Communicatie in relatie tot praktische hulpverlening
1
2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
213
Zorg, los van een goede pers-/mediacommunicatie, voor een goede interne communicatie, waardoor betrokken instanties op de hoogte zijn van de laatste stand van zaken en de juiste informatie kunnen geven. Maak in het kader van de interne informatieoverdracht en -uitwisseling vooraf afspraken over de organisatievorm en werkwijze in geval van een ramp. Breng in kaart welke organisaties en personen in geval van een ramp relevant kunnen zijn voor de communicatie. Treed regelmatig met hen in contact. Combineer persoonlijke communicatie met schriftelijke (en digitale) middelen. Sluit met communicatie-activiteiten en -middelen aan bij de behoeften van de doelgroep(en) en toon inlevingsvermogen in hun emoties. Erken de slachtofferstatus van de getroffenen. Zorg voor doelgroepgerichte communicatie voor bijzondere groepen als ondernemers en allochtonen, bijvoorbeeld via speciale aanspreekpunten, of door middel van een eigen helpdesk. Zet daarbij vertegenwoordigers van deze doelgroepen in. Zet telefonische hulplijnen snel in en bewaak de bereikbaarheid. Zorg dat medewerkers van telefonische hulplijnen over voldoende kennis en informatie beschikken en besteed aandacht aan sensitiviteit en toonzetting. Zorg bij het instellen van een waardevol hulpmiddel als het IAC voor een goede communicatie met de getroffenen over doel en functie van zo’n centrum. Zorg dat medewerkers van een informatiecentrum/helpdesk goed geïnformeerd zijn en kunnen doorverwijzen. Besteed aandacht aan hun inlevingsvermogen. Een (doelgroepgerichte) nieuwsbrief is een goed informatiemedium en middel voor erkenning en houvast. Zorg voor een snelle en goede verspreiding. Gebruik nieuwe communicatiemiddelen zoals het internet, bijvoorbeeld voor de informatie aan het algemene publiek. Zorg voor voldoende, goed geïnformeerde voorlichters ten behoeve van de media. Doseer de persinformatie aan de hand van de actualiteit. Versterk de contacten en de informatie-uitwisseling binnen de voorlichterspool. Maak goede convenantafspraken met de officiële rampenzender en beproef deze afspraken regelmatig in de praktijk. Zorg voor een zekere voorkeurspositie voor de rampenzender bij een ramp, en zorg daarbij voor de nodige faciliteiten. Zorg voor een vast aanspreekpunt, een directe lijn van de rampenzender met de afdeling Communicatie en de rampenstaf en een werkplek voor de rampenzender.