobre la vora inferior de la cel·la, o doble clic sobre la vora superior de la cel·la seleccionada per passar al principi d'una columna de dades. — Per passar al final d’una fila de dades, doble clic sobre la vora dreta de la cel·la seleccionada, o doble clic sobre la vora esquerra de la cel·la seleccionada per passar al principi d'una fila de dades. d) Moure's directament a cel·les determinades: Per saltar a una determinada cel·la, podem utilitzar qualsevol d'aquests mètodes: •
Clic en el quadre de noms, escrivim la referència de la cel·la i premem Intro.
•
Si la cel·la té un nom assignat, clic en la fletxa de la llista desplegable del quadre de noms i clic en el nom assignat a la cel·la.
•
Seleccionem en la barra de menús Edició/Vés a, s'obre el quadre de diàleg Vés a en aquest quadre en l'apartat Referència: escrivim la referència de la cel·la a on volem anar i premem Intro o clic en el botó D'acord. Si la cel·la a què volem anar és una de la llista que està sota Vés a, la seleccionem i fem clic en el botó D'acord. Aquesta llista està formada per les quatre últimes posicions de les cel·les a què hem anat utilitzant aquest mètode i per les cel·les que tenen un nom assignat. El fet que Excel recordi les quatre últimes posicions és especialment útil quan volem tornar a una cel·la anterior i no recordem la seva referència.
Espai Multimèdia
4
Introducció a l’Excel
Desplaçar-se amb el teclat a) Per un full →, ←
Una cel·la a la dreta, una cel·la a l'esquerra
↓, ↑
Una cel·la avall, una cel·la amunt
Ctrl+→ o Fi →
Al final d'una fila de dades
Ctrl+← o Fi ←
Al principi d'una fila de dades
Ctrl+↓
o Fi ↓
Al final d'una columna de dades
Ctrl+↑
o Fi ↑
Al principi d'una columna de dades
AvPág
Amunt una finestra
RePág
Avall una finestra
Inicio
Al principi d'una fila
Ctrl+Inici
A la cel·la A1
Ctrl+Fi
A la cantonada inferior dreta del full de treball
Inicio (amb Bloq Despl activat)
A la cantonada superior esquerra de la finestra
Fin
A la cantonada inferior dreta de la finestra
(amb Bloq Despl activat)
b) Per un rang de cel·les Intro
Una cel·la avall
Majús+Intro
Una cel·la amunt
Tab
Una cel·la a la dreta
Majús+Tab
Una cel·la a l'esquerra
Espai Multimèdia
5
Introducció a l’Excel
4. Seleccionar cel·les Seleccionar cel·les amb el ratolí a) Rang de cel·les contígües (arrossegar un rang): 1. Clic sobre la cel·la d'una de les cantonades del rang i no deixem anar el botó esquerre 2. Arrosseguem el ratolí per a seleccionar el rang. 3. Seleccionat el rang, deixem anar el botó del ratolí. b) Seleccionar un rang gran de cel·les contigües sense arrossegar: 1. Clic sobre la cel·la d'una de les cantonades del rang (normalment escollirem la cel·la superior esquerra del rang) 2. Ens situem en la cel·la oposada del rang (normalment la cel·la inferior dreta), premem la tecla Majús, i fem clic en aquesta cel·la. c) Cel·les no contigües o rangs múltiples: Mantenim premuda la tecla Ctrl mentre seleccionem amb el ratolí d) Seleccionar parts específiques: Una sola fila
Clic sobre el número de la fila
Diverses files contigües
Clic sobre el número de la fila i arrosseguem amunt o avall
Diverses files no contigües
Mantenim Ctrl premut mentre seleccionem el número de files
Una sola columna
Clic sobre la lletra de la columna
Diverses columnes contigües
Clic sobre la lletra de la columna i arrosseguem a dreta o esquerra
Diverses columnes no contigües
Mantenim Ctrl premut mentre seleccionem lletres de columnes.
El full sencer
Clic en botó Seleccionar tot situat a la cantonada superior esquerra del full de treball.
Selecionar cel·les amb el teclat a) Rang de cel·les contigües: Situats sobre la cel·la d'una de les cantonades del rang, mantenint la tecla Majús premuda, ens anem desplaçant fins a seleccionar tot el rang. o bé
Espai Multimèdia
6
Introducció a l’Excel
1. Premem F8 2. Ens desplacem fins a seleccionar tot el rang 3. Premem F8 o Esc per desactivar b) Seleccionar parts específiques: Ctrl+Barra espaiadora
La columna en què estem situats
Majús+Barra espaiadora
La fila en què estem situats
Ctrl+Majús+Barra espaiadora
Tot el full
Ctrl+Majús+* (teclat alfanumèric)
La regió de dades actual.
Espai Multimèdia
7
Introducció a l’Excel
5. Operacions bàsiques Introduir dades La informació que pot contenir una cel·la pot ser de diversos tipus Text: qualsevol combinació de lletres, xifres i símbols. Valors: a)
Qualsevol combinació de dígits que es mostren en diversos formats numèrics.
b)
Dates i hores que són nombres amb un format especial.
Fórmules: conjunt de valors i operadors que comencen amb el signe = En les fórmules podem emprar referències de cel·la i operadors: Referències de cel·la. Rang de cel·les Una referència identifica una cel·la o un rang de cel·les d’un full de càlcul i indica a Excel en quines cel·les ha de buscar els valors o les dades que volem utilitzar en una fórmula. Podem fer referència a cel·les d’un mateix full, a cel·les d’altres fulls d’un mateix llibre i a cel·les d’altres llibres. Excel utilitza l’estil de referència A1, que retola les columnes amb lletres (des d’A fins a IV, en un total de 256 columnes) i les files amb números (del 1 al 65536). Un rang de cel·les és un conjunt de cel·les que formen un rectangle. Per a fer referència a un rang de cel·les, introduïm la referència de la cel·la del cantó superior esquerre, dos punts (:) i, a continuació, la referència a la cel·la del cantó inferior dret del rang. Exemples Per a fer referència a La cel·la en la columna A i la fila 10
Utilitzem A10
El rang de cel·les en la fila 15 a 18 i les columnes B fins a la E.
B15:E18
Operadors aritmètics: permeten realitzar les operacions matemàtiques bàsiques. El resultat és un valor numèric. Símbol + * / ^ %
Significat Suma Resta Multiplicació Divisió Exponenciació Percentatge
(darrera un número)
Exemple =2+15 =A1-B2 =2*190 =47/C3 =3^2 =B1*10%
Jerarquia dels operadors aritmétics: Si es combinen diversos operadors en una única fórmula, Excel executarà les operacions en l’ordre que s’indica en la taula que es mostra a continuació:
Espai Multimèdia
8
Introducció a l’Excel
Jerarquia
Operador
1 2 3 4
% ^ *i/ +i–
Descripció Percentatge Exponent Multiplicació i divisió Suma i resta
Si una fórmula conté operadors de la mateixa jerarquia (per exemple, una fórmula conté un operador de multiplicació i un altre de divisió) Excel avaluarà els operadors d’esquerra a dreta. Per a canviar l’ordre d’avaluació, hem d’escriure entre parèntesis la part de la fórmula que es calcularà en primer lloc. Funcions: són petits programes que permeten realitzar operacions específiques facilitant d’aquesta manera els càlculs. Poden utilitzar-se per si soles, en aquest cas cal que comencin amb el signe =, o bé dins d’una fórmula més complexa. Les dades sobre les quals actuen les funcions reben el nom d’arguments. Per exemple, =SUMA(A1:A24) l’argument és el rang A1:A24 Error: quan una fórmula no pot avaluar adequadament un càlcul, dóna com a resultat un error de càlcul. Un valor d’error és un tipus de dada amb entitat pròpia: #####, #DIV/0!, #N/A, ¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡NUM!, #REF!, #VALOR! #####
Es produeix quan la cel·la conté un número, una data o una hora amb una grandària superior a la de la cel·la o quan la cel·la conté una fórmula de data o hora que genera un resultat negatiu.
#DIV/0!
Es produeix quan es divideix una fórmula per 0. Això passa quan el divisor fa referència a una cel·la en blanc o a una cel·la que conté un zero.
#N/A
Es dóna quan un valor no està disponible per a una funció o fórmula.
¿NOMBRE? Apareix quan Excel no reconeix el text en una fórmula. Per exemple quan escrivim malament el nom d’una funció. #¡NULO!
Es produeix quan s’especifica una intersecció de dues àrees que no s’intersequen.
#¡NUM!
Es produeix quan hi ha un problema amb algun nombre en una fórmula o funció. Per exemple, s’ha utilitzat un argument inacceptable en una funció que necessita un argument numèric.
#REF!
Es produeix quan una referència de cel·la no és vàlida. Per exemple, si eliminem la columna B totes les fórmules que fan referència a les cel·les de la columna eliminada donaran #REF!.
#VALOR!
Es produeix quan en un càlcul es fa referència a una cel·la que no conté un valor. Per exemple, quan sumem dues cel·les i una d’elles, o les dues, contenen un text en lloc de valors.
Per introduir dades, seleccionem la cel·la fent-hi clic, teclegem les dades i, a continuació, premem: — Tecla Intro el punter es desplaça o no segons allò que s’estableix a Eines/Opcions/ fitxa Edició. L’opció predeterminada, és desplaçar-se a la cel·la d’avall. — Tecles de fletxa el punter es desplaça en la direcció de la fletxa. O fem:
Espai Multimèdia
9
Introducció a l’Excel
— Clic en una altra cel·la, el punter es desplaça a aquesta cel·la. — Clic en √ barra de fórmules, el punter no es desplaça. Si hem introduït un text, aquest text s’alinea a l’esquerra de la cel·la. Si hem introduït un valor, aquest s’alinea a la dreta de la cel·la. Per introduir nombres com a text, per exemple, un codi postal, hem de començar per un apòstrof ' (així evitem que desapareguin els zeros de l’esquerra del número). Podem introduir dades automàticament mitjançant el controlador d'emplenament reomplir (petit quadre negre situat en el vèrtex inferior dret de la cel·la o cel·les seleccionades). Per exemple, si escrivim en la cel·la A1 Enero, fem clic en el controlador de reomplir i sense deixar anar el botó esquerre del ratolí, arrosseguem fins a A12, les cel·les s’omplen amb Enero fins a Diciembre. En el cas anterior, l’emplenament automàtic està basat en un únic valor de partida, però podem seleccionar dos o més valors com a rang inicial de partida per a un emplenament automàtic, Excel tractarà de determinar una tendència i realitzarà l’emplenament automàtic d’acord amb el que hagi determinat. Per exemple, si en la cel·la A1 escrivim 2, i a B1, escrivim 4, seleccionem el rang A1:B1, arrosseguem fins a G1, Excel escriurà la sèrie 2, 4, 6, 8, 10, 12 y 14. També podem omplir automàticament un rang de cel·les adjacents a un rang de dades fent doble clic sobre el controlador d'emplenament. Per exemple, escrivim nombres en les cel·les B1 a B5, ens situem a A1, escrivim Producte 1 i fem doble clic en el controlador d'emplenament; les cel·les A1 a A5 s’ompliran automàticament com a Producte1, Producte2, Producte3, Producte4 i Producte5. Edició/Emplena (Cap avall, Cap a la dreta, Amunt, Cap a l'esquerra, Sèrie…)
Editar dades Podem editar el contingut d’una cel·la de dues maneres diferents: 1. En la barra de fórmules: clic en la cel·la i clic en la barra de fórmules. 2. En la mateixa cel·la: doble clic en la cel·la o bé clic en la cel·la i a continuació F2. Podem desactivar la funció d’edició en la mateixa cel·la amb Eines/Opcions/ fitxa Edició i eliminem la marca de l’opció Edita-ho directament a la cel·la. Aquesta desactivació ens proporciona diversos avantatges: — En fer doble clic en una cel·la amb un comentari, es pot editar el comentari. — En fer doble clic en una cel·la que fa referència a altres cel·les porta a les altres cel·les. Si no hem premut Intro mentre introduïem una dada o la modificàvem, podem cancel·lar els canvis prement ESC o fent clic en el botó Cancel·la (botó de la barra de fórmules en forma d’aspa vermella que només és visible en el moment de l’edició). Si hem premut Intro, podem escollir entre Edició/Desfés o fer clic en el botó Desfés.
Espai Multimèdia
10
Introducció a l’Excel
Esborrar cel·les Seleccionada la cel·la o cel·les, es prem Supr si només volem esborrar el contingut (el format i els comentaris es conserven). L’opció Edició/Suprimeix permet tenir un control superior sobre allò que s’està esborrant: Seleccionem en la barra de menús Edició/Suprimeix Tot: ho esborra tot (contingut, format i comentaris). Formats: esborra els formats. Contingut: esborra només el contingut. És equivalent a prémer la tecla Supr. Comentaris: esborra només els comentaris.
Eliminar cel·les 1. Seleccionem la cel·la o cel·les que volem eliminar. 2. Seleccionem en la barra de menús Edició/Suprimeix… 3. Seleccionem: Deplaça les cel·les cap a la esquerra si volem que les cel·les de la dreta ocupin la posició de les eliminades. Desplaça les cel·les cap amunt si volem que les cel·les de sota ocupin la posició de les eliminades. 4. Clic en el botó D'acord.
Eliminar files 1. Seleccionem la fila o files que volem eliminar. 2. Seleccionem en la barra de menús Edició/Suprimeix… o bé 1. Seleccionem una cel·la qualsevol de la fila. 2. Seleccionem en la barra de menús Edició/ Suprimeix… 3. Seleccionem Tota la fila. 4. Clic en el botó D'acord.
Eliminar columnes 1. Seleccionem la columna o columnes que volem eliminar. 2. Seleccionem en la barra de menús Edició/ Suprimeix…
Espai Multimèdia
11
Introducció a l’Excel
o bé 1. Seleccionem una cel·la qualsevol de la columna. 2. Seleccionem en la barra de menús Edició/ Suprimeix… 3. Seleccionem Tota la columna. 4. Clic en el botó D'acord.
Inserir cel·les 1. Col·loquem el cursor on volem inserir la nova cel·la. 2. Seleccionem en la barra de menús Inserció/Cel·les. 3. Seleccionem: Desplacar les cel·les cap a la dreta si volem que la cel·la s’insereixi a la l’esquerra de la cel·la on tenim el cursor. Desplaçar les cel·les cap avall si volem que la cel·la s’insereixi a sobre de la cel·la on tenim el cursor. 4. Clic en el botó D'acord.
Inserir files 1. Col·loquem el cursor en una cel·la qualsevol de la fila per sobre de la qual volem
inserir la fila. Si volem inserir simultàniament més d’una fila, a continuació, seleccionem cap avall tantes cel·les com files volem inserir.
2. Seleccionem en la barra de menús Inserció/Files.
Inserir columnes 1. Col·loquem el cursor en una cel·la qualsevol de la columna a l’esquerra de la qual volem inserir la columna. Si volem inserir simultàniament més d’una columna, a continuació, seleccionem cap a la dreta tantes cel·les com columnes volem inserir.
2. Seleccionem en la barra de menús Inserció/Columnes.
Moure cel·les 1. Seleccionem la cel·la o cel·les a moure. 2. Seleccionem en la barra de menús Edició/Retalla, o fem clic en el botó Retalla la barra d’eines Format.
de
3. Clic en la cel·la inicial de la nova posició. 4. Seleccionem en la barra de menús Edició/Enganxa, o fem clic en el botó Enganxa de la barra d’eines Format.
Espai Multimèdia
12
Introducció a l’Excel
o bé:
1. Seleccionem la cel·la o cel·les a moure. 2. Col·loquem el cursor en una de las vores de la cel·la o cel·les seleccionades. 3. Quan el cursor adopta la forma de fletxa premem el botó esquerre del ratolí i sense deixar-lo anar arrosseguem la cel·la o cel·les seleccionades a la nova posició.
4. Situats en la nova posició deixem anar el botó del ratolí.
Copiar cel·les 1. Seleccionem la cel·la o cel·les a copia. 2. Seleccionem en la barra de menús Edició/Copia, o fem clic en el botó Copia la barra d’eines Format.
de
3. Clic en la cel·la inicial de la posició on volem la còpia. 4. Seleccionem en la barra de menús Edició/Enganxa, o fem clic en el botó Enganxa de la barra d’eines Format.
Per cancel·lar la vora móbil un cop finalitzada la còpia, premem la tecla Esc (Escape). o bé:
1. Seleccionem la cel·la o cel·les a copia. 2. Premem la tecla Control i mantenint-la premuda col·loquem el cursor en una de las vores de la cel·la o cel·les seleccionades.
3. Quan el cursor adopta la forma de fletxa amb una petita creu premem el botó es-
querre del ratolí i sense deixar-lo anar arrosseguem la cel·la o cel·les seleccionades a la nova posició.
4. Situats en la nova posició deixem anar el botó del ratolí i la tecla Control.
Moure o copia fórmules Si es mou una cel·la que conté una fórmula, les referències de cel·la no canviaran. Si es copia una cel·la que conté una fórmula, les referències canviaran segons el tipus de referències. En una fórmula podem tenir referències relatives, absolutes o mixtes. Referència relativa és una referència de cel·la, com A1, que indica a Excel com buscar una altra cel·la a partir de la cel·la que conté la fórmula. Utilitzar una referència relativa és com donar instruccions de com anar a un lloc des d’un punt de partida. Per exemple, si la cel·la C1 conté la fórmula A1*B2, Excel buscarà el valor d’una cel·la que està a la mateixa fila i dues columnes a l’esquerra i la multiplicarà per una altra que també està una fila més avall i una columna a l’esquerra.
Espai Multimèdia
13
Introducció a l’Excel
Una referència absoluta especifica la direcció exacta d’una cel·la, independentment de la posició de la cel·la que conté la fórmula. Una referència absoluta té la forma $A$1. Una referència mixta és una referència de cel·la, com $A1 o A$1, que especifica la direcció exacta d’una de part de la referència (la columna en el primer cas i la fila en el segon) i la direcció relativa de l’altra part (la fila en el primer cas i la columna en el segon). Si la referència és absoluta, quan la fórmula que la conté es copia en una altra cel·la, la referència no canvia, és a dir, segueix sent $A$1 Si la referència és relativa quan copiem la fórmula que la conté a una altra cel·la, la referència canviarà. Per exemple, si copiem la fórmula A1*B1 que està a la cel·la C1 a la cel·la C2, el que estem copiant són les instruccions “Agafa la cel·la que està dues columnes a l’esquerra i a la mateixa fila i la multipliques per la cel·la que està una columna a l’esquerra i a la mateixa fila” i, per tant, el resultat és la fórmula A2*B2 i si la copiem a la cel·la D1, la fórmula serà B1*C1. En resum, quan copiem fórmules, la fila de les referències relatives augmenta o disminueix en la quantitat de files que ens hem desplaçat cap avall o cap amunt, respectivament; mentre que la columna de les referències relatives augmenta o disminueix en la quantitat de columnes que ens hem desplaçat cap a la dreta o a l’esquerra, respectivament. Exemple de còpies en desplaçament lateral o per files
En el cas de copia fórmules en cel·les adjacents podem fer-ho més ràpidament utilitzant el controlador d'emplenament. El controlador d'emplenament és un petit quadre negre situat a la cantonada inferior esquerra de la cel·la que conté la fórmula. Quan se senyala amb el ratolí aquest controlador, el punter canvia a una creu negra, a continuació arrosseguem el controlador fins a l’última cel·la del rang a reomplir.
Vegeu exercici resolt al final del document.
Espai Multimèdia
14
Introducció a l’Excel
6. Format de cel·les, files i columnes Cel·les Seleccionades una o més cel·les podem: — Canviar el tipus, l’estil, la grandària i el color de la lletra de les dades introduïdes mitjançant els comandaments de la barra d’eines Format Tipus de lletra
Grandària
Negreta
Cursiva
Subratllat
Color de lletra
o bé seleccionem en la barra de menús Format/Cel·les/ Fitxa Tipus de lletra i triem les opcions desitjades. — Donar a les dades numèriques formats específics, com ara amb punts separadors de milers, moneda, percentatge, científic… Comandaments barra d’eines Format Moneda
Percentatge Milers Augmenta Disminueix decimals decimals
o bé seleccionem en la barra de menús Format/Cel·les/ Fitxa Número i triem el format desitjat. — Alinear les dades horitzontalment o verticalment, ajustar-les a la grandària de la columna o donar una orientació determinada. Comandaments barra d’eines Format Alineació esquerra
Alineació centre
Alineació dreta
o bé seleccionem en la barra de menús Format/Cel·les/ Fitxa Alineació i triem les opcions desitjades. — Posar vores Comandaments barra d’eines Format per triar estil, grandària i color desitjat hem de seleccionar en la barra de menús Format/Cel·les/ Fitxa Vora — Donar color al fons Comandaments barra d’eines Format O bé seleccionem en la barra de menús Format/Cel·les/ Fitxa Patrons.
Files Si volem augmentar o disminuir la grandària d’una fila:
1. Seleccionem en la barra de menús Format/Fila/Alçada. 2. Escrivim els cm de grandària desitjats. Espai Multimèdia
15
Introducció a l’Excel
3. Clic en el botó D'acord. o bé Arrosseguem la vora inferior del número de la fila fins que aquesta tingui la grandària desitjada. Per aconseguir que la grandària de la fila s’ajusti al contingut de les cel·les, en lloc d’arrossegar, fem doble clic en la vora inferior del número de la fila.
Columnes Si volem augmentar o disminuir la grandària d’una columna:
4. Seleccionem en la barra de menús Format/Columa/Amplada. 5. Escrivim els cm de grandària desitjats. 6. Clic en el botó D'acord. o bé Arrosseguem la vora dreta del títol de la columna fins que aquesta tingui la grandària desitjada. Per aconseguir que la grandària de la columna s’ajusti al contingut de les cel·les, en lloc d’arrossegar, fem doble clic en la vora dreta del títol de la columna.
Espai Multimèdia
16
Introducció a l’Excel
7. Imprimir Per imprimir el full actiu només cal fer clic en el botó de la barra d’eines estàndard i s’imprimirà tot el full. Si només volem imprimir una part del full:
1. Seleccionem les cel·les a imprimir. 2. Seleccionem en la barra de menús Fitxer/Àrea d'impresió/Defineix l'àrea d'impresió.
3. Clic en el botó Imprimeix de la barra d’eines estàndard Abans d’imprimir és convenient visualitzar en pantalla com quedarà la impressió. Això es fa fent clic en el botó Vista preliminar de la barra d’eines estàndard.
El botó Marges permet mostrar en pantalla a l’esquerra i a la dreta de la pàgina unes línies que marquen la posició dels marges. Si arrosseguem la línia situada a l’esquerra, canviarem el marge esquerre; si arrosseguem la línia situada a la dreta, canviarem al marge dret. En la part superior de la pàgina es mostren uns quadres negres que són els indicadors de l’ample de les columnes a imprimir. Si col·loquem el cursor entre dos indicadors consecutius, el cursor adopta la forma si en aquest moment fem clic, es mostra una línia horitzontal que correspon a la posició del marge superior, si l’arrosseguem canviarem el marge superior. Traslladat el marge superior a una nova posició es mostra a la part superior una altra línia horitzontal que correspon al marge de la capçalera. Per canviar el marge inferior, col·loquem el cursor en la part inferior i quan el cursor adopta la forma procedim com amb el marge superior. També podem canviar els marges seleccionant Fitxer/Format de pàgina/ Fitxa Marges i escrivim en cm els marges desitjats. Per tornar a la visualització normal fem clic en el botó Tanca. Per defecte en imprimir no s’imprimeix el ratllat del full. Si volem que s’imprimeixi, hem de fer abans d’imprimir:
1. Seleccionem Fitxer/Format de pàgina/ Fitxa Full. 2. Marquem la casella de verificació Imprimir línies de la quadrícula. 3. Clic en el botó D'acord.
Espai Multimèdia
17
Introducció a l’Excel
8. Gràfics Podem afegir gràfics als fulls d’Excel. Per exemple: A B C D E 1 1r trimes- 2n trimes- 3r trimes- 4t trimestre tre tre tre 2 Nord 1.250 2.000 1.600 2.160 3 Sud 985 1.000 1.500 800 4 Est 1.870 1.600 1.800 2.000 5 Oest 2.240 2.000 1.300 2.430 6
VENDA D'ORDINADORS A MOLDÀVIA Àrea de traçament 3.000 2.500 2.000 1.500 1.000 500 0
Nord Sud Est Oest
Llegenda
marques de graduació Eix de categories X
1r
Etiquetes de dades
ANY 2001
Crear un gràfic
Àrea del gràfic
Sèrie de dades (sèrie Oest)
tri m es tre 2n tri m es tr e 3r tri m es tre 4t tri m es tre
Títol de l’eix Y
Milers d'euros
Eix de valors Y
Títol del gràfic
Títol de l’eix X
Etiquetes de dades
1. Seleccionem les dades que volem que formin part del gràfic. En el nostre exemple, rang de cel·les A1:E5. 2. Seleccionem en la barra de menús Inserció/Gràfic, o fem clic en el botó Auxiliar de gràfics de la barra d’eines Estàndard. 3. En el quadre de diàleg Auxiliar de gràfics - pas 1 de 4 - tipus de gràfic, escollim el tipus i subtipus de gràfic desitjat.
Espai Multimèdia
18
Introducció a l’Excel
4. Fem clic en el botó Endavant>. 5. En el quadre de diàleg Auxiliar de gràfics - pas 2 de 4 - Dades d'origen del gràfic, el rang de dades es mostra en el quadre Interval de dades ja que hem seleccionat les dades abans d'iniciar l'Auxiliar de gràfics. Si no hem seleccionat el rang, fem clic en el quadre Interval de dades i, a continuació, escrivim el rang o fem clic en el botó Contrau quadre de diàleg situat en la part dreta del quadre Rang de dades, es desplaça de forma temporal el quadre, la qual cosa ens permet introduir el rang assenyalant les cel·les corresponents del full. Un cop assenyalat el rang, tornem a fer clic en el botó Contrau quadre de diàleg, per a presentar novament tot el quadre de diàleg.
Botó Contrau quadre de diàleg
Marquem la botó d'opció Files o Columnes segons desitgem que la sèrie de dades vingui de les files o de les columnes del full de càlcul. La fitxa Sèries enumera els noms de les sèries de dades existents. Podem afegir i treure sèries de dades del gràfic sense que canviïn les dades del full de càlcul. 6. Clic en el botó Endavant>. 7. En el quadre de diàleg Auxiliar de gràfics - pas 3 de 4 - Opcions de gràfic podem posar títols als gràfics, mostrar o no els eixos, línies de divisió, la llegenda o la taula de dades, així com modificar la llegenda o les dades de lloc.
8. Clic en el botó Endavant>. 9. En el quadre de diàleg Auxiliar de gràfics - pas 4 de 4 – Ubicació del gràfic Si volem que el gràfic ocupi tota una pàgina en un full nou, marquem la botó d'opció En un Full nou i, a continuació, escrivim un nom per al full que contindrà el gràfic. Espai Multimèdia
19
Introducció a l’Excel
Si volem situar el gràfic com a objecte incrustat en un full existent, marquem la botó d'opció Com objecte en i, a continuació, escollim el nom d'un dels fulls del llibre.
10. Clic en el botó Final.
Modificar un gràfic 1. Seleccionem el gràfic fent clic en l'àrea del gràfic. 2. Seleccionat el gràfic, podem: Moure'l: l’arrosseguem a una altra posició del document, o bé, un cop seleccionat, utilitzem les tecles de fletxa. Si volem moure amb precisió, mentre utilitzem les tecles de fletxa, mantenim premuda la tecla Ctrl. Copiar-lo: tecla Ctrl premuda i l’arrosseguem a una altra posició; en aquesta posició obtindrem una còpia. Variar la grandària: situem el cursor en un dels controladors de mida; quan el cursor adopti la forma de doble fletxa, l’arrosseguem i el gràfic es farà més gran o petit segons la direcció d’arrossegament. Canviar tipus, títols, escala, colors… Manipular el gràfic Per canviar tipus, títols, escala, colors… podem utilitzar: a) La barra d’eines gràfic
Format de l'àrea del gràfic
Llegenda
Per files
Text en angle descendent Text en angle ascendent
Objectes del gràfic
Tipus de gràfic Tabla de dades
Per columnes
b) Menú Gráfic de la barra de menús Seleccionem l'opció desitjada del menú (aquest menú només es mostra si tenim el gràfic seleccionat).
c) Manipular directament les diferents parts del gràfic Si fem doble clic sobre les diverses parts de l'àrea del gràfic, s'obren quadres de diàleg específics de cada part que permeten modificar la part de l’àrea on hem fet el doble clic.
Espai Multimèdia
20
Introducció a l’Excel
Exemples Doble clic en la llegenda, s’obre el quadre de diàleg:
Doble clic en una de les columnes de sèrie de dades, s’obre el quadre de diàleg:
Doble clic en l'eix vertical de valors o en l'horitzontal. s’obre el quadre de diàleg:
Seleccionem la fitxa Escala per a canviar l’escala de l’eix Y o la fitxa Número per a donar format als números de l’eix Y. d) Menú contextual Fem clic amb el contrabotó del ratolí (normalment, el botó dret), s'obre el menú contextual corresponent a la part del gràfic on hem fet clic.
Espai Multimèdia
21
Introducció a l’Excel
Exercici d’aplicació de fórmules L’administrador d’una botiga vol calcular: 1. El descompte de cada un dels articles rebaixats. 2. L'import venut de cada article. 3. El total de les vendes. Segons dos supòsits: A) Cada article té un percentatge de descompte diferent. B) El percentatge de descompte és únic, és a dir, tots els articles tenen el mateix descompte.
Dades
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
A B C D CÀLCUL DE LES VENDES AMB REBAIXA D'UNA BOTIGA
E
F
G
A) Cada article té un percentatge de descompte diferent Articles Article 1 Article 2 Article 3 Article 4 Article 5 Article 6 Article 7 Article 8 Article 9 Total
Percentatge de descompte Descompte Preu final Unitats venudes Total vendes 300 10% 10 410,24 15% 15 200 25% 26 269 20% 35 31,25 5% 47 780,65 15% 2 1500 30% 0 6,35 5% 14 27 5% 10
Preu
B) Percentatge de descompte únic
Espai Multimèdia
20%
22
Introducció a l’Excel
Resultats
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
A B C D E CÀLCUL DE LES VENDES AMB REBAIXA D'UNA BOTIGA
F
G
A) Cada article té un percentatge de descompte diferent
Articles Article 1 Article 2 Article 3 Article 4 Article 5 Article 6 Article 7 Article 8 Article 9 Total
Preu 300,00 410,24 200,00 269,00 31,25 780,65 1.500,00 6,35 27,00
Percentatge Descompte de descompte 10,0% 15,0% 25,0% 20,0% 5,0% 15,0% 30,0% 5,0% 5,0%
B) Percentatge de descompte únic Articles Article 1 Article 2 Article 3 Article 4 Article 5 Article 6 Article 7 Article 8 Article 9 Total
Espai Multimèdia
Preu 300,00 410,24 200,00 269,00 31,25 780,65 1.500,00 6,35 27,00
Descompte 60,00 82,05 40,00 53,80 6,25 156,13 300,00 1,27 5,40
30,00 61,54 50,00 53,80 1,56 117,10 450,00 0,32 1,35
Preu final 270,00 348,70 150,00 215,20 29,69 663,55 1.050,00 6,03 25,65
Unitats veTotal vendes nudes 10 15 26 35 47 2 0 14 10
2.700,00 5.230,56 3.900,00 7.532,00 1.395,31 1.327,11 0,00 84,46 256,50 22.425,93 €
20% Preu final 240,00 328,19 160,00 215,20 25,00 624,52 1.200,00 5,08 21,60
Unitats venudes 10 15 26 35 47 2 0 14 10
Total vendes 2.400,00 4.922,88 4.160,00 7.532,00 1.175,00 1.249,04 0,00 71,12 216,00 21.726,04 €
23
Introducció a l’Excel
Fórmules
1 2 3 4
A B C D E CÀLCUL DE LES VENDES AMB REBAIXA D'UNA BOTIGA
20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
G
A) Cada article té un percentatge de descompte diferent
Articles 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
F
Article 1 Article 2 Article 3 Article 4 Article 5 Article 6 Article 7 Article 8 Article 9 Total
Preu 300 410,24 200 269 31,25 780,65 1500 6,35 27
Percentatge Descompte Preu final Unitats venudes de descompte 0,1 0,15 0,25 0,2 0,05 0,15 0,3 0,05 0,05
=B6*C6 =B7*C7 =B8*C8 =B9*C9 =B10*C10 =B11*C11 =B12*C12 =B13*C13 =B14*C14
B) Percentatge de descompte únic =A5 =A6 =A7 =A8 =A9 =A10 =A11 =A12 =A13 =A14 Total
=B5 =B6 =B7 =B8 =B9 =B10 =B11 =B12 =B13 =B14
=D5 =B21*D$18 =B22*D$18 =B23*D$18 =B24*D$18 =B25*D$18 =B26*D$18 =B27*D$18 =B28*D$18 =B29*D$18
=B6-D6 =B7-D7 =B8-D8 =B9-D9 =B10-D10 =B11-D11 =B12-D12 =B13-D13 =B14-D14
10 15 26 35 47 2 0 14 10
Total vendes =E6*F6 =E7*F7 =E8*F8 =E9*F9 =E10*F10 =E11*F11 =E12*F12 =E13*F13 =E14*F14 =SUMA(G6:G14)
0,2 =E5 =B21-C21 =B22-C22 =B23-C23 =B24-C24 =B25-C25 =B26-C26 =B27-C27 =B28-C28 =B29-C29
=F5 =F6 =F7 =F8 =F9 =F10 =F11 =F12 =F13 =F14
=G5 =D21*E21 =D22*E22 =D23*E23 =D24*E24 =D25*E25 =D26*E26 =D27*E27 =D28*E28 =D29*E29 =SUMA(F21:F29)
Les fórmules destacades amb negreta són les fórmules que hem escrit. Les fórmules en gris s’obtenen per còpia. La fórmula de la suma la podem escriure o bé col·locar el cursor en la cel·la corresponent i fer dos clics en el botó Suma automàtica de la barra d’eines Estàndard.
Espai Multimèdia
24